PROCESO PARA AUDITAR LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS. UNA PROPUESTA METODOLÓGICA.

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1 PROCESO PARA AUDITAR LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS. UNA PROPUESTA METODOLÓGICA. AUTORES: Msc. Raida Alicia Pérez Marimón¹, Dra. Deysi Alfonso Porraspita² y Msc. Gilberto Canivell Crúz³. Universidad Hermanos Saíz Montes de Oca. Calle Martí 270 final, Pinar del Río, Cuba. Dirección particular: ¹ Calle Maceo, entre Comandante Pinares y Rafael Ferro. Pinar del Río edificio 12 plantas, Piso 9, Apto 7. aperez@eco.upr.edu.cu ²Calle: General. Lorez, entre Céspedes y Agramonte, Reparto Carlos Manuel, Pinar del Rio. lidice@eco.upr.edu.cu ³Km 5 carretera a la Coloma, Pinar del Río. gcanivell@eco.upr.edu.cu RESUMEN. La auditoria de recursos humanos, es una materia que en lo personal se nos hace muy interesante y además es de suma importancia que todas las organizaciones realicen en sus empresas las auditorias de manera sistemática para que de este modo se lleve un mejor control que redundará en el perfeccionamiento de su funcionamiento. Hoy dentro del marcado interés por la dirección de nuestro país de lograr mejorar y perfeccionar la economía se le esta dando con mayor significado el cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución Económica del V Congreso del

2 PCC relacionado con el control, por lo que el tema objeto de investigación cobra mayor relevancia. Al profundizar en el análisis de esta temática se pudo apreciar que el MAC no cuenta con una metodología para realizar auditorias a la Gestión Integral de los Recursos Humanos a partir de las nuevas concepciones de la empresa moderna. En consecuencia, ello, el trabajo presenta un proceso para auditar la Gestión Integral de los Recursos Humanos que sirve de guía metodológica a los auditores, con el fin de dotarlos de una herramienta para viabilizar la actividad de auditoria a la GIRH que exige la competitiva contemporaneidad. La misma fue validada en varias empresas de la Provincia de Pinar del Río y se demostró la efectividad y viabilidad del proceso metodológico. Palabras Claves: GESTIÓN, AUDITORIA, RECURSOS HUMANOS, AUDITORES, PAPELES DE TRABAJO ABSTRACT. The audit of human resources, is a matter that we are made very interesting in the personal thing and it is also of supreme importance that all the organizations carry out in their companies the audits in a systematic way so that this way a better control is taken that will redound in the improvement of its operation. Today inside the marked interest for the address of our country of being able to improve and to perfect the economy is giving with more meaning the execution to that prepared in the Economic Resolution of the V Congress of the PCC related with the control, for what the topic investigation object charges bigger relevance. When deepening in the analysis of this thematic we could appreciate that the MAC doesn't have a methodology to carry out audits to the Integral Administration of the human resources starting from the new conceptions of the modern company. In consequence, the work presents a process for auditing the Integral Administration of the human resources that serves from methodological guide to the auditors, with the purpose of endowing them of a tool for helping the audit activity to the GIRH that demands the competitive contemporaneidad. The same one was validated in several companies of Pinar del Rio and it was demonstrated the effectiveness and viability of the methodological process. Key words: ADMINISTRATION, AUDIT, HUMAN RESOURCES, AUDITORS, WORK PAPERS

3 INTRODUCCION. Los recursos humanos son considerados por las actuales teorías de organización de la empresa como uno de los activos de los que dispone más valiosos. Es por ello, que el reflejo que tiene dentro de las empresas va a ser muy importante, tanto cualitativamente como cuantitativamente, representando una parte significativa del total de gastos que durante el ejercicio económico incurre la empresa, incidiendo de forma directa o indirecta en el resultado de la compañía, o bien activándose como mayor valor de ciertos elementos. Las aplicaciones de la investigación de RH son numerosas y van en rápido aumento. Los beneficios potenciales de una sólida investigación también son numerosos. La gerencia ha comenzado a adquirir conciencia del pleno significado del componente humano en la capacidad de organización para alcanzar sus metas. Esta concientización, aunque sea retrasada, ha tenido lugar en un tiempo en que la naturaleza competitiva de los negocios hace cada vez más difícil obtener y conservar individuos calificados. Al profundizar en el análisis de esta temática se pudo apreciar que dentro de la Gestión de los Recursos Humanos en las empresas cubanas no se contempla la auditoria como una actividad más dentro de este subsistema, también se constató que se elaboró una propuesta metodológica para realizar auditorias internas a la Gestión de los Recursos Humanos en los Centros de Educación Superior, pero que aun no existe un procedimiento metodológico que guíe este proceso a las demás entidades empresariales del país. En consecuencia, ello, el trabajo persigue como Objetivo General: Elaborar un proceso que sirva de guía metodológica a los auditores de las empresas cubanas, con el fin de dotarlos de una herramienta que sirva para viabilizar la actividad de auditoria de RH, para el logro de una eficaz y eficiente GRH que exige la competitiva contemporaneidad. Los principales resultado obtenidos de esta investigación están dados por: Incremento en la motivación de los trabajadores. Ofrecer una técnica científicamente avalada, para los auditores de las empresas cubanas. Los directivos así como los jefes de las diferentes áreas cuentan con la información sobre la situación real de su área para el mejor control y toma de decisiones. Incremento en la productividad y calidad del trabajo. Fortalecimiento del trabajo en equipos o colectivos. Aumento de la Eficiencia y Eficacia de las entidades. Finalmente se exponen un conjunto de conclusiones y recomendaciones así como las bibliografías consultadas durante la elaboración del trabajo con el fin de demostrar el carácter científico de la investigación realizada.

4 MATERIALES Y MÉTODOS. Para darle cumplimiento al objetivo de la ponencia se abordan un grupo de temáticas como el planteamiento de la necesidad de una metodología para auditar la gestión de recursos humanos en las empresas cubanas a partir de las características de las mismas y las normas y resoluciones existentes para ello en el país. Lo anterior se realizó principalmente mediante la consulta y análisis de materiales y documentos relacionados con la temática y se aplicaron las técnicas de diagnóstico encuestas, la observación y el criterio de expertos. RESULTADOS Y DISCUSIÓN. Propuesta Metodológica sobre el Proceso de Auditoria de Gestión a los Recursos Humanos para las Empresas Cubanas. Como bien se dejó planteando en la introducción del trabajo al ahondar en el análisis de esta temática se pudo apreciar que dentro de la Gestión de los Recursos Humanos en la mayoría de las empresas cubanas no se contempla la auditoria como una actividad más dentro de este subsistema, también se constató que se elaboró una propuesta metodológica para realizar auditorias internas a la Gestión de los Recursos Humanos para los Centros de Educación Superior, pero que aun no existe un procedimiento metodológico que guíe este proceso a las demás entidades empresariales del país. En tal sentido en este capítulo proponemos el proceso que a nuestro juicio se debe seguir para realizar auditorias en este subsistema que aunque dista en algunos aspectos de la metodología elaborada para los CES también tiene puntos coincidentes. La metodología que se propone, toma como base los elementos teóricos tratados con anterioridad. Esta diseñada para realizar Auditorias Internas de Gestión a los Recursos Humanos en las empresas, la cual como ya se ha planteado debe realizarse de forma sistemática. Ahora las interrogantes que puede manar son las siguientes: en qué período?, la respuesta, a esta pregunta, no es absoluta, estará en dependencia de la política que siga la empresa, estas pueden realizarse mensual, trimestral, por semestre o anualmente, lo aconsejable es que se realicen mensualmente ya que como van a servir de apoyo para la evaluación de cada trabajador en su puesto de trabajo, significa que si se evalúa al trabajador de manera mensual, pues es necesario realizarla en correspondencia con el período de evaluación para que se conozcan las deficiencias o competencias de cada trabajador y se planifique las actividades correspondientes al próximo periodo en base al resultado de la auditoria. La segunda pregunta estará relacionada con en qué área?, la respuesta, a esta pregunta, no es absoluta tampoco, estará en dependencia de las actividades que el auditor tenga planificadas en su diseño de puesto de trabajo, de las necesidades detectadas en el diagnóstico realizado en el subsistema de RH y de las decisiones que tome la máxima dirección de la empresa y el jefe del área de RH, aunque es preciso puntualizar que lo mas aconsejable es que se realice a todo el subsistema de RH, pero el proceso metodológico que aquí se propone tiene un carácter flexible, el cual, permite que este se pueda ajustar a las decisiones administrativas sobre el dónde y el qué

5 auditar y a las características concretas de las empresas y el entorno que las rodee. Es de suma importancia antes de realizar la auditoria al subsistema de Recursos Humanos que los auditores tengan siempre presente como ética, el cumplimiento de las normas y procedimientos que se deben cumplimentar durante esta actividad, y los principales aspectos que se deben cometer en el proceso de auditoria, descritos en el epígrafe anterior. Una vez que se defina por la empresa quien o quienes son los responsables de realizar la auditoria en el área de recursos humanos, este, o estos, en caso de haber un equipo de auditores, y que hayan empresas que no contemplen un equipo dentro del subsistema de RH, estos se encargarán además de evaluar las demás actividades de la empresa, de evaluar también el comportamiento de la GRH en la organización. (Entidad objeto). Una vez expuesta estas consideraciones ya se esta en condiciones de presentar el proceso con su secuencia de pasos que a nuestro juicio se debe seguir para realizar la auditoria a la Gestión de Recursos Humanos. Cabe señalar también que estos ayudarán a llevar un mejor control y sobre todo un orden del trabajo que se esta realizando y así evitar que la auditoria se convierta en un desorden de papeles que ni siquiera se sabe que es lo que se logro recabar. Proceso para Auditar la Gestión de Recursos Humanos. Propuesta Metodológica. La propuesta contiene cuatro fases y una generalizadora que se correspondería con el proceso de Retroalimentación. Como se muestra en la Figura No 1 Fase1: FASE EXPLORATORIA. El objetivo que se perseguirá en esta fase iniciadora del proceso estará relacionado con los aspectos organizativos de la auditoría, donde se debe contemplar antes de elaborar los planes y/o programa a seguir durante la ejecución de la misma. Es necesaria para poder definir los aspectos que deben ser objeto de comprobación, los procedimientos de auditoría y su alcance, así como determinar las áreas, funciones y materias críticas, objetivos específicos de la auditoría, auditores y especialistas que se requieren, el tiempo y el coste estimado dentro del área de Recursos Humanos En esta fase se incluirían tres pasos: Paso1.- Definir cual será el alcance de la auditoria. Paso2- Trazar los objetivos que perseguirá la auditoria del área de los Recursos Humanos. Paso3-Definir los procedimientos de Auditoria que se pueden aplicar para conseguir los objetivos ya definidos dentro del área de Recursos Humanos.

6 Fase2: PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA. En esta fase es fundamental tener en cuenta los resultados de los elementos obtenidos en la fase organizativa de la auditoría, los procedimientos de auditoría que deben aplicarse, así como la naturaleza, intensidad y alcance de las pruebas. En esta fase se desarrollarían dos pasos: Paso1- Elaborar los planes y/o programa de la auditoria. Paso2-Conformar el presupuesto de la auditoria. Fase3: EJECUCIÓN. En esta fase como lo indica el título es donde se ejecuta propiamente el trabajo, es la que más tiempo consume en una auditoría operativa. El auditor al realizar el examen se apoya fundamentalmente en investigaciones y observaciones. Las entrevistas eficaces son indispensables en este tipo de auditoria pues son la base de las investigaciones. Además el espera obtener opiniones, comentarios y soluciones sugeridas al o los problemas. Mediante las observaciones podrá llegar a detectar ineficiencias y demás factores que constituyen las causas de los problemas. También se utiliza la técnica de análisis, para evaluar la actuación real con respecto a cierto criterio o criterios que él definió. La misma cuenta de tres pasos: Paso1-Evaluación de la auditoria a los Recursos Humanos. Paso2-Obtención de los datos. Paso3-El informe de la auditoria. Fase 4: EL CONTROL. Esta fase es muy importante ya que para asegurar el cumplimiento exitoso de la auditoría se deben aplicar una serie de técnicas de control del trabajo que se viene realizando. RETROALIMENTACIÓN. La existencia de un proceso de retroalimentación permitirá decisiones oportunas y pertinentes de los hechos que se pretenden rectificar. El objetivo de la retroalimentación, es conocer en que medida las recomendaciones aceptadas por la dirección y las medidas correctivas propuestas se cumplen y si van erradicando las deficiencias.

7 R E T R O A L I M E N T A C I O N EXPLORACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL ALCANCE OBJETIVOS PROCEDIMIENTOS PLANES Y/O PROGRAMAS PRESUPUESTO EVALUACIÓN. OBTENCIÓN DE LOS DATOS. INFORME DE LA AUDITORIA. Figura No1: Proceso metodológico para auditar la GIRH. Fuente: Elaboración propia de los autores. Guía Metodológica sobre el Proceso a seguir para realizar la Auditoria de la Gestión de Recursos Humanos. El objetivo que se persigue en esta parte del trabajo consiste en esbozar detalladamente las acciones que deben acometerse en cada una de las fases del proceso antes descrito. En este caso solo plasmaremos el contenido del Paso 1 se la fase III de la metodología por contener los elementos novedosos, las demás partes se mantienen igual o sea se debe realizar la auditoria por parte de los auditores como esta orientado por resoluciones Fase3: EJECUCIÓN. Paso1-Evaluación de la auditoria a los Recursos Humanos. La auditoria de RH se ejecutará por uno o varios especialistas como ya se ha expuesto, el que se encargará de evaluar, el comportamiento de la GRH en la organización. (Entidad objeto). Como ya se precisaron las actividades o áreas y se conoce el alcance, en correspondencia con el interés de la alta dirección, respetando el criterio que establezca la entidad, se comenzará a ejecutar el programa seleccionado para la evaluación de la dirección de los recursos humanos (RH) el cual debe evaluar las perspectivas de la gestión de Recursos Humanos (GRH). I.El proceso de Dirección de los RH.Dentro de él se deben verificar los siguientes elementos: 1. Estructura organizativa. 2. Las relaciones jerárquicas. 3. Conciliación de la plantilla cubierta con la plantilla aprobada.

8 4. Composición (nomenclatura) del inventario de los RH. 5. Conocimiento del empleado sobre el reglamento disciplinario laboral interno de la empresa. 6. Cultura organizacional. 7. Aprovechamiento de los recursos humanos. 8. Sistemas de información. 9. Descripción del puesto de trabajo, o funciones de trabajo, o descripción de funciones. 10. Las matrices de competencias laborales. 11. ANALISIS DE LA LABOR DEL SINDICATO. II.Proceso de Planificación de los RH. 1. Nivel de aceptación de los cambios. 2. Nivel de utilización del inventario de los RH. 3. Rotación del empleado y plan de carrera. 4. Cálculo de la plantilla. 5. Análisis ergonómico. 6. Análisis económico de los R.H. 7. Análisis de la reserva de los RH. 8. Flujo de trabajo. 9. Análisis de cumplimiento de los objetivos. 10. La planeación estratégica de los RH. III.-El proceso de Contratación de los RH. Este proceso consiste en la verificación de los siguientes elementos: 1. Reclutamiento de los RH. 2. Selección de los RH. 3. Adaptación (socialización de personal) de los RH. En este aspecto el auditor debe verificar también: 1. Número de contratos fijos / temporales. 2. Número de personas que no superen el período de pruebas. 3. Costo del proceso de contratación / costo del personal. IV. Proceso de mantenimiento y desarrollo de RH. En esta actividad en equipo de auditores debe evaluar los siguientes elementos: 1. Estrategia de capacitación. 2. Análisis de la calidad del proceso de capacitación del personal. 3. Medición del impacto de la capacitación. V.-El proceso de Evaluación de la Gestión del desempeño laboral. Se deben auditar las siguientes actividades: 1.- Evaluación del desempeño. 2.-Control y seguridad de los expedientes laborales. 3.-Valoración de la aplicación del Sistema de democión-promoción de personal. 4.-Evaluación del rendimiento. El Auditor debe revisar además: 1. Nivel de utilización de una evaluación formalizada. 2. Niveles jerárquicos de utilización. ( A quién se evalúa?). 3. Número de personas / plantilla total con evaluación.

9 4. Nivel de periodicidad de la evaluación. 5. Nivel de participación de los empleados con sus apreciaciones. 6. Nivel de utilización para promoción / carrera. 7. Nivel de retroalimentación de los resultados para el personal. Vi.- El proce so de Retribución y Estimulación. En este proceso se debe auditar las siguientes actividades del área de RH: 1. Sistema de pago empleado. 2. Los reintegros. 3. Sanciones salariales empleadas. 4. Reporte de vacaciones. 5. Sistema de estimulación. 6. Seguridad y salud del trabajo. 7. Higiene laboral. 8. Análisis de la calidad de la vida laboral. 9. Clima laboral. -Análisis de la labor del sindicato: Aunque no esta contemplado como uno de las actividades de la Gestión integral de los RH, el trabajo del sindicato sino que constituye una organización a la que se afilian los trabajadores dentro de las empresas, es importante que en la auditoria interna el auditor verifique como funciona el sindicato en la empresa por ser el máximo representante de los trabajadores, verificar si está cumpliendo con su papel, este aspecto se considera necesario por la influencia que la labor del sindicato tiene en la motivación y estimulación de los trabajadores. El auditor se puede auxiliar, para corroborar la veracidad de los resultados de las informaciones obtenidas en los resultados de las encuestas aplicadas. CONCLUSIONES. Con la elaboración de este proceso como guía metodológica para auditar la Gestión de Recursos Humanos se contribuirá al perfeccionamiento de la gestión de los recursos humanos de las empresas cubanas. De esta manera, se puede poner en entredicho la viabilidad del modelo y, dentro de éste, el espacio que ocupan las actividades de recursos humanos y su significación para todos los integrantes de la organización. Se demostró durante la validación en diferentes empresas que el modelo es flexible por lo que se puede aplicar en cualquier empresa en perfeccionamiento ya que se admite ajustarse a sus características. BIBLIOGRAFIA. h ttp://agencia-de-colocacion.esloquebuscas.net> AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS < OUTPLACEMENT INDIVIDUAL < Auditoria de recursos humanos Outplacement individual Agencia de colocacion

10 < AGENCIA DE COLOCACION AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS AGENCIA DE COLOCACION AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS OUTPLACEMENT INDIVIDUAL < Gestión de los Recursos Humanos. Pierre Louart. Ediciones Gestión < de la < obtenida el 28 Dic :32:54 GMT. < m/publicaciones/epyzvvaayycoobjmbo.php+auditoria+de+los+recursos+h umanos&hl=es&lr=&strip=1>