PROPUESTAS ORIENTATIVAS PARA ACORTAR PLAZOS EN EL EXPEDIENTE DE RECONOCIMIENTO OBLIGACION
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- Soledad Martín Lozano
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1 PROPUESTAS ORIENTATIVAS PARA ACORTAR PLAZOS EN EL EXPEDIENTE DE RECONOCIMIENTO OBLIGACION Volvemos a reiterar por su novedad que la Intervención (+) gestiona el Registro pero no las facturas ni las relaciones valoradas encomendadas al CGRO, y esa diferencia es una exigencia legal pues si no carecería de eficacia la medida del requerimiento en el plazo de un mes al mismo. No obstante, en este apartado se recomiendan, en base a la competencia de control financiero de la Intervención, 4 propuestas para que el CGRO pueda agilizar sus plazos para la tramitación del expediente de reconocimiento de la obligación en base a que el art. 6.1 del RD 1496/2006 no es una lista cerrada de requisitos de las facturas ya que expresamente lo salva al indicar Toda factura y sus copia contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones PROPUESTA 1.- Que con carácter previo en los Pliegos de condiciones administrativas y/o en los contratos menores para acceder al Registro se exija: -suministros: copia de albaranes de entrega y destino del material -servicios: certificado de conformidad con el servicio prestado. -obras: certificación expedida por la Administración junto con la relación valorada expedida por el contratista. En todos ellos debe consignarse la fecha de recepción efectiva mediante firma por el puesto de trabajo que se determine en las Bases de Ejecución (encargado de servicios operativos, ingenieros, etc.) atendiendo a la naturaleza económica y orgánica del gasto. En las Bases de Ejecución expresamente se regulará que la conformidad cumple la finalidad de la comprobación material de la inversión. El art. 189 TRLRHL: 1. Previamente a la expedición de las órdenes de pago con cargo a los presupuestos de la entidad local y de sus organismos autónomos habrá de acreditarse documentalmente ante el órgano que haya de reconocer las obligaciones la realización de la prestación o el derecho del acreedor de conformidad con los acuerdos que en su día autorizaron y comprometieron el gasto El art CC. como medio probatorio, la factura sin un albarán que acredite o documente adecuadamente la entrega o prestación, la pretensión del acreedor carecerá de fuerza suficiente probatoria para demostrar la existencia ante los Tribunales aunque si es aceptada por su destinatario, adquiere igual fuerza y valor que el de una escritura pública en aplicación del art CC. El propio art. 4.2 Ley 3/2004 habla de recepción efectiva para el cómputo de los 30 días para hacer llegar la factura al cliente. 1 Consejo General de Secretarios Interventores y Tesoreros de Administración Local
2 El art. 9 del RD 1496/2006 indica que las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación que coincidirá con la fecha en la que se haya producido el devengo fiscal. Anticipar las actuaciones de conformidad de los contratos para que las facturas que se expidan ya cuenten con la supervisión previa y no precisen ser firmadas nuevamente. Simplificar el proceso de conformidad en cuanto a la duplicidad a veces de albaranes y sellos de conformidad, número de firmantes, etc. Que en los Pliegos de condiciones administrativas de la prestación de servicios, al igual que para las de obras establece la LCSP, que se incluya una obligación del contratista de redacción de las relaciones de servicios prestados para su conformidad por el responsable administrativo. Si existiesen discrepancias, se regule un procedimiento y plazos para resolverlas y que solo las que cuenten con conformidad sean las certificadas. Diseñar un sistema informático (con firma electrónica certificada) que facilite el registro de la conformidad de los gestores on line y calcule donde se han producido los retrasos en la tramitación. PROPUESTA 2.- Que la Intervención recomiende, en su competencia de control financiero, que en las Bases de Ejecución se establezca como obligatoria la anotación contable previa de la RC, A o D en el proceso de contratación y por tanto que pueda asociar el asiento de registro de la factura con la referencia contable. El Art. 188 TRLRHL para evitar, en los supuestos de falta de consignación presupuestaria, las responsabilidades personales del ordenador del gasto y del pago y del propio funcionario ya que el acortamiento de los plazos de pago por la Ley de morosidad agrava las consecuencias a la Administración por la condena en costas e intereses de demora. Si en las Bases de Ejecución o en Instrucciones no se establece el requisito de que para acceder al Registro se ha de consignar en la factura la anotación contable, entendemos que Intervención tendrá que aceptar el registro de las facturas con independencia de las advertencias: - Al centro gestor en base al artículo 220 TRLRHL del control financiero de eficiencia en la prestación de los servicios públicos. - Al Presidente de la Entidad local si no hubiera consignación presupuestaria cuando se proceda a la fiscalización limitada previa de la factura en base al art. 216 TRLRHL. 2 Consejo General de Secretarios Interventores y Tesoreros de Administración Local
3 Con esto se evita al centro gestor problemas presupuestarios para el reconocimiento de la obligación y la contabilización en la Cuenta 413. Que en Bases de Ejecución se diseñe un sistema de gestión de compras o prestación de servicios con notas de pedido en las que se describe y solicita y se autoriza por el centro gestor y se expide documento contable RC, A o AD. Sería interesante confeccionar un modelo de PROPUESTA DE GASTO (RC, A ó AD) con doble función. En la parte superior se recogerían los trámites para proceder a efectuar una compra. En la parte inferior se reservaría para la firma de la recepción material de la mercancía o del servicio y para el de su recepción formal de conformidad. Se adjunta modelo. El circuito podría ser que por el solicitante de la Administración se cumplimentara en doble ejemplar la PROPUESTA DE GASTO que iría numerada. Tendría que detallarse el concepto y contaría con la firma del solicitante y del responsable político del área. En función del concepto y de si se conoce el proveedor se expedirían documentos contables RC, A o AD que, al objeto de agilizar los trámites, serían autorizados por firma electrónica y aprobados por Resolución del Presidente o el órgano político en el que haya delegado. La partida contable y el número de documento se consignan automáticamente en la PROPUESTA DE GASTO y se entrega al proveedor un ejemplar y el otro se lo queda el solicitante. Posteriormente cuando viene el suministro o finaliza la prestación si es periódica, el proveedor presenta su PROPUESTA DE GASTO para que se cumplimente por el solicitante el apartado inferior de RECEPCION DE CONFORMIDAD. En este apartado pueden ir dos fechas: la recepción material y la recepción de conformidad ya que hay el plazo de un mes para su verificación. Transcurrido el mismo, por silencio, se entiende conforme. Cuando el solicitante presta su conformidad es cuando devuelve al proveedor su PROPUESTA DE GASTO para que con esa fecha se expida la factura. A Intervención llegará pues como norma general una factura acompañada de PROPUESTA DE GASTO (diseñada ad hoc en plantillas de tratamiento de texto y con firma electrónica) con la anotación contable y la recepción efectiva pudiendo ser registrada de entrada en el Registro Especial de facturas de Intervención. PROPUESTA 3.- Que la Intervención recomiende, en su competencia de control financiero, que en las Bases de Ejecución se establezca que conste en la factura determinados datos. Art. 6.1 RD 1496/2003 permite consignar cualesquiera otra menciones 3 Consejo General de Secretarios Interventores y Tesoreros de Administración Local
4 Agilizar el proceso de gestión de facturas. Que en Bases de Ejecución se incluya que en la factura se aconseja conste: - el correo electrónico, teléfono y concreción de la persona de contacto. - La unidad gestora del encargo indicando, si es posible, a la persona. - forma de pago la transferencia bancaria según datos obrantes en el Registro de Terceros contable, salvo casos excepcionales en los que será el cheque bancario nominativo cruzado. - La referencia contable en la propia factura y si es para un proyecto subvencionado, reseñar la denominación y número de expediente de la subvención para evitar el estampillado de facturas que requiere el Reglamento de la LGS. - Que en la descripción del concepto en la factura se pueda genéricamente hacer constar conforme a Propuesta de Gasto nº... Que en las normas internas y en aplicación del principio de importancia relativa se detalle las actuaciones a seguir en los supuestos de errores numéricos, tachaduras y las personas que pueden firmar las cartas de devolución de facturas incorrectas, etc. También que se identifiquen las actuaciones de custodia e interlocución cuando las facturas vienen acompañadas de algún escrito aclaratorio o documentos anexos. PROPUESTA 4.- Que la Intervención recomiende, en su competencia de control financiero, que en las Bases de Ejecución se establezca un circuito de tramitación de facturas con plazos límites entre los intervinientes y advertencia de posibles consecuencias por su incumplimiento. La copia de la factura debe quedar en Intervención porque es obligación fiscal (art. 12 RD 1496/2003: sólo puede expedirse un duplicado por pérdida del original y no por la práctica más o menos extendida de acompañar varios duplicados a la factura original). Otra copia de la factura que es la queda en poder del proveedor con la rúbrica copia es la que se sella con número y fecha de registro de entrada en Intervención. (Art. 1 y 6.2 RD 1496/2003). Hay que recordar además la obligación de llevanza del Libro de Registro de Facturas recibidas en el desarrollo por la Entidad Local de su actividad empresarial o profesional (art. 64 del Reglamento del IVA su inexistencia es motivo de infracción tributaria) por lo informáticamente habrá que coordinarlos. Se está redactando una circular colegial que detalle las diferencias entre el Registro de facturas y el Libro de Registro de Facturas recibidas Concienciar de la posibilidad de responsabilidades a los intervinientes en el proceso de gestión por la demora en la tramitación que pudiera acarrear por el incumplimiento en el plazo legal de pago costes para la Administración por los intereses de demora y costas procesales. 4 Consejo General de Secretarios Interventores y Tesoreros de Administración Local
5 La propuesta es que la Intervención confeccione una relación periódica de facturas registradas junto con el resultado de la fiscalización limitada (órgano competente, consignación presupuestaria y otros). Esta relación será remitida al ORGANO GESTOR si se prefiere que copia y original de la factura queden en Intervención (+) También se sugiere ponerla en conocimiento de la Tesorería local de que se inicia el cómputo del plazo de pago para su conciliación con el Plan de Disposición de Fondos. Se propone que dicha aprobación sea formal bien por un Decreto o por un órgano colegiado (por delegación del órgano unipersonal competente art y 3 del TRLRHL) para que el documento contable de reconocimiento de la obligación consigne fechas de aprobación en la que exista fe pública. (Esto puede evitar las posibles presiones de expedir documentos contables de reconocimiento de la obligación con fechas anteriores a las reales en el caso de haber sobrepasado el plazo o bien de no firma por un órgano unipersonal de determinado documento contable una vez expedido). Tras dicha aprobación y como acto administrativo sucesivo podría proponerse la posibilidad de ordenar el pago por el orden cronológico que el ordenador de pagos determine a la vista del Plan de Disposición de Fondos de la Tesorería adaptado a los nuevos plazos de la Ley de Morosidad. Se propone que se revisen las pólizas de responsabilidad de los intervinientes en el proceso de gestión de facturas para verificar si cubren reclamaciones por vía indirecta de los contratistas en aplicación de la Ley de Morosidad y, que en todo caso, que se consideren los intereses de demora por incumplimiento de la Administración de los plazos de pago como provisionales hasta en tanto no finalice la total ejecución del contrato y se verifique por las unidades gestoras el cumplimiento del contratista para, en su caso, compensar con la aplicación de las penalidades que le correspondan porque así expresamente esté previsto en el Pliego. En Madrid, a 1 de diciembre de 2010 COSITALNETWORK 5 Consejo General de Secretarios Interventores y Tesoreros de Administración Local
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