Rúa das Hedras, nº 2, 2ºA Pol. Ind. NovoMilladoiro Milladoiro-Ames (A Coruña) Tlf:

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1 Rúa das Hedras, nº 2, 2ºA Pol. Ind. NovoMilladoiro Milladoiro-Ames (A Coruña) Tlf:

2 Sistema Operativo Servidor: Sistema Operativo Windows 2003 Server o 2008 Server ejecutando SQL Server 2000 (nunca 2005). Nunca Windows Vista. Sistema Operativo Puesto: Sistema Operativo Windows XP o Windows En instalaciones monopuesto, el servidor de datos puede ser el mismo puesto de trabajo; sin embargo, cuando hay más de un puesto, se recomienda que el servidor de datos no se utilice porque si hay un problema en dicho puesto afectaría a todos los que dependan de él. (En este caso el Servidor debe ser dedicado). Tanto para el servidor como para el puesto: IMPORTANTE No utilizar sistemas operativos con versiones Home, tampoco instalar Windows Vista ni Windows Server 200x SBS (Small business server). En los servidores: NUNCA INSTALAR CONTROLADORES DE DOMINIO, SIEMPRE GRUPOS DE TRABAJO. VERSIONES VÁLIDAS DEL SERVIDOR SQL: SQL Server Desktop Engine Hasta un máximo de cinco, (utiliza un sólo procesador en el servidor y está limitado a 2Gb por base de datos). SQL Server 2008 R2 Express Edition de 32 y 64 bits. Para sistemas operativos Windows 7 o Server 2008 (capacidad de 4 GB.) CARACTERÍSTICAS RECOMENDADAS: PROCESADOR: Dual Core, Core 2 o Quad Core. RAM: Puestos 1 GB, servidores 2 GB (cuanta más mejor en los dos casos). DISCO DURO: 1 Disco Duro rápido o mejor 2 Discos Duros físicos (no particiones) en el Servidor, de modo que el 2º sea exclusivamente para el Programa y las Copias de Seguridad; si falla el Disco de Datos, las copias seguirían a salvo. CD ROM: Necesario para la instalación. MEJOR DVD. DISPOSITIVO COPIA DE SEGURIDAD: Grabadora de CD o DVD, disco duro extraíble, pen-drive,... SISTEMA DE RED: HUB Y TARJETA de 100 o 1000Mbit/s. ACCESO A INTERNET: Para actualizaciones y mantenimiento remoto, líneas tipo ADSL. CONTENIDO DE LA APLICACIÓN Verial Camping está preparado para gestionar desde el Front Office de forma individual, para un camping que solo trabaja en recepción, hasta sistemas hoteleros más complejos con cafetería, restaurante, área de camping, tienda, almacenes, centralita, contabilidad... a demás de estar dotado de un sistema de configuración para adecuar el programa al sistema de trabajo de la empresa. Presenta distintas opciones para que según las características de la empresa, sus productos y peculiaridades, se consiga una correcta aproximación a la realidad cotidiana. El programa se estructura en un contenido modular, pudiendo adquirir los módulos que su empresa necesite y, ampliar las opciones a medida que se incrementen sus necesidades. MÓDULO BASE Empresa: Datos, personal y bancos de la empresa. Áreas de venta, series, perfiles. Métodos de pago y periodicidades. Clientes: Documentos de hostelería (facturas, albaranes, facturas simplificadas), cobros, cierres de facturas simplificadas. Planning y recepción (reservas, estancias y presupuestos). Cargos y Alojamientos. Tarifas fijas y compuestas. Contratos por alojamiento y por persona. Informes múltiples e Incidencias. Estado diario y Producción. Histórico de países, INE, Ficheros para la policía. Histórico de alojamientos, documentos, estancias. Facturas y cargos pendientes de facturar. Cajas: Operaciones de cajas, arqueos. Copias de seguridad programadas y manuales. Módulo WEB: tienda o catálogo en Internet con noticias. Fidelización de clientes: sistema de puntos. Mensajería mediante telefonía móvil (SMS). OTROS MÓDULOS

3 Importación de datos (sistemas homologados). Contabilidad base y cartera. Puestos de red adicionales. Conectividad por Terminal Server. Centralita. Lectura óptica de DNI. Control de cerraduras. Cupos AEAT: Modelos 303 y 347 (No se asegura continuidad). Multiempresa en la misma licencia. Informes de contenido configurable. También se entregan las herramientas del programa que realizan las copias de seguridad de forma automática en uno o varios puestos, así como herramientas de chequeo y reparación de bases de datos. El programa puede gestionar múltiples empresas, múltiples almacenes. Distintos departamentos o filiales o áreas de venta en red local o remota bajo línea ADSL o equivalentes. Desplegaremos a continuación cada menú para que puedan ver de forma genérica su contenido. MENÚ DEL PROGRAMA Ficheros Desde este menú inicial, definiremos los conceptos básicos de trabajo: datos de nuestra empresa, nuestros bancos, cómo permitiremos que se gestionen los cobros y los pagos (asientos automáticos en contabilidad), definiremos el tipo de vencimientos o periodicidades de los anteriores, etc. También, desde el menú de Configuración y Auxiliar tendremos acceso a funciones de configuración de los equipos informáticos y a la definición de condiciones de trabajo y acceso a los lugares del programa para cada usuario, pudiendo asignar claves de control y limitar las funciones de cada operador. Además, este control se ve reforzado por un registro de incidencias donde se guardan todas las variaciones y modificaciones de documentos, precios, etc. con el día, hora, puesto y usuario que lo realizó. Informes

4 Entrando en el apartado D. Informe de hostelería de uso frecuente accederemos a la mayoría de los informes necesarios para llevar el control del camping. Cada uno de estos apartados contiene gran variedad de contenido con la posibilidad de combinar los campos de información entre sí y además combinar con otras bases de datos. Cualquier informe se puede exportar a Excel, Access o en formato PDF, para gestionarlo a través de Internet o enviarlo por correo electrónico. Todos los informes o pantallas de impresión de documentos permiten la creación de modelos personalizados: Verial ha desarrollado un editor de informes, para no depender de herramientas externas. Este editor será accesible desde todas las pantallas de impresión y con todos los campos disponibles de cada base de datos que gestiona el informe. Cualquier informe o documento se puede imprimir o ver por pantalla. Desplegando cada uno de los campos superiores encontraremos diferentes tipos de listados y diferentes modelos de los mismo. Cualquiera de los campos que se muestran permite filtrar el contenido para limitar o concretar los listados o las búsquedas. Ejemplo de pantalla de informe o también de búsqueda, en este caso, clientes: Artículos

5 Este menú da acceso a la ficha del artículo y a la definición de comportamiento y clasificación del mismo, teniendo en cuenta que estas opciones solo estarán disponibles en caso de tener el programa de camping con restaurante. Ya que el programa de camping no gestiona artículos. Para ver estas opciones consultar el dossier de restaurante. Clientes Ficha de clientes Esta ficha proporciona todos los campos necesarios para una correcta clasificación de los clientes del establecimiento. Al rellenar la ficha, en el campo Tipo de cliente permite diferenciar si son particulares, empresas o agencias, para así operar correctamente con los precios y tarifas. Además esta ficha permite asociar un cliente a una empresa o a una agencia y así automatizar la facturación de la estancia distribuyendo los cargos en relación a la distribución indicada: todo a la empresa / agencia, o extras al cliente y cargos a la empresa / agencia. Esta ficha, como mostramos en el ejemplo, dispone de múltiples campos de clasificación, de los cuales la mayoría son campos de uso voluntario pero de gran utilidad para informes, estadística, ficha de policía, etc Los datos comerciales: tarifa, agentes, rutas y otras clasificaciones permanecen en segundo plano. Los campos de esta ficha permiten una clasificación amplia y bajo diferentes criterios determinando los datos fiscales, comerciales y contables.

6 Documentos de hostelería (Facturados) Aquí podremos gestionar el documento generado después de hacer el Check-Out. Mirar a nombre de quien se facturaron los cargos (cliente o empresa), dar por cobrada la factura, facturar los albaranes generados, comprobar que cargos fueron los facturados... Hostelería En este menú es donde configuraremos y gestionaremos prácticamente la totalidad del camping. Alojamientos y definición de tipos y características

7 La flexibilidad del sistema permite definir a gusto de cada uno el nombre y número de las parcelas. No tienen por qué ser, necesariamente parcelas, de manera que podremos trabajar con cualquier tipo de alojamientos. Estos valores se determinan en las fichas de alojamientos (imagen superior), tipos y características en las que marcaremos a cada alojamiento lo que corresponda. De esta manera, al seleccionar una parcela o bungalow en el planning podremos elegir, por ejemplo: Parcela tipo 1 del área 2 sección 3 con sombra. Una vez realizado el proceso de definición de valores, podremos hacer modificaciones sobre ella. Posteriormente, cuando trabajemos desde del planning, según activemos unos botones / filtros u otros podremos elegir las características que necesitemos. Cargos, servicios y extras La ficha de cargos permite definir cualquier concepto para gestionarlo día a día junto con el alojamiento o puntualmente como un cargo extra. Se pueden definir cargos compuestos que simplificarán la asignación de los mismos sin perder el control estadístico de los componentes. Los servicios, junto con el tipo de alojamiento y su precio darán lugar a todo el movimiento económico del front del camping, por tanto representan una parte esencial del programa para proporcionar todos los informes de producción, consumos, estadística, etc. Esta clasificación, si gestionamos régimen de estancia, permitirá emitir informes por cliente o globales que facilitarán las previsiones en cocina. Planning y sus funciones:

8 El planning muestra el estado del camping en su conjunto, permitiendo hacer selecciones para acceder directamente a un documento de reserva, ocupación o presupuesto, los cuales se diferenciarán por colores al visualizarlos. Además tenemos en todo momento la disponibilidad del camping en la parte media, indicando el número de parcelas libres en fila Li, número de ocupadas en la fila Oc al igual que reservadas y en presupuesto; para el periodo de fechas presentes. Así como la disponibilidad para cupos. Los colores hacen referencia al modo de solicitud de ocupación: Verde=OC= Ocupada, Rojo=RC= Reserva Confirmada, Azul=RS= Reserva Sin confirmar, Rosa=PR= Presupuesto. En la parte superior tenemos información directa del titular de la estancia y si viene de parte de alguna empresa o agencia o central de reservas. También tenemos acceso al calendario para ir directamente a cualquier mes que necesitemos consultar o utilizar para hacer una reserva. Los demás botones de la parte superior derecha dan acceso directo a la función que representa: optimizador, reservas, ocupaciones, etc. En la columna de la izquierda, Clave y tipo, muestran el número de parcela y el tipo de la misma, los cuales se marcarán en rojo y amarillo si están bloqueadas o pendientes de revisar respectivamente. A la hora de cambiar un huésped de parcela es tan sencillo como arrastrar la marca de su estancia hacia otra parcela libre. También se permite fraccionar la ocupación en más de una parcela. Cupos Para quien utilice contratos de cupos, este planning le indicará en todo momento la disponibilidad en relación a la ocupación y los días de release. Documentos de gestión: reserva, estancia, presupuesto. El programa permite acceder a estos documentos a través del primer planning, asignando automáticamente los datos seleccionados en el mismo. También podemos acceder a través del menú sin pasar por el planning. Se permite gestionar directamente una estancia, una reserva o un presupuesto. Podremos tener uno, dos o más titulares en un solo documento y emitir facturas independientes para cada uno. O para un solo titular, varias facturas. El sistema, de forma ágil y sencilla, facilita la división de cargos o la asignación de nuevos titulares al documento.

9 Esta pantalla es prácticamente la vida de la recepción. Sin tener que acudir a otras pantallas podemos gestionar todo lo que demande una estancia. (Las reservas y los presupuestos se convierten automáticamente en estancia al hacer el Check in ). A través de los botones en pié de página, tenemos acceso a todos los elementos necesarios para la gestión de este documento: alojamientos de uno en uno o múltiples alojamientos para grupos, cargos individuales o cargos rápidos donde elegiremos en bloque todo lo que el cliente ha contratado. Asignación de consumos extras durante la estancia, etc. También recogerá de forma automática los cargos, para el cliente en cuestión, consumidos en otras áreas de venta: restaurante, terraza, etc. Cada uno de los cargos recogidos en el documento se puede seleccionar de forma independiente para facturarlos cuando deseemos o el cliente los pida. Por diversos motivos un cliente puede solicitar separar unos cargos de otros o que algo concreto lo pague un acompañante, o simplemente separar llamadas de teléfono para que las pague cada persona que las realizó, como ocurre en los grupos. También podemos cambiar la descripción de un cargo sustituyéndola por la que pida el cliente. Botón Check Out / Facturación de una estancia. Mediante este botón procederemos a facturar total o parcialmente una estancia. En este caso, como hay dos titulares implicados, el sistema nos ofrece la opción de facturar uno u otro. Si solo tuviéramos un titular, pasaríamos directamente a la pantalla de cobro. En esta pantalla tendremos la información necesaria para gestionar el cobro del documento: cómo vamos a cobrar (efectivo, tarjeta, etc), y si hay entregas a cuenta a compensar o si hay deudas a saldar. En el momento del cobro podremos decidir si se aplican todas las condiciones del saldo, el cual se compensa automáticamente con la cantidad a cobrar, o se cobra directamente aplazando la situación del saldo. En la mayoría de los casos, el recepcionista no tendrá que tomar decisiones, simplemente elegirá el método por el cual va a cobrar. O dividirá este cobro, si el cliente lo solicita, en más de un método (Parte en efectivo, parte en tarjeta, etc.)

10 Tarifas Están disponibles dos tipos de tarifas, las fijas y las compuestas (las cuales están compuestas por las fijas, y por otras compuestas) pudiendo crearlas por temporadas, número de días, por cada día de la semana y por contratos por periodos. Permitiendo también asignarlas gráficamente. Auxiliar Ofrece importantes herramientas con diversas funciones, desde acceder a bases de datos hasta optimizar y reparar daños en la información, que aunque improbables no son imposibles. Esto evitará al usuario una dependencia total de los desarrolladores pudiendo saber en cualquier momento el estado de la información que el programa contiene.

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