Utilizando este botón se pueden crear los diferentes formatos utilizados en cada documento y con su respectivo prefijo.

Transcripción

1 COMO MODIFICAR FORMATOS DE IMPRESIÓN FORMATOS Utilizando este botón se pueden crear los diferentes formatos utilizados en cada documento y con su respectivo prefijo MEDIDAS DEL PAPEL Para estandarizar y simplificar la posiciones y longitudes a que hace referencia el formato, se utiliza una unidad propia del programa en la que una hoja (sin importar el tamaño físico en papel) siempre mide 2000 unidades de alto por 1500 de ancho, con base en esta proporción se deben especificar todas las posiciones, longitudes e interlineado del documento. En la figura se ilustra las dimensiones del papel y la interpretación de los conceptos posición en X, posición en Y, tamaño en X y tamaño en Y. (ver imagen # 15) Imagen # 15 Medida de la hoja en SYSplus

2 TIPOS DE DATOS Existen dos tipos de datos en SYSplus, los datos de tipo cadena de caracteres y los datos numéricos. Los datos de tipo cadena de caracteres son aquellos que no representan una cantidad, monto o porcentaje como fechas, número de documento, códigos, nombres, unidades, etc., éstos se imprimen de izquierda a derecha y por lo tanto la posición en X corresponde a la posición de inicio de la cadena y su longitud depende de la cantidad de caracteres que quiera imprimir. Por ejemplo, la descripción del siguiente artículo es de 37 caracteres, SUDADERA IMPERMEABLE 3 PIEZAS TALLA S, en el formato de entrada de mercancías la longitud disponible para su descripción es de 20 caracteres, es decir, SUDADERA IMPERMEABLE. Los datos de tipo numérico representan las cantidades, montos y porcentajes, éstos se imprimen de derecha a izquierda con el objetivo de lograr la alineación de las cifras sin importar su tamaño, en este tipo de datos no se puede controlar el número de caracteres a imprimir pero si se puede controlar el número de posiciones decimales que se desea imprimir indicando el número de dígitos en la columna formato. Por ejemplo: si en el dato porcentaje de IVA se coloca en la columna de formato 0, imprimirá 16.0% Ambos tipos de datos se pueden repetir si el documento lo requiere, generalmente datos como nombre del formato, número consecutivo, fecha, nombre del tercero, entre otros, solo aparecen en el encabezado y los datos como ítems, códigos cantidades y valores se repiten de acuerdo con las necesidades del documento. A éstos últimos se les denomina datos de repetición y aparecerán marcados con un visto bueno en la columna Rep COMO HACER FORMATOS Una vez abierta la ventana de formatos de impresión (imagen # 23), verá el listado de los formatos existentes e irán apareciendo los que vaya creando; para crear un nuevo formato dé clic en el icono Nuevo.

3 Imagen # 16 Definición de Formatos Al desplegarse la ventana, en la parte superior se definen los datos generales del formato como son: (ver imagen # 17) 1. Selección del documento y el prefijo para el cual hará este formato. 2. Seleccione la impresora (que debe estar previamente instalada y configurada para el programa). 3. Elija el tipo de letra y tamaño que utilizará el formato por defecto. 4. Indique el número de ítems que desea que aparezcan. 5. Defina el espacio de interlineado en las unidades dadas por el programa. 6. Activar la opción de permitir imprimir varias hojas si así lo requiere. 7. Digitar el tamaño del papel a utilizar en pulgadas.

4 Imagen # 17 Encabezado de definición de formatos NOTA: Debe tener en cuenta al definir el tipo de letra que va a utilizar en los formatos de impresión ya que existen dos clases de fuentes, la TruType que son letras dibujadas por el sistema de impresión de Windows y que reducen la velocidad de la impresión, y las letras propias de la impresora que son más rápidas sobretodo cuando se habla de una impresora de matriz de puntos, en este tipo de impresoras la imagen de las letras dibujadas podrá salir distorsionada permitiendo que el formato pierda la visión agradable y clara. En la parte central se deben activar los datos que requiere el documento, de acuerdo con un listado datos predeterminados que trae el programa y que el usuario no puede cambiar, lo único que deberá hacer es: (ver imagen # 18) 1. Definir si requiere imprimir cada uno de los datos activando la casilla imprimir. 2. Indicar la posición en X y en Y (teniendo en cuenta las medidas dadas por el programa), de su formato y la posición en que iniciará el renglón. 3. Digite la longitud de caracteres que desea ver del dato en el formato. 4. Activar en esta casilla si el dato es de repetición. 5. Definir la cantidad de decimales que desea que aparezca en los datos con cantidades, valores y porcentajes. 6. Seleccione el tipo de letra y tamaño en que imprimirá el dato.

5 Imagen # 19 Inclusión de Gráficos en el formato Las líneas se pueden trazar de forma horizontal, vertical u oblicua según sea la necesidad, esto se logra indicando la posición en X, en Y, y la longitud que de desee para cada caso. Para trazar las líneas: 1. Seleccionar en la columna Tipo la opción Línea 2. Definir la posición en X y en Y en cada columna 3. Establecer la longitud en X que se requiere Por ejemplo, si su formato requiere una línea horizontal: a. La posición en X será 100 b. La posición en Y será 540 c. La longitud en X será 1315 Imagen # 20 Definición de líneas de formatos

6 Si su formato requiere una línea vertical: a. La posición en X será 150 b. La posición en Y será 300 c. La longitud en Y será 200 Imagen # 21 Definición de líneas en formatos Para hacer cuadros de debe establecer además de su posición, la longitud en X y en Y, si se requieren divisiones dentro de un cuadro éstas deben ser definidas por separado con líneas. Para realizar cuadros se debe: 1. Seleccionar en la columna Tipo la opción Cuadro 2. Definir la posición en X y en Y en las respectivas columnas 3. Definir la longitud en X y en Y respectivamente Por ejemplo, un cuadro dentro del formato se establecería así: a. La posición en X será 100 b. La posición en Y será 290 c. La longitud en X será 1315 d. La longitud en Y será 1450 Imagen # 22 Definición de cuadros en formatos

7 En los diferentes formatos que se utilizan en el programa SYSplus, se requiere de textos adicionales que deben estar fijos en los documentos a la hora de imprimirlos. En esta misma sección de la ventana de formatos, se incluyen los textos fijos, de la siguiente manera: 1. Seleccionar en la columna Tipo la opción Texto 2. Definir la posición en X y en Y en cada columna (VER NOTA # FI-2) 3. Escribir en la columna Texto el dato que necesita imprimir 4. Definir el tipo y tamaño de la letra 5. Activar la casilla de en Y variable si así lo requiere. Imagen # 23 Definición de texto en formatos La opción de posición en Y Variable, es utilizada en aquellos formatos donde el usuario requiere que la impresión de documentos se haga dependiendo de la cantidad de ítems que registra, el caso más común se presenta en almacenes donde la factura es generada en una tirilla. Es decir, los datos del final del documento como subtotal, impuestos, totales y los textos que los acompañan tendrán una posición en Y variable respetando su posición en X y se deben marcar en la respectiva casilla. NOTA: Recuerde que los datos de las posiciones en X y en Y corresponden a la esquina superior izquierda del elemento. Una vez terminado el registro de todos los datos haga clic en el botón F2 Grabar, si prefiere cancelar la operación, presione la tecla ESC o el botón salir. Al final de la ventana de Formatos de impresión, aparecen los iconos de registro que sirven para:

8 F5 Nuevo: F4 Modificar: F3 Borrar: F8 Copiar: ESC Salir: Despliega la ventana para genera un nuevo formato. Permite hacer alguna modificación al formato. Puede borrar el formato de documento que desee colocando el cursor sobre el formato. Permite copiar el formato de un prefijo en otro prefijo del mismo tipo de comprobante. Lo deja salir de la ventana. Luego de establecido el formato, al imprimirlo en papel se refleja como aparece en la siguiente imagen.