Universidad de Puerto Rico en Humacao Departamento de Administración de Empresas. Manual de Referencias Para MS Excel Prof. Enrique M.

Transcripción

1 Universidad de Puerto Rico en Humacao Departamento de Administración de Empresas Manual de Referencias Para MS Excel 2010 Prof. Enrique M. Suárez Junio 2010

2 Introducción MS Excel es un programa para el desarrollo de hojas de cálculo y manejo general de datos numéricos. Los mismos pueden ser expresados en un sin número de gráficas (línea, barra, pie, etc ) dependiendo de la necesidad en particular del usuario. Excel es totalmente compatible con MS Word y MS Powerpoint. Si en una presentación o en un documento es necesario presentar gráficas, el usuario puede desarrollar las mismas en Excel y luego transferirlas exitosamente a cualquiera de los dos programas sin sufrir ningún tipo de cambio durante la transferencias. Este manual fué creado con el propósito de introducir de una manera sencilla y amigable las herramientas básicas del programa MS Excel 2010 para nuevos usuarios. Te demostrará aquellas herramientas que necesitas paso a paso para comenzar a familiarizarte con el programa mientras pones en práctica lo que ilustra el manual. Primero comenzamos ilustrando las ventanas y los comandos básicos para el manejo y conocimiento del menú principal. Una vez familiarizados con el menú y sus herramientas básicas, procedemos a desarrollar hojas de cálculo sencillas para poner en práctica las distintas herramientas discutidas.

3 Menú principal: Manejo de archivos y comandos básico del menú principal de Excel para la preparación de una hoja de cálculo. Celda activa Area de trabajo en hojas de cálculo y menú principal de Excel

4 Manejo de Archivos en Excel: 1. New - Comando para comenzar una nueva hoja de cálculo. 2. Open Para abrir un archivo existente. 3. Save Guardar un archivo nuevo o modificado. 4. Print Imprimir hojas de cálculo. 5. Close Cerrar archivos abierto.

5 Menú principal: 1. Tipo de letra 2. Tamaño 3. Color 4. Subrayar 5. Itálico 6. Negrillas

6 Menú basico de comienzo HOME : Comenzamos con el tipo de letra a utilizar, el tamaño, el color, las negrillas, el itálico y la herramienta para subrrayar. 1. Tipo de letra En esta opción escojes el tipo de letra que quieres usar. Lo mismo puedes selecionarla antes de comenzar, o si quieres cambiar el tipo de letra, simplemente seleccionas el área de texto que quieres modificar y escojes un tipo de letra distinto. 2. Tamaño de letra Aquí escojes el tamaño de letra que quieres utilizar, igual que en el tipo de letra, lo mismo lo escojes antes de comenzar o seleccionas el texto que quieres cambiar y escojes otro tamaño de letra. 3. Color esta herramienta te permite cambiar el color del texto, lo mismo escojes el color antes de comenzar o seleccionas el texto que quieres cambiar y luego escojes otro color. 4. Subrayar Esta herramienta te permite subrayar selecciones de texto para destacar o resaltar la misma. Nuevamente, lo mismo puedes seleccionar la herramienta antes de comenzar a escribir o luego puedes seleccionar un pedazo de texto y aplicar la misma. 5. Itálico - También se usa para destacar o resltar cualquier palabra, pedazo de texto o párrafo, lo mismo lo escojes antes de comenzar o seleccionas el texto que quieres cambiar y escojes la herramienta. 6. Negrillas esta herramienta aumenta el espesor de las letras no importa el tipo o tamaño de letra que estes usando, simplemente es una herramienta adicional para ensanchar las letras.

7 Trabajando en las hojas de cálculo de Excel. En las hojas de cálculo, podemos definir el tipo de número de manera que podemos desarrollar diferentes hojas de cálculo. A continuación, ilustramos como definir el tipo de número o valor con el que queremos trabajar. Herramienta para definir los valores que vamos a trabajar en nuestra hoja de cálculo. En éste ejemplo en particular, esta definido para trabajar con valores numéricos en dos lugares decimales. Puedes observar sobre la flecha, una vez definas Number, que puedes escojer si quieres usar el signo de dólar ($), porciento (%), lugares decimales(.0,.00, etc..) o sobre cada uno de ellos puedes seleccionar el cursor para mas opciones.

8 Diferentes opciones para definir el tipo de número que queremos usar. Si oprimes el cursor sobre la opción Number, Excel ilustrará un menú en donde podrás escojer dentro de los distintos tipos de valores que puedes usar. Puedes el valor en la hoja antes de comenzar a trabajar o simplemente puedes seleccionar los números que quieres cambiar (según ilustrado en este ejemplo) y defines el valor en el menú.

9 Usando formulas en Excel: Insert Function Usando formulas en Excel. Vamos a ilustrar un ejemplo en donde definimos una simple sumatoria en Excel. Es sumamente importante mencionar que Excel no trabaja con números sino con celdas. Cuando el programa expresa o define una sumatoria en alguna posición (como en la celda de la ilustración), la formula se desarrolla de la siguiente forma. =SUM(C3:C6) Antes que nada, debes ubicar el cursor en donde quieres expresar la formula.

10 Del menú de Excel seleccionamos la opción Insert Function según se ilustra en el ejemplo anterior. Luego en la ventana de dialogo Insert Function seleccionas SUM y oprimes OK. Una vez oprimes el botón OK, veras la ventana del menú Function Argument del argumento de la función. Aqui verás antes que nada en la extrema superior izquierda la función seleccionada SUM. Luego tienes la opción de entrar las celdas que quieres sumar las cuales se dividen por la expresión (:) que significa desde hasta, en este ejemplo queremos sumar las celdas C3:C6. Observa que al lado de las celdas verás los valores que quieres sumar y un poco mas abajo el resultado antes de oprimir el botón OK.

11 Luego que oprimes el botón de OK, verás el resultado de la función en la celda que seleccionastes pero no veras en la celda la función. Más arriba, en el editor de la función, es donde veras la misma y podrás hacerle cambios de ser necesario. Editor de la Función Para escoger otras funciones, simplemente puedes repetir este procedimiento. Cuando llegues al comando Insert Function eliges otra función. Es importante mencionar que las funciones en Excel están expresadas en acrónimos (abreviaciones) los cuales no se entienden claramente. Para eso, cuando seleccionas una función, Excel te ofrece una descripción detallada de la misma en la ventana de dialogo para que puedas entender lo que hace la misma.