3_formato I. NOTA: al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de estas últimas.

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1 3. Luego se seleccionan las celdas donde se quiere que se sitúen las celdas cortadas. No hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Calc extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada (la celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada). 4. Seleccionar el menú Edición, elegir la opción Pegar. Si esta opción no aparece, situarse sobre el botón para ampliar el menú, o hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas. NOTA: al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de estas últimas. 4. Otra forma de eliminar el contenido de una celda: seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR, o acceder por el menú Editar - Borrar contenido... Aparece un cuadro de diálogo (Figura 3) donde se selecciona que es lo que se quiere eliminar. (Figura 3) Borrar celdas Para borrar información de una CELDA: 1. Seleccionar la celda o rango de celdas a borrar. 2. Desplegar el menú Editar y escoger la opción Borrar celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo (Figura 2): 3. Seleccionar una de las opciones disponibles: (Figura 2) 3_formato I Calc nos permite además de realizar cálculos, cambiar el aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y los atributos de los datos que contienen. I Fuente I Se puede cambiar la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo, se utiliza la barra de menús o bien la barra formato, seleccionando el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto. Utilizando la barra de menús. De la barra de menús desplegar el menú Formato. Elegir la opción Celda... Desplazar celdas hacia arriba. Elimina la/s celda/s seleccionada/s y desplaza la inferior a su posición. Desplazar celdas hacia arriba. Elimina la/s celda/s seleccionada/s y desplaza la superior a su posición. Borrar filas completas. Elimina la fila donde se encuentra la celda. Borrar columnas completas. Elimina la columna donde se encuentra la celda. Se abre un cuadro de diálogo y al hacer clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá una ventana (Figura 4). Fuente. Se elige de la lista una fuente, un tipo de letra determinada. Estilo. Se elige de la lista un estilo de escritura Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva (no todos los estilos están disponibles con cada tipo de fuente). Tamaño. Se elige un tamaño de letra de la lista o bien teclearlo directamente en el recuadro. Idioma. Establece el idioma predeterminado para la revisión ortográfica. 8

2 Tamaño. Elegir otro tamaño desde la flecha de la derecha o escribirlo directamente en el recuadro. Negrita. Al hacer clic se activa o desactiva dependiendo del estado inicial. Cursiva. Poner o quitar el tipo cursivo en el texto. Subrayado. Utilizar o quitar subrayado. Color. Debajo de la letra A aparece una línea, que indica que si se hace clic sobre el botón cambia la letra al color. En caso de elegir otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y cambiarlo. I Alineación I Se puede asignar a las celdas determinado formato de alineación que determinará la orientación o ubicación de los datos en la celda correspondiente. (Figura 4) Al ir seleccionando cambios en los atributos en el recuadro Vista Previa (situado en la parte inferior), se ve de que forma queda en la celda o rango seleccionados. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, se hace clic sobre el botón Aceptar. Utilizando la Barra Formato. Aparecen las mismas opciones, pero permite realizar cambios más rápidamente si se tiene la barra visible. Tipo. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo de letra del menú desplegable. Para cambiar la alineación de los datos se puede hacer desde la opción de menú Formato o desde la barra de herramientas. En ambos casos, primero se debe seleccionar la celda o rango de celdas en las que se desea realizar los cambios. Utilizando el menú Formato. Elegir la opción Celdas...Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas y aparecerá la ficha de la Figura 5. Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar. Alineación del texto Horizontal: Alinea horizontalmente el contenido de las celdas seleccionadas respecto al ancho de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se elige entre las siguientes opciones: IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda independientemente del tipo de dato. A la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda. 9

3 Dirección de escritura: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba abajo, o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Distancia a la cuadrícula: si introducimos un texto en una celda y su longitud es mayor que el ancho de la celda, por defecto utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido. Se puede modificar la distancia del texto a los bordes de la celda en las cuatro direcciones (izquierda, derecha, arriba, abajo). (Figura 5) CENTRADO: Centra el contenido de las celdas seleccionadas. DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha, independientemente del tipo de dato. JUSTIFICADO: el contenido de las celdas seleccionadas se alineará a la derecha como a la izquierda. Alineación del texto Vertical: Alinea verticalmente el contenido de las celdas seleccionadas, respecto de la altura de las celdas. La opción sólo tiene sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se puede elegir entre de las siguientes opciones: ARRIBA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior. CENTRADO: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. ABAJO: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior. Utilizando la Barra Formato. Se dispone de los siguientes botones que permiten modificar algunas de las opciones de forma más rápida: Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasa a ser Izquierda. Centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Alinear de forma justificada los datos de las celdas seleccionadas. I Bordes I Calc nos muestra por defecto los bordes de las celdas para su identificación, pero no aparecen definidas en caso de imprimir el documento y por esta razón brinda la opción bordes para personalizar la apariencia de nuestra plantilla. Para cambiar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo añadiendo los bordes, se puede utilizar la opción de menú Formato o bien un icono de la barra de formato. Con cualquiera de las dos opciones, primero se debe seleccionar la celda o rango de celdas a modificar. Utilizando el menú Formato. Elegir la opción Celdas, hacer clic sobre la pestaña Bordes. Aparecerá un cuadro de diálogo: 10

4 - Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas (excepto alrededor de la selección). Definido por el usuario: utilizar cuando no sirve ninguno de los botones preestablecidos y depende del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo, etc., hacer clic sobre el lugar correspondiente en la muestra). Al utilizar los botones preestablecidos el borde será del estilo y color seleccionados y en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero hay que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar. Línea, elegir el estilo y color de las líneas del borde: Estilo: Se elige un estilo de línea de la lista. Color: El color activo por defecto es Negro, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha se podrá elegir un color para los bordes. Sombra: Define sombras: Posición: Elige un tipo de sombra de las que presenta. Color: Elige el color de la sombra. El color activo por defecto es Gris, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha se podrá elegir un color para la sombra. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo queda la selección en la celda. Una vez elegidos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Las distintas opciones disponibles en el cuadro son: Disposición de líneas, elegir entre una disposición de las predefinidas o definir nuestra propia disposición. Predeterminado (opciones): - Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. - Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas. - Laterales: Para crear un borde a ambos lados de la celda (pero no arriba ni abajo). - Arriba/abajo: Para crear un borde arriba y abajo de la celda (pero no en sus laterales). Utilizando la Barra Formato. Se dispone de un botón que nos permite modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. No se presentan la misma cantidad de opciones vistas en desde el menú Formato. I Fondo I Además de diferenciar las celdas añadiendo bordes a las mismas, tenemos la opción de agregar sombreado para una mejor diferenciación e identificación. Se puede realizar desde la opción Formato del menú, como del icono correspondiente de la barra. El primer paso es seleccionar la celda o el rango de celdas a modificar. 11

5 Utilizando el menú Formato. Elegir la opción Celdas, hacer clic sobre la pestaña Fondo. Elegir el color de fondo para las celdas. Al escoger un color aparecerá en el recuadro Muestra, un modelo de cómo quedará. Una vez elegido el color de fondo, hacer clic sobre el botón Aceptar. I Números I Modifica la visualización de los números en la celda según los datos que se están utilizando, se encontrando un formato adecuado para su presentación. Utilizando el Menú Formato. Las categorías más utilizadas son: Estándar: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido (formato utilizado por defecto). Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, separador de miles y la forma de visualizar los números negativos. Moneda: Parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales y se puede escoger el símbolo monetario y la forma de visualizar los números negativos. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo % (por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%). Definido por el usuario: Aquí podemos crear un nuevo formato indicando el código de formato. Utilizando la Barra Formato. Disponemos de una serie de botones que permiten modificar el formato de los números de forma más rápida. Formato moneda, clic en la opción para que los números tomen el formato asignado de moneda. Asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %). Utilizar el formato de numérico a las celdas seleccionadas. Añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. 12

6 I Alto de fila I Calc ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra utilizado en esa fila (por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 0,45cm; si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 0,54cm.). Para modificar la altura de alguna fila, se utilizan dos métodos: Utilizar el menú. Seleccionar las filas a modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos. Elegir la opción Altura, aparece el cuadro de diálogo Alto de fila en el que se debe indicar el alto de la fila. Para indicar decimales utilizar la coma,. Escribir la altura deseada o hacer clic sobre las flechas de la derecha para incrementarlo o disminuirlo. Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos. Utilizar el ratón. Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que se quiere modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas. Mantener pulsado el botón del ratón y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme se mueve el ratón, la altura de la fila cambia. Al final, soltar el botón del ratón. Autoajustar. Si hemos modificado la altura de una fila, se puede redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos: 1. Utilizar el menú. Selecciona las filas a modificar la altura. Desplegar el menú Formato y elegir la opción Fila - Altura óptima. 2. Situar el ratón sobre la línea divisoria por debajo de la fila que se desea modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. Hacer doble clic y el tamaño se reajustará automáticamente. I Ancho de columna I El ancho por defecto de una columna es de 2,27cm. En general no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si se desea modificar la anchura de alguna columna, se pueden utilizar dos métodos. 1. Utilizar el menú. Seleccionar las columnas a modificar el ancho. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos. 2. Utilizar el ratón. Situamos el puntero del ratón en la línea de la derecha del nombre de la columna a modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas. Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado. Autoajustar a la selección. Se puede modificar el ancho de una columna con respecto al dato de entrada más ancho, utilizando dos métodos distintos. 1. Utilizar el menú. Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura. Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Ancho óptimo... 13

7 2. Situar el puntero del ratón sobre la línea divisoria a la derecha de la columna a modificar, en la cabecera de la columna. Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto introducido en la columna. I Cambiar el nombre de la hoja I Los libros de trabajo están formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,... Si se trabaja con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida. La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo con el mismo nombre dentro del mismo libro de trabajo. Utilizar el menú. Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Hoja de cálculo Se abrirá otro menú. Seleccionar la opción Cambiar nombre... En la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará,. Escribir el nuevo nombre y pulsar Aceptar. Utilizando el ratón. Más directo y rápido, hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la hoja en su etiqueta. Aparece un menú flotante, hacer clic sobre Cambiar nombra a hoja..., aparece un cuadro de diálogo donde se escribe el nuevo nombre. Pulsar Aceptar. I Ocultar hojas I Si se desea ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, primero se define la hoja a ocultar, luego se selecciona del menú Formato, la opción Hoja de Cálculo y se desplegará el siguiente menú: Con el ratón hacer clic en la opción Ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo. I Mostrar hojas ocultas I Si se desea mostrar hojas ocultas, se elige del menú la opción Mostrar. Aparecerá otro submenú y un cuadro de diálogo Mostrar hoja de cálculo con las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en Aceptar. I Insertar filas I Para insertar una fila, se puede elegir la opción Insertar del menú. Seleccionar la fila sobre la que se quiere añadir la nueva, ya que las filas por defecto se añaden por encima de la seleccionada. Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Calc toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada. También podemos insertar filas pulsando sobre el botón de la barra de herramientas. Añadir filas a la hoja de cálculo no hace que el número de filas varíe (seguirán existiendo filas), lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Calc no lo permite es seguro que las últimas filas contienen algún dato. 14

8 I Insertar columnas I Las columnas se insertan al igual que las filas. Seleccionar la columna delante de la que se quiere añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada. I Insertar celdas I Para añadir un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo, primero se seleccionan las celdas sobre las que se quiere añadir las nuevas. Luego se elige la opción Insertar Celda, del menú y aparece la ventana. Al añadir celdas a la hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan las del final de la hoja. I Insertar hojas I El número de hojas puede variar de 1 a 255. Para añadir una hoja, nos situarnos en la hoja posterior a la nueva hoja, ya que las hojas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar - Hoja de cálculo... Aparece un cuadro de diálogo donde se indica la posición (delante, detrás), el número de hojas y el nombre de la hoja. I Eliminar celdas I Seleccionar las celdas a eliminar del menú Editar y elegir la opción Borrar celdas... Aparecerá un cuadro de diálogo. Elegir la opción deseada dependiendo de cómo se quiere la eliminación de celdas (desplazando las celdas izquierda o hacia la derecha). I Eliminar hojas de un libro de trabajo I Situarse en la hoja a eliminar. Seleccionar el menú Editar. Situarse sobre Hoja de cálculo para que se despliegue el submenú. Elegir la opción Borrar... Programa de Capacitación en Informática 4_funciones I Calc es una base de datos con una serie de fórmulas. La comprensión y el manejo de las diferentes funciones es fundamental para el desarrollo y utilización de Calc. I Introducir Funciones I Una función es una fórmula predefinida que opera con uno o más valores y devuelve un resultado, que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumenton) Le siguen las siguientes reglas: -Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. -Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se dejan espacios antes o después de cada paréntesis. -Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. -Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;). Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador : nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2 +C3+C4+C5+C6+C7+C8 Las fórmulas pueden contener más de una función y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Por Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) 15

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