SISTEMAS BTB DE DOS A WINDOWS TECLAS RAPIDAS pág MANUALES Y AYUDAS pág REPARACION DE ARCHIVOS pág 5

Transcripción

1 SISTEMAS BTB DE DOS A WINDOWS 1. UNA NUEVA HERRAMIENTA pág 2 2. EL ENTORNO WINDOWS pág TECLAS RAPIDAS pág MANUALES Y AYUDAS pág PANTALLAS pág REPARACION DE ARCHIVOS pág BACK UP pág IMPRESORAS pág 6 3. NUEVOS PROCEDIMIENTOS pág 6 4. IMPORTACION DESDE DOS pág IMPORTACION DE GESTION pág IMPORTACION DE SUELDOS pág 15 1

2 1. UNA NUEVA HERRAMIENTA Los sistemas BTB para Windows son la continuación de los sistemas que Ud. conoce desde hace años. Encontrará mejoras, por el nuevo entorno y porque el rediseño nos ha permitido agregar soluciones, pero no se modificarán los criterios de trabajo básicos a los que está acostumbrado. Toda la información que Ud. tiene acumulada queda intacta y puede seguir procesándola con los sistemas en DOS, para los cuales conserva la Llave de Seguridad. Cuando decida continuar sus tareas en el nuevo sistema, cuenta con sencillos procesos de importación, que transladan a BTB para Windows los archivos maestros, creados bajo DOS, así como los movimientos recuperables bajo la nueva estructura de archivos. 2

3 2. EL ENTORNO WINDOWS El contexto Windows en el que se desenvuelve el nuevo sistema crea ciertas peculiaridades de operación a las que conviene habituarse. Las más importantes son las siguientes: 2.1 TECLAS RAPIDAS Si bien puede operar el sistema usando el mouse, le recomendamos seguir utilizando las teclas rápidas. A las que ya conoce ( [ALT] + [letra subrayada], [ENTER], [ESC], [INSERT], [F10], [F7], etc) se agregan algunas nuevas. [F12] ó [F2] : En las pantallas de carga de datos o con opción de Aceptar / Cancelar, estas teclas dan conformidad al ingreso de datos (equivale en DOS a presionar el botón {OK} ó [ALT] + [O]) [F3] : llama al listador correspondiente a la pantalla (equivale a presionar el botón [Imprimir]) [F4] : Si el sistema pide en una pantalla un código que Ud. no conoce, esta tecla llama a una tabla auxiliar con todas las opciones elegibles (equivale en DOS a presionar [ENTER] sobre un campo de código en cero) [CTRL] + [flecha] : Cuando una misma pantalla contiene a varias pantallas identificadas con 'lengüetas', permite moverse de una pantalla a otra. 3

4 [CTRL] + [ALT] + [B] : Permite agregar a la barra de tareas un botón de acceso directo a cualquier pantalla que tenga en el borde superior izquierdo una B amarilla. Bajo Windows, las pantallas desaparecen una vez cumplida su función y sólo puede llegar a ellas siguiendo la secuencia de Menúes. Con [CTRL]+[ALT]+[B] Ud. puede generar y modificar dinámicamente una colección de hasta 15 botones que le permitirán ingresar a las distintas pantallas, con un simple click de su mouse. Ese conjunto de botones es independiente para Gestión y para Sueldos y puede ser distinto en cada puesto de trabajo. Otras teclas útiles para recordar son: [CTRL] + [F4] : llama a una calculadora que permite transferir el resultado del cálculo al campo activo de la pantalla [CTRL] + [F5] : llama a un calendario que permite transferir una fecha al campo activo de la pantalla [CTRL] + [E] : Indica la empresa en que está trabajando, la ubicación de los datos y la versión del sistema que se esta utilizando. 2.2 MANUALES Y AYUDAS Las Ayudas pueden ser llamadas con la tecla [F1] y se abren con el programa Word de Microsoft. El procedimiento es similar al que ya conoce (trae el sector del manual vinculado con la pantalla activa), salvo que tanto los Manuales como las Ayudas ahora tienen hipervínculos que permiten una conexión más rápida entre manuales o temas relacionados. 4

5 2.3 PANTALLAS Muchas pantallas o listadores que Ud. tiene separados en DOS, aparecen ahora como pantallas únicas con opciones (lengüetas) para distintas finalidades. Por ej. el libro Diario y el Mayor se imprimen desde la misma pantalla, Cuentas Corrientes por fecha de origen y por vencimiento se ven desde la misma pantalla, etc. 2.4 REPARACION DE ARCHIVOS Los procedimientos de reparación (Wrecup) y de renovación (Renovar) de archivos, se encuentran en un programa ejecutable independiente, llamado Reparar para el cual el sistema coloca un acceso directo en su Escritorio. 2.5 BACK UP Los procedimientos de Backup y de Restauración de archivos no se realizan más con programas propios de BTB SOFT. Recomendamos organizar la copia periódica de la carpeta WIN-BTB\DATOS a un medio magnético (zip, CD, etc). El mismo debería guardarse en un lugar físico distinto de aquel en el que se encuentra la PC que contiene los datos. 5

6 2.6 IMPRESORAS En BTB para Windows puede imprimir todos los listados en papel Carta, A4 u Oficio de acuerdo al tipo de papel que definió en su impresora. La visualización de un listado en pantalla es más clara y desde allí los listados pueden imprimirse parcialmente (hojas seleccionadas). Además, todos los listados pueden ser convertidos en archivos de formato.pdf (propios de Adobe Acrobat). Esto permite que terceros que no tienen el Sistema BTB puedan ver e imprimir los listados con el mismo formato que si lo tuvieran. La impresión no puede hacerse con impresora de matriz de puntos, salvo algunas excepciones, como el Libro Ley, los Libros Diario y Mayor, las facturas, remitos, pedidos, presupuestos y órdenes de producción. Los recursos de diseño son similares a los que ya conoce. 3. NUEVOS PROCEDIMIENTOS Las novedades más significativas en cuanto al uso del sistema afectan en su mayoría a los módulos de Gestión. Sueldos mantiene una estructura muy similar a la que Ud. conoce. Para el diseño de Modelos encontrará una nueva pantalla, que permite ver las fórmulas de los renglones a medida que el cursor los recorre, lo que hace más ágil cualquier revisión. En Gestión también se mantiene la línea de procedimientos que Ud. conoce. 6 El cambio más importante se da en IVA, donde el Modo de Facturar Impuestos (que define las tasas utilizadas, etc.) no depende más de las

7 Cuentas Contables sino que es una variable separada que pertenece al Legajo del cliente o proveedor. Esa variable, por omisión, se vincula con la Situación Impositiva (inscripto, monotributo, etc) que tiene el legajo, lo que permite además modificar en cualquier momento la cuenta de imputación de la factura. Se agregan varios procedimientos nuevos: Inventario de Cuentas Corrientes y Valores: permite obtener un detalle analítico de esas cuentas a cualquier fecha (por ej. al cierre de un Ejercicio) aunque hayan transcurrido varios meses y los movimientos fueron afectados posteriormente por pagos, cobros o depósitos. Imputaciones en Cuentas Corrientes: es un listado que identifica, para cada movimiento de cuenta corriente, cuáles fueron las imputaciones (pagos, conciliaciones, etc) que lo afectaron. Bloqueo de Movimientos: se puede declarar una fecha e impedir que se agreguen movimientos de distinto tipo (contables, de IVA, etc) anteriores a esa fecha. Búsqueda de Comprobantes: permite ubicar un comprobante específico (recibo, factura, etc) cuando el sistema impide cargar ese número indicando que está duplicado. Minutas: desde cualquier pantalla de consulta de comprobantes (IVA, Contabilidad, Cuentas Corrientes, etc.) cuando se ubica el cursor sobre un registro se puede ver o imprimir el contenido completo de los registros de la operación que lo originó. Por ejemplo, desde un cheque se puede ver el contenido completo del recibo con el cual se recibió el cheque (cuentas contables, valores, movimientos de cuenta corriente, etc). 7

8 Estados de Cuenta: el sistema ofrece dos comprobantes formales, rediseñables por el usuario, para informar a los clientes el estado actual de su deuda (sea como movimientos del mes o como deuda vencida a pagar) Horas Trabajadas: cada vez que Ud. ingresa a una Empresa, el sistema toma nota de la hora de entrada y de salida y lleva un registro histórico del tiempo que utilizó en la misma. Listas de Precios: su cantidad es infinita y las mismas pueden ser utilizadas -si se desea-en forma indistinta para facturas A y B. Ficha del Producto: la información que contiene es notablemente más extensa que bajo DOS e incluye múltiples códigos (normal, abreviado, de barras) y denominaciones, acceso automático a las listas de precios, etc. Maestro de Familias y Productos: se ha modificado a fondo: es más ágil y fácil para leer, se han agregado categorías como las Familias y Productos Fuera de Venta, etc. Diseño de facturas: es posible facturar Productos con distintas tasas de IVA e imprimir en el comprobante, por separado, el total de impuestos con cada tasa. Control de Stock: el acceso a la información de saldos de Stock por Depósito es mucho más dinámico y está disponible tanto en los registros del producto como en pantallas especiales. Estadísticas de Compras y Ventas: tienen mayor cantidad de opciones y además el archivo donde se resumen es exportable a formato.dbf y procesable por el usuario, para obtener información en un orden no previsto por el sistema. 8

9 Movimientos Internos de Stock: pueden ser impresos en un comprobante formal, diseñable por el usuario, tal como se hace con las facturas, remitos, etc. Proceso de facturación: la información disponible en el momento de facturar acerca del cliente y sus antecedentes comerciales es mayor: por ejemplo, al facturar un producto a un cliente es posible ver todos los renglones de las facturas anteriores, de ese producto u otros, con cantidades y precios y -en el mismo acto- puede acceder al contenido completo de la factura que contiene uno de esos renglones. Remitos, Pedidos y Presupuestos: el módulo ahora se aplica a Ventas y a Compras por igual. La interconexión de los 3 comprobantes entre sí y con las facturas es ahora completa. El comprobante de Remito tiene también control numérico para Remitos sin Cargo y de Transferencia entre Depósitos. Control de Estado de Crédito: desde una factura o cuenta corriente, está disponible un resumen de las deudas del cliente (atrasada, a vencer, cheques no vencidos, remitos no facturados). Menciona el límite de crédito acordado. Imágenes de Productos: la ficha de cada producto puede contener una imagen del mismo (foto, dibujo, etc.), que estará disponible desde cualquier pantalla referida al mismo (maestros, facturas, stock, etc). 9

10 4. IMPORTACION D E S D E D O S Estos procedimientos traen al nuevo sistema el contenido de algunos archivos de Sistemas BTB para DOS. La importación no afecta el contenido de los archivos de origen, que quedan intactos. Si Ud. ya poseía Sistemas BTB para DOS, su nueva llave le permitirá operar tanto con ellos como con BTB para Windows, de manera que puede seguir utilizando el sistema anterior el tiempo que desee. Tome en cuenta que la finalidad de la Importación es acceder a información proveniente del sistema anterior, utilizando el sistema nuevo. Esto incluye la posibilidad de importar parte de los movimientos generados bajo DOS pero también se pueden importar sólo los archivos Maestros (Clientes, Productos, Fórmulas de Sueldos, etc) e ingresar manualmente, si fuese necesario, los saldos anteriores. Las importaciones desde Gestión y desde Sueldos tienen algunas diferencias y por eso se tratan por separado. 4.1 IMPORTACION DESDE GESTION Entre en el módulo de Gestión de BTB para Windows y cree una empresa nueva. Ciérrela, salga de Gestión e ingrese en Procesos Auxiliares (desde Inicio\Programas\Sistemas BTB). Abra la empresa que acaba de crear y vaya a Importar Datos\Archivos de BTB-DOS. Indique al sistema, la letra del disco rígido en el que tiene los datos de BTB-DOS y el nombre de la empresa de origen. Al momento de realizar la importación no puede estar ningún usuario operando en BTB para DOS. 10

11 Los maestros de la Empresa de Origen y las configuraciones que los afectan (Cuentas por Omisión, diseño de los Libros de IVA, etc) siempre se importan. En el caso de legajos de Clientes y Proveedores, la Situación Impositiva (antes denominada Modo de Facturar Impuestos ) se toma de la que tenía bajo DOS la Cuenta de Ventas o Compras vinculada al legajo. Si Importa sólo maestros está destildado, el sistema hará un asiento global similar al asiento de inicio del primer ejercicio, donde se incluyen los saldos de todas las cuentas y - si las mismas contienen subcuentas - la composición detallada de esos saldos, tal como se encuentran en la Empresa de origen. Los saldos de las cuentas Créditos por Ventas, Proveedores, etc. se importan junto con el detalle completo de los movimientos de las cuentas corrientes que aún no fueron imputados (o sea los que se ven en las pantallas de Consulta de Cuentas corrientes por Vencimiento pendientes) El saldo de Valores a Depositar se ingresa junto con el detalle de los cheques en cartera. El saldo del Banco incluye el saldo disponible hasta el día de la transferencia (como un solo movimiento) y el detalle de los cheques y depósitos no vencidos. El saldo de las cuentas de gastos e ingresos con Centros de Costos, incluyen los movimientos a partir del inicio del corriente Ejercicio contable (entendiendo que este tipo de cuentas queda con saldo cero al cierre de cada ejercicio). 11

12 El sistema también importa los Saldos de Stock por Producto (generales y por Depósito). Tenga en cuenta que: En BTB para DOS, se permite que dentro de una Familia coexistan productos y familias. En BTB para Windows eso no está permitido.durante la importación, si una Familia 'A' contiene otras Familias (A1, A2, etc) y productos, el sistema procede asi: -crea dentro de la Familia 'A' una nueva Familia, con el nombre 'A - Creada por BTB' - mueve los productos de la Familia 'A' a la Familia 'A-Creada por BTB' En BTB para DOS, existen 5 listas de precios dentro del producto. El sistema creará 5 listas independientes (con los nombres que Ud. les asignó en Configuración de Productos de DOS) y también los registros del precio de cada producto en cada Lista. Luego, Ud. debe ingresar en el Maestro de Listas de Precios para definir correctamente sus nombres y la forma en que se recalcularán oportunamente los precios. En BTB DOS, la Situación Impositiva dependía de la cuenta contable. Si un producto tiene cuentas contables propias de compras y/o ventas, el sistema grabará las mismas en el registro del producto y le asignará las Situaciones Impositivas respectivas por separado. En todos los otros productos, la Situación Impositiva durante la facturación dependerá del legajo del cliente o proveedor al que se factura. En BTB DOS se permitían movimientos de productos en un Depósito 0, lo que BTB Windows no permite. Al importar el sistema creará un Depósito con un código igual al Depósito actual con código más alto + 1, donde incluirá (si los hay) los saldos de productos en el Depósito 0. 12

13 En relación al punto anterior, el Punto de Venta requiere ahora que declare en forma obligatoria, un Depósito existente. BTB para Windows define el Stock Mínimo para cada producto en cada Depósito (no para el total del producto como en BTB DOS). Si utiliza esa información, debe ingresarla manualmente. Hay campos eliminados o cuya función o tamaño están modificados en relación a DOS. El Factor de Conversión no existe y el campo de la Unidad de Medida es algo más corto. Si el producto tiene una cuenta de Compras o Ventas especial y la misma usa Centros de Costos, no se copia porque el sistema no acepta más esa situación. Como la importación de movimientos se realiza a la fecha del último movimiento contable en la Empresa de Origen, debe ser hecha bajo controles muy precisos: Es conveniente que la información transferida esté lo mejor conciliada que sea posible, para evitar que los ajustes posteriores en la Empresa de Origen deban reproducirse en el asiento inicial de la nueva Empresa. En la Empresa de Origen, si tiene Contabilidad, haga un Recálculo General completo de saldos, un Balance de Saldos y un Control de Saldos de Subcuentas. Si no tiene Contabilidad, verifique manualmente que los saldos de los distintos archivos de subcuentas (valores, cuentas corrientes, bancos, etc) coinciden con el Listado de Saldos (IVA - Otros Listados). 13

14 En caso de que los saldos que tiene en BTB para DOS no le resulten confiables, es preferible que importe sólo los maestros e ingrese los saldos iniciales en forma manual. Una vez concretada la importación, confeccione un Balance de Saldos y un Control de Saldos de Subcuentas en la nueva empresa, para asegurar que la importación fue correcta. IMPORTANTE Tenga en cuenta que: Sólo podrá realizar la importación si en la Empresa de destino aún no ha registrado importes. No es posible importar datos en forma parcial. El diseño de los comprobantes no se importa. Si comienza con una empresa nueva en BTB para Windows, importando al mismo tiempo todos los datos de gestión, de productos y saldos de stock, los datos principales serán en principio coherentes. Aún así, conviene realizar pruebas exhaustivas, ya que los archivos y los procedimientos de DOS y de Windows no son idénticos y puede encontrar comportamientos distintos a los que Ud. espera. Pero si ya estaba trabajando con IVA, Contabilidad y/o Subcuentas y desea traer información de Productos, Stock y Facturación desde DOS a la empresa activa, debe tomar las siguientes precausiones: 14

15 Crear una empresa nueva auxiliar en Windows y realizar en la misma la importación completa desde la empresa DOS. Consultar con BTB Soft las formas y posibilidades para llevar productos, Depósitos y Saldos de Stock desde la empresa auxiliar a la empresa activa en Windows. En este contexto, la importación de los renglones pendientes de Remitos a Facturar, Pedidos y Presupuestos debe ser tratada con especial cautela. El sistema genera UN comprobante de cada tipo para cada cliente o proveedor, donde están todos los renglones que contienen unidades pendientes para ese tipo de comprobante. El punto de venta y el número de comprobante de origen se menciona en cada renglón de producto, entre paréntesis, por ejemplo (1-654) Los cambios de criterio en materia de campos de Productos y Legajos y en los procedimientos de carga y control de Remitos, Pedidos, Presupuestos y Facturas son muchos y su vinculación es compleja. Por eso -de ser posible- los datos de los renglones pendientes de Remitos, pedidos y presupuestos deben recopilarse con los listados disponibles en DOS y cargarse manualmente. 4.2 IMPORTACION DESDE SUELDOS Entre en el módulo de Sueldos de BTB para Windows. Cree una Empresa nueva, entre en la misma y ejecute la importación desde Otros - Herramientas - Importar Sueldos BTB. Indique al sistema la letra del disco rígido en el que tiene los datos de BTB-DOS y el nombre de la Empresa de origen. 15

16 Al momento de realizar la importación no puede estar ningún usuario operando en BTB para DOS. Los maestros de la Empresa de Origen y las configuraciones que los afectan (Modelos, Datos, Legajos, etc) siempre se importan. Lo mismo sucede con las Certificaciones de Servicio. Si el check 'Importa sólo maestros' no está marcado puede importar las liquidaciones que tenía hechas a partir de cualquier fecha en adelante (recomendamos importar el último semestre). Solamente puede importar los datos si en la Empresa de destino aún no ha efectuado Liquidaciones. Cualquier maestro que haya cargado (Modelos, legajos, etc.) va a ser reemplazado por el de la Empresa de origen. El diseño del recibo de sueldo y los resúmenes no se importan. 16