PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACCESO A REQUISITOS LEGALES DE LAS NORMAS SGA Y SYSO CONTENIDO

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1 Página 1 de 7 CONTENIDO 1. OBJETIVO DESTINATARIOS REFERENCIAS GLOSARIO GENERALIDADES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES Identificación y Acceso a requisitos legales y otros para la Gestión de los Sistemas Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS RELACIONADOS... 7 Elaborado por: Nombre: Gloria Martinez Monica Florez Cargo: Directora Administrativa Coordinadora Grupo de Talento Humano Fecha: Revisado por: Nombre: Ligia Stella Rodríguez H. Cargo: Secretaria General Fecha: Firma: (Original firmado) Aprobado por: Nombre: Juan Pablo Herrera Saavedra Cargo: Representante de la Dirección para Calidad Fecha: Firma: (Original firmado) Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se constituye en copia no controlada. SC01-F02 ( )

2 Página 2 de 7 1. OBJETIVO El objeto del presente procedimiento es establecer los parámetros para la identificación, acceso, actualización, divulgación y evaluación de los requisitos legales ambientales y de seguridad y salud ocupacional relacionadas con las actividades desarrollados por la Superintendencia de Industria y Comercio, así como por la prestación de servicios prestados por sus funcionarios en ejercicio de sus competencias legales - Decreto 4886 de DESTINATARIOS Los procedimientos en materia de Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional, se encuentran dirigidos a todos los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio. En ese orden de ideas, el conocimiento de las Matrices de Identificación, Acceso, y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos de los Sistemas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional deben ser conocidos y aplicados por todos los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio. Este procedimiento contempla los requisitos legales ambientales y de seguridad y salud ocupacional y otros que la Superintendencia deba cumplir en desarrollo de sus competencias legales, en aras de propender por una gestión ambiental amigable, así como el acatamiento en la seguridad y salud ocupacional de sus funcionarios. 3. REFERENCIAS Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2004 (Sistema de Gestión Ambiental) Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001:2007 (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional). Ver Matriz de identificación, acceso y evaluación de requisitos legales y otros requisitos GA03-F06 4. GLOSARIO Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría fijados por la organización. Capacidad Laboral: Se entiende por capacidad laboral del individuo el conjunto de las habilidades, destrezas, aptitudes y/o potencialidades de orden físico, mental y social, que le permiten desempeñarse en un trabajo habitual.

3 Página 3 de 7 Evaluación de cumplimiento: Realización de la Evaluación periódica del cumplimiento legal relacionada con materia ambiental y de seguridad y salud ocupacional que tiene alcance dentro de las actividades, procesos, servicios, productos e instalaciones dentro de la Superintendencia de Industria y Comercio. Evaluación objetiva: Valoración de las condiciones de trabajo y salud realizada por un experto, utilizando criterios técnicos y metodologías validadas en el país. Evaluación Subjetiva: Valoración de las condiciones de trabajo y salud, a partir de la percepción y vivencia del trabajador. Identificación: Obtención periódica de la legislación y reglamentación que incluye los derivados de los compromisos adquiridos en programas, convenios, acuerdos, entre otros. Matriz: Es el conjunto de elementos ordenados en filas y columnas, que permite organizar información de un tema especifico. Medicina del Trabajo: Es el conjunto de actividades médicas y paramédicas destinadas a promover y mejorar la salud del trabajador, evaluar su capacidad laboral y ubicarlo en un lugar de trabajo de acuerdo a sus condiciones psicobiológicas. Norma Técnica: La norma técnica (NT) es un documento que contiene definiciones, requisitos, especificaciones, terminología, métodos de ensayo o información de rotulado. La elaboración de una NT está basada en resultados de la experiencia, la ciencia y del desarrollo tecnológico, de tal manera que se pueda estandarizar procesos, servicios y productos. Partes Interesadas: Individuo o grupo involucrado en, o afectado por el desempeño de una organización. Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de una enfermedad, lesión o daño en un grupo dado. Riesgo Potencial: Es el riesgo de carácter latente, susceptible de causar daño a la salud cuando fallan o dejan de operar los mecanismos de control. Seguridad Industrial: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la identificación y al control de las causas de los accidentes de trabajo. SGA: Sistema de Gestión Ambiental SySO: Sistema de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional Trabajo: Toda actividad humana remunerada o no, dedicada a la producción, comercialización, transformación, venta o distribución de bienes o servicios y/o conocimientos, que una persona ejecuta en forma independiente o al servicio de otra persona natural o jurídica.

4 Página 4 de 7 5. GENERALIDADES Para la adopción e implementación de las NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007, se debe hacer referencia al numeral Requisitos legales y otros requisitos que indica: La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) Identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados ( ) b) Para determinar cómo se aplican estos requisitos a sus ( ) La Matriz de identificación, acceso y evaluación de requisitos legales y otros requisitos GA03-F06 es una herramienta que permite a la Superintendencia de Industria y Comercio delimitar las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables para su debida actuación en la implementación de los sistemas de gestión ambiental y de seguridad y salud ocupacional. La Matriz de identificación, acceso y evaluación de requisitos legales y otros requisitos GA03-F06 contiene las normas externas como leyes, decretos, acuerdos, circulares, resoluciones que reflejan el compromiso de la entidad para con el medio ambiente y la salud y seguridad de sus servidores las normas internas como circulares, estatutos, manuales y, en general, todos los actos administrativos de interés para la Superintendencia que permiten identificar las competencias, responsabilidades y funciones de los diferentes procesos y dependencias. En la elaboración y actualización de la Matriz de Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos, se encuentran involucradas las siguientes áreas: Oficina Asesora Jurídica (Grupo de Trabajo de Regulación) Secretaria General Dirección Administrativa Grupo de Talento Humano 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES 6.1. Identificación y Acceso a requisitos legales y otros para la Gestión de los Sistemas Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional Objetivo: Establecer los pasos para el diligenciamiento la Matriz de identificación, acceso y evaluación de requisitos legales y otros requisitos GA03-F06, deberá definir las obligaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a lo dispuesto a las normas relativas a gestión de los sistemas ambiental y de seguridad y salud ocupacional, así como de los demás requerimientos a los que la entidad haya adherido o comprometido.

5 Página 5 de 7 Requisitos Legales: Se identificará los requisitos legales y otros requisitos asociados a cada una de sus actividades, a partir de las siguientes fuentes de información entre otros: a) Para el tema Ambiental: - Matriz de identificación de aspectos, evaluación y control de impactos ambientales. - Diagnostico Ambiental. - Auditorías (internas o externas). - No Conformidades. - Revisión de la Gerencia. - Reclamos ambientales. b) Para el tema de Seguridad y Salud Ocupacional: - Matriz de Riesgos de seguridad y salud ocupacional. - Diagnostico de condiciones de salud - Auditorías (internas o externas). - No Conformidades. - Revisión de la Gerencia. - Reportes de incidentes de trabajo. - Reporte de accidentes laborales - Reporte de enfermedades profesionales c) Diligenciamiento de Matriz Para el diligenciamiento de la Matriz de Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos, se considerarán los siguientes criterios: Numero del Ítem. Clasificación / Sistema: Sistema al que pertenece. Emitido por: Entidad gubernamental que expide la norma. Jerarquía de la norma: Documento legislativo con requisitos establecidos para su cumplimiento. Numero / Fecha: Número de la norma y fecha de expedición. Título de la norma: Objetivo, disposiciones generales y especificas de la norma. Artículo: Número del (os) articulo (s) de la norma que aplican para la entidad. Aplicación especifica: Breve descripción de lo que trata la norma y aplica para la entidad. Responsable de cumplimiento: Área, Dependencia o persona encargada de verificar la implementación y seguimiento de las herramientas o mecanismos que conllevan al cumplimiento del requisito legal. Como se cumple en la entidad: En este se define la herramienta o mecanismo de cumplimiento de los requisitos legales aplicables al factor. Documentos relacionados: Se indica el tipo de documento en el cual se evidencia la aplicación de la norma. (Procedimiento, Manual, Instructivo, etc.) Resultado de la evaluación del cumplimiento: Evidencia del cumplimiento o incumplimiento de la norma con relación a los requisitos legales

6 Página 6 de 7 Actualización: La Oficina de Asesora Jurídica será la encargada de actualizar los requerimientos legales aplicables a la Entidad y de otros requisitos a los cuales se comprometa. Mensualmente se debe determinar si dentro de las normas publicadas en: Oficina Asesora Jurídica (Grupo de Trabajo de Regulación): El inventario normativo a Nivel Nacional y de la Superintendencia de Industria y Comercio, que se entrega a través de un informe mensual donde se relacionan decretos, leyes, resoluciones acuerdos entre otros. Pagina del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, en el portal de Bosques, biodiversidad y servicios eco sistémico, en el link normativa, en donde se encuentran todas las normas en materia ambiental a nivel nacional. Pagina del Ministerio de Trabajo, en el link normatividad, en donde se encuentran todas las normas en materia seguridad industrial a nivel nacional. Pagina del Ministerio de Salud y Protección Social, en el link normatividad, en donde se encuentran todas las normas en materia salud e higiene ocupacional a nivel nacional. Si el nuevo requerimiento implica nuevas obligaciones para la Superintendencia de Industria y Comercio, éstas deberán ser incorporadas a la Matriz de Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos del sistema al que corresponda. La fecha de la última modificación será consignada en el pie de página de la Matriz de Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos. De estos ajustes deberá informarse mensualmente a la Secretaria General, Coordinador del Grupo de Talento Humano y al Coordinador del Grupo Administrativo. La revisión de la matriz se hará durante los primeros 10 días calendario del mes. Divulgación: En la Intrasic se publicara la Matriz de Identificación, Acceso y Evaluación de Requisitos Legales y otros requisitos de los Sistemas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional y la Alta Dirección de la Superintendencia deberá promover entre sus funcionarios el conocimiento y aplicación de los requisitos legales aplicables relacionados con sus actividades, productos y servicios. Puntos de control para las actividades descritas: Semestralmente, se evalúa el grado de cumplimiento de la legislación vigente de cada uno de los sistemas de gestión, dejando el registro que permite evidenciar el cumplimiento ó no y las acciones correctivas respectivas.

7 Página 7 de 7 Los funcionarios del nivel asesor y directivo de la Superintendencia de Industria y Comercio deberán informar a la Oficina Asesora Jurídica (Grupo de Trabajo de Regulación) en caso de detectar alguna situación que conlleve a un incumplimiento normativo. La evaluación será realizada por personal del Grupo de Trabajo de Regulación. Cualquier modificación del presente documento debe contar con el visto bueno del coordinador del Grupo de Trabajo de Regulación. 7. DIAGRAMA DE FLUJO Ver Anexo 8. DOCUMENTOS RELACIONADOS GA03-F06 Matriz de identificación, acceso y evaluación de requisitos legales y otros requisitos