INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Transcripción

1 2014 INFORME DE AUDITORIA INTERNA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA AGO No /11/2014

2 Estimadas señoras y señores colegiados, colaboradores de la institución: Este informe corresponde a la labor realizada por a la Auditoria Interna del Colegio de Periodistas de Costa Rica, por el periodo que va de setiembre del año 2013 a octubre del año El trabajo obedeció al Plan de Trabajo de Auditoria, previamente aprobado por la Junta Directiva del periodo 2014 y elaborado conforme los lineamientos emanados por la Contraloría General de la Republica. El trabajo se realizó tomando como base las Normas Internacionales de Auditoria, a fin de brindar un trabajo asesor a la Junta. La Junta Directiva es la responsable de establecer los lineamientos a seguir en materia de procedimientos, la administración es la responsable de cumplir estos procedimientos en la ejecución de todo acuerdo emanado por la Junta directiva, dentro del marco legal vigente, junto con la colaboración de todos los funcionarios del Colegio de Periodistas; el objetivo de esta Auditoria Interna es velar por el cumplimiento del adecuado control interno, así como asesorar en la implementación de las medidas de control, tanto para prevenir, detectar y corregir las deficiencias. 1. Activos fijos seguimiento anual, toma de inventario físico. 2. Horas extraordinarias personal, muestra de enero a marzo Cuentas por pagar y manejo del registro (expedientes de contratación) de proveedores de Contratación Administrativa. 4. Seguimiento de observaciones de auditoría externa e interna. 5. Formularios justificantes y vales de caja chica, llevar copia consecutiva 6. Arqueo de formularios de vacaciones y 2% renta 7. Pólizas de caución. 1 P á g i n a A G O

3 1. Activos Fijos: Auxiliar contable desactualizado Falta de algunas placas en los activos Movilidad de activos entre departamentos sin boletas 2. Horas Extraordinarias personal de enero a marzo: Incumplimiento del lineamiento vigente para la autorización previa y del respaldo de planilla. El gasto por horas extras a esa fecha superaba el 61.57% del monto presupuestado. 3. Respaldo documental de Registro de Proveedores y manejo de condiciones de pago: Base de datos y expedientes desactualizados Rotación de los proveedores, cada 2 años. Inadecuado manejo de los plazos de pagos a proveedores según las cláusulas de lo convenido. 4. Formularios de caja chica. a. Los formularios de caja chica no poseían copia, lo que impedía verificar el uso consecutivo de los mismos. b. La misma situación de falta de consecutivo se presentó en los formularios de vacaciones y retenciones de renta. 5. Seguimiento de observaciones de Auditoría Externa e Interna. Junto con la administración se comprobó y verificó las deficiencias expuestas por la Auditoría Externa, para tomar las acciones correctivas. Como Auditoría Interna se procedió a informar a la administración de las deficiencias detectadas a setiembre de 2014, pendientes de modificar. La Junta Directiva ha ido trasladando los informes de Auditoría a la Dirección Ejecutiva para su atención, las recomendaciones se han implementado paulatinamente conforme los recursos humanos disponibles. De igual en los casos de mayor riesgo en el control internos los cambios fueron efectuados con inmediatez Es importante recalcar que tanto la Junta Directiva como la Administración tienen una actitud anuente al cambio ante las sugerencias emanadas por las auditorias tanto interna como externa, todo con el fin de resguardar adecuadamente los recursos institucionales. 2 P á g i n a A G O

4 Las recomendaciones implementadas son las siguientes: 1. Activos fijos seguimiento anual. Llevar a cabo la toma física, entre el Departamento Financiero Contable y ésta Auditoría y se actualizó el auxiliar de activos. Verificar que todos los activos estén plaqueados y registrados. Realizar el desecho de activos en mal estado y que no tienen reparación en la finca y unos en oficinas de Sabana. Crear conciencia de la importancia al personal de mantener actualizado su inventario, el procedimiento correcto para incluir, modificar, trasladar, reparar o desechar activos. 2. Horas extraordinarias personal, muestra de enero a marzo Se reenvió el procedimiento vigente para la autorización y el pago de las horas extraordinarias que realice el personal. 3. Cuentas por pagar y manejo del registro (expedientes de contratación) de Proveedores de Contratación Administrativa. Actualización del registro de proveedores. Falta por comprobar la disminución del tiempo de pago normal a los proveedores, sin embargo el procedimiento fue revisado y se le realizaron cambios. 4. Seguimiento de observaciones de Auditoría Externa e Interna. Auditoría Externa. A la fecha se logró la implementación del 100% de las deficiencias señaladas, con éxito para el mejoramiento del control interno. Auditoría Interna. Se remitió un oficio para revisión de las recomendaciones no implementadas a la fecha, para lo cual se espera la administración pueda corregirlas de igual forma a un 100%, al final del año: Se ha avanzado en algunos aspectos como arqueos de caja chica y formularios de uso interno. 5. Arqueos de Caja Chica. Mensualmente se realizan arqueos tanto por parte del Departamento Financiero Contable como de Auditoría, de los cuales se deja evidencia y los resultados han sido satisfactorios. 3 P á g i n a A G O

5 6. Formularios justificantes y vales de caja chica, llevar copia consecutiva. A partir de agosto se lleva este control consecutivo permitiendo realizar arqueos e información más rápida para extraer datos para control y elaboración de informes internos. 7. Arqueo de formularios de vacaciones y 2% Renta. Se verificó que los formularios de vacaciones y 2% de Retención de Renta se llevan en forma consecutiva tal y como se requiere, logrando obtener información más rápida. Asistencia a la Capacitación sobre elaboración de informes, impartida por CICAI. Asesorar a los funcionarios de las diferentes áreas. Recibir, investigar y dar respuesta a las inquietudes de los colegiados. Arqueos de caja chica Cumplimiento de la normativa dispuesta en un 100% para Declaraciones Juradas, de acuerdo con la Ley de Enriquecimiento Ilícito y el Sistema de Información de Actividad Contractual. Los informes de esta Auditoría ha permitido a la administración ver la eficiencia en el uso de los recursos y a la vez han creado conciencia de los controles como mecanismo de prevención de riesgos. He trabajado en coordinación con el Departamento Financiero Contable sobre todo para aspectos de conocer sus labores y asesorar en algunos aspectos relacionados con esas funciones. Los trabajos efectuados me permiten indicar que la información expresada en los Estados Financieros con corte al 30 de setiembre del 2014 y la ejecución presupuestaria, han sido ejecutados dentro de un marco de control interno sólido, lo genera datos satisfactorios. 4 P á g i n a A G O

6 Todavía quedan aspectos internos por mejorar a nivel de Auditoría, pero la capacitación y la apertura constante de mejoramiento llevan a mejores resultados y siempre es bueno ver como poco a poco conlleva a mejorar los resultados dentro de la organización. Me despido, indicar que cualquier información adicional que se requiera está a su disposición en la oficina de Auditoria. Atentamente, Andrea Umaña Méndez Auditora Interna 5 P á g i n a A G O