MANUAL DE SUPERVIVENCIA

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1 MANUAL DE SUPERVIVENCIA Pasos a seguir para los estudiantes que realicen estudios como Alumnado de intercambio en el curso Última actualización: 10/03/2015. v2 QUÉ INFORMACIÓN PUEDO ENCONTRAR AQUÍ? Esta guía se ha elaborado teniendo en cuenta las consultas de los alumnos que han realizado una estancia en otra Universidad en los últimos años. Los pasos siguen un orden más o menos cronológico. Antes de marchar p. 2 Reuniones informativas Documentación a preparar Comunicación con la universidad de destino Acciones en GAUR Matriculación en la Escuela Credenciales y seguros Solicitudes de becas Una vez en vuestro destino p. 9 Encuesta y certificado de inicio de estancia Ficha de proyecto Exámenes a distancia Ampliación de estancia Contraseña GAUR Al finalizar vuestra estancia p. 12 Encuestas y certificado de finalización de estancia Documentación que debéis entregar en la Escuela/en el Vicerrectorado Convalidación de asignaturas Convalidación del Trabajo Fin de Máster Créditos por actividades Contacto con la Escuela p. 15 1

2 Antes de marchar Reuniones informativas. Debéis asistir a todas las reuniones informativas relacionadas con vuestra estancia. Si no podéis asistir, avisadnos y avisad también a algún otro alumno (a ser posible que tenga vuestro mismo destino), para que os cuente. Debéis consultar el que habéis introducido en la solicitud con regularidad o bien hacer el link del mismo a una dirección personal que no tenga problemas de espacio ni filtros que eliminen nuestros mensajes, porque toda la comunicación se hará por . Ojo, el Vicerrectorado y el sistema GAUR sólo utilizan vuestra Nosotros usaremos la que nos digáis. Debéis obtener la mayor información posible acerca de vuestra universidad de destino, buscando en sus páginas web y preguntando a alumnos que hayan estado allí en años anteriores. Os proporcionaremos los datos. Documentación a preparar. Tenéis que preparar la documentación para solicitar la admisión en la universidad de destino. Con el subdirector (Charles Pinto) tenéis que acordar el contenido académico de la estancia, con el técnico (Unai Goikoetxea) todo el resto del papeleo. Documentación de contenido académico: qué vais a estudiar y qué se convalida. El Learning Agreement o Acuerdo Académico es el documento donde se indica qué vais a estudiar en la universidad de destino, y el Compromiso Previo de Reconocimiento Académico consiste en una tabla en la que se indican qué asignaturas se van a cursar en la Universidad de destino (incluido en su caso el Trabajo Fin de Máster - TFM) y las que se convalidarán aquí. Debéis acordar con el Subdirector el Compromiso Previo de Reconocimiento Académico para poder preparar después el Learning Agreement o Acuerdo Académico. En los siguientes meses, y una vez en destino, revisaremos y corregiremos ese documento para que al final figuren en él las asignaturas que definitivamente hacéis y por cuáles hay que convalidarlas. A la Universidad de destino se envían al menos tres documentos: la solicitud para estudiar allí (Application Form), el acuerdo académico (Learning Agreement L.A.) y vuestras calificaciones (Transcript of Records T.R.). Hay Universidades que piden que rellenéis impresos específicos o que hagáis la inscripción on-line. Cada uno sois responsables de verificar lo que os pide vuestro destino y cuáles son las fechas límite. Si veis que hay diferencias con la información que os facilitamos comunicadlo para que verifiquemos qué es lo correcto. 2

3 La solicitud (Application Form, Formulario de Postulación, Impreso de Aplicación ), los procesos de solicitud on-line y similares los preparáis vosotros, el técnico os ayudará con las dudas que tengáis al respecto. El acuerdo (Learning Agreement, Acuerdo Académico) lo preparáis una vez que hayáis negociado con el subdirector el Compromiso Previo de Reconocimiento Académico El Transcript of Records es vuestro expediente académico, que se prepara en Secretaría sin que tengáis que pedirlo, pero si parte de los estudios los habéis hecho en otra universidad o en otro Centro de la UPV/EHU, debéis traer vosotros un certificado original de esos estudios. En el caso del alumnado que sale con los programas Erasmus+ u Otros Destinos, el expediente debes estar en inglés, aunque también puede servir que nos facilitéis el SET (Suplemento Europeo al Título) si disponéis de él. Toda esta documentación tenéis que entregársela al técnico, con quien verificaréis que todo esté en orden, y luego se enviará desde la Escuela al coordinador de la universidad de destino en las fechas que correspondan (recordad que cada uno es responsable de buscar en la página web de su plaza la fecha límite, el técnico os fijará fechas de entrega de papeles según los destinos). Si en algún caso todo se tramita online y no hay que enviar nada, le preguntáis al Técnico las dudas que tengáis y el os proporcionará los documentos que nosotros tengamos que emitiros para que hagáis vuestra solicitud. Después, nos tendréis que comunicar que ya habéis terminado con la solicitud online. Para los que vais a hacer sólo el TFM, en algunos casos debéis haber acordado previamente con la universidad de destino el proyecto y el tutor para indicarlos en la solicitud. Ojo con las fechas! Instrucciones para preparar el Compromiso. Para los que vais a hacer sólo asignaturas Alumnos de Ingenierías superiores (Titulaciones antiguas): Para calcular el número de créditos ECTS que necesitáis hacer, multiplicad los créditos de nuestras asignaturas por 0.8. Un curso completo en nomenclatura europea son 60 créditos ECTS. Asociar en la tabla las asignaturas de uno y otro Centro teniendo en cuenta la equivalencia de créditos y temarios (más o menos). Para las asignaturas obligatorias en la Escuela, si tenéis opción de elegir en vuestra universidad de destino, debéis tratar de proponer asignaturas similares. Para las optativas tenéis más libertad. Las asignaturas optativas que finalmente elijáis asociadlas en la tabla a las que más se parezcan de la Escuela. Alumnos de Grado y Máster: Tenéis que cursar en destino el mismo número de créditos que vais a convalidar en la Escuela, buscando asignaturas análogas. 3

4 Para los que vais a convalidar sólo el TFM El Trabajo Fin de Máster que dura un cuatrimestre (o más) vale entre 12 y 30 créditos ECTS, depende de la Universidad. Ponéis proyecto en cada columna y ya está. Si vais a cursar un máster a la vez en un programa de doble titulación en el que el máster os convalida el TFM, ponéis Trabajo Fin de Máster en nuestra columna y el nombre del master completo en cuestión en la otra, junto con sus créditos (normalmente 60). Para los que vais a hacer todo 2º de Máster, esto es, todas las asignaturas de 2º Máster y el TFM Tenéis que hacer en la universidad de destino asignaturas por un valor de unos 30 créditos ECTS más el proyecto (que son entre 12 y 30 ECTS en la nomenclatura europea, según las universidades); normalmente las asignaturas en el primer semestre y el TFM en el segundo. Asociad en la tabla las asignaturas de uno y otro Centro teniendo en cuenta la equivalencia de temarios y el peso proporcional en créditos (más o menos). Para las asignaturas obligatorias en la Escuela, si tenéis opción de elegir en vuestra universidad de destino, debéis tratar de proponer algunas asignaturas similares. Para las optativas tenéis más libertad. Las asignaturas optativas que finalmente elijáis asociadlas en la tabla a las que más se parezcan de la Escuela. En la tabla de convalidación, el TFM se convalida por el Trabajo Fin de Máster y las asignaturas por asignaturas. En aquellos destinos en los que tenéis un paquete cerrado de asignaturas y proyecto (muchas Escuelas francesas) tenéis que cursarlo entero; simplemente asociáis asignaturas de su paquete con asignaturas que tengáis que convalidar. Para los que vais a hacer algunas asignaturas y TFM Debéis consultar con el subdirector cuántos créditos ECTS tenéis que hacer en la universidad de destino. Para todos Las asignaturas que elijáis en destino deben ser de ingeniería. Las asignaturas de idioma sólo se aceptan cuando van dentro de un paquete cerrado donde no podéis elegir lo que hacéis. Y deben ser todas asignaturas que tengan nota final, no valen las que se califican como asistió o superada o cosas así. Comunicación con la universidad de destino. Debéis tener claro quién es la persona de contacto en la Universidad de destino (puede ser la Oficina Internacional o un coordinador académico). Es importante que hayáis indicado a esa 4

5 persona cuándo llegáis y qué es lo que vais a hacer allí con la suficiente antelación (mínimo 3 meses), independientemente de que hayáis enviado la documentación pertinente previamente. Los que solamente vayáis a hacer el Trabajo Fin de Máster es conveniente que tratéis de que os asignen un tema y un tutor antes de que vayáis a vuestro destino. En muchas universidades esto hay que hacerlo OBLIGATORIAMENTE ANTES DE ENVIAR LA DOCUMENTACION, así que no os durmáis. De cualquier forma, esto os evitará una gran pérdida de tiempo al llegar allí. Por supuesto, tratad de arreglar el alojamiento lo antes posible, esto es algo que debéis gestionarlo vosotros con la información que os dé la Universidad de destino. Esto puede ser muy complicado en algunas universidades (p.e. en Alemania) y conviene hacerlo cuanto antes. Si tenéis dificultades con los impresos o el procedimiento, os podemos echar una mano, pero no lo tramitamos nosotros. Los que vais a países que necesitan visado (podéis informaros en la página web del Ministerio de Asuntos Exteriores, o mejor llamando por teléfono a la embajada) debéis pedir al responsable Erasmus o Internacional de la Universidad de destino que os mande un certificado de admisión como alumnos de programas de intercambio. Si es urgente, podéis decirles que nos lo envíen por fax a la Escuela ( ). Si vais varios al mismo destino, pedídselo juntos. Acciones en GAUR (sólo para Grados para este curso 2015/2016). Debéis entrar en GAUR y realizar el compromiso con los datos que habéis acordado previamente con el subdirector: de esta forma, constará todo en el sistema informático de cara a vuestras futuras convalidaciones. Lo que grabéis será validado o corregido, en su caso, por el subdirector, y si más adelante es necesario se modificará. Una vez grabada esta información imprimís el Learning Agreement que GAUR proporciona: Learning Agreement (para los programas Erasmus+ y Otros Destinos), Acuerdo Académico y Compromiso Previo. En un primer momento estos documentos llevan la indicación de Provisional. Cuando salgáis a vuestros destinos debéis llevaros el impreso original Definitivo del Learning Agreement, que os facilitaremos en la reunión informativa que se celebrará en junio. Este impreso os lo tienen que firmar en la universidad de destino: cuando esté firmado lo enviáis escaneado a pero recordad que tenéis que traer el documento original a la Escuela cuando se acabe vuestra estancia. Para poder realizar la movilidad internacional es imprescindible tener aprobadas todas las asignaturas del primer y segundo curso de la titulación de Grado. Si un alumno tiene suspendida en julio alguna asignatura de 2º (en el caso de Grado), debe renunciar a la movilidad a través de GAUR. Para ello, en el perfil de Intercambio universitario se selecciona en Consultas la plaza concedida, y se pincha en el botón Renuncia que aparece en la parte inferior de la pantalla. 5

6 Una vez cumplimentados los campos obligatorios, se imprime el documento, que debe entregarse firmado al técnico en la Oficina de Relaciones Internacionales de la Escuela. Este mismo proceso lo tiene que seguir cualquier alumno que renuncie a la movilidad por cualquier otro motivo. Ojo, porque si alguien no renuncia expresamente en GAUR a la movilidad concedida será penalizado, y no podrá volver a solicitar movilidad más adelante! Matriculación en la Escuela. Recordad que para realizar vuestra movilidad internacional tenéis que estar siempre matriculados de algo en la Escuela. Para los que vais a hacer sólo asignaturas o asignaturas de 2º de Máster y el TFM Debéis matricularos en la Escuela como un estudiante más en las fechas que se establezcan para la automatrícula. Al haber rellenado el Compromiso Previo en GAUR os aparecerán automáticamente a matricular las asignaturas que consten en él, indicando que son para convalidar. Si tenéis asignaturas pendientes las añadís en la matrícula para examinaros de ellas en la Escuela. Para los que vais a hacer solamente el TFM y tenéis todo aprobado Debéis matricularos del TFM en julio en la automatrícula, aunque no pidáis la convalidación hasta final de curso. Por si no lo tenéis claro, en todas las titulaciones, para poder matricularse del TFM hay que tener todas las asignaturas aprobadas y realizados todos los créditos que no sean del TFM. Si no se realiza la convalidación en ese curso académico, tendréis que volver a matricularos para el curso siguiente. Por tanto, es importante que todos os informéis previamente de los trámites para la matrícula del TFM que realizaréis de la misma forma que cualquier otro alumno de la Escuela Para los que vais a hacer solamente el TFM y no tenéis todo aprobado (procurad que esto no ocurra) Debéis matricularos de las asignaturas que os queden pendientes (más adelante os explicamos el procedimiento a seguir cuando hayáis aprobado las asignaturas pendientes). Si cuando llegue el momento de matricularos no conocéis todas las notas, os matriculáis como si las tuvieseis suspendidas y si después aprobáis todo tendréis que matricularos del TFM según el procedimiento que os explicamos más adelante. Si no podéis hacer la matrícula TFM en el periodo de automatrícula porque no tenéis todas las asignaturas aprobadas, cuando podáis ver en GAUR que tenéis aprobadas todas las asignaturas debéis matricularos del TFM. Ojo, la matrícula del TFM no está abierta todo el año, hay unos plazos determinados que debéis respetar! 6

7 El alumnado que realice la movilidad internacional durante el primer semestre matriculará el TFM en febrero, y aparecerá después en actas de marzo-abril, dependiendo de cuándo se reciba la nota y se pueda realizar la convalidación. El alumnado que realice la movilidad internacional durante el segundo semestre o a lo largo de todo el año académico matriculará el TFM en agosto, y aparecerá después en actas de septiembre-octubre, dependiendo de cuándo se reciba la nota y se pueda realizar la convalidación. Los casos que no puedan ajustarse a estas fechas se comunicarán a y se tratarán individualmente. Si alguien ve que, por alguna razón relacionada con su situación académica, se va a marchar sin haber realizado la matrícula, que se lo comunique al técnico para que veamos cómo lo resolvemos. Credenciales y seguros. Debéis llevar a vuestro destino el resguardo de la matrícula y todos aquellos papeles que puedan demostrar que sois alumnos de intercambio (el certificado oficial lo descargáis del GAUR). Debéis llevar tres seguros: Seguro Cum Laude para países extranjeros. Este seguro cubre accidentes, robo, problemas en viaje, repatriación, etc. ES OBLIGATORIO QUE LO CONTRATEIS eligiendo la cobertura opcional de viajes de 6 a 9 meses o de 9 a 12 meses, según cada caso. Cuándo lo contratáis? Cuando queráis, entrará en vigor cuando salgáis, pero lo razonable es que lo hagáis una semana antes de partir. Al contratarlo deberéis entregar el ejemplar para la empresa en la dirección que se indica en el impreso, y enviar una copia escaneada al Vicerrectorado de Estudios de Posgrado y Relaciones Internacionales a la dirección Los papeles de este seguro los tenéis en la Secretaría de la Escuela o en nuestra página web. Si cuando vais a contratarlo aún no ha salido el impreso 15/16 y pone 14/15 podéis usar este último, simplemente tachando 14/15 y escribiendo a mano 15/16. MUY IMPORTANTE: Este seguro está ligado al curso académico (de 1 de septiembre de 2015 a 31 de agosto de 2016), por lo que aquellos que salgáis en agosto 2015 debéis contratar DOS seguros, el del 14/15 y el del 15/16. Los podéis contratar a la vez, no hay ningún problema. Seguro médico. Aunque el Seguro Cum Laude cubre también la asistencia sanitaria, se recomienda que el alumnado que vaya a realizar su movilidad en Europa solicite la Tarjeta Sanitaria Europea (consultar con la Seguridad Social para su obtención). Los que vais a otros continentes debéis consultar en las oficinas de la Seguridad Social 7

8 qué tipo de acuerdos hay, qué cubren y cómo funcionan (en muchos casos no los hay por lo que tendréis que contratar un seguro privado). Los que tengáis seguros médicos privados deberéis consultar qué cobertura tenéis en el extranjero. Pero TODOS debéis llevar un seguro médico. Además, debéis consultar en la universidad de destino, ya que algunas exigen un seguro médico específico. Seguro de responsabilidad civil. Lo tiene contratado la Universidad para los alumnos, no tenéis que hacer ningún papeleo. Bajáis el certificado desde la página web de Relaciones Internacionales de la Escuela. Este seguro cubre los destrozos que podáis hacer en las Universidades de destino; en algunas de ellas os pedirán que lo acreditéis antes de poder entrar en los laboratorios. De todas formas, algunas Universidades os harán contratar su propio seguro de responsabilidad civil. Solicitudes de becas. Para información sobre becas y ayudas, consultar la página web del Vicerrectorado: IMPORTANTE: cada plaza tiene asignada una serie de meses. Debéis preocuparos de que, cuando os firmen los certificados de llegada y salida en la Universidad de destino, la estancia incluya los meses correspondientes. Si no es así, os pedirán la devolución de la parte proporcional de las becas que os hayan concedido. El alumnado del programa Erasmus+ que recibe la beca SEPIE (antes OAPEE) debe editar desde GAUR el Contrato de Subvención, rellenarlo y enviarlo al Vicerrectorado de Estudios de Posgrado y Relaciones Internacionales, a la dirección 8

9 Una vez en vuestro destino Una vez en destino, debéis enviar un mensaje a para confirmar el Acuerdo Académico/Learning Agreement o para proponer al subdirector uno nuevo, justificando la razón de los cambios (solapamientos de horarios, idioma de impartición, el contenido real no es el que parecía, asignaturas que ya no se imparten ). Esto debéis hacerlo a vuestra llegada, una vez que la situación académica en destino esté clara. Si por alguna razón vais a tardar más debéis indicarlo. Todas las modificaciones se introducirán en GAUR (para GRADO). Os enviaremos los nuevos documentos que se generen para que firméis tanto vosotros como la universidad de destino, y después nos los tendréis que hacer llegar, tal como se ha indicado antes. El adelanto de convocatoria se puede solicitar a través de la web de la Escuela, en Adelanto de convocatoria, dentro del apartado de Secretaría. Encuesta y certificado de inicio de estancia. Antes de salir o cuando ya estéis en vuestro destino, os enviaremos un mensaje para solicitaros que rellenéis una breve encuesta online. Recordad que debéis cumplimentarla en el plazo que se os indique en el mensaje, ya que esta encuesta nos sirve para mejorar año a año en todos los aspectos relacionados con la preparación de la movilidad internacional. Y aquellos que salgáis para un periodo superior a un semestre recibiréis un mensaje similar durante vuestra estancia, para que rellenéis otra encuesta que servirá para detectar posibles problemas que puedan corregirse mientras todavía estáis en destino. Por otra parte, cuando lleguéis a vuestro destino debéis hacer que os firmen el certificado de llegada que previamente habréis bajado de GAUR, y luego lo enviáis escaneado a color al Vicerrectorado, a la dirección Los alumnos de los programas AL/OD deben enviarlo también a Si no enviáis este certificado no recibiréis el dinero de las becas que se os hayan concedido. IMPORTANTE. Los alumnos que habéis recibido la beca del Ministerio debéis aportar el certificado a la sede electrónica en los 10 días siguientes a vuestra llegada a destino. Ficha de proyecto. Aquellos que vayáis a realizar el TFM durante vuestra estancia recibiréis un mensaje solicitando que rellenéis un documento (ficha de proyecto) que os facilitaremos y que debéis enviar cumplimentado a mientras estáis en destino. Exámenes a distancia. 9

10 La realización en el extranjero de exámenes de asignaturas pendientes en la Escuela sólo se permite a los alumnos de las titulaciones de Máster, con las siguientes restricciones: No estáis realizando exclusivamente el TFM. Son asignaturas de la titulación por la que realizáis el intercambio. Sólo podréis solicitar un máximo de dos exámenes durante la estancia. Quedan excluidos los adelantos de convocatoria y los exámenes extraordinarios. El objetivo es evitar que perdáis clases o exámenes en destino y facilitar la finalización de la titulación. El examen tendría lugar el mismo día y a la misma hora que en la Escuela y se enviaría por correo electrónico a la universidad de destino. Una vez realizado, al terminar el examen el responsable de Internacional en vuestro destino deberá enviar al subdirector una copia escaneada a y el original por correo postal a la dirección de la Escuela. La realización del examen es vuestra universidad de destino no es un derecho: los profesores de la Escuela no tienen obligación de seguir ese procedimiento, y debéis tener en cuenta que vosotros asumís los riesgos inherentes a este proceso (fallo de servidores, pérdida del original en el correo, etc). Para la realización de un examen a distancia debéis seguir los siguientes pasos: 1. Solicitar el permiso a los profesores de la asignatura correspondiente. 2. Contactar con el coordinador del centro de destino para saber si está dispuesto a realizar el examen. 3. Enviar a el impreso de solicitud con la información sobre el examen, fecha, hora y profesor(es) responsable(s) (lo tenéis colgado de la página web de la Escuela, en el link indicado). Fecha límite de solicitud: 15 de diciembre para la convocatoria de enero y 1 de mayo para la correspondiente. No se admitirá ningún examen a distancia que no haya seguido los tres pasos anteriores para esa fecha. 4. Estudiar para que todo el esfuerzo que supone para los coordinadores sirva para algo. Los que estéis realizando exclusivamente el TFM tendréis que prever el viaje a Bilbao para los exámenes, solicitando al director del proyecto en destino vuestra ausencia durante el periodo correspondiente. Por último, tened en cuenta que las fiestas de cada país y los horarios de trabajo no siempre coinciden, por lo que si cuando se hace aquí un examen, allí es fiesta o es a una hora muy tardía para ellos, no lo podréis hacer en destino. El examen se hará el mismo día y a la misma hora que aquí, sin excepción. En el supuesto caso de que suspendáis uno de estos exámenes, el proceso de revisión de examen es el habitual, esto no se puede hacer a distancia. 10

11 Ampliación del periodo de estancia. Si alguien necesita ampliar el periodo de estancia previsto para la realización del TFM y la universidad de destino está de acuerdo, hay que seguir los siguientes pasos: 1) Debéis enviar un mail a solicitando la ampliación, indicando los motivos y la fecha final hasta la que queréis alargar la estancia y adjuntando: a) El impreso rellenado y firmado b) Fotocopia del Seguro cum laude en vigor durante la ampliación de la estancia. Si ya lo tenéis adjuntar fotocopia, si no tenéis que contratar una extensión y enviarnos la fotocopia. c) Autorización del Centro de acogida en la que se manifiesta la conformidad con la ampliación de la estancia. 2) Una vez que hayáis enviado toda la documentación os comunicaremos por si todo está en orden y si la ampliación está ya oficialmente aceptada. En cualquier caso, deben tenerse en cuenta dos cosas: El periodo de ampliación debe realizarse a continuación de la estancia inicial. La concesión de la ampliación del periodo de estancia no implica la ampliación de la beca, si existe. Por último, indicar que, en el caso de los que estáis haciendo 2º de Máster y Trabajo Fin de Máster (año completo), aunque la normativa dice que la estancia total no puede superar los 12 meses, no ha habido problemas hasta ahora para ampliar hasta Navidades y no esperamos que los haya. BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA SE CONCEDERÁ UNA AMPLIACIÓN DE ESTANCIA MAS ALLÁ DEL 31 DE DICIEMBRE DE Contraseña GAUR. Si alguien necesita que se le facilite una nueva contraseña de acceso a GAUR mientras está en destino, debe enviar un mensaje a adjuntando el DNI escaneado. En caso de que no estéis en destino, la contraseña GAUR solo se facilita acudiendo en persona a la Secretaría de la Escuela. 11

12 Al finalizar vuestra estancia. Encuestas y certificado de finalización de estancia. Antes de volver o cuando ya estéis de regreso recibiréis un mensaje donde os pediremos que rellenéis una breve encuesta online. Recordad que debéis cumplimentarla en el plazo que se os indique en el mensaje, ya que esta encuesta nos sirve para trabajar en la mejora y corrección (dentro de nuestras posibilidades) de los problemas que se hayan podido detectar en vuestros correspondientes destinos. Por otra parte, antes de abandonar vuestra universidad de destino debéis hacer que os firmen el certificado de finalización que os podéis bajar de GAUR. Luego lo enviáis al Vicerrectorado o lo entregáis en mano, junto con el impreso de su encuesta. Ojo, porque si no les hacéis llegar estos documentos, no recibiréis el pago final de las becas que se os hayan concedido! Y tened cuidado de que las fechas de inicio y final de vuestra estancia que figuren en el certificado sean correctas y coincidan con las indicadas al solicitar las becas, porque si el periodo de estancia es inferior al que indicasteis en su momento, tendréis que devolver la parte proporcional. Documentación que debéis entregar en la Escuela/en el Vicerrectorado Recordad que debéis entregar en la Oficina de Relaciones Internacionales de la Escuela el impreso original del Learning Agreement o Acuerdo Académico firmado por la universidad de destino. Además, hay otra encuesta que debéis rellenar para el Vicerrectorado. La podéis encontrar en GAUR, con el nombre de Informe final. Tenéis que cumplimentarla, imprimirla, enviarla online y después mandar el documento firmado escaneado en color a Convalidación de asignaturas. Cuando hayáis aprobado las asignaturas debéis insistir en vuestra universidad de destino para que nos envíen las notas, porque cuanto antes lleguen antes se os podrán convalidar. Una vez recibidas, se procederá a la convalidación poniendo las notas de acuerdo al Compromiso Previo realizado en GAUR. Si suspendéis alguna asignatura en destino aquí figurará como suspenso la asignatura o el número de créditos proporcional que corresponda. La convocatoria será la que corresponda a la primera (enero o mayo), aunque la convalidación se haga en septiembre. En el caso de suspender alguna asignatura en el extranjero, tenéis derecho a la convocatoria de junio de la Escuela (excepto los alumnos de dobles titulaciones, que tenéis que hacerlo todo allí). 12

13 El sistema de calificación orientativo es el siguiente: Calificación ECTS Calificación ETSI Bilbao Definición A 10 Matrícula de Honor Dominio global de la asignatura sin errores B 9 Sobresaliente Resultados muy destacados, solo con errores menores C 8 Notable Por encima de la media, pero con algunos errores D 6-7 Aprobado/Bien Resultados buenos, pero con errores considerables E/PASS 5 Aprobado El rendimiento cumple con los criterios mínimos FX 4 Suspenso Requiere más trabajo, antes de que el aprobado pueda otorgarse F 0-3 Suspenso Es necesario un trabajo considerable NOT TAKEN NP No Presentado El estudiante no se presentó al examen final Para aquellos alumnos para los que hemos hecho un paquete de convalidación 2º de Máster y Trabajo Fin de Máster hacemos una nota media ponderada. En el supuesto de que, por la razón que sea, volvierais sin el proyecto aprobado, necesitareis más créditos en asignaturas en destino para convalidar las asignaturas de la Escuela. Todo alumno que vea que se va a encontrar en esa situación debe enviar cuanto antes un mensaje a para que el subdirector considere si hay que replantear el plan de estudios. Convalidación del Trabajo Fin de Máster. Para poder convalidar el Trabajo Fin de Máster, cuando lo finalicéis en destino y esté evaluado necesitamos que el coordinador de vuestro Centro de destino envíe cuanto antes un documento firmado y sellado con la nota del proyecto. A continuación, debéis entregar en la Secretaría de la Escuela la siguiente documentación, indicando que es para la convalidación del proyecto: 1. Impreso de Solicitud de Defensa Pública del Trabajo Fin de Máster. Vosotros no hacéis la defensa en la Escuela, pero tenéis que entregar este impreso. Lo rellenáis todo hasta donde tenéis que firmar, lo que hay más abajo sobre el director y la comisión de evaluación no lo tocáis. El título del Trabajo Fin de Máster en este impreso lo debéis escribir traducido al castellano o al euskera, poniendo entre paréntesis el título en el idioma original en el que se haya redactado. 2. Si el proyecto es confidencial, vuestro tutor en destino debe rellenar el Impreso de Solicitud de Confidencialidad del Trabajo Fin de Máster : lo puede rellenar en castellano, euskera, inglés, francés, alemán, italiano o portugués. Si no está rellenado, no se tratará como confidencial. 13

14 3. Debéis entregar dos copias del Trabajo Fin de Máster en CD, con la memoria del proyecto (formato.doc o.pdf), todos los archivos pertinentes y un breve resumen en castellano o euskera si el Trabajo Fin de Máster está escrito en inglés. Debéis contactar con el Servicio de Publicaciones de la Escuela (en la página web de la Escuela tenéis los datos de contacto) y entregarles los archivos digitales, de forma que ellos den a los CDs el formato oficial adecuado, carátulas incluidas. Tendréis que rellenar una hoja de datos que ellos os indicarán. Sólo se aceptarán los Trabajos Fin de Máster bajo ese formato. El título del Trabajo Fin de Máster que aparezca sobre los CDs debe estar en castellano o euskera, en caso contrario se rechazará. 4. Todo esto lo hacéis una vez que estéis en condiciones de convalidar el Trabajo Fin de Máster. Al año hay hasta 8 Actas parciales de Trabajo Fin de Máster (consultad la web de Secretaría para ver las fechas). Debéis entregarlo todo entre 7 y 15 días antes del acta en la que queréis aparecer como Titulados. Toda esta información podéis encontrarla en la web de la Escuela, dentro de los apartados: Normativa de Trabajo Fin de Máster Solicitud de Defensa del TFM Solicitud de Confidencialidad del TFM (si lo necesitáis en inglés, nos lo pedís). En el caso de que, una vez terminada la estancia, el proyecto no se pueda convalidar porque aún no habéis aprobado TODAS las asignaturas de la carrera, DEBEREIS ENTREGAR SÓLO LA NOTA; todo lo demás lo entregareis cuando estéis en condiciones de convalidar, entre 7 y 15 días antes de la fecha del Acta en la que seréis ingenieros. La nota del proyecto se guarda como máximo durante un curso académico. Esto es, para los que vais el curso 2015/2016, la convalidación del proyecto puede quedar aparcada a lo largo del curso 2016/2017. Excepcionalmente, y si hay razones de peso, se podría dar un plazo más largo, pero se estudiaría cada caso individualmente. Transcurridos estos plazos, la situación caduca y no habrá convalidación. Créditos por actividades. Por la movilidad internacional, los estudiantes de Máster podéis solicitar una amortización de hasta 9 ECTS por estancias de 5-6 meses. Esta solicitud la podéis hacer simultáneamente a la matrícula del Trabajo Fin de Máster. No necesitáis entregar ningún justificante para ello. Daremos el visto bueno al finalizar la estancia, siempre y cuando tengáis todo lo demás aprobado y la documentación con todas las firmas entregada. 14

15 Contacto con la Escuela Todas las cuestiones y dudas relacionadas con vuestro intercambio universitario que queráis consultarnos o comunicarnos debéis enviarlas a También podéis poneros en contacto con nosotros en el teléfono , o acudiendo a la Oficina Internacional de la Escuela dentro del horario de atención al público. Para cualquier asunto relacionado con vuestras becas tenéis que escribir a la dirección Esta dirección es del Vicerrectorado de Estudios de Postgrado y Relaciones Internacionales de la UPV/EHU, ellos son quienes las gestionan. Y esto es todo. Os recomendamos que antes de preguntarnos una duda, leáis esta guía para ver si os la puede resolver. Os deseamos una feliz y provechosa estancia en vuestros lugares de destino. Un saludo, Subdirección de Relaciones Internacionales 15

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