NUPOINT UNIFIED MESSAGING

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1 MITEL NUPOINT UNIFIED MESSAGING GUÍA DE USUARIO VERSIÓN 7.0

2 AVISO La información contenida en este documento se considera correcta en todos sus aspectos, pero no está garantizada por Mitel Networks Corporation (MITEL ). La información queda sujeta a modificaciones sin previo aviso y en ningún caso debe considerarse la existencia de ningún tipo de compromiso por parte de Mitel o de cualquiera de sus compañías asociadas o subsidiarias. Mitel, sus compañías asociadas y subsidiarias no asumen responsabilidad alguna por cualquier error u omisión que pudiera haber en este documento. Se pueden realizar revisiones de este documento o nuevas ediciones para incorporar dichos cambios. Ninguna parte de este documento puede reproducirse o transmitirse en forma alguna o por cualquier medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la autorización escrita de Mitel Networks Corporation. Marcas comerciales Mitel y NuPoint Unified Messaging son marcas comerciales de Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook es marca registrada de Microsoft Corporation. VMware, VMware vmotion, VMware vcloud, VMware vsphere, ESX y ESXi son marcas registradas de VMware Incorporated. Otros nombres de productos mencionados en este documento pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y se reconocen por medio del presente documento. Mitel NuPoint Unified Messaging Guía de usuario Versión 7.0 Junio de 2014 Versión del documento 1.4, Marca comercial de Mitel Networks Corporation Copyright 2014, Mitel Networks Corporation Todos los derechos reservados ii

3 Tabla de contenido Introducción Acerca del sistema de correo de voz Acerca de este documento Su teléfono Preparación para acceder al buzón Acceso a su buzón Dentro de la compañía Desde su propia extensión Desde otra extensión Fuera de la compañía Desde una línea externa Desde una línea externa a la recepcionista automática Configuración del buzón Visión general de los menús Saludos Nombre Código de acceso Reproducción de mensajes Acceder al Correo de voz y a los Menús del correo electrónico Reproducción de mensajes Mientras escucha un mensaje Luego de escuchar un mensaje Creación de mensajes Creación de un mensaje de voz Grabación de un mensaje de voz Envío de un mensaje al terminar la grabación Opciones de usuario Acceso a las opciones de usuario y al tutorial para el usuario Saludos, Nombre y Código de acceso Listas de distribución Creación y modificación de una lista de distribución Uso de una lista de distribución Opciones de programación de llamadas Despertador de NuPoint Buscapersonas Entrega de mensajes Revisión de entrega futura iii

4 Guía del usuario de mensajería Función opcional Grabar una llamada Grabación durante una llamada bipartita Grabación con teclas variables Grabación con teclas de función fija Colocación de una llamada en espera durante la grabación Para escuchar una grabación Función opcional de fax Opciones de entrega de fax Reproducción e impresión de mensajes de fax Desde un teléfono Desde un teléfono de fax Luego de escuchar un mensaje de fax Creación de un mensaje de fax (Sin voz) Desde el sistema de fax de su compañía Desde su buzón Creación de un mensaje de fax (Con voz) Desde el sistema de fax de su compañía Desde su buzón Usar la computadora para mensajes de fax Descargar e instalar la impresora del fax Envío de un fax Envío y reenvío de mensajes de fax Usar la computadora para mensajes de voz Complemento del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 y Instalación del complemento de cliente para Outlook Habilitar usuarios adicionales del complemento de Outlook en una PC Configurar la reproducción del mensaje Configurar el acceso al perfil de Mensajería unificada Barra de herramientas NuPoint Unified Messaging Barra de herramientas QuickPlay Navegación por los mensajes de voz Reproducción de un mensaje de voz en Outlook Enviar un nuevo mensaje de voz Responder un mensaje de voz Reenvío de un mensaje de voz Iniciar la vista web desde Outlook iv

5 Tabla de contenido Complemento del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2010 y Instalación del complemento de cliente para Outlook Ficha NuPoint Unified Messaging Controles de multimedia Establecer la configuración de la cuenta NuPoint Navegación de mensajes de voz en Outlook Reproducción de un mensaje de voz en Outlook Enviar un nuevo mensaje Responder a un mensaje Reenvío de un mensaje Ver un mensaje de fax Función opcional Texto a voz (TTS) Reproducir un mensaje de Texto a voz Función opcional Contestador automático de voz Sugerencias al hablar Comandos de voz universales Realización de llamadas Realización de una llamada usando comandos de voz Realización de una llamada usando marcación de dígitos Cancelación de una llamada Para llamar al operador Función opcional de Navegación por voz Sugerencias al hablar Comandos de voz universales Habilitación de Navegación por voz Ingresar comandos de voz Acceso a su buzón Acceder al Correo de voz y a los Menús del correo electrónico Administrar sus mensajes Acceder a otros menús v

6 Guía del usuario de mensajería vi

7 Introducción Introducción Acerca del sistema de correo de voz NuPoint Unified Messaging (UM) de Mitel le permite administrar su correo de voz, Grabar una llamada (RAC), enviar un fax y ver mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook desde un teléfono de tonos o de su PC. El correo de voz, grabar una llamada (RAC), fax y el correo electrónico son "mensajes" a los que puede acceder a través del buzón mediante un sistema de menú. El menú Correo de voz proporciona acceso a la mayoría de las funciones y opciones del buzón de voz, como fax y mensajes. Cualquier usuario de correo de voz puede acceder a este menú. El menú de Correo electrónico solo proporciona acceso a los correos electrónicos y está disponible solo para los usuarios que cuenten con la función Advanced Unified Messaging con la opción Texto a voz. Ahora, además de acceder a sus mensajes a través del teléfono, puede reproducir y administrar sus mensajes de voz desde la bandeja de entrada de Microsoft Outlook. Solo basta con instalar un complemento que le permite reproducir y administrar sus mensajes de voz desde la bandeja de entrada del correo electrónico en los altavoces de la computadora o teléfono. Para usar esta función debe tener la función Advanced Unified Messaging. Para obtener más información, consulte "Usar la computadora para mensajes de fax" en la página 21. También está disponible un Contestador automático de voz (SAA) para realizar llamadas mediante comandos de voz. SAA es una aplicación con voz que le permite hacer llamadas rápida y eficientemente al pronunciar los nombres. Además de hacer llamadas por nombre, puede mencionar a un departamento o decir un número telefónico. Un tutorial le muestra las funciones del sistema y cuenta con ayuda basada en voz para responder preguntas. Consulte la "Función opcional Contestador automático de voz" en la página 46 para obtener más información. La función opcional de Navegación por voz permite a los usuarios administrar sus buzones mediante comandos de voz. En lugar de molestarse en encontrar y pulsar un botón en el marcado de su teléfono, pueden simplemente "decir el comando" desde su extensión principal o alternativa. Esto es particularmente útil para los conductores que desean utilizar sus teléfonos celulares en modo manos libres. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no posea todas las opciones descritas en esta guía. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. Acerca de este documento Esta guía proporciona instrucciones sobre la funcionalidad de la interfaz de usuario telefónico Mitel (TUI), el complemento de Mitel para clientes de Outlook y el Contestador automático de voz. Si usa otro cliente de correo electrónico compatible, consulte la Ayuda de Vista Web para obtener más información. También consulte la Guía de referencia rápida de Mitel TUI de NuPoint Unified Messaging en 1

8 Guía del usuario de mensajería Su teléfono Familiarícese con su teléfono antes de utilizar las funciones del correo de voz del sistema. Tecla Mensaje: se utiliza para llamar al sistema NuPoint UM Voice y acceder al buzón. Teclado: se utiliza para seleccionar opciones del menú dentro del sistema de correo de voz. Luz de mensaje: se utiliza para indicar cuando hay nuevos mensajes en el buzón. Teclas variables: se utilizan para seleccionar diversas opciones de menú del correo de voz. Para seleccionar una opción de menú que aparezca en la pantalla del teléfono, puede pulsar la tecla variable según el contexto que aparece en la pantalla digital del teléfono o el dígito del teclado correspondiente a la opción. Nota: Es posible que los nombres de las teclas variables que se usan en esta guía difieran levemente de los que aparecen en su teléfono. Por ejemplo, la tecla variable Bor (borrar) puede aparecer como Eliminar en ciertos modelos. Preparación para acceder al buzón Antes de acceder al buzón, asegúrese de solicitar la información siguiente a su Administrador de sistema: número de recepcionista NuPoint UM (opcional) extensión de acceso al sistema NuPoint UM Voice número de su buzón su código de acceso predeterminado. Si tiene algún problema o preguntas acerca de los procedimientos, consulte a su Administrador de sistema. 2

9 Acceso a su buzón Acceso a su buzón Todos sus mensajes de voz residirán en su "buzón" personal, el cual está protegido con un código de acceso. Su Administrador de sistema le asignará un código de acceso temporal para que lo utilice la primera vez que ingrese al buzón. La manera en que inicia sesión en su buzón dependerá de si está llamando desde su compañía o desde afuera. Dentro de la compañía Desde su propia extensión 1. Marque el número de acceso interno a NuPoint UM Voice. 2. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. Desde otra extensión 1. Marque el número de acceso interno a NuPoint UM Voice. 2. Pulse la tecla cuando se le solicite ingresar un código de acceso 3. Marque el número de su buzón y pulse la tecla. 4. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. Fuera de la compañía Desde una línea externa 1. Marque el número de acceso externo a NuPoint UM Voice. 2. Marque el número de su buzón y pulse la tecla. 3. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. Desde una línea externa a la recepcionista automática 1. Marque el número de recepcionista NuPoint UM. 2. Pulse la tecla para acceder al sistema NuPoint UM Voice. 3. Marque el número de su buzón y pulse la tecla. 4. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. 3

10 Guía del usuario de mensajería Configuración del buzón La primera vez que accede al buzón, se activa automáticamente un tutorial para el usuario, el cual lo guía a través de la primera sesión en el buzón, le explica cómo grabar un saludo y su nombre y le solicita que cambie su código de acceso temporal. Sugerencia: Después de reproducir o enviar mensajes, el sistema puede llevarlo de vuelta a un menú anterior con opciones diferentes a las del menú que estaba utilizando. Visión general de los menús Para ver una ilustración de la visión general de los menús, consulte la Guía de referencia rápida de Mitel TUI de NuPoint Unified Messaging (http://edocs.mitel.com/ug/index.html). Saludos Luego de abrir su buzón, se le solicitará que grabe uno o más saludos para que los escuchen las personas que llamen a su buzón. Por ejemplo, puede grabar un saludo para que las personas sepan que su línea está ocupada (como "En este momento estoy al teléfono y no puedo responder su llamada") y otro saludo cuando no esté cerca del teléfono (como "En este momento me encuentro fuera de la oficina"). Si el administrador de sistema habilitó la función Saludo de ausencia extendida para su buzón podrá grabar un Saludo de ausencia extendida. Este saludo le permite informar a las personas que llaman sobre una ausencia extendida. Las personas que llaman no pueden omitir el saludo. Al final del mismo, se transfiere a los que llaman la operadora o pueden dejar un mensaje. Nota: Una vez lista la grabación se activa el Saludo de ausencia extendida. Esto significa que se redirigirá a todos los que llamen a su buzón, donde escucharán el saludo de ausencia extendida. Cuando inicie sesión en su correo de voz se le solicitará pulsar 1, para conservar el Saludo de ausencia extendida o pulsar 2 para desactivarlo. Si el Administrador de sistema desactivó la entrega de mensajes para el Saludo de ausencia extendida, las personas que llamen solo se transferirán a la operadora. Consulte "Saludos, Nombre y Código de acceso" en la página 11. Nombre Se le solicitará que grabe su nombre para que el sistema pueda: Dirigirse a usted cuando se comunique con el sistema (por ejemplo: "Hola, Ana Sánchez"). Informar a otros usuarios cuando usted les envíe un mensaje (por ejemplo: "4:45 p.m., de Ana Sánchez"). Indicar su nombre a otros usuarios cuando dirigen mensajes a su buzón (por ejemplo: "Ana Sánchez"). 4

11 Configuración del buzón Código de acceso El sistema siempre le solicitará su código de acceso antes de acceder al buzón. La primera vez que acceda al buzón, utilizará un código de acceso temporal asignado por el Administrador de sistema. Durante el tutorial, se le solicitará que cambie este código de acceso por un número que contenga de 4 a 10 dígitos. Defina un código de acceso que pueda recordar fácilmente, pero no seleccione un número obvio como "1234". Nota: Los códigos de acceso se utilizan solo si usted desea proteger su privacidad. Puede elegir la opción de no tener código de acceso pulsando 0000 cuando se le indique durante el tutorial. Una vez que su buzón esté configurado, podrá comenzar a usar las funciones de NuPoint UM Voice. Nota: Para obtener seguridad adicional, su administrador puede configurar el código de acceso para que expire en intervalos regulares. 5

12 Guía del usuario de mensajería Reproducción de mensajes Cuando accede al buzón para recuperar sus mensajes, el sistema le indica cuántos mensajes tiene ("Usted tiene 2 mensajes urgentes y 2 mensajes no escuchados"). A los usuarios de Advanced Unified Messaging (UM) con la opción Texto a voz (TTS), el sistema le indica cuantos correos de voz y correos electrónicos tiene ("Tiene 2 mensajes no escuchados, 1 mensaje guardado, 3 correos electrónicos sin ver y 1 correo electrónico guardado). Puede acceder a los correos de voz y electrónicos desde menús aparte. Después del resumen de mensajes, los usuarios con Advanced UM con TTS pueden acceder al correo de voz o al menú de correo electrónico. Puede salir de un menú para acceder al otro. Notas: 1. Los usuarios con Advanced UM que no tienen la opción TTS no pueden acceder al menú del correo electrónico. 2. Si el sistema experimenta demoras al recuperar la información del servidor de correo electrónico, es posible que no pueda informarle cuantos mensajes de correo electrónico tiene. Para evitar este problema mantenga menos de correos electrónicos en su buzón. Acceder al Correo de voz y a los Menús del correo electrónico Después de acceder al buzón Si es un usuario del correo de voz regular, ya se encuentra en el menú del Correo de voz. Si tiene Advanced UM con TTS, puede pulsar para acceder al menú Correo de voz o para acceder al menú Correo electrónico. Reproducción de mensajes Después de acceder al menú de Correo de voz o al de Correo electrónico, pulse o la tecla variable Reproducir (o Reproducir mensaje). Los mensajes urgentes se reproducen automáticamente en primer lugar. Luego, según la configuración de su buzón, puede tener la opción de reproducir primero los mensajes sin reproducir o los guardados; o bien, se reproducirán primero sus mensajes sin reproducir. Nota: Si su sistema de buzón de voz tiene activada la opción de hora y fecha, reproducirá dicha información al comienzo de cada mensaje. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. 6

13 Reproducción de mensajes Mientras escucha un mensaje En cualquier momento durante la reproducción de un mensaje, usted puede: Pulsar esta tecla O Pulsar esta tecla variable Más y luego Pausa Para realizar esta acción Poner en pausa el mensaje durante 30 segundos. Retroceder cinco segundos en el mensaje. Æ Avanzar cinco segundos en el mensaje. Omitir Avanzar al siguiente mensaje. Más y luego Reproducir Volver al comienzo del mensaje anterior. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no tenga acceso a todas las opciones anteriores. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. Luego de escuchar un mensaje Al término de un mensaje, usted puede: Pulsar esta tecla O Pulsar esta tecla variable Reproducir (o Reiniciar) Para realizar esta acción Reproducir el mensaje nuevamente. Contestar Contestarle a la persona que le envió el mensaje. Cuando termine de grabar el mensaje, pulse o la tecla variable Enviar para enviarlo y continuar con la sesión. Luego pulse para enviar su respuesta a buzones adicionales si lo desea. 7

14 Guía del usuario de mensajería Pulsar esta tecla O Pulsar esta tecla variable Contestar (con la opción de devolución de llamada activa) Para realizar esta acción para contestar por medio del correo de voz (como arriba) para devolver la llamada a quien llamó y después eliminar el mensaje. para devolver la llamada a quien llamó y conservar el mensaje. Entregar Entregar el mensaje a otro buzón, lista de distribución o número telefónico fuera del sistema. El sistema también le dará la oportunidad de grabar comentarios adicionales antes de enviar el mensaje a otras personas. Después de agregar sus comentarios, pulse Luego pulse o la tecla variable Enviar (o Salir) y continúe con su sesión. Guardar Bor (o Eliminar) para entregar su respuesta en buzones adicionales si lo desea. Guardar el mensaje. Puede acceder a los mensajes guardados solo después de omitir los mensajes que no ha escuchado y las colas de recepción de mensajes. Eliminar el mensaje. Nota: Si elimina un mensaje accidentalmente, puede recuperarlo si pulsa de inmediato o la tecla variable Recuperar. Si pulsa cualquier otra tecla que no sea la tecla inmediatamente después de eliminar el mensaje, no podrá recuperarlo. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no tenga acceso a todas las opciones anteriores. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. 8

15 Creación de mensajes Creación de mensajes Para crear un mensaje, primero debe llamar al número de acceso al sistema e ingresar su código de acceso para acceder a su buzón. Puede crear un mensaje de voz antes o después de escuchar los mensajes nuevos de su buzón. Recuerde que puede dirigir sus mensajes a otros buzones, listas de distribución y números telefónicos fuera del sistema. Creación de un mensaje de voz Grabación de un mensaje de voz 1. Pulse o la tecla variable Crear mensaje para crear un mensaje. 2. Ingrese el número del destinatario o, si desea marcar por nombre, pulse la tecla asignada a esta característica en su sistema de correo de voz y luego marque el apellido y nombre del destinatario hasta que el sistema lo reconozca. Nota: El sistema anunciará automáticamente la tecla que debe pulsar para marcar por nombre. Esta es una función configurable, por lo cual la tecla que deba pulsar variará según el sistema de correo de voz. 3. Luego de que el sistema confirme el nombre del destinatario, ingrese los nombres o números de otros destinatarios (por ejemplo, es posible que desee enviar un mismo mensaje a todos los miembros de cierto comité, indicándoles la hora y lugar de la próxima reunión). 4. Una vez que termine de dirigir el mensaje, pulse o la tecla variable Grabar. 5. Comience a grabar el mensaje después del tono. (Puede pulsar para hacer una pausa durante la grabación y cualquier tecla para reanudarla, también puede utilizar las teclas variables Pausa/Reanudar). 9

16 Guía del usuario de mensajería Envío de un mensaje al terminar la grabación Una vez que termina de grabar, puede optar por enviar, revisar, modificar, cancelar o especificar entrega especial para su mensaje de voz, al seleccionar las siguientes opciones: Pulsar esta tecla O Pulsar esta tecla variable Enviar Para realizar esta acción Enviar el mensaje y volver al menú principal. Añadir Añadir algo a la grabación. Bor Borrar la grabación y comenzar nuevamente. Revisar Reproducir nuevamente el mensaje. Finalizar grabación Acceder a las opciones de dirección del mensaje, tales como entrega urgente, entrega futura, confidencial y solicitar confirmación de recepción. Luego de seleccionar las opciones que desea, pulse o la tecla variable Enviar (o Salir) para enviar el mensaje y volver al menú principal. Nota: Si envía mensajes a varios usuarios con frecuencia, puede crear listas de distribución personales para dirigir sus mensajes con más facilidad (consulte "Listas de distribución" en la página 12). 10

17 Opciones de usuario Opciones de usuario El menú de opciones de usuario le permite escuchar el tutorial para el usuario, cambiar los mensajes, grabar su nombre y definir su contraseña, crear listas de distribución de correo de voz y seleccionar las opciones de programación de llamadas. Acceso a las opciones de usuario y al tutorial para el usuario Pulse o la tecla variable Opciones para acceder a las opciones de usuario desde el menú principal. Puede pulsar en cualquier momento para recorrer el tutorial nuevamente. Saludos, Nombre y Código de acceso Cuando configuró por primera vez su buzón, (consulte "Configuración del buzón" en la página 4), grabó un saludo y su nombre y seleccionó un código de acceso. El menú Opciones de usuario le permite cambiarlos en cualquier momento. Se recomienda cambiar los saludos con regularidad, por ejemplo, para indicar a las personas que llaman que usted no se encuentra en la oficina. En el menú de opciones de usuario, puede: Pulsar esta tecla O Pulsar esta tecla variable Saludos Para realizar esta acción Cambiar sus saludos. Puede grabar un saludo principal y uno o más saludos condicionales. Grabe saludos condicionales cuando desee que las personas que llaman sepan que su línea está ocupada (por ejemplo, "En este momento estoy al teléfono y no puedo contestar su llamada"), cuando se encuentre fuera (por ejemplo, "En este momento no me encuentro en la oficina") o en caso de ausencias extendidas ("Estaré ausente hasta el 15 de octubre,..."). Ahora puede pulsar para grabar o modificar el saludo personal condicional, para grabar o modificar el saludo personal principal o para habilitar el Saludo de ausencia extendida. Después de grabar su saludo, pulse Cambiar nombre o la tecla variable Cambiar para seleccionar cuál saludo (principal o condicional) desea que escuchen las personas que llaman. Volver a grabar su nombre. 11

18 Guía del usuario de mensajería Pulsar esta tecla O Pulsar esta tecla variable Código de acceso Para realizar esta acción Cambiar su código de acceso. Nota: Es posible que no tenga acceso a los saludos condicionales, dependiendo de la configuración de su buzón. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. Listas de distribución Una lista de distribución le permite grabar un mismo mensaje y enviarlo a varias personas sin tener que dirigirlo a cada una de ellas en forma individual. Puede utilizar listas de distribución cada vez que cree un mensaje o cuando desee entregar un mensaje a alguien más. Creación y modificación de una lista de distribución 1. Pulse o la tecla variable Listas de distribución en el menú de opciones de usuario. 2. Ingrese el número de la lista de distribución, asegurándose de que el primer dígito siempre sea cero (0). 3. Pulse para grabar un nombre para la lista de distribución (por ejemplo, "comité de planificación de productos"). El sistema reproducirá este nombre cada vez que dirija mensajes a la lista de distribución. 4. Pulse para agregar miembros a la lista; pulse para eliminar miembros. 5. Ingrese los números o nombres de los usuarios que desea agregar o eliminar. 6. Pulse si desea que el sistema reproduzca la lista de miembros seleccionados. 7. Pulse para volver al menú principal. Nota: Todas las listas de distribución personales deben comenzar con el número 0. Uso de una lista de distribución En lugar de ingresar un número de buzón, ingrese el número de la lista de distribución que desea utilizar. El sistema lee el número de la lista de distribución. 12

19 Opciones de usuario Opciones de programación de llamadas Despertador de NuPoint NuPoint UM WakeUp le permite programar NuPoint UM Voice para que lo llame a un número de teléfono específico a una hora determinada. Puede programar llamadas de despertador de lunes a viernes, los fines de semana, todos los días o según las necesite. 1. Desde el menú de opciones del usuario, pulse para acceder a las opciones de programación de llamadas. 2. En el menú Opciones de programación de llamadas, pulse para acceder a NP WakeUp. 3. Para programar llamadas de despertador: pulse para ingresar la hora para la llamada de despertador (dos dígitos para la hora, dos dígitos para los minutos), pulse para a.m. o para p.m. pulse para configurar la llamada como llamada diaria de despertador. pulse para cancelar esta llamada de despertador. pulse para cambiar la hora. 4. Para cancelar todas las llamadas de despertador, pulse. 5. Para volver al menú Opciones del usuario, pulse. Buscapersonas La localización le permite definir un programa para que cuando llegue un mensaje al buzón, NuPoint UM Voice notifique al localizador. 1. Desde el menú de opciones del usuario, pulse para acceder a las opciones de programación de llamadas. 2. En el menú Opciones de programación de llamadas, pulse para acceder a la Localización. 3. En el menú Localización, seleccione una opción. Pulse para revisar la programación. Pulse para desactivar la localización. Pulse para cambiar el número telefónico. Pulse para cambiar la hora. Pulse para volver al menú Opciones del usuario. 13

20 Guía del usuario de mensajería Entrega de mensajes Entrega de mensajes le permite definir un programa para que si llega un mensaje al buzón, NuPoint UM Voice lo llame a un número de teléfono específico a una hora específica, de modo que pueda recuperar el mensaje. 1. Desde el menú de opciones del usuario, pulse para acceder a las opciones de programación de llamadas. 2. En el menú Opciones de programación de llamadas, pulse para acceder a la Entrega de mensajes. 3. En el menú Entrega de mensajes, seleccione una opción. Pulse para revisar la programación. Pulse para desactivar la entrega de mensajes. Pulse para cambiar el número telefónico. Pulse para cambiar la hora. Pulse para volver al menú Opciones del usuario. Revisión de entrega futura La función de Revisión de entrega futura le permite revisar cualquier mensaje programado para entregarse en el futuro. Puede programar la entrega de mensajes hasta 365 días más adelante usando el menú de opciones de direcciones de mensajes. Consulte "Envío de un mensaje al terminar la grabación" en la página Desde el menú de opciones del usuario, pulse para acceder a las opciones de programación de llamadas. 2. En el menú Opciones de programación de llamadas, pulse para acceder a la Revisión de entrega futura. 3. En el menú Revisión de entrega futura, seleccione una opción Pulse para revisar el mensaje. Pulse para eliminar el mensaje. Pulse para conservar el mensaje. Pulse para reproducir los destinatarios. Pulse para escuchar la hora de entrega. Pulse para volver al menú Opciones del usuario. 14

21 Función opcional Grabar una llamada Función opcional Grabar una llamada La función Grabar una llamada le permite usar su sistema NuPoint UM Voice para grabar sus conversaciones por teléfono. Nota: es posible que la ley exija que usted informe a su interlocutor que está grabando la conversación. Para obtener instrucciones específicas, consulte a su Administrador de sistema. Grabación durante una llamada bipartita Su sistema puede programarse para comenzar a grabar automáticamente llamadas externas cuando usted o el interlocutor responda. Comuníquese con su Administrador de sistema para obtener más información. Si su sistema no graba las conversaciones de manera automática, debe pulsar la tecla Grabar para comenzar a grabar durante una llamada bipartita. La tecla que debe pulsar depende de si la función de teclas variables está disponible en su teléfono. Los siguientes teléfonos admiten teclas variables: Superset IP 5240 IP Grabación con teclas variables Para comenzar a grabar durante una llamada bipartita, pulse la tecla variable Grabar que aparece en la pantalla digital de su teléfono. Pausa o reanudación de la grabación durante una llamada Para hacer una pausa en la grabación, pulse la tecla variable Pausa. Para reanudar la grabación después de la pausa, pulse la tecla variable Reanudar. Detención de la grabación Para detener la grabación sin guardar la conversación grabada, pulse las teclas variables Detener y Borrar. Para detener y guardar una grabación, pulse las teclas variables Detener y Guardar. Nota: Su administrador puede configurar sus ajustes de Grabar una llamada para guardar automáticamente una conversación grabada cuando cuelgue el teléfono. Si la función de guardado automático está activada, puede guardar la llamada grabada con solo colgar el teléfono al finalizar la conversación. 15

22 Guía del usuario de mensajería Grabación con teclas de función fija Para comenzar a grabar una llamada usando las teclas de función fija, pulse la tecla Grabar que el Administrador del sistema programó en el teléfono. Nota: Al usar las teclas de función fija con Grabar una llamada, solo puede iniciar una sesión de grabación. Su Administrador del sistema debe activar la función de guardado automático para que sus conversaciones se guarden automáticamente cuando cuelgue el teléfono. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. Colocación de una llamada en espera durante la grabación Al colocar una llamada en espera durante la grabación, esta se guarda y se envía a su buzón. Al recuperar la llamada en espera se inicia una nueva sesión de grabación. Nota: Dependiendo de la programación del sistema, también se puede guardar la grabación al colgar o al pulsar las teclas TRANS/CONF o una tecla de aparición de línea. Consulte a su Administrador de sistema para conocer los detalles. Para escuchar una grabación Para escuchar una conversación grabada al finalizar la llamada 1. Levante el auricular. 2. Acceda al buzón de voz. 3. Siga las indicaciones para recuperar la grabación, como lo haría para recuperar cualquier mensaje de voz normal. 16

23 Función opcional de fax Función opcional de fax La función de Fax le permite administrar los mensajes de fax que se envían al buzón, mediante la interfaz TUI. Puede recuperar mensajes de fax no reproducidos, reproducir un mensaje de voz que acompañe al fax, enviar un fax a una máquina de fax y enviar un fax (con o sin un mensaje de voz) a otro usuario. Opciones de entrega de fax Puede acceder a las Opciones de entrega de fax en el menú Opciones de usuario. En el Menú principal, pulse y luego para acceder a las siguientes Opciones de entrega de fax: Pulse esta tecla Para realizar esta acción Enviar todos los mensajes de fax no reproducidos en el buzón al número de fax predeterminado. Definir un número de entrega de fax predeterminado. Todos los faxes se enviarán automáticamente a este número al pulsar cuando esté en el menú Entrega de fax. Desde un teléfono de fax Enviar por fax a su buzón una portada que se convertirá en su Portada personal. Esta página se incluirá automáticamente en todos los faxes que envíe desde el buzón. Alternar entre activar y desactivar la entrega automática de fax al número de fax predeterminado. La entrega automática de fax envía inmediatamente todos los mensajes de fax que llegan a su buzón al número de fax predeterminado. Reproducción e impresión de mensajes de fax En el buzón, los mensajes de fax se consideran como mensajes de voz. Cuando accede al buzón para recuperar sus mensajes, el sistema primero le indicará cuántos mensajes tiene, por ejemplo, "Usted tiene 2 mensajes urgentes y 4 mensajes no escuchados con fax". Desde un teléfono Para reproducir un mensaje de fax: 1. Después de acceder al buzón, pulse o la tecla variable Reproducir (o bien, Reproducir mensaje). Los mensajes urgentes se reproducen automáticamente en primer lugar. 2. Para cualquier mensaje de fax, el sistema le solicitará que pulse para ver las opciones de entrega de fax. En este menú, usted puede: 17

24 Guía del usuario de mensajería Pulse para marcar el número de la máquina de fax donde desea que se imprima el fax. Marque el número cuando se le indique. El sistema confirmará el número. Pulse para aceptar el número o para marcar un número nuevo. Después de pulsar para aceptar el número, pulse para entregar inmediatamente el fax a ese número, o bien pulse para programar una hora de entrega futura. 3. Si tiene mensajes de fax adicionales, puede enviarlos al mismo número de fax que ingresó para el primer número pulsando y luego. Nota: También puede utilizar las opciones de entrega de fax del menú Opciones de usuario (consulte la Guía de referencia rápida de Mitel TUI). Con este menú, puede configurar un número predeterminado de entrega de fax. Después de programar el número, pulse para ver las opciones de entrega de fax (después de reproducir el mensaje con fax) y, a continuación, pulse para imprimir el mensaje de fax. Desde un teléfono de fax Para recuperar e imprimir un mensaje de fax desde un teléfono de fax: 1. Después de acceder al buzón, pulse o la tecla variable Reproducir (o bien, Reproducir mensaje) y luego pulse para acceder al menú Opciones de entrega de fax. 2. Pulse para recibir el mensaje de fax que se imprimió desde esa máquina de fax. 3. Cuando se le solicite, pulse el botón Inicio en la máquina de fax. 4. Une vez que reciba el fax impreso, puede mantenerse en línea para reanudar la sesión en el buzón. Luego de escuchar un mensaje de fax Consulte "Luego de escuchar un mensaje" en la página 7. Creación de un mensaje de fax (Sin voz) Puede enviar un mensaje de fax al buzón de un destinatario utilizando un teléfono de fax. Puede enviar el mensaje directamente desde el sistema de fax de su compañía o desde su propio buzón. Si envía un fax desde el sistema de fax de su compañía, su nombre no se incluirá en el encabezado del mensaje, pero sí se incluirá cuando el fax lo envíe desde su buzón. 18

25 Función opcional de fax Desde el sistema de fax de su compañía Nota: Su nombre no estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de buzón del destinatario o marque por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 3. Escuchará el saludo personal del destinatario. Después del tono, pulse el botón Inicio en la máquina de fax para enviar el fax. 4. Después de enviar el fax, puede pulsar para marcar el mensaje como urgente o para dejar un mensaje en otro buzón. Desde su buzón Nota: Su nombre estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. Acceda a su buzón y cuando escuche su propio saludo, pulse. 2. Ingrese su código de acceso. 3. Pulse para crear un mensaje. 4. Ingrese el número de buzón del destinatario o marque por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 5. Luego de que el sistema confirme el nombre del destinatario, ingrese los nombres o números de otros destinatarios. 6. Una vez que termine de dirigir el mensaje de fax, pulse para dejar un fax y luego pulse el botón Inicio en su máquina de fax para enviarlo, o bien opciones. para acceder a más 7. Después de enviar el fax, puede pulsar para enviar el mensaje o para acceder a las opciones de dirección de mensaje, como entrega urgente, entrega futura, confidencial y solicitar confirmación de recepción. Luego de seleccionar las opciones que desea, pulse para enviar el mensaje y volver al menú principal. 19

26 Guía del usuario de mensajería Creación de un mensaje de fax (Con voz) Puede enviar un mensaje combinado de voz y fax al buzón de un destinatario utilizando un teléfono de fax. Puede enviar el mensaje directamente desde el sistema de fax de su compañía o desde su propio buzón. Si envía un fax desde el sistema de fax de su compañía, su nombre no se incluirá en el encabezado del mensaje, pero sí se incluirá cuando el fax lo envíe desde su buzón. Desde el sistema de fax de su compañía Nota: Su nombre no estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de buzón del destinatario o marque por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 3. Escuchará el saludo personal del destinatario. Después del tono, grabe un mensaje de voz. 4. Cuando termine de grabar el mensaje de voz, pulse el botón Inicio de la máquina de fax para enviar el fax. 5. Después de enviar el fax, puede pulsar para marcar el mensaje como urgente o para dejar un mensaje en otro buzón. Desde su buzón Nota: Su nombre estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de su buzón. 3. Cuando escuche su saludo, pulse. 4. Ingrese su código de acceso. 5. Pulse para crear un mensaje y luego siga las instrucciones para enviar un mensaje solo de voz desde el buzón (incluyendo el direccionamiento). 6. Después del tono, grabe un mensaje de voz. 7. Una vez que termine de grabar el mensaje, pulse para dejar un fax y luego pulse el botón Inicio en su máquina de fax para enviarlo, o bien para acceder a más opciones. 20

27 Usar la computadora para mensajes de fax Usar la computadora para mensajes de fax También puede usar la computadora para administrar los mensajes de fax. La función Fax le permite agregar el controlador de la impresora de fax a la carpeta de sus impresoras. Con la Impresora de fax puede enviar faxes desde cualquier aplicación con función de impresión. También se pueden enviar faxes desde la interfaz de Vista Web. Para obtener información acerca del envío de faxes a través de la interfaz de Vista Web, consulte la Ayuda de Vista Web. Nota: Las portadas deben estar en formato TIFF. Descargar e instalar la impresora del fax Para usar la impresora del fax para enviar mensajes por fax, primero debe descargarla e instalarla desde la interfaz de Vista Web. Para descargar e instalar el controlador de la impresora de fax: Nota: Para instalar el controlador de la impresora de fax, deber tener derechos de administrador en la PC. 1. Inicie sesión en la interfaz de Vista Web y haga clic en la ficha Descargas. 2. Haga clic en Descargar impresora de fax. 3. En la ventana de advertencia de seguridad, haga clic en Ejecutar para ejecutar FaxPrinter.exe. La instalación se iniciará automáticamente. 4. Haga clic en Siguiente en cada diálogo. Acepte los Términos de Uso cuando se le solicite. Se instaló el controlador de la impresora de fax. 21

28 Guía del usuario de mensajería Envío de un fax Los faxes se pueden enviar con la impresora de fax NuPoint, a través de cualquier software que incluya la función Impresora. Si lo desea, puede configurar una Portada personal (consulte las opciones de Envío de fax) o crear Portadas personalizadas. Si tiene una Portada personal, esta será la portada predeterminada para los faxes que envíe. Se puede usar cualquier archivo en formato TIFF como Portada personalizada. Puede guardar varias Portadas personalizadas para personalizar faxes para los destinatarios. Para enviar un fax a través de una impresora de fax NuPoint: Nota: Antes de enviar el fax por primera vez, consiga el nombre de dominio completamente calificado o la dirección IP del servidor NuPoint UM de su Administrador de sistema. Abra el documento y seleccione Imprimir. En el menú imprimir, seleccione impresora de fax NuPoint de la lista de impresoras disponibles. O Si se ha establecido la impresora de fax NuPoint como la impresora predeterminada, haga clic con el botón derecho en el documento del Explorador de Windows y seleccione Imprimir. Una vez que el documento esté listo para enviarse al servidor, aparecerá la ventana cliente de fax NuPoint. Si es la primera vez que envía un fax o si el cliente no se pudo conectar al servidor, se mostrará la ficha Configuración de servidor: Figura 1: Ficha configuración de Servidor Nota: Si cambia la contraseña de su buzón, la próxima vez que envíe un fax tendrá que actualizar la ficha Configuración de servidor con la nueva contraseña. 22

29 Usar la computadora para mensajes de fax 5. Ingrese sus credenciales para conectarse al servidor. a. En el campo Servidor de NuPoint, ingrese el nombre del dominio completamente calificado (FQDN) del servidor. b. En el campo Buzón, ingrese el número de su buzón NuPoint UM. c. En el campo Código de acceso, ingrese el código de acceso de su buzón NuPoint UM. d. Haga clic en Conectar. El estado se actualizará a Conectado. 6. Haga clic en la ficha Opciones de entrega. Figura 2: Ficha Opciones de entrega a. En el campo Destinatarios, ingrese la lista de destinatarios (números de buzón NuPoint UM o de fax), separados por comas. Nota: Para números de fax externos, incluya todos los dígitos que deberá marcar el sistema para llegar a una línea externa. b. Si desea usar una Portada personalizada, seleccione la casilla de verificación Utilizar una Portada personalizada. c. Ingrese el nombre completo de la portada O haga clic en el botón Examinar... para seleccionarla Nota: Si no usa una Portada personalizada, el servidor usará su Portada personal. En caso de no tener una, se usará la Portada del sistema. d. Haga clic en el botón Enviar fax. Una vez que el servidor reciba el fax, se mostrará una ventana emergente con el mensaje El fax se puso en cola con éxito para el envío. Si no es posible enviar en el fax, recibirá un mensaje en su correo de voz para notificarle la falla. Cuando envíe otro fax no se mostrará la ficha Configuración de servidor, a menos que la impresora de fax no logre conectarse al servidor (por ejemplo, si ha cambiado su contraseña). 23

30 Guía del usuario de mensajería Envío y reenvío de mensajes de fax Para ver un mensaje de fax: Abra el mensaje desde el buzón de correo electrónico y vea el documento adjunto. En la ficha Mensajes de la interfaz de Vista Web, haga clic en el botón Reproducir. El fax se abrirá en un visor TIFF. Envíe un fax a una máquina de fax mediante su teléfono. Para reenviar un mensaje de fax: En la ficha Mensajes de la interfaz de Vista Web, haga clic en el botón Reenviar fax para reenviar el mensaje en forma de fax. O BIEN En la ficha Mensajes de la interfaz de Vista Web, haga clic en el botón Reenviar para reenviar el mensaje como adjunto en un correo electrónico. 24

31 Usar la computadora para mensajes de voz Usar la computadora para mensajes de voz Si es un usuario de Advanced Unified Messaging (UM), puede instalar el complemento de Mitel para clientes de Outlook (OCP) en el cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook y utilizarlo para administrar los mensajes. OCP le permite escuchar sus mensajes de voz tanto en su teléfono como en su computadora. También lo puede usar para navegar a través de la lista de mensajes, responder y reenviar mensajes e incluso grabar nuevos mensajes de voz para enviarlos como adjuntos de correo electrónico. OCP es compatible con cuatro tipos de mensajes NuPoint UM: mensajes de voz, mensajes de voz confidenciales, mensajes de llamadas grabadas y mensajes de fax. Cada tipo de mensaje tiene un icono único, para ayudarle a identificarlos. La versión de OCP que se instalará en su computadora depende de la versión de Microsoft Outlook que tenga. Para obtener mayor información, consulte: OCP para Outlook 2000, XP, 2003, 2007 en página 25 OCP para Outlook 2010, 2013 en página 34 Complemento del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 y 2007 Si usted es un usuario de Advanced UM con Outlook 2000, XP, 2003 o 2007 utilice los siguientes procedimientos para instalar el complemento de Mitel para el cliente de Outlook y para administrar sus mensajes. Notas: 1. El OCP funciona con las variantes de 32 y 64 bits de Microsoft Outlook 2000/XP/2003/2007 que estén instalados en uno de los siguientes sistemas operativos: Windows 2000, XP, 2003, Vista (Business, Enterprise o Ultimate) o Windows Microsoft Outlook 2000/XP/2003/2007 tiene una ventana de Explorador e Inspector. La ventana del Explorador es la ventana principal que muestra la lista de mensajes para el usuario, mientras que la ventana del Inspector es la ventana que se muestra cuando se abre un mensaje. 3. Si se traslada un mensaje de voz de la Bandeja de entrada a una carpeta personal, se eliminará de la interfaz telefónica del usuario (TUI, por sus siglas en inglés). Si después se traslada el mensaje a la Bandeja de entrada, este se eliminará debido a que se ha eliminado el mensaje de TUI asociado. El mensaje puede residir en la carpeta Borrado si se desactiva el parámetro de la configuración de borrado permanente. Consulte el Administrador de sistema para obtener más información. 4. Se requiere un teléfono o una extensión para crear nuevos correos de voz, responder correos de voz y reenviar correos de voz utilizando la función Llámame/Encuéntrame. 5. Se requiere una tarjeta de sonido y altavoces o audífonos en la computadora para escuchar los mensajes de voz. 25

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