Planificación y despliegue estratégico de la Biblioteca y Archivo. UNIVERSIDAD DE CÁDIZ

Transcripción

1 Planificación y despliegue estratégico de la Biblioteca y Archivo.

2

3 de la Biblioteca y Archivo Universidad de Cádiz

4

5 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 1 COMITÉ DE ELABORACIÓN 3 METODOLOGÍA 3 MISIÓN 4 VISIÓN 4 VALORES 5 EJES Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS LÍNEAS ESTRATÉGICAS Y OBJETIVOS OPERACIONALES 11 Línea estratégica 1 11 Línea estratégica 2 11 Línea estratégica 3 12 Línea estratégica 4 12 ABREVIATURAS 13

6

7 INTRODUCCIÓN La planificación es el proceso de autoanálisis, siendo éste permanente y dinámico tanto interno como externo, que identifica los puntos fuertes y débiles de una organización y del entorno y a partir de allí desarrolla prioridades teniendo en cuenta sus recursos. La Educación Universitaria Europea ha experimentado cambios importantes en los últimos treinta años, sobre todo por la aparición de un nuevo entorno social, demográfico, cultural, tecnológico, económico y financiero que está produciendo una transformación profunda en la dirección, organización y gestión de las universidades. La respuesta a tales cambios ha generado, a su vez, sobre todo en la última década, cambios normativos y organizativos muy importantes en la enseñanza universitaria y en la prestación de los servicios, que han afectado al conjunto de las universidades españolas; y, finalmente, han generado nuevas demandas: nueva estructura académica de los estudios; nuevos planes de enseñanza; mayores exigencias en presentación y difusión de resultados, y en rendición de cuentas ante la sociedad; nueva estructura organizativa y política de gestión, insistencia en la movilidad; exigencia de acreditación de la calidad; preocupación por la aplicación de enseñanzas y por la inserción laboral de los graduados; nuevas formas de contratación del profesorado; incremento de la competitividad para la captación de fondos para la I+D+i y utilización intensiva de las nuevas tecnologías de la comunicación y de la información. En consecuencia, el Área de Biblioteca y Archivo de la Universidad de Cádiz ha elaborado su planificación estratégica Bibliotec@21 para el periodo con la vista puesta en el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), en el que se impulsan una serie de mejoras en los sistemas educativos de los estados de la Unión Europea. En los últimos años, el Área de Biblioteca y Archivo ha venido experimentando un proceso de adaptación orientado hacia un nuevo modelo de Biblioteca concebida como un Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación (CRAI), que de soporte al aprendizaje, la docencia, la investigación y la innovación docente, dentro del nuevo modelo educativo. y hacia un nuevo modelo de Archivo que asume funciones de gestión documental y de conservación y preservación de documentos electrónicos. Paralelamente, ha llevado a cabo una serie de iniciativas encaminadas a la gestión de la calidad total pasando por diferentes procesos de evaluación tanto interna como externa, que han concluido con la propuesta y puesta en marcha de un plan de mejoras en el ámbito integral de su actividad. Mediante la redacción de su Plan Estratégico, el Área de Biblioteca y Archivo ha definido sus objetivos, basándose en el análisis y visión del futuro que quiere conseguir; ha establecido planes y políticas coherentes; y ha orientado sus recursos humanos, Página 1

8 económicos y tecnológicos a los objetivos; utilizando un modelo de gestión que establece compromisos de actuación internos y externos, que definen presupuestos rigurosos para administrar adecuadamente los fondos públicos, y que le permitirá profundizar y mejorar su sistema de calidad. La Biblioteca y el Archivo tienen una larga tradición en apoyo de la docencia y la investigación de la comunidad universitaria de la UCA, así como a su gestión. El plan estratégico que guiará la actividad del Área hasta 2015 estabiliza los objetivos de la biblioteca y archivo presencial con los de la biblioteca y archivo electrónica/digital y aprovecha las mejores oportunidades que se dan en cada de ellas para ofrecer más y mejores servicios a sus usuarios. La personalización de la atención, la simplificación del acceso a la información, el rediseño y la adaptación de las infraestructuras universitarias a las nuevas necesidades surgidas del Espacio Europeo de Educación Superior, la actualización e innovación tecnológica son algunos de las líneas estratégicas de este plan que introduce la estructura y objetivos de la Biblioteca y el Archivo de la UCA con una perspectiva de futuro. Bibliotec@21 mantiene una continuidad con las políticas de innovación y mejora continua recogidas en los anteriores ciclos estratégicos: Programa Impacto ( ) para la modernización de los servicios bibliotecarios Programa Omega ( ) Programa Omega II ( ) Programa B2010 = mc2 [Mejorar, Consolidar, Crecer] ( ) La Biblioteca, Centro de Conocimiento de la Universidad de Cádiz ( ) Finalmente, queremos que todos los miembros de la comunidad universitaria se identifiquen con nuestro Plan Estratégico y nos ayuden con el uso de los servicios, demandas y sugerencias a llevarlo adelante. Porque nuestro éxito o fracaso es responsabilidad y compromiso de todos. Página 2

9 COMITÉ DE ELABORACIÓN Ricardo Chamorro Rodríguez. Subdirector Área de Biblioteca y Archivo de la UCA Aurora Márquez Pérez. Coordinadora Sección de Normalización y Proceso Técnico Rosario Gestido del Olmo. Coordinadora Sección de Información y Referencia José María Sáez Romero. Coordinador Sección de Administración Clemencia de la Cruz Rodríguez. Coordinadora Sección Archivo Aurora Estévez Ballester. Directora Biblioteca Humanidades, Campus de Cádiz Ana Remón Rodríguez. Directora Biblioteca Ciencias de la Salud, Campus de Cádiz Ester Salaverry Baro. Directora Biblioteca Ciencias Sociales y Jurídicas, Campus de Cádiz Juan Antonio Domínguez Guillén. Director Biblioteca Campus de Puerto Real Rosa Toribio Ruiz. Directora Biblioteca Campus de Jerez Miguel Ángel Carmena Escribano. Director Biblioteca Campus de Algeciras METODOLOGÍA El Comité de elaboración del PE ha llevado a cabo las siguientes acciones: Hacer un diagnóstico de situación. Revisar la vigencia de la Misión, Visión y Valores del ABA. Analizar planes estratégicos sobre bibliotecas y archivos universitarios relevantes y otra documentación de interés. Presentar y seleccionar propuestas de líneas estratégicas. Desarrollar las líneas estratégicas en Objetivos Generales y Operacionales. Recoger y analizar propuestas de líneas de acción. Elaborar y redactar el primer borrador del documento. Presentar el primer borrador del PE del ABA a toda la plantilla y analizar sus aportaciones Trasladar la propuesta al Equipo de Gobierno de la Universidad para su revisión y aprobación. Elaboración del documento final a presentar a la comunidad universitaria. Ha de hacerse un esfuerzo importante en comunicar y compartir los objetivos y programas del Plan Estratégico en los distintos ámbitos de nuestra Universidad. En primer lugar, el Página 3

10 Plan debe favorecer la creación de sinergias con los restantes servicios universitarios. En segundo lugar, debe ser capaz de responder a las expectativas de los protagonistas de la actividad de la biblioteca y archivo: docentes, investigadores y alumnos. Y por último, debe ser conocido y apoyado por nuestras autoridades académicas. No debemos olvidar que la Biblioteca y el Archivo son miembros de consorcios y redes con los que trabajamos y en los que nos apoyamos (REBIUN, CBUA y CAU), y por tanto debe ser capaz de mantener, mediante el Plan, líneas de trabajo acordes con los objetivos de dichas comunidades. MISIÓN Biblioteca La Biblioteca de la Universidad de Cádiz tiene como misión colaborar en la consecución de los objetivos de la Universidad, contribuyendo a la formación integral de las personas, la creación y difusión de conocimiento y apoyo a la investigación mediante la gestión y difusión de recursos de información y servicios acordes a las necesidades de sus usuarios. Archivo El Archivo de la Universidad de Cádiz es la unidad responsable de organizar, custodiar y dar acceso a su patrimonio documental, y su misión es colaborar en la consecución de los objetivos de la Universidad apoyando la gestión administrativa y como fuente de información y creación del conocimiento, mediante una oferta de servicios y recursos acorde a las necesidades y expectativas de los usuarios. VISIÓN Biblioteca Transformar la Biblioteca de la UCA en un Centro de Recursos de Información para el Aprendizaje y la Investigación con objeto de dar soporte a todos los miembros de la Comunidad Universitaria, en sus actividades docentes, desarrollo curricular y de investigación y contribuir a que puedan solucionar por si mismos sus necesidades informacionales. Página 4

11 Convertir a la Biblioteca de la UCA en impulsora de la creatividad y del desarrollo intelectual, a través de la gestión, organización, desarrollo y divulgación del conocimiento. Proporcionar a los profesionales de la Biblioteca de la UCA un entorno de trabajo que contribuya a cumplir estos retos, ofreciendo oportunidades, incentivos y formación que faciliten la creatividad y la exploración de nuevos espacios de organización y el desarrollo de servicios innovadores adecuados a las nuevas demandas de los usuarios. Archivo Convertir el Archivo de la UCA en una unidad básica de información que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa, a fin de satisfacer las necesidades informativas para la toma de decisiones. Transformar el Archivo de la UCA en impulsor de la creatividad y del desarrollo intelectual, a través de la planificación, organización, conservación, difusión y acceso del patrimonio documental, como fuente de la investigación y generación del conocimiento. Proporcionar a los profesionales del Archivo de la UCA un entorno de trabajo que contribuya a cumplir estos retos, ofreciendo oportunidades, incentivos y formación que faciliten la creatividad y la exploración de nuevos espacios de organización y el desarrollo de servicios innovadores adecuados a las nuevas demandas de los usuarios. VALORES Los valores constituyen un elemento esencial para el logro de las metas y los objetivos. En el Área de Biblioteca y Archivo de la UCA compartimos los siguientes valores: Servicio público de calidad, responsable y orientado al usuario, que resuelve de modo satisfactorio sus necesidades y expectativas: Nos esforzamos en conocer y satisfacer las necesidades de nuestros usuarios. Buscamos distintos canales de comunicación con nuestros usuarios. Buscamos la excelencia en cada una de nuestras actividades y servicios. Ofrecemos nuestro servicio en un ambiente de respeto y cordialidad. Garantizamos el acceso a la información, la libertad y el respeto a los derechos de la propiedad intelectual. Mejora continua, trabajo en equipo y capacidad de aprendizaje, potenciando aspectos tales como la creatividad, innovación, motivación y participación: Página 5

12 Fomentamos el trabajo en equipo donde se valore la singularidad y las aspiraciones individuales. Potenciamos nuestro capital intelectual y tecnológico aplicando creatividad e innovación en nuestros productos. Somos proactivos a cualquier cambio en la sociedad que pueda afectar a la mejora de nuestros servicios. Sostenibilidad, solidaridad e impulso de la cooperación, apoyando las políticas medioambientales fomentadas por la Universidad de Cádiz y potenciando el papel de la Biblioteca y el Archivo de la UCA como lugar de encuentro y conexión entre culturas: Trabajamos en forma colaborativa con toda la comunidad universitaria. Cooperamos con otras bibliotecas y archivos. Respetamos el medio ambiente dando ejemplo mediante el reciclaje y el ahorro de recursos y energía. Velamos por el cumplimiento de las normas de seguridad en el trabajo y por su aplicación en las instalaciones, equipos y medios con los que desarrollamos nuestra labor y atendemos a nuestros usuarios. Página 6

13 DIAGNÓSTICO OPORTUNIDADES Implantación del nuevo modelo de investigación y de enseñanza superior Implantación de la Administración electrónica Nuevo rol de la biblioteca como servicio de apoyo al aprendizaje en el Espacio Europeo del Conocimiento. Nueva forma de comunicación científica y acceso a la información Desarrollo normativo de la gestión y tramitación electrónica Crecimiento de investigación en red Necesidad de visibilidad e impacto de la Universidad y sus investigadores en Internet Entorno universitario europeo y universal Modelo de enseñanza, basado en el aprendizaje Consolidación de redes sociales FORTALEZAS Servicios ofertados de alta calidad Fondo bibliográfico acorde con las necesidades de aprendizaje Amplia colección digital (bases de datos, e-revistas, e-monografías) Espacios renovados conforme a las necesidades del EEES Potentes software para gestión de bibliotecas y archivos (Millennium, D-Space, Innreach, Alfresco, CLARA ) Uso de tecnologías innovadoras Políticas consorciadas (compras, servicios ) Prestigio interno y externo Nuevas competencias en el ámbito de la Administración electrónica Sistema de Gestión de Calidad altamente implementado Implicación del personal en la cultura de la excelencia Resultados en áreas clave Personal altamente cualificado Página 7

14 AMENAZAS Crisis económica Recortes presupuestarios en las Universidades Evolución rápida y constante de las Tecnologías de la Información y Comunicación Uso intenso de Internet Ritmo lento de adaptación del mundo editorial español al nuevo mercado digital Crisis del sector empresarial Problemas de adaptación de proveedores de recursos de información a la nueva situación económica Encarecimiento de la educación superior y acceso a la universidad Descenso del número de matriculas DEBILIDADES Disminución de presupuesto Dependencia de soporte tecnológico externo Estructura organizativa rígida Ausencia de Plan de comunicación externa Dispersión geográfica de las bibliotecas Apoyo informático insuficiente al ABA según sus necesidades en TICs Escasa integración en los planes de estudios y líneas de investigación Falta de cultura institucional de gestión de documentos Carencia de objetivos por personas Dificultad en acceso a determinados fondos bibliográficos Desequilibrio en la distribución del personal Página 8

15 EJES Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS EJES Usuarios Personalización de la atención y de los servicios Optimización del acceso a la información Comunicación y visibilidad de los servicios Colaboración con la formación integral de los alumnos Apoyo a la labor investigadora de la Universidad Colección Gestión del fondo bibliográfico y documental Conservación y preservación del patrimonio bibliográfico y documental Infraestructuras Espacios y equipamientos adaptados a las diversas necesidades Actualización e innovación tecnológica Alianzas Creación de sinergias institucionales Cooperación para la sostenibilidad de los recursos Trabajar en colaboración con agentes externos Rendición de cuentas a la sociedad Personas Calidad y mejora continúa Equipo humano bien preparado Optimización de los procesos y la comunicación Página 9

16 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Página 10

17 DESARROLLO DE EJES Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Líneas estratégicas y objetivos operacionales Línea estratégica 1. Desarrollar la política de gestión de los recursos de información adaptada a las nuevas necesidades del EEES, EEI y gestión Objetivos operacionales 1.1 Dotar a la Biblioteca de los recursos de información adecuados a las necesidades del nuevo modelo de aprendizaje, docencia e investigación. 1.2 Optimizar el gasto en adquisiciones de recursos de información. 1.3 Promover la conservación y preservación del patrimonio bibliográfico y documental de la UCA. Línea estratégica 2. Dar soporte a la docencia, aprendizaje e investigación y gestión de la UCA Objetivos operacionales Integrar paulatinamente las Competencias Informáticas e Informacionales (CI2) en los diferentes estudios de la UCA para la formación integral del alumno. 2.1 Promover las políticas institucionales de acceso abierto a la producción científica de la UCA para incrementar su visibilidad e impacto. 2.2 Impulsar la creatividad y desarrollo intelectual, a través de la gestión, organización, desarrollo y divulgación del conocimiento. 2.3 Implementar el sistema de archivo electrónico de la UCA Página 11

18 Línea estratégica 3. Gestionar un catálogo de productos y servicios acordes a las necesidades de los usuarios Objetivos operacionales 3.1 Avanzar en el modelo de biblioteca universitaria como Centro de Recursos de Aprendizaje e Investigación. 3.2 Avanzar en el modelo de archivo universitario como servicio de apoyo a la gestión administrativa de la UCA. 3.3 Desarrollar estrategias de comunicación y marketing para promocionar los productos y servicios. Línea estratégica 4. Desarrollar la estrategia y políticas de apoyo para continuar mejorando los resultados de sus áreas clave Objetivos operacionales 4.1 Continuar el despliegue del Sistema de Gestión de Calidad como garantía de obtención de resultados equilibrados y sostenidos. 4.2 Desarrollar Alianzas, tanto internas como externas, que aporten valor a la gestión, recursos y resultados del ABA. 4.3 Proporcionar al personal del ABA un entorno que facilite la creatividad y la exploración de nuevos espacios de organización. 4.4 Potenciar los proyectos tecnológicos para la implementación de productos y servicios, que fomenten el uso y acceso a los recursos de información, así como para la gestión del ABA. 4.5 Progresar en sus políticas de desarrollo sostenible y responsabilidad social. Página 12

19 ABREVIATURAS ABA Alfresco Área de Biblioteca y Archivo de la Universidad de Cádiz Software de código abierto de gestión de documentos y contenido web CAU CBUA CI2 CLARA CRAI D-Space e-monografías e-revistas EEES EEI Innreach Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Andalucía Competencias Informáticas e Informacionales Software de gestión de archivos Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación Software de código abierto para la administración de colecciones digitales usado habitualmente como soporte de los repositorios institucionales Monografías electrónicas Revistas electrónicas Espacio Europeo de Enseñanza Superior Espacio Europeo de Investigación Software de la empresa Innovative específico para la gestión de consorcios bibliotecarios. Millennium PE PEUCA REBIUN SGC TICs UCA Sistema de Gestión de Bibliotecas de la empresa Innovative Plan Estratégico Plan Estratégico de la Universidad de Cádiz Red Española de Bibliotecas Universitarias Sistema de Gestión de Calidad Tecnologías de la información y de la comunicación Universidad de Cádiz Página 13

20