Estratos Gestort + Ficha de producto

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1 Estratos Gestort + Ficha de producto

2 INTRODUCCIÓN La dimensión del negocio actual de la ortopedia, unida a la previsión de crecimiento de los próximos años, hace imprescindible para la Ortopedia contar con una aplicación y unos procedimientos de gestión que centralicen toda la información en una única fuente de datos de manera ágil, flexible y segura que además provea a la dirección de la empresa de información fiable para la toma de decisiones. GESTORT se ha diseñado sobre la base de Estratos ERP para aportar soluciones a las demandas específicas de las Ortopedias en todas las áreas de gestión, permitiendo realizar un control y seguimiento exhaustivos sobre cada una de las áreas de responsabilidad. Con GESTORT dispondrá de una plataforma tecnológica puntera que permitirá y potenciará el crecimiento de la Ortopedia. 2

3 INTRODUCCIÓN En un vistazo Abarcar los procesos empresariales, metodologías y cubrir las necesidades de gestión propias de las empresas del sector ortoprotésico, adaptándose a las necesidades técnicas, operativas y comerciales del sector con un sistema de gestión integral Implantar una herramienta con amplias garantías de soporte y mantenimiento Contar con AICOR TIC como socio tecnológico que acompañe a la empresa y que tenga una gran implicación Proporcionar en tiempo real información detallada sobre el estado de la empresa mediante una herramienta para la generación de informes de una manera sencilla, fácilmente parametrizable y adaptable Obtener un software de gestión integral adecuado al Real Decreto 1591/2002 y a los procedimientos que requieren las autoridades sanitarias Obtener un sistema de gestión adecuado a la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) GESTORT, como comentamos anteriormente, ha sido diseñado y desarrollado sobre la estructura de Estratos ERP. De esta forma conseguimos que todos los procesos de negocio, del sector de la Ortopedia que incorpora GESTORT, estén respaldados por la potencialidad en la gestión integral, aportada por Estratos ERP: Solución completa, escalable y eficiente para su negocio. 3

4 CARACTERÍSTICAS DESTACADAS CRM: Módulo de Estratos ERP para identificar, atraer y retener a los clientes con unos procesos eficaces que ayudan a satisfacer las necesidades actuales y conocer las necesidades potenciales de los mismos. Características del CRM son: Maximizar la información del cliente Identificar nuevas oportunidades de negocio Mejora del servicio al cliente Procesos optimizados y personalizados Mejora de ofertas y reducción de costes Identificar los clientes potenciales que mayor beneficio generen Fidelizar al cliente Incrementar las ventas tanto por incremento de ventas a clientes actuales como por ventas cruzadas Etc. GESTIÓN DE PRESUPUESTOS, CONTROL DE VERSIÓN Y PASO A PEDIDOS. GESTIÓN DE TAREAS, NOTAS Y AVISOS - COMUNICACIÓN INTERNA (INTRANET CORPORATIVA). INTELIGENCIA DE NEGOCIO: Control a tiempo real de la situación de su empresa por medio de importación de datos a Cuadro de Mando. 4

5 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS APLICACIÓN WEB BASADA EN EL PATRÓN MVC QUE PUEDE FUNCIONAR TANTO EN UN ENTORNO INTRANET, INSTALADA EN EL SERVIDOR DE LA EMPRESA, COMO EN LA NUBE, EN INTERNET SOBRE UNA PLATAFORMA CLOUD BAJO PROTOCOLO SEGURO SSL. SISTEMA DE ACCESO A LA APLICACIÓN BASADO EN AUTENTICACIÓN DE USUARIO Y CERTIFICADO DE SEGURIDAD SISTEMA MULTIUSUARIO Y MULTIDELEGACIÓN CON SISTEMA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN BASADO EN PERFILES DE USUARIO CONFIGURABLE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADO TRANSVERSAL A TODA LA APLICACIÓN. A CUALQUIER ENTIDAD SE LE PUEDEN ADJUNTAR UNA SERIE DE DOCUMENTOS EN CUALQUIER FORMATO PARA DISPONER DE INFORMACIÓN DIGITALIZADA ADJUNTA SOLUCIÓN MODULAR, ESCALABLE Y PERSONALIZABLE GESTORT POSEE UN ALTO PODER DE ADAPTABILIDAD Y CAPACIDAD DE PERSONALIZACIÓN A NECESIDADES ESPECÍFICAS DE UNA EMPRESA O A DISTINTOS ENTORNOS DE PRODUCCIÓN. 5

6 ELEMENTOS DIFERENCIADORES GESTORT INCORPORA PROCESOS EMPRESARIALES Y METODOLOGÍAS PROPIAS Y ESPECÍFICAS DEL SECTOR ORTOPROTÉSICO PARA OBTENER UN COMPLETO CONTROL Y SEGUIMIENTO DE PACIENTES, CLIENTES, PROVEEDORES, USUARIOS, ÓRDENES DE TALLER, PRODUCTOS, ALMACENES, FACTURACIONES A ORGANISMOS O PARTICULARES, GESTIÓN DE ALMACÉN, ETC. INTERFACE DE USUARIO HOMOGÉNEO Y SENCILLO QUE FACILITA EL APRENDIZAJE Y EL MANEJO DEL SOFTWARE AUMENTANDO LA PRODUCTIVIDAD PERSONALIZACIÓN DE LAS COLUMNAS Y DATOS A MOSTRAR EN TODOS LOS LISTADOS Y LAS REJILLAS DE PRESENTACIÓN DE DATOS EN PANTALLA CONVERSACIONES INTERNAS, TAREAS Y NOTAS ADJUNTABLES A CUALQUIER ENTIDAD DEL SISTEMA INTEGRACIÓN CON E-PAD PARA FIRMA ELECTRÓNICA Y CON IMPRESORAS DE TICKETS PARA TPV SISTEMA DE ETIQUETADO DE CUALQUIER ENTIDAD DEL SISTEMA PARA CLASIFICACIÓN ABIERTA IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS Y CUALQUIER LISTADO EN PANTALLA A IMPRESORA, PDF O EXPORTADO A EXCEL 6

7 INTERFACE VISITAS, CABECERA VISITAS, HISTORIAL DE VISITAS DE UN PACIENTE VISITAS, ESPECIALIDADES DE UNA VISITA ESPECIALIDAD DOCUMENTOS ASOCIADOS 7

8 INTERFACE ESPECIALIDAD DATOS DE ESPECIALIDAD INSTRUCCIONES DE USO DATOS DE ESPECIALIDAD DATOS DE ESPECIALIDAD PRODUCTOS ASOCIADOS 8

9 INTERFACE DETALLE, TAREA ASIGNADA A UNA VISITA DESDE LA FICHA DEL PACIENTE TPV, AL SELECCIONAR UN PRODUCTO TE MUESTRA EL STOCK TPV, COBRO DE TICKET VADEMECUM INTERACTIVO 9

10 MÓDULOS DE GESTORT MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN MÓDULO DE PRODUCTOS MÓDULO DE INFORMES Gestión de Clientes Gestión de Proveedores Gestión de Contactos Gestión de Comerciales Gestión de Campañas comerciales (CRM) Gestión de Agencias de Transporte MÓDULO DE COMPRAS Gestión de Pedidos, Albaranes y Facturas Gestión de pagos y pagarés a proveedores MÓDULO DE VENTAS Gestión de Presupuestos Control de versiones y paso a Pedido (CRM) Gestión de Pedidos, Albaranes y Facturas Gestión de Visitas Comerciales (CRM) Gestión de Tarifas Gestión de Cobros, Pagarés y Remesas Sistema de Facturación periódica MÓDULO DE TPV Gestión de TPVs Arqueo de caja Gestión de movimientos de caja Informe de movimientos Facturación simplificada (tickets) Gestión de Artículos Gestión de Componentes Gestión de Servicios Gestión de Artículos libres Gestión de Gastos MÓDULO DE ALMACÉN Gestión de Almacenes Gestión de Almacenes virtuales Gestión de Stock Regularizaciones de stock Gestión de movimientos entre almacenes MÓDULO DE ORTOPEDIA Gestión de pacientes Gestión de diagnósticos Gestión de Organismos Gestión de clientes privados, Gestión de centros y áreas sanitarias Gestión de médicos Gestión de técnicos Gestión de visitas Gestión órdenes de taller Gestión de componentes e instrucciones de uso y control del número de lote Mantenimiento del catálogo de especialidades ortoprotésicas Listados personalizables Informes más habituales predefinidos (especialidades dispensadas, consulta de visitas por estado, consulta de órdenes de taller, etc.) Documentos emitidos/informes de Visita: Garantía, Declaración de Conformidad, Orden de taller, Ficha de visita, Albarán de entrega, Justificante de entrega, Presupuesto, Diligencia visto bueno desfasado, Tarjeta identificadora del producto, Visto bueno, Comprobante entrega visto bueno, Factura a organismo, Factura a particular y Protocolo de medidas Cuadro de Mando integrado con Excel MÓDULO DE TRASPASO CONTABLE Listado de apuntes contables de compra Listado de apuntes contables de venta Traspaso de apuntes contables CONFIGURACIÓN / HERRAMIENTAS Gestión de usuarios y permisos Conversaciones, Tareas y Notas Gestión Documental Sistema de etiquetado Impresión de documentos y listados en pantalla a impresora, PDF o exportado a Excel Parametrización del sistema Configuración de Empresas, Delegaciones, Cuentas, Tipos de IVA, series, Provincias, Localidades, Formas de pago, etc. 10

11 MÓDULOS DE IMPLANTACIÓN GESTORT puede funcionar tanto en un entorno Intranet, instalada en el servidor de la empresa, como en la Nube, en Internet sobre una plataforma cloud bajo protocolo seguro SSL. IMPLANTACIÓN LOCAL Es posible implantar GESTORT en un servidor local propiedad de la empresa para dar servicio a los equipos de dicha Red Local. IMPLANTACIÓN EN LA NUBE GESTORT está optimizado para funcionar sobre una plataforma Cloud, es decir, para funcionar en un servidor en Internet, bien propiedad de la empresa, bien bajo un contrato de Hosting en uno de los servidores de AICOR TIC, de manera que cualquier usuario autorizado y autenticado mediante usuario, clave y certificado de seguridad pueda acceder, con su perfil, al ERP desde cualquier punto con conexión a Internet. 11

12 MEJORAS APLICADAS A GESTORT En nuestro afán continuo de actualizar nuestros productos para aumentar la productividad, presentamos una batería de mejoras y actualizaciones que tendrá la solución GESTORT,. Las primeras se implementaron el día 22 de Abril del 2013, y el resto estarán activas para el día 15 de Julio del MEJORAS DE INTERFACE Y NÚCLEO DEL SISTEMA La versión actual de GESTORT está basada en la versión 1.3 de Cake Php y en la próxima actualización ya se trabajará con la versión 2.3. El interface sigue manteniendo las mismas características generales en cuanto a diseño, pero con importantes mejoras de usabilidad. Además las entidades tienen nuevas gestiones transversales como son: GESTIÓN DOCUMENTAL: permite clasificar por entidad los distintos tipos de documentos. AVISOS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL: permite indicarle a un documento que tiene una fecha de renovación e indicarle que nos avise x días antes de dicha fecha BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS: hasta ahora para localizar un documento había que acceder a la gestión y el registro en concreto y buscar entre los documentos de dicho registro. En la nueva versión, se pude seguir haciendo de la misma forma, pero además se puede acceder a través de una única opción y en ella filtrar por entidad, tipo de documento o por un texto. GESTIÓN DE INCIDENCIAS: esta gestión permite tener recogidas las distintas incidencias que se puedan dar en cualquiera de las entidades del sistema, así como controlar cuales están o no resueltas. En algunas gestiones va a cambiar la ubicación de los datos, para que estén más agrupados y sea más fácil el poder consultarlos rápidamente. 12

13 MEJORAS APLICADAS A GESTORT GESTION DE PLANTILLAS DE DOCUMENTOS Ahora GESTORT le permite a la empresa tener las distintas plantillas de documentos que se utilicen en la empresa fácilmente localizables en un único sitio, por lo que ya todo el personal de la empresa sabrá donde puede encontrar cualquiera de las plantillas que se utilizan. IMPRESIÓN DE LA PLANTILLA DE ORDEN DE TALLER Hasta ahora era necesario tener creado el albarán y la orden de taller para poder imprimir la plantilla de orden de taller, pero con esta nueva versión se va a permitir al usuario sacar dicha plantilla sin la necesidad de crear esos documentos de antemano. NÚMERO DE LOTE POR DEFECTO EN LOS COMPONENTES En la ficha de datos de un componente, si este se marca como que requiere número de lote, el sistema va a permitir que se introduzca un número de lote por defecto. No es obligatorio que el usuario introduzca el número de lote por defecto en la ficha del componente. Este cambio permite que cuando se cree un albarán o factura con alguno de estos componentes a los cuales se le ha asignado un número de lote por defecto, en el momento de agregarlos en la línea, automáticamente va a cargar el número de lote que tiene el componente asignado por defecto. El usuario siempre podrá modificar dicho número de lote en caso de que sea necesario. En caso de que el componente que se ha agregado en la línea no tenga número de lote por defecto, el campo número de lote no cargará nada y será necesario que el usuario introduzca el número de lote que corresponda para poder guardar la línea. 13

14 MEJORAS APLICADAS A GESTORT ESCANDALLO PARA LAS ESPECIALIDADES Se va a permitir asignar a una especialidad tanto artículos como componentes para que así aparezcan en la plantilla de orden de taller y los técnicos sólo tengan que indicar que material han utilizado y cuáles son sus números de lote si fuese necesario. FACTURACIÓN PERIÓDICA Si realiza facturas de forma periódica, ya no tendrá que estar pendiente de cuando se tiene que realizar la factura, sólo tiene que introducirla una única vez en el sistema e indicar con que periodicidad quiere que GESTORT genere la factura. GESTORT cuando llegue el momento le avisará de que facturas periódicas hay que generar y usted sólo tendrá que confirmar que se generen. DUPLICAR UNA VISITA Se va a permitir crear una nueva visita a partir de los datos de una visita anterior, con lo que se optimiza el proceso de introducción de datos en el sistema para aquellos casos en los que un paciente viene con más de un P14. ALTA DEL MÉDICO DESDE EL FORMULARIO DE VISITAS La nueva versión de Ortosys incorpora un sistema que ya permite agilizar el alta de determinados registros sin necesidad de acceder previamente a la gestión de dicha entidad para realizar el alta. En base a esta nueva funcionalidad que incorpora GESTORT, ya se puede realizar el alta de un Médico desde el formulario de visitas. FACTURACIÓN SIMPLIFICADA El sistema se adaptara al cambio que ha entrado en vigor este año relativo a los tickets, que ya no podrán nombrarse como tickets sino como Factura simplificada. 14

15 MEJORAS APLICADAS A GESTORT PERMITIR MODIFICAR DATOS DE LAS CABECERAS DE DOCUMENTOS Hasta ahora cuando un documentos había sido traspasado, por ejemplo un pedido había sido traspasado a albarán o un albarán había sido traspasado a factura, el sistema no permitía modificar ningún dato. Con la nueva versión de GESTORT se va a permitir modificar aquellos datos que complementarios al documento y que no afectan en la trazabilidad de los mismos, como pueden ser el comercial, las observaciones internas, las observaciones de impresión CATEGORIZACIÓN DE MOTIVOS DE DENEGACIÓN DE PRESUPUESTOS El sistema va a contar con una tabla maestra donde la empresa puede definir los distintos motivos de denegación de los presupuestos. Cuando se deniegue un presupuesto, además de indicar el motivo como actualmente se hace con un texto libre, el usuario podrá categorizar ese texto libre usando uno de los motivos definidos en la citada tabla maestra. Esto permitirá sacar informes para obtener información sobre los principales motivos de denegación de presupuesto y que así la empresa pueda tomar las correspondientes medidas. LEY ORGANICA DE PROTECCION DE DATOS (LOPD) El sistema va a contar con un proceso que va a permitir controlar en todo momento que clientes tienen rellenado el documento de la LOPD. El documento de la LOPD, podrá ser archivado en la ficha del propio cliente si así lo decide la empresa, quedando automáticamente marcado como que dicho cliente tiene cumplimentado el documento de la LOPD. Por si alguna empresa no quiere archivar los documentos de la LOPD de cada cliente en la ficha del cliente, el formulario de clientes también dispondrá de un check que se podrá marcar para indicar que dicho cliente ha firmado el documento de la LOPD. Por lo tanto el sistema considerará que un cliente tiene firmada la LOPD en el momento en que en su ficha de cliente esté subido el documento de la LOPD o se haya marcado su check de LOPD. Por otro lado, el sistema avisará con un mensaje siempre que se esté trabajando en una Visita, Orden de Taller, Presupuesto, Pedido de Venta, Albarán de Venta ó Factura de Venta con un cliente que no tenga marcado en su ficha que tiene cumplimentado el documento de la LOPD, permitiendo en todo momento si no lo tiene imprimir el documento de la LOPD para que lo firme el cliente. 15

16 MEJORAS APLICADAS A GESTORT VADEMECUM INTERACTIVO Acceso a Vademécum interactivo desde el sistema de gestión GESTORT GESTIÓN DE NÚMEROS DE SERIE La nueva versión de GESTORT integra una completa gestión de números de serie, que va a permitir a la ortopedia tener toda la trazabilidad de cualquier producto al que se le haya indicado que se gestiona mediante número de serie. Los productos que se gestionen mediante número de serie podrán ser de dos tipos: Ya disponen de número de serie proporcionado por el fabricante. Por lo que se utilizará dicho número de serie para controlar toda la trazabilidad. No disponen de número de serie. Para estos artículos, GESTORT generará automáticamente un número de serie único con el que se podrá controlar los movimientos de dicho producto: compras, ventas, movimientos entre almacenes y devoluciones. IMPRESIÓN DE ETIQUETAS DEL PRODUCTO En función de si el producto se gestiona mediante números de serie o no, el sistema permitirá sacar automáticamente la etiqueta del producto utilizando el código de barras asignado al producto en caso de que este no se controle mediante números de serie o con el número de serie del producto ENVÍO DE GESTORT va a contar con una nueva gestión trasversal a todas las gestiones que permitirá el envió de con su correspondiente registro de quien y cuando se ha enviado. Esta nueva gestión funcionará de forma similar a como actualmente funcionan los ficheros adjuntos, tareas, conversaciones y alertas. Los podrán ser enviados utilizando distintas cuentas de de la empresa, aunque por defecto siempre se seleccionará la cuenta que haya sido configurada por defecto. Cuando se envíe un desde GESTORT, este será automáticamente almacenado asociado a la gestión desde donde se haya enviado, por lo que posteriormente podrán ser consultados. 16

17 MEJORAS APLICADAS A GESTORT En esta tabla, se muestra de forma rápida las mejoras que vamos a implementar en los plazos indicados, aquellas actuaciones en verde, estarán el día 22 de Abril 2013, el resto tienen su fecha de implantación. Mejoras GESTORT Actuación MEJORAS DE INTERFACE Y NÚCLEO DEL SISTEMA La versión actual de GESTORT está basada en la versión 1.3 de Cake Php y en la próxima actualización ya se trabajará con la versión 2.3. GESTION DE PLANTILLAS DE DOCUMENTOS Permite tener distintas plantillas de documentos IMPRESIÓN DE LA PLANTILLA DE ORDEN DE TALLER Hasta ahora era necesario tener creado el albarán y la orden de taller para poder imprimir la plantilla de orden de taller ESCANDALLO PARA LAS ESPECIALIDADES Se va a permitir asignar a una especialidad tanto artículos como componentes FACTURACIÓN PERIÓDICA Si realiza facturas de forma periódica, ya no tendrá que estar pendiente de cuando se tiene que realizar la factura 17

18 MEJORAS APLICADAS A GESTORT DUPLICAR UNA VISITA Se va a permitir crear una nueva visita a partir de los datos de una visita anterior, con lo que se optimiza el proceso de introducción de datos en el sistema para aquellos casos en los que un paciente viene con más de un P14 ALTA DEL MÉDICO DESDE EL FORMULARIO DE VISITAS La nueva versión de GESTORT incorpora un sistema que ya permite agilizar el alta de determinados registros sin necesidad de acceder previamente a la gestión de dicha entidad para realizar el alta FACTURACIÓN SIMPLIFICADA El sistema se adaptara al cambio que ha entrado en vigor este año relativo a los tickets, que ya no podrán nombrarse como tickets sino como Factura simplificada. IMPRESIÓN DE ETIQUETAS DEL PRODUCTO La impresión de etiquetas desde albaranes de compra y desde la gestión de artículos. PERMITIR MODIFICAR DATOS DE LAS CABECERAS DE DOCUMENTOS Con la nueva versión de GESTORT se va a permitir modificar aquellos datos que complementarios al documento. CATEGORIZACIÓN DE MOTIVOS DE DENEGACIÓN DE PRESUPUESTOS El sistema va a contar con una tabla maestra donde la empresa puede definir los distintos motivos de denegación de los presupuestos. 18

19 MEJORAS APLICADAS A GESTORT LOPD El sistema va a contar con un proceso que va a permitir controlar en todo momento que clientes tienen rellenado el documento de la LOPD. VADEMECUM INTERACTIVO Acceso a Vademécum interactivo desde el sistema de gestión GESTORT GESTIÓN DE NÚMEROS DE SERIE La nueva versión de GESTORT integra una completa gestión de números de serie, que va a permitir a la ortopedia tener toda la trazabilidad de cualquier producto al que se le haya indicado que se gestiona mediante número de serie ENVÍO DE GESTORT va a contar con una nueva gestión trasversal a todas las gestiones que permitirá el envió de con su correspondiente registro de quien y cuando se ha enviado. IMPRESIÓN DE ETIQUETAS DEL PRODUCTO En función de si el producto se gestiona mediante números de serie. NÚMERO DE LOTE POR DEFECTO EN LOS COMPONENTES En la ficha de datos de un componente, el sistema va a permitir que se introduzca un número de lote por defecto 19

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