LIDER PROCEDIMIENTO: Gestor T1-11 Grupo Interno de Trabajo. Talento Humano

Transcripción

1 AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: PROCESO OBJETIVO ALCANCE Secretario General LIDER PROCEDIMIENTO: Coordinador talento Efectuar la liquidacion la nomina y las primas de ley atendiendo las disposiciones de la normativa vigente, para la correcta gestion de la entidad. Inicia con la revision de las novedades de nomina reportadas y finaliza con la validacion de la informacion reportada en planilla unica de seguridad social y parafiscales y Fondo Nacional del Ahorro. PR O V EED O R ES EN TR A D A S A C T IV ID A D E S R E S PO N S A B LES D E S C R IPC IO N PCC S A LID A S C LIE N TES Acto Administrativ o Director General Secretario General Procesos Estrategicos, Misionales, Apoyo y de Evaluacion Entidad externa (Procedimi ento seleccion y vinculacion (GH-P-01) Formatos GH-F-02, GH-F-03, GH-F-11, GH-F-12, GH-F-13, GH-F-15, GH-F-17, GH-F-18, GH-F-19, GH-F-27, GH-F-28, GH-F-35 y GH-F-38 diligenciados 1. Revisar novedades reportadas. Grupo Revisa que las novedades reportadas en el mes contengan la informacion necesaria para su incorporacion en la Si la novedad contiene toda la informacion necesaria continua con la actividad 2. Si no contiene toda la informacion necesaria se devuelve para que sea ajustada a los requisitos establecidos. Nota: De acuerdo al mes en que se expidan los Decretos salariales, se re liquida toda la nomina mes a mes con todas sus novedades. Novedad revisada. Pagina 1 de 6

2 Registra la novedad en el sistema de nomina, con los datos correspondientes de acuerdo con el tipo de novedad. Talento Novedad revisada. 2. Incorporar novedades al sistema de Grupo dexisten novedades que deban ser incluidas y canceladas en el mes respectivo pero llegaron despues del calendario de nomina? x Novedad registrada en el sistema de Si. Se efectua nomina adicional iniciando por la actividad No. 1 Talento Novedad registrada en el sistema. 3. Generar pre Grupo No, continua con la actividad 3. Genera la pre-nomina en el sistema, verifica que las novedades esten registradas y liquidadas, asf mismo revisa que los descuentos de ley esten aplicados y envfa el archivo preliminar al Grupo Financiero. Si la totalidad de las novedades estan registradas y liquidadas correctamente y los descuentos de ley estan Archivo preliminar de Pre-nomina revisada. Grupo de Gestion Financiera Pagina 2 de 6

3 aplicados, continua con la actividad 4. Talento Grupo de Gestion Administrativa y de Talento Secretario General Pre-nomina revisada definitiva y 4. Generar 5. Revisar y Aprobar 6. Preparar nomina para pago Grupo Gestor T1-16 Coordinador grupo Secretario General Grupo En caso contrario, efectua los ajustes correspondientes. Genera la nomina definitiva a traves del sistema de informacion, imprime el archivo correspondiente junto con los debidos Genera los archivos planos relacionados con la nomina para temas como Seguridad social, el cual es validado por el operador y genera el archivo plano para el Fondo Nacional del Ahorro - FNA. Revisa la nomina y confirma aleatoriamente novedades. Aprueba la nomina del periodo correspondiente y la paso para firma del ordenador del gasto. Digitaliza la nomina aprobada junto con los definitiva y Archivos planos de soportes en medio ffsico y electronico. Gestor T1-16 Coordinador grupo Interno de Operadores del Sistema de Seguridad Social Secreta rio General Coordinador Pagina 3 de 6

4 Coordinador Talento Talento soportes en medio ffsico y electronico. Archivo plano de nomina Fondo Nacional del Ahorro - FNA 7. Solicitar el pago de la 8. Validar informacion reportada al Fondo Nacional del Ahorro - FNA. Coordinador Grupo Grupo Envfa correo electronico solicitando el tramite de pago de la nomina adjuntando los documentos electronicos de la misma y hace entrega de los documentos ffsicos al proceso de Gestion Financiera (Procedim iento Pagos GF-P-03). Valida la informacion del archivo plano relacionado con el pago al Fondo Nacional del Ahorro. Si de la gestion adelantada se identifican mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01). Correo electronico enviando soportes en electronico. aprobada en medio ffsico y Archivo plano Fondo Nacional del Ahorro - FNA cargado en el aplicativo del Fondo Nacional del Ahorro. Coordinador Grupo de Gestion Financiera Pagina 4 de 6

5 POLITICAS DE OPERACION La nomina se tramitara de acuerdo con lo definido en el calendario de pagos establecido conjuntamente con el Grupo de Gestion Financiera. Las novedades de nomina deberan ser tramitadas durante los primeros 10 dfas calendario del mes, tales como: ingresos, retiros, vacaciones, incapacidades, licencias, libranzas, aportes a cooperativas o fondos, polizas medicas, exequiales y de seguros, traslados entre Entidades de Seguridad Social, Horas extras, Deducibles para Beneficios tributarios, Aportes Voluntarios a Fondos de Pensiones y Cuentas AFC, entre otras. Puestos de trabajo. Servidores Publicos. Sistema de Gestion Documental. Sistema de Presupuesto asignado en la vigencia. RECURSOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Ver Normograma DOCUMENTOS ASOCIADOS Procedimiento Seleccion y Vinculacion (GH-P-01). Procedimiento Pagos (GF-P-03). Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC- P-01). Formato Decision Voluntaria de Afiliacion al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pension y a Fondo de Cesantfas (GH-F-02) Formato Manifestacion de Proteccion a la Familia (GH-F-03) Formato Solicitud de Permiso Remunerando o Licencia (GH-F-11) Formato Registro de Horas Extras (GH-F-12) Formato Solicitud de Vacaciones (GH-F-13) Formato Cumplimiento de Requisitos para Asignacion de Prima Tecnica por Estudios de Formacion Avanzada y Experiencia Altamente Calificada (GH-F-15) Formato Deducible de Vivienda (Beneficios Tributarios) (GH-F-17) Formato Deducible por Dependientes (Beneficios Tributarios) (GH-F-18) Formato Determinacion Categorfa Tributaria (GH-F-19) Formato Registro de Salidas Laborales (GH-F-27) Formato Registro de Permisos por Horas (GH-F-28) Formato Asignacion de Prima Tecnica por Evaluacion del Desempeno (GH-F-35) Formato Solicitud de Asignacion de Prima Tecnica por Formacion Avanzada y Experiencia Altamente Calificada (GH-F-38) Pagina 5 de 6

6 ELABORO: A AAA MM DD REVISO: A AAA MM DD APROBO: A AAA MM DD Ana Marfa Melendez Trabajo Adriana Marfa Gamboa Contratista Andrea Carolina Carrasco Ramirez Coordinador Andrea Carolina Carrasco Ramirez Coordinador Gestion de Pagina 6 de 6

7 Codigo: GH-P-05 Version: 3 INICIO l.r evisa r novedades reportadas. Trabajo 2.Incorporar novedades al sistema de Trabajo. SI 3.Generar pre- Trabajo. 4.Generar Trabajo. Pag.2

8 Codigo: GH-P-05 Version: 3 5.Revisar y Aprobar Gestor T1-16 Coordinador grupo Interno de. Secretario General. 1r 6.Preparar nomiina para pago. Grupc. 7.Solicitar el pago de la Coordinador. Procedimiento Pagos GF- P-03 8.Validar informacion reportada al Fondo Nacional del Ahorro - FNA. Trabajo. Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora (MC-P-01). FIN