Corporación Arrocera Nacional

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1 Corporación Arrocera Nacional Ave 8, Calles Teléfono: (506) Fax: (506) Unidad de Proveeduría Contratación de Servicios. Estudio para el análisis de Cargas de Trabajo en CONARROZ La Unidad Proveeduría de la Corporación Arrocera Nacional, le invita a presentar cotización por escrito para la Litación Abreviada n.º 2014 LA , hasta las 10:00 am del día 04 de agosto del 2014, ubicada en el primer piso de las Oficinas de CONARROZ, ubicadas de la Iglesia del Votivo Sagrado Corazón 25 OE sobre avenida OBJETO DE LA CONTRATACIÓN Contratar una empresa que realice un estudio de cargas de trabajo en la Corporación Arrocera Nacional para determinar los estándares de sus procesos y establecer las necesidades reales de personal. 2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Las especificaciones técnicas son aquellos aspectos de carácter técnico que en caso de no cumplirse por un oferente ameritará su descalificación inmediata del concurso, por relacionarse con aspectos imprescindibles e insustituibles del requerimiento. Para esta contratación esos elementos son los siguientes: a. El servicio solicitado debe ser atendido directamente por el oferente, no se podrá subcontratar. b. El estudio para el análisis de cargas de trabajo, se debe incluir los siguientes entregables cuya ejecución conllevan un orden y a partir del segundo constituyen un insumo para el siguiente. Detalle de los resultados del estudio de cargas de trabajo por Dirección, identificando los diferentes productos que ofrece cada una de ellas, sus correspondientes métodos de trabajo y los tiempos estándar obtenidos para cada uno de ellos, además de otras consideraciones técnicas, que determinarán la capacidad actual de servicio brindado por cada Dirección y la necesidad de personal (si es del caso). También deberán indicar los diferentes puestos en los que se ocupa o no el personal. Propuesta del diseño de la estructura organizacional ideal y las acciones correctivas a realizar para optimizar la estructura. El informe deberá contener los argumentos y consideraciones técnicas que originaron dicho estudio, la metodología empleada, las herramientas utilizadas, la información recolectada, el nivel de confianza de las estimaciones, así como las conclusiones y recomendaciones generales y específicas sobre los aspectos cuantitativos y cualitativos a considerar para mejorar la planificación y distribución de las cargas de trabajo en los puestos de la Corporación Arrocera Nacional.

2 2 A continuación se establecen las especificaciones técnicas para cada componente: Entregable No 1. Análisis de cargas de trabajo, revisión de funciones y determinación de los niveles de responsabilidad de cada puesto. El contratista deberá realizar un estudio de las funciones y cargas de trabajo de los puestos que tiene la Institución distribuyendo el recurso humano. El contratista deberá realizar un análisis de las funciones de los puestos, las responsabilidades asociadas y el nivel idóneo de cargas de trabajo para determinar las oportunidades de mejora o duplicidad de funciones para cada puesto. Se deberá generar una propuesta escrita con las acciones correctivas a realizar para mejorar el nivel de eficiencia de los procesos. El contratista deberá determinar los requerimientos de recursos humanos en función de las cargas de trabajo y de los procesos ya sea con recurso propio o recursos no existentes con sus respectivas justificaciones e impacto presupuestario. El contratista deberá entregar un informe escrito sobre el resultado de la investigación deberá incluir las cargas de trabajo por proceso y puesto actuales (listado de actividades, datos de las mediciones, resultados de las mediciones, balanceo, conclusiones y recomendaciones). Entregable No 2. Propuesta del diseño de la estructura organizacional ideal y las acciones correctivas a realizar para optimizar la estructura. El contratista deberá con base en el Manual de Procedimientos existente y el análisis de cargas de trabajo establecer cuál es la estructura organizacional ideal y proponer las acciones correctivas a realizar para optimizar la estructura. Deberá evaluar la situación actual y generar una propuesta organizativa que permita incrementar la eficacia y la eficiencia de sus procesos. La empresa oferente deberá presentar y entregar un informe con el diagnóstico de dichos temas, el cual deberá contener al menos puntos de mejora identificados, así como conclusiones y recomendaciones claramente definidas. 3. CONDICIONES DEL OFERENTE 3.1. La empresa oferente debe tener experiencia en el análisis y diseño de procesos, medición y balanceo de cargas de trabajo, análisis y diseño de estructura organizacional y/o de puestos (implica descripción y valoración de puestos), análisis y presentación de propuestas y herramientas tecnológicas que soporten los temas antes mencionados en instituciones 4. ADMISIBILIDAD DE LAS OFERTAS 4.1. Se admiten a concurso ofertas que cumplan en todos los aspectos con las condiciones generales, específicas, legales y de forma El oferente deberá contar con al menos 5 años de experiencia en el desarrollo de consultorías que incluyan los siguientes temas análisis y diseño de procesos, medición y balanceo de cargas de trabajo, análisis y diseño de estructura organizacional y de puestos 2

3 (implica descripción y valoración de puestos), análisis y presentación de propuestas y herramientas tecnológicas que soporten los temas antes mencionados. Para comprobar que cuenta con esa experiencia y con esa cantidad de años, el oferente deberá presentar una declaración jurada que conste la siguiente información: El nombre de la empresa oferente Nombre de la empresa o institución a quién brindó la asesoría en los temas mencionados en este acápite, donde se indique datos tales como: nombre de un contacto, puesto que ocupa en la empresa y número de teléfono (para eventual confirmación, cuando el Encargado General de Contratación lo considere oportuno. Breve descripción del trabajo realizado El oferente deberá estar inscrito en el Colegio Profesional que corresponda, cuando la ley así lo exija El oferente deberá proponer un equipo de trabajo que debe estar compuesto por lo menos de 3 personas, la Corporación Arrocera Nacional se reserva el derecho de solicitar el cambio de algunos de los miembros del equipo de trabajo una vez que inicie la consultoría, esto porque se considere que no cumple Requisitos del Director del Proyecto: El consultor del servicio designará para la ejecución de esta contratación un Director del Proyecto, que será el responsable de guiar la labor del equipo de trabajo hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos para esta contratación, además será el enlace entre el consultor del servicio y la Corporación Arrocera Nacional. El Director del Proyecto deberá ser presentado en la oferta para esta contratación mediante currículo vitae, adjuntando todos los documentos pertinentes. Cumplimiento de los siguientes requisitos Grado mínimo Licenciatura o Maestría en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, o carrera afín presentar copias de los títulos académicos que ostenta. Además, deberá estar inscrito y al día en el colegio profesional correspondiente. Tener al menos 5 años de experiencia como colaborador de planta en empresas de consultoría con presencia local e internacional, para lo cual deberá aportar documento fehaciente en el cual haga constar tal condición. Al menos 3 años de experiencia en la dirección de servicios de consultoría en instituciones privadas o públicas que incluyen: Conducción de sesiones de trabajo con ejecutivos de alto nivel. Presentar una declaración jurada con una tabla indicando: servicios brindados, descripción, nombre de la empresa donde se realizó, año, nombre de un contacto, número de teléfono y correo electrónico. Presentar una declaración jurada de proyectos de consultoría relacionados con servicios de recursos humanos, análisis y diseño de procesos, medición y balanceo de cargas de trabajo, así como el análisis y presentación de propuestas de herramientas y aplicaciones tecnológicas que soporten los 3

4 4 temas antes mencionados. Mediante una tabla indicando: proyecto, descripción, nombre de la empresa donde se realizó, año, nombre de un contacto, número de teléfono y correo electrónico (este requisito puede incluirse en el curriculum vitae) 4.6. Requisitos del Equipo de Trabajo: Los miembros del equipo de trabajo (colaboradores del responsable del proyecto) deberán reunir los siguientes requisitos: Grado mínimo de Bachillerato y/o Licenciatura o Maestría en Ingeniería Industrial, Psicología, Administración de Empresas, o carrera afín, presentar copias de los títulos académicos que ostentan. Se deberá presentar copias de los títulos académicos que ostenta cada miembro del equipo asignado. El curriculum vitae deberá contener los siguientes aspectos: nombre completo, número de cédula, grado (s) académico (s) y especialidad (es). Experiencia mínima de 3 años para cada miembro del equipo de trabajo en proyectos de consultoría relacionados con al menos uno de los siguientes temas: gestión de clima y cultura organizacional, análisis y diseño de procesos, medición y balanceo de cargas de trabajo, análisis y diseño de estructura organizacional y de puestos (implica descripción y valoración de puestos), análisis y presentación de propuestas y herramientas tecnológicas que soporten los temas antes mencionados No se aceptará la presentación de ofertas que intervengan en forma conjunta dos o más ofertas. 5. SISTEMA DE CALIFICACION 5.1. Los elementos que se tomarán en cuenta para la calificación de las ofertas serán los siguientes: A. PRECIO DE LA OFERTA 50 PUNTOS Se le asignará un máximo de 50 puntos al profesional que cotice el menor precio total por el " Estudio para el análisis de Cargas de Trabajo. A los profesionales restantes se les asignará un porcentaje relacionado con el que obtuvo el mayor puntaje de acuerdo a la siguiente fórmula: Menor precio cotizado X 50 Precio oferta a evaluar El precio que cotice el profesional será el monto total por los servicios, por lo que el mismo se considera fijo, definitivo e invariable para todos los efectos legales. 4

5 B. AÑOS DE EXPERIENCIA DEL PROFESIONAL RESPONSABLE DEL ESTUDIO PARA EL ANÁLISIS DE CARGAS DE TRABAJO. 25 puntos Se evaluará la experiencia del profesional responsable del ESTUDIO PARA EL ANÁLISIS DE CARGAS DE TRABAJO otorgando 5 puntos por cada 5 años de experiencia en la realización de ESTUDIO PARA EL ANÁLISIS DE CARGAS DE TRABAJO, partiendo de una base de 5 años de experiencia. Hasta un máximo de 25 puntos La experiencia profesional se calificará de acuerdo al número de años que el profesional demuestre de la siguiente manera: De 05 años y un mes a 7 años De 07 años y un mes a 09 años De 09 años y un mes a 11 años De 11 años y un mes a 13 años De 13 años y un mes en adelante 05 Ptos 10 Ptos 15 Ptos 20 Ptos. 25 Ptos La experiencia solicitada podrá ser demostrada mediante declaración jurada C. CANTIDAD DE ESTUDIOS PARA EL ANÁLISIS DE CARGAS DE TRABAJO DEL OFERENTE. 25 PUNTOS Se le asignará 5 puntos por cada estudio realizado a satisfacción, hasta un máximo de 25 puntos. Cada oferente presentara las cartas que demuestren esta experiencia, las cartas no pueden tener una fecha mayor a un año y deben describir ampliamente los trabajos realizados por el oferente y que fueron recibidos a satisfacción. Conarroz se reserva el derecho a verificar la información presentada Resultará adjudicada la oferta que encontrándose legal y técnicamente elegible, obtenga la mayor calificación Desempate Si el resultado de este concurso arroja empate entre dos o más oferentes, se tomaran en cuenta de los criterios de desempate que a continuación se detallan, de acuerdo al siguiente orden: a) Mayor experiencia del oferente o empresa en el desempeño del trabajo detallado en este cartel, comprobadas con las cartas presentadas donde se manifestó tal condición con el resultado de la asesoría. De persistir el empate la Administración convocará por escrito con dos (2) días de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes legales de los oferentes que se encuentren en situación de empate, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será efectuada en la Sección de Proveeduría de Conarroz. Cada oferente tomará al azar un papel donde en uno de ellos se detallará la palabra Seleccionado, el resto estarán en blanco; el oferente que tenga el papel con la palabra antes 5

6 6 indicada, será el adjudicatario. La no asistencia de las partes no impedirá la realización de la rifa. De lo actuado se levantará un acta que se incorporará al expediente. 6. CONDICIONES ESPECIALES: 6.1. Vigencia de las ofertas Las ofertas deberán tener una vigencia de 45 días hábiles Ofertas en monedas extranjeras. En caso de recibir ofertas en monedas extranjeras se pasaran a colones tomando en cuenta el tipo de cambio de venta del BCCR, al día de la apertura de ofertas Monto y plazo de la Garantía de Cumplimiento La garantía de cumplimiento para el caso del adjudicatario, será de un 5% del monto total adjudicado. Entendemos, aceptamos y cumplimos que la vigencia de la misma deberá extenderse por un período de tres meses a partir de la recepción oficial del trabajo y deberá rendirse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la comunicación en firme de la adjudicación Inicio de la Ejecución del Proyecto La ejecución del proyecto adjudicado, deberá iniciarse máximo 05 días hábiles después de haberse retirado la orden de compra Seguros El contratista adjudicatario será responsable de las cargas sociales, riesgos laborales, prestaciones, etc. de cada uno de los empleados Plazo de contrato El mismo será definido por el plazo de entrega estipulado en la oferta del adjudicado Forma de Pago La Corporación Arrocera Nacional pagara contra entrega del trabajo finalizado y será por medio de transferencia electrónica para lo cual el oferente tiene que indicar su cuenta SINPE (cuenta de 17 dígitos) Se pagará como máximo 10 días hábiles siguientes al otorgamiento del visto bueno por parte de la unidad de RH. Cuando la oferta sea presentada en dólares se pagará al tipo de cambio de venta según el BCCR y al día en que se procesa el trámite de pago. 6

7 6.8. PRECIO: El oferente en la cotización deberá presentar el precio total de la oferta (colones ó dólares). Deberán incluirse en el precio los impuestos correspondientes. Al presentar un único monto, se entenderá que ese monto incluye todos los costos; CONARROZ no reconocerá ningún costo adicional que no se haya contemplado en la oferta. En caso de recibir cotizaciones en otro tipo de moneda diferente al colón y para efectos de comparación, se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta calculado por el Banco Central de Costa Rica y vigente al momento de la apertura de las ofertas. El precio se entenderá firme, definitivo e invariable. Deberá consignarse en números y letras coincidentes. En caso de existir divergencias entre estas dos formas de expresión, prevalecerá la consignada en letras. El oferente tiene que considerar entre sus costos, de ser necesario los viáticos (alimentación/ Hospedaje) para trasladarse a las oficinas regionales, las cuales están ubicadas en Upala, Bagaces, Ciudad Neilly, Guapiles, Parrita y oficinas centrales en San Jose. 7. CONDICIONES GENERALES 7.1. Entrega y Presentación de la Oferta La oferta deberá presentarse por escrito, en sobre cerrado, correctamente identificada, rotulado con el número y objeto de la contratación, nombre del oferente y su cedula (Física o Jurídica). Toda oferta deberá presentarse en papel corriente, en original y una copia idéntica, firmada por el oferente o representante legal, sin tachaduras ni borrones. Cualquier corrección debe ser hecha mediante nota. Se debe indicar claramente: Nombre y dirección de la casa oferente y del apoderado, del representante, con indicación del nombre, cédula, dirección y la posición del firmante dentro de la empresa, número de cédula jurídica, número de fax, para recibir notificaciones, caso contrario, se tendrá por notificado en el transcurso de 24 horas, precio total cotizado deberá presentarse en números y letras coincidentes. En caso de divergencia entre ambas formas prevalecerá la consignada en letras. Toda oferta debe ser cotizada tomando en cuenta todos los impuestos, indicando el monto y el tipo de impuestos por separado Documentos que deben aportar Los proveedores interesados en participar que no se encuentran activos en el Registro de Proveedores de la Institución deben aportar los documentos legales y declaraciones juradas que se indican en el formulario de inscripción de proveedores el cual se encuentra en el sitio web presentar certificación sobre la personería jurídica y propiedad de las acciones, Declaración Jurada de que no le alcanzan las prohibiciones del artículo 22 de la Ley de Contratación Administrativa, los artículos 24.4 y 53,inciso 1 del Reglamento General de la Contratación Administrativa y que se encuentra al día con las obligaciones Obrero-Patronal de la Caja Costarricense del Seguro Social). 7

8 Sitio donde se depositan las garantías. Todo adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento con el objeto de garantizar la calidad, confección, así como el tiempo de entrega convenido y cláusulas de la presente contratación y de las ofertas adjudicadas, todo esto a plena satisfacción de CONARROZ. La misma deberá rendirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la adjudicación. Su inobservancia dentro de dicho plazo dejará sin efecto el acto de adjudicación y autorizará a la administración para re adjudicar el concurso a la segunda mejor oferta calificada, sin perjuicio de la ejecución de la garantía de participación rendida y toda otra acción tendiente a resarcir los daños y perjuicios ocasionados a la Administración por el adjudicatario renuente Sitio donde se depositan las garantías. Deberán ser por depósito o transferencia electrónica a una cuenta en el banco nacional a nombre de CONARROZ, el comprobante será remitido inmediatamente a la Proveeduría de CONARROZ, en forma física o escaneada Devolución de garantías Los interesados deberán solicitar la autorización de la devolución de la garantía mediante nota dirigida al área de Proveeduría, en la cual indicarán el número de concurso, número de recibo, monto y tipo de garantía. Dicha solicitud debe venir firmada por la persona que suscribió la oferta, caso contrario deberá aportar certificación de personería de quien está firmando. Las autorizaciones serán entregadas los martes o jueves. 8

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