Ventanilla Única de Comercio Exterior

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1 Manual de Usuarios para radicar inscripciones previas a la realización de importaciones ó exportaciones, ante las diferentes entidades gubernamentales de control. Ventanilla Única de Comercio Exterior

2 1. Registro sobre la aplicación Al ingresar a la página de VENTANILLA UNICA DE COMERCIO EXTERIOR VUCE, ( por exportaciones o inscripciones aparecerá la siguiente ventana inicial: En esta ventana inicial aparecerá, la opción Actúa en nombre de un tercero? y los campos paras el ingreso información de usuario y contraseña (que han sido asignados previamente):

3 Si usted no actúa en nombre de un tercero, no elige esta opción, e ingresa los datos de los campos Usuario y Contraseña y a continuación da un clic en el botón Aceptar. Si usted es un tercero (realizará el trámite en nombre de otra persona) se elige la caja de chequeo de la opción Actúa en nombre de un tercero? y a continuación aparecerá los campos adicionales: Nit del Tercero y Correo electrónico. Una vez ingrese sus datos de Usuario y Contraseña, y el Número de Nit, el Correo electrónico (este campo es opcional), da un clic en el botón Aceptar : Si la información ingresada no es válida, el sistema le indicará el error y deberá ingresar nuevamente la información:

4 Después de registrarse exitosamente en la aplicación, aparecerá la siguiente ventana: En esta ventana aparecerá la bienvenida a la Ventanilla, sus nombres, la fecha y una información inicial, en la parte izquierda encontrará el Menú con las opciones que podrá realizar en la ventanilla:

5 2. Realización de Trámites de Inscripción Una vez se haya llevado a cabo el proceso de Registro (Ver punto 1. Registro sobre la aplicación) se podrá realizar un Trámite de Inscripción. Para iniciar un Trámite de Inscripción de un clic sobre la opción Iniciar Inscripciones : Aparecerá la siguiente ventana. En esta ventana aparecerá el orden y la descripción de los pasos a realizar durante el Proceso de realización de Trámites de Inscripción. Para iniciar un trámite, se da un clic en el botón Iniciar :

6 A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 1. Confirmar RUT:

7 Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso, y el Formulario de RUT correspondiente: Paso Descripción del Paso Información de RUT Una vez se verifiquen los datos del formulario RUT, se da un clic en Confirmar y Continuar A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 2. Confirmar RUE:

8 Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso y las opciones de Matrícula de RUE: Paso Descripción del Paso Matrículas de RUE

9 A continuación se elige la matrícula dando un clic sobre la misma y aparecerá la información del Formulario RUE: Una vez se confirme la información se da un clic en Confirmar y Continuar A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 3. Seleccionar Subpartida arancelaria:

10 Paso Descripción del Paso Y aparecerá además el formulario de ingreso de Información de Subpartida Arancelaria. Allí se encontrará el campo No Subpartida : También aparecerá la Herramienta de Búsqueda, con los campos No Subpartida, y Descripción, y los botones Buscar y Limpiar. El No subpartida se puede ingresar directamente sobre el campo o utilizando la Herramienta de Búsqueda. Si se desea utilizar la Herramienta de Búsqueda se ingresa el No Subpartida total o parcialmente y/o la Descripción total o parcialmente de la subpartida que se requiera buscar, y a continuación se da un clic en el botón Buscar.

11 Si se desea hacer una nueva búsqueda se da clic en el botón Limpiar, de esta manera se borrará la información ingresada anteriormente. Al realizar la búsqueda aparecerán los registros de la información encontrada: Así se elegirá la subpartida, dando un clic sobre el Número de la misma:

12 A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 4. Seleccionar Inscripciones: Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso, y el Listado de los Trámites de Inscripción:

13 Paso Descripción del Paso Listado de Trámites de Inscripción La lista de trámites de Inscripción, presenta un listado de todos los trámites de inscripción que se pueden realizar en la ventanilla y además indica aquellos trámites sugeridos para la subpartida que se ingreso inicialmente. Se puede elegir uno o varios de los Trámites de Inscripción. Una vez se elige se elige el Trámite de Inscripción se da un clic en el botón Confirmar y Continuar

14 A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 5. Diligenciar información específica: Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso, y el Formulario de ingreso de Información Específica: Paso Descripción del Paso En esta ventana aparecerá la información requerida para el Trámite elegido. Una vez se ingrese la información para el Trámite que se está realizando se da un clic en el botón Continuar : Así mismo aparecerá el Trámite seleccionado y la opción de Cargar Archivo Adjunto:

15 Si se desea cargar un Archivo a esta solicitud se utiliza la Herramienta para Cargar Archivo Adjunto. Para seleccionar el archivo se da un clic en Examinar, que mostrará la ventana Elegir Archivo : Una vez se elige el archivo se ingresa la información en el campo Descripción y se da un clic en Cargar Archivo. El botón Eliminar se utiliza si se desea eliminar un archivo cargado. Una vez se da un clic en el botón Firmar y Continuar, a continuación aparecerá la Ventana para Seleccionar Certificado, se debe elegir el Certificado que se tiene asociado, y a continuación un clic en Aceptar :

16 A continuación aparecerá la ventana para ingresar el PIN del Certificado elegido: Se ingresa el Número de PIN (Password) y se da un clic en el botón OK

17 Si el Certificado no es valido aparecerá un mensaje indicando el error: Si el certificado es válido, la firma se realizará sin ningún inconveniente y a continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 6. Pagar Trámites: Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso. Aparece el Número de Radicación del Trámite y el link para Iniciar el Pago del Trámite elegido (aquí aparecerán señalado el pago del trámite si este tiene tarifa su pago se hace a través de la ventanilla). Como el Trámite de INVIMA- Registro Sanitario no tiene Pago, no aparecerá la ventana para efectuar su pago. Si se hubiese elegido un trámite con pago, se realizará el mismo procesos de pago como cualquier otro trámite, así por ejemplo: Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso, y el Formulario de ingreso de Información Específica: Paso Descripción del Paso Pagos

18 Aparece el Número de Radicación del Trámite y el link para Iniciar el Pago del Trámite elegido (aquí aparecerán señalado el pago del trámite si este tiene tarifa y su pago se hace a través de la ventanilla): Paso Descripción del Paso Pagos Es muy importante que tenga en cuenta el Número de Radicación, ya que es un número único que le permitirá identificar el trámite que está realizando. Con éste número podrá consultar su trámite. Si el Pago no se desea efectuar en este momento, se puede abandonar el Proceso y luego, por consulta de Trámites en Proceso se consulta el Trámite y se realiza el pago. (Ver Punto 8.1). Para realizar el Pago del Trámite se da un clic en el link Iniciar Pago a continuación aparecerá la ventana aparece los Detalles de Pago a realizar: Número de radicación, Número de trámite, Código trámite, Número Radicación, Valor, Impuesto. Para iniciar el Pago se da un clic sobre el botón Pagos Entidades PSE :

19 Una vez se da clic sobre este botón aparecerá la ventana para seleccionar la entidad bancaria: En esta ventana aparecerá de nuevo la información del Pago: Código del trámite, Número Radicación, Valor, Impuesto. El Tipo de Cliente se elige de un Drop Down List:

20 El Banco se elige de un Drop Down List: Una vez se elija el Tipo de Cliente y el Banco se da un clic sobre el botón Pagos Entidades PSE, para ingresar a la página del banco elegido:

21 A continuación aparecerá la siguiente ventana (en este caso se hace la presentación con el Banco Web Services ACH a manera de ejemplo, pero esta página variará según el banco elegido, para realizar el pago):

22 En esta ventana aparecerán los datos del Pago, y los campos Account Agency, Account Number, Password, una vez se diligencien estos datos, se da un clic en el botón Pay : Después de realizar la transacción, aparecerá una ventana con la información del detalle y el resultado del pago realizado, mostrando el resultado de la transacción.

23 Este detalle de Pago se puede imprimir, dando un clic sobre el botón Imprimir. Una vez el Pago se haya efectuado, al dar clic en Volver a lista de pagos, se regresará a la siguiente ventana:

24 Si se ha elegido más de un Trámite de Inscripción, aparecerá la opción Continuar con las siguientes inscripciones, y se volverá nuevamente al Paso 5. Diligenciar Información Específica, y se repetirá nuevamente el proceso, generando un número de radicado diferente para cada solicitud de inscripción. Si las inscripciones se han realizado por completo aparecerá un mensaje indicando que se han finalizado los Trámites de Inscripción: Después de realizar el trámite se podrá utilizar la herramienta de Consulta de Trámites en Proceso, para verificar si la entidad ha revisado el trámite, y si ya lo ha aceptado. Cuando un Trámite es aceptado por la entidades se podrá consultar en la lista Trámites Concluidos. 1. Realización de Consulta de Trámites En la ventanilla se pueden realizar 2 tipos de Consulta de Trámites: Trámites en Proceso y Trámites Concluidos.

25 1.1.Realizar Consulta de Trámites en Proceso Estando en la Ventanilla se elige la opción Trámites en Proceso : Aparece la ventana de Trámites en Proceso, en donde se visualiza una tabla con la información de los Trámites que se encuentran en Proceso, para cada uno de los trámites aparece el No Radicación, el Nombre del Trámite y la Fecha Inicio y el link Pagos Trámite:

26 Si se tiene un Pago pendiente del Trámite que se está consultado, y se desea realizar dicho Pago, se da clic sobre el link de Pagos del Trámite, esto lo ubicará en la página de Realizar Pago. Para realizar la Consulta del detalle del Trámite se da un clic sobre el Número de Radicado:

27 A continuación aparecerá la Ventana con el Detalle del Trámite: Esta ventana tiene las siguientes secciones: Información General del Trámite. Esta sección contiene la información del Trámite realizado: Número de Radicación, Nombre del trámite, Descripción, Fecha Inicio, Subpartida Arancelaria, Cantidad, País, País Destino : Información de RUT Registro Único Tributario, con el que se realizó el Tramite:

28 Información de RUE Registro Único Empresarial, con el que se realizó el Tramite: Información Específica. Esta sección contiene los datos ingresados de Información Específica, cuando se realizó el trámite.

29 Listado de Trámites. Esta sección contiene la lista de Trámites que involucran el Trámite que se está consultado. Si se trata de un Registro de Inscripción o un Trámite de Exportación Extraordinario aparecerá sólo un trámite. Para cada trámite aparece la siguiente información: Nombre del Trámite, Descripción, Fecha Entrada, Fecha de Respuesta, Descripción de la Respuesta, Fecha de Vencimiento, Número de Visto Bueno, Estado :

30 Información del Pago. Esta sección muestra la información de todos los Pagos realizados para el trámite que se está consultando. Si se trata de un Trámite de Inscripción o un Trámite de Exportación Extraordinario aparecerá sólo un pago. Para cada pago aparece la siguiente información: Entidad, Número de Radicación, Número de Trámite, Código Trámite, Valor Pagado, Impuesto, y el link Detalle Pago : Al dar clic en el link Detalle Pago aparecerá una ventana con la información del Detalle y resultado del pago realizado: Archivos Adjuntos. Esta sección muestra los archivos adjuntos en el trámite consultado. Aparece para cada archivo la Descripción del Archivo y el link Descargar :

31 Al dar clic en Descargar aparecerá, la ventana para descargar el archivo: 1.2.Realizar Consulta de Trámites Concluidos Estando en la Ventanilla se elige la opción Trámites en Concluidos : Aparece la ventana de Trámites Concluidos. Esta ventana contiene un herramienta de Búsqueda, en la que podrá elegir uno o varios criterios para encontrar uno o varios trámites en particular. Se puede consultar un Trámite por los siguientes criterios: Número de Subpartida, Número de Radicación, Nit Propio, Nit del Tercero, Número de Visto Bueno/Autorización, Inscripción, Entidad, Fecha Radicación, Fecha Respuesta.

32 Una vez se elija el o los criterios de búsqueda se da un clic en el botón Buscar : Aparece la información de los Trámites Concluidos, para cada uno de los trámites aparece el No Radicación, el Nombre del Trámite y la Fecha Inicio e indica si el Trámite fue finalizado normalmente o no. Para realizar la Consulta del detalle del Trámite se da un clic sobre el Número de Radicado:

33 A continuación aparecerá la Ventana con el Detalle del Trámite: Esta ventana tiene las siguientes secciones: Información General del Trámite. Esta sección contiene la información del Trámite realizado: Número de Radicación, Nombre del trámite, Descripción, Fecha Inicio, Subpartida Arancelaria, Cantidad, Medida, País Destino : Información de RUT Registro Único Tributario, con el que se realizó el Tramite:

34

35 Información de RUE Registro Único Empresarial, con el que se realizó el Tramite: Información Específica. Esta sección contiene los datos ingresados de Información Específica, cuando se realizó el trámite. Listado de Trámites. Esta sección contiene la lista de Trámites que involucraron el Trámite consultado. Si se trata de un Registro de Inscripción o un Trámite de Exportación Extraordinario aparecerá sólo un trámite. Para cada trámite aparece la siguiente información: Nombre del Trámite, Descripción, Fecha Entrada, Fecha de Respuesta, Descripción de la Respuesta, Fecha de Vencimiento, Número de Visto Bueno, Estado :

36 Información del Pago. Esta sección muestra la información de todos los Pagos realizados para el trámite que se está consultando. Si se trata de un Trámite de Inscripción o un Trámite de Exportación Extraordinario aparecerá sólo un pago. Para cada pago aparece la siguiente información: Entidad, Número de Radicación, Número de Trámite, Código Trámite, Valor Pagado, Impuesto, y el link Detalle Pago : Al dar clic en el link Detalle Pago aparecerá una ventana con la información del Detalle y resultado del pago realizado:

37 Archivos Adjuntos. Esta sección muestra los archivos adjuntos en el trámite consultado. Aparece para cada archivo la Descripción del Archivo y el link Descargar : Al dar clic en Descargar aparecerá, la ventana para descargar el archivo:

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