MANUAL DE POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD EMPRESARIAL SOCIAL AMBIENTAL

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1 MANUAL DE POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD EMPRESARIAL SOCIAL AMBIENTAL

2 VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA Manual de Políticas de Responsabilidad Social Ambiental Agosto de 12 TABLA DE CONTENIDO i. Tabla de Contenido I. Introducción II. Aspectos Generales 2.1 Objetivo del Manual 2.2 Unidades Responsables de su aplicación 2.3 Utilidad y Obligatoriedad 2.4 Aprobación y Entrada en Vigencia 2.5 Revisión y Actualización 2.6 Definiciones III. Políticas Generales IV. Políticas Relacionadas con Clientes V. Políticas Relacionadas con el Personal 5.1 Políticas sobre la higiene y seguridad de empleados 5.2 Políticas sobre programas de capacitación a empleados VI. Políticas Administrativas y Operativas 6.1 Políticas sobre el ahorro de papel en las diferentes instancias del Banco 6.2 Políticas Sobre el Aprovechamiento de Energía Eléctrica 6.3 Políticas sobre el ahorro de combustible VII. Políticas Orientadas hacia la Comunidad 7.1 Políticas sobre la participación del Banco en actividades de Responsabilidad medioambiental y protección de áreas naturales

3 3 de 12 I. INTRODUCCION El Banco de Ahorro y Crédito ADOPEM S.A desde su creación la necesidad y responsabilidad de Mejorar la calidad de vida de los dominicanos, siendo una institución orientada a responder con la mayor eficiencia a las necesidades de nuestros clientes. El Banco de Ahorro y Crédito ADOPEM S.A. en lo adelante El Banco, es una institución orientada a ofrecer productos y servicios a la micro, pequeña, mediana y gran empresa, con logros importantes en la implementación de acciones y políticas en este sentido; logrando la incorporación de clientes que no tenían acceso a la banca formal al sistema económico y financiero tradicional. Una parte importante de los logros en ese segmento poblacional, está relacionado directamente a una buena gestión social, el acompañamiento en el desarrollo e innovación de los negocios de nuestros clientes y el uso de una adecuada metodología crediticia basada en la voluntad y la capacidad de pago de los clientes. Para el Banco la Responsabilidad Social Ambiental (RSE) es considerada una como una herramienta valiosa de mucha utilidad para garantizar el éxito y la sostenibilidad de cualquier modelo de negocio. La responsabilidad ambiental del Banco es un compromiso ético, asumido por todos y cada uno de sus empleados y el cual se implementa en la institución mediante diversas acciones.

4 4 de 12 II. ASPECTOS GENERALES 2.1 OBJETIVO DEL MANUAL Compilar en un documento los lineamientos generales o políticas necesarias para una eficaz gestión de la Responsabilidad Social en el Banco. 2.2 UNIDADES RESPONSABLES DE SU APLICACIÓN a) Son responsables de la administración y aplicación de los aspectos medio ambientales las siguientes instancias: Departamento de Crédito Departamento Administrativo Departamento de Gestión Humana División de Seguridad Física 2.3 UTILIDAD Y OBLIGATORIEDAD Este Manual constituye una herramienta útil para la gestión organizativa del Banco, por lo tanto, el personal responsable deberá conocer y aplicar íntegramente su contenido. El cumplimiento de las disposiciones contenidas en el documento en la forma prevista, tiene carácter obligatorio. 2.4 APROBACIÓN Y ENTRADA EN VIGENCIA El Consejo de Administración es la instancia del Banco responsable de la aprobación del presente Manual, el cual entrará formalmente en vigencia a partir de la fecha de dicha aprobación. 2.5 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN Debido a su naturaleza dinámica, el Manual deberá ser revisado las veces que sea necesario a los fines de mantener su actualización en el tiempo. Es responsabilidad de la División de Organización y Procesos, realizar las modificaciones que surgieren en el tiempo.

5 5 de DEFINICIONES a) Entorno Social: es donde un individuo humano vive con determinadas condiciones de vida, condiciones de trabajo, nivel de ingresos, nivel educativo, esto determinado o relacionado a los grupos a los que pertenece. b) Medio Ambiente: es el sustento y hogar de todos los seres vivos que habitan el ecosistema global, conocido como la biósfera. c) Responsabilidad Ambiental: es la imputabilidad de una valoración positiva o negativa por el impacto ecológico de una decisión. Se refiere generalmente al daño causado a otras especies, a la naturaleza en su conjunto o a las futuras generaciones, por las acciones o las no-acciones de otro individuo o grupo. d) Responsabilidad Social: se refiere a la carga, compromiso u obligación que los miembros de una sociedad ya sea como individuos o como miembros de algún grupo tienen, tanto entre sí como para la sociedad en su conjunto. e) Responsabilidad Social : puede definirse como la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva y valorativa y su valor añadido.

6 6 de 12 III. POLÍTICAS GENERALES a) Las políticas basadas en la Responsabilidad Social - Ambiental son todas aquellas normas o acciones establecidas por el Banco ADOPEM con el propósito de minimizar el impacto ambiental producto de la actividad económica que ejerce. b) El Banco está comprometido con establecer iniciativas sobre acciones que promuevan el uso racional de los recursos y materiales, dándolas a conocer a empleados y clientes, de manera que las mismas respondan con las metas y objetivos institucionales sobre la Responsabilidad Social Ambiental de la empresa. c) A los fines de lograr su propósito con relación a la responsabilidad social, el Banco realizará lo siguiente: Excluir del financiamiento aquellas actividades que afecten negativamente al medio ambiente, que incluyan trabajo infantil, tráfico de sustancias ilícitas, entre otras que sean consideradas negativas. Capacitar y asesorar a los clientes en relación a temas propios de protección del medio ambiente. A través de campañas, charlas o capacitaciones puntual sobre diversos temas relacionados. Realizar acciones que poseen un alto componente ambiental, tales como: ahorro de energía eléctrica, iniciativas de grupos comunitarios, ahorro de agua, agricultura orgánica, reciclaje, entre otros. Realizar permanentemente mejoras a los procesos internos implementando nuevas tecnologías y procedimientos que permitan disminuir tiempos y materiales gastables en trámites y operaciones crediticias con el fin de lograr una mayor eficiencia y agilidad en los procesos. Realizar la disminución del uso de papel, analizando los procesos internos y la cultura de los empleados logrando de esta forma que todos los empleados asuman el compromiso ambiental en la institución. Trabajar constantemente por integrar nuevos elementos para la creación de entornos de trabajo seguros tanto para clientes o como empleados.

7 7 de 12 IV. POLITICAS RELACIONADAS CON CLIENTES a) El propósito de conocer e implementar mejores prácticas para el tratamiento a clientes, el Banco deberá participar en actividades o programas que permitan actualizarse en dicho tema, actualmente el Banco cuenta con una certificación en Programas de Protección a Clientes o the Smart Campaign. a) Con el propósito de fortalecer a nuestros clientes en temas propios que le ayuden a desarrollar sus negocios, el Banco coordinará a través de Adopem ONG, diferentes programas de entrenamientos y capacitaciones que les permita a los clientes alcanzar esta meta. b) El Banco proyectará en todas sus sucursales a través de televisores, capsulas de educación financiera y anuncios como parte de la campaña de comunicación social del proyecto Adopem TV, dicha campaña tiene el compromiso de educar a nuestros clientes en temas de educación financiera. V. POLITICAS RELACIONADAS CON EL PERSONAL 5.1 Políticas Sobre la Higiene y Seguridad de los empleados a) De conformidad con el Articulo 68 del Reglamento 807 sobre Higiene y Seguridad emitido por el Ministerio de Trabajo, El Banco ha creado el Comité de Higiene y Seguridad. b) Las funciones del Comité de Higiene y Seguridad están destinadas a proponer medidas para la preservación de la integridad de empleados y clientes, algunas de las funciones son las siguientes: Verificar que el Banco cuente con un ambiente de trabajo seguro e higiénico para los empleados y clientes. Proponer campañas para evitar enfermedades de temporada tales como: dengue, cólera, leptospirosis, entre otras. Proponer la realización de charlas a empleados sobre las acciones a realizar antes, durante y después de desastres naturales.

8 8 de 12 Proponer capacitaciones un integrante en cada área sobre temas de primeros auxilios c) El Banco cuenta con la División de Seguridad Física quien es la responsable de garantizar aquellas acciones que permitan preservar la vida de empleados y clientes. Algunas de las acciones son las siguientes: Contar con un plan de comunicación, con el fin de comunicar a empleados sobre tormentas, ciclones o huracanes que se aproximan a nuestro país. Contar con una adecuada señalización de salidas de emergencias. Visitar periódicamente las sucursales del Banco con el fin de validar que las mismas estén adecuadas en los aspectos de higiene y seguridad. Conformar brigada de emergencia y realizar simulaciones de evacuación del edificio en caso de desastres. d) A los fines de cumplir con el Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo emitido por el Ministerio de Trabajo dirigido a todas las empresas, donde se plantea en el acápite de Condiciones de Seguridad y salud en el Lugar de Trabajo, El Banco ha creado los lineamientos para que todas las sucursales y su Oficina Principal cuente con Botiquines de Primeros Auxilios. e) El Banco realizará las denominadas Ferias de Salud, con el propósito de promover la salud de nuestros empleados, la coordinación de las mismas será responsabilidad del Departamento de Gestión Humana conjuntamente con la institución Administradora de Salud invitada, el fin de las ferias de la salud es que empleados puedan asistir a charlas de interés sobre salud, así como también evaluaciones clínicas.

9 9 de Políticas Sobre Programas de Capacitación a empleados c) Con el objetivo de promover la eficiencia, el desarrollo humano y mejorar la productividad del personal, el Banco a través del Departamento de Gestión Humana implementa programas de capacitación y desarrollo humano a través de diferentes acciones formativas y estrategias metodológicas. d) Como parte del fortalecimiento institucional, el Banco revisa periódicamente los valores y competencias instituciones, para que los mismos estén acordes a los niveles de ética y de competencias requeridos por la institución. Dichos valores y competencias son requisitos indispensables para los perfiles que el Banco busca como colaboradores. VI. POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS 6.1 Políticas Sobre el Ahorro de Papel en las diferentes instancias del Banco a) Con el fin de promover en los empleados el ahorro o disminución en materiales de suministros, tales como: uso de papel, sobres para cartas, sobres manilas, entre otros, el Banco realiza diferentes acciones con miras a disminuir su consumo. Algunas de las acciones son las siguientes: Implementar campañas internas para la disminución de utilización de papel, sobres para cartas, sobres manilas, entre otros, en este sentido el Banco realizará Planes de comunicación para comunicar las acciones y dará seguimiento a las áreas y sucursales para su cumplimiento. El Departamento de Tecnología es responsable de realizar la configuración de las impresoras utilizadas en el Banco para que todas las impresiones que realicen los usuarios sean en ambas caras de la hoja para reducir el uso del papel. Capacitar al personal para que utilicen el escaneo de documentos en sustitución del envío de los mismos vía Fax o mensajería.

10 10 de 12 El Departamento de Operaciones de Caja deberá realizar entrenamientos para que las Oficiales de Operaciones de las sucursales realicen archivos digitales utilizando los escáneres en lugar de archivos físicos. Incentivar al personal para que eviten imprimir innecesariamente correos electrónicos. 6.2 Políticas Sobre el Aprovechamiento de Energía Eléctrica a) Con el propósito de disminuir el consumo de energía eléctrica el Banco trabaja en la definición de acciones con el fin de crear en los empleados y clientes una cultura de ahorro de energía, algunas de las acciones implementadas son las siguientes: Colocar en departamentos internos y sucursales afiches de campañas internas sobre el ahorro de energía. Colocar cerca de equipos eléctricos stickers sobre recordatorios de apagados de equipos eléctricos al final de la jornada de trabajo. Comprar únicamente bombillos de bajo consumo para el uso en el Banco. Apagar de forma automática todos los equipos a una hora establecida por la vicepresidencia ejecutiva. 6.3 Políticas Sobre el Ahorro de Combustible a) Con el propósito de llevar un mejor control sobre el consumo de combustible generados por los Oficiales de Negocios que poseen automóviles y motocicletas, la Vicepresidencia de Negocios conjuntamente con el Departamento de Gestión Humana deberán crear políticas internas las cuales propicien un adecuado consumo de combustible.

11 11 de 12 VII. POLÍTICAS ORIENTADAS HACIA LA COMUNIDAD 7.1 Políticas Sobre la Participación del Banco en actividades de Responsabilidad Medioambiental y Protección de áreas naturales a) A los fines de crear en empleados y clientes una cultura de protección al medio ambiente el Banco participará eventualmente en actividades destinadas a proteger, valorar y fomentar acciones para promover la responsabilidad medioambiental. b) En este sentido el Banco ha definido algunas acciones sobre su participación en actividades de protección al medio ambiente, algunas de las acciones definidas por el Banco son las siguientes: Participar en actividades que motiven a clientes y empleados a proteger, valorar y fomentar nuestro patrimonio cultural. Participar en campañas de reforestación en zonas de interés ecológico, con la inclusión de clientes y empleados. Apoyar a organizaciones o instituciones que busquen el desarrollo o mantenimiento de áreas naturales. c) Como parte de la responsabilidad del Banco con sus clientes, se han desarrollados estrategias de comunicación donde se prepara un personal interno para tener la capacidad de cumplir con los principios básicos del Programa de Protección a Clientes. f) El Banco de desarrolla programas de préstamos para las mujeres víctimas de maltrato conjuntamente con la Fiscalía del Distrito Nacional, en el marco de este programa el Banco también realiza orientación y capacitación para el desarrollo de sus negocios e impactar positivamente sus familias. g) Implementación de Programa para la Medición de Impacto de las Actividades de apoyo a la microempresa (Proimpact). El objetivo general de este programa fue medir el impacto de las actividades de apoyo a la microempresa, llevadas a cabo por el Banco de Ahorro y Crédito ADOPEM, en estrecha vinculación con el desempeño económico-administrativo empresarial y de alivio a la pobreza del microempresario.

12 12 de 12 Fin del Documento.-

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