Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología. Facultad de Administración de Negocios

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1 Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología Facultad de Administración de Negocios Maestría en Gerencia de Proyectos Proyecto de Integración Desarrollo de una aplicación propietaria para Monitoreo de Servidores de la empresa GBM Costa Rica. Profesora: María Vanessa Zamora González. Estudiante Ing. Gustavo Gómez Cedeño. II Trimestre Junio,

2 Resumen Ejecutivo. El siguiente trabajo presenta el proyecto para la creación de una aplicación informática que se encarga de monitorear servidores de alta productividad, lo cual permite atender de forma temprana eventos o incidentes provocados por los servidores. Este software se desarrolla para la empresa GBM de Costa Rica, la cual es una empresa líder de tecnología y que cuenta con gran cantidad de productos y servicios de T.I. Adicionalmente para el proyecto en mención, se utilizan herramientas de administración de proyectos bajo la documentación y estándares difundidos del PMBok, con el fin de emplear las metodologías aprendidas en toda la maestría, como en las diferentes documentaciones del PMI. Abstract. This work presents the project for the creation of a computer application which is responsible for monitoring servers and high productivity, which caters to early events or incidents caused by servers. This software is developed for GBM Costa Rica, which is a leading technology company and has many products and IT services. In addition to the project in question, project management tools and documentation released under the PMBok standards are used, in order to use the methodologies learned in all the expertise, as in the different PMI documentation. 2

3 Tabla de Contenido CAPÍTULO I... 6 INTRODUCCIÓN Justificación del estudio Principales antecedentes del estudio Pregunta de investigación Objetivo General Objetivos Específicos Marco Teórico Áreas de conocimiento Gestión del Tiempo: Planificar la Gestión del Cronograma: Definir las Actividades: Secuenciar las Actividades: Estimar los Recursos de las Actividades: Estimar la Duración de las Actividades: Desarrollar el Cronograma: Controlar el Cronograma: Gestión de costos: Planificar la Gestión de los Costos: Estimar los Costos: Determinar el Presupuesto: Gestión del alcance: Planificar la Gestión del Alcance: Recopilar Requisitos: Definir el Alcance: Validar el Alcance: Controlar el Alcance: CAPÍTULO II GENERALIDADES DEL PROYECTO Patrocinador del proyecto:

4 2.2 Definición del alcance: Requisitos del Proyecto: Entregables del proyecto: Administrador del proyecto: Tiempo estimado del proyecto: Costo del proyecto: Estructura de Desglose de Trabajo (EDT): Diccionario de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT): CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO Metodología de investigación Enfoque de la investigación Tipo de investigación Diseño de la investigación Muestra y Población Recolección de datos CAPÍTULO IV DESARROLLO Resultados Obtenidos Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Desarrollo de las áreas del conocimiento Gestión del alcance

5 Planificar la Gestión del Alcance: Recopilar Requisitos: Patrocinio (Financiamiento del Proyecto) Requisitos Legales Requisitos de Recursos Humanos Requisitos Técnicos Requerimientos de Hardware y ubicación física Definir el Alcance: Estructura de desglose de trabajo (EDT): Diccionario de la estructura de desglose de trabajo (EDT): Verificación del alcance: Control del alcance: Gestión del tiempo: Definición de las actividades: Establecimiento de la secuencia de las actividades: Estimación de los recursos de las actividades: Estimación de la duración de las actividades: Desarrollo del Cronograma: Control del Cronograma: Gestión de costos: Estimación de costos: Determinar el presupuesto: Control de costos: CAPÍTULO V CONCLUSIONES Conclusiones Recomendaciones REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

6 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 6

7 1.1 Justificación del estudio La relevancia que debe realizar este proyecto es indudable ya que es casi una exigencia que los servicios brindados por equipos del DataCenter estén siempre bajo monitorización de forma automática, para que el sistema de monitoreo por desarrollar alerte, de forma inmediata y oportuna, a los administradores de dichos equipos. Una vez desarrollado e implementado el programa de monitoreo, traerá como principal beneficio el ahorro del tiempo de cada operador del centro de datos, por lo que tal ahorro traería consigo una mayor productividad y provecho del tiempo laboral de todos los operadores. El programa de monitoreo informará de forma inmediata por medio del portal web cualquier anomalía o incidente que sufra algún servidor, para que el operador a cargo en ese momento corrija o dé aviso de forma oportuna al administrador de dicho servidor, con el fin de que sea atendido de forma abreviada, por ejemplo, si la capacidad de uso del disco duro de un servidor llega a un 99%, esto puede ocasionar pérdida en los servicios que brinda dicho servidor y hasta dejarlo sin funcionar, ocasionando una ola de consecuencias para los usuarios. Este software de monitoreo ayudará, en gran forma, a recolectar información que permitirá ser analizada en la realización de reportes para clientes y así demostrar la calidad del servicio que fue brindado, por ejemplo, podrá mostrarse el tiempo de funcionamiento de un servidor durante todo un semestre o durante un año o, de igual forma, podrá mostrarse cuál fue el lapso en que se mantuvo inactivo, entre otra información que ayudará a elaborar informes. 1.2 Principales antecedentes del estudio En grandes empresas tecnológicas y en las cuales se ofrecen servicios de infraestructura, soporte, telefonía, Internet, entre otros, utilizan en su mayoría 7

8 programas de monitoreo para el control y monitoreo de equipos de infraestructura, un claro ejemplo es el caso del ICE y RACSA, las cuales tienen un Departamento de Monitoreo bien estructurado y cuentan con programas avanzados de monitoreo, los cuales les permite tener una visión muy amplia y clara del estado de los servicios que brinda cada equipo. 1.3 Pregunta de investigación Es GBM Costa Rica capaz de crear su propio sistema de monitoreo? Sub pregunta Qué ventajas competitivas le traerá crear un sistema de monitoreo? 1.4 Objetivo General Desarrollar una aplicación web que permita monitorear el estado del hardware de los servidores, con el fin de proveer atención temprana a los incidentes en la organización. 1.5 Objetivos Específicos - Determinar las características técnicas y los requerimientos tecnológicos necesarios para asegurar el buen desarrollo de la aplicación web. - Diseñar una aplicación web que permita mostrar en tiempo real el estado de los servidores en producción. - Utilizar herramientas y lenguajes de programación de última generación que permitan el fácil desarrollo y la reducción de tiempo para la elaboración del software de monitoreo. 8

9 1.6 Marco Teórico 1.7 Áreas de conocimiento Para la presente investigación, se utiliza como fuente de referencia unos de los documentos para utilizados en el área de administración de proyectos, el PmBok, el cual es avalado el por Project Management Institute (PMI), lo cual el PMBOK (Project Management Book Of Knowledge) es el estándar para la Dirección de Proyectos de PMI integra el cuerpo de conocimiento reconocido como buenas prácticas en Dirección de Proyectos, lo cual significa que los conceptos descritos son aplicables a la mayoría de los procesos y que su aplicación puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos. Adicionalmente podemos definir que es un esfuerzo temporal, con el cual se obtiene un resultado esperado y bien un servicio solicitado, pero con respecto al PMBok (2013: 3) proyecto se define como: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se hace para crear un único producto o servicio. Para poder desarrollar esta investigación y ahondar en este proyecto, el PMBok (2013) establece 10 áreas del conocimiento: Gestión de la integración. Gestión del tiempo. Gestión de costos. Gestión de la calidad. Gestión del alcance. Gestión de la comunicación. Gestión de recursos humanos. Gestión del riesgo. Gestión de los interesados. 9

10 Pero se toma en cuenta para esta investigación la Gestión del tiempo, la gestión de costos y del alcance con el fin de poder realizar el desarrollo del proyecto, a continuación se define cada una de estas áreas del conocimiento: 1.8 Gestión del Tiempo: Para todo proyecto el factor tiempo se vuelve vital por lo que la gestión del tiempo conlleva un control muy detallado en la definición de los tiempos en cada una de las actividades definidas en el proyecto. Pero según el PMBok (2013:141) menciona que la Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto. Los principales procesos que establece la gestión del tiempo son: Planificar la Gestión del Cronograma: Proceso por medio del cual se establecen las políticas, los procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto Definir las Actividades: Proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se deben realizar para generar los entregables del proyecto Secuenciar las Actividades: Proceso de identificar y documentar las relaciones existentes entre las actividades del proyecto Estimar los Recursos de las Actividades: Proceso de estimar el tipo y las cantidades de materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada una de las actividades Estimar la Duración de las Actividades: Proceso de estimar la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados. 10

11 1.8.6 Desarrollar el Cronograma: Proceso de analizar secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto Controlar el Cronograma: Proceso de monitorear el estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios a la línea base del cronograma a fin de cumplir con el plan. 1.9 Gestión de costos: Sin duda alguna, los sponsors o patrocinadores esperan que su inversión sea retornada con ganancias además que el proyecto se cumpla con el presupuesto definido al inicio o mejor aún que haya un ahorro en los costos del proyecto, de eso trata la gestión del costo. Pero según PMBok (2013) La Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. La Gestión de los Costos del Proyecto también debería tener en cuenta el efecto de las decisiones tomadas en el proyecto sobre los costos recurrentes posteriores de utilizar, mantener y dar soporte al producto, servicio o resultado del proyecto. (p.195) Los siguientes son los procesos definidos para esta área del conocimiento: 11

12 1.9.1 Planificar la Gestión de los Costos: Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Controlar los Costos: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos Gestión del alcance: De acuerdo con el PMBok (2013:105) La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. A continuación se definen los procesos en la gestión del alcance: 12

13 Planificar la Gestión del Alcance: Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto Recopilar Requisitos: Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto Definir el Alcance: Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. Crear la EDT/WBS: Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar Validar el Alcance: Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado Controlar el Alcance: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto y de la línea base del alcance del producto y de gestionar cambios a la línea base del alcance. 13

14 CAPÍTULO II GENERALIDADES DEL PROYECTO 14

15 2.1 Patrocinador del proyecto El principal y único patrocinador del proyecto será la empresa GBM Costa Rica. 2.2 Definición del alcance Diseño, programación, desarrollo y ejecución de una aplicación web capaz de monitorear los recursos de hardware de cualquier tipo de servidor informático. 2.3 Requisitos del Proyecto A continuación se detallan los requisitos del proyecto. El sistema por desarrollar debe monitorear en tiempo real cualquier servidor informático sin importar su fabricante, por medio del protocolo SNMP. Se deben usar herramientas y programas Open Source, las cuales ahorren el costo por el pago de licenciamiento de software para el desarrollo de la aplicación. La aplicación debe utilizar lenguajes de programación de última generación, como por ejemplo HTML5, CCS3, JQuery, entre otros. El proyecto no debe extenderse a más de seis meses. El presupuesto para el proyecto es de $ Entregables del proyecto - Planificación Conceptual. - Diseño y Pruebas. - Programación Módulo Administrativo. - Operaciones y Mantenimiento. 15

16 - Documentación. 2.5 Administrador del proyecto Para el desarrollo de este proyecto se designó al ingeniero en informática, Gustavo Gómez Cedeño, con amplia experiencia en desarrollo y programación de tecnologías Web. 2.6 Tiempo estimado del proyecto El tiempo establecido para la iniciación y finalización del proyecto de creación de un sistema propietario de monitoreo de servidores es de 5 meses. 2.7 Costo del proyecto Los costos para el proyecto de totalizan en unos 50 mil dólares americanos, a continuación se detallan todos los rubros: Inversiones del Proyecto Rubros Unitario Montos $ Salarios Programadores Alquiler Servidores Salarios PM Computadoras para Desarrollo Pagos de Licencias de Software Imprevistos 3100 Total

17 2.7 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT): La EDT se desarrolló, a partir de los objetivos definidos en el alcance. La dirección de proyectos procedió a hacer una revisión del alcance, en donde como primer documento se obtuvo un borrador con el desglose de los entregables de cada paquete de trabajo. 2.8 Diccionario de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT): A continuación se detallan cada una de las actividades definidas en el EDT, pero con sus respectivas especificaciones: Nivel Código WBS Nombre de Tarea Descripción 1 1 Sistema de Monitoreo de Servidores Planificación Conceptual Definir Requisitos Definir Grupo de Trabajo Sistema que proporciona monitoreo en tiempo real de Servidores. Se define el sistema propuesto y determinan el alcance. Establecer con claridad todos los requisitos para el sistema Se define el grupo de personas que laborarán en este proyecto. 17

18 Entregable donde se enfoca en la Diseño y Pruebas programación y diseño Analizar Requisitos Se analiza a detalle cada uno de los requisitos Diseñar Base de Datos Desarrollar Módulo Inicio Sesión Recopilar MIBS Desarrollar Módulo Monitoreo Programación Módulo Administrativo Crear Reportes Crear y Modificar Usuarios Mejorar diseño gráfico e iconos Realizar pruebas y correcciones Puesta en Marcha La base de datos se utilizará para almacenar toda la información del sistema. Este módulo permite la autenticación de usuarios. Los Mibs, son medios que permiten comunicación entre el sistema de monitoreo y los servidores. Este módulo realiza en tiempo real la monitorización de los servidores. Módulo para la administración del sistema. Establece una forma sencilla de generar reportes y gráficas de los servidores Con este módulo se podrá crear, modificar y eliminar usuarios del sistema. Corresponde a mejorar el diseño gráfico, usando iconos y estilos adecuados para la aplicación Web. Pruebas respectivas para ver comportamiento del sistema. Corresponde el pase al Ambiente de Producción Definir un dominio web para la aplicación Se define el nombre del dominio web con la cual se navegara la aplicación Capacitación a Usuarios Explicación de cómo usar el sistema de monitoreo Operaciones y Mantenimiento Revisión constante del sistema Realizar mejoras al sistema En caso necesario, se realizan mejoras inmediatas al sistema Documentación Se documentan todos los procesos y líneas de códigos empleados para el desarrollo de la aplicación Web. 18

19 CAPÍTULO III MÉTODO METODOLÓGICO 19

20 El presente capítulo ayudará a proponer diferentes soluciones o propuestas a nuestro problema que previamente debe ser identificado, desde una manera más estructurada y detallada. Además se estudiarán los principales métodos de investigación, los cuales van a proveer respuestas claras y precisas a las dudas que surjan en el tema de investigación. 3.1 Metodología de investigación El método científico por utilizar en esta investigación es el inductivo ya que se realizará para la primera etapa un análisis del software por desarrollar, además de un análisis detallado de los requerimientos y también de los objetivos con el fin de cumplir con las conclusiones del proyecto. 3.2 Enfoque de la investigación De acuerdo con Hernández, Fernández y Baptista (2010), el método cuantitativo o método tradicional es aquel que se fundamenta en la medición de las características de los fenómenos sociales, lo cual supone derivar de un marco conceptual pertinente al problema analizado, una serie de postulados que expresen relaciones entre las variables estudiadas de forma deductiva. Este método tiende a generalizar y normalizar resultados (p.22). Mientras que el método cualitativo o método no tradicional, es aquel que no busca prioritariamente medir, sino cualificar y describir el fenómeno social a partir de 20

21 rasgos determinantes, según sean percibidos por los elementos mismos que están dentro de la situación estudiada (p. 22). Una vez entendiendo las características de cada uno de los dos métodos de la investigación, para la elaboración de este proyecto se valora utilizar el método mixto pues representa una mezcla de ambos métodos y que permite un mejor desarrollo del proyecto y de la investigación. 3.3 Tipo de investigación Se sabe que existen gran variedad de tipos de investigación científica y dependerá del enfoque definir el tipo de investigación. La investigación, de acuerdo con Sabino (2000), se define como un esfuerzo que se emprende para resolver un problema, claro está, un problema de conocimiento (p. 47). De acuerdo con Hernández, Fernández y Baptista (2010), los estudios exploratorios se realizan cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se ha abordado antes. Es decir, cuando la revisión de la literatura reveló que tan sólo hay guías no investigadas e ideas vagamente relacionadas con el problema de estudio, o bien, si deseamos indagar sobre temas y áreas desde nuevas perspectivas. (p.79). El tipo de investigación exploratoria es la que se utilizará para este proyecto ya que se desconocen aspectos técnicos sobre el protocolo SNMP, pero se espera que una vez realizado el software se tenga mayor conocimiento sobre este 21

22 protocolo, otra razón del porqué utilizar este tipo de investigación es debido a que se debe recopilar y analizar información sobre los requerimientos desde cero. 3.4 Diseño de la investigación Según Hernández, Fernández y Baptista (2010), define como investigación no experimental como: Podría definirse como la investigación que se realiza sin manipular deliberadamente variables. Es decir, se trata de estudios donde no hacemos variar en forma intencional las variables independientes para ver su efecto sobre otras variables. Lo que hacemos en la investigación no experimental es observar fenómenos tal como se dan en su contexto natural, para posteriormente analizarlos. (p.149). Partiendo de la definición anterior, el diseño para este proyecto será la investigación no experimental. 3.5 Muestra y Población Según Hernández, Fernández y Baptista (2010), define como muestra La Muestra es, en esencia, un subgrupo de la población. Es decir, constituye un subconjunto de elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus características al que llamamos población. En realidad, pocas veces es posible medir a toda la población, por lo que se obtiene o selecciona una muestra y, desde luego, se pretende que este subconjunto sea un reflejo fiel del conjunto de la población. Todas las muestras bajo el enfoque cuantitativo deben ser 22

23 representativas; por tanto, el uso de este término resulta por demás inútil. Los términos al azar y aleatorio denotan un tipo de procedimiento mecánico relacionado con la probabilidad y con la selección de elementos; pero no logran esclarecer tampoco el tipo de muestra y el procedimiento de muestreo. (p.175) Por lo tanto, la población que se utilizará para esta investigación será todas aquellas personas que trabajen en el área de la tecnología o bien estudiantes que tenga conocimientos en esta rama, pero la muestra que se tomará para realizar el desarrollo de la investigación, serán clientes de la empresa GBM, los cuales poseen conocimientos en tecnología, aunque también conocen de herramientas de monitoreo. De acuerdo con Hernández et al., (2010), En las muestras no probabilísticas, la elección de los elementos no depende de la probabilidad, sino de causas relacionadas con las características de la investigación o de quien hace la muestra. Aquí el procedimiento no es mecánico ni con base en fórmulas de probabilidad, sino que depende del proceso de toma de decisiones de un investigador o de un grupo de investigadores y, desde luego, las muestras seleccionadas obedecen a otros criterios de investigación. Elegir entre una muestra probabilística o una no probabilística depende de los objetivos del estudio, del esquema de investigación y de la contribución que se piensa hacer con ella. (p.176). 23

24 Partiendo de lo descrito anteriormente, para esta trabajo, se utilizará una muestra no probabilística, debido a que la elección de los elementos no va de la mano con la probabilidad de estos ser elegidos, además porque se tiene un grupo finito de personas que conforman la muestra, la cual es de 50 personas. 3.6 Recolección de datos Según Hernández, Fernández y Baptista (2010), define: Recolectar los datos implica elaborar un plan detallado de procedimientos que nos conduzcan a reunir datos con un propósito específico. (p.198). Por consiguiente, las fuentes de recolección de datos serán 50 clientes de la empresa GBM, clientes que cuentan con infraestructura tecnológica que requiera del servicio de monitoreo, con el fin de obtener con mayor claridad una posible aceptación del software por desarrollar. Como principal instrumento de recolección de datos que se empleará es la encuesta, por medio de preguntas cerradas y abiertas, las cuales se harán por medio de una plataforma digital llamada surveymonkey.com. 24

25 CAPÍTULO IV DESARROLLO 25

26 Resultados Obtenidos En el presente capítulo se presentan los resultados obtenidos a partir de la encuesta empleada a los clientes actuales de la empresa GBM, estos clientes cuentan con los sistemas de monitoreo utilizados por GBM. Con esta encuesta se pretende conocer el grado de aceptación y las opiniones acerca del nuevo programa de monitoreo que se desarrollará de forma propia por la empresa GBM, para sus clientes internos y externos. 4.1 Variable 1 Al consultar sobre la importancia de que la aplicación de monitoreo posea un portal web como punto de contacto con los usuarios, casi un 86% de los encuestados ven muy importante la utilización del portal Web. 26

27 Gráfico 1 Importancia de que la aplicación de monitoreo cuente con un portal web de contacto con los usuarios 4.2 Variable 2 Fuente: elaboración propia, 2015 Con respecto al lenguaje de programación que puede ser el más indicado para este tipo de software, se obtiene que PHP junto con HTML son los más 27

28 idóneas para el desarrollo de la aplicación, contra un 29% de los encuestados quienes opinan que Perl es otra buena opción. Gráfico 2 Lenguajes de programación a elegir para el desarrollo de la aplicación Fuente: elaboración propia,

29 4.3 Variable 3 De acuerdo a la utilidad del software, se puede detallar que un 58% de los encuestados dicen que un sistema de monitoreo es extremadamente útil en sus compañías y el restante 42% dice que resulta muy útil. Gráfico 3 Utilidad del sistema de monitoreo Fuente: elaboración propia,

30 4.4 Variable 4 Se quiso consultar por el nivel de capacitación que tienen los colaboradores de cada una de las empresas en la que laboran los encuestados sobre el sistema de monitoreo, como resultados se obtuvo que para un 67% de los encuestados, su personal está muy capacitado, un 25% lo está moderadamente y un 8% está extremadamente capacitado. Gráfico 4 Nivel de capacitación del personal Fuente: elaboración propia,

31 4.5 Variable 5 Sin duda alguna un tema importante en un sistema de monitoreo es el de las notiificaciones que generan los eventos producidos por los equipos monitorizados, por lo que en la quinta pregunta se toca este tema, las respuestas fueron variadas, por lo que se obtuvo que el 42% de los encuestados decidieron que fueran notificados por todos los medios descritos y un doble 29% decidió que fueran notificados por medio de correo electrónico y el otro, por medio de un operador. Gráfico 5 Medio de comunicación para las notificaciones Fuente: elaboración propia,

32 4.6 Variable 6 Con respecto al precio se consulto sobre que tan importante es el precio para los encuestados a la hora de elegir un sistema de monitoreo, por lo que se obtuvo que para el 87% de los encuestados es muy importante y para el restante 17% consideran que es extremadamente importante. Gráfico 6 Importancia del precio del software Fuente: elaboración propia,

33 4.7 Variable 7 Se requiere conocer el nivel de satisfacción de los clientes tienen con el servicio de monitoreo brindado por GBM, se determinó que el 92% de los encuestados muy satisfecho con el servicio brindado, y el restante 8% se encuentra moderadamente satisfecho. Gráfico 7 Nivel de satisfacción de los clientes con el sistema de monitoreo actual Fuente: elaboración propia,

34 4.8 Variable 8 Se consultó sobre cómo calificarían la calidad del servicio de monitoreo, se obtuvo que el 67% de los encuestados lo califica como bueno y el restante 13% como excelente. Gráfico 8 Calificación de la calidad del servicio de monitoreo Fuente: elaboración propia,

35 4.9 Variable 9 De acuerdo a la cantidad de veces al mes en que los clientes utilizan el sistema de monitoreo actual, se detalló que 42% de los encuestados lo utiliza más de 10 veces por mes, un 33% lo usan de 4 a 6 veces por mes, un 17% lo utilizan entre 7 a 9 veces por mes y el restante 8% lo usan aproximadamente en 1 y 3 veces al mes. Gráfico 9 Cantidad de veces en que se utiliza el servicio de monitoreo al mes Fuente: elaboración propia,

36 4.10 Variable 10 Con respecto qué tan dispuestos estarían los clientes a pagar un alto precio por el servicio de monitoreo o bien por la compra del sistema, los resultados son los siguientes: un doble 43% dice que está muy dispuesto a hacerlo, el otro indica que moderadamente dispuesto y, finalmente el restante 14% dice estar nada dispuesto a pagar un alto precio por el sistema. Gráfico 10 Disposición a pagar un alto precio por el servicio o compra del sistema de monitoreo Fuente: elaboración propia,

37 Desarrollo de las áreas del conocimiento 4.11 Gestión del alcance El objetivo primordial del alcance es asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente. Es importante recordar que con base en los objetivos y expectativas del cliente o área de negocio, se inicia el desarrollo del alcance preliminar y la visión del proyecto. Se debe tener especial cuidado con la definición del alcance del proyecto ya que es crítica para el éxito del proyecto. En el alcance se deben incluir aquellos trabajos que agregan valor y que están alineados con los objetivos por cumplir. El alcance del proyecto aborda y documenta las características y los límites, sus productos y servicios relacionados, así como los métodos de aceptación y el control del alcance (PMBOK, 2004) Planificar la Gestión del Alcance Es un componente del plan para la dirección del proyecto o programa que describe cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance. Por medio de reuniones semanales con todos los involucrados del proyecto se podrá tener retroalimentaciones sobre las tareas realizadas y por realizar, además que ayudarán a controlar los entregables del proyecto Recopilar Requisitos Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. La toma de requisitos se basa en las experiencias de los operadores del centro de monitoreo de GBM, además de su manager ya que cuenta con amplia 37

38 experiencia en el manejo de herramientas de monitoreo, por lo que a través de las experiencias, así se tomarán los principales requerimientos del software por desarrollar. A continuación se detallan dichos requerimientos: Patrocinio (Financiamiento del Proyecto) Sin duda alguna para la realización exitosa de este proyecto depende del total apoyo de los patrocinadores, que en este caso son los directores de la empresa GBM, hacerles saber que invertir en este proyecto, le traerá grandes ganancias a la compañía una vez se ponga en producción la plataforma de este sistema informático. También es vital contar con el apoyo de los desarrolladores, quienes son los que harán todo el trabajo de programación Requisitos Legales Para el desarrollo de la aplicación se evitará usar herramientas que requieran algún tipo de licenciamiento, por lo que se optará por la utilización de software opensource, como lo son Mysql, que es el motor de base de datos, Workbench sistema que permite una interfaz gráfica para la administración de las base de datos, entre otras aplicaciones opensource. Además de evitar problemas legales por licenciamientos, se están ahorrando grandes cantidades de dinero por el pago de este tipo de rubros Requisitos de Recursos Humanos Para este tipo de proyectos, es indispensable contar con personal altamente capacitado en las tecnologías requeridas para la creación de los procesos definidos en el proyecto. Al ser un software de monitoreo, este debe cumplir con estándares internacionales de calidad y con normativas muy específicas, por lo que al contar con personal de conocimiento calificado en estos aspectos se vuelve vital para el desarrollo del software. Los recursos humanos van 38

39 desde programadores, personal administrativo, operativo y hasta un administrador del proyecto. Es importante mencionar que la empresa GBM cuenta con gran cantidad de recursos humanos en todas las áreas necesarias para llevar el desarrollo del proyecto Requisitos Técnicos Para el desarrollo de la aplicación se deben usar herramientas y lenguajes de programación de última generación como HTML, PHP, Ajax, CSS, entre otros, por otro lado, la aplicación será totalmente para el ambiente Web, debido a que permite un fácil desarrollo y gran adaptabilidad a los cambios que se puedan dar en un futuro. Uno de los requerimientos técnicos, es la posibilidad de monitorear cualquier servidor sin importar la marca o fabricante, siempre y cuando se cuenten con los MIBS del fabricante. También el software por desarrollar debe cumplir con módulos de mantenimientos, la posibilidad de crear reportes del monitoreo de los servidores y de autenticación ya que es uno de los factores críticos en todo sistema informático Requerimientos de Hardware y ubicación física Llevar a cabo este proyecto requiere de la utilización de equipos tecnológicos como lo son: computadoras, equipos de red y servidores, afortunadamente la empresa GBM cuenta con todas las herramientas necesarias para que el recurso humano pueda realizar las labores, además esta empresa tiene la posibilidad de brindar sus oficinas y salas de reuniones para que todo el equipo de trabajo disponga de un lugar donde trabajar. 39

40 Definir el Alcance Diseño, programación, desarrollo y ejecución de una aplicación web capaz de monitorear los recursos de hardware de cualquier tipo de servidor. Los módulos por desarrollar y que compondrán el sistema de monitoreo, son los siguientes: El módulo seguridad: este módulo se encargará de las políticas de seguridad que el administrador desee configurar y velará por la autenticación de los usuarios que ingresarán al sistema. El módulo administración: este permitirá al administrador del sistema crear nuevas cuentas de usuarios, notificar a los usuarios sobre mantenimientos que se hagan en los equipos monitoreados, seleccionar qué equipos serán monitoreados. El módulo de reportes: como su nombre lo indica, este módulo permitirá realizar reportes, según parámetros establecidos por el usuario, por ejemplo: rango de fechas, un equipo específico, disponibilidad de los equipos, etc. El módulo Web: este podrá mostrar un de forma general un status de todos los equipos que se encuentran bajo monitoreo. El módulo de monitoreo: este módulo es el corazón del sistema ya que será el encargado de la comunicación entre el sistema y todos los equipos que se encuentren en monitoreo pues por medio del protocolo SNMP (Simple Network Management Protocol) podrá saberse sobre el estado de cada equipo Estructura de desglose de trabajo (EDT) Este es el proceso donde hay que subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. A continuación se define el EDT para este proyecto: 40

41 Fuente: Elaboración propia Diccionario de la estructura de desglose de trabajo (EDT) Por medio del diccionario del EDT, se definen las actividades y entregables del proyecto: Nivel Código WBS Nombre de Tarea Descripción 1 1 Sistema de Monitoreo de Servidores Planificación Conceptual Definir Requisitos Definir Grupo de Trabajo Diseño y Pruebas Analizar Requisitos Diseñar Base de Datos Desarrollar Módulo Inicio Sesión Sistema que proporciona monitoreo en tiempo real de Servidores. Se define el sistema propuesto y determinan el alcance. Establecer con claridad todos los requisitos para el sistema Se define el grupo de personas que laboraran en este proyecto. Entregable donde se enfoca en la programación y diseño. Se analiza a detalle cada uno de los requisitos La base de datos se utilizará para almacenar toda la información del sistema. Este módulo permite la autenticación de usuarios. 41

42 Recopilar MIBS Los Mibs, son medios que permiten comunicación entre el sistema de monitoreo y los servidores Desarrollar Módulo Monitoreo Este módulo realiza en tiempo real la monitorización de los servidores Programación Módulo Administrativo Módulo para la administración del sistema Crear Reportes Establece una forma sencilla de generar reportes y gráficas de los servidores Crear y Modificar Usuarios Con este módulo se podrá crear, modificar y eliminar usuarios del sistema Mejorar diseño gráfico e iconos Corresponde a mejorar el diseño gráfico, usando iconos y estilos adecuados para la aplicación Web Realizar pruebas y correcciones Pruebas respectivas para ver comportamiento del sistema Puesta en Marcha Corresponde el pase al Ambiente de Producción Definir un dominio web para la aplicación Se define el nombre del dominio web con la cual se navegara la aplicación Capacitación a Usuarios Explicación de cómo usar el sistema de monitoreo Operaciones y Mantenimiento Revisión constante del sistema Realizar mejoras al sistema En caso necesario, se realizan mejoras inmediatas al sistema Documentación Se documentan todos los procesos y líneas de códigos empleados para el desarrollo de la aplicación Web. Fuente: Elaboración propia Verificación del alcance Conforme se avance con los entregables, estos sean aptos y cumplan con la aceptación de los patrocinadores y jefes del proyecto, se podrá adjuntar documentación donde se haga constar el visto bueno por todas las partes, en caso de algún cambio en el desarrollo del software, este cambio debe ser validado por el equipo de trabajo y en caso de poder ser ejecutado, se hará en 42

43 aproximadamente 2 días dependiendo del cambio. La constante de la verificación del alcance son las reuniones que se hagan con los patrocinadores, administrador los proyectos y su equipo de trabajo Control del alcance En caso de aprobarse las solicitudes de cambio, se actualizará la línea base del alcance del proyecto y se emitirá una nueva E.D.T. que permita ver los cambios realizados. Se actualizará además las líneas bases, correspondientes al costo del proyecto y su cronograma, también el documento del proyecto que esté ligado al E.D.T, ya sea la actualización de requisitos o la matriz de rastreabilidad de requisitos que vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto; asegurando que estos den valor a la empresa y al proyecto mismo, al estar asociados a los objetivos de la compañía y facilitando de paso el aseguramiento de que los objetivos de cada requisito sean cumplidos y corregidos oportunamente, de ser necesario, según el Project Management Institute (PMBok Guide, 2008). 43

44 4.12 Gestión del tiempo La gestión del tiempo del proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas o grupos de personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto y se produce en una o más fases del proyecto, si el proyecto se encuentra dividido en fases. La gestión del tiempo también incluye todas las actividades necesarias y requeridas para poder cumplir con el objetivo de fecha de entrega del producto o servicio del proyecto. Incluye las siguientes actividades: definición de actividades, secuencia lógica de actividades, estimación de duración de las actividades y elaboración del cronograma de proyecto Definición de las actividades Definir las Actividades es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto (PmBok 2008). Las tareas en que se dividen los paquetes o entregables del trabajo del proyecto se componen de actividades que son los entregables de menor nivel del EDT. La descomposición de las tareas en actividades ha de realizarse, por tanto, a partir del EDT del proyecto. Se deben identificar de forma clara las actividades establecidas en la EDT, que son parte de cada uno de los entregables del proyecto. En el siguiente cuadro se definen las actividades del proyecto, adicionalmente los entregables definidos: 44

45 Cuadro de Actividades ID Actividades 1 Sistema de Monitoreo 2 Planificación Conceptual 3 Definir Requisitos 4 Definir Grupo de Trabajo 5 Diseño y Pruebas 6 Analizar Requisitos 7 Diseñar Base de Datos 8 Desarrollar Módulo Inicio Sesión 9 Recopilar MIBS 10 Desarrollar Módulo Monitoreo 11 Programar Módulo Administrativo 12 Crear Reportes 13 Crear y Modificar Usuarios 14 Mejorar diseño gráfico e iconos 15 Realizar pruebas y correcciones 16 Puesta en Marcha 17 Definir un dominio web para la aplicación 18 Capacitación a Usuarios 19 Operaciones y Mantenimiento 20 Realizar mejoras al sistema 21 Documentación Fuente: Elaboración propia Establecimiento de la secuencia de las actividades Una vez identificadas los hitos y las actividades de diferente nivel que componen el alcance del proyecto, es preciso identificar y documentar las relaciones lógicas que existen entre ellas. Para el caso del desarrollo de este 45

46 proyecto, se utiliza la herramienta llamada Microsoft Project 2010, el cual permite definir las actividades, asignarles el tiempo, así como la secuencia de las actividades. Además se establece la priorización de cada una de las actividades con respecto al tiempo y la dependencia entre las actividades. Todo lo anterior es importante ya que permite establecer tareas prioritarias, ayuda a establecer un orden cronológico en la confección de las tareas, así como en la asignación de los recursos en cada una de las actividades por realizar y finalmente a ejercer control sobre el tiempo. Para este proyecto se elabora la secuencia de actividades, la cual puede ser observada en la siguiente imagen: Fuente: Elaboración propia 46

47 Estimación de los recursos de las actividades Estimar los Recursos de las actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar la actividad (PMBoK, 2008). Para este proyecto se utiliza gran variedad de horas de recurso humano, debido a que se debe crear un grupo de trabajo compuesto en su gran mayoría por programadores especializados en diferentes lenguajes de programación, a continuación el desglose de estimación de los recursos en cada una de las actividades: Fuente: Elaboración propia 47

48 Fuente: Elaboración propia Trabajo restante 500 horas 450 horas 400 horas 350 horas 300 horas 250 horas 200 horas 150 horas 100 horas 50 horas 0 horas PM Programador 1Líder Programador 2 Programador 3 Diseñador Manager Dpto Base de Datos Monitoreo Diseñador Gráfico Trabajo restante Fuente: Elaboración propia 48

49 Fuente: Elaboración propia Estimación de la duración de las actividades Para el proyecto en estudio la estimación de actividades se efectúa con respecto a la experiencia de los especialistas en programación y en conjunto con el Manager del departamento de Monitoreo, se estimaron los siguientes lapsos en cada actividad: Estimación de Duración de las Actividades ID Actividades Duración 1 Sistema de Monitoreo 88 días 2 Planificación Conceptual 2 días 3 Definir Requisitos 1 día 4 Definir Grupo de Trabajo 1 día 5 Diseño y Pruebas 67 días 6 Analizar Requisitos 1 día 7 Diseñar Base de Datos 3 días 8 Desarrollar Módulo Inicio Sesión 5 días 9 Recopilar MIBS 5 días 10 Desarrollar Módulo Monitoreo 30 días 11 Programar Módulo Administrativo 8 días 49

50 12 Crear Reportes 5 días 13 Crear y Modificar Usuarios 3 días 14 Mejorar diseño gráfico e iconos 5 días 15 Realizar pruebas y correcciones 10 días 16 Puesta en Marcha 4 días 17 Definir un dominio web para la aplicación 1 día 18 Capacitación a Usuarios 3 días 19 Operaciones y Mantenimiento 10 días 20 Realizar mejoras al sistema 10 días 21 Documentación 5 días Fuente: Elaboración propia Desarrollo del Cronograma El desarrollo del Cronograma un proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto. La incorporación de las actividades, duraciones y recursos a la herramienta de planificación, genera un cronograma con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto. El desarrollo del cronograma del proyecto, un proceso iterativo, determina las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto. El desarrollo del cronograma exige que se revisen y se corrijan las estimaciones de duración y las estimaciones de los recursos para crear un cronograma del proyecto aprobado que pueda servir como línea base (baseline) con respecto a la cual medir el avance. El desarrollo del cronograma continúa a lo largo del proyecto, a medida que el trabajo avanza, el plan de gestión del proyecto cambia y los eventos de riesgo anticipados ocurren o desaparecen al tiempo que se identifican nuevos riesgos. (PMBoK, 2008). 50

51 Con la herramienta de MS Project 2010, se estableció el orden de cada una de las actividades, además de la línea base del proyecto, la duración de cada una de las actividades, pero también se obtuvo la ruta crítica del proyecto, o bien las tareas críticas, dichas actividades no deben sufrir alteración en los tiempos de trabajo, por lo que se toma como una de las herramientas importantes en el desarrollo del cronograma, la ruta crítica y sus actividades críticas se muestran a continuación: Fuente: Elaboración propia Control del Cronograma Controlar el Cronograma es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma. El plan de cambios se debe realizar en esta etapa con el fin de poder gestionar cambios y actualizarlos en el cronograma y en la línea base del proyecto. 51

52 En lo que respecto al proyecto, se cuenta con la herramienta MS Project 2010, esta facilita llevar el control del avance de las actividades y señalar cuales pueden sufrir atrasos en sus tiempos de entrega Gestión de costos La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado (PmBok 2008). Una de las salidas que se obtiene a través de este proceso de gestión de costos, es el presupuesto base del proyecto, con este se puede tener control sobre los costos durante la ejecución del mismo Estimación de costos Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto (PMBoK 2008). Los mayores costos de este proyecto se deben al pago del recurso humano, en donde hay gran cantidad de horas hombre dedicadas al desarrollo del sistema de monitoreo, es importante rescatar que existe costo adicional por el alquiler de oficinas, debido instalaciones para la realización de su propio proyecto. a que la misma empresa GBM presta sus A continuación se definen los costos ligados al proyecto: Inversiones del Proyecto Rubros Unitario Montos $ Salarios Programadores y Personal Alquiler Servidores Salarios PM

53 Computadoras para Desarrollo Pagos de Licencias de Software Imprevistos 3100 Total Fuente: Elaboración propia Determinar el presupuesto Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo con el fin de establecer una línea base de costo autorizada, para el presupuesto disponible en el desarrollo del proyecto es de $50000 dólares americanos, los cuales se detallan a continuación por medio de cada uno de las fases o hitos: Presupuesto del Proyecto Entregables Duración Costo $ Planificación Conceptual 2 días 1136 Diseño y Pruebas 67 días Puesta en Marcha 4 días 2273 Operaciones y Mantenimiento 10 días 5682 Documentación 5 días 2841 Total 88 días Fuente: Elaboración propia Control de costos Controlar los costos es el proceso por el que se monitorea la situación del Proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo (PmBok 2008). 53

54 Por tanto, para este proyecto se tendrá control estricto sobre las horas de trabajo del recurso humano, debido a que cerca del 90% de los costos van ligados a las horas hombre del proyecto. En el siguiente cuadro se generó un Flujo Neto de Efectivo, con el fin de proyectar en un periodo de 5 años la rentabilidad que representa el proyecto y así tomar decisiones estratégicas para el futuro: ESTIMACION DE FLUJOS DEL PROYECTO Y TIR RUBRO Inversiones Ingresos por Ventas 90000, , , , ,00 Costos y gastos Sueldos y prestaciones 48000, , , , ,00 Gastos de operación adicionales 2400, , , , ,00 Depreciación 2400, , , , ,00 Total costos y gastos 52800, , , , ,00 UAI 37200, , , , ,00 ISR 11160, , , , ,00 UN 26040, , , , ,00 Depreciación 2400, , , , ,00 Flujos operativos 28440, , , , ,00 Valor residual 0 FNE , , , , ,00 TIR 49,18% Fuente: Elaboración propia 54