MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

Transcripción

1 MUNICIPIO DE CUNDAY DEPARTAMENTO DEL TOLIMA MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES ALCALDIA POPULAR De la Mano con el Pueblo!

2 EQUIPO DE TRABAJO Alcaldía Municipal William Escobar Yofre Fandiño Humberto Rodríguez Mario Portela Alcalde Municipal Secretario Administrativo Secretario de Hacienda Secretario de Planeación Asesores Jaime Monroy Carrillo Cesar Góngora Roberto Vásquez Asesor Jurídico Asesor Contable Asesor de Presupuesto Consultor Osvaldo Anaya Administrador Público

3 CONTENIDO Página INTRODUCCION 3 CONCEPTO DE MANUAL DE FUNCIONES 5 IMPLICACIONES LEGALES DE LOS MANUALES DE 5 FUNCIONES ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN 6 CONCEPTO DE ORGANIZACION 6 MISION 7 VISION 7 ESTRUCTURA 7 ESTRUCTURA INTERNA 8 FUNCIONES GENERALES 10 Despacho del Alcalde 10 Secretaría Administrativa 15 Secretaría de Planeación y Obras Públicas 19 Secretaría de Hacienda 23 Inspección Municipal de Policía 26 SISTEMA DE NOMENCLATURA Y CLASIFICACION DE 27 FUNCIONES Y REQUISITOS GENERALES NOCION DE EMPLEO 27 NIVELES JERARQUICOS DE LOS EMPLEOS 27 NATURALEZA GENERAL DE LAS FUNCIONES 27 FACTORES Y ESTUDIOS PARA LA DETERMINACION DE 28 REQUISITOS Estudios 28 Experiencia 28 COMPETENCIAS LABORALES PARA EL EJECICIO DE LOS 30 EMPLEOS Definición de Competencias 30 Componentes de las Competencias 30 Contenido Funcional del Empleo 30 Competencias Funcionales 31 Competencias Comportamentales 31 Competencias Comunes a los Servidores Públicos 32

4 Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico 32 REQUISITOS PARA EL EJERICIO DE LOS EMPLEOS 34 NOMENCLATURA, CLASIFICACION Y CODIGO DE 35 EMPLEOS Nomenclatura de Empleos 35 Equivalencia de Empleos 36 EQUIVALENCIA ENTRE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA 38 PLANTA DE PERSONAL 42 DEFINICION 42 ESTRUCTURA DE LA PLANTA DE PERSONAL 43 DISTRIBUCIÓN INTERNA DE LA PLANTA 43 MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS 45 LABORALES DECRETO No. 033 de ANEXOS 83 MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 2

5 INTRODUCCION Con la expedición del decreto 785 de 2005 el cual reglamenta la Ley 909 de 2004, se determino un nuevo sistema de nomenclatura, clasificación de funciones y requisitos generales de los empleos de las Entidades Territoriales, lo cual implica la necesidad de hacer un ajuste en cuanto a la denominación y códigos de los mismos los cuales se regían por el decreto 1569 de Adicionalmente al cambio en la nomenclatura, clasificación de las funciones y requisitos de los empleos, el gobierno nacional en desarrollo de lo establecido en el artículo 13 del decreto 785 introduce el concepto de competencias laborales, las cuales deben ser tenidas en cuenta para el ajuste de los respectivos manuales de funciones. El proceso de ajuste al nuevo sistema de nomenclatura lleva consigo 2 etapas, de las cuales la primera consiste en realizar un ajuste de las plantas de personal a las nuevas denominaciones y códigos de los empleos contenidas en la misma y en segunda instancia se tiene la realización del ajuste al manual de funciones, en el cual se deben tener en cuenta aspectos importantes tales como la identificación del empleo que debe estar acorde con la nueva codificación, la definición del propósito principal o razón de ser del empleo a partir de las funciones esenciales, la determinación de las funciones esenciales del empleo, definición de las contribuciones individuales de quien este llamado a desempeñar el empleo, la definición de los conocimientos básicos o esenciales que debe poseer quien ocupe el empleo, los nuevos requisitos de estudio y experiencia establecidos para los empleos, la inclusión en el manual de funciones de las competencias comunes a los servidores públicos y las competencias comportamentales por el niveles jerárquicos de empleo. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 3

6 Los aspectos antes relacionados son la principal justificación para la elaboración del presente manual de funciones y competencias laborales, ya que con el mismo se busca en primer lugar darle una orientación a la gestión del talento humano dentro de la Alcaldía Municipal, frente a un nuevo modelo de gestión pública, y de otra parte se encuentra el deber que tiene la Administración Municipal en dar cumplimiento al marco legal que lo regula. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 4

7 CONCEPTO DE MANUAL DE FUNCIONES Es el instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad en particular y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una organización. Implicaciones Legales de los Manuales de Funciones: De acuerdo a lo establecido en el artículo 122 de la Constitución Política de Colombia No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento, lo cual indica el deber que tienen las entidades públicas de establecer sus manuales de funciones. De otra parte el artículo 1º. de la ley 87 de 1993 define que el control interno, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando. ; igualmente se establece en el parágrafo de éste artículo, que el control interno se expresará entre otras, a través de la verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos. Otro de los argumentos legales que soportan la existencia de manuales de funciones en las entidades públicas se encuentra definido en el artículo 9. de la Ley 190 de 1995, el cual dice..las entidades públicas elaboraran un manual de funciones en el cual se especifiquen claramente las tareas que debe cumplir cada funcionario de la entidad. Aquellas que dispongan de manual de funciones deberán asegurar que respecto de cada servidor público se precisen de manera clara sus funciones. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 5

8 Finalmente el artículo 29 del Decreto Ley 785 de 2005 establece que: Para efectos de la aplicación del sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de que trata el presente decreto, las autoridades territoriales competentes procederán a ajustar las plantas de personal y los respectivos manuales de funciones y de requisitos, dentro del año siguiente a la vigencia de este decreto. Para ello tendrán en cuenta las nuevas denominaciones de empleo, la naturaleza general de las funciones de los mismos y las competencias laborales exigibles, en relación con las funciones que tenía establecido el empleo anterior. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ADMINISTRACION CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Antes de describir la estructura orgánica de la administración municipal es pertinente definir el concepto de estructura el cual de acuerdo con las metodologías establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública ésta se entiende como, el ente social creado intencionalmente para el logro de determinados objetivos, mediante el trabajo humano y la utilización de recursos materiales (tecnología, equipos, maquinaria, instalaciones físicas, etc.). Disponen de una determinada estructura jerárquica y de cargos arreglados en unidades; están orientadas a ciertos objetivos y se caracterizan por una serie de relaciones entre sus componentes: poder, control, división del trabajo, comunicaciones, liderazgo, motivación, fijación y logros de objetivos. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 6

9 MISIÓN El municipio de Cunday, como fruto de un proceso de descentralización político Administrativo del Estado, existe para garantizar la prestación eficiente de los servicios públicos, promover el progreso de su territorio y organizar su desarrollo, mediante la coordinación de procesos participativos que conduzcan al mejoramiento social y cultural de sus habitantes. VISION La administración municipal se constituirá como una organización moderna y adaptable a los cambios propuestos por la realidad social del municipio, cuyas características principales serán la eficiencia y la eficacia en la prestación de los servicios públicos a su cargo, en donde el ciudadano debe ser considerado como el principal cliente y para quien todos los esfuerzos de la administración estarán dirigidos con el fin último de dar soluciones oportunas a sus requerimientos. ESTRUCTURA La Alcaldía municipal de Cunday, se encuentra conformada por un nivel central y uno descentralizado. El Nivel Central está constituido por el Despacho del Alcalde, los Órganos de Asesoría y Coordinación, la Secretaría administrativa, la Secretaría de Planeación y Obras Públicas, la Secretaría de Hacienda y la Inspección Municipal de Policía. El nivel descentralizado se encuentra constituido por la Empresa de Servicios Públicos y el Hospital Federico Arbelaez. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 7

10 ESTRUCTURA INTERNA DESPACHO DEL ALCALDE ORGANOS DE COORDINACION Y ASESORIA Consejo de Gobierno Consejo Municipal de Planeación Consejo Municipal de Política Fiscal. Consejo Municipal de Política Social Consejo Municipal de Desarrollo Rural Comité de Atención y Prevención de Desastres SECRETARIA ADMINISTRATIVA Area de Recurso Humano Area de Desarrollo Comunitario Area de Seguridad Ciudadana Area de Recursos Físicos Area de Asuntos Jurídicos SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS Area de Planeación Area de Obras Públicas e Infraestructura Area de Desarrollo Rural y Medio Ambiente Area de Desarrollo Territorial Area de SISBEN y Estratificación Socio económica Area de Control Interno y Mejoramiento Continuo SECRETARIA DE HACIENDA Area de Presupuesto Area de Tesorería Area de Contabilidad Area de Rentas INSPECCION MUNICIPAL DE POLICIA MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 8

11 GRAFICO ESTRUCTURA INTERNA MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 9

12 FUNCIONES GENERALES Despacho Del Alcalde Funciones Además de las atribuciones contenidas en la Constitución Política, el Régimen Municipal Colombiano define que los alcaldes ejercerán las funciones que le asignan la Constitución, la ley, las ordenanzas, los acuerdos y las que le fueren delegadas por el Presidente de la República o gobernador respectivo. Así mismo, la ley 136 de 1994 establece como funciones del alcalde las siguientes: A. En relación con el Concejo: - Presentar los proyectos de acuerdo que juzgue convenientes para la buena marcha del municipio. - Presentar oportunamente los proyectos de acuerdo sobre planes y programas de desarrollo económico y social, y de obras públicas, que deberá estar coordinados con los planes departamentales y nacionales. - Presentar dentro del término legal el proyecto de acuerdo sobre el presupuesto anual de rentas y gastos. - Colaborar con el concejo para el buen desempeño de sus funciones; presentarles informes generales sobre su administración en la primera sesión ordinaria de cada año, y convocarlo a sesiones extraordinarias en las que solo se ocupará de los temas y materias para los cuales fue citado. - Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el concejo y objetar los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico. - Reglamentar los acuerdos municipales. - Enviar al gobernador, dentro de los cinco (5) días siguientes a su sanción o expedición los acuerdos del Concejo, los decretos de carácter general que expida, los MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 10

13 actos mediante se reconozca y decrete honorarios a los concejales y los demás de carácter particular que el gobernador le solicite. - Aceptar la renuncia o conceder licencias a los concejales cuando el concejo esté en receso. B. En relación con el orden público: - Conservar el orden público en el municipio de conformidad con la ley y las instrucciones del Presidente de la República y del respectivo Gobernador. La Policía Nacional cumplirá con prontitud y diligencia las ordenes que le imparta el alcalde por conducto del respectivo comandante. - Dictar para el mantenimiento del orden público o su restablecimiento de conformidad con la ley, si fuera del caso, medidas tales como: Restringir y vigilar la circulación de las personas por vías y lugares públicos; Decretar el toque de queda; Restringir o prohibir el expendio y consumo de bebidas embriagantes; Requerir el auxilio de la fuerza armada en los casos permitidos por la Constitución y la Ley; Dictar dentro del área de su competencia, los reglamentos de policía local necesarios para el cumplimiento de las normas superiores, conforme el artículo 9 del Decreto 1355 de 1970 y demás disposiciones que los modifiquen o adicionen. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 11

14 C. En relación con la Nación, al Departamento y a las autoridades jurisdiccionales: - Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados nacionales que ejerzan sus funciones en el municipio, cuando no haya disposición que determine la autoridad que deba hacerlo, en casos de fuerza mayor o caso fortuito o cuando reciba tal delegación. - Coordinar y supervisar los servicios que presten en el municipio entidades nacionales o departamentales e informar a los superiores de las mismas, de su marcha y del cumplimiento de los deberes por parte de los funcionarios respectivos en concordancia con los planes y programas de desarrollo Municipal. - Visitar periódicamente las dependencias administrativas y las obras públicas que se ejecuten en el territorio de la jurisdicción. - Ejercer las funciones que le delegue el gobernador. - Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando éstas requieran de su apoyo e intervención. D. En relación con la administración municipal: - Dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y de la prestación de los servicios a su cargo, representarlo judicial y extrajudicialmente. - Nombrar y remover los funcionarios de sus dependencias y a los gerentes y directivos de los establecimientos públicos, y las entidades industriales y comerciales de carácter local de acuerdo con las disposiciones pertinentes. - Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales de conformidad con los acuerdos respectivos. - Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarle funciones especiales y fijarle sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podrán crear obligaciones que excedan el monto global fijado MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 12

15 para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado. Los acuerdos que sobre este particular se expidan podrán facultar al alcalde para que sin exceder el monto presupuestal fijado ejerza dicha función pro tempore, en los términos del artículo 209 de la Constitución Política. - Ordenar los gastos y celebrar los contratos y convenios municipales de acuerdo con el plan de desarrollo económico, social y con el presupuesto, observando las normas jurídicas aplicables. - Ejercer jurisdicción coactiva para hacer efectivo el cobro de las obligaciones a favor del municipio. Esta función puede ser delegada en las tesorerías municipales y se ejercerá conforme a lo establecido en la Legislación Contencioso Administrativa y de Procedimiento Civil. - Velar por el cumplimiento de las funciones de los empleados oficiales municipales y dictar los actos necesarios para su administración. - Apoyar con recursos humanos y materiales el buen funcionamiento de las juntas administradoras locales. - Imponer multas hasta por diez (10) salarios mínimos diarios, según la gravedad, a quienes le desobedezcan, o le falten el respeto, previo procedimiento sumario administrativo donde se observe el debido proceso y el derecho de defensa, de conformidad con los acuerdos correspondientes. La oportunidad para el pago y la conversión de las sumas en arresto se gobiernan por lo prescrito en la ley. - Ejercer el poder disciplinario respecto de los empleados oficiales bajo su dependencia. - Señalar el día o los días en que deba tener lugar el mercado público. - Conceder licencias y aceptar renuncias a los funcionarios y miembros de las juntas, consejos y demás organismos cuyos nombramientos correspondan al Concejo, cuando MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 13

16 éste no se encuentre reunido, y nombrar interinamente a quien deba remplazarlos, excepto en los casos en que ésta ley disponga otra cosa. - Coordinar las actividades y servicios de los establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales, sociedades de economía mixta, fondos rotatorios y unidades administrativas especiales del municipio. - Distribuir los negocios según su naturaleza, entre las secretarías, departamentos administrativos y establecimientos públicos. - Conceder permisos a los empleados públicos municipales de carrera administrativa para aceptar con carácter temporal cargos de la nación o el departamento. - Adelantar acciones encaminadas a promover el mejoramiento económico de los habitantes del municipio. - Desarrollar acciones encaminadas a garantizar la promoción de la solidaridad y la convivencia entre los habitantes del municipio, diseñando mecanismos que permitan la participación de la comunidad en la planeación del desarrollo, la concertación y la toma de decisiones municipales. - Velar por el desarrollo sostenible en concurrencia con las entidades que determine la ley. - Ejecutar acciones tendientes a la protección de las personas, niños e indigentes y su integración a la familia y a la vida social, productiva y comunitaria. E. En relación con la ciudadanía: - Informar sobre el desarrollo de su gestión a la ciudadanía de la siguiente manera: en los municipio de 3, 4, 5 y 6 categoría, a través de los bandos y medios de comunicación local que dispongan. En los municipio de las categorías 1, 2 y especial a través de la oficina de prensa de la Alcaldía. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 14

17 - Convocar por lo menos dos veces al año a ediles, a las organizaciones sociales y veedurías ciudadanas, para presentar los informes de gestión y de los más importantes proyectos que serán desarrollados por la administración. - Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadanía en general. - Facilitar la participación ciudadana en la elaboración del plan de desarrollo municipal. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Áreas Funcionales Área de Recurso Humano: En cuanto a la administración del recurso humano, le corresponde a la Secretaría Administrativa las siguientes funciones: - Dirigir, coordinar y organizar los procesos de reclutamiento e inducción de las personas que se vayan a vincular a los distintos empleos de la administración, con estricta observancia de las normas de administración de personal del sector público territorial. - Planear, programar y coordinar con las distintas dependencias de la Administración procesos de capacitación del recurso humano, que permita el desarrollo eficiente de las funciones de cada uno de los empleos. - Controlar y administrar las hojas de vida de los funcionarios de la administración y actualizar la información en cada una de ellas, así como, llevar un control de las situaciones administrativas en que se encuentre cada uno de los funcionarios (licencias, permisos, encargos, comisiones, vacaciones, servicio activo, permiso, servicio militar y suspensión) - Coordinar y responder por la liquidación y trámite oportuno de las nóminas, así como, diligenciar las planillas MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 15

18 de pagos correspondientes a los aportes a salud, pensión, riesgos profesionales y parafiscales. - Dirigir y promover la política de bienestar social de la administración municipal. - Ejercer la función de Control Interno Disciplinario de conformidad con lo establecido en la ley 734 de Elaborar y mantener actualizado el manual de funciones y requisitos de conformidad con la planta de personal vigente. Área de Desarrollo Comunitario: En cuanto al Desarrollo Comunitario, le corresponde a la Secretaría Administrativa las siguientes funciones: - Administrar la documentación correspondiente de cada una de las Juntas de Acción Comunal legalmente constituidas. - Organizar, dirigir y coordinar los procesos de elección de los miembros de la Junta de Acción Comunal que operan en el municipio, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes y en los estatutos. - Promover y apoyar la conformación de las veedurías ciudadanas. - Promover los mecanismos de participación ciudadana a través de programas y proyectos que permitan la capacitación de los habitantes en el tema del Control Social a la Gestión Pública. Área de Seguridad Ciudadana: En cuanto a la Seguridad Ciudadana, le corresponde a la Secretaría Administrativa las siguientes funciones: - Participar en los Consejos de Seguridad que cite el señor Alcalde y adoptar las medidas que permitan la conservación y reestablecimiento del orden público en el municipio. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 16

19 - Expedir los permisos y licencias para la realización de eventos en sitios públicos. - Conocer en segunda instancia de los procesos adelantados por la Inspección de Policía Municipal. - Apoyar y prestar asistencia a las autoridades civiles, militares, de policía y judiciales, de los niveles municipal, departamental y nacional, para el desempeño de sus funciones. - Coordinar con la estación de Policía Municipal el desarrollo de las actividades que garanticen la seguridad ciudadana y la convivencia pacífica, previa instrucción del señor Alcalde Municipal. - Velar por el cumplimiento de las ordenes e instrucciones que imparta el señor alcalde municipal en uso de sus facultades como máxima autoridad de policía en el municipio. - Velar por el cumplimiento de las normas sobre precios máximos de venta al público de bienes y servicios bajo control del municipio. - Vigilar el cumplimiento de las normas con el fin de prevenir delitos e infracciones; administrar y controlar el transporte público de pasajeros de carga y mixto; el sacrificio de ganado y expedir los certificados correspondientes. Área de Recursos Físicos: En cuanto a la administración de los Recursos Físicos, le corresponde a la Secretaría Administrativa las siguientes funciones: - Administrar el almacén y controlar los inventarios de los bienes de propiedad del municipio. - Elaborar el Plan Anual de Compras, en coordinación con las dependencias de la administración. - Suministrar los bienes de consumo y devolutivos, que requieran las diferentes dependencias. - Velar por el correcto almacenamiento y estado de los bienes en bodega. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 17

20 - Controlar la vigencia de las pólizas que se constituyan para el aseguramiento de los bienes y equipos del municipio. - Elaborar los informes que requiera la contraloría y demás entes del control, relacionados con los bienes de propiedad del municipio. Área de Asuntos Jurídicos: En cuanto a los Asuntos Jurídicos, le corresponde a la Secretaría Administrativa las siguientes funciones: - Llevar un control del estado de los procesos que se encuentren en contra y a favor del municipio; y proporcionar la información requerida por las autoridades judiciales y administrativas, con observancia de los términos previstos en la ley. - Llevar un control de las acciones de tutela interpuestas en contra del municipio, velando por la oportuna respuesta a las mismas. - Llevar un registro de los derechos de petición que interpongan los particulares y velar por la oportuna respuesta a los mismos, por parte de las distintas dependencias, dentro del término previstos por la ley. - Coordinar y controlar con las distintas dependencias, los procesos de contratación que adelante la administración municipal. - Tramitar los proyectos de acuerdo ante la secretaría del Concejo y velar por la sanción y publicación de los acuerdos aprobados. - Llevar un control de los decretos, resoluciones, contratos, ordenes de prestación de servicios y demás actos administrativos que expida la administración municipal. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 18

21 Área de Correspondencia y Archivo: En cuanto al área de Correspondencia y Archivo, le corresponde a la Secretaría Administrativa las siguientes funciones: - Responder por la radicación y distribución de la correspondencia externa, entre las diferentes dependencias de la administración; enviar la que éstas generen hacia las distintas entidades. - Administrar y manejar el archivo municipal de acuerdo con la normatividad vigente; y elaborar las tablas de retención documental. - Conservar y almacenar los documentos generados por las dependencias con destino al archivo muerto del municipio. SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS Áreas Funcionales Área de Planeación: En cuanto al área de Planeación, le corresponde a la Secretaría de Planeación y Obras Públicas las siguientes funciones: - Administrar y organizar el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal. - Formular, elaborar y evaluar los proyectos y programas de inversión municipal. - Elaborar en coordinación con la Secretaría de Hacienda el Plan Operativo Anual de Inversiones. - Elaborar y controlar la ejecución del Plan Municipal de Desarrollo. - Elaborar en coordinación con las dependencias los Planes de Acción y diseñar los indicadores que permitan la evaluación de los mismos. - Gestionar ante las entidades del nivel departamental y nacional proyectos de inversión municipal. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 19

22 - Coordinar, controlar y dirigir la ejecución de los planes, programas y proyectos de inversión de los sectores salud y educación, de conformidad con las competencias atribuidas al municipio en la Ley 715 de Área de Obras Públicas e Infraestructura: En cuanto al área de Obras Públicas e Infraestructura, le corresponde a la Secretaría de Planeación y Obras Públicas las siguientes funciones: - Realizar directamente o indirectamente los estudios y diseños para la construcción de las obras públicas que requiera el municipio. - Ejercer las funciones de interventoría sobre las obras públicas que contrate la administración y aquellas financiadas con recursos provenientes del Departamento o la Nación, cuando así quede estipulado en los respectivos convenios. - Dar inicio y recibir las obras públicas contratadas por la administración y realizar la inspección durante la ejecución de las mismas. - Supervisar la ejecución de los contratos de interventoría técnica, cuando éste servicio sea prestado por los particulares; y los demás contratos relacionados con la Secretaría. - Realizar directa o indirectamente las obras que conduzcan a la construcción, mantenimiento, mejoramiento y rehabilitación de la infraestructura municipal. Área de Desarrollo Rural y Medio Ambiente: En cuanto al área de Desarrollo Rural y Medio Ambiente, le corresponde a la Secretaría de Planeación y Obras Públicas las siguientes funciones: - Prestar directa o indirectamente el servicio de asistencia técnica agropecuaria a los pequeños y medianos productores. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 20

23 - Formular, elaborar, ejecutar y evaluar los proyectos agropecuarios, y del medio ambiente, directa o indirectamente. - Gestionar los proyectos del sector agropecuario y del medio ambiente ante las entidades departamentales y nacionales para su viabilización y financiación. - Coordinar con las entidades municipales, departamentales y nacionales, las acciones relacionadas con el desarrollo del sector agropecuario y del medio ambiente. - Adelantar las acciones que busquen mitigar el impacto ambiental de las actividades humanas y que permitan la preservación y conservación del medio ambiente. - Adelantar las acciones conducentes a la protección de las fuentes hídricas y los bosques de importancia estratégica del municipio. - Adelantar procesos de capacitación en el manejo y conservación de los recursos naturales y realizar la construcción de obras que permitan la conservación, recuperación y preservación del mismo. Área de Desarrollo Territorial: En cuanto al Desarrollo Territorial, le corresponde a la Secretaría de Planeación y Obras Públicas las siguientes funciones: - Controlar, ejecutar y evaluar los programas y proyectos contenidos en el Esquema de Ordenamiento Territorial. - Expedir las licencias urbanísticas de conformidad con los requisitos establecidos en el Esquema de Ordenamiento Territorial. - Autorizar la segregación de predios en el área urbana y rural que impliquen la modificación de la propiedad, de acuerdo con los parámetros establecidos en las leyes vigentes y en el Esquema de Ordenamiento Territorial. - Adelantar las acciones pertinentes, que conduzcan a la defensa y reestablecimiento del espacio público. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 21

24 Área de SISBEN y Estratificación Socio Económica: En cuanto al área de SISBEN y Estratificación Socio- Económica, le corresponde a la Secretaría de Planeación y Obras Públicas las siguientes funciones: - Administrar la base de datos del SISBEN y registrar las novedades correspondientes, actualizándola de acuerdo con la programación establecida por el Departamento Nacional de Planeación. - Aplicar la encuesta del SISBEN, a las personas que lo soliciten y velar por la conservación de las fichas. - Generar y suministrar a los beneficiarios las certificaciones que le sean solicitadas. - Rendir los informes correspondientes a las entidades departamentales y nacionales. - Suministrar la información de las personas priorizadas, a ser beneficiarias de los programas sociales, para la asignación de subsidios. - Realizar y actualizar el estudio de estratificación urbana y rural, de acuerdo con las metodologías establecidas por el Departamento Nacional de Planeación. - Velar por el funcionamiento del Comité Permanente de Estratificación y realizar las novedades pertinentes. - Expedir las certificaciones relacionadas con el estrato socio económico y predios del municipio. Área de Control Interno y Mejoramiento Continuo: En cuanto al área de Control Interno y Mejoramiento Continuo, le corresponde a la Secretaría de Planeación y Obras Públicas las siguientes funciones: - Garantizar y promover la aplicación del Sistema de Control Interno en la organización municipal. - Diseñar e implementar indicadores de gestión y resultados, que permitan evaluar el desempeño en las diferentes dependencias de la administración. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 22

25 - Evaluar el cumplimiento de las funciones y los procedimientos de las dependencias de conformidad con la normatividad vigente y los manuales correspondientes. - Informar al alcalde municipal el resultado de las evaluaciones junto con las recomendaciones correspondientes. - Promover proyectos que conduzcan a la documentación de los procesos y procedimientos de la entidad. - Promover la cultura del autocontrol y del mejoramiento continuo en la prestación de los servicios a cargo de la alcaldía municipal. SECRETARÍA DE HACIENDA Áreas Funcionales Área de Presupuesto: En cuanto al área de Presupuesto, le corresponde a la Secretaría de Hacienda las siguientes funciones: - Elaborar el Proyecto de Presupuesto de conformidad con las metas establecidas en el Plan Financiero. - Elaborar en coordinación con la secretaría de Planeación y Obras Públicas el Plan Operativo Anual de Inversiones. - Velar por el cumplimiento de las etapas previas a la aprobación del presupuesto municipal de acuerdo con el Estatuto Orgánico de Presupuesto. - Tramitar el Decreto de liquidación del presupuesto municipal. - Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal, los registros presupuestales cuando el ordenador del gasto lo solicite, para la formalización de los compromisos del municipio. - Realizar las modificaciones presupuestales pertinentes (créditos, contra créditos, aplazamientos, reducciones y adiciones) y evaluar la ejecución del presupuesto. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 23

26 - Elaborar el Plan Operativo Anual Mensualizado de Caja, PAC. - Elaborar los informes de la ejecución presupuestal con destino a la Contraloría Departamental y a la Contraloría General de la República. - Constituir las reservas presupuestales y las cuentas por pagar de la vigencia, de conformidad con lo dispuestos en el Estatuto Orgánico de Presupuesto. Área de Tesorería: En cuanto al área de Tesorería, le corresponde a la Secretaría de Hacienda las siguientes funciones: - Administrar los recursos financieros disponibles de la alcaldía municipal, atendiendo los principios de eficiencia, eficacia, economía y transparencia. - Ejercer la gerencia financiera de la totalidad de los recursos fuentes de financiamiento del presupuesto. - Recaudar los recursos y las fuentes de financiación del presupuesto; y efectuar el pago de las obligaciones de la administración. - Llevar el control de las disponibilidades y flujos de fondos de la administración. - Controlar el saldo de los recursos disponibles en caja y bancos; y realizar las conciliaciones bancarias correspondientes. - Rendir los informes del estado de la tesorería municipal, a solicitud del alcalde y los que requieran los organismos de control. Área de Contabilidad: En cuanto al área de Contabilidad, le corresponde a la Secretaría de Hacienda las siguientes funciones: - Registrar sistemáticamente todas las transacciones que se produzcan y que afecten o puedan afectar la situación económico financiera de la administración municipal. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 24

27 - Elaborar los informes financieros que faciliten la toma de decisiones por parte del ordenador del gasto y los secretarios de despacho. - Presentar la información contable, junto con la documentación de soporte, que soliciten los órganos de control. Área de Rentas: En cuanto al área de Rentas, le corresponde a la Secretaría de Hacienda las siguientes funciones: - Planear y programar la aplicación de las políticas relacionadas con la gestión fiscal y tributaria, de conformidad con lo establecido en la Constitución y la Ley. - Fortalecer los ingresos del municipio a través de acciones que conduzcan al mejoramiento del recaudo de las rentas municipales. - Mantener actualizado el Estatuto de Rentas Municipales y proponer estrategias para un efectivo recaudo. - Efectuar análisis del comportamiento de los recaudos, adelantar los cobros administrativos y según el procedimiento, realizar el cobro coactivo de la cartera morosa. - Diseñar e implementar sistemas de información, que garanticen la correcta liquidación de los impuestos, contribuciones, tasas y demás ingresos; así como, adelantar las acciones fiscalizadoras que permitan el control a la evasión y la elusión, en los términos establecidos en el Estatuto de Rentas del Municipio y las demás disposiciones legales pertinentes. - Suministrar oportunamente las estadísticas fiscales del Municipio, que permitan la toma de decisiones en materia financiera. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 25

28 INSPECCIÓN MUNICIPAL DE POLICÍA Funciones Para el cumplimiento de su misión, la Inspección Municipal de Policía tiene bajo su responsabilidad el cumplimiento de las siguientes funciones: - Conocer de los asuntos o negocios que les asignen la ley, las ordenanzas y los acuerdos del Concejo. - Conocer, en primera instancia, de las contravenciones especiales a que se refiere el decreto ley No. 522 de La segunda instancia de estas contravenciones se surte ante el alcalde o funcionario que haga sus veces para estos efectos. - Conocer, en única instancia, de las contravenciones comunes ordinarias de que trata el decreto ley No de 1970, excepción hecha de las que competen a la Policía Nacional. - Ejercer las demás funciones que le delegue el alcalde. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 26

29 SISTEMA DE NOMENCLATURA, CLASIFICACION DE FUNCIONES Y REQUISITOS GENERALES NOCIÓN DE EMPLEO Se entiende por empleo el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. NIVELES JERÁRQUICOS DE LOS EMPLEOS Según la naturaleza general de sus funciones, las competencias y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de las entidades territoriales se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel Técnico y Nivel Asistencial. NATURALEZA GENERAL DE LAS FUNCIONES A los empleos agrupados en los niveles jerárquicos antes mencionados, les corresponden las siguientes funciones generales: Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 27

30 Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. FACTORES Y ESTUDIOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS Estudios. Se entiende por estudios los conocimientos académicos adquiridos en instituciones públicas o privadas, debidamente reconocidas por el Gobierno Nacional, correspondientes a la educación básica primaria, básica secundaria, media vocacional, superior en los programas de pregrado en las modalidades de formación técnica profesional, tecnológica y profesional y en programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría, doctorado y postdoctorado. Experiencia. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. La experiencia se clasifica en profesional, relacionada, laboral y docente. Experiencia Profesional. Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pénsum académico de la respectiva formación profesional, tecnológica o técnica profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 28

31 Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o en una determinada área de trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u oficio. Experiencia Laboral. Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio. Experiencia Docente. Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 29

32 COMPETENCIAS LABORALES PARA EL EJERCICIO DE LOS EMPLEOS Definición de competencias. Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. Componentes de las Competencias. Las competencias laborales se determinarán con base en el contenido funcional de un empleo, e incluirán los siguientes aspectos: Requisitos de estudio y experiencia del empleo, los cuales deben estar en armonía con lo dispuesto en el decreto ley 785 de 2005, y sus decretos reglamentarios, según el nivel jerárquico en que se agrupen los empleos. Las competencias funcionales del empleo. Las competencias comportamentales. Contenido funcional del empleo. Con el objeto de identificar las responsabilidades y competencias exigidas al titular de un empleo, deberá describirse el contenido funcional de éste, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: La identificación del propósito principal del empleo que explica la necesidad de su existencia o su razón de ser dentro MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 30

33 de la estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece. Las funciones esenciales del empleo con las cuales se garantice el cumplimiento del propósito principal o razón de ser del mismo. Competencias funcionales. Las competencias funcionales precisarán y detallarán lo que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán una vez se haya determinado el contenido funcional de aquél, conforme a los siguientes parámetros: Los criterios de desempeño o resultados de la actividad laboral, que dan cuenta de la calidad que exige el buen ejercicio de sus funciones. Los conocimientos básicos que se correspondan con cada criterio de desempeño de un empleo. Los contextos en donde deberán demostrarse las contribuciones del empleado para evidenciar su competencia. Las evidencias requeridas que demuestren las competencias laborales de los empleados. Competencias comportamentales. Las competencias comportamentales se describirán teniendo en cuenta los siguientes criterios: Responsabilidad por personal a cargo. Habilidades y aptitudes laborales. Responsabilidad frente al proceso de toma de decisiones. Iniciativa de innovación en la gestión. Valor estratégico e incidencia de la responsabilidad. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 31

34 Competencias comunes a los servidores públicos. Todos los servidores públicos a quienes se aplican el Decreto Ley 785 de 2005, deberán poseer y evidenciar las siguientes competencias: Orientación a resultados: Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad. Orientación al usuario y al ciudadano: Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad. Transparencia: Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental. Compromiso con la organización: Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales. Competencias Comportamentales por nivel jerárquico. Las siguientes son las competencias comportamentales que, como mínimo, deben establecer las entidades para cada nivel jerárquico de empleos; cada entidad con fundamento en sus particularidades podrá adicionarlas: Nivel Directivo Liderazgo: Guiar y dirigir grupos, establecer y mantener la cohesión de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 32

35 Planeación: Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas. Toma de Decisiones: Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y consecuentes con la decisión. Dirección y Desarrollo de Personal: Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras. Conocimiento del Entorno: Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional. Nivel Técnico: Experticia Técnica: Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y mantenerlos actualizados. Trabajo en equipo: Trabajar con otros para conseguir metas comunes. Creatividad e innovación: Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones. Nivel Asistencial: Manejo de Información: Manejar con respeto las informaciones personales e institucionales de que dispone. Adaptación al Cambio: Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 33

36 Disciplina: Adaptarse a las políticas institucionales y buscar información de los cambios en la autoridad competente. Relaciones Interpersonales: Establecer y mantener relaciones de trabajo amistosas y positivas, basadas en la comunicación abierta y fluida y en el respeto por los demás. Colaboración: Cooperar con los demás con el fin de alcanzar los objetivos institucionales. REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE LOS EMPLEOS Nivel Directivo Mínimo: Título de Tecnólogo o de profesional y experiencia. Máximo: Título profesional, título de postgrado y experiencia. Se exceptúan los empleos cuyos requisitos estén fijados por la Constitución Política o la ley. Nivel Técnico Mínimo: Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo. Máximo: Al fijar el requisito específico podrá optar por título de formación tecnológica y experiencia o terminación y aprobación del pénsum académico de educación superior en formación profesional y experiencia. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 34

37 Nivel Asistencial Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria. Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad y experiencia. NOMENCLATURA, CLASIFICACION Y CODIGO DE EMPLEOS Nomenclatura de Empleos. A cada uno de los niveles señalados, le corresponde una nomenclatura y clasificación especifica de empleo. Para el manejo de la nomenclatura y clasificación, cada empleo se identifica con un código de tres dígitos. El primero señala el nivel al cual pertenece y los dos restantes indican la denominación del cargo. Este código deberá ser adicionado con dos dígitos más que corresponden a los grados de asignación básica fijados a las diferentes denominaciones de empleos. Nivel Directivo: El Nivel Directivo de la Administración Central del Municipio de Cunday Tolima está integrado por la siguiente nomenclatura y clasificación específica de empleos: Código Denominación 005 Alcalde 020 Secretario de Despacho MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 35

38 Nivel Técnico: El Nivel Técnico de la Administración Central del Municipio de Cunday Tolima está integrado por la siguiente nomenclatura y clasificación específica de empleos: Código Denominación 303 Inspector de Policía 3ª a 6ª Categoría 306 Inspector de Policía Rural 367 Técnico Administrativo Nivel Asistencial: El Nivel Asistencial de la Administración Central del Municipio de Cunday Tolima está integrado por la siguiente nomenclatura y clasificación específica de empleos: Código Denominación 407 Auxiliar Administrativo 438 Secretario Ejecutivo del Despacho del Alcalde 470 Auxiliar de servicios generales 477 Celador Equivalencias de Empleos Para el ajuste de las nomenclaturas, se fijaron las siguientes equivalencias correspondientes a los empleos de la Administración Central del Municipio de Cunday Tolima, así: Situación Anterior Situación Nueva Nivel Directivo Nivel Directivo Cod. Denominación Cod Denominación. 005 Alcalde 005 Alcalde 020 Secretario de 020 Secretario de Despacho Despacho MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 36

39 Situación Anterior Situación Nueva Nivel Técnico Nivel Técnico Cod. Denominación Cod Denominación. 401 Técnico 367 Técnico Administrativo 405 Inspector de Policía 3ª a 6ª Categoría 303 Inspector de Policía 3ª a 6ª Categoría 406 Inspector de Policía 306 Inspector de Policía Rural Rural Situación Anterior Situación Nueva Nivel Administrativo, Auxiliar Nivel Asistencial y Operativo Cod. Denominación Cod Denominación. 501 Coordinador 407 Auxiliar Administrativo 550 Auxiliar Administrativo 407 Auxiliar Administrativo 605 Auxiliar Servicios 470 Auxiliar Servicios Generales Generales 615 Celador 477 Celador MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 37

40 EQUIVALENCIA ENTRE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA NIVEL DIRECTIVO REQUISITO EQUIVALENCIA Titulo de pos grado en la Dos (2) años de experiencia modalidad de especialización profesional y viceversa, por: siempre que se acredite el titulo profesional. Titulo profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea a fin con las funciones del cargo. Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al titulo profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea a fin con las funciones del cargo y un (1) año de experiencia profesional. Titulo de pos grado en la Tres (3) años de experiencia modalidad de Maestría por: profesional y viceversa, siempre que se acredite el titulo profesional. Titulo profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea a fin con las funciones del cargo. Terminación y aprobación de MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 38

41 Titulo de pos grado en la modalidad de Doctorado o Pos Doctorado por: estudios profesionales adicionales al titulo profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea a fin con las funciones del cargo y un (1) año de experiencia profesional. Cuatro (4) años de experiencia profesional y viceversa, siempre que se acredite el titulo profesional. Titulo profesional adicional al exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea a fin con las funciones del cargo. Terminación y aprobación de estudios profesionales adicionales al titulo profesional exigido en el requisito del respectivo empleo, siempre y cuando dicha formación adicional sea a fin con las funciones del cargo y dos (2) año de experiencia profesional. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 39