El grupo completo está orientado a satisfacer las necesidades de enseñanza y recreación de sus alumnos clientes.

Transcripción

1 MANUAL DE GESTIÓN A.- Descripción general! Descripción de la empresa El grupo Acuario Data se dedica principalmente a la formación técnica y profesional de alumnos y está estructurado en 3 empresas (2 de enseñanza, Instituto Profesional y Centro de Educación Técnica) y una unidad que cuando brinda soporte es parte del sistema de enseñanza y cuando presta servicios a terceros actúa como unidad económica con RUT y contabilidad propios, según la situación se considera Unidad de Investigación y Desarrollo o Telemática Andina (Teland). El grupo Acuario Data tiene una cuarta Unidad llamada Cordet (Consejo Regional para el Desarrollo de la Educación y el Trabajo) que apoya el proceso becario para sus alumnos y una quinta Unidad llamada Acuario Xtreme que se dedica a fomentar actividades deportivas al aire libre. El grupo completo está orientado a satisfacer las necesidades de enseñanza y recreación de sus alumnos clientes. El Proceso principal realizado por Acuario Data es la mejora en los conocimientos, aptitudes intelectuales, competencias, hábitos y actitudes del educando", es se realiza mediante el tránsito del educando por la malla curricular de la carrera que está estudiando. Gestiona sus procesos de acuerdo a los requerimientos del entorno regulador (Ministerio de Educación), de acuerdo a los requerimientos de sus clientes alumnos y, actualmente de acuerdo a los requisitos de gestión establecidos por distintas Normas, como la NCh 2909 y la NCh El grupo Acuario Data está dirigido por una Junta Directiva, conformada por las principales autoridades de las Instituciones que forman el grupo. Las postulaciones de los alumnos son manejadas por la Unidad de Admisión y Becas, para esto el postulante puede acceder mediante la página web ( Admisión), Durante la postulación el interesado puede solicitar la beca Cordet que le permite rebajar su costo hasta en un 50%. Fuera de formar educandos en las carreras que ofrece, el grupo Acuario Data también brinda cursos de capacitación cuya gestión está regida por la NCh 2728, la información general de cursos está en Capacitación. El grupo Acuario Data tiene 3 campus, el Campus República (que aloja las instalaciones docentes, casino y gimnasio), mientras que en el Campus Batuco está el Centro de Experimentación en Tecnologías de Información, que opera como un apoyo de infraestructura para facilitar la concentración

2 intelectual de alumnos de nivel superior en la ejecución de proyectos. El tercero es el campus virtual que facilita al alumno su formación haciendo amplio uso de información alojada en internet. Objetivo general del grupo Acuario Data Continuar el proceso educativo general del egresado de enseñanza media, facilitándole los medios para el ejercicio de una profesión y asegurar el derecho del profesional egresado y titulado a participar con igualdad de oportunidades en la vida nacional. Objetivos específicos: Otorgar los títulos profesionales que señala el artículo segundo del Decreto con Fuerza de Ley Nº 5, del Ministerio de Educación Publica, de fecha 5 de febrero de 1981 y ratificado en la Ley Orgánica Constitucional de Enseñanza de Crear y otorgar toda clase de títulos técnicos; otorgar diplomas, certificados de estudio o capacitación, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo número cinco antes citado. Principios El principio básico es el rechazo a toda discriminación religiosa, sectaria, política, racial o de sexo, privilegiando la enseñanza al más alto nivel en los sectores mas desposeídos de la población.! Alcances del sistema de Gestión Los alcances del Sistema de Gestión se definen en forma separada para el Instituto Profesional y el Centro de formación Técnica y se describen a continuación. Instituto Profesional de Ciencias de la Computación IPCC Razón Social : Instituto Profesional de Ciencias de la Computación Acuario Data Ltda. RUT : Representante legal : Patricio Santelices Escala Dirección : República 470, Santiago Nº de Funcionarios : 4 Alcance: Desarrollo planificación, ejecución y difusión de actividades académicas de Educación Superior Profesional y capacitación, de acuerdo su Reglamento Académico y Ley Orgánica Constitucional de Enseñanza (L.O.C.E.) vigente, en su sede de República 470 para las carreras de

3 Ingeniería de Ejecución Industrial e Ingeniería de Ejecución en Computación e Informática. Centro de Formación Técnica Acuario Data Razón Social : Centro de Formación Técnica Acuario Data de Santiago Ltda. RUT : Representante legal : Patricio Santelices Escala Dirección : República 498, Santiago Nº de Funcionarios : 6 Alcance: Desarrollo planificación, ejecución y difusión de actividades académicas de Educación Técnica de nivel Superior y de capacitación, de acuerdo a su Reglamento Académico y Ley Orgánica Constitucional de Enseñanza (L.O.C.E.) vigente, en su sede de República 498 para las carreras técnicas de Análisis de Sistemas, Programación de Microcomputadores y Administración de Empresas.! Descripción del Sistema de Gestión bajo la Norma NCh 2909 El sistema de gestión que cumple con los requisitos de NCh 2909 comprende los siguientes puntos: Sistema de gestión: Se incluye con el fin de definir, agrupar y actualizar los documentos y registros que ayudan en el sistema de gestión general de la empresa. Estrategia y liderazgo: Se incluye en el sistema de gestión con el fin de que la gerencia ejerza y mantenga su liderazgo a través del desarrollo estratégico de su negocio, que permita dirigir en forma global las operaciones para así alcanzar los objetivos planteados a futuro. Revisión de la información para toma de decisiones: Es importante que el sistema de gestión incluya un ítem para el tratamiento de la información en la toma de decisiones, puesto que toda decisión debería estar ligada a algún tipo de información, ya sea interna o externa a la empresa. Procesos relacionados con el cliente: También es relevante revisar la gestión de la información entregada por los clientes, de manera de ir mejorando la relación con ellos, y así satisfacer mejor sus necesidades. Gestión de personas: Para cumplir con objetivos estratégicos de la empresa es necesario tener una adecuada gestión del personal, con el fin de trabajar en conjunto con los funcionarios por conseguir los objetivos planteados.

4 Gestión de recursos financieros y físicos: También será necesaria una buena gestión de los recursos financieros y físicos, con el fin de resguardar estos recursos y utilizarlos de la forma más adecuada. Realización del producto/servicio: adquiere también importancia la gestión de procesos, pues esto incide directamente en la calidad y los costos del producto/servicio. Mantención del sistema: Por último, todo sistema de gestión debe contener un apartado en donde se explique cómo mantener el sistema de gestión en el tiempo, con el fin de que los requisitos exigidos por la norma se mantengan implementados El sistema general de gestión implementado bajo la NCh 2909 se explica a través del modelo de gestión de la siguiente figura: Estrategia y Liderazgo. (Apertura de carreras, segmento de mercado, metodologías de enseñanza) Cliente Resultados laborales esperados, campo ocupacional, horarios, aranceles. Gestión de Personal Decisiones Tácticas y Operativas. Gestión curricular. Realización del producto. (Malla Curricular) Gestión Financiera Educado Resultados laborales logrados. (Retroalimen tación) Reglamentación y Legislación Vigente. LOCE, DFL 1/80, DFL 5/81 Educación Continua Este modelo de gestión parte del cliente, en donde es necesario tener en cuenta sus necesidades, expectativas y opinión acerca del servicio que se entrega, en este caso los clientes son alumnos actuales y los potenciales alumnos en los años siguientes. Toda la información que los clientes puedan entregar será relevante para las decisiones acerca del producto/servicio y el manejo general de la empresa. El punto 7 Clientes del programa SIC maneja la información relevante acerca de los clientes, en donde se les identifica, se identifican sus necesidades, se obtiene la retroalimentación (opinión de los clientes acerca del producto/servicio que se le entrega) e información de ventas.

5 También es necesario tener una metodología de revisión y análisis de toda la información relacionada con la empresa, ya sea interna o externa. Así, en el momento en que se tomen decisiones, la empresa podrá acceder a información actualizada que le ayude en sus procesos de decisión. En el punto 6 Información Generada del programa SIC se detalla un procedimiento para el tratamiento de la información y se entrega una herramienta útil para registrar la toma de decisiones. Para la Estrategia y Liderazgo que deben asumir los altos ejecutivos de la empresa, debe desarrollarse la capacidad para definir las estrategias y estructurar e implementar planes de acción para cumplir con los objetivos estratégicos. Las estrategias deben basarse en información relevante de su entorno y en especial de sus clientes, es decir, los puntos 6 y 7 del programa SIC alimentan a la formulación de estrategias. Este apartado se encuentra en el punto 5 Estrategia del programa SIC contiene la información desarrollada acerca de la visión estratégica desarrollada por la empresa, además entrega una herramienta para manejar los planes de acción adoptados para cumplir los objetivos estratégicos, entregando la posibilidad de crear los planes, hacer un seguimiento de ellos y modificarlos cuando sea necesario. Una vez definidos los objetivos estratégicos y los respectivos planes de acción, es necesario realizar una buena gestión de los recursos internos de la empresa para lograr los objetivos propuestos. A esto se refieren los puntos 8 Personal, 9 Finanzas y 10 Producción del programa SIC. La Gestión de Personas tratada en el punto 8 Personal del programa SIC es una ayuda para realizar buenas prácticas con el personal, por esta razón contiene información de legislación laboral para que la empresa entregue los beneficios y las exigencias que la ley otorga a los empleados. También contiene un formulario para tener actualizada la información del personal, incluidas sus funciones y responsabilidades y un procedimiento para planificar acciones de aprendizaje del personal para orientar sus capacidades a la empresa. El punto 9 Finanzas se refiere a la gestión de recursos financieros y físicos de la empresa. Incluye un apartado para acceder la información tributaria a tener en cuenta para el manejo de la empresa, además incluye tablas en excel que permiten llevar en forma ordenada la información necesaria para una buena gestión financiera, y un procedimiento para mantener resguardados los activos de la empresa. En el punto 10 Producción se gestionan los procesos necesarios para la realización del producto/servicio, en la figura del modelo de gestión se refiere a la malla cunicular que debe aprobar el alumno para terminar su proceso de educación y salir como un producto terminado. Para esto se incluye el proceso completo de realización del producto, un apartado que describe las compras relevantes de la empresa (requisitos de compra, verificación de las mismas, identificación y evaluación de proveedores), un registro de inventario actualizado, y disposiciones generales medioambientales para ver en qué aspectos el proceso realizado en la empresa puede afectar al ambiente.

6 Finalmente en el punto 11 Mantención del programa SIC, se entregan las herramientas para mantener el sistema de gestión implementado en el tiempo, se incluye un procedimiento para la mantención del sistema de gestión, en donde es necesario que exista un auditor interno no externo que se encargue cada cierto tiempo de revisar el sistema de gestión. También contiene una lista de chequeo para ayudar al auditor en su labor de revisión, esta lista da una pauta de los puntos relevantes a revisar y contiene un campo en donde se registran las observaciones del auditor correspondientes a los requisitos de la NCh 2909 que no se cumplen, además Existe un seguimiento en donde el auditor puede ver si se han mejorado los puntos en donde no se cumplen los requisitos de la NCh El punto 4 Documentación corresponde más bien a la gestión de la documentación que se genera en la implementación de la NCh 2909 y la gestión de otros documentos relevantes para la gestión de cada empresa, de manera de tener la información siempre actualizada y ordenada.

7 B.- Funciones y responsabilidades del grupo directivo Acuario Data de acuerdo a Reglamento General de la Institución El grupo Acuario Data está dirigido por la Junta Directiva, ésta toma decisiones cuya ejecución recae bajo la responsabilidad del Rector las que son derivadas a las Vicerrectorías Académica o de Administración y Finanzas de acuerdo al área que involucren. Si la decisión corresponde a servicios de computación externos, deportivas o becarias va a las organizaciones no educaciones comprendidas dentro del grupo. El organigrama del grupo acuario se muestra a continuación, en este no se muestran las unidades de apoyo (Docencia, Tutoría, Biblioteca y Orientación), estas unidades de apoyo prestan servicio directo a los alumnos, como también a las tres unidades dependientes de la Vicerrectoría Académica. Consejo Superior Gerente General Asesor Contable Asesor Jurídico Rector Relacionador Público Vicerrectoría Académica Vicerrectoría de Administración y Finanzas Secretaría de Estudios Secretaría Finanzas Investigación y Desarrollo Admisión y Becas Escuela Tecnológica Bienestar Escuela de Ingeniería Escuela de Diplomado

8 Las responsabilidades que compete a cada uno de los componentes del Grupo acuario Data de detallan a continuación: Del Consejo Superior El grupo Acuario Data está administrado por un Consejo Superior, que autodetermina a sus integrantes con un máximo de diez, compuesto de las más altas autoridades del grupo. Las nominaciones dentro del Consejo Superior se generan por votación mayoritaria de sus miembros. Estos durarán tres años en sus funciones, pudiendo ser reelegidos indefinidamente. Si durante la vigencia de los tres años se produjere alguna vacante en los cargos del Consejo Superior, producto de dejar de pertenecer al Grupo u otro motivo, este por mayoría de votos de sus miembros designará al reemplazante solo hasta completar el tiempo que le faltare al titular. El Consejo Superior sesionará con la mayoría absoluta de sus miembros. Los acuerdos se tomarán por mayoría de los asistentes, a menos que se exija la unanimidad. En caso de empate, decidirá el voto del Presidente. El Consejo Superior se reunirá en Sesión Ordinaria una vez al mes y en Sesión Extraordinaria cuando lo soliciten tres de sus miembros, indicando el objeto de la sesión, o cuando el Presidente lo estime necesario, previa citación. Son funciones del Consejo Superior: Entregar la asesoría al Gerente General del Grupo. Designar al Rector, al Tesorero del Grupo, al Secretario General y a los diferentes directivos del grupo. Dictar los reglamentos o instrucciones que sean necesarios y resolver toda situación no contemplada en el Reglamento Académico y Normas establecidas. Aprobar el Presupuesto Anual y sus respectivas modificaciones. Establecer la estructura y funciones de los organismos de administración, como asimismo modificarlas cuando así se requiera. Recomendar al Gerente General la planta de personal y remuneraciones. Crear, modificar y suprimir carreras. Fijar los Títulos Profesionales y Técnicos que conferirán las instituciones de Educación Superior. El Consejo Superior posee, al menos, los siguientes cargos: Presidente Vicepresidente Tesorero Secretario General Directores

9 Del Presidente del Consejo Superior El Presidente es la autoridad máxima encargada de la dirección superior del Grupo y solo podrá ser designado por los socios conforme a su porcentaje de participación. El Consejo Superior estará encargado de asesorar, definir políticas, analizar vías de acción y facilitar la toma de decisiones del Gerente General. Del Gerente General El Gerente General del Grupo es designado por los socios conforme a su porcentaje de participación y su cargo es compatible con el de Presidente, teniendo, en este caso dos votos en la asamblea. Al Gerente General le corresponderán las siguientes atribuciones y obligaciones: Administrar y disponer de los bienes del Grupo con las más amplias facultades y ejecutar todos los actos y contratos que dicha administración requiera. En el ejercicio de estas funciones podrá cobrar y percibir cuanto se adeude o adeudare a la Sociedad y otorgar los correspondientes recibos, cancelaciones y finiquitos. Administrar la función financiera y económica del Grupo Del Vice-presidente: El Vice-presidente subroga al Presidente y lidera el desarrollo de los nuevos proyectos que se encuentren en curso o en vías de ser implementados. Del Rector: El Rector es la máxima autoridad educacional del Grupo y es un funcionario calificado que designa el Consejo Superior para que asuma el manejo académico, administrativo. Deberá ejercer sus atribuciones de acuerdo con las instrucciones que éste le imparta. Son obligaciones y atribuciones del Rector: Representar y participar en nombre de las Instituciones de educación del Grupo en todas las instancias de orden público y académico. Administrar la docencia. Planificar y coordinar la acción de los académicos. Cumplir y hacer cumplir los Estatutos, reglamentos y normativas de la Institución de Educación Superior. Promulgar decretos institutarios. Suspender al personal docente y administrativo de sus funciones, hasta que se pronuncie el Consejo Superior. Contratar y despedir personal docente. El cargo de Rector es subrogado por el Vice-Rector Académico.

10 Del Secretario General El Secretario General es el colaborador directo del Gerente General, encargado de coordinar todas las actividades del Grupo y el Secretario y Ministro de fe del Consejo Superior. Del Tesorero El Tesorero tiene a su cargo la asesoría Contable financiera del Consejo Superior, del Rector y de los Vicerrectores. Presentar la Memoria Anual y el Balance correspondiente al Consejo Superior, en la fecha que este determine. Girar los cheques de las cuentas corrientes del Grupo en conjunto con el Gerente General Del Vice-Rector de Administración y Finanzas El Vice-Rector de Administración y Finanzas tiene las siguientes funciones: Organizar, supervisar y fiscalizar todo el trabajo administrativo contable de la institución de Educación Superior. Apoya la elaboración del presupuesto, del balance y de la memoria anual. Sin su autorización previa no puede efectuarse ninguna clase de pagos ni egresos de fondos, relacionados con la gestión operativa de la institución de educación. Adquiere y responde por la existencia de los insumos necesarios para el ejercicio administrativo y docente. Administra el personal de la institución, mantiene activos no tecnológicos, dirige el proceso contractual y financiero de matrícula. Determina los requerimientos de capacitación y formación administrativa. Del Vice-Rector Académico El Vice-Rector Académico, es el encargado de administrar la docencia en aula del Instituto. Deberá desarrollar, entre otras las siguientes funciones: Asesorar al Rector en todas aquellas materias de orden docente que esta autoridad le encomiende. Proponer al Rector programas y políticas que vayan en beneficio del alumnado. Planificación anual del calendario de actividades académicas del Centro de Estudios Superiores. Administrar los requerimientos de capacitación y formación Docente y administrativa. Administra en primera instancia, los procesos de Admisión especial, convalidaciones, cambios de carrera, suspensión temporal de estudios, sanciones y amonestaciones. Responde del control curricular y registro académico a través de una Secretaría de Estudios, quien genera certificaciones, pase escolar, coordinación de clases, pruebas y exámenes, entre otros.

11 C.- Síntesis de Funciones operativas FUNCIONES ACADÉMICAS Unidad encargada 1ª 2ª MATRÍCULA A CS Desarrollar y ejecutar, previa autorización del Consejo Superior, un plan anual de promoción del Centro hacia el mercado objetivo de matrícula A DE Pedir acreditación de estudios de enseñanza media (licencia de enseñanza media) A Revisar y pedir si es necesario, la rendición de PSU, puede ser necesaria la obtención de un puntaje mínimo para algunas VA carreras Planificar exámenes de admisión y revisarlos, cuando las disposiciones de algunas carreras los requieran ADMISIÓN ESPECIAL VA R Postulante debe dirigir solicitud al Rector VA DE Se deben pedir evaluaciones de asignaturas cursadas, estas deben estar legalizadas por la institución de origen VA DE Se debe pedir plan de unidades de cada asignatura cursada en la otra institución VA Verificar que el postulante haya aprobado todas las asignaturas del primer semestre de la carrera de origen. A VF Los postulantes extranjeros deberán legalizar los certificados de estudios, sin necesidad de rendir PSU FALTAS A LA DISCIPLINA VA R Es función del Rector amonestar y dejar constancia en hoja de vida del alumno VA R En faltas graves Rectoría debe calificar los hechos y sancionar dictando una Resolución, esta es apelable por el alumno R CS Para resolución de apelaciones el Rector puede asesorarse por integrantes del Consejo Superior. SELECCIÓN DE PROFESORES DE VA La preselección de curriculums es responsabilidad es de una comisión formada por el Jefe de carrera, Director de Escuela y Vicerrector Académico. PS VA Psicólogo realiza test psicológicos y una entrevista personal presentando su opinión a la comisión, ésta debe elegir a uno de los postulantes Vicerrector académico realiza las entrevistas, según pauta entregada en reglamento. VF Jefe de administración y Finanzas realiza una última entrevista, para conocer situación contractual con otras instituciones, información de ISAPRE, AFP, etc. Además le informa la normativa interna del instituto

12 EJERCICIO DE DOCENCIA VA R Evaluar el ejercicio de la docencia en aula y la operatividad administrativa del Centro. DE B Mantener una bibliografía acorde a los requerimientos de cada asignatura B VA Administra el material bibliográfico físico y virtual, solicita reposición de material obsoleto y actualizar apuntes y documentación escrito de académicos. DE VA Verificar los contenidos programáticos de cada asignatura y los tiempos de ejecución de los mismos. DE ID Evalúa la actualización de los contenidos programáticos de las diversas asignaturas y propone sus modificaciones. VA R Revisar casos de suspensiones de estudios, estos pueden ser por enfermedad, accidente, problemas económicos. DE VA Solicitudes de cambios de carrera DE Recibir justificaciones de los alumnos e informar del proceso correspondiente a los académicos involucrados. ID VA Proponer cursos de acción y líneas de desarrollo tecnológico acorde a las tendencias del mercado. ID VF Mantención del equipamiento computacional tecnológico de la institución, proponiendo nuevas adquisiciones, renovaciones ESPIRITU ACUARIANO BN VA Proponer y ejecuta actividades extra - programáticas que mejore el estar de alumnos y funcionarios. BN VF Verificar el estado de la infraestructura y proponer la adquisición de elementos necesarios para el desarrollo de actividades recreativas y culturales. A CS DE R VA VF PS B ID BN : Admisión : Consejo Superior : Director Escuela : Rectoría : Vicerrectoría Académica : Vicerrectoría de Administración y Finanzas : Psicólogo : Biblioteca : Investigación y Desarrollo : Bienestar