INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO JULIO 2013 (Ley 1474 de 2011)

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1 1 Subsistema de Control Estratégico 1. Revisión del cumplimiento de los indicadores del informe de cumplimiento del plan de gestión vigencia 2012; 2. Construcción, aprobación y Socialización del plan de acción y operativo de la vigencia 2013; 3. Elaboración y aprobación del presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2013, con base en los recaudos; 4. Construcción, aprobación y seguimiento del programa de saneamiento fiscal y financiero de la E.S.E., en cumplimiento de lo establecido en la ley 1438 de 2011; 5. Socialización e implementación del manual de normas de contratación de la E.S.E; 6. Realización capacitación socialización del plan de gestión, plan de desarrollo institucional y plan de acción y operativo anual; 7. Realización capacitación para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano; 8. Medición del nivel de satisfacción del personal que labora en la Empresa y del clima organizacional; 9. Construcción y socialización del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, programa de saneamiento fiscal y financiero y Plan de Acción y Operativo anual como instrumentos de autocontrol, autorregulación y autogestión; 10. Contratación suficiente de personal profesional y de apoyo, para la prestación de los servicios de salud, para dar cumplimiento con las normas vigentes y la atención de los requerimientos de información de los entes de control; 11. Operacionalización de los diferentes comité conformados en la Empresa; 12. Actualización del manual para el manejo de los bienes de propiedad de la E.S.E.; 14. Iniciación del proceso de actualización del manual de funciones y de competencias laborales y actualización de los empleados inscritos en carrera administrativa. 1. Faltante presupuestal entre los ingresos recaudados y los gastos comprometidos, para poder cancelar de las cuentas por pagar de vigencias anteriores; 2. Las mayores responsabilidades asignadas a las instituciones públicas prestadores de servicios de salud contrastan con los ingresos reales de la E.S.E.; 3. Exigencias mayores, difíciles y algunas innecesarias para la construcción, viabilidad y financiación del programa de saneamiento fiscal y financiero de la E.S.E.; 4. Impacto económico, financiero y social de las actuales, nuevas y venideras normas legales y sentencias de la corte constitucional, sobre vinculación laboral del personal; 5. Impacto económico, financiero y social de la ampliación del Plan de Beneficios del Sistema General de Seguridad Social en Salud; 6. Cambios normativos frecuentes del sector salud. 7. Posición de poder de negociación de las EPS para la contratación de los servicios de salud con la E.S.E.

2 Subsistema de Control de Gestión 1. Verificación de controles establecidos en revisiones realizadas por el Asesor de Control Interno, Asesor Jurídico, Asesor de Calidad y Asesor Contable; 2. Aplicación de los indicadores y verificación del cumplimiento de las metas, por parte de la Gerencia y asesores; 3. Actualización de los procedimientos del control de la correspondencia recibida y despachada; 4. Establecimiento de directrices de cruces de información entre contabilidad y las diferentes áreas de la Empresa; 5. Organización de los archivos de contratación y pagos teniendo en cuenta las recomendaciones de la Contraloría departamental, el asesor jurídico y el asesor de control interno; 6. Socialización al personal de los canales de comunicación, mediante jornadas de capacitación; 7. Socialización periódica a la Junta Directiva de la E.S.E. de la situación económica y financiera de la Empresa; 8. Publicación en página WEB del plan de acción, informe de gestión, presupuesto, informes de control interno, plan anticorrupción y de atención al ciudadano y plan de compras de la E.S.E.; 9. Capacitación al personal sobre los procedimientos para la generación y envió de la información a los diferentes entes de control y los términos y fechas; 10. Realización y socialización de cronogramas para el seguimiento al cumplimiento de diferentes planes y el envío de la información a los diferentes entes de control, como instrumentos de autocontrol, autorregulación y auto gestión. 11. Capacitación al personal sobre las últimas normas sobre atención al usuario, administrativas, financieras, contables, disciplinarias, control interno y demás. 12. Confrontación de la información contable y financiera con la presupuestal, de tal forma que sea coherente entre las diferentes áreas. 13. Implementación de procedimientos de Verificación y confrontación de la información reportada a los diferentes entes de control; 14. Fortalecimiento del control de cartera de las cuentas por cobrar de los servicios de salud que presta la E.S.E.; 15. Actualización Cuadro documentos que implementan el MECI en la E.S.E. Hospital Nuestra Señora de Fátima de Suaza Huila, para ser organizados por los tres subsistemas del MECI: Subsistema de Control Estratégico, Subsistema de Control de Gestión y Subsistema de Control de Evaluación. 16. Actualización de Normograma del Sistema de Control Interno, con las normas generales de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables a la E.S.E., para la implementación y desarrollo del MECI. 17. Rendición de cuentas a la comunidad de los indicadores salud, gestión financiera, satisfacción de usuarios y administración, de la E.S.E. durante la vigencia 2012 y

3 1. La información contable, financiera y presupuestal no se encuentra integrada en un solo software, como tampoco está en red con almacén y facturación; 2. Carencia de un sistema de contabilidad de costos por servicios y unidades funcionales; 3. Deficiente implementación del proceso de gestión documental, en cumplimiento de las normas legales vigentes y especial por las expedidas por el Archivo General de la Nación; 4. El Manual de procesos y procedimientos administrativos y financieros se encuentra desactualizado; 5. Instalaciones NO óptimas para el funcionamiento de la gerencia, administración, asesorías y otras áreas de atención al usuario; 6. Exigencias de las aseguradores en la rendición de informes que en algunos casos son competencias de las EPS; 7. Parte del inventario de bienes inmuebles y muebles de propiedad de la E.S.E. no se encuentra actualizado e individualizado. Subsistema de Control de Evaluación 1. Realización de auditorías para el mejoramiento continuo de la calidad de la atención en salud, con la participación de las aseguradoras de los usuarios de los servicios de salud que la E.S.E. presta; 2. Seguimiento constante a las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos, que sirve de insumo para toma de decisiones; 3. Presentación de informes de auditoría realizadas por las EPS. 4. Revisión permanente de los informes enviados por el SIHO, en cumplimiento del decreto 2193 de 2004, a la Contraloría Departamental del Huila y demás entes de control; 5. Presentación de los informes de seguimiento al sistema de control interno exigidos por los entes de control; 6. Suscripción y seguimiento de planes de mejoramiento con la Contraloría Departamental del Huila; 7. Seguimiento permanente del proceso contractual por parte del Asesor Jurídico; 8. Seguimiento permanente de la información contable por parte del asesor contable; 9. Seguimiento permanente al cumplimiento de los requisitos de habilitación por parte del Gerente y del Asesor de Calidad; 10. Seguimiento nivel de cumplimiento del plan de desarrollo institucional y del plan de acción y operativo; 11. Realización de planes de acción anuales teniendo en cuenta las recomendaciones de las aseguradoras, entes de control, asesor de control interno, auditor médico y calidad, usuarios y demás partes interesadas; 12. Realización de auditorías, arqueos e inventarios selectivos, por parte del asesor de control interno. 3

4 4 1. Exigencias de las aseguradoras en la prestación de servicios que no son competencias de la Empresa; 2. Falta diseñar instrumentos de autoevaluación de algunos procesos; 3. Falta de comprensión de algunos procedimientos de autoevaluación y autocontrol del personal nuevo que ingresa a prestar sus servicios en la Empresa; 4. Deficiencia en la evaluación y control del talento humano vinculado por contrato de prestación de servicios; Estado general del Sistema de Control Interno La E.S.E. durante la vigencia del actual gerente ha fortalecido la implementación del Sistema de control Interno al interior de la Entidad, con el fin de que los recursos que obtenga sean utilizados para el cumplimiento de su MISIÓN y el logro de su VISIÓN y los Objetivos institucionales fijados. Con la coordinación de la Dirección y el personal que labora en la Empresa coloca todo su empeño y conocimiento para cumplir con las exigencias de los entes de control y aseguradoras, y así mismo, con los recursos asignados poder satisfacer a los usuarios de los servicios de salud con altos niveles de calidad y oportunidad. Recomendaciones 1. Integrar la información que se genera en las diferentes áreas y servicios, con la gestión y ejecución del proyecto de mejoramiento de los sistemas de información y red de datos; 2. Realizar reunión bimensual del comité de sostenibilidad contable y financiero; 3. Evaluar y realizar seguimiento permanente al cumplimiento de las actividades contempladas en el plan de desarrollo institucional, plan de gestión, plan de acción y operativo anual y demás planes; 4. Formar auditores internos responsables de la autoevaluación de los procesos de acreditación y realizar y revisar cronograma de actividades para dar cumplimiento de los estándares de acreditación, operativizando el comité de calidad e institucionalizando reunión de revisión de avances de acreditación; 5. Revisar el estudio de reordenamiento, reorganización y modernización de la E.S.E., orientado a disminuir los costos no misionales y mejorar la productividad de la Empresa; 6. Revisar funciones de los empleados y las actividades de los contratistas de prestación de servicios, ajustándolas de acuerdo a las necesidades y al presupuesto de la empresa; 7. Revisar y fortalecer el control de la cartera, establecer procedimientos y actualizar la información de las cuentas por cobrar de la E.S.E; 8. Diseñar, adoptar e implementar los procedimientos para las adquisiciones mediante mecanismos de compras conjuntas, a través de cooperativas de empresas sociales del estado y/o de mecanismos electrónicos;

5 9. Gestionar ante la entidad territorial el giro de los excedentes de los saldos en la cuenta maestra para financiar el programa de saneamiento fiscal y financiero de la E.S.E.; 10. Capacitar con el apoyo de la Secretaría de Salud Departamental al personal de la E.S.E. sobre la reglamentación y directrices que expida el Ministerio Salud y Protección Social y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sobre riesgo fiscal y financiero de las Empresas sociales del Estado, con el fin de que todo el personal de la E.S.E. se encuentre capacitado permanentemente para la construcción y seguimiento del programa de saneamiento fiscal y financiero de la Empresa; 11. Confrontar permanentemente la información contable y financiera con la presupuestal, de tal forma que se verifique la coherencia entre las diferentes áreas; 12. Capacitar permanentemente e informar a todo el personal sobre las últimas normas sobre atención al usuario, administrativas, financieras, contables, disciplinarias, control interno y demás; 13. Continuar con la optimización de la Operacionalización de los diferentes comités conformados en la E.S.E., que sirven de apoyo para la implementación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno y gestión de calidad; 14. Implementar una página WEB de la empresa para mantener informado a la comunidad en general sobre sus funciones y gestión institucional; 15. Diseñar e implementar un plan de capacitación del sistema de información, dirigido a los líderes de los procesos y a los usuarios del sistema, con el fin de fortalecer los procesos automatizados y así generar información con más calidad para la toma de decisiones. 16. Actualizar e individualizar la totalidad del inventario de bienes inmuebles y muebles de propiedad de la E.S.E. Firmado RENE ZAMBRANO TORRES Asesor Control Interno 5

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