CEUS: Sistema informático para monitorear el uso de las computadoras en las organizaciones

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1 CEUS: Sistema informático para monitorear el uso de las computadoras en las organizaciones CEUS: Computer system for monitoring the use of computers in organizations Zénel Reyes Pérez 1*, Orlenis Vega Rodríguez 2 1 Facultad 3. Universidad de las Ciencias Informáticas. 2 Facultad Introductoria de las Ciencias Informáticas (FICI). Universidad de las Ciencias Informáticas. Resumen El presente trabajo muestra los elementos fundamentales y algunos de los resultados obtenidos de la implementación de un sistema informático (CEUS) que se enmarca dentro de las herramientas de inventario de hardware y software y que basado en las limitaciones de estos se le añadieron un conjunto de funcionalidades que permitieron monitorear el uso de las computadoras en las organizaciones. Se presentan las fórmulas para el cálculo del uso de las computadoras y las tecnologías libres utilizadas para su desarrollo como python, PHP, symfony2, postgresql entre otros. Los resultados que se muestran se obtuvieron a partir de la implantación del mismo en los laboratorios docentes de la Facultad 3 de la Universidad de las Ciencias Informáticas. Palabras claves: herramientas de inventario de hardware y software, monitoreo Abstract This paper shows the fundamental elements and some of the outcomes of the development of a computer system (CEUS) which is part of the inventory tools of hardware and software and based on the limitations of these were added a set of features that allow monitoring the use of computers in organizations. The formulas for calculating the use of computers and free technologies used for development as python, php, Symfony2, PostgreSQL and others are presented. The results shown were obtained from the implementation thereof in the teaching laboratories of the Faculty 3 at the Computer Sciences University. Keywords: hardware and software inventory, monitoring 1

2 Introducción La tecnología utilizada por las organizaciones, específicamente la computadora, afecta variables administrativas que están relacionadas con las personas que manejan la tecnología, las funciones administrativas y la estrategia. Por tanto, considerar la tecnología como un elemento fundamental de gestión se justifica y adquiere importancia en la práctica empresarial. (Núñez de Schilling, 2011) La importancia de la computadora en el ambiente empresarial y su vulnerabilidad a los cambios de piezas, extravíos o robo constituyen la base del origen de los Sistemas de Control de Inventario de Hardware y Software, más conocidos como HIHS (Herramientas de Inventario de Hardware y Software) los cuales tienen como objetivo facilitar el control sobre los componentes de hardware y los programas instalados de las computadoras. Una característica común en la mayoría de los HIHS es brindar reportes sobre los cambios ocurridos en el hardware o software de las computadoras, sin embargo, pocos permiten a los usuarios definir que es una incidencia y que acción debe realizar el sistema una vez ocurrida.(ordoñes et al., 2014) Una deficiencia bien marcada de estos sistemas es que aún obteniendo una buena cantidad de datos no proveen información que pudiera utilizar una entidad para su gestión tecnológica o que sirva de base para la toma de decisiones por parte de los directivos de la misma. La gestión tecnológica puede considerarse como la actividad organizacional mediante la cual se define e implanta la tecnología necesaria para lograr los objetivos y metas del negocio en términos de calidad, efectividad, adición de valor y competitividad (Zorrilla, 1997) Según la COTEC 1 los procesos de la gestión tecnológica en una empresa involucran funciones básicas entre las que se encuentra el uso y asimilación de la tecnología, mientras que el alcance de la misma pasa más allá de dichas funciones e incluye, entre otras funciones, el monitoreo de la tecnología. Monitoreo 2 proviene de la palabra monitor y aplicado a la tecnología puede verse como la observación del curso de uno o más parámetros para detectar eventuales anomalías, o como la recolección de datos rutinarios para medir el avance hacia el cumplimiento de los objetivos de una entidad y cuyo propósito es ayudar a los interesados pertinentes a tomar decisiones informadas, fundamentalmente respecto al uso de los recursos tecnológicos. (Frankel et al, 2013) El uso de los recursos tecnológicos puede verse como una evaluación del factor de disponibilidad que no es más que el porcentaje del tiempo que un sistema o equipo se encuentra operativo respecto al período total de su funcionamiento. 1 Fundación para Innovación Tecnológica 2 Palabra no registrada en el diccionario de la Real Academia pero muy usada en entornos técnicos. 2

3 El presente trabajo tiene como objetivo mostrar los elementos fundamentales de un sistema informático desarrollado sobre la base de una solución para monitorear el uso de las computadoras en las organizaciones a partir de las limitaciones de los HIHS antes expuestas y aprovechando sus funciones principales. Los principales aportes del mismo son: El sistema muestra por cada área de la entidad el comportamiento del factor de disponibilidad de cada una de las computadoras y del área en general. El sistema muestra el comportamiento y un ranking del uso de las computadoras a partir de la cantidad de sesiones que registran en estas. El sistema muestra el comportamiento y un ranking del uso de las aplicaciones instaladas en las computadoras. Desarrollo En esta sección se muestra una breve descripción de los elementos fundamentales del sistema como su arquitectura, tecnología y concepción a partir un estudio de algunos HIHS, así como las bases matemáticas y los cálculos correspondientes al uso de las computadoras. Se muestran además imágenes correspondientes a los resultados obtenidos con la aplicación. Herramientas de Inventario de Hardware y Software (HIHS) El término inventario en los HIHS se entiende por verificación periódica de los componentes o piezas de las computadoras, los programas instalados y de los sistemas operativos.(fernández, 2005) La tabla que se muestra a continuación es una comparativa entre algunos HIHS reconocidos tanto nacionales como internacionales. Los indicadores que en esta se muestran son la base fundamental sobre la que se obtuvieron los requisitos y se propuso la arquitectura de CEUS. La columna HIHS se refiere a los sistemas analizados, Agentes se refiere al uso o no de agentes para la captura de la información en las computadoras, Notificaciones muestra la capacidad de los sistemas de notificar la ocurrencia de cualquiera de las incidencias definidas por el usuario, las últimas tres columnas muestran si los sistemas tienen o no funcionalidades que brinden información acerca del uso de las computadoras, el listado de sesiones de los usuarios que las usan y las aplicaciones que en estas se ejecutaron. 3

4 HIHS Arquitectura Agente Notificaciones Uso Sesiones Aplicaciones OCS Inventory Cliente-Servidor Sí No No No No LogInventory Cliente-Servidor No No No No No NetSupport DNA Cliente-Servidor No No No No No TNI2 3 Desconocido No No No No No VEO Ultimate Cliente-Servidor Sí No No No No CACIC Cliente-Servidor Sí No No No No GRHS N-Capas Sí Sí No No No ArandaSoft 4 Desconocido No Sí No No No Tabla 1. Comparativa entre algunos HIHS Como conclusión del estudio comparativo se tiene que los sistemas, en su mayoría implementan la arquitectura cliente-servidor, por lo que el sistema que se propone estará implementado sobre la misma arquitectura. El uso de agentes para obtener la información está dividido, no obstante se elige la presencia de un agente en la solución propuesta porque las ventajas que ofrecen y porque la mayoría de los sistemas que se pudieron instalar para probar utilizaban clientes. El sistema mantendrá un sistema de notificación debido a la necesidad existente de conocer cuando ocurre un incidente y se implementarán vistas en las que se muestren los datos correspondientes a las últimas columnas de las tablas. Arquitectura del sistema La arquitectura propuesta para la solución es cliente-servidor. CEUS implementa un agente en cada computadora cliente y este se encarga de obtener la información referente al inventario de hardware, el registro de todas sesiones de usuarios y las aplicaciones usadas durante el día. Con esa información conforma un fichero JSON que se almacena en una carpeta con permisos únicos en espera de su procesamiento por parte de la aplicación alojada en el servidor. La aplicación alojada en el servidor está compuesta por cuatro componentes, uno que se encarga de toda la configuración del sistema estableciendo los tiempos de las notificaciones, las carpetas de donde debe copiar los ficheros en las PC clientes, los locales, etc., un segundo componente encargado de la gestión de los usuarios del sistema y la seguridad, un tercer componente encargado de las comunicaciones entre clientes y servidor así como el procesamiento de los ficheros y un último componente encargado de la gestión de la información procesada y su interacción con el usuario. (Morales, 2014) 3 Total Network Inventory 2 4 Software propietario de la compañía Aranda 4

5 Tecnologías utilizadas Como lenguaje de programación del lado del servidor se usará PHP en su versión 5.3 y del lado del cliente Java Script. Para facilitar el trabajo se utilizará el marco de trabajo Symfony en su versión con Doctrine 2 como ORM, además se hará uso de las librería jquery en su versión , jquery-ui en su versión y Bootstrap en su versión Net Beans 7.3 será el IDE empleado y como SGBD se usará PostgreSQL en su versión 9.1. El agente se implementará en Python 2.7 garantizando que el mismo pueda desplegarse en distintos sistemas operativos. (Morales, 2014) Cálculo del uso de las computadoras El cálculo del uso de las computadoras pasa por la obtención del factor de disponibilidad el cual no es más que el porcentaje del tiempo que un sistema o equipo se encuentra operativo respecto al período total de su funcionamiento. El período total de funcionamiento se entiende como la diferencia existente entre el momento en que se enciende la computadora hasta que se apaga. CEUS da la posibilidad al usuario de conocer en un subred, cual es el porciento de computadoras que se están usando sobre el total existente, para ello se basa en la fórmula siguiente: %usopc subred = PC reportadas Total PC donde PC reportadas representa la cantidad de computadoras de las que se procesa la información de sus agentes durante el día y Total PC es la cantidad total de computadoras que hay en la subred que se analiza. El resultado de la fórmula anterior permite obtener una valoración general de cuan usada es un área o no en función de las cantidades de computadoras utilizadas, sin embargo, el sistema permite ir un poco más profundo basado en un conjunto de restricciones y apoyados en el cálculo del tiempo de uso del CPU implementado en algunos sistemas operativos que comprende además del tiempo de ejecución de los procesos otros factores como son los cambios de estados de los procesos y el tiempo de inactividad de los mismos.(reyes Pérez, 2015) El resultado que se obtiene de la fórmula a continuación es el correspondiente al antes mencionado factor de disponibilidad, que en este caso se interpreta como el porciento en horas en el que una computadora se usa en el día. %TiempoUsoPC= (tiempouso app cambioestado app ) T funcionamiento sesiones PC donde tiempouso app es el resultado de la diferencia entre el tiempo en el que se abre y cierra una aplicación, 5

6 cambioestado app es el tiempo que una aplicación está inactiva, T funcionamiento es la suma de todos los momentos en los que una computadora pudo estar encendida durante el día y el último elemento de la fórmula la suma de todos los tiempos de las sesiones que se registraron en el día. Resultados obtenidos Como principal resultado se obtuvo una representación de los programas que se cargan en la memoria del sistema operativo para capturar la información referente al tiempo de ejecución y los cambios de estado de las aplicaciones. Además de brindar información acerca del uso de las computadoras se procesó la información por separado para mostrar un paquete de gráficas que se ajustan a requisitos funcionales relacionados con el uso de las PC, entre estos encontramos un ranking de las áreas en las que mayor cantidad de computadoras se usan, un ranking de los usuarios que más inician sesiones, ranking individual por computadora de los usuarios que más la usan y de las aplicaciones más usadas en estas, además de una panorámica general de la actividad de los usuarios en la entidad. Las gráficas que se muestran a continuación muestran el funcionamiento del sistema y su respuesta a los requisitos enunciados anteriormente en la Facultad 3 de la Universidad de las Ciencias Informáticas, específicamente el área de los laboratorios docentes. La figura 1 muestra el comportamiento general de los usuarios en la entidad desde el 10 de noviembre de 2014 hasta 10 de mayo de 2015, se muestra las cantidades de sesiones iniciadas y como ocurrió el cierre de dichas sesiones, si por acción normal del usuario o forzoso 5. 5 Se refiere a un apagado del sistema por falla de componente o eléctrica, o si el usuario presionó el botón apagado. 6

7 Figura 1. Comportamiento general de los usuarios en la entidad La figura 2 muestra el ranking de las áreas más usadas según la cantidad de usuarios que usan las computadoras, se muestran las ocho primeras áreas pero se da la posibilidad de mostrar la cantidad que el usuario desee. Este mismo ranking es posible realizarlo en un área en específico lo cual daría como resultado un ranking pero con las computadoras más usadas (ver figura 3) 7

8 Figura 2. Ranking de áreas más usadas Figura 3. Ranking de PC más usadas en un área 8

9 La figura 4 muestra un ranking de los usuarios que más usan una computadora. Figura 4. Ranking de usuarios que más usan una computadora El sistema también muestra los resultados en forma de tablas y permitió realizar un análisis sobre los datos valiéndose de técnicas de almacenes de datos para proveer reportes más específicos que apoyan la toma de decisiones por parte de los directivos en las organizaciones. Entre esos reportes se encuentran la sección del día en la que más se usan las computadoras. Se pretende en futuros trabajos poder predecir mantenimiento de las computadoras a partir del monitoreo de las roturas de las mismas. Conclusiones Los herramientas de inventario de hardware y software (HIHS) pueden adaptarse para monitorear las computadoras de una organización y que provean información útil que sirva de apoyo a la toma de decisiones por los directivos de las mismas. La concepción de CEUS y los resultados que se obtienen de este lo enmarcan dentro de la definición de HIHS y ha permitido a directivos de la facultad donde se aplicó tomar decisiones de movimiento de personal en función de la información mostrada respecto al uso de las computadoras en los laboratorios docentes. 9

10 Referencias bibliográficas Fernández, A. (2005). Diccionario de términos Económicos Contables y Agroeconómicos. Frankel et al, N. (2013). Fundamentos de monitoreo y evaluación. Morales, J. I. (2014). Sistema para el control de uso de los medios tecnológicos de los laboratorios docentes de la facultad 3. Universidad de las Ciencias Informáticas. Núñez de Schilling, E. (2011). Gestión tecnológica en la empresa: definición de sus objetivos fundamentales. 2011, 17(1), Ordoñes et al., Y. et al. (2014). GRHS: Gestor de Recursos de Hardware y Software Reyes Pérez, Z. (2015). Solución informática para monitorear el uso de las computadoras en las organizaciones. Zorrilla, H. (1997). La gerencia del conocimiento y la gestión tecnológica. 10

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