Las nuevas tecnologías en el aprendizaje de los empleados públicos

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1 1.- Introducción. Las nuevas tecnologías en el aprendizaje de los empleados públicos José Estévez Meléndez Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid (ICM), es el Organismo Autónomo responsable, entre otras funciones, del desarrollo e implantación de los Sistemas de Información, tanto institucionales como departamentales, y de las aplicaciones informáticas estándar homologadas en la Comunidad de Madrid. Además facilita a los empleados públicos la formación específica con el objetivo de conseguir la utilización más provechosa de dichas aplicaciones. El Área de Formación a Usuarios de ICM, tiene la responsabilidad del desarrollo de los Planes de Formación en Informática de los empleados públicos de la CM, convirtiéndose, de esta manera, en el Centro de Formación en informática de la propia CM, ya que a nuestras instalaciones acuden exclusivamente empleados de la misma El Plan de Formación Informática es el resultado del análisis de la necesidades de información que tiene la CM en materias tecnológicas. Este plan se realiza conjuntamente entre ICM y las diferentes Direcciones Generales, Organismos e Institutos que componen la estructura organizativa de la CM. 2.- Las Tecnologías de la Información como instrumento de aprendizaje de los empleados públicos Consideraciones previas Los esfuerzos que la Comunidad de Madrid está realizando para transformar la oferta de servicios al ciudadano, especialmente en los sistemas de información, basadas en las directrices del Plan Estratégico de Simplificación de la Gestión Administrativa, tiene también sus referentes en el ámbito de las posibilidades ofrecidas a los Empleados Públicos. Esta estrategia de renovación, modernización y transparencia, viene acompañada por la adecuada formación de los empleados públicos, incorporando las últimas tecnologías existentes, con la finalidad de dotar a éstos de mayor conocimiento, a los efectos de incrementar la calidad de servicios que prestan al ciudadano. Pero además el volumen de los empleados públicos de la CM (aproximadamente empleados), ha experimentado un importantísimo crecimiento como consecuencia de las transferencias provenientes de la Administración Central y surge un potencial de alumnado que necesita una respuesta que esté disponible a corto plazo, eficaz y flexible en horarios. Por tanto la iniciativa de crear nuevas soluciones para posibilitar un acceso mucho más amplio y flexible a contenidos formativos de naturaleza informática, viene a ser la respuesta a una situación, en cuya demanda converge el interés tanto de la Organización como de los propios empleados. Para ello en el Área de formación a Usuarios se desarrolló un proyecto denominado genéricamente Comunidad Virtual del Conocimiento (CVC), en el que se integra el nuevo modelo de formación no presencial identificado como Centro Virtual de Formación Informática (CVFI). El CVFI es el escenario de formación virtual, accesible a través de la red Institucional instalado en la Intranet o la otra vertiente de conexión a través de Internet, con acceso seguro al utilizar una certificación de usuario. Este modelo de formación está integrado en una plataforma de desarrollo propio que permite satisfacer las necesidades este nuevo modelo de formación al garantizar la realización de los contenidos de forma ordenada.

2 El reto en la animación de la utilización de este nuevo entorno formativo, las facilidades para su acceso, el catálogo de contenidos disponibles y la difusión de las ventajas de sus prestaciones es una tarea asumida por toda la dirección organizativa, y en la que cada vez hay más personas involucradas. De la actuación de todos depende mantener el éxito de este proyecto La Comunidad Virtual del Conocimiento -CVC- La CVC representa la voluntad de la Comunidad de Madrid de crear un espacio para el encuentro con el conocimiento, de este modo queremos reunir a los usuarios de las tecnologías de la información, en torno a un conjunto de servicios de valor añadido, que posibilita no sólo el acceso a cursos del CVFI sino también que da respuestas a consultas, difunde información, comparte herramientas, y proporciona un punto de encuentro e intercambio de ideas. Este sitio web, está integrado en el portal del empleado de la CM, para que el personal de la CM tenga accesible toda la información y documentación de las actividades que desarrolla el Área de Formación a Usuarios El Centro Virtual de Formación Informática CVFI. El CVFI es el proyecto de formación no presencial que pretende facilitar la consulta o realización de cursos reglados con los siguientes requisitos de acceso: - Ser empleado público de la Comunidad de Madrid. - Disponer de un PC conectado a la red institucional. - Disponer de una cuenta de correo institucional. Los contenidos del CVFI van dirigidos preferentemente a los siguientes perfiles de empleado: - Usuarios de las nuevas versiones de los Sistemas de Información, tanto institucionales como sectoriales, cuyo volumen de usuarios hace imposible la formación inmediata de todos ellos. - Quienes necesiten formarse en herramientas incluidas en versiones anteriores a las actuales del puesto de trabajo. - Quienes, por razones de priorización o por la limitación de la capacidad del Centro de Formación, no pueden participar en los cursos de formación presencial. - Quienes, por motivos laborales o de interés personal, necesiten del conocimiento de cualquiera de los cursos disponibles. El CVFI tiene las siguientes posibilidades de acceso: - Modo consulta: libre y sin ningún requisito - Inscripción a cursos: realización de un curso con opción a certificado. De este modo, el alumno decide entre las distintas posibilidades que se le ofrece: realizar una determinada consulta, acceder a cualquier tipo de información contenida en los cursos que sea de su interés, ver los índices de cada curso, o bien realizar el acceso formalizado al curso elegido para, una 2

3 vez completado el mismo, optar mediante unas pruebas de conocimiento presenciales a la correspondiente certificación. Los cursos del CVFI tienen una estructura que permite realizarlos de forma secuencial, aprovechando todos los recursos didácticos: - Profesor virtual: simulación audiovisual que explica la forma de realizar acciones sobre un tema, explicándose con movimientos a través de una simulación de la aplicación objeto del curso. - Explicación teórica: texto con locución de la exposición de conceptos y opciones de las herramientas, apoyadas con la representación visual de las pantallas de la aplicación. - Prácticas guiadas: simulación de las aplicaciones reales en las que se solicita a los alumnos que ejecuten las opciones aprendidas. El alumno puede acceder a ellas cuantas veces considere necesario. - Autoevaluación: prueba teórica propuesta al final de cada capítulo, con corrección automática. - Ejercicios prácticos: son instrucciones para que el alumno las realice y ponga de manifiesto los conocimientos adquiridos al ser corregidos por el tutor. - Aula virtual: para cada curso del CVFI se abren semanalmente aulas on line, dónde se imparten, por un profesor experto, materias con una programación fijada. Adicionalmente, el alumno tiene a su disposición tanto la Biblioteca de la CVC, dónde se encuentran todos los manuales de los cursos del CVFI para su consulta y, obviamente, la disponibilidad permanente del tutor para resolver las cuestiones que le sean planteadas. El CVFI tiene de un catálogo de 44 cursos disponibles, distribuidos en las siguientes áreas: - Ofimática: 22 cursos - Informática Especializada: 5 cursos - Internet: 2 cursos - Sistemas de Información: 15 cursos 2.4- Arquitectura técnica. Esta aplicación está basada en una estructura de tres capas. La Base de Datos, Oracle v8. Aprovechando los recursos de la Comunidad de Madrid. Aplicación modularizada en componentes, desarrollo con Visual Basic 6.0, encapsulada en una aplicación COM+, para cliente Web y procesada en un Internet Information Server 5.0, ejecutando páginas ASP y procesando transformaciones XML/XSL para la generación de las páginas definitivas entregadas al usuario final. Los cursos que la aplicación permite gestionar y publicar son de diferentes tipos, ya sean de desarrollo interno como externo. Esto es posible debido a que el ejecutor de cursos es flexible y adaptable en función del tipo de contenido que se está ejecutando. La arquitectura de un curso está separada en: - Estructura del curso: definición en forma de árbol que define la ubicación de cada elemento del curso, así como todo lo necesario para su ejecución. 3

4 - Elementos del curso: contenidos estructurales con funcionalidad puntual entregada por el ejecutor de los cursos al alumno. - Los elementos del curso son los estándar en publicación de contenidos web, siendo los más usuales películas Flash, páginas HTML y páginas en PDF. Las locuciones de los contenidos se encuentran incluídas en las películas Flash. La dimensión de los ficheros ha sido condicionada por la premisa de que el tiempo de descarga de cada contenido no supere el 50% del tiempo de lo que tarda el contenido en su ejecución. Con este requisito se ha establecido que el usuario ha de disponer, para la descarga adecuada de los contenidos, de una conexión de 128Kbps equivalente a una RDSI entre el alumno/cliente y el servidor. Las comunicaciones en la CM garantizan ampliamente este mínimo, ya que la red institucional en los nodos principales alcanza un ancho de banda de hasta 2Gbps. Aunque el actual modelo responde a las funcionalidades para las que ha sido diseñado, su futuro se orienta a un cambio en la tecnología empleada para su plataforma, utilizando Java como acercamiento a los estándares de desarrollo de la Comunidad de Madrid. A los efectos de incorporar contenidos disponibles en el mercado, el modelo tecnológico desarrollado está realizado siguiendo las directrices del estándar AICC/SCORM. 3.- El Equipo de Tutores El tutor es una figura determinante en el modelo de formación no presencial, al convertirse en la clave de la interacción con los alumnos, tanto a nivel de experto conocedor de la materia que imparte como de facilitador del aprendizaje, teniendo también capacidad para resolver las contingencias técnicas del alumno. Nuestro proyecto de formación no presencial requiere de un perfil de tutor altamente cualificado en consonancia con las tareas que tiene encomendadas. El tutor, como experto de las técnicas didácticas y comunicador, anima al alumno y le ayuda a superar aquellas dificultades que puede encontrar a lo largo del curso. Así el tutor, como conocedor de las técnicas didácticas y experto comunicador, realiza una tarea docente, en cuanto tutor de la materia que tiene asignada, una tarea técnica, en cuanto uso y mantenimiento de interfaces de comunicación y una tarea motivadora, en cuanto animación del alumno y ayuda a superar aquellas dificultades que pueda encontrar a lo largo del curso. El Equipo de Tutores del CVFI está formado por profesionales con una sólida experiencia en actividades de formación presencial que han seguido un proceso de formación en las técnicas requeridas para la comunicación on line y en sistemas didácticos de e-learning, convirtiéndose así en profesionales cualificados capaces de atender necesidades derivadas de la implantación de este modelo. Las actividades docentes del equipo de tutores pueden resumirse en las siguientes: - Establecer una relación de confianza con el alumno para que esté motivado a realizar todo el proceso formativo en el que se ha inscrito. 4

5 - Supervisar el proceso de aprendizaje. El sistema permite al tutor en todo momento conocer la evolución del alumno utilizando también los ejercicios prácticos especialmente diseñados según el perfil de cada alumno. - Motivar y valorar la participación en las aulas virtuales. - Informar al alumno de todos los elementos relacionados con su curso o novedades del CVFI. - Proponer al alumno para que realice la prueba de conocimiento presencial y posteriormente valorar su resultado junto con la valoración personal continua realizada durante todo el curso. 4.- Dinámica del alumno. El alumno es el objetivo preferente del modelo de formación no presencial, todos los esfuerzos desarrollados en el modelo pedagógico van encaminados a poner a su disposición la funcionalidad y facilidad para facilitarle su aprendizaje, siendo el elemento prioritario que da sentido a este proyecto. La diversidad de los perfiles de alumnos es lo que nos obliga a realizar el seguimiento individual, por ello los esfuerzos de los tutores van conducidos a motivar y mantener el nivel de interés, y como consecuencia llevar a buen término el curso al que se inscribe, con un nivel eficiente de conocimiento adquirido en la ejecución de los recursos didácticos disponibles en el CVFI. Una vez que se recibe la solicitud del alumno en el Centro de Formación, comienza el proceso de validación de la misma verificando que la solicitud cumple con una serie de requisitos técnicos y de conocimiento para poder realizar el curso La comunicación del resultado del proceso de validación (aceptación ó rechazo) se realiza a través de correo electrónico en un plazo máximo de 3 días laborables desde la fecha de recepción de la misma, en el que se le informa de las condiciones generales del curso y el nombre del tutor asignad para el seguimiento y apoyo durante la realización del curso. Desde la fecha de aceptación de la solicitud, el alumno dispone de 3 meses, tiempo que se ha considerado suficiente, para realizar el curso. El alumno deberá completar el 100% de los recursos didácticos que componen el curso para poder acceder a la realización de una prueba de conocimiento que se realiza presencialmente en las instalaciones del Centro de Formación, hecho relevante para poder autenticar la personalidad de los alumnos. La prueba se compone de una prueba teórica y una prueba práctica que el alumno debe superar y que, junto con la valoración personal continua del tutor, conformará la nota obtenida y posteriormente la certificación de aprovechamiento, la cual, tiene el mismo valor curricular que los cursos presenciales, ya que los contenidos del curso son los mismos en ambos modelos formativos. Con el fin de valorar la satisfacción de nuestros alumnos, determinar posibles puntos de mejora, y como respuesta al cumplimiento de la norma UNE EN ISO 9001:2000, según la cual se encuentra certificado nuestro actual Sistema de Gestión de Calidad, previamente a la prueba presencial, el alumno voluntariamente cumplimenta de forma anónima un Cuestionario de Valoración del curso recibido, valorando diferentes aspectos como el tutor, contenidos o el modelo de aprendizaje, etc. 5

6 Una vez realizada la prueba presencial y la valoración de seguimiento, el alumno recibe una comunicación a través del correo electrónico con los resultados de la misma. 5.- Valoración de la implantación. Desde la implantación de la formación no presencial, el número de alumnos inscritos en cursos del CVFI ha aumentado progresivamente. Gracias a la difusión de la información y a la colaboración prestada desde las propias Consejerías y Subdirecciones de Área, en el presente año, y hasta el día de hoy, hemos logrado más alumnos inscritos que en todo el pasado año. Desde la puesta en producción del modelo presentado hemos identificado algunas dificultades que hemos tenido que solucionar para seguir avanzando. Entre ellas podemos hacer mención del cambio de la cultura del aprendizaje en lo que respecta a la formación a distancia, ya que hasta hace muy poco tiempo la formación era exclusivamente presencial. Otra de las dificultades que hemos tenido que resolver ha sido el acceso a la formación en aquellos centros periféricos que disponen de una sola línea RDSI y un único terminal. Para la resolución de estos problemas tanto de cultura como técnicos, nos hemos servido de la información reportada por la evolución de otras plataformas de formación e-learning, de estudios de mercado, de las propuestas de mejora realizadas y de las aportaciones del equipo de tutores. La introducción de las nuevas tecnologías para hacer accesible la formación a todos los empleados públicos, ha hecho que tanto los posibles alumnos como sus responsables directos se hayan planteando la conveniencia de facilitar soluciones para la realización de la formación virtual, considerando todas las ventajas que ofrece el modelo e incorporarlo como una solución a las necesidades del usuario. Por otro lado, el modelo de formación no presencial aporta una serie de ventajas para la propia organización, alumno y plataforma que podemos resumir en las siguientes: - La formación es accesible sin limitaciones, incluyendo el acceso a través de Internet a todos los contenidos del CVFI. - El alumno adecua el aprendizaje a su ritmo de trabajo, incluyendo la realización de prácticas guiadas y ejercicios marcando sus propias pautas de dificultad. - El alumno puede acceder a toda la información sobre el seguimiento y evolución de los cursos que realiza y el tutor puede conocer en cualquier momento el estado del progreso del alumno. - Permanente soporte, ayuda y apoyo del tutor asignado. - Las certificaciones de los cursos virtuales tienen la misma validez curricular que el resto de los cursos presenciales. - La gestión de la plataforma ofrece todas las posibilidades para el análisis global del resultado de todos los alumnos. - El modelo metodológico de la plataforma, al estar realizado según los estándares AICC/SCORM, permite incorporar contenidos con independencia del desarrollador. - El diseño de desarrollo del software responde a estándares de la CM lo cual facilita el mantenimiento de la misma. 6.- Evolución del proyecto Superada la primera fase de primacía tecnológica, estamos en un proceso para la migración de páginas ASP a tecnología JAVA para finalizar el cumplimiento de las especificaciones de la CM. 6

7 De este modo, la evolución de la plataforma se resume en: - Un gestor de contenidos de fácil mantenimiento y con la opción de sustituir las versiones novedosas en el mercado. - Depurar e incluir nuevas funcionalidades, que no siendo imprescindibles si son complemento para una accesibilidad rápida al dato final, en estas funcionalidades incluimos los motores de búsqueda orientados a contenidos. - Los recursos de información del alumno, referente al curso que está realizando, van a potenciarse, así un alumno podrá saber en todo momento el tiempo dedicado a las diferentes unidades didácticas, en que franja horaria se ha conectado y cuál fue su participación en tiempo y desarrollo del temario en la asistencia de las aulas virtuales. Somos conscientes de que la evolución del proyecto debe centrarse en el incremento de contenidos adecuados y de interés preferente para la CM, dirigidos principalmente a cursos de niveles avanzados, estos contenidos pueden ser desarrollados por el equipo del área de formación o la adquisición en el mercado a través de proveedores especializados. Así mismo se detecta un especial crecimiento en la demanda de cursos dirigidos al uso de las aplicaciones de Sistemas de Información desarrolladas en ICM, para la tramitación administrativa de la Comunidad de Madrid. Existe un creciente interés hacia la formación no presencial, constatado con el crecimiento de alumnos registrados en el presente año respecto al anterior. No obstante sigue siendo necesario realizar planes de difusión y en paralelo establecer presentaciones y reuniones con los responsables orgánicos para continuar fomentando y alentando la cultura de aprendizaje de este modelo de formación. El cumplimiento con los requisitos de la norma UNE EN ISO 9001:2000 nos impulsa a continuar desarrollando contenidos bajo un entorno mejora continua que satisfaga las expectativas de nuestros alumnos. Nuestra propia experiencia en los métodos de formación no presencial es compartida por otras instituciones de la Comunidad de Madrid, con competencias específicas en formación, como el Instituto Madrileño de Administraciones Públicas (IMAP), esta estrecha colaboración hace que el modelo se enriquezca con las aportaciones surgidas, reforzando su estabilidad e introduciendo un valor añadido en la oferta de posibles contenidos adicionales, pudiendo convertirse en una plataforma universal para toda la Comunidad de Madrid. RESEÑA BIOGRÁFICA Sr. D. José Estévez Meléndez, licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales. Director del Centro de Formación de ICM, anteriormente ha ocupado el cargo de Director de RRHH en la misma organización. Dirección de Servicios Institucionales del Organismo Autónomo Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid C/ Embajadores 181, Madrid Tlf: Fax: jose.estevez@madrid.org Página Web: 7

8 CUADROS, TABLAS Y GRÁFICOS Tabla I. El CVFI en cifras 8

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