COMISIÓN DE CUOTAS Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE PRESUPUESTO ACTA RESUMIDA DE LA 110ª REUNIÓN DE LA COMISIÓN DE CUOTAS

Transcripción

1 Organismo para la Proscripción de las Armas Nucleares en la América Latina y el Caribe Zona Libre de Armas Nucleares de América Latina y el Caribe Distr. Limit COMISIÓN DE CUOTAS Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE PRESUPUESTO CCAAP/110Rev. ACTA RESUMIDA DE LA 110ª REUNIÓN DE LA COMISIÓN DE CUOTAS Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE PRESUPUESTO CELEBRADA EL 3 DE DICIEMBRE DE 2013 EN LA SEDE DEL OPANAL 1. La Comisión de Cuotas y Asuntos Administrativos y de Presupuesto se reunió el martes 3 de diciembre de 2013 a las 10:15 horas en la Sede del OPANAL. 2. Asistieron a la reunión los siguientes Representantes: Bolivia: Chile: Cuba: México: Nicaragua: Ministro Consejero Jorge Caballero Barrera Secretaria Peggy Isabel Nieves Maldonado Secretario Jorge Valenzuela Secretario Raúl Mojena Lic. Dorian Fernández Lic. Sandra García Ministro Juan Carlos Gutiérrez Por la Secretaría General del OPANAL: Como Observadores: Licenciada Claudia Salgado, Oficial de Administración y Cooperación Internacional Costa Rica: Haití: República Dominicana: Venezuela: Cónsul General María Amelia Hidalgo Secretario Hervey Loiseau Ministra Consejera Mercedes González Ministra Consejera Thany Rodríguez

2 2 3. La Sesión 110ª de la CCAAP fue inaugurada por el Presidente, Delegado de Chile, Jorge Valenzuela. Los Miembros de la CCAAP aprobaron la Agenda de la reunión del siguiente modo: AGENDA PROVISIONAL DE LA 110ª SESIÓN DE LA COMISIÓN DE CUOTAS Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE PRESUPUESTO (CCAAP) a celebrarse el 03 de diciembre de 2013 a las 10:00 horas. 1. Apertura de la Sesión 110ª. 2. Aprobación de la Agenda. 3. Estado de Recaudación de Cuotas. 4. Ejecución del Presupuesto 2013 y ajustes. 5. Gastos de traslado del Secretario General 6. Otros asuntos. 7. Fecha y hora para la 111ª Sesión de la CCAAP. 4. Estado de Recaudación de Cuotas. El Presidente dio la palabra a la representante de la Secretaría General, Licenciada Claudia Salgado, para que informara sobre el estado de recaudación de cuotas, quien señaló que el cuadro distribuido ya lo había conocido el Consejo en virtud de haber sesionado en distintas ocasiones con posterioridad a la última reunión de la CCAAP. Desde la última sesión de la CCAAP, celebrada el 16 de julio, y hasta la fecha, se recibieron los siguientes pagos: Fecha Estado Monto TOTAL Aplicación AÑO 17-jul Honduras 1, , jul Guyana 1, , jul No identificado 1, ,293.94

3 3 7-ago Paraguay 22, , ant 2, ago Nicaragua 1, , ago Argentina 56, , sep Brasil sep Brasil 72, , oct Bahamas 3, , oct Cuba 2, , La representante de la Secretaría General señaló que el monto total recaudado al 3 de diciembre de 2013 es de $394, USD y que de este monto, el 72.25% ($284, USD) corresponde al total de ingresos para el Ejercicio 2013, $100, para años anteriores, $7, corresponden a saldos a favor para el y $ $1, en proceso de identificación (probablemente de uno de los Estados de CARICOM a juzgar por el monto de sus cuotas). El total de la recaudación de 2013, sumando las cuotas pagadas por anticipado en años anteriores que corresponden a este ejercicio, totaliza $320, dólares. Es importante señalar que comparativamente a otros años, se ha alcanzado en el 2013 el 90.43% de la recaudación del año, en contraste con el 75% alcanzado al cierre de 2011 y el 88% alcanzado al cierre de El representante de México, Licenciado Dorian Fernández, agradeció a la Secretaría General el informe y propuso que deberían buscarse opciones para identificar el pago sin remitente. Recalcó que el monto desconocido es de 100 dólares menos que las cuotas de los Estados de CARICOM, lo que puede responder a que estén utilizando una cuota de años anteriores o a las comisiones interbancarias. En concreto, propuso enviar una nota a todos los que podrían haber hecho el pago con el fin de identificar a quién se acreditaría esta transferencia de fondos. Acordaron los presentes que sería apropiado enviar dicha nota a principios del año próximo. Por otro lado, el Lic. Fernández destacó que el resumen que presentó la representante de la Secretaría General era información muy valiosa para la CCAAP, por lo que sería muy adecuado que también se les enviará de manera electrónica. La Secretaría General informó, en este sentido, que se han enviado los Informes de Recaudación trimestrales y los recordatorios de pago de cuotas a los países que conforme al reglamento, al no haber pagado al 30 de junio, se encuentran con retraso. Asimismo, comentó que se notificó a los Estados Miembros de los datos de la nueva institución bancaria (Scotiabank) donde se pueden hacer depósitos a la Secretaría General del OPANAL, puesto que el actual banco (HSBC) ha dejado de prestar algunos servicios (como cobranza internacional). Comentó que, debido a que

4 4 el Organismo actualmente no cuenta con representante legal, la cuenta HSBC se mantendrá activa hasta la llegada del Secretario General electo, y una vez que se haya valorado la calidad de la operación del nuevo banco, se decidirá cómo proceder. Los Miembros discutieron el tema de los bancos y aportaron las experiencias que han tenido sus Embajadas con HSBC desde que dicha institución financiera optó por cerrar las cuentas de muchas Embajadas. La Lic. Salgado les comentó que con el nuevo banco también existen limitantes de otro tipo (como el retiro de dólares y el monto mínimo que se debe mantener, etc.), los representantes mencionaron distintos bancos que les han prestado servicios a sus respectivas Embajadas, entre ellos: IXE, Scotiabank, HSBC, CI Banco, etc. Acordaron que lo mejor será que la Secretaría General informe a la CCAAP sobre las limitaciones o ventajas y desventajas de los servicios bancarios, para tener claro cómo funciona cada banco, cuáles son los beneficios de unos y otros y así, teniendo toda la información pertinente, decidir si se mantendrán cuentas en ambos bancos (Scotiabank y HSBC), solo en Scotiabank o si se cambiarán a un tercero. El Presidente señaló que este tema debería ser incluido en la agenda de la próxima sesión. 5. Ejecución del Presupuesto 2013 y ajustes. El Presidente dio la palabra a la representante de la Secretaría General quien resumió que el presupuesto anual para 2013 es de $354, dólares, del cual se han ejecutado $305, y están por ejecutarse de aquí al 31 de diciembre $26, USD. De este modo, quedarían pendientes por ejecutar $22, que se tienen de ahorros en distintas partidas, principalmente la de sueldos y salarios (por estar vacante el puesto de Secretario General). En este sentido, la Lic. Salgado también mencionó que no se han tenido que solicitar autorizaciones extraordinarias de recursos al presupuesto de este año. En cuanto a los ajustes entre partidas, la Licenciada Salgado adelantó que, ligado al siguiente punto de la agenda, la propuesta de la Secretaría General sería que se transfiera de las partidas donde hubo ahorros ($22, USD) la suma de $19,304 dólares hacia a la partida de Gastos de Traslado e Instalación del Secretario General con el fin de cubrir el costo de la mudanza y pasajes del Embajador de Macedo Soares a principios del próximo año. En este sentido, señaló que se han hecho cotizaciones preliminares con 3 empresas distintas, como lo señala la normativa del Organismo, y que el precio promedio por trasladar un contenedor de 40 pies oscila entre $15,000 y 18,000 (sin contar embalajes especiales y otros posibles costos de empaque) y para uno de 20 pies la cotización está alrededor de $13,000 14,000 USD. La República de Venezuela mencionó que en el segundo escenario (20 ), cabe bien el menaje de una casa y un automóvil. Reiteró que es probable que el Embajador opte por la opción de un contenedor de 20 pies, pues afirmó que no

5 5 planea desmontar su casa por completo. De ser así, podían cubrirse la mudanza y los boletos de avión del Embajador y su esposa (cada uno tiene un costo aproximado de $1,700 2,000 dólares) con los $19,304 que se pretenden pasar a la partida de gastos de traslado del Secretario General. La propuesta adicional es mantener los $3,209 USD que actualmente están en la partida de gastos varios en ese rubro para que haya mayor flexibilidad para cubrir cualquier gasto adicional relacionado con la llegada del Secretario General o inclusive gastos de acondicionamiento de su oficina. El Presidente mencionó que le parecía adecuado, pues ahí cabría, por ejemplo cubrir el hospedaje temporal del Embajador Macedo Soares (en tanto que llegue su mudanza) o el acondicionamiento de las oficinas, ante un posible cambio de sede de las oficinas de la Secretaría General. El Presidente recapituló esta propuesta y los Miembros de la CCAAP acordaron presentarla al Consejo, dando por aprobada la propuesta de la Secretaría General tal y como fue presentada. Sobre el tema de los gastos de traslado del Secretario General, el representante de México llamó la atención al hecho de que en esta ocasión hubo suerte de que se pudiera cubrir la mudanza del nuevo Secretario General con este subejercicio por el no pago de sueldo en los meses de agosto a diciembre, no obstante, debería de incluirse permanentemente en el presupuesto esta previsión. Todos estuvieron de acuerdo y señalaron que la idea es que a partir del presupuesto de 2016 se regularice la situación. Asimismo, como parte del resumen de la situación financiera del Organismo, la Secretaría General informó a la CCAAP que de manera preliminar se tienen los datos siguientes: a) Saldos en Bancos al 03 de diciembre de 2013 (cuentas HSBC y SCOTIABANK): Cuenta en dólares 240, Cuenta en pesos 13, Fondo Reserva 390, Subfondo Educación 24, Subfondo Activos 1, TOTAL $671, b) Liquidez preliminar considerando los gastos que falta hacer para el 31 de diciembre de 2013: $190, dólares. En este sentido, señalaron que es una buena liquidez para iniciar el año, sobre todo tomando en cuenta que las cuotas no se reciben al principio del año.

6 6 6. Gastos de traslado del Secretario General El Presidente dio la palabra a la representante de la Secretaría, quien señaló que, recapitulando lo estipulado en las Normas Generales, se han solicitado cotizaciones preliminares a 3 compañías para el traslado de menaje del nuevo Secretario General de Río de Janeiro a México (Trafimar, Transcontainer y MyMInternational). La Licenciada Salgado señaló en este sentido, que el Embajador de Macedo Soares estima que será a principios de enero cuando podrá recibir la visita de 3 compañías de mudanzas para realizar la valoración física: Mudanzas Mundiales, Trafimar y Gou u otra por lo que será hasta enero que la Secretaría podrá presentar a la CCAAP un presupuesto real para su valoración y autorización previa para hacerlo del conocimiento del Consejo. El promedio estimado preliminar de un contenedor de 40 pies es de $15,000 dólares y el de 20 pies de $11,000. La representante de la Secretaría General comentó que el Embajador Macedo anticipó que no será mucho el menaje que traerá y que viajará acompañado de su esposa, por lo que debe preverse cubrir pasajes aéreos para 2 personas. Se estima un promedio de 2,000 USD por pasaje. Reiteró que la CCAAP podrá revisar con mayor precisión los números reales en cuanto se tenga la cotización con base a una inspección física y en su caso proponer alternativas para cubrir cualquier diferencia. Los Miembros de la CCAAP señalaron que con la previsión de recursos que se propuso trasladar en el punto anterior, la Secretaría puede proceder a la contratación de los servicios de mudanza y pasajes de dicho techo presupuestal y que en el caso que se presentaran propuestas finales mayores podría convocarse a una reunión extraordinaria. 7. Otros asuntos. Se retomaron entonces algunos temas de agenda de la CCAAP para el 2014, como el mandato de la Conferencia General a la CCAAP de presentar en 2014 una propuesta de nueva escala de cuotas para el Ejercicio 2015, retomando la propuesta inicial de la delegación de México. Otro tema relevante es revisar el calendario de trabajo para el Grupo de Trabajo de la Normativa Financiera para continuar con el análisis e integración de propuestas de reestructuración de los Fondos del Organismo, a fin de redactar una propuesta de instrumentos normativos actualizados en materia financiera. Por otro lado, el Licenciado Fernández, representante de México, señaló que sería adecuado que la Secretaría General contactara a la Dra. Elsa Espinosa sobre la propuesta que hizo en Buenos Aires de buscar el espacio para la Sede del OPANAL. No obstante, el Presidente comentó que a

7 7 quien correspondería abordar el tema sería a la presidencia Pro-Témpore del Consejo al no haber actualmente un Secretario General, aunque él consideraba prudente esperar a que tome posesión el Secretario General electo. La representante de la Secretaría General señaló que efectivamente ya se había hecho del conocimiento del Embajador Macedo Soares este tema y que ya él estaba enterado para considerarlo a su llegada. El Presidente confirmó que el tema será tratado de nuevo con el Secretario General una vez que llegue. 8. Fecha y hora para la 111ª Sesión de la CCAAP. Los presentes acordaron que la próxima sesión ordinaria de la CCAAP se celebraría el jueves 30 de enero a las 10:00am, considerando la posibilidad de que tuvieran que reunirse antes de ese día para resolver sobre la posibilidad de que hubiera que cubrir algún faltante en los gastos de traslado e instalación del Secretario General. La Licenciada Salgado agradeció al representante de Chile, Secretario Valenzuela, por su conducción de la CCAAP a lo largo del año, pues su presidencia acaba al término de (La sesión se levantó a las 11:21 am)