FONDO DE CONSERVACION VIAL UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

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1 FONDO DE CONSERVACION VIAL UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL CONCURSO PÚBLICO No. FOVIAL BS CP- 002/2012 SERVICIOS DE PRODUCCIÓN, MANEJO Y MONITOREO DE MENSAJES PUBLICITARIOS EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE FOVIAL ANTIGUO CUSCATLÁN, ENERO 2012 U N I D A D D E A D Q U I S I C I O N E S Y C O N T R A T A C I O N E S I N S T I T U C I O N A L K I L O M E T R O 1 0 Y ½ C A R R E T E R A A L P U E R T O D E L A L I B E R T A D PBX EXT. 8349/06, FAX

2 INDICE PAG. I. TERMINOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS OBJETO DEL CONCURSO MARCO LEGAL DEFINICIONES ENTENDIMIENTO DEL OFERTANTE CONSULTAS Y/O ACLARACIONES ADENDA, ENMIENDA Y NOTIFICACIONES CAPACIDAD DE CONTRATAR FINANCIAMIENTO Y FORMA DE PAGO GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE OFERTA CONTENIDO DE LA OFERTA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS RECEPCIÓN Y APERTURA PUBLICA DE OFERTAS PROHIBICIONES ERRORES U OMISIONES SUBSANABLES EVALUACIÓN DE OFERTAS ADJUDICACION DE LOS SERVICIOS SOLICITADOS Y OTRAS SITUACIONES NOTIFICACION DE ADJUDICACIÓN Y CITACIÓN PARA FIRMA DE CONTRATO RECURSO POR RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN FORMALIZACION DEL CONTRATO VICIOS O DEFICIENCIAS REGISTRO POR INCUMPLIMENTO MULTAS DEFICIENCIA Y RESPONSABILIDAD INSPECCIÓN DE INSTALACIONES INFORMACIÓN CONFIDENCIAL II. TERMINOS TÉCNICOS INTRODUCCIÓN BASE LEGAL Y ANTECEDENTES CONDICIONES PARA EL CONCURSO OBJETIVO CONTRACTUAL OBJETIVO GENERAL PLANEAMIENTO DE CAMPAÑA PUBLICITARIA OTRAS OBLIGACIONES DE LA AGENCIA DE PUBLICIDAD PROCEDIMIENTO DE TRABAJO ALCANCES DEL SERVICIO DE LA CAMPAÑA DE PUBLICIDAD PRODUCTOS FINALES A ENTREGAR DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL CONFIDENCIALIDAD E INFORMACIÓN RESERVADA OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA CONTRAPARTE DE FOVIAL III. SISTEMA DE EVALUACIÓN DE OFERTAS A) EVALUACIÓN PRELIMINAR B) EVALUACION FINANCIERA 24 C) EVALUACION TECNICA.25 GUIA DE EVALUACIÓN..27 2

3 D) EVALUACION ECONOMICA..29 ANEXO 1. FORMULARIO PARA LA IDENTIFICACION DEL OFERTANTE ANEXO 2. FORMATO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE OFERTA ANEXO 3. FORMATO DE DECLARACION JURADA ANEXO 4. FORMATO DE OFERTA ECONOMICA MODELO DE GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE OFERTA MODELO DE CONTRATO MODELO DE GARANTIA DE CUMPLIMENTO DE CONTRATO 3

4 1. OBJETO DEL CONCURSO I. TERMINOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS El Fondo de Conservación Vial a través de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, somete a competencia el Concurso Público No. FOVIAL BS CP 002/2012 referente a la contratación de los SERVICIOS DE PRODUCCIÓN, MANEJO Y MONITOREO DE MENSAJES PUBLICITARIOS EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN. Para mayores detalles ver los términos técnicos contenidos en las presentes bases. 2. MARCO LEGAL Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su reglamento. Ley de Creación del Fondo de Conservación Vial y su reglamento Normativas aplicables. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Siempre que en los documentos de estas bases se utilicen los siguientes términos, el significado será el que expresa a continuación. UNIDAD SOLICITANTE: Asesoría de Comunicaciones del Fondo de Conservación Vial (FOVIAL). UACI: Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional LACAP: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, aprobada por Decreto Legislativo Nº 868, del 5 de abril de 2000, publicado en el Diario Oficial Nº 88, tomo 347, del 15 de mayo de 2000, y sus modificaciones. BASES DE CONCURSO: el instrumento particular que regulara los servicios solicitados en este concurso por el FOVIAL, redactado con el propósito que los interesados conozcan en detalle el objeto, las obligaciones contractuales, los requerimientos y las especificaciones de las mismas. CONTRATO: Documento suscrito entre la Institución contratante y la(s) persona(s) adjudicataria(s), en el que se establecen las obligaciones y derechos recíprocos. OFERTANTE: la persona natural o jurídica que presenta una oferta en todo de acuerdo con todos los documentos que forma parte del concurso. ADJUDICATARIO: Es el ofertante a quien se le ha adjudicado el concurso. CONTRATISTA: Ofertante(s) o concursante (s) a quién se le ha adjudicado la contratación de los servicios y se ha suscrito el (los) contrato(s) respectivo. Esta definición también podrá ser equivalente a La Agencia. DIAS HABILES: Son todos los días calendario, exceptuando los días sábados, domingos y días oficiales festivos de acuerdo al Código de Trabajo. IVA: Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios. 4

5 4. ENTENDIMIENTO DEL OFERTANTE Es entendido, convenido que el ofertante ha examinado y ha comprendido el alcance de las presentes bases del concurso, se ajusta a ellas y que la presentación de ofertas constituye una aceptación expresa de los términos contenidos en las presentes bases. 5. CONSULTAS Y/O ACLARACIONES Toda duda o inquietud deberá efectuarse por escrito a la UACI de FOVIAL, Km. 10 1/2 de la carretera que de San Salvador conduce al Puerto de l Libertad, frente al Bando de Fomento Agropecuario, Departamento de La Libertad, El Salvador, C.A., dentro del siguiente plazo: La fecha límite para presentación de consultas o preguntas por parte del ofertante será el día: dieciocho (18) de enero de 2012, en horario de 8.00 am a 12:30 p.m. y de 1:30 p.m. a 5:00 pm Únicamente serán válidas las preguntas realizadas por escrito al FOVIAL, recibidos en horas hábiles y con rúbrica de recepción del FOVIAL. 6. ADENDA, ENMIENDA Y NOTIFICACIONES La fecha límite en la que El FOVIAL podrá emitir respuestas a preguntas, notas aclaratorias y adendas será el veinticinco (25) de enero de Las adendas, si las hubiere, formarán parte de estas Bases de Concurso Público. 7. CAPACIDAD DE CONTRATAR FOVIAL podrá contratar como ofertantes ya sean personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que tengan capacidad legal para obligarse; y que no concurra en ellas y que de conformidad con el Derecho Común y que de conformidad a lo establecido en los artículos 25 y 26 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP), no se encuentren incapacitados o impedidos para contratar. Para efectos de comprobar que no existe en el ofertante ninguna incapacidad o impedimento de los ya relacionados, este deberá presentar declaración jurada (ANEXO 2), expresando que no tienen ningún impedimento ni incapacidad de los establecidos en las presentes bases. 8. FINANCIAMIENTO Y FORMA DE PAGO: A. FINANCIAMIENTO El financiamiento para el pago del servicio objeto de este Concurso Público, será cubierto con cargo a las asignaciones presupuestarias del FOVIAL del ejercicio del año B. FORMA DE PAGO. El FOVIAL pagará el monto del contrato mediante pagos parciales siempre que los servicios hayan sido realizados a su entera satisfacción, y que se cumplan los requisitos establecidos para tal fin en los documentos contractuales. 5

6 FORMA DE PAGO PRODUCCIÓN: Los pagos por el concepto de producción se realizarán al contratista, en un plazo máximo de 15 días hábiles, después de recibida la factura y para poder realizar los pagos, el contratista deberá presentar el presupuesto del servicio previamente aprobado por el Director Ejecutivo del FOVIAL o quién este designe, la evidencia del servicio brindado y la factura correspondiente. No se aceptarán factura ni presupuestos sobre materiales no aprobados ni utilizados por la Institución. FORMA DE PAGOS MEDIOS Y/O SERVICIOS: El FOVIAL pagará a los medios a través del contratista en donde el mismo hubiese canalizado los mensajes publicitarios y al precio establecido en la oferta económica y/o de acuerdo a tarifas vigentes de mercado, en un plazo no mayor de treinta días calendario posteriores a la recepción de la Factura de Consumidor Final, emitida por el contratista y por los medios de comunicación. Dichos pagos se harán en moneda de curso legal, siempre y cuando el servicio sea realizado a entera satisfacción de la Asesoría de Comunicaciones del FOVIAL; para ello deberán presentar nota y copia que evidencie la publicación y/o servicio. 9. GARANTIA DE MANTENIMIENTO DE OFERTA De conformidad con lo dispuesto en el Art. 33 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, esta garantía se otorgará a favor del Fondo de Conservación Vial, (según modelo contenido en las presentes bases de concurso, a fin de asegurar el mantenimiento de las condiciones y precios ofertados. La vigencia de esta garantía será de NOVENTA (90) días contados a partir de la fecha de apertura de ofertas y será por un valor de: SIETE MIL QUINIENTOS 00/100 DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (US$ 7, ). Esta garantía deberá cumplir con los requisitos establecidos en los documentos contractuales para la presentación de garantías; al no cumplir lo establecido en ellas, las ofertas serán descalificadas. Esta garantía se hará efectiva y quedará a favor del FOVIAL como daños liquidados si el ofertante a quien se le ha adjudicado el contrato incumple con cualquiera de las siguientes obligaciones a su cargo dentro de los plazos establecidos: A. Si el ofertante, por razones imputables a él mismo, no concurriere a formalizar el contrato en el plazo establecido. B. Si el ofertante no presenta la garantía de cumplimiento de contrato dentro del plazo determinado en estas bases de concurso. C. No aceptar el precio de oferta corregido, resultante de la evaluación de su oferta económica; y, D. Si el ofertante retirara su oferta injustificadamente. La Garantía de Mantenimiento de Oferta deberá presentarse en original y copia en sobre cerrado, dentro de la Oferta Técnica Económica y no debiendo llevar perforaciones, manchas ni sellos o rubricas del ofertante (cuando aplique) La Garantía de Mantenimiento de Oferta será devuelta a los ofertantes, previa solicitud por escrito, después que el FOVIAL y el ofertante ganador hayan suscrito el contrato respectivo y de que éste haya rendido la Garantía de Cumplimiento de Contrato satisfactoria para el FOVIAL. 6

7 B. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO: El adjudicatario otorgará a favor del FOVIAL, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha de firma del contrato, para asegurar que cumplirá con todas las cláusulas establecidas en el contrato y cuyo servicio será entregado y recibido a entera satisfacción, una garantía equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del monto del contrato, (según modelo contenido en las presentes bases de concurso) o podrá consistir en cualquiera de las permitidas por la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, a satisfacción del FOVIAL. La validez de esta garantía será de doce (12) meses calendario, contados a partir de la fecha de vigencia del contrato. 10. CONTENIDO DE LA OFERTA REQUISITOS: Las ofertas deberán presentarse en idioma castellano, con un índice y las páginas debidamente numeradas, sin borrones, testaduras, ni entrelineados. Los cálculos relativos a los precios unitarios y totales deberán estar correctos, y ser coincidentes, expresados en Dólares de los Estados Unidos de América, debiendo citar al final el monto total, incluyendo el IVA. Las ofertas que se presenten deberán de rotularse de la siguiente manera: FONDO DE CONSERVACIÓN VIAL (FOVIAL) OFERTA TÉCNICA Y ECONÓMICA PARA CONCURSO PÚBLICO N. FOVIAL / PROCESO: NOMBRE DEL OFERTANTE: El Salvador, de de 201. NOMBRE, FIRMA DEL OFERTANTE, REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO La oferta preparada por el Ofertante, así como la documentación relativa a ella, deberá presentarse en un sobre único conteniendo cuatro (4) sobres cerrados, el día y hora señalados. Cada sobre deberá contener original y una fotocopia de los documentos requeridos, que a continuación se detallan: 7

8 Parte I. Antecedentes Legales SOBRE No. 1 Personas Jurídicas: 1. Fotocopia certificada por notario de Escritura de Constitución de la Sociedad y sus modificaciones si las hubiere. 2. Nómina de socios o accionistas, firmada por el Ofertante o su representante legal. 3. Fotocopia certificada por notario de las tarjetas de NIT e IVA del oferente o la Sociedad. 4. Fotocopia certificada por notario del DUI y NIT del oferente, representante legal o apoderado del Ofertante certificada por Notario; o en caso de ser extranjero, fotocopia certificada por notario del pasaporte o carné de extranjero residente del representante legal o apoderado del Ofertante. 5. Fotocopia certificada por notario de la credencial de representante legal del Ofertante o de la escritura de poder, según sea el caso. Personas naturales: 1. Fotocopia certificada por notario del DUI del oferente 2. Fotocopia certificada por notario de las tarjetas de NIT e IVA del oferente. Tanto las personas jurídicas como las personas naturales deberán presentar: 1. Formulario para la identificación del ofertante (Anexo No.1) 2. Carta de Presentación de Oferta firmada y sellada por el ofertante o su Representante Legal o Apoderado, incluyendo en ella: Nombre, dirección, número de fax y número de teléfono de la persona natural o jurídica (Anexo Nº 2) 3. Declaración Jurada de no estar incluido en las prohibiciones o inhibido para contratar según (Anexo N 3). 4. Solvencia de la Administración Tributaria vigente, por lo menos, a los treinta días anteriores a aquel en el que se presente la oferta; en caso de personas extranjeras que no posean NIT, en virtud de que no hayan efectuado actividades en El Salvador, deberá presentar una declaración jurada firmada por el representante legal de la sociedad en la que se haga constar que no se encuentra inscrito en el Registro de Contribuyentes, además de la Solvencia de la Administración Tributaria vigente de su país de origen. 5. Solvencia del ISSS, referente al Régimen de Salud, de las cotizaciones correspondientes, por lo menos, a los treinta días anteriores a aquel en el que se presente la oferta. En caso de personas extranjeras que no estén inscritas en el ISSS, deberán presentar la Solvencia del Seguro Social, referente al régimen de salud, de las cotizaciones correspondientes, de su país de origen. 6. Solvencia del ISSS, referente al Régimen de Pensiones, de las cotizaciones correspondientes, por lo menos, a los treinta días anteriores a aquel en el que se presente la oferta; o en su caso constancia de que no existe registro de trabajadores del interesado, afiliados a la unidad de pensiones del ISSS. En caso de personas extranjeras que no estén inscritas en el ISSS, deberán presentar Solvencia del Seguro Social, referente al régimen de pensiones, de las cotizaciones correspondientes, de su país de origen. 7. Solvencia de las Administradoras de Fondos de Pensiones, de las cotizaciones correspondientes, por lo menos, a los treinta días anteriores a aquel en el que se presente 8

9 la oferta; o en su caso constancia de que no existe registro de trabajadores del ofertante afiliados a determinada administradora. 8. Solvencia Municipal del Ofertante. Parte II. Antecedentes financieros: SOBRE No. 2 Los ofertantes deberán presentar: 1. Fotocopia certificada por Notario del Balance General y Estado de Resultados de los ejercicios del año 2010 firmados por el representante legal, contador y auditor externo. Los Balances Generales, deben ser fotocopia de los presentados en el Registro de Comercio, por lo que deben presentar la boleta en la cual indica que los estados financieros han sido DEPOSITADOS. 2. Referencias bancarias, referencias comerciales y referencias sobre garantías obtenidas. 3. Dictamen de auditorías externas del año CONTENIDO DEL SOBRE Nº 3 1. Oferta Económica (conforme al Anexo Nº 4) 2. Oferta Técnica (conforme a lo establecido y solicitado en romano II TERMINOS TECNICOS CONTENIDO DEL SOBRE Nº 4 Garantía de Mantenimiento de Oferta Deberá presentarse de acuerdo a modelo contenido en las presentes bases de concurso en original y copia en sobre cerrado separado (no debiendo llevar perforaciones, manchas ni sellos o rúbricas del ofertante) Cada documento deberá ser presentado en sobre cerrado por separado dentro del sobre único 11. PRESENTACIÓN DE OFERTAS Los costos, gastos y pérdidas que pudieran tener los ofertantes con motivo de su participación en el concurso, serán de su exclusiva cuenta. No se admitirán ofertas para este concurso, de personas naturales o jurídicas que no hayan adquirido o retirado a su nombre y dentro del término fijado, los documentos del concurso, según el registro que lleva la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional y la Gerencia Administrativa Financiera de FOVIAL. Las ofertas se considerarán finales, por lo tanto no se aceptarán sustituciones ni correcciones una vez iniciada la apertura de ofertas; sin embargo FOVIAL, después de la apertura de las ofertas podrá solicitar por escrito a los ofertantes que participan en el concurso, cualquier información o ampliación de conceptos sobre las mismas, sin que esto signifique una modificación a la oferta presentada por éstos. La validez de la oferta deberá ser sesenta (60) días calendario y la vigencia de la garantía de mantenimiento de la oferta será de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de la presentación de las mismas. 9

10 12. RECEPCIÓN Y APERTURA PÚBLICA DE OFERTAS 12.1 RECEPCION DE OFERTAS De conformidad al inciso tercero del Art. 52 de La Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, será de exclusiva responsabilidad del Ofertante que las ofertas sean recibidas en tiempo y forma, de acuerdo a lo establecido en estas Bases de Concurso Público. 1. Los Ofertantes deberán presentar sus ofertas en el lugar, día y hora detallado a continuación: LUGAR: Las oficinas administrativas del Fondo de Conservación Vial, ubicadas en el Kilómetro 10 y 1/2 carretera al Puerto de la Libertad, contiguo a "Típicos Margoth", La Libertad. Tel.: /06 y TELEFAX DIA Y HORA: 30 de enero de 2012, desde las 9:00 a.m. hasta las 10:00 a.m. DEBERA PRESENTARSE EL SELLO DE LA EMPRESA PARA EL ACTO DE APERTURA DE OFERTAS APERTURA PÚBLICA DE OFERTAS La apertura de ofertas se realizará a partir de las 10:05 AM., en el lugar y día indicados en el literal anterior. En esta etapa del proceso el representante de la UACI procederá a abrir los sobres en el lugar, día y hora indicados anteriormente en presencia de los ofertantes o personas designadas por el Representante Legal de la empresa y cuyas ofertas se presentaron a tiempo. El proceso de apertura, será el siguiente: Declarar cerrada la recepción de ofertas. Apertura del sobre único, conforme el orden de recepción. Lectura de ofertas y verificación de la inclusión de la garantía de mantenimiento de oferta. Elaboración del acta de apertura de ofertas, en la cual se asentará o se hará constar las ofertas recibidas y los montos ofertados, así como algún aspecto relevante de dicho acto. Firma del acta de apertura de ofertas, por parte de los asistentes. Entrega de copia del acta de apertura de ofertas a cada uno de los ofertantes. Las ofertas se considerarán finales, por lo tanto no se aceptarán documentos adicionales, sustituciones ni correcciones, una vez iniciada la apertura de las ofertas. 13. PROHIBICIONES Después de la apertura de las ofertas y antes del anuncio de la adjudicación del concurso, no se dará información a ninguna persona respecto a la evaluación de las ofertas, de conformidad a lo estipulado en el art. 54 de la LACAP. 10

11 14. ERRORES U OMISIONES SUBSANABLES Los ofertantes podrán subsanar errores u omisiones detectados por la Comisión de Evaluación de ofertas, únicamente en lo que se refiere a Antecedentes legales y financieros. Para tal fin, la Comisión de Evaluación de ofertas solicitará por escrito al Gerente de la UACI del FOVIAL, que éste le comunique a los ofertantes la existencia del error u omisión, quienes deberán proceder a subsanarlos dentro del plazo de UN (01) día hábil contado a partir del día siguiente de la notificación correspondiente. En ningún caso será permitido que, por medio de la subsanación, los ofertantes modifiquen el contenido de sus ofertas en las partes técnica y económica. Si los ofertantes no subsanaren los errores u omisiones dentro del plazo establecido, se procederá a la descalificación de la oferta o la no evaluación de la información o del documento que contiene el error u omisión, según se prevea para cada clase de documentos en las presentes Bases de Concurso. Fuera del caso contemplado en el presente apartado, estará prohibido a los ofertantes presentar cualquier clase de documentación o información con posterioridad a la presentación de las ofertas. El incumplimiento de lo anterior por parte de los ofertantes se considerará como una contravención a lo establecido en el artículo 54 de la LACAP. 15. EVALUACIÓN DE OFERTAS En cumplimiento a lo establecido por la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, la evaluación de las ofertas será realizada por la comisión nombrada para tal efecto. La Evaluación se efectuará de la siguiente manera: A) EVALUACION PRELIMINAR CUMPLE/NO CUMPLE B) EVALUACIÓN FINANCIERA 20% C) EVALUACIÓN TÉCNICA 50% D) EVALUACIÓN ECONOMICA 30% TOTAL 100% Se adjunta Sistema de Evaluación de Ofertas con sus respectivos criterios y ponderaciones en el capítulo III de las presentes bases. 16. ADJUDICACIÓN DE LOS SERVICIOS SOLICITADOS Y OTRAS SITUACIONES ADJUDICACIÓN: El contrato será adjudicado dentro de los SESENTA (60) días, después de la presentación de ofertas, pudiendo FOVIAL a través de su titular, en caso excepcional, prorrogarlo 30 días más al oferente que cumpliendo con todos los requisitos establecidos en las bases, obtenga el mayor Puntaje Total (PT) y cuando la misma se encuentre dentro de la Disponibilidad Presupuestaria y/o resulte lo más conveniente para los intereses de la institución. 11

12 Así, los Ofertantes conocen desde la adquisición de las presentes Bases de Concurso Público, que para la adjudicación del contrato no bastará con ofertar el menor precio, sino además haber superado las etapas previas. En el caso de empate en el puntaje total en el primer lugar; se hará la adjudicación al oferente empatado en el primer lugar que presente la oferta económica más baja. Si a la convocatoria se presentara un sólo oferente, se dejará constancia de tal situación en el acta respectiva. Si la oferta cumpliera con los requisitos establecidos, se adjudicará a ésta la contratación de que se trate. En el caso que la oferta no cumpliera con los requisitos establecidos, la Comisión de Evaluación de Ofertas procederá a recomendar declararla desierta y a proponer realizar una nueva gestión. Aún cuando la Comisión de Evaluación de Ofertas recomendare adjudicar el proceso a un oferente, el FOVIAL, por medio de su Titular, tomará en cuenta al decidir si acepta o no la recomendación de la Comisión de Evaluación de Ofertas, tomando en cuenta la capacidad financiera, técnica y administrativa que el recomendado obtuvo en la evaluación. En todo caso el FOVIAL, por medio de su titular podrá no aceptar la recomendación de la oferta mejor evaluada y adjudicar el proceso a determinado oferente de conformidad con el artículo 56 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, siempre y cuando resulte ser lo más conveniente para los intereses de la Institución, razonando por escrito su decisión SUSPENSIÓN, DECLARATORIA SIN EFECTO Y/O PRORROGA El Consejo Directivo de FOVIAL, podrá suspender el proceso de concurso, dejarlo sin efecto o prorrogar el plazo del mismo sin responsabilidad para FOVIAL, sea por caso fortuito, fuerza mayor o por razones de interés público DESCALIFICACIÓN. Podrán descalificarse una, varias o todas las ofertas en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato, sin que por ello incurra el FOVIAL en ninguna responsabilidad con los Ofertantes. En cualquier momento del procedimiento, serán motivos de descalificación de una oferta y por tanto de eliminación de la misma del procedimiento de evaluación, cualquiera de los siguientes: 1) Cuando a criterio del FOVIAL, si la oferta no cumple con cualquiera de las exigencias o requisitos de fondo, formales o temporales establecidos en las presentes bases de concurso. 2) Si la garantía de mantenimiento de oferta emitida por bancos, afianzadora o sociedades de seguros no cumple con cualquiera de los requisitos establecidos para las garantías en los documentos contractuales y no fueren subsanadas las observaciones que el FOVIAL 12

13 hiciere al respecto en el plazo establecido para ello en la parte correspondiente a las garantías. 3) Se descalificarán las ofertas parciales. 4) Si se comprobare que la información y la documentación presentada carece de veracidad. 5) En el caso que, existiendo una o varias ofertas que cumplen con la totalidad los requisitos establecidos en las presentes Bases de Concurso, ninguna estuviere acorde a disponibilidad presupuestaria del FOVIAL. 6) Estar incapacitado, impedido o inhabilitado para participar en procesos de contratación administrativos. 7) Los ofertantes que no alcancen el puntaje mínimo de 70 puntos en la evaluación de la Oferta Técnica 16.4 DESIERTO El FOVIAL podrá declarar desierto el Concurso Público, sin ninguna responsabilidad para con los ofertantes, en cualquiera de los casos siguientes: 1. Cuando ninguno de los Ofertantes cumpliere con la totalidad de los requisitos de fondo, forma y tiempo establecidos en las presentes Bases de Concurso Público. 2. Cuando tratándose de una oferta única, ésta no cumpliere con la totalidad de los requisitos establecidos en las presentes Bases de Concurso Público o cumpliéndolos, no estuviere acorde con los precios del mercado. 3. En el caso que, existiendo una o varias ofertas presentadas que cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en las presentes Bases de Concurso público; éstas no estuvieren acordes con los precios del mercado. 17. NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN Y CITACIÓN PARA FIRMA DE CONTRATO Se enviará a todos los ofertantes de este concurso la notificación de la resolución de adjudicación. Además de ello, los resultados del concurso serán publicados por medio de la prensa escrita de circulación en la República. El adjudicatario, será convocado por la UACI para concurrir a la firma del respectivo contrato en la Unidad de Asesoría Legal de FOVIAL, ubicada en el Km. 10½ de la Carretera al Puerto de la Libertad, Antiguo Cuscatlán. 13

14 18. RECURSO POR RESOLUCIONES DE ADJUDICACIÓN El ofertante que estuviere insatisfecho con la resolución de adjudicación, podrá interponer su recurso ante el Consejo Directivo, dentro del término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente al de la notificación, el que deberá denominar como Recurso de Revisión, si transcurrido dicho plazo no se interpusiere el recurso, la resolución de adjudicación, quedará firme. El recurso se interpondrá con indicación de las razones del hecho y de derecho que lo motiva y de los extremos que deben resolverse. Si el recurso no fuere presentado en tiempo y forma, este será declarado inadmisible, mediante resolución razonada, contra la cual no habrá recurso. Si de la resolución al recurso de revisión presentado por el ofertante resulta que la adjudicación quedara firme, FOVIAL podrá reclamar al recurrente, los daños y perjuicios en que se incurra por el retraso en el proceso de la adquisición y contratación, tal como se regula en la LACAP. 19. FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO 19.1 PLAZO Una vez cumplidos los requisitos mencionados anteriormente, el adjudicatario o su representante legal, se presentará a las oficinas de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional del Fondo de Conservación Vial, ubicadas en el Kilómetro 10 y 1/2 carretera al Puerto de La Libertad, frente al Banco de Fomento Agropecuario, Antiguo Cuscatlán, La Libertad, a suscribir el contrato en la fecha indicada por el Fondo de Conservación Vial y dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la notificación de la resolución de adjudicación, salvo caso fortuito o fuerza mayor. Si el adjudicatario no concurriera a firmar el contrato, vencido el plazo estipulado, se dejará sin efecto la Resolución de Adjudicación y se concederá al Ofertante que en la evaluación ocupare el segundo lugar y así sucesivamente VIGENCIA DEL CONTRATO El contrato tendrá una vigencia a partir del día siguiente a la firma del Contrato, el cual podrá ser prorrogable previo acuerdo entre las partes, y tomando en consideración los elementos que para tal efecto recomienda la LACAP GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO De conformidad con lo dispuesto en el Art. 35 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, esta garantía la otorgará el contratista a favor del Fondo de Conservación Vial, (según modelo contenido en las presentes bases de concurso público), para asegurar que cumplirá con todas las cláusulas establecidas en el contrato y que el servicio será entregado y recibido a entera satisfacción. Esta garantía se incrementará en la misma proporción en que el valor del contrato se llegue a aumentar, en su caso. 14

15 La garantía tendrá que mantenerse vigente durante toda la vigencia del contrato y sus prórrogas, la que deberá presentar en un período de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la firma del contrato. La especie de ésta garantía será una fianza o garantía bancaria y su monto será del DIEZ POR CIENTO (10%) del monto total del contrato. En las garantías deberá, en caso de que el ofertante sea persona natural, escribirse su nombre tal como aparece en el documento de identidad con el que se identifica. Además, debe ser su nombre el que aparezca como afianzado en las garantías mencionadas, y no el de la empresa individual y/o establecimiento de los que pueda ser propietaria. De no cumplirse lo anterior, las garantías serán rechazadas. En caso que el ofertante sea persona jurídica, deberá en las garantías escribirse su razón o denominación social, o su abreviatura, exactamente tal como aparezca en el pacto social vigente. De no cumplirse lo anterior, las garantías serán rechazadas. En el caso de rechazo de garantías por las causales antes indicadas, o por la no aceptación por parte del FOVIAL de la compañía emisora, el ofertante tendrá un plazo de cinco (5) días calendario, contados a partir del siguiente al de la notificación respectiva, para su corrección y nueva presentación al FOVIAL. La no corrección y presentación al FOVIAL de las garantías corregidas dentro del plazo establecido, acarreará las consecuencias previstas para la no presentación de las garantías FORMA DE EXTINCIÓN DEL CONTRATO El contrato podrá extinguirse por las causales siguientes: a) Por caducidad; b) Por mutuo acuerdo de las partes contratantes; c) Por revocatoria; d) Por las demás causas que se determinen contractualmente o por las disposiciones del derecho común, en cuanto fueren aplicables. FOVIAL puede dar por extinguido el contrato sin necesidad de trámite judicial y sin responsabilidad alguna de su parte, si la empresa adjudicada incurre en algunas de las causales contenidas en las formas de extinción. 20. VICIOS O DEFICIENCIAS. Si durante el plazo de vigencia de la garantía de cumplimiento de contrato otorgada por el contratista, se observare algún vicio o deficiencia, el Asesor de Comunicaciones del FOVIAL, hará por escrito el reclamo respectivo y pedirá la reposición de los servicios conforme lo contratado. Antes de expirar el plazo de la garantía indicada en el inciso anterior y comprobado que el servicio contratado no puede ser brindado por no reunir los requisitos de calidad acordados, el Asesor de Comunicaciones del FOVIAL, los rechazará y notificará a la UACI, quien iniciara legalmente el 15

16 proceso para hacer efectiva la garantía de cumplimiento de contrato, quedando FOVIAL exento de hacer cualquier pago pendiente y exigirá la devolución de cualquier pago que haya hecho al contratista. 21. REGISTRO POR INCUMPLIMIENTO La UACI, llevará un registro de concursantes y contratistas, a efecto de incorporar información relacionada con el incumplimiento y demás situaciones que fueren de interés para futuras contrataciones o exclusiones, según lo regulado en el Artículo 14 de la LACAP. 22. MULTAS Cuando el contratista incurriere en mora en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales por causas imputables al mismo, podrá declararse la caducidad del contrato o imponer el pago de una multa por cada día de retraso, de conformidad al Artículo 85 de la LACAP. 23. DEFICIENCIA Y RESPONSABILIDAD Cuando el servicio contratado demostrare alguna deficiencia FOVIAL exigirá la subsanación a la empresa responsable. La empresa contratada responderá por los daños y perjuicios provenientes de defectos e insuficiencias técnicas del servicio prestado o por los errores materiales, omisiones e infracciones de preceptos legales o reglamentarios en que la misma haya incurrido e imputables a ella en la ejecución los servicios contratados. 24. INSPECCIÓN DE INSTALACIONES Durante el proceso del concurso y de ejecución del servicio, la Asesoría de Comunicaciones se reservan el derecho de practicar, las veces que lo considere conveniente, inspecciones en las instalaciones de la empresa adjudicataria del contrato. 25. INFORMACION CONFIDENCIAL Debido a las características propias de FOVIAL puede verse perjudicada si información de carácter confidencial fuese dada a conocer pública o privadamente. En tal sentido es obligación de la empresa que resulte adjudicada guardar la absoluta confidencialidad de todo tipo de información que por motivo de los servicios ejecutados llegase a conocer. Cualquier información que la empresa adjudicada deba dar a conocer por razones de las obligaciones impuestas en el contrato respectivo, deberá contar previamente con la autorización escrita de la Unidad de Asesoría de Comunicaciones de FOVIAL. 16

17 1. INTRODUCCIÓN II. TÉRMINOS TÉCNICOS El Fondo de Conservación Vial, FOVIAL, desea contratar una firma especializada para desarrollar e implementar los SERVICIOS DE DISEÑO, PRODUCCION, MANEJO Y MONITOREO DE MENSAJES PUBLICITARIOS EN MEDIOS DE COMUNICACION a partir del mes de de Febrero hasta el 31 de Diciembre de 2012 y en período de prórroga si lo hubiere, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, a través de la Unidad de Contrataciones y Adquisiciones Institucional, como la unidad encargada de realizar las contrataciones de servicios, por este medio realiza el Concurso Público. 2. BASE LEGAL Y ANTECEDENTES FOVIAL, tiene como responsabilidad, según el Art. 5 de la ley de creación administrar eficientemente los recursos financieros que le corresponden, realizar un nivel adecuado de servicio de conservación en la Red Vial Nacional Prioritaria Mantenible y en la Red Vial Urbana Prioritaria Mantenible; mantener una adecuada comunicación con los usuarios de las vías y dar cuenta pública de sus acciones al menos una vez al año. Tanto dicha Ley, como la Ley del Fondo de Conservación Vial y sus respectivos Reglamentos, contienen artículos donde se expresa la obligatoriedad de la institución de publicar algunos Acuerdos y Resoluciones, Además de anuncios de publicaciones de licitaciones, adjudicaciones y campañas publicitarias cumpliendo los requisitos que establece la LACAP. FOVIAL tiene la necesidad de implementar una estrategia publicitaria institucional para informar sobre las obras y programas que se realizan a nivel nacional, así como todo el quehacer institucional, a fin de que la población conozca las acciones que ejecuta el FOVIAL y potencialice su imagen como institución de apoyo para toda la población, al mismo tiempo, informe y remarque las competencias legales que le pertenecen. 3. CONDICIONES PARA EL CONCURSO. PERFIL DEL CONCURSANTE El ofertante deberá ser una persona jurídica nacional o extranjera con amplia experiencia en el diseño, producción y ejecución de iniciativas de difusión e información publicitarias. En el proceso de evaluación se ponderará la experiencia que el ofertante demuestre en las áreas de diseño, redacción, supervisión de producción audiovisual, contratación de medios y la supervisión de dichas contrataciones. Tal experiencia, deberá ser demostrada por medio de la presentación de un listado clasificado por los tipos de servicios antes descritos, que contenga los nombres de las empresas o instituciones, la descripción de los alcances y los tipos de servicios antes descritos así como los años en que fueron ejecutados los mismos. Los participantes deberán leer detenidamente las condiciones de estas bases de Concurso Público para asegurarse que comprenden bien los alcances y propósitos de los servicios a contratar, así como de los requisitos para ofertar y de los términos y condiciones que rigen el concurso. 17

18 4. OBJETO CONTRACTUAL El servicio consiste en desarrollar e implementar actividades publicitarias o complementarias de servicios de comunicación para el Fondo de Conservación Vial. Se espera establecer un proceso de comunicación con la población en general, a efecto de dar a conocer las competencias y los diferentes planes, programas, proyectos, obras, metas y logros del Fondo de Conservación Vial, ejecutando diversas actividades publicitarias y anuncios de carácter informativo e institucionales, mediante pautas que cubran al grupo objetivo de la Institución y cuya producción se obtenga a costos aceptables, con altos índices de calidad y efectividad, sobre la base de una creatividad dinámica ajustada a las necesidades cambiantes de la Institución, que inicie a partir de la fecha establecida en la orden de inicio y que finalice 31 de diciembre de OBJETIVO GENERAL Desarrollar estrategias de comunicación que permitan dar a conocer de manera permanente a la población en general, el trabajo que a diario desarrolla FOVIAL en la red de su competencia, y los beneficios generados; así como también todo el quehacer institucional fomentando eficiencia y transparencia en la administración y manejo de los fondos. Para el cumplimiento del objetivo general, la empresa seleccionada deberá considerar los siguientes medios a utilizar para la compra de medios de una campaña publicitaria: a) Prensa escrita b) Radio c) Televisión d) Medios alternos (Ej.: vallas, publicidad móvil, Internet, etc.) e) Promocionales OBJETIVOS ESPECÍFICOS Se solicita el diseño de una campaña publicitaria con los siguientes componentes básicos: a. Institucional: Reforzar y posicionar la imagen de FOVIAL ante sus diferentes públicos, como una institución eficiente y bien administrada, así como sus beneficios y aporte al desarrollo socioeconómico del país. Incluyendo además, informes de auditorías, avisos a la población (cierre de oficinas) y otros. b. Obras: informar a los usuarios las diversas obras de mantenimiento que se realizan a nivel nacional a través de los diversos programas de conservación vial, destacando los beneficios e impacto en la población salvadoreña. En ese sentido el ofertante acompañará un concepto con piezas publicitarias diseñadas para la campaña y guiones para el caso de la radio y televisión, además de otras piezas creativas que complementen su propuesta. MEDIOS A UTILIZAR: Considerar Televisión, Radio, Prensa escrita u otros medios informativos y de difusión masiva o alternativa, según la recomendación creativa de la agencia de publicidad, optimizando los recursos 18

19 económicos presupuestados para tener la mayor cobertura, penetración e impacto del mensaje en la población meta. El ofertante en su propuesta deberá presentar por separado los gastos del diseño de la campaña, su producción y la compra de medios. Así como presentar todo aquel servicio adicional que se considere de valor agregado para la campaña y que no represente costo alguno, pero que sí tenga un impacto y beneficio en las comunicaciones de FOVIAL. VIGENCIA SUGERIDA: Se busca con la creatividad presentada que las publicaciones inclusive puedan tener la característica de impacto y vigencia en el mediano y largo plazo. 6. PLANEACION DE LA CAMPAÑA PUBLICITARIA El ofertante describirá en su oferta, la metodología que propone para abordar el trabajo, la misma deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: i. Un Cronograma preliminar indicando actividades y duración de la misma, los mecanismos de seguimiento y los responsables de las diferentes actividades. ii. iii. iv. Una descripción resumida de los objetivos generales y específicos de la Campaña Publicitaria. Una descripción breve de las Herramientas a utilizar. Una descripción resumida de los Alcances de los servicios y procedimientos a utilizar. v. Piezas y lista de los productos finales a entregar, con una breve descripción del contenido de los mismos. vi. vii. Una descripción del enfoque de la campaña publicitaria. Una descripción de la estrategia a seguir y del plan de medios a recomendar. La versión final de los documentos mencionados anteriormente será aprobada y/o adaptados en reuniones que realicen el ofertante y FOVIAL, validando las necesidades y objetivos de la institución. Estos documentos se convertirán en documentos contractuales y servirán de base para darle seguimiento al trabajo de la agencia de publicidad, así como para aprobarle los correspondientes pagos. El ofertante está obligado a realizar su trabajo en forma responsable y eficiente, cuidando de mantener en todo momento los más altos estándares de calidad y confidencialidad para el logro de los objetivos que se ha propuesto FOVIAL. Quedará a discreción de FOVIAL la utilización de las ideas presentadas por las empresas participantes. No se aceptarán como parte de la oferta técnica campañas y/o materiales ya presentados en otras ocasiones a la institución, para el caso de agencias que ya hubiesen trabajado con FOVIAL, ya que se considera que todo material presentado es propiedad de FOVIAL. De presentarse dicho material no será evaluado. 19

20 El ofertante describirá en su oferta, la metodología que propone para abordar el servicio, la misma deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: A) Manejo de pauta (Plan de Medios): Un Cronograma preliminar indicando actividades y duración de la misma, los mecanismos de seguimiento y los responsables de las diferentes actividades. Una descripción resumida de los medios a utilizar y razón evidenciada (Rating) por la que se recomiendan. Una descripción resumida de los Alcances de los servicios y procedimientos a utilizar. Presentar un tarifario establecido para pagos por servicios a requerir. o Detallar cual será la comisión de agencia que se aplicara a los servicios solicitados B) Monitoreo de mensajes y medios (Pauta) C) Producción de piezas publicitarias El ofertante está obligado a realizar su trabajo en forma responsable y eficiente, cuidando de mantener en todo momento los más altos estándares de calidad y confidencialidad para el logro de los objetivos que se ha propuesto FOVIAL. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS DE LA CAMPAÑA: Toda comunicación debe abonar a mantener el buen posicionamiento de la marca generando asociaciones positivas, de manera que permita abonar a la buena imagen de la institución. La campaña también debe de considerar los públicos de interés de la institución y las herramientas propuestas deberán orientar sus mensajes a los mismos. El ofertante deberá considerar que atendiendo a la política de ahorro en el gasto público de la presente gestión gubernamental la propuesta de colocación tendrá aprovechar al máximo cada recurso invertido y garantizar el logro de los objetivos haciendo uso de los recursos La campaña debe considerar una estrategia que puede comprender etapas 7. OTRAS OBLIGACIONES DE LA AGENCIA DE PUBLICIDAD. El ofertante ganador deberá realizar y cumplir con lo siguiente: i. Efectuar un monitoreo efectivo de las campañas o servicios prestados, sin ningún costo adicional a lo que se contrate. Asimismo, enviar un informe del mismo a la Asesoría de Comunicaciones de FOVIAL en un plazo de una semana como plazo máximo. ii. iii. iv. En un período de 3 semanas después de la fecha de la orden de inicio, la agencia deberá presentar un plan de trabajo el cual será revisado y ajustado de acuerdo a las necesidades de la Institución. Realizar reuniones periódicas entre la Agencia y la Asesoría Comunicaciones de FOVIAL, de acuerdo a las necesidades que amerite el cumplimiento del Plan de Trabajo. Llevar reporte (status) de todos los trabajos realizados, en proceso y pendientes de ejecutar. 20

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