DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA MUNICIPIO DE SAN CAYETANO ALCALDÍA PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO-CUNDINAMARCA

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1 PLAN DE COMUNICACIONES DEL -CUNDINAMARCA Contenido PLAN DE COMUNICACIONES DEL -CUNDINAMARCA... 1 Objetivo del proyecto:... 1 Objetivo general:... 1 Objetivos específicos:... 1 Público objetivo interno:... 1 Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: Contenido y mensaje a transmitir: Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: Recursos a invertir:... 2 Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna:... 3 Calendario y responsables: Comunicación interna entre dependencias:... 3 Público objetivo Externo:... 5 Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna:... 5 Contenido y mensaje a transmitir:... 5 Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: Recursos a invertir:... 6 Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa:... 6 Calendario y responsables:... 6 Evaluación de actividades y alcance:... 7

2 Objetivo del proyecto: Aunar esfuerzos entre la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca y la Corporación Red Jóvenes Constructores, para la implementación y promoción de la estrategia de Gobierno en Línea en el Departamento de Cundinamarca, según las disposiciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el Decreto 2693 de 2012 y el Manual 3.1 de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Objetivo general: Fomentar el uso eficiente de los medios de comunicación de la administración municipal de San Cayetano para contribuir con la generación de una entidad más transparente y participativa, donde los Cayetenses hagan parte de dicha mecánica Objetivos específicos: 1. Establecer acciones comunicacionales internas que fortalezcan la estrategia a través de medios virtuales así como presenciales. 2. Identificar públicos objetivos y necesidades de. 3. Fortalecer los canales de de la entidad. 4. Mejorar la comunicación interna de la entidad mediante actividades estratégicas. Público objetivo interno: Funcionarios de la alcaldía de San Cayetano, aliados estratégicos, asesores de la estrategia Gobierno en Línea y la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca. Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: - Contenido y mensaje a transmitir: Como respuesta a la necesidad de establecer un plan de comunicaciones interno, la alcaldía municipal de San Cayetano, establece los lineamientos suficientes para asegurar la comunicación entre las Dependencias internas, a través del trabajo conjunto con los asesores GEL dispuesto para el municipio. - Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: La interacción entre los Funcionarios de la alcaldía de San Cayetano, aliados estratégicos, Corporación Red Jóvenes Constructores de Paz, la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca y los medios de comunicación disponibles para lograr comunicarse de forma efectiva y veraz son los

3 Medio/ Canal siguientes: Aspecto a comunicar Objetivo Enca rgado Dependenci a Público Objeto Periodicid ad Fuente Información institucional, comunicado, eventos, Crear un canal de, donde el flujo de la misma, sea constante y efectivo. Julián Romero Fonseca Secretaria de Gobierno Dependencia que lo solicite/ todas las dependencias, Diario *Varía según la que se envíe. - Recursos a invertir: En la comunicación interna los recursos necesarios de inversión son mínimos, ya que se cuenta con los proveídos por la alcaldía municipal, asesores de Gobierno en Línea y los dispuestos por la Secretaría de Conectividad mediante las asesorías técnicas y la página web. Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos Boletín Virtual Computador, conectividad Linda Victoria Cortés Peña Comisaria de Familia / Cartelera Marcadores, chinches, impresoras, papel, Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna: - Calendario y responsables: Líder GELT dependencias El Delegado territorial o líder GEL, es el encargado de dirigir los procedimientos a cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la estrategia de Gobierno en Línea. Nombre del evento, actividad o acciones Fecha de realización Objetivo Dependencia encargada Reunión informativa Cada mes Informar sobre actividades Secretaría de del Municipio y Gobierno cumplimiento de las secretarias en proyectos y planes. Consejo de gobierno Bimensuales Delegar funciones Despacho del alcalde mensuales a los funcionarios Integración Quincenal Crear vínculos afectivos que mejoren el ambiente laboral. Secretaria de Gobierno

4 - Comunicación interna entre dependencias: Actor Mecanismo Frecuencia Despacho del alcalde Presencial: - Jefes de despacho de otras dependencias - Reuniones de Consejo de Gobierno No presencial: - Comunicaciones escritas Secretaría de Planeación - Comunicaciones escritas Secretaría de Gobierno - Comunicaciones escritas Tesorería - Comunicaciones escritas Secretaría de Desarrollo Social (Educación, Salud, Recreación y deporte, Familias en Acción) - Comunicaciones escritas Pic - Comunicaciones escritas Comisaría de Familia - Comunicaciones escritas QUINCENAL SEMANAL SEMANAL QUINCENALES SEMANAL QUINCENALES QUINCENAL

5 - Evaluación de campañas y alcance: Encargado Linda Victoria Cortés Peña Actividad o compromiso Enviar correo con Periodicidad Cada 10 días Resultados Efectivo, regular, pendiente. Público objetivo Externo: El público objetivo externo del plan de comunicaciones del municipio de San Cayetano son: los Ciudadanos y ciudadanas, empresarios e institucionalidad departamental y nacional. Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna: - Contenido y mensaje a transmitir: Se busca informar al público objetivo externo sobre noticias, oferta institucional, eventos, actividades, resultados de gestión administrativa, datos de interés general y estadísticos. - Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos: Se busca informar a los ciudadanos, empresarios y funcionarios de otras instituciones sobre la gestión institucional y la actualidad municipal, a través de diferentes canales que sean accesibles a las poblaciones y a las instituciones externas. Los medios con los que se cuentan son: Medio/ Canal Aspecto a comunicar Objetivo Encargado Dependencia Público Objeto Periodicidad Fuente Página web Resultados semanales del número de visitas en la web, noticias, aspectos generales del municipio, rendición de cuentas, eventos, oferta institucional, actividades, Brindar general al público objetivo externo, sobre la institución y su gestión. Linda Victoria Cortés Peña Comisaria de Familia / Líder GELT Público objetiv o externo. Cada 10 días Dependenci as

6 Redes sociales Asistencia presencial Información institucional, comunicados, eventos, Lo pertinente a la Administración Municipal Crear un canal de, donde el flujo de la misma, sea constante y efectivo. Comunicados, Resoluciones Linda Victoria Cortés Peña Secretarias Comisaria de Familia /Líder GELT Despacho del Alcalde Depend encia que lo solicite/ todas las depend encias, Todas las Depend encias Semanalmen te Quincenal dependencia s La varía según sea pertinente - Recursos a invertir: En la comunicación externa los recursos están sujetos a la disponibilidad del presupuesto y de las actividades que se programan en el calendario. Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos Redes sociales y página web Computador, conectividad, Autores de contenidos (Cada dependencia) Linda Victoria Cortés Peña / Líder GELT(Editora Aprobadora) Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa: Calendario y responsables: Nombre del evento, actividad o acciones Llamadas Telefónicas El Delegado territorial o líder GEL, es el encargado de dirigir los procedimientos a cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la estrategia de Gobierno en Línea. Medio o canal Fecha de realización Objetivo Dependencia encargada Informativas Semanal Informar sobre temas generales Cartelera Informativas Quincenal Informar sobre todos los temas Perifoneo Altavoz Quincenal Informar en brevedad sobre datos generales. Dependencias Dependencias Dependencias

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