Administrador Delegado

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1 Manual Administrador Delegado (11 septiembre 2018) Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. info@auraportal.com Skype: AuraPortal Tel: Internacional:

2 ÍNDICE 1. FUNDAMENTOS CAPAS USUARIOS Y LOGINS LAS 11 FAMILIAS ESTRUCTURA INICIAL DESPUÉS DE LA INSTALACIÓN Contenido de la Estructura Inicial Primeras Acciones PROTECCIÓN Y PERMISOS Protección Fronteriza o Perimetral Protección Interna Protecciones y Permisos: Resumen CONFIGURAR ESTRUCTURA ESTRUCTURA: PANEL GENERAL LICENCIA: CLAVE ACTIVACIÓN LICENCIA: SESIONES DE USUARIOS Logins Grupos de SharePoint Usuarios en la Sesión Log de Sesiones Log de errores de Concurrencia Control de Actividad de Usuarios Formulario de Inicio de Sesión ENTIDAD: DATOS ADMINISTRADORES: ADMINPORTAL Adminportal: Administradores Delegados Adminportal: Acciones Especiales Permisos en opciones de Estructura ADMINISTRADORES: CORREO ADMINISTRADORES: PARÁMETROS Datagrid: Nº máximo de elementos por página Moneda: Nombre / Símbolo Conservar Logs (Meses) Motor BPMS Visor de Eventos Impersonación Claves Encriptación Claves de Facebook Protección Seguridad Claves de Office ADMINISTRADORES: MULTIDIOMA CALENDARIOS: CREAR Y EDITAR DICCIONARIOS: TÉRMINOS Términos Generales Claves Prefijo/Sufijo Grupos de Campos DICCIONARIOS: ROLES DICCIONARIOS: PERFILES DICCIONARIOS: RECINTOS SEGUROS DICCIONARIOS: FORMULARIOS DICCIONARIOS: CONSULTAS PÚBLICAS DICCIONARIOS: GALERÍAS DICCIONARIOS: CONTADORES ADMINISTRADOR DELEGADO Página 2 de 230

3 2.17. SERVICIOS WEB: ACCESO SERVICIOS WEB: LISTA CONECTORES: CONFIGURAR COMUNICADOS: ZONAS Crear nueva Zona de Publicación Definir el Circuito de Aprobación para una Zona COMUNICADOS: PERMISOS CREACIÓN ESTRUCTURA. FAMILIAS VENTANA DE ÁRBOL Y CLASES (VAC) Conexión ERP Pestaña Editar Árbol Pestaña Editar Clases Pestaña Ubicar Clases Pestaña Clases Preferentes EMPLEADOS: PORTAL Portal Empleados. General Portal Empleados. Pantallas de Inicio Portal Empleados: Páginas Portal Empleados. Contenidos Portal Empleados: Enlaces Predefinidos EMPLEADOS: ÁRBOL Y EMPLEADOS Pestaña Crear / Editar Empleados Pestaña Editar Árbol Empleados: Grupos REGLAS: ÁRBOL Y CLASES PROCESOS: ÁRBOL Y CLASES PROCESOS: ENTORNO Ventana de Ejecución Tarea Patrones Grid Mis Tareas de Proceso TAREAS LIBRES: ÁRBOL Y CLASES Crear Clase Tareas Internas Permisos de Lectura DOCUMENTOS: ÁRBOL Y BIBLIOTECAS / ALMACENAMIENTOS CUENTAS: ÁRBOL Y CLASES Clases de la Familia de Cuentas Sectores Económicos: Árbol Roles Personales ÍTEMS: ÁRBOL Y CLASES PROYECTOS: ÁRBOL Y CLASES ÁREAS: ÁRBOL Y CLASES ANEXOS: CREAR Y EDITAR Gestionar Sitios SharePoint Gestionar Anexos Crear Anexo Columnas Ejemplo: Configuración de Anexo Vistas y Permisos FAMILIAS PROPIAS RELACIONES ENTRE FAMILIAS PORTALES USUARIOS EXTERNOS. PORTALES Aspecto del Portal Externo predefinido Crear un Portal Externo Modificar un Portal Externo ADMINISTRADOR DELEGADO Página 3 de 230

4 Vincular Clases de Cuentas con Portales Externos Página Inicial USUARIOS EXTERNOS. DOCUMENTOS USUARIOS EXTERNOS. ÍTEMS USUARIOS INVITADOS. IDIOMA Y ESTILO USUARIOS INVITADOS. FORMULARIOS GESTIÓN DE CONTENIDOS & COMERCIO ONLINE ADMINISTRADOR DELEGADO Página 4 de 230

5 Estimado Lector, Este manual se ha confeccionado con dos propósitos a la vez: Por un lado, servir de consulta para orientar en el manejo del sistema AuraPortal a los usuarios Administradores que trabajan con él. Por otro, servir como instrumento de enseñanza y seguimiento de las operativas de AuraPortal sin necesidad de tener el sistema instalado. Este segundo propósito es la razón por la que las explicaciones a lo largo del mismo se ofrecen con más detalle del que sería estrictamente necesario en un mero manual de uso y también con una profusión de imágenes cuya misión es mostrar el aspecto que cabe esperar en las ventanas de trabajo a lo largo del funcionamiento diario con el sistema. Una lectura reposada y atenta del manual, sin necesidad de estar frente al ordenador, probablemente será suficiente para entender bastante bien la estructura y funcionamiento de AuraPortal en lo que concierne a los Administradores Delegados que son en definitiva los que deben conocer la aplicación a fondo. Este documento se completa y complementa con otros documentos que se agrupan en series: 1. Monografías: Basilea 2. Tomos 1, 2 y 3 Gestión de Riesgos Plan de Contingencia Ventajas de AuraPortal Cloud 2. Modelización: Procesos BPM. Introducción Diagrama. Helium Modeler Diagrama. Visio Modeler Objetos. Formularios Dinámicos. Diseño Objetos. Formularios Dinámicos. Optimización Velocidad Objetos. Formularios Dinámicos. Actualización de Datos del Panel Objetos. Formularios Dinámicos. Campos Limitados Objetos. Formularios Dinámicos. Planning Objetos. Formularios Dinámicos. Facebook Objetos. Formularios Dinámicos. Formularios Responsive Objetos. Ejecutores. Roles, Perfiles y Grupos de Empleados Objetos. Ejecutores. Funcionalidades Comparadas entre Usuarios Objetos. Tareas de Sistema. Tomo 1. Ingresador, Notificador, Traspasador Objetos. Tareas de Sistema. Tomo 2. Ejecutor, Invocador, Desviador, Creador, Limpiador Objetos. Gestión Documental. Tomo 1. Bibliotecas Objetos. Gestión Documental. Tomo 2. Documentos Base Objetos. Gestión Documental. Tomo 3. Firma Digital Objetos. Gestión Documental. Tomo 4. Almacenamiento Distribuido ADMINISTRADOR DELEGADO Página 5 de 230

6 Objetos. Grupos de Campos y Tratamientos Distribuidos Vista Calendario Eventos Office Monitorización: Tomo 1. Análisis de la Información. KPI Tomo 2. Deep BI Rendimiento del Servidor 4. Integración: Conexión con aplicaciones Externas Transmisión de Credenciales Conectores. Tomo 1. Conectores y Excel Conectores. Tomo 2. Adapters Server Conectores. Tomo 3. Conector SAP Integración con Office 365 Importador Servicios Web 5. Manuales: Administrador Delegado (este manual) Reglas de Negocio Relaciones entre Familias Importador Tres Entornos Sincronizados Familias Propias Recintos Seguros Gestión de Contenidos Gracias por su elección de AuraPortal. Nuestra misión es darle, en forma de resultados, la contraprestación que Ud. merece por haber depositado en nosotros su confianza. AuraPortal ADMINISTRADOR DELEGADO Página 6 de 230

7 1. FUNDAMENTOS 1.1. Capas El sistema completo de AuraPortal sobre el que trabajan los usuarios se estructura en varias capas: Capa de usuario. Funciones de usuario de AuraPortal. La que ve el usuario, presenta el sistema al usuario, le comunica la información y captura la información del usuario (también conocida como interfaz gráfica). Capa de diseño. Es donde residen los programas que se ejecutan, se reciben las peticiones del usuario y se envían las respuestas tras el proceso. Capa de acceso a datos. Es una capa de AuraPortal que proporciona acceso simplificado a los datos almacenados en su base de datos o en las listas de SharePoint. Motor BPMS y Motor de Reglas de Negocio. El BPMS y el Motor de Reglas de Negocio (BRE) se complementan y coordinan la orquestación de las actividades del sistema. Capa de integración. AuraPortal cuenta con diversas opciones que permiten integrar con otras aplicaciones, IoT, bases de datos, etc. Capa de almacenamiento de datos. Es donde residen los datos. Está formada por SQL y SharePoint (+ cualquier otra con la que se integre) y recibe solicitudes de almacenamiento o recuperación de información desde la capa de diseño. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 7 de 230

8 La capa de usuario contiene la parte superior de la programación de AuraPortal abarcando todas las ventanas de la interfaz y la gestión de las 9 familias: Empleados, Reglas, Procesos, Tareas Libres, Documentos, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. La capa de almacenamiento de datos aloja las bases de datos SQL trabajando concurrentemente: 1. Base de datos de configuración (única para toda la plataforma SPT del servidor AuraPortal). Su nombre predeterminado es STS_CONFIG. 2. Base de datos de contenido. Aquí es donde residen todos los datos y la información de AuraPortal que se gestiona a través de SharePoint. 3. Base de datos BPMS. Aquí es donde se almacenan los datos de los procesos y todo lo que depende y se relaciona con ellos Usuarios y Logins Todo Usuario de AuraPortal necesita estar registrado para poder iniciar sesión. Estar registrado significa poseer un login (nombre exclusivo e identificativo para entrar en el sistema) y una contraseña privada. Login es una palabra inglesa que se refiere a la expresión (nombre) que utiliza un usuario para identificarse y obtener permiso para iniciar sesión en un entorno protegido por claves de paso, como es el caso de las diversas plataformas de AuraPortal. El registro de usuario Empleado o Externo se realiza en tres niveles, todos con el mismo login y contraseña: 1. Registro en Windows. Este registro puede estar, bien en el Directorio Activo del Dominio o bien directamente en el Servidor en donde resida AuraPortal. 2. Registro en SharePoint. SharePoint incorpora su propia lista de usuarios que previamente han de figurar registrados en Windows. 3. Registro en el FAP de AuraPortal. Finalmente, los usuarios que pretendan iniciar sesión en AuraPortal han de estar registrados como usuarios del FAP. Aunque hay tres niveles, el login es el mismo y se otorga, bien de una vez en los tres niveles (si el usuario no figura aún como usuario de Windows), o bien tomando el login ya existente en Windows y copiándolo en los otros dos niveles. El procedimiento de otorgar logins y contraseñas solo puede realizarlo un usuario que tenga las siguientes características: Pertenecer al grupo de Administradores del Servidor de AuraPortal. Tener Control Total sobre la Directiva de Aplicación Web del sitio de AuraPortal (esta opción está en Herramientas Administrativas - Administración Central de SharePoint Seguridad de Aplicaciones). El registro de un usuario Invitado se realiza sin embargo directamente en SQL y el login se registra con cualquier combinación de caracteres alfanuméricos. Cualquier empleado que tenga permiso para crear un Rol de Cuenta puede crear un Rol de Usuario Invitado Las 11 Familias Toda la estructura de AuraPortal descansa en la convivencia entrelazada de 11 familias de elementos: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 8 de 230

9 1. EMPLEADOS. Los de la empresa. Pueden ser o no usuarios de AuraPortal. 2. REGLAS. Contiene las Reglas de Negocio utilizadas en la entidad. 3. PROCESOS. Esta familia incluye el sistema BPM (Business Process Management) con sus Tareas de los Procesos y otros objetos de los Procesos. 4. TAREAS LIBRES. Esta familia comprende las Tareas creadas en la Plataforma de Colaboración (Intranet) de AuraPortal. Las Tareas Libres las crea el usuario libremente en el momento en que las necesita, en contraste con las Tareas de Proceso que aparecen en el workflow del usuario para ser ejecutadas por éste, siguiendo el flujo de un determinado Proceso dentro del Sistema BPM. 5. BIBLIOTECAS. Abarca no solamente el conjunto de documentos de texto, sino también las imágenes, los formularios y las listas o registros de datos estructurados en forma de tablas. 6. CUENTAS. Son las referencias a entidades o personas ajenas a la empresa pero que mantienen o pueden mantener relaciones con la misma (clientes, proveedores, etc.). 7. ÍTEMS. Elementos de inmovilizado o transacción, tanto materiales como inmateriales (vehículos, ordenadores, conceptos de coste, etc.) 8. PROYECTOS. Destinos específicos y delimitados de las actividades (tareas). Son centros de coste/ingreso que controla AuraPortal. 9. ÁREAS. Las áreas en donde se encuentran los recursos empresariales utilizados para las funciones empresariales. Por ejemplo, un departamento, un conjunto de empleados, recursos financieros, etc. 10. FAMILIAS PROPIAS. Además de las tradicionales familias de sistema incluidas en la estructura inicial de AuraPortal, es posible crear y definir nuevas familias que se llaman Familias Propias. Estas familias son totalmente definibles por el usuario, tanto en el diseño de sus formularios y campos, como en el de los grids y buscadores. 11. RELACIONES ENTRE FAMILIAS. Característica disponible desde AuraPortal Helium que permite relacionar distintas Familias de AuraPortal entre sí de una manera flexible, ágil y potente, para solucionar las necesidades de la mayoría de los escenarios. Para una información más detallada consultar la documentación sobre Relaciones Entre Familias. Los elementos de cada familia se crean dentro de Clases, que son conceptos de agrupación homogénea definidos previamente, pudiendo haber tantas clases como se quiera en cada familia. Cuando se crea un elemento, ha de especificarse la clase a la que va a pertenecer. A su vez, las clases de una determinada familia se ubican en las ramas o niveles de un Árbol de Clases que sirve para organizar su ordenación y facilitar su búsqueda. Hay un solo árbol de clases por cada familia. En cada familia, a excepción de la de Empleados, la creación de los elementos dentro de las clases se lleva a cabo por los usuarios normales de AuraPortal que tengan autorización para crear elementos en esa familia. Sin embargo, en cada familia, la creación de las clases, así como su ubicación en su correspondiente árbol de clases es función del Administrador Delegado para esa familia. La familia de Empleados tiene el mismo rango de clases, pues los elementos (empleados) se ubican directamente en el árbol (organigrama). Por esta razón, los empleados los ha de crear un Administrador Delegado. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 9 de 230

10 1.4. Estructura Inicial después de la Instalación El sistema operativo Windows ha de estar instalado previamente a la instalación de AuraPortal. Cuando se efectúa la instalación de AuraPortal, ésta crea el usuario Adminportal, el cual pasa a ser también Administrador de Windows (del Dominio o del servidor local). Además, al finalizar la instalación de AuraPortal, queda configurada una Estructura Inicial que está preparada para empezar a trabajar. Esta estructura puede (y debe) ser cambiada y ampliada por la empresa para adaptarla a sus necesidades, tanto al comienzo como a lo largo del tiempo Contenido de la Estructura Inicial La Estructura Inicial contiene lo siguiente: El usuario especial Adminportal y los primeros 5 usuarios normales de AuraPortal. Aparecen ya creados, sin datos, pero con sus Logins y Contraseñas. Son los siguientes. Login Contraseña Atributos Adminportal Password0 Administrador de AuraPortal. Tiene todos los poderes. AP1 Password1 Administrador Delegado. Tiene poderes para configurar la Estructura. AP2 Password1 Usuario normal. AP3 Password1 Usuario normal. AP4 Password1 Usuario normal. AP5 Password1 Usuario normal. Nota. Las contraseñas son case sensitive, es decir distinguen las mayúsculas. Sin embargo, en los logins las mayúsculas y las minúsculas son equivalentes. Árbol preparado para la familia de Empleados. Este árbol contiene 5 ramas (niveles), una para cada usuario-empleado. Las demás familias están vacías, es decir, no contienen ni árbol, ni elementos Primeras Acciones Una vez terminada la instalación inicial, las primeras acciones que ha de realizar la persona que adquiere la personalidad de Adminportal, son las siguientes. Cambiar su contraseña para proteger su privacidad. No puede cambiar su login, que es: Adminportal. Cambiar los logins y contraseñas de los otros usuarios de la instalación inicial (AP1, AP2, AP3, AP4, AP5). Nombrar los Administradores Delegados. La instalación inicial contiene un Administrador Delegado (AP1). Adminportal puede revocar ese nombramiento y nombrar otros si quiere. Crear los nuevos usuarios. Esta misión la pueden realizar, además de Adminportal, los Administradores Delegados a través de la familia de Empleados. Sin embargo, la asignación de logins y contraseñas es función exclusiva de Adminportal. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 10 de 230

11 1.5. Protección y Permisos Los permisos son los vehículos por los que se concede y protege el acceso a la información de AuraPortal. El sistema de permisos tiene cierta complejidad para poder ofrecer una variedad suficiente de formas que cubran los múltiples casos en los que convergen las informaciones que provienen de diferentes fuentes, las características (roles) del usuario implicado y las circunstancias del momento. Se abordan dos niveles de protección: 1. Protección Fronteriza o Perimetral 2. Protección Interna Protección Fronteriza o Perimetral La protección llamada Fronteriza o Perimetral es la que impide que personas ajenas a la organización puedan entrar en el sistema y acceder a la información. Esta protección previene contra los actos comúnmente llamados Pirateo, Hacking, Cracking, Spoofing, Hijacking, Sniffing, etc. por los que gente malintencionada puede obtener información privada o incluso adulterar, corromper, destruir o causar daños a la empresa. Los medios que aporta esta protección son los que Microsoft incorpora en sus sistemas operativos. La protección de sus sistemas operativos es un asunto al que Microsoft concede la máxima prioridad en sus estrategias de producto, y sabido es que en estos momentos es la empresa de software que sobresale por los recursos dedicados a garantizar al máximo la calidad de sus sistemas de protección. Estos sistemas en su mayoría residen sin cargo adicional en el propio sistema operativo Windows 2008 o superior (en donde se asienta AuraPortal) y se activan al configurar adecuadamente el sistema operativo del servidor. Nota. Las activaciones de estos sistemas no son sencillas y en general se requiere personal experto para realizarlas. Los sistemas disponibles son los siguientes. Kerberos. Protocolo de autenticación seguro. El login (nombre) y password (contraseña) que utiliza el usuario quedan encriptados impidiendo que en su viaje por la red puedan ser identificados y usurpados. https (ssl). Los datos viajan encriptados y además permite certificación digital para identificar la autenticidad, tanto del emisor como del receptor. Requiere configuración del servidor. VPN (Virtual Private Network). Prepara un túnel dentro de Internet por donde viajan los datos, encriptados o no, que en consecuencia no pueden ser capturados desde otra conexión de Internet. Requiere configuración del servidor. IPSec, Certificados Digitales. Asegura que la autenticación y el tráfico entre los ordenadores quedan encriptados y seguros. Requiere una configuración especial del servidor y de los ordenadores clientes. Firewall. Windows Server incorpora un Cortafuegos (Firewall) que impide los accesos indeseados mediante filtrados. Se activa muy fácilmente, pero en general, se recomienda la instalación de un ADMINISTRADOR DELEGADO Página 11 de 230

12 Firewall perimetral, esto es, independiente del servidor de AuraPortal y ubicado entre éste y la conexión a Internet. La protección mencionada protege el sistema operativo y AuraPortal, pero aún queda el peligro de la infección por Virus y Gusanos vía el correo electrónico de Internet. Por ello se recomienda enérgicamente la instalación de un sistema antivirus (McAfee, Norton, etc.) para evitar desagradables sorpresas de infecciones virales o parasitarias en su sistema Protección Interna La protección interna es de tipo selectivo. Comienza por la comprobación del login y contraseña que permiten iniciar sesión al usuario y a partir de ahí el sistema detecta los permisos de que goza para acceder a la información. Estos permisos se derivan de sistemas combinados de autorizaciones para entrar en diversas áreas de AuraPortal y con distintos niveles de acceso. El análisis de estos aspectos se aborda en los apartados que se enumeran a continuación. 1. Logins y contraseñas 2. Personalidades: Adminportal, Administrador Delegado, Usuario Común 3. Acceso a Procesos y Tareas Libres 4. Acceso a Documentos 5. Acceso a Elementos de las Familias 6. Acceso a Comunicados 7. Acceso de los Administradores Delegados a las opciones de Estructura Logins y Contraseñas Para iniciar sesión en AuraPortal es necesario suministrar un nombre (login) y una contraseña. Las asignaciones de logins y contraseñas a los usuarios las realiza Adminportal o el usuario con los permisos necesarios en el Servidor de AuraPortal o en el Dominio, según los procedimientos que se explican más adelante en este manual en el apartado, desde Licencia: Sesiones de Usuarios - Logins (Estructura: panel General). Los logins y contraseñas de los usuarios solamente pueden ser cambiados por Adminportal o el usuario con los permisos necesarios en el Servidor de AuraPortal o en el Dominio. Un usuario no puede cambiar su contraseña cuando tema que se ha vuelto insegura. Debe solicitar el cambio al Administrador. Nota. La introducción de nombre (login) y contraseña al sistema es la única condición que exige AuraPortal para evitar la entrada de usuarios no autorizados, por tanto, es de suma importancia que el usuario que las posee sea cuidadoso manteniendo en secreto las claves que le han sido otorgadas bajo su responsabilidad. Para los casos en los que una comprobación mucho más segura sea necesaria, por ejemplo, a través de reconocimientos biométricos, (p.e. huella dactilar, reconocimiento de iris o tarjetas con chip incorporado), AuraPortal provee la interfaz requerida para incorporar dichos sistemas. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 12 de 230

13 Personalidades: Adminportal, Administrador Delegado, Usuario Común Dentro de AuraPortal, los accesos están determinados, en primera instancia, por los siguientes niveles o personalidades: Adminportal. Posee todos los derechos de administración del Dominio Windows o del servidor local. También posee los derechos de administrador de SharePoint y del FAP de AuraPortal, aunque no tiene facultad para crear Tareas Libres ni Comunicados. Aunque no puede crear nuevas Clases de Proceso (para preservar su carácter administrativo), sí que puede editar las ya existentes. Administrador Delegado. Tiene los mismos derechos que Adminportal excepto los de nombrar otros Administradores Delegados, y el de crear o editar Grupos de Sitio (se explica más abajo). Sin embargo, sí puede crear tareas libres y comunicados. Usuario Común. Son usuarios comunes todos los que acceden a AuraPortal. Sus permisos de acceso a la información se conceden con carácter individual, con diferentes niveles de actuación y para una o varias de las áreas informativas: Documentos, Tareas Libres, Elementos de las Familias y Comunicados Acceso a Procesos y Tareas Libres Procesos El sistema de permisos de acceso a las diferentes partes de los Procesos, son objeto de un tratamiento especial, por lo que se explican en la documentación sobre Recintos Seguros. Tareas Libres El sistema de permisos de acceso a las Tareas Libres está dividido en dos partes: 1) Acceso a las acciones dentro del flujo de la tarea y 2) Acceso a ver las tareas en general. Nota. Cuando se crea una Tarea Libre, queda en la primera Fase. Cuando el Creador envía la Tarea a otro usuario, llega al workflow del nuevo usuario. Cuando este Nuevo usuario abre la Tarea, se inicia la segunda fase de la Tarea y este usuario pasa a ser el Asignado Actual de la Tarea, pasando a ser el Ejecutor de la Tarea en esta fase. Cuando el Asignado Actual envía la tarea a un Nuevo usuario, el nuevo usuario pasará a ser el Asignado Actual de esta fase, y así sucesivamente. 1. Acceso a las acciones dentro del flujo de la Tarea. La intervención en las fases de una tarea solo está permitida al Asignado Actual y en casos especiales y para ciertas acciones (p.e. Reclamar), al Remitente (siempre que la tarea no haya sido leída por el nuevo Asignado). En cada momento, dependiendo de la naturaleza y el estado de la tarea, se permiten unas u otras acciones sobre ella. Las opciones que no está permitido utilizar en cada caso quedan desactivadas. El sistema se encarga de llevar este control de manera automática garantizando la protección necesaria. Nota. Como se explica más adelante en este manual, los Autorizados en la ficha de un empleado podrán realizar las mismas acciones en la tarea que el propio empleado usuario. Son, a todos los efectos, sustitutos del mismo. La mecánica de permisos en el flujo de las tareas se explica más abajo en este apartado. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 13 de 230

14 2. Acceso a ver las Tareas. Además de los usuarios que específicamente pueden actuar en las tareas, también podrán ver su contenido (no actuar) otros usuarios según las siguientes condiciones: Creador de la Tarea. En todo momento el creador de la tarea tendrá acceso a su lectura. Remitente. Cuando un usuario Cursa, Envía, Responde o Termina una tarea, se convierte en el Remitente, aspecto que mantiene hasta que el nuevo Asignado realice una de esas acciones. El Remitente siempre puede ver la tarea, y además podrá Reclamarla (cobrando de nuevo el control de la misma) mientras no haya sido leída por el nuevo Asignado. Administradores Delegados. Pueden ver (no actuar sobre) todas las tareas, salvo las confidenciales. Acceso a Tareas Confidenciales. Solo pueden acceder y ver las tareas marcadas como confidenciales el Creador de la tarea, los Autorizados en la tarea y el Asignado Actual que es quien ha recibido la tarea en su correspondiente fase y por tanto tiene la responsabilidad de actuar sobre ella en ese momento. Acceso directo a Tareas desde la familia de Tareas. Todos los usuarios que entren por el botón de Tareas en el marco vertical general de AuraPortal podrán ver los nombres y los datos filtrados por la correspondiente consulta personalizada de todas las tareas (excepto las confidenciales), pero no podrá entrar en ninguna tarea para ver su contenido si no tienen permiso por alguna de las otras condiciones detalladas en este capítulo. Acceso directo a las Tareas enlazadas a elementos de las familias. Cualquier Tarea se puede enlazar con elementos de las familias de Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. Si el usuario accede, desde la ficha de un elemento de una familia, a las tareas que se encuentran enlazadas a dicho elemento, podrá entrar a ver (nunca actuar sobre) dichas tareas, solo si posee al menos uno de los siguientes permisos: Figura como Autorizado en la familia de ese elemento. Figura como Autorizado en la ficha del elemento. Esta autorización la concede quien tiene capacidad para editar la ficha del elemento. Acceso por ser Autorizado en una tarea particular. Todo usuario que figura como Autorizado en una determinada tarea podrá en cualquier momento entrar a ver la tarea, pero no podrá modificarla Acciones en las tareas Libres. Flujos Las acciones permitidas en los flujos de las tareas Libres (tanto las Abiertas como las Programadas) contienen sus propios sistemas de protección y permisos que están regulados de forma automática por la mecánica del workflow. Su funcionamiento es autónomo y no requiere la concesión previa de permisos específicos. El sistema general de protección de AuraPortal se encarga de permitir o no la ejecución de las acciones en función de los permisos del usuario actuante y la situación del momento. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 14 de 230

15 FLUJO VERTICAL Y HORIZONTAL Como se sabe, las tareas programadas se componen de un número de fases sucesivas que fueron diseñadas al crear la clase a la que pertenece la tarea. Esta sucesión de fases se denomina Flujo Vertical. Es decir, que cuando la tarea pasa de una a otra fase, está recorriendo una trayectoria o flujo vertical. Sin embargo, es posible que, en una fase de la tarea programada, el usuario que es asignado actual de esa fase necesite realizar acciones que impliquen el envío de la tarea a otro usuario (por ejemplo, para solicitar una información o para delegar las funciones de esa fase), sin que dichas acciones supongan cambiar la fase en la que se encuentra la tarea. Estas acciones que se realizan dentro de la misma fase constituyen el llamado Flujo Horizontal. Nota. El flujo de las tareas abiertas es siempre horizontal, pues éstas no tienen fases. El Flujo Vertical se lleva a cabo únicamente con las acciones Cursar y Devolver, mientras que el Flujo Horizontal se realiza con las funciones Enviar, Responder y Delegar. Las tareas programadas utilizan todas las acciones mencionadas, mientras que las tareas abiertas solo pueden utilizar las acciones Enviar y Responder. Todas las acciones se detallan a continuación: Acción: Cursar (Acción vertical. Válida solo en tareas programadas) En una tarea programada el asignado actual puede pulsar la acción Cursar. Esta acción lleva la tarea a su siguiente fase, que aparecerá automáticamente en el workflow del asignado previsto para dicha fase tal como figura en la estructura de la clase. (Puede ocurrir que, siguiendo las instrucciones de la clase, el asignado de la siguiente fase deba ser indicado por el asignado actual). Acción: Devolver (Acción vertical. Válida solo en tareas programadas) Cuando una tarea ha sido cursada, quien la recibe (asignado actual) puede pulsar la acción Devolver para que la tarea vuelva a la fase anterior y por tanto, al asignado de la fase anterior. Si la fase ha sido devuelta ADMINISTRADOR DELEGADO Página 15 de 230

16 ya, una nueva devolución la dirige siempre a la fase anterior. (A diferencia de lo que pasa con la acción Responder, aquí no se forma un bucle de devoluciones). Supongamos que el usuario A crea la tarea (fase 1) y pulsa Cursar. La tarea pasa a la fase 2 cuyo asignado es el usuario B. Cuando éste la cursa, pasa a la fase 3 cuyo asignado es el usuario C. Si el usuario C pulsa Devolver, la tarea vuelve al usuario B en fase 2 y si éste la vuelve a Devolver, la tarea llega al usuario A en fase 1. Éste no puede ya Devolverla pues está en fase 1. Pero si puede, Cursar o Enviar. Acción: Delegar (Acción horizontal. Válida solo en tareas programadas) En algunos casos, la clase de tarea programada prevé que el asignado actual de una determinada fase pueda reasignar la fase a otro usuario, que se convierte así en el nuevo asignado actual de la misma fase. Este procedimiento se llama delegación y se realiza mediante la acción Delegar. Esta acción, como no produce cambio de fase es del tipo horizontal. El usuario que ha recibido la fase de la tarea mediante la acción Delegar puede renunciar a la delegación de la fase devolviéndola al remitente, pero para ello debe reasignarla con el nombre de quien se la envió y pulsar de nuevo la acción Delegar. Si en lugar de reasignar y Delegar, pulsa Devolver, la tarea pasará a la fase anterior y la recibirá el asignado de dicha fase anterior. Acción: Enviar Siempre y en cualquier momento se puede utilizar la acción Enviar. Al hacerlo, la tarea pasa al usuario elegido por el Asignado Actual en el cajetín Enviar A de la ventana de la tarea. Cuando se envía una tarea, quien la envía debe previamente escribir los comentarios que debe leer el asignado que la recibe. Acción: Responder Quien recibe la tarea que ha sido enviada puede, o bien Enviar de nuevo la tarea a otro usuario, -para lo cual debe reasignarla, es decir, cambiar el nombre que figura como asignado actual (que es él mismo) por el del usuario que debe recibirla-, o bien Responder la tarea una vez escritos los comentarios pertinentes. Si pulsa Responder, la tarea vuelve al usuario remitente, es decir, quien se la envió. Si el usuario A envía la tarea al usuario B, y éste a su vez la envía al usuario C (para lo cual ha de reasignarla, es decir, cambiar el asignado), si éste usuario C pulsa Responder, la tarea vuelve a B. Si éste pulsa Responder, la tarea vuelve de nuevo a C, (no a A), y si éste responde, vuelve a B formándose así un bucle de respuestas entre B y C. Cuando se desea que la tarea vuelva a A, es necesario reasignarla al usuario A y pulsar Enviar. Acción: Reclamar La Reclamación de tareas permite recuperar una tarea para modificar alguno de sus datos o para su interrupción temporal o definitiva. Para Reclamar tareas Libres se han de cumplir una de las siguientes condiciones: Creador: en cualquier rango y situación puede reclamar. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 16 de 230

17 Remitente: sólo cuando el rango es 0. Asignado: si está terminada (internamente es Asignado + Remitente) La acción Reclamar es también la que hay que utilizar si se desea reabrir una tarea terminada, siempre que quien la reclama tenga autorización para ello. En la siguiente imagen se muestra un esquema de los flujos básicos en las tareas, tanto de naturaleza abierta como de naturaleza programada: Acción: Terminar Si se pulsa en la barra de acciones la opción Terminar, se presenta una ventana con dos sub-opciones, que permiten registrar si la tarea se ha terminado con éxito o sin éxito. Los conceptos Con éxito y Sin éxito se refieren, no a la realización correcta o no de la tarea sino a la consecución de su propósito final o contenido. Por ejemplo, una tarea en la que se prepara una oferta para un posible cliente debe terminarse sin éxito si el cliente desestima la oferta, aunque la tarea de preparar la oferta se haya realizado correctamente La acción Terminar está permitida en los siguientes casos: Terminar con éxito ( ) - Tareas Abiertas: Sólo y siempre al Asignado actual. - Tareas Programadas: Solo al Asignado actual, pero solo si está en la última fase de la tarea. Terminar sin éxito ( ) - Tareas Abiertas: Igual que Terminar con éxito. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 17 de 230

18 - Tareas Programadas: Solo al Asignado actual, pero en cualquier fase de la tarea. Acción: Eliminar Eliminar una tarea significa hacerla desaparecer sin dejar rastro. Por ello, esta acción está restringida a los siguientes casos: Tareas abiertas: Solo el Creador cuando es también el Asignado actual. Tareas programadas: Solo el Creador, pero solo cuando está en la primera fase, bien porque aún no la ha cursado o porque han sido devueltas todas las fases posteriores. OTRAS ACCIONES Acción: Guardar Si el usuario que tiene la tarea (asignado actual) decide no enviar o cursar aún la tarea al futuro asignado puede, si quiere, pulsar sobre el icono de Guardar en la barra de acciones y elegir entre: Guardar y salir ( ). En este caso la tarea se guarda y el programa cierra la ventana volviendo a la ventana anterior. Guardar ( ). En este caso se guarda la tarea para proteger los datos introducidos, pero se sigue en la ventana de la tarea para seguir trabajando en ella. Acciones: Dormir y Despertar Si se pulsa el icono de la acción Dormir, la tarea pasa al estado Durmiente, lo cual significa que, aunque sigue activa, no aparecerá en las listas de tareas Pendientes de Mí. Esta acción es muy útil para despejar dicha lista omitiendo las tareas que, aunque tienen interés por estar activas, no requieren acción inmediata hasta que se produzca su Despertar. Dicho Despertar se produce mediante un aviso automático cuya fecha se indicó al Dormir la tarea, o bien entrando en la tarea y pulsando el icono correspondiente a la acción Despertar. Este icono se muestra en el encabezamiento de este párrafo. Acciones: Otros Si se coloca el cursor sobre el icono de Otros ( ) en la barra de acciones se despliegan las siguientes opciones: Enviar , Costes / Ingresos, Autorizar, Registro Entradas. Enviar ( ). Al pulsar en esta opción aparece una nueva ventana desde donde se podrán enviar s directamente, mediante el Outlook Web Access. Costes / Ingresos ( ). Da entrada al registro y consulta de los costes asociados a la tarea, así como a la información relativa a los ingresos por ventas o equivalentes en relación con la misma. Autorizar ( ). Esta opción sirve para que el creador de la tarea pueda dar permiso (autorizar) a otros usuarios para que, aunque no estén en el flujo de la tarea (no sean asignados), puedan entrar en la tarea y conocer toda su información. No podrán sin embargo ejecutar ninguna acción ni cambiar algo ni añadir comentarios al histórico. Registro Entradas ( ). Al pulsar sobre esta opción en la ventana de Otros, se muestra una ventana en donde aparece la relación de usuarios que han entrado en la tarea indicando su nombre, fecha y hora de entrada y la acción que realizó. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 18 de 230

19 ESTADOS El Estado de una tarea es único en cada momento y es el resultado de la última Acción que se ha realizado sobre ella. El estado de una tarea determina a su vez las acciones que son permitidas. Los estados posibles son los que se describen a continuación. Estado: Latente (La). Cuando aparece la ventana para crear la tarea, el sistema la crea automáticamente en vacío otorgándole un número de identificación (ID) que se muestra junto con el nombre del creador y la clase de tarea. En este momento, la tarea ya existe, pero queda en el estado Latente. El creador puede dar nombre a la tarea, enlazar elementos de las familias de Empleados, Documentos, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas, indicar un asignado, escribir comentarios en el HISTÓRICO, además de otras cosas. La tarea está en estado Latente cuando se crea y solo si aún no ha sido enviada al asignado. Una vez la tarea ha iniciado su circulación ya nunca puede regresar al estado Latente. Es frecuente sin embargo que un creador mantenga algunas tareas permanentemente en estado Latente, para almacenar información, generar avisos, etc. de manera privada. Es como la agenda, pero con posibilidades muy interesantes como la ilimitación en los textos introducidos, los enlaces con documentos, bibliotecas, otros elementos, el control de costes, etc. En el estado Latente los comentarios en la tarea se introducen directamente en el cajetín de HISTORICO, no desde el de AGREGAR COMENTARIOS. Estado: Estado: Estado: Estado: Estado: Estado: Estado: Durmiente (Dr). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Dormir. Cursada (Cu, f)*. Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Cursar. Devuelta (Dv, f). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Devolver. Delegada (Dg, f). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Delegar. Enviada (Ev). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Enviar. Respondida (Rp). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Responder. Reclamada (Rc). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Reclamar. Estado: Terminar con éxito. Terminada con éxito (Te). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Estado: sin éxito. Terminada sin éxito (Ts). Es el estado en que queda la tarea después de pulsar la acción Terminar Nota 1. La letra f que aparece en Cursada, Devuelta y Delegada hace referencia a la fase de la tarea y se representa con un número entero. Nota 2. Los iconos y abreviaciones que se muestran son los que aparecen en los grids (listados) de las tareas que aparecen en las ventanas de AuraPortal. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 19 de 230

20 Acceso a Documentos El sistema de protección y control de acceso a los documentos en AuraPortal, ya se trate de Bibliotecas de SharePoint o Bibliotecas de Diccionario se explica con detalle en la documentación sobre Gestión Documental - Bibliotecas en AuraPortal. A modo de resumen, debe saberse que los permisos de acceso a Bibliotecas de SharePoint se gestionan a través del sistema de permisos individuales o por Grupos y en el caso de las Bibliotecas en Diccionario, dependiendo del punto desde el que se integró el documento Acceso a Elementos de las Familias El tratamiento es distinto si se trata de Familias de Sistema o de Familias Propias. FAMILIAS DE SISTEMA Se excluye la familia de Documentos que tiene un tratamiento especial explicado en la monografía correspondiente. El resto de las familias tienen un tratamiento homogéneo excepto alguna singularidad de la familia de Empleados. Se presentan pues dos apartados: 1. Acceso a elementos de la familia Empleados. Se expone en primer lugar el caso de la familia de Empleados porque reviste algunas características o propiedades diferenciales respecto a las otras familias. 2. Acceso a elementos de Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. Se agrupa su explicación porque tienen un tratamiento homogéneo Acceso a Elementos de la Familia Empleados Cualquier usuario de AuraPortal puede acceder a ver (no modificar o editar) las fichas de los elementos de la familia Empleados con las siguientes restricciones: 1. No puede ver los Datos Privados, excepto si quien accede a la ficha es el propio empleado, su Supervisor, un empleado con Permiso Por Clases o Adminportal. Nota. El Supervisor del Empleado, los empleados con Permisos por Clases y los Administradores Delegados pueden acceder a los Datos Privados del Empleado y pueden modificar datos, salvo la Imagen y el PIN. Solo el propio empleado y Adminportal pueden modificar todos los datos, incluidos el PIN y la Imagen. 2. No puede ver los Datos Confidenciales (que se encuentran en un documento enlazado) excepto si se trata del responsable de Recursos Humanos. El propio empleado no puede ver sus datos confidenciales. 3. No puede ver las Tareas enlazadas a la ficha que se hayan marcado como Confidenciales en las fichas de las tareas. Tampoco puede ver las tareas no confidenciales enlazadas excepto si goza de uno de los dos siguientes permisos específicos: Figura como Autorizado en la familia de Empleados. (Esta autorización se concede por el procedimiento que se explica en este manual en el apartado Tareas: Permisos) ADMINISTRADOR DELEGADO Página 20 de 230

21 Figura como Autorizado en una ficha del Empleado. Esta autorización la concede quien tiene capacidad para editar la ficha del Empleado. Nota. A diferencia de lo que ocurre con las demás familias, en este caso se da la circunstancia muy especial de que el autorizado en la ficha de un Empleado puede no solo ver, sino también actuar en las tareas del empleado titular sustituyendo a éste y heredando todas sus facultades al respecto. Como medida de seguridad el sistema deja en el histórico de la tarea intervenida un registro indeleble de las acciones realizadas por el Autorizado. No puede ver los Documentos Asociados excepto si goza de permiso para ver dichos documentos mediante la configuración de Grupos de Sitio Acceso a Elementos de Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas Los permisos para crear, editar (modificar) y/o ver las fichas de los elementos de las familias de Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas los otorga el Administrador Delegado en función de sus Clases. Estos permisos se conceden por el procedimiento que se explica en este manual en el apartado Empleados: Grupos. La ventana para otorgar estos permisos es la siguiente. Acceso a Editar una ficha de una familia La modificación (edición) de una ficha particular puede también realizarla el Responsable del elemento mostrado. El usuario llamado Responsable figura en la propia ficha del elemento (ver imagen siguiente) y lo nombra el usuario que tenga capacidad crear o editar las fichas de los elementos de esa familia. Un Responsable de un elemento, por serlo, puede editar la ficha del mismo y por tanto puede cambiar el responsable actual (él mismo), aunque si hace esto ya no podrá entrar de nuevo en esa ficha como responsable. El Responsable (1) del elemento figura en su ficha y tiene capacidad para editar (2) todos sus datos. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 21 de 230

22 Acceso a Ver las tareas enlazadas a todas las fichas de una familia En cuanto a las tareas enlazadas a una ficha de elemento, para poder verlas es necesario que el usuario esté autorizado en la familia por el Administrador Delegado. El procedimiento para este otorgamiento se realiza en la ventana Tareas: Permisos Lectura que se invoca desde Tareas Árbol y Clases de la Estructura de AuraPortal: Esta es la ventana: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 22 de 230

23 Acceso a Ver las tareas enlazadas a una ficha de una familia Para que un usuario pueda entrar a ver las tareas enlazadas a un elemento es necesario que esté autorizado en la propia ficha del elemento. Esta operación la realiza un usuario que tenga capacidad de editar la ficha del elemento mediante la ventana que se muestra a continuación. Una vez en la ventana de Editar la ficha, pulsar (1) sobre Autorizar y al aparecer la ventana Autorizar en Cuenta, pulsar el botón Agregar Cargo (2). En la ventana Agregar Cargo seleccionar los usuarios que han de tener acceso a ver las tareas enlazadas a este elemento marcando las casillas (3) y luego pulsar Aceptar selección (4). También tiene acceso a ver las tareas enlazadas a la ficha de un elemento el Responsable del mismo. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 23 de 230

24 FAMILIAS PROPIAS El acceso a Familias Propias se gestiona por Recintos Seguros a 3 niveles, Familia, Clase y Elemento. Todos los detalles necesarios se pueden encontrar en la documentación sobre Recintos Seguros Acceso a Comunicados Todos los usuarios pueden ver los comunicados publicados. Pero no todos los usuarios pueden publicar comunicados. La creación y configuración de las Zonas de Publicación, así como el establecimiento de los circuitos de aprobación (en serie o en paralelo) para cada zona solo está al alcance de los Administradores Delegados. Igualmente, es una función de los Administradores Delegados el autorizar a otros usuarios a crear comunicados. Estas autorizaciones se otorgan de forma individual a cada usuario mediante la ventana de permisos de creación que es la siguiente. Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Todos los extremos relativos a la creación y configuración de zonas, así como a la creación, aprobación y publicación de comunicados se explican con detalle más adelante en este manual en el apartado de Comunicados Protecciones y Permisos: Resumen El sistema de protecciones de AuraPortal contempla dos vertientes: 1. Protección mediante Recintos Seguros. Que se aplica a los elementos de BPMS (Mensajes, Procesos y Monitorización), Familias Propias y Bibliotecas en Diccionario y que se explica en la documentación sobre Recintos Seguros. 2. Protección selectiva de la Plataforma Intranet. Que se deriva de sistemas combinados de autorizaciones para entrar en diversas áreas de AuraPortal y con distintos niveles de acceso, y que afecta a las familias de Empleados, Tareas, Cuentas, Ítems, Proyectos, Áreas y Comunicados. Para dar una visión rápida que ayude a comprender globalmente el sistema de protecciones de la Plataforma Intranet se presenta el siguiente resumen en forma de tabla. Adminportal tiene todos los accesos. Los permisos se conceden vía los siguientes procedimientos: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 24 de 230

25 1. Otorgados por Adminportal Administradores: Adminportal Administrador Delegado. En el panel GENERAL de la Estructura. 2. Otorgados por Administradores Delegados Comunicados: Permisos Creación. En el panel GENERAL de la Estructura. Familias: Permisos Lectura, Edición y Creación. En el panel de FAMILIAS de la Estructura. Tareas Libres: Permisos Lectura. En el panel de FAMILIAS de la Estructura. 3. Otorgados por Usuarios Autorizar en ficha de elemento de la familia. Autorizar en la Tarea. ACCESO A: ACCESO DE LECTURA ACCESO DE EDICIÓN Entrada a AuraPortal de Empleados - Empleados que son usuarios. No Procede EMPLEADOS - Empleados que son usuarios. - Administradores Delegados. Ficha: Datos Generales - Supervisor del empleado. - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases en Estructura-Empleados-Grupos. Ficha: Datos Privados - Administradores Delegados. - El propio empleado. - El Supervisor del empleado. - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en Empleados: Grupos (Estructura). - El propio empleado - Administradores Delegados (excepto Imagen y PIN). - Supervisor del empleado (excepto Imagen y PIN). - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en Estructura-Empleados-Grupos (excepto Imagen y PIN). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 25 de 230

26 Tareas enlazadas a Empleados No Confidenciales - Administradores Delegados. - Autorizados en la ficha del empleado que tiene las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. - El Supervisor del empleado que tiene las tareas enlazadas. - Usuarios con marcador en Empleados de Tareas: Permisos Lectura (Estructura). - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente, ). - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente). Tareas enlazadas a Empleados Confidenciales - Administradores Delegados. - Autorizados en la ficha del empleado que tiene las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. - El Supervisor del empleado que tiene las tareas enlazadas. - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (Creador, Asignado ). - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente). TAREAS LIBRES Listado de nombres - Empleados que son usuarios No Procede - Administradores Delegados. - Autorizados en las fichas que tienen las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. Ficha: Tarea - Responsable de las fichas que tienen las tareas enlazadas. - Usuarios con marcador en la familia correspondiente en Tareas: Permisos Lectura (en Estructura). - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente, ). No Procede Tareas Confidenciales - Autorizados en la propia tarea. - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente, ). - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea (según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 26 de 230

27 DOCUMENTOS Bibliotecas - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. Listas - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. Anexos - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. - Grupos de Sitio y permisos personalizados en bibliotecas. CUENTAS, ÍTEMS, PROYECTOS y ÁREAS Ficha: Datos Generales - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en la familia correspondiente en Estructura- Empleados-Grupos. - Administradores Delegados. - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en la familia correspondiente en Estructura-Empleados-Grupos. - El Responsable en la ficha. - Administradores Delegados. - Autorizados en la ficha que tiene las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea: según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente. Tareas enlazadas a Fichas No Confidenciales - Responsable de la ficha que tiene las tareas enlazadas. - Usuarios pertenecientes a Grupos Autorizados en Clases, en la familia correspondiente en Estructura- Empleados-Grupos. - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea: Creador, Asignado, Delegado, Remitente. Tareas enlazadas a Fichas Confidenciales - Administradores Delegados. - Autorizados en la ficha confidencial que tiene las tareas enlazadas. - Autorizados en la propia tarea. - Responsable de la ficha confidencial que tiene las tareas enlazadas. - Usuarios que tengan permisos propios de la tarea (Creador, etc.) - Los usuarios que tengan permisos propios de la tarea: según sea Creador, Asignado, Delegado, Remitente. COMUNICADOS ADMINISTRADOR DELEGADO Página 27 de 230

28 Comunicados - Usuarios con marcador en Estructura- Comunicados-Permisos Creación. - Empleados que son usuarios. - Creador del Comunicado. - Aprobadores de la Zona de Publicación correspondiente, mientras el Comunicado esté en la fase de aprobación de la que son responsables. - El último Aprobador de la Zona de Publicación correspondiente. Zonas Publicación - Empleados que son usuarios. - Administradores Delegados Configurar Estructura Desde el punto de vista de los usuarios, el funcionamiento general de AuraPortal se asienta sobre una configuración básica de naturaleza dinámica, es decir, que cambia continuamente para adaptarse a las necesidades del sistema, pero que mantiene un esqueleto homogéneo que asegura que la operativa general que desempeñan los usuarios se realice de forma coherente y lógica, garantizando total cohesión y facilidad de uso. Esta configuración recibe el nombre de Estructura. La configuración y mantenimiento dinámico de la Estructura es de vital importancia ya que de ella depende el nivel de eficacia de todo el sistema. Todos los trabajos relacionados con la Estructura solo están al alcance de los Administradores Delegados. Nota. No obstante, existe un sistema de Permisos para controlar el acceso a las distintas opciones de la Estructura según Grupos de Empleados, que deben siempre incluir Administradores Delegados. La ventana de Estructura tiene el siguiente aspecto. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 28 de 230

29 Para entrar en ella hay que pulsar (1) sobre botón Estructura en la botonera del marco de AuraPortal. En la Barra de Acciones se encuentran los botones Caché de Formularios y Caché de Páginas. El botón Caché de Formularios abre un submenú con 3 opciones: Activar caché en todos los formularios Desactivar caché en todos los formularios Vaciar caché de todos los formularios Con estas opciones se activa/desactiva/vacía la caché de todos los formularios de la instalación al mismo tiempo. Para más información sobre el almacenamiento en caché, que mejora el rendimiento cuando el formulario tiene muchos campos, consultar la documentación sobre Formularios Dinámicos. El botón Caché de Páginas CM abre un submenú con 3 opciones: Activar caché en todas las Páginas Desactivar caché en todas las Páginas Vaciar caché de todas las Páginas Con estas opciones se activa/desactiva/vacía la caché de todas las Páginas de Content Management al mismo tiempo. Para más información sobre el funcionamiento del Caché de Páginas, consultar la documentación sobre Gestión de Contenidos y Comercio Online. La ventana tiene tres paneles: General: Contiene las opciones de configuración que afectan a todo el sistema y por tanto a los portales. Familias: Contiene las opciones que afectan a las 10 Familias de Elementos que constituyen la base informativa de AuraPortal: Empleados, Reglas de Negocio, Procesos, Tareas Libres, Bibliotecas (Documentos), Cuentas, Ítems, Proyectos, Áreas, así como sus Anexos y Familias Propias. Portales: Se utiliza para diseñar todos los aspectos relativos a la comunicación con los agentes externos con los que trabaja la entidad: Usuarios Externos e Invitados. También se encuentra en este panel lo referente a la Gestión de Contenidos, que permite la publicación de contenidos en Internet y al Comercio Online, para venta de productos a través de Internet. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 29 de 230

30 2. ESTRUCTURA: PANEL GENERAL El panel GENERAL presenta el siguiente aspecto: A continuación, se aborda cada apartado con las explicaciones pertinentes Licencia: Clave activación Toda la información sobre las licencias de usuario se encuentra en la documentación sobre Instalación de AuraPortal. Aquí solamente se muestran las opciones que se encuentran en Estructura Licencias. Al pulsar sobre esta opción aparece la ventana: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 30 de 230

31 Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. El Panel LICENCIA ACTUAL muestra los datos de la licencia contratada y que está vigente. El campo Días de aviso antes de caducidad de Licencia permite indicar con cuántos días, por defecto 15, de antelación aparecerá el aviso de caducidad de la Licencia, para instalaciones de AuraPortal con Licencia temporal (por ejemplo, en modalidad SAAS o Cloud). El Panel ASIGNACIÓN ACTUAL muestra el consumo de la licencia vigente. El Panel ACTIVAR LICENCIA proporciona los datos necesarios para una Activación de Licencia, que son: Clave de Activación Trayectoria Instalación URL Instalación o para cambiar la ya existente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 31 de 230

32 Para que el proveedor (AuraPortal) pueda realizar cambios esenciales, como aumentar el número de licencias de usuario, el cliente debe indicar la Clave de Activación. Una vez realizadas las comprobaciones, se suministra un fichero que al ingresarlo en el servidor otorga las nuevas licencias solicitadas Licencia: Sesiones de Usuarios Tal como se aprecia en la figura incluye las siguientes opciones: Botón Permisos (1). De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Si se pulsa el icono Candado (2) de cada una de las opciones, se puede particularizar la entrada a la misma Logins Como ya se ha dicho, todo Usuario Empleado o Externo ha de estar registrado en tres niveles, todos con el mismo login y contraseña: Registro en Windows. Este registro puede estar, bien en el Directorio Activo del Dominio o bien directamente en el Servidor en donde resida AuraPortal. Registro en SharePoint. SharePoint incorpora su propia lista de usuarios que previamente han de figurar registrados en Windows. Registro en el FAP de AuraPortal. Finalmente, los usuarios que pretendan iniciar sesión en AuraPortal han de estar registrados como usuarios del FAP. Para asignar login y contraseña de AuraPortal a un empleado, convirtiéndolo así en usuario, dicho empleado ha de estar ya creado (dado de alta) previamente por un Administrador Delegado. La creación se realiza entrando en la Estructura y en el panel de FAMILIAS, desde la opción Empleados: Árbol y Empleados. Más abajo en este manual se detalla el procedimiento de crear empleados, pero para mejorar la comprensión de la asignación de logins y contraseñas supongamos que se acaba de crear el empleado que aparece en la siguiente ventana de creación. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 32 de 230

33 Este empleado, David Navarro, ha sido dado de alta pero no posee aún login. El Nombre y Apellidos ya constan en la ficha (1), pero el campo Login Windows (2) está vacío. Para incluir el login, el Administrador Delegado que ha creado el empleado debe solicitarlo a Adminportal. Crear y Asignar Logins Para asignar logins, entrar en la opción Licencia: Sesiones de usuarios - Logins de la Estructura. Aparece la siguiente ventana titulada Logins Crear y Asignar. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 33 de 230

34 En la ventana se muestra, en la parte superior (1), los marcadores que indican si los logins de Windows residen en el Dominio o en el Servidor local. El campo Cambiar usuario de conexión permite indicar un Login y Password específico que realizará la conexión con la base de datos de logins de Windows, normalmente el Directorio Activo. Si no se marca esta opción, la conexión se realiza con el usuario que ha entrado en AuraPortal. Además, se muestra un grid varias columnas: Login Compatible (2). Aquí aparecen los logins ya otorgados al nivel del sistema operativo Windows. Puede que todos estén ya asignados a usuarios de AuraPortal o puede que haya algunos que, estando en Windows, no lo estén en AuraPortal. Usuario AP (3). Si en esta columna aparece Sí, es que ese login de Windows ya está asignado a un usuario de AuraPortal. Portal (4). Portal de acceso. Nombre Usuario AuraPortal (5). Aparece el nombre del usuario de AuraPortal al que se ha asignado ese login. SP (6). Comprueba que el login ha sido correctamente dado de alta también en SharePoint. Si todo va bien, esta columna debe ser idéntica a la de Usuario AuraPortal. Es por tanto una columna de comprobación para detectar posibles errores en los automatismos internos, que normalmente nunca deben suceder. Las acciones posibles desde esta ventana son: Ver la ficha de un empleado. Para ello pulsar sobre un nombre en la columna Nombre Usuario AuraPortal (7) y aparecerá la ficha de dicho empleado. Cambiar Contraseña, Eliminar logins, Asignar logins, Validar e Invalidar usuarios. Para ello, pulsar sobre un elemento en la columna Login Compatible (8). Aparece la siguiente ventana. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 34 de 230

35 Aquí puede: Sobrescribir (1) una nueva contraseña que sustituirá a la anterior. Eliminar (2) el login con su correspondiente contraseña. Validar / Invalidar (4) a ese empleado la condición de Usuario marcando Sí / No sobre el marcador Usuario AuraPortal. Cambiar (3) el usuario que actualmente tiene ese login asignado, por otro usuario. Para ello basta con buscar con el icono buscador del cajetín Empleado el nombre del nuevo usuario y seleccionarlo para que sustituya al antiguo. Si no había ningún nombre, el del usuario que se introduzca recibirá la asignación del login que aparece en la ventana. Si se cambia el usuario asignado a un login por otro usuario, éste último hereda el login y el usuario anterior lo pierde. Por tanto, no podrá iniciar sesión. Crear nuevo login. Si en la ventana mostrada más arriba de Logins Crear y Asignar se pulsa el botón Crear Login en la Barra de Acciones, aparece la siguiente ventana. Aquí se presentan los cajetines para introducir la información que genere el nuevo login y contraseña. Para crear y asignar login y contraseña al nuevo empleado, Adminportal introduce el login, por ejemplo, david.campos y la contraseña, por ejemplo G Los campos Unidad Organizativa (1) y Grupos Windows (2) solo aparecen si la instalación de AuraPortal se hizo en un Dominio de Directorio Activo. En ese caso, al mismo tiempo que se crea el Login de Windows, se le puede asociar una Unidad Organizativa del Directorio Activo y uno o varios Grupos de Windows. Tras pulsar Guardar, se puede asignar el login recién creado a un Empleado o Usuario Externo de AuraPortal. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 35 de 230

36 Ahora, marcar el marcador Sí (3) de Usuario AuraPortal y luego pulsar sobre el icono buscador (4) del cajetín Empleado. Aparece la ventana de búsqueda de empleados: En esta ventana se ha introducido (1) la porción camp en el cajetín de Nombre o Apellido y se ha pulsado Proceder (2). Al hacerlo ha aparecido el listado de usuarios que cumplen la condición. Ahora, pulsar (3) sobre el nombre David Navarro Campos. Aparece la siguiente ventana. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 36 de 230

37 Para completar el alta del usuario, se marca si la Licencia (1) del mismo es Nominativa o Concurrente. Concurrente: Podrá haber ilimitado número de usuarios de esa naturaleza, pero como máximo podrán entrar en AuraPortal a la vez el número indicado en la licencia. Nominativa: Determina el número de usuarios total que pueden existir de una naturaleza. Una misma naturaleza de usuarios puede tener los dos tipos de licencia. De esta manera, se puede asegurar la entrada a AuraPortal a determinados usuarios, y el resto que dependa de la concurrencia. Al pulsar Guardar y Salir (2), el nuevo login y su contraseña se asignan automáticamente al empleado usuario David Navarro Campos. Esto se puede comprobar al invocar la ficha del empleado David Navarro Campos: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 37 de 230

38 Así como en la vista mostrada al principio, el campo Login Windows estaba vacío, a partir de ahora la ficha muestra en ese campo el login david.campos que se le acaba de asignar. El login y la contraseña creados aquí lo han sido en los tres niveles: Windows, SharePoint y FAP de AuraPortal. Dichos login y contraseña se han asignado al usuario David Navarro Campos. Si a partir de ahora se decide realizar modificaciones como cambiar la contraseña, eliminar el login o asignarlo a otro usuario puede hacerse entrando de nuevo en Sesiones de Usuarios: Logins de la Estructura y al aparecer la lista de logins asignados: Pulsar sobre el login david.campos (1) que ahora ya figura en el listado, de forma positiva en todas las columnas. También se pueden utilizar los filtros Login Windows y Nombre para mostrar para facilitar la búsqueda. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 38 de 230

39 Grupos de SharePoint En Bibliotecas de SharePoint, los permisos de acceso a los documentos se otorgan por biblioteca y no por documento. Si un usuario tiene permiso de lectura de un documento, tiene también permiso de lectura para todos los demás documentos de la misma biblioteca. Esta aparente limitación para separar documentos con distintos permisos no es tal en cuanto se utiliza el Árbol de Bibliotecas, pues éste permite organizar las bibliotecas con gran detalle jerárquico, dando amplias posibilidades de establecer los permisos de acceso de forma muy diferenciada para adaptarse a las necesidades de la organización. El árbol de bibliotecas permite crear muchas bibliotecas para preservar los permisos que convengan a los documentos y sin embargo facilitar la estructuración y las agrupaciones de las bibliotecas de manera sencilla para su inmediata localización y manejo racional. Al pulsar el icono buscador de la opción Grupos de SharePoint, que solo está disponible para Administradores de SharePoint, se muestra una ventana de aviso como la siguiente: Pulsando sobre el botón Grupos de SharePoint, se accede a la Administración del Sitio Principal de AuraPortal con todos los Grupos de SharePoint (Grupos entre sitios) existentes. Nota. Esta ventana variará ligeramente dependiendo de la versión de SharePoint instalada, lo que no impide localizar las opciones fácilmente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 39 de 230

40 La instalación de AuraPortal crea los 5 grupos que aparecen en la imagen superior y que son necesarios para su correcto funcionamiento. Estos grupos no deben modificarse ni eliminarse manualmente bajo peligro de un comportamiento incorrecto de AuraPortal. El grupo AP_DelAdmin incluye a los Administradores Delegados. Cuando un empleado es nombrado Administrador Delegado, es automáticamente incluido en este grupo. Los grupos AP_ExternalUser y AP_ExternalUser_Read incluyen a los Usuarios Externos. Cuando se crea un Usuario Externo, es automáticamente incluido en estos dos grupos. Los grupos AP_InternalUser y AP_InternalUser_Read incluyen a los Empleados. Cuando se crea un Empleado, es automáticamente incluido en estos dos grupos. Para una explicación detallada de este concepto, y cómo crear grupos nuevos, entre otras funciones, consulte la documentación sobre Gestión Documental - Bibliotecas en AuraPortal Usuarios en la Sesión Muestra la ventana Usuarios presentes en la Sesión. Contiene las opciones de filtrado siguientes: Naturaleza: para seleccionar el tipo de usuario. Conectados: Todos / Sí / No. En la columna Cuenta se mostrará la cuenta correspondiente cuando el registro sea de un Usuario Externo o Invitado. En la barra de acciones aparece el botón Actualizar, que refresca la lista teniendo en cuenta el Control de Concurrencia de las licencias Ilimitadas y el parámetro configurado en Control de actividad de los Usuarios Log de Sesiones Guarda los logs que almacenan entradas y salidas del sistema (Inicios y Cierres de Sesión) y Licencias no disponibles. En los detalles del LOG se muestran los siguientes datos: Fecha y hora, Acción (Login Correcto, Log Off, Sesión Timeout o No hay licencia disponible.), Naturaleza del Usuario (Empleado, Externo o Invitado), ADMINISTRADOR DELEGADO Página 40 de 230

41 Nombre del Usuario, Login del Usuario y Cuenta. El panel de filtros permite limitar la salida del grid. Además de los campos definidos como columnas en el grid, también se puede limitar por Fecha (Desde / Hasta). En la siguiente ventana aparece un ejemplo de un Log de Sesiones Log de errores de Concurrencia Muestra los logs que se van generando para controlar el Nivel de Concurrencia. Los registros del log tienen el formato: Fecha-Hora-Minuto, Usuario, Cuenta, Naturaleza. En el grid de registros se muestran los siguientes datos: Fecha, Acción, Total CRC y Total IDs. Este grid mostrará registros, en las instalaciones donde haya licencias concurrentes, cuando se produzca alguna discrepancia entre el Total CRC y el Total IDs, entre los accesos controlados por la base de datos y los accesos reales, debido a distintas causas, como un fallo en la conexión con el servidor SQL, por ejemplo. Nota. En ambas opciones de LOGs (Sesiones y errores de Concurrencia) los datos de almacenan en tablas SQL, facilitando las consultas Control de Actividad de Usuarios Se abre una ventana como la siguiente: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 41 de 230

42 Con dos paneles: Límites en las Sesiones de Usuarios Control de Licencias Concurrentes y los campos que se explican seguidamente. LÍMITES EN LAS SESIONES DE USUARIOS. Limitar Tiempo de Sesión Inactiva. Para configurar el tiempo máximo de inactividad permitido a los usuarios. Si se marca Sí, aparecen 2 campos más: Aplicar a. Licencias Nominativas / Licencias Concurrentes para determinar si aplica a las Licencias Nominativas, Concurrentes o a ambas. Tiempo inactividad (minutos). Para indicar el tiempo máximo de inactividad. El mínimo son 10 minutos y el predeterminado 30. (Si un usuario tiene una sesión abierta, pero está sin actuar en AuraPortal más tiempo del indicado, cuando vuelva a actuar el sistema le pedirá el usuario y password para iniciar sesión de nuevo). Adicionalmente, en el campo: Múltiples sesiones por usuario se indica si se permite que los usuarios inicien más de una sesión o no. CONTROL DE LICENCIAS CONCURRENTES En este panel se indican los valores utilizados para controlar las licencias concurrentes. Las opciones son. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 42 de 230

43 Liberar licencia tras inactividad de (minutos). Cuando un usuario concurrente tenga sesión abierta de AuraPortal, pero no esté actuando durante el tiempo indicado en esta opción -predeterminada en 30 minutos- su licencia quedará disponible por si otro usuario concurrente inicia sesión. Si pasado este tiempo, este mismo usuario actúa en AuraPortal, el sistema comprobará si su licencia sigue disponible o si ya ha sido utilizada por otro usuario. Si está disponible, recuperará su licencia y seguirá trabajando con normalidad. Si la licencia no está disponible, un mensaje le avisará de que la licencia está ocupada. En este segundo caso, un Usuario Empleado el configurado en el campo siguiente- recibirá una notificación. Envío de Notificación a. Se elige el empleado que recibirá el aviso cuando un usuario no pueda iniciar sesión por falta de Nivel de Concurrencia Formulario de Inicio de Sesión El Portal de Invitados integra las vías de comunicación y colaboración con AuraPortal de los Usuarios que no son Empleados (clientes, proveedores, visitantes, etc.). Desde el Portal de Invitados pueden acceder a AuraPortal todos los Usuarios, tanto Empleados como Externos e Invitados, aunque es la vía de entrada única y obligada para Invitados (ya que los Empleados y Externos pueden acceder por sus propios Portales). La entrada se realiza mediante la cumplimentación de un formulario que, al menos, debe contener dos campos: el Login y el Password. Desde esta opción se configura este formulario de Inicio de Sesión que, además, puede ser diseñado para que contenga múltiples funcionalidades como registro de usuarios anónimos, textos explicativos, Multidioma, etc., y que puede Iniciar (poner en funcionamiento) de forma automática Procesos BPM. Los conceptos básicos y la forma de crear, diseñar y operar con este formulario se explican en la documentación sobre Formularios Dinámicos. Además de la creación de formularios, la barra de acciones contiene también un botón llamado Configuración Inicio de Sesión. Se pueden consultar todos los detalles al respecto en la documentación sobre Formularios de Inicio de Sesión. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 43 de 230

44 2.3. Entidad: Datos Entidad es la empresa u organización en la que se encuentra quien accede al portal. Desde esta opción se dan de alta, se modifican y se consultan los datos generales de la Entidad. Pulsar el botón Editar en la barra superior para introducir o editar los datos generales de la entidad Administradores: Adminportal La opción contiene las funciones que solo puede realizar el usuario Adminportal. Son éstas: Adminportal: Administradores Delegados Los nombramientos de Administradores Delegados solo los puede realizar el usuario Adminportal. Para ello pulsa la opción Administradores: Delegados y aparece una ventana como la siguiente. El grid muestra los nombres de los Administradores Delegados activos en el portal (1). Adminportal ha de pulsar el botón Agregar (2) de la barra de acciones para añadir los usuarios que desea que obtengan el rango de Administrador Delegado. Si pulsa el botón Vaciar Lista (3) puede eliminar al mismo tiempo todos los administradores de la lista. Los Administradores Delegados poseen casi los mismos derechos que Adminportal. Las más importantes diferencias son que no tienen permiso para nombrar otros Administradores Delegados ni pueden administrar Grupos de Sitio del sistema. Tampoco pueden asignar permisos en Estructura. Por otro lado, Adminportal tiene como características diferenciales: 1. No puede haber más de uno. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 44 de 230

45 2. No figura en el árbol de empleados de la entidad. 3. No puede crear tareas ni comunicados, aunque sí puede ver toda la información de AuraPortal. 4. No puede crear Clases de Proceso, pero puede modificarlas una vez están creadas. Nota. No interesa que el usuario Adminportal pueda crear una Clase de Proceso ya que el sistema le otorga propiedades en las que no es adecuado que intervenga, como ser Autor de la Clase, por ejemplo, pero, una vez la Clase de Proceso ha sido creada, Adminportal no tiene restricción para poder configurarla Adminportal: Acciones Especiales Esta ventana contiene 4 pestañas: Scripts, Limpiezas, Acciones sobre Procesos y Reanudar Procesos. SCRIPTS La pestaña de Scripts incluye scripts que realizan determinadas acciones, necesarias en un momento dado, pero que han de ser realizadas con sumo cuidado. Son los siguientes: A0001, que elimina los campos de los paneles que hacen referencia a términos de diccionario que ya no existen. También elimina todas sus dependencias. A0002, que elimina los campos de formulario que hacen referencia a campos de Panel que ya no existen. También elimina todas sus dependencias. A0003, que elimina las tablas de eventos de mensaje antiguas. También elimina todos sus campos y sus dependencias. A0004, que elimina campos de grupos de campos que están como campos independientes. A0005, que reindexa la base de datos BPMS. Esta acción puede mejorar el rendimiento de la misma. A0006, que realiza un truncado del fichero Log de la base de datos BPMS. Esto reduce el tamaño del log y evita la saturación de memoria. A0007, que realiza un truncado del fichero Log de la base de datos de SharePoint. Esto reduce el tamaño del log y evita la saturación de memoria. A0008, que elimina formularios huérfanos que no están asociados a ningún evento. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 45 de 230

46 A0009, que elimina tareas cuya Clase de Tarea o de Proceso ha sido eliminada. Cada línea tiene un icono buscador que da acceso al fichero Log donde se guarda información sobre la ejecución del script. LIMPIEZAS Cada línea tiene un icono Visor que da acceso al fichero Log donde se guarda información sobre la ejecución del procedimiento. Incluye los procedimientos: Eliminar Tareas Libres, que permite eliminar Tareas Libres de una Clase seleccionada. Eliminar Procesos, que elimina todos los procesos de la Clase de Proceso seleccionada. Nota. Si se ha seleccionado alguno de los filtros, al pulsar Proceder aparece un marcador en la cabecera de la primera columna por la izquierda que permite seleccionar TODOS los procesos para ser eliminados al mismo tiempo. Ver imagen anterior. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 46 de 230

47 Eliminar Tareas huérfanas, que permite eliminar Tareas cuya Clase de Tarea o Clase de Proceso ya no existe. Eliminar Clases de TS huérfanas, que permite eliminar Tareas de Sistema cuyo Botón de Acción en Formulario ha sido eliminado. Eliminar Acciones huérfanas, que elimina las acciones cuyo elemento en el Formulario ha sido eliminado. ACCIONES SOBRE PROCESOS Esta pestaña incluye el procedimiento Reactivación de Procesos Terminados, que reactiva procesos que ya están terminados dejándolos En Curso y con la Cabeza de Corriente en el evento de fin de proceso, preparada para ser ubicada en el punto deseado del Diagrama desde la opción Cabezas de Corriente del Rastreo. Tras seleccionar la Clase de Proceso aparece la siguiente ventana. Seleccionar el proceso terminado que se desea reactivar y pulsar sobre Reactivar Seleccionados (1), a continuación, aparecerá una ventana de confirmación de la reactivación. Pulsar en Confirmar. REANUDAR PROCESOS Desde esta pestaña, Adminportal puede Detener y Reanudar Procesos. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 47 de 230

48 La Barra de Acciones incluye dos nuevos botones: Reanudar Atascados (1): esta acción reanudará automáticamente todos los procesos atascados que previamente hayan sido detectados por el Motor con una de las tres opciones previstas en el panel Comprobar Procesos Atascados explicado más adelante. Reanudar Detenidos (2): esta acción reanudará automáticamente todos los procesos detenidos. Si se desea reanudar un proceso en particular, se pueda hacer desde el Rastreo al que puede acceder pulsando sobre la línea correspondiente a cada proceso en el grid de esta ventana. Un proceso está Detenido cuando se realiza a propósito desde el rastreo, y está Atascado cuando es debido a un error. El panel Comprobar Procesos Atascados incluye campos para programar una comprobación cada cierto tiempo y un botón Comprobar ahora. El Panel de Filtros incluye campos para filtrar la búsqueda de procesos, por Situación (Atascado o Correcto), Tema, Referencia, Estado y Fechas de Inicio y Fin. Por cada Proceso Atascado se enviará una Notificación al responsable del Proceso (si no existe, al responsable de la Clase), con dos opciones: Reanudar: si el responsable pulsa esta opción, el motor intentará reanudar de nuevo el Proceso. Si vuelve a atascarse, volverá a enviarse la notificación. Detener: si el responsable pulsa esta opción, no volverá a ser notificado sobre este proceso. Sobre los procesos Detenidos no se envían Notificaciones. Si el responsable termina la notificación sin pulsar ninguno de los dos botones, en la siguiente comprobación de procesos atascados se le volverá a enviar Permisos en opciones de Estructura Desde esta opción se puede configurar, mediante Grupos de Empleados, los Administradores Delegados que tendrán acceso a las distintas opciones de Estructura. Solo Adminportal puede dar estos permisos. La ventana de configuración muestra un grid con 3 columnas, de izquierda a derecha: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 48 de 230

49 1. Un icono '+' (1) en cada registro va desplegando las distintas opciones de Estructura. 2. Nombre de la opción. En principio aparecen los nombres de los tres paneles: GENERAL, FAMILIAS y WIP y, según se va pulsando el '+', se van desplegando las distintas opciones. 3. Un icono 'Candado' (2). Al pulsarlo en la opción deseada aparece un grid, que recoge los grupos que tendrán acceso a la misma, y un botón Agregar Grupos de Empleados, para asignar dichos grupos. Adicionalmente, en los casos en los que se puedan asignar permisos a un nivel más individualizado, aparece un botón Permisos por Elemento. Al pulsarlo, se muestran los distintos elementos de la opción y su correspondiente Candado para asignar los Grupos de Empleados que tendrán acceso. Ejemplo. En los Comunicados se puede dar permiso General a las Zonas de Publicación y permiso Por Elementos a las distintas zonas. Adminportal también puede agregar Grupos de Empleados para acceder a una opción de Estructura, por ejemplo, Cuentas-Árbol y Clases, desde la misma opción. Ver un ejemplo en la siguiente imagen. Nota. El botón de Permisos aparece en todas las opciones de la estructura cuyo acceso se ADMINISTRADOR DELEGADO Página 49 de 230

50 puede restringir. Si se trata de un submenú, cada una de las opciones del mismo muestra un icono Candado para particularizar el permiso de acceso Administradores: Correo Desde esta opción se configura el sistema para utilizar el Correo Electrónico desde AuraPortal. Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Mis Correos (Botonera Horizontal en AuraPortal v4.2). Con este botón se proporciona, desde la botonera oficial de AuraPortal v4.2, un acceso fácil al Acceso Web del servidor de correo corporativo. Prácticamente todos los servidores de correo tienen la posibilidad de poder conectarse a ellos mediante un Acceso Web. Para poder realizar esta conexión se necesita tener la dirección URL del Acceso Web, la que deberá suministrar el proveedor o el técnico que controle el servidor de correo. Por medio de un Acceso Web se podrán enviar correos y ver los correos que lleguen al servidor y que no han sido abiertos desde el cliente de correo. Nota. En AuraPortal Helium se puede configurar cualquier botonera con acceso a cualquier URL. Si interesa, se puede añadir el Acceso Web al del empleado como un botón independiente o como opción de un submenú de un botón existente, por ejemplo, el de Familias. Tareas. Para poder enviar correos directamente desde las Tareas y Procesos, pulsando sobre el icono buscador de esta opción aparece una ventana desde la que, además de determinar los datos necesarios, permite realizar pruebas de resultado. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 50 de 230

51 Nota 1. Para evitar el uso de SPAM, los actuales servidores de correo impiden que un usuario de correo envíe correos en nombre de otro. Para que esta protección no afecte el envío de correos desde AuraPortal, aquí se indica el remitente que será común a todas las opciones de envío de s. Nota 2. Para que el servicio SMTP y por tanto las alertas funcionen correctamente, asegurarse de que esté libre el Puerto 25. Hay algunos antivirus que bloquean este puerto para evitar entradas de posibles gusanos. Nota 3. Si se está trabajando con SharePoint v3 no se necesita testear. En la sección Bloquear envíos de / SMS se incluyen dos opciones para bloquear todos los envíos de y SMS, son: Bloquear aviso de recepción de TP, con dos alternativas Sí / No. Bloquear envío a través de TS, con dos alternativas Sí / No. Nota 2. Estas opciones son especialmente interesantes cuando se dispone de una instalación de pruebas en la que interese probar modificaciones o nuevas Clases de Proceso, pero no que se realicen envíos indeseados. En la sección Parámetros de unificados se incluyen dos opciones de configuración que se aplicarán a todos los envíos de desde Tareas Personales y Tareas de Sistema, sea cual sea la configuración que tengan personalizada. Estas opciones son especialmente útiles cuando se trabaja con una instalación paralela a la de Producción, sea con el Módulo 3 Entornos Sincronizados o no, y se desea hacer pruebas sin que estas envíen s a las direcciones reales. Configuración única de envío de , con dos alternativas Sí / No. Si se marca Sí, el icono configurador muestra una ventana Conexión Servidor de Correo. Como la siguiente. Dirección única de recepción de , con dos alternativas Sí / No. Si se marca Sí, aparece un campo de texto donde introducir manualmente la dirección única de recepción de . ADMINISTRADOR DELEGADO Página 51 de 230

52 2.6. Administradores: Parámetros Esta opción de la Estructura contiene las siguientes utilidades. Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Datagrid: Nº máximo de elementos por página Como el número de elementos a mostrar en un Datagrid (lista de elementos) puede ser muy elevado (por ejemplo, la lista de clientes de la empresa), la aplicación muestra los elementos por páginas, con lo que se disminuye el tiempo de carga. En concreto, cada página mostrará como máximo el número de elementos que se indique en la columna Valor, como máximo 500, para no penalizar el rendimiento. Si se deja vacío el campo, las listas mostrarán 50 elementos en cada página. Moneda: Nombre / Símbolo Lo que se ponga aquí, se aplica en todas las partes donde haya moneda, en principio en: Costes, Ingresos e Ítems (en unos casos se utilizará el Nombre y en otros el Símbolo). Conservar Logs (Meses) Para gestionar el mantenimiento de los Logs que genera AuraPortal. El valor predeterminado es 6, e indica que los Logs se conservan durante 6 meses. El primer día de cada mes, AuraPortal BPMS Motor eliminará los Logs más antiguos que el valor configurado. Los Logs implicados en este mantenimiento son: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 52 de 230

53 Log de Sesiones Log de Concurrencia Log de Importación de Roles Log de Importación de Familias Propias Nota. Si se establece a 0, los LOGs no registran actividad, lo que puede mejorar el rendimiento en casos de mucha actividad. Motor BPMS Alta Disponibilidad. Si se marca Sí, se activa un sistema avanzado de Alta Disponibilidad del Motor BPMS, que permite mantener un servidor en modo Activo y varios en modo Pasivo en espera de ser activados automáticamente cuando el Activo deje de estar disponible. El Motor BPMS en modo Activo es el que tiene el control de la ejecución de todas las funciones, controlando los hilos de corriente, las acciones de los temporizadores y atendiendo notificaciones. La única labor de los motores en modo Pasivo es la de comprobar que el motor Activo sigue en funcionamiento, para activarse en caso de fallo de aquel. Balanceo de carga. Se puede activar opcionalmente cuando se activa el sistema de Alta Disponibilidad. Es adecuado especialmente para escenarios que requieran alto rendimiento. La ventaja de su activación se manifiesta especialmente cuando hay un número elevado de inicio de procesos en corto espacio de tiempo. El nuevo sistema de Balanceo de Carga permite la distribución de múltiples Motores BPMS en distintos servidores o bien todos en el mismo servidor. Un único servidor puede gestionar múltiples Motores BPMS. Ejemplo. 6 Motores BPMS con 30 hilos de ejecución cada uno, todos instalados en un único servidor con 12 Cores y 24 GB de RAM, pueden iniciar y gestionar procesos cada hora de una clase de procesos con 50 objetos de ejecución automática antes de llegar a objetos con intervención humana (TP o EM). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 53 de 230

54 Nota. En el visor de eventos del Motor BPM se muestra el nombre del servidor que ha generado el mensaje. Esto es importante en escenarios con varios Motores con Alta Disponibilidad y Balanceo de Carga. Alta Disponibilidad. Si se marca No, los parámetros son otros. Para más información sobre las posibilidades de Alta Disponibilidad, Balanceo de Carga y Múltiples motores, puede consultarse el documento AuraPortal Motor BPMS Alta Disponibilidad y Balanceo de Carga. Servidor. Con dos opciones, Local, si el motor está en el mismo ordenador y A Indicar, si está en otro servidor, en cuyo caso se facilita la IP de este. Puerto. Es el puerto TCP con el que se comunicará el motor. Dos motores en un mismo Servidor no pueden utilizar el mismo puerto, por lo que la Instalación, automáticamente, asigna diferentes puertos en un rango entre 9000 y En el caso de desearse especificar uno concreto, se realiza desde esta opción. Hilos Paralelos. Permite modificar el número de Hilos de Ejecución paralelos que puede gestionar el Motor BPM. El valor predeterminado es 10. Nota. No es conveniente aumentar el número de Hilos paralelos a ejecutar a cualquier número porque exigirá mayor uso de Procesador y Memoria RAM del servidor Motor BPM de AuraPortal, y éste a su vez transmitirá más trabajo al servidor SQL. Una regla general para saber si el número indicado es óptimo, es comprobando que el porcentaje de uso del procesador del servidor SQL es mayor que el del Motor BPM. Por el contrario, si el procesador del Motor BPM está colapsado y el servidor SQL va desahogado, habrá que aumentar el número de procesadores del Motor BPM, y mientras tanto disminuir la gestión del número de Hilos paralelos configurada. La ventana incluye también un botón Probar Conexión para ver si los datos suministrados son correctos y otro botón que permite detener o iniciar el Motor BPM solo cuando éste es Local. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 54 de 230

55 Visor de Eventos Al pulsar el icono de acceso, se muestra una ventana, con las siguientes opciones de configuración: NIVEL DE DETALLE Aquí se configura el Nivel de detalle (Medio, Alto o Completo) con el que se guardarán los eventos, del Portal y del Motor BPMS. La opción predeterminada es 'Medio'. También se puede Activar o Desactivar el Registro de Peticiones HTTP (o Request Log) (1) que hacen los usuarios mientras están trabajando en AuraPortal (páginas, ficheros JavaScript, imágenes, ) Cuando se activa esta opción (Registro de Peticiones = Activado) las peticiones HTTP de los usuarios se van registrando en la tabla SQL AP RequestLog. Nota. El uso de esta información está orientada a técnicos especialistas de AURA para identificar problemas, especialmente de rendimiento de formularios dinámicos (tareas, mensajes y familias propias). En este sentido, la columna FormId de la tabla AP RequestLog se rellena con el ID del formulario. Así se puede analizar aquellos formularios que tengan un tiempo de respuesta demasiado elevado. También se indica el empleado que ha establecido los valores por última vez y el día-hora del cambio (2). El campo Comentarios (3) es muy útil para que la persona que ha hecho la última configuración lo comunique al resto de Administradores Delegados. Esto es debido a que ciertas configuraciones del Visor pueden afectar al rendimiento de la instalación. De hecho, cuando se ha elegido una de estas configuraciones, al acceder a Estructura, aparece una ventana de aviso, similar a la de la siguiente imagen. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 55 de 230

56 en la que se informa de la repercusión que puede tener la configuración establecida, quién la realizó, cuándo y por qué. El botón Modificar condice a la página de configuración del Visor antes mostrada. De esta manera se evitan los habituales problemas de rendimiento debidos a configuraciones del Visor de Eventos que se pudieron hacer en su momento para localizar información detallada, pero que no se volvió a dejar en la configuración Básica. El mensaje solo se muestra al usuario una vez en cada sesión. ELIMINAR REGISTROS ANTIGUOS Aquí se parametriza el almacenamiento de los registros: Por Número, por defecto , se eliminarán los registros más antiguos que el número aquí indicado o por Duración, por defecto 15 días, se eliminarán los registros más antiguos que los días aquí indicados. En la Barra de Acciones, además del botón Guardar, se encuentran los botones: Botón Abrir visor. Muestra una ventana con varios filtros que permiten delimitar las búsquedas. Los más relevantes son: Ámbito, que puede ser Motor o Portal. Tipo Elemento, que puede ser Proceso o Formulario. Nivel de detalle, que puede ser Básico, Medio, Alto o Completo. El nivel que puede verse aquí depende lógicamente del detalle con el que se hayan guardado los eventos (opción NIVEL DE DETALLE). otros... La Barra de Acciones de esta ventana incluye un botón, Exportar, que exporta los eventos a un fichero.txt. El formato del fichero exportado está estructurado con <Tab> como separador del tipo de dato y <salto de línea> para diferenciar cada registro, de forma que permite ser exportado a Excel para filtrar y analizar los eventos fácilmente. Botón Actividad Motor BPM. Muestra el buscador de Consultas Públicas prefiltrado para consultas de tipo Business Intelligence-Motor BPMS. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 56 de 230

57 Una vez hecha la consulta, el grid de resultados tiene un aspecto como el de la siguiente imagen. Donde el icono señala alguna incidencia que interesa revisar y el icono un mensaje de aviso. En la barra de acciones, el icono Impresora, enmarcado en rojo en la imagen, permite imprimir el resultado de la consulta o exportarlo a una hoja Excel. Nota. En el visor de eventos del Motor BPM se muestra el nombre del servidor que ha generado el mensaje. Esto es importante en escenarios con varios Motores con Alta Disponibilidad y Balanceo de Carga. Impersonación La Impersonación en AuraPortal, es el mecanismo que permite aplicar credenciales específicas a una funcionalidad en la que no interviene un usuario desde la interface, para así disponer de los permisos necesarios para su ejecución. Por ejemplo, si una Tarea de Sistema INGRESADOR crea Documentos Automáticos en una Biblioteca de SharePoint, es necesario Impersonarla con un usuario que tenga los permisos de escritura en la Biblioteca de manera que la Tarea de Sistema utilice sus credenciales. Por lo tanto, será este usuario el que quede registrado en la Biblioteca como creador del Documento Automático. Esta opción agrupa, en una sola ventana, todas las opciones que necesitan impersonación. Ver la imagen siguiente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 57 de 230

58 La ventana muestra 2 pestañas, GENERAL y PARTICULARIZACIONES. Las impersonaciones Generales son aquellas que tienen una configuración centralizada única para que puedan ser utilizadas desde diferentes Tareas de Sistema. Las Particulares son personalizaciones que se realizan directamente en cada Tarea de Sistema que la utiliza. Nota. Las Impersonaciones Generales son independientes para cada Nodo en un escenario de Tres Entornos Sincronizados, por tanto, son datos que no se traspasan durante la sincronización y deben indicarse en cada Nodo por separado. Las Particularizaciones corresponden a las personalizaciones que se realizan directamente en cada Tarea de Sistema que la utiliza. En las diferentes opciones se indica el Login, Password y Dominio que AuraPortal utilizará donde intervengan Usuarios Invitados o Anónimos, ya que éstos no tienen suficientes permisos de acceso a Listas de SharePoint. Por este motivo, los Usuarios Invitados no necesitan estar dados de alta en SharePoint para acceder a sus Listas y Bibliotecas. Sin embargo, la utilización de Usuarios Invitados requiere siempre de la configuración de la Impersonación desde aquí, con un usuario que cumpla las condiciones requeridas, que pueden ser diferentes según los casos. En general estas son: Estar asignado a un Empleado de AuraPortal. No ser Adminportal. Pertenecer al Grupo de Windows Administrador del servidor de AuraPortal. En la columna Opciones que la necesitan de cada tipo de impersonación se detallan las opciones de AuraPortal que la necesitan para poder funcionar. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 58 de 230

59 Claves Encriptación Esta opción solo está accesible para Adminportal. Al pulsar sobre el nombre se abre una ventana que muestra las Claves Pública y Privada particulares para esta instalación de AuraPortal. Cada instalación tiene unas claves únicas, creadas aleatoriamente y no se pueden cambiar. Una explicación más detallada se encuentra en la documentación sobre Transmisión de Credenciales. Claves de Facebook Si se desea integrar AuraPortal con Facebook, desde esta opción se pueden introducir las Claves obtenidas cuando se creó la aplicación. Esto permite publicar en Facebook contenido de los procesos de AuraPortal. Para más información sobre la integración consultar la documentación sobre Integración con Facebook. Protección Seguridad Al pulsar sobre el icono buscador se abre una ventana como la siguiente: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 59 de 230

60 Activar protección Cross-Site Scripting marcada como Sí evita la posibilidad de que los usuarios puedan introducir código script que pueda ser ejecutado con objetivos dañinos. Las opciones susceptibles de almacenar código script y que por tanto están protegidas en AuraPortal son: Campos de Formularios Dinámicos de tipo Texto Una Línea, Multilínea y Multilínea Rico (Procesos, Familias Propias y Roles Personales) Campos de Fichas de Familias de Sistema Etiquetas de documentos en Bibliotecas En Diccionario. Servicios Web. Ver Detalles en Errores marcada como No hace que en los mensajes de error se oculte la opción Detalles, para evitar mostrar datos potencialmente susceptibles de ser utilizados con fines malintencionados. Claves de Office 365 En esta opción se introducen los datos de la aplicación creada en Office 365 para su integración con AuraPortal. Por ejemplo, se verá como en la imagen siguiente si ya se han introducido el Id de Cliente y la Clave Secreta, datos que proporciona la aplicación creada. En el documento Vista Calendario, de la Serie Modelización, se pueden consultar todos los detalles necesarios para la integración de Office 365 en AuraPortal Administradores: Multidioma Desde esta opción se pueden filtrar los idiomas posibles que aparecerán en las distintas funcionalidades de AuraPortal. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 60 de 230

61 Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. La ventana Multidioma muestra un grid con 4 líneas, una para cada tipo de usuario: Empleado, Externo, Invitado y para IM (Mensaje de Inicio) Anónimo y Formulario de Login. Pulsando cada tipo de usuario aparece un grid con todos los idiomas disponibles. Un marcador permite señalar los que estarán disponibles para cada tipo de usuario. De esta manera, cuando cada tipo de usuario vaya a elegir el idioma de su ficha, sólo aparecerán los que estén marcados. En concreto, esta configuración se aplica en el campo de sistema _Idioma cuando se muestra en: Ficha Empleado Ficha de cada tipo de Rol Personal Formularios de Inicio Anónimos Formularios de Login Estructura - WIP - Usuarios Externos - Portales Estructura - WIP Usuarios Invitados - Idioma y Estilo ADMINISTRADOR DELEGADO Página 61 de 230

62 Los idiomas disponibles son: Administraciones Públicas (01 y 02), Catalán, Español-(España, Argentina y Colombia), Euskera, Gallego, Alemán, Inglés (UK y US), Francés, Italiano, Holandés, Polaco, Portugués (Portugal y Brasil), Rumano, Griego, Árabe, Persa, Chino Calendarios: Crear y Editar En AuraPortal se pueden definir Calendarios sin límite. Cada Calendario, que puede contener cuantos años se quiera, se identifica por un nombre y una descripción y contiene no solo los días de fiesta sino también el horario laboral de todos los días de cada año. Esto permite que en los Procesos se puedan computar las fechas por días naturales y hábiles, así como las duraciones en horas, minutos y segundos naturales y hábiles. Nota. El sistema ya lleva un Calendario Por Defecto que se aplicará cuando el Proceso no se haya vinculado a un calendario. El Calendario Por Defecto considera días hábiles todos menos domingos y sábados y el horario: 9:00 a 14:00, 15:00 a 18:00. Consulta y Edición Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Al entrar en esta opción la ventana muestra la lista de los Calendarios ya dados de alta. Pulsado sobre uno de ellos, por ejemplo, Calendario Zona MX.6_2, accede a su ventana de Edición para su Consulta, Modificación o bien para añadirle un nuevo Año (1). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 62 de 230

63 Se puede añadir uno nuevo, Original, o uno Similar a otro ya creado. Si se pulsa sobre el correspondiente a un determinado año, aparece la ventana: El calendario mostrado contiene no solo los días de fiesta sino también el horario laboral de todos los días de cada año. Esto permite que en los Procesos se puedan computar las fechas por días naturales y hábiles, así como las duraciones en horas, minutos y segundos, tanto naturales como hábiles. Por ejemplo, si una Tarea ha de durar un máximo de 5 horas hábiles y se inicia el día 13 de abril (jueves santo) a las 13:00, el sistema sabe que el plazo de terminación expira el siguiente día hábil, es decir, el martes 18 de abril, a las 12:00. Crear Calendario ADMINISTRADOR DELEGADO Página 63 de 230

64 Para crear un calendario se pulsa sobre el botón Crear Calendario, se introducen un Nombre y una Descripción y se pulsa Guardar. En este momento se activan el resto de las funciones de la ventana, tal como se han explicado Diccionarios: Términos El Diccionario de Términos contiene los términos que crean los administradores de AuraPortal y que se utilizan en los Procesos para definir Campos de Formularios, Criterios en las Reglas de Negocio y Adaptadores (Dispositivos de conexión entre AuraPortal y otras aplicaciones como ERP, etc.). Posteriormente, la Clase de Panel de cada Clase de Proceso (que contiene todos los campos que van a utilizarse al ejecutar los Procesos de esa Clase) se configura con los Términos de este Diccionario. Nota. Puesto que el Panel de cada Proceso es el lugar donde se almacena y de donde se extrae toda la información que tiene relación directa con el Proceso, la Clase de Panel, sobre la que se crean todos los Paneles de los Procesos de esta Clase, ha de tener previstos todos los campos en donde se almacena dicha información. Se accede al Diccionario de Términos desde la sección GENERAL de la Estructura de AuraPortal. Los Términos, al igual que los Roles, Perfiles, Recintos Seguros, Formularios, Consultas Públicas y Galerías, se gestionan mediante un Diccionario que posee su propio Árbol. Nota. Los Árboles de los Diccionarios son muy parecidos a los Árboles de las Familias de AuraPortal, pero con las siguientes diferencias: - Un Árbol de Familia consta de Ramas que pueden albergar Clases de Elementos. Sin embargo, el Árbol nunca muestra los Elementos (Cuentas, Ítems, Proyectos, etc. Según sea la Familia) que contiene cada Clase. Es por tanto un Árbol de Ramas y Clases, pero no de Elementos. - Un Árbol de Diccionario también tiene Ramas, pero éstas reciben el nombre de Capítulos. Los Capítulos no alojan Clases (los Diccionarios no tienen Clases) sino directamente los Elementos (Términos, Roles, Perfiles, Formularios, Consultas o Recintos Seguros, según sea el Diccionario). Es, por tanto, un Árbol de Capítulos y Elementos. La ventana del Diccionario de Términos es la siguiente: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 64 de 230

65 Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Desde la pestaña Capítulos (1) se crean los capítulos, dándoles el Nombre y el Nivel, que quedan reflejados en el Árbol de la izquierda en negro (2). Desde la pestaña Términos (3) se Crean, Consultan y Modifican los términos. Como el número de términos que contiene el Diccionario puede ser muy elevado, para consultar o modificar términos se dispone de un filtro (4) por Tipo de Término, Capítulo, Nombre del Término, Descripción, Tipo de Dato y si contiene un Dato Protegido. Al pulsar Proceder aparecen en la lista (5) los términos seleccionados. Para crear Términos se pulsan los botones de la barra: Términos Generales, Claves, Prefijos / Sufijos y Grupos de Campos. Se explican a continuación, Una vez creados los Términos se ubican en el Árbol desde la pestaña (6) Ubicar Términos, quedando como en la figura anterior (7). Desde la pestaña Limpiador Basura (8) se pueden eliminar del Diccionario los términos que no se están utilizando. La ventana presenta una cabecera con filtros que facilitan la localización de términos por Tipo, Capítulo, Tipo de Dato, Nombre o Descripción Términos Generales Son términos independientes que se van incorporando al Diccionario en cualquier momento. Se utilizan fundamentalmente para definir los campos de los Formularios. Para crear un término general, en primer lugar, se pulsa sobre la pestaña Crear Generales y se selecciona el Capítulo que debe alojar al término. A continuación, se abre una ventana similar a la siguiente: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 65 de 230

66 Ahora se le da un Nombre y una Descripción (opcional) y se selecciona el Tipo de Dato. Nota. Para evitar problemas colaterales, se impide que se puedan crear términos de diccionario que empiecen o terminen por los siguientes caracteres: '(comilla simple), ;, $, _ (guión de subrayado),, =, ~, /, (, ), [ y ]. En función del Tipo de Dato seleccionado deberán configurarse algunas características de ese tipo. Para ello al pulsar Guardar aparecen en la parte inferior de la ventana los datos a configurar (en el ejemplo de la ventana anterior, al seleccionar el tipo Texto una Línea y pulsar Guardar, aparecen el campo Valor (para elegir si el campo podrá rellenarse libremente o estará limitado y el campo Multidioma). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 66 de 230

67 También se puede indicar si el término Contiene Datos Personales protegidos. Cuando se indica Sí, aparecen dos opciones: Nivel de protección. Bajo, Medio o Alto. Categorías Especiales. Con las siguientes opciones: - Origen étnico o racial - Opiniones políticas - Convicciones religiosas o filosóficas - Afiliación sindical - Tratamiento de datos genéticos - Datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física - Datos relativos a la salud - Datos relativos a la vida sexual o las orientaciones sexuales de una persona física - Datos personales relativos a condenas e infracciones penales o medidas de seguridad conexas Si se desea crear otro término más, se pulsa el botón Crear Otro Término. Cuando se termine de crear términos se pulsa Guardar y Salir. Todos los detalles referentes a la creación y configuración de los distintos tipos de Términos Generales se pueden consultar en la documentación sobre Formularios Dinámicos Claves El código que identifica cualquier Clase de Proceso comienza con una Clave de tres letras que se puede utilizar para agrupaciones de Clases según criterios homogéneos. Para crear una Clave, en primer lugar, se selecciona el Capítulo y, a continuación, se le da un Nombre y una Descripción (opcional). Nota. Las Claves se utilizan también en las Consultas de tipo Estado de los Procesos, que analizan en profundidad y de forma gráfica las Clases de Procesos, los Procesos, los Objetos, sus ejecutores, etc Prefijo/Sufijo Son Términos del Diccionario de Términos de AuraPortal cuyo valor se obtiene de un campo de Familia de Sistema (Empleado, Cuenta, etc ), de Familia Propia o de una fuente externa, como, por ejemplo, del ERP que utiliza la entidad. De esta forma las Tareas de los Procesos pueden disponer en sus formularios de campos de otras aplicaciones y del resto de las Familias de AuraPortal. Igualmente pueden ser condición en las Compuertas, aparecer en los Mensajes de Inicio e Intermedios, intervenir en las Reglas de Negocio, etc. Todos los detalles referentes a la creación y configuración de los distintos tipos de Prefijos se pueden consultar en la documentación sobre Formularios Dinámicos. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 67 de 230

68 Grupos de Campos Son listas de campos que se estructuran en columnas y que pueden contener diversos valores que se representan en filas, como, por ejemplo, un albarán. En general, la configuración de un campo de formulario se realiza en dos etapas. Una Configuración General que es realizada al crear el campo desde aquí, en el Diccionario de Términos y una posterior Personalizada en el diseño del Formulario. Se puede consultar la documentación sobre Formularios Dinámicos para encontrar información sobre la personalización de Grupos de Campos en formularios Diccionarios: Roles Se llama Rol al nombre de la función o responsabilidad que desempeñan uno o más usuarios dentro del sistema AuraPortal de cara a su intervención en los Procesos. Los Roles son a veces necesarios para determinar los participantes en las Tareas Personales de los Procesos. La ventana del Diccionario de Roles muestra 3 pestañas: Roles Singulares, Roles Genéricos y Nombres de Roles de Cuenta Impersonales. Nota. En Estructura Diccionario de Roles, solamente se crean los nombres de los Roles Impersonales y después, desde la ficha de Roles Personales, estos se enlazan a dichos Roles Personales. Por eso y para enfatizar que en el diccionario solo se crean y se nombran, la tercera pestaña de esta ventana se llama Nombres de Roles de Cuenta Impersonales (y no Roles Impersonales). Rol Singular. Aquel cuyo Asignado (usuario o grupo que ostenta la titularidad del Rol) está determinado con carácter fijo, es decir, que, una vez identificado el nombre del Rol, se sabe quién es el Asignado con independencia del contexto en el que actúa. El Asignado depende solo del nombre del Rol. Ejemplos de Roles Singulares: Director de Calidad, Encargado de Almacén, etc. Rol Genérico. Aquel cuyo Asignado no es fijo, sino que depende del lugar en el que actúa, llamado Lugar de Actuación del Rol o simplemente, LA. Un mismo nombre de Rol Genérico puede tener diferentes Asignados si el Rol puede actuar en varios LA. Ejemplos de Roles Genéricos son: Jefe del Departamento (el asignado depende del Departamento), Responsable de Cuenta (el asignado depende de la Cuenta), Jefe de Obra (el asignado depende de la Obra), etc. En estos ejemplos los LA son respectivamente el Departamento, la Cuenta y la Obra en donde se encuentra en ese momento el Proceso. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 68 de 230

69 Nombre de Rol de Cuenta Impersonal. Aquel que se asigna a un Rol Personal, según posibles cargos o funciones de un usuario en su cuenta. Ejemplo: Administrador, Comercial, Técnico, etc. Un rol impersonal no se elimina. Solo se desasocia del rol personal. Por su importancia, los conceptos básicos y la operativa con los Roles se explican en la documentación sobre Roles, Perfiles y Grupos de Empleados Diccionarios: Perfiles Los Perfiles establecen agrupaciones de Ítems, Cuentas, Roles o Familias Propias para ser aplicados en distintos puntos de los procesos. En alguno de ellos se pueden establecer Condiciones, que filtren los elementos que forman parte del perfil. Por su importancia, los Conceptos Básicos y la operativa con los Perfiles se explican en la documentación sobre Roles, Perfiles y Grupos de Empleados Diccionarios: Recintos Seguros Los controles de acceso a las diferentes partes de la aplicación en función de sus características y de los permisos ostentados por los visitantes, operan siguiendo el sistema de Control de Accesos por Recintos Seguros. Los conceptos básicos de este sistema y su forma de operar se explican en la documentación sobre Recintos Seguros Diccionarios: Formularios Los Formularios de las Tareas (y, excepcionalmente otros objetos) de los Procesos, al igual que los Recintos Seguros, Términos, Roles y Consultas, se gestionan mediante un Diccionario que posee su propio Árbol. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 69 de 230

70 Nota. Los Árboles de los Diccionarios son muy parecidos a los Árboles de las Familias de AuraPortal, pero con las siguientes diferencias: - Un Árbol de Familia consta de Ramas que pueden albergar Clases de Elementos. Sin embargo, el Árbol nunca muestra los Elementos (Cuentas, Ítems, Proyectos, etc. Según sea la Familia) que contiene cada Clase. Es por tanto un Árbol de Ramas y Clases, pero no de Elementos. - Un Árbol de Diccionario también tiene Ramas, pero éstas reciben el nombre de Capítulos. Los Capítulos no alojan Clases (los Diccionarios no tienen Clases) sino directamente los Elementos (Términos, Roles, Perfiles, Formularios, Consultas o Recintos Seguros, según sea el Diccionario). Es por tanto un Árbol de Capítulos y Elementos. Desde esta opción, cuya operativa es similar al resto de Árboles, se crean los Capítulos en los que se organizan los Formularios, y se alojan en los Recintos Seguros deseados. Los Conceptos Básicos y la forma de operar con los formularios se explican en la documentación sobre Formularios Dinámicos Diccionarios: Consultas Públicas La Monitorización de AuraPortal permite, por un lado, la posibilidad de conocer lo que realmente está pasando en cada momento y en cualquier Proceso vivo durante la actividad empresarial con información sobre métricas de tiempos y costes y con la opción de intervenir para corregir desviaciones, y por otro, la posibilidad de analizar con el máximo detalle lo que ha sucedido en el pasado, en Procesos ya terminados también con métricas de tiempos y costes, lo que permite reformar el diseño de los Procesos con el fin de optimizar el funcionamiento empresarial. La Monitorización se lleva a cabo en tres frentes simultáneos, el primero se realiza mediante procedimientos automáticos y los otros dos mediante consultas de Cuadro de Mandos o de Business Intelligence. Para una explicación más detallada, consultar la documentación sobre Análisis de la Información, KPI Diccionarios: Galerías En líneas generales, aquí se pueden crear estilos y añadir imágenes que luego pueden utilizarse desde el diseño de formularios, campos y botones. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 70 de 230

71 Al pulsar sobre el link, aparece la siguiente ventana con las siguientes opciones: Galería de Imágenes Galería de Estilos de Campos de formularios y Plantillas Galería de Estilos CSS para Botoneras Galería de Fuentes y se explican seguidamente: Galería de Imágenes Esta opción conduce a otra ventana, ADMINISTRADOR DELEGADO Página 71 de 230

72 con dos pestañas: Imágenes Sistema, que contiene las imágenes que el sistema contiene de forma predeterminada y no se pueden ni editar ni borrar, e Imágenes Privadas, que contiene imágenes incorporadas por el usuario y pueden, por tanto, editarse y sustituirse o borrarse. Además del botón Salir, la barra de acciones incluye los siguientes botones: Editar. Se puede editar una imagen Privada marcándola (1) y pulsando el botón Editar (2). Aparece una ventana (3) en la que se puede cambiar el Nombre, o la Imagen, poner un Texto Alternativo con Multidioma. El sistema incorpora este texto en la etiqueta <Alt>, lo que facilita la identificación de la imagen en los buscadores de Internet. Eliminar. Para eliminar una imagen Privada. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 72 de 230

73 Descargar. Para descargar una imagen Privada. Ubicación. Al pulsar este botón se muestra una ventana con detalles sobre dónde está ubicada la imagen, por ejemplo: Galería de Estilos de Campos de Formularios y Plantillas Esta opción incluye un grid que muestra el Nombre, la Descripción, y una Vista Previa de los estilos configurados. Una cuarta columna, con la letra P (Predeterminado) permite señalar el estilo que se usará por defecto. Ver la imagen siguiente. El _Estilo Estructura Inicial (1), en este ejemplo el predeterminado, se incluye por defecto en AuraPortal. El botón Alta Similar (2) permite crear un estilo nuevo a partir de un ya existente. El botón Estilo Campos Lectura en Formularios (3) permite personalizar el estilo para campos Generales de solo-lectura en Formularios. La ventana de configuración es semejante a la siguiente: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 73 de 230

74 Para crear un estilo nuevo, pulsar el botón Crear (4) de la barra de acciones. Se abre una ventana nueva donde se configura el nuevo estilo (se puede configurar fuente, tamaño y color). Ver la imagen inferior. Además de darle Nombre y Descripción al Estilo, se puede definir Color, Fuente, Estilo y Tamaño tanto para el TÍTULO MOSTRADO como para la DESCRIPCIÓN MOSTRADA. Interlineado. Cuando el nombre de un campo de formulario no cabe en una sola línea en la caja destinada para él en diseño, se crean las líneas necesarias para mostrar todo el nombre. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 74 de 230

75 Esta opción permite configurar la separación que habrá entre las líneas del nombre, siempre en relación con el tamaño de la letra elegido. Por ejemplo, si el tamaño de la letra es 8 y el interlineado 1, en ejecución, la distancia que separe la primera línea de la segunda será la correspondiente a una letra de tamaño 8, y así sucesivamente según lo seleccionado en ambas opciones. El estilo del campo se aplica en Formularios (Título Mostrado de los campos) y en Plantillas del Módulo Gestión de Contenidos, tanto al Título Mostrado como al contenido de los campos. El estilo de la descripción se aplica en Formularios (Descripción Mostrada de los campos). Los estilos añadidos a las Galerías están disponibles para utilizarse desde los formularios, bien desde la opción Más Información, de la ventana general de diseño o pulsando el icono configurador de la columna E del grid Lista de Campos Seleccionados. El panel VISTA PREVIA muestra el resultado de la configuración cuando se pulsa el botón Guardar. Una vez creado, el nuevo estilo aparece en el grid de la ventana origen. Galería de Estilos CSS para Botoneras La ventana de configuración de esta opción es semejante a la de Campos de Formularios. Los estilos de las botoneras se utilizan al configurar las botoneras en los módulos de Gestión de Contenidos y Comercio Online y en los Contenidos = Botoneras del Portal de Empleados (todo lo cual se explica en la documentación correspondiente). Más información sobre estos módulos se puede consultar en sus monografías correspondientes. Galería de Fuentes La ventana de la Galería es como la siguiente: El grid muestra el nombre de todas las fuentes de Sistema precedidas de un '_' (1). Estas no se pueden borrar o modificar. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 75 de 230

76 La barra de acciones incluye un botón Agregar (2), para incluir una fuente nueva en la galería. Al pulsar el botón Agregar aparece la siguiente ventana. Por cada fuente es obligado subir dos versiones del fichero: una EOT (Open Type, para Internet Explorer) y una TTF (True Type, para otros navegadores). Las fuentes que se han agregado a la Galería se pueden utilizar en las Galerías de Estilos CSS (Formularios y Botones) y en los campos de Texto Rico. Se pueden desagregar pulsando el icono desenlazar (1) aunque se estén utilizando. Si se elimina una fuente que está en uso, en ejecución se mostrará el texto con Verdana. Pulsar Guardar (3) para guardar el cambio realizado (2). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 76 de 230

77 2.16. Diccionarios: Contadores Se trata de una funcionalidad que permite crear Contadores para incrementar en una unidad un cierto campo de Panel elegido en una Tarea de Sistema INGRESADOR. Cuando la corriente pase por la Tarea de Sistema, aumentará en una unidad el valor guardado en el campo Destino seleccionado y guardará en el campo Resultado el efecto del ingreso. Al Contador se le proporciona un Valor Inicial que, no obstante, puede ser modificado si así se necesita. Nota. Consultar la documentación sobre la Tarea de Sistema Ingresador para más detalles. Para acceder a esta funcionalidad, pulsar sobre la opción Contadores del Panel GENERAL Diccionarios. Se abre la página Contadores, como la de la imagen siguiente. En el grid (1) se muestran los contadores existentes. Pulsar el botón Crear (2) para configurar un nuevo contador. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 77 de 230

78 Aparte del Nombre para el contador, el único dato necesario es el Valor Inicial, que marca el número desde el cual comienza a actualizar el contador. Este valor podrá cambiarse cuando interese pulsando el icono de Edición Servicios Web: Acceso En esta opción se configura el Login que se usará para invocar los Servicios Web en Tareas de Sistema DESVIADOR y crear Servicios Web en Eventos de Mensaje. La información referente a este apartado se suministra en la documentación sobre Servicios Web. La ventana de configuración es semejante a la de la imagen siguiente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 78 de 230

79 2.18. Servicios Web: Lista La ventana es la siguiente. Esta opción muestra la lista de Servicios Web definidos en AuraPortal, tanto los que son de Sistema - encuadrados en rojo- (AuraPortalFamilias, AuraPortalProcesos, etc.) como los creados por las Tareas de Sistema DESVIADOR -encuadrados en azul-. La información referente a este apartado se suministra en la documentación sobre Servicios Web Conectores: Configurar ADMINISTRADOR DELEGADO Página 79 de 230

80 Desde esta opción se crean Conectores que utiliza AuraPortal para conectar con datos de otras aplicaciones y así facilitar en lo posible una gestión centralizada en la empresa. Hay varios Conectores desarrollados por AuraPortal. Conector de . Permite iniciar Procesos a partir de la recepción de un . Se explica en este documento. Conector de Excel. Extrae filas de una hoja Excel y las convierte en líneas de un Grupo de Campos. Se explica en este documento. Conector de SAP. Permite conectar con SAP de forma sencilla sin necesidad de programar una línea de código, permitiendo integrar los datos del ERP en AuraPortal para utilizarlos o modificarlos incluyéndolos en los Procesos de la entidad. Adaptadores. Incluidos en AuraPortal Adapters Server, conjunto de Conectores cada uno de ellos relacionado con una base de datos externa y que desarrolla una acción específica. Este mecanismo permite la obtención de datos para la Lectura y / o Modificación de datos en Bases de Datos Externas. La información referente a este apartado se suministra en la documentación de la Serie Integración Conectores Comunicados: Zonas Los comunicados son los mensajes cuya creación, publicación y gestión realiza AuraPortal. Los mensajes los crean y aprueban los usuarios con autorización para ello. Los comunicados aprobados aparecen publicados en diferentes sitios llamados Zonas de Publicación. Las Zonas de Publicación, llamadas también simplemente zonas, están todas situadas en el Panel Interno de ADMINISTRADOR DELEGADO Página 80 de 230

81 Comunicados, que es una ventana a la que acceden los usuarios pulsando, por ejemplo, desde un botón de la Pantalla de Inicio del Portal de Empleados, como se ve en la imagen anterior. La ventana de Comunicados aparece con el siguiente aspecto: Utilizando el filtro Zona de Publicación, y pulsando Proceder, se selecciona la Zona de la cual se quieren ver los comunicados publicados. En el grid que muestra los comunicados se informa del Nombre, Estado, Creador y Fecha de Publicación de los mismos. También hay un Visor para ver el comunicado. Una Página de un portal de Empleados puede albergar distintos Espacios de Publicación tal como se ha definido en su configuración. Los Espacios de Publicación pueden contener Zonas de Publicación de Comunicados ya que es un Contenido más que está disponible. La información sobre la configuración de los Espacios de Publicación puede encontrarse más adelante en este documento. Ver la siguiente imagen. Así, cuando se define en la página un espacio de publicación de tipo de contenido "Comunicados", se podrá elegir entre varias naturalezas de comunicados la que prefiere. En el ejemplo de la siguiente imagen, entre los Espacios de Publicación de esta Página, uno es de tipo Comunicados: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 81 de 230

82 Para acceder a las Zonas de Publicación pulsar sobre Estructura Comunicados Zonas. Las 3 zonas de publicación de Sistema del Portal de Empleados tienen nombres predeterminados y son los siguientes: _EM_PrimeraPlana_A: Comunicados de la Empresa _EM_PrimeraPlana_B: Comunicados de Empleados _EM_PrimeraPlana_C: Enlaces Similarmente, las 3 zonas de publicación de Sistema de los Portales Externos tienen también nombres predeterminados que son los siguientes. _EX_PrimeraPlana_A: Noticias Generales _EX_PrimeraPlana_B: Comunicados para Clientes _EX_PrimeraPlana_C: Enlaces ADMINISTRADOR DELEGADO Página 82 de 230

83 Estas 6 zonas de publicación ya vienen creadas en la Estructura Inicial de AuraPortal. Son las zonas que ocupan los primeros 6 lugares en la lista de zonas. No pueden ser eliminadas pero el Administrador Delegado puede cambiar estos nombres por otros de su preferencia. Un Administrador Delegado también puede crear nuevas zonas de publicación de acuerdo con las necesidades de la empresa. Las nuevas zonas creadas por el Administrador Delegado se situarán a partir del lugar 7 en la lista de zonas y serán visibles solo internamente hasta que se elijan como Contenido en el espacio de publicación de una Página. Las posibles acciones que puede realizar el Administrador Delegado son: 1. Crear Nueva Zona de Publicación 2. Definir el Circuito de Aprobación para una Zona Crear nueva Zona de Publicación Para crear una nueva zona de publicación, el Administrador Delegado entra por la Estructura a la opción Comunicados: Zonas. Aparece la siguiente ventana: Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Esta es la lista de las Zonas que existen. En esta lista aparecen las 3 zonas de la primera plana del Portal de Empleados, las 3 zonas de las primeras planas de los Portales Externos y las zonas que han sido creadas hasta el momento por los Administradores Delegados. Si se pulsa sobre el nombre de una zona (1) aparece la ventana para editar (modificar) sus características. Si se pulsa sobre la opción Crear (2) en la Barra de Acciones aparece la siguiente ventana. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 83 de 230

84 En esta ventana hay que introducir la siguiente información: Activa. Si se marca, la zona está activa para recibir comunicados. En caso contrario, queda bloqueada temporalmente. Nombre. Introducir el nombre de la nueva zona. (Por ejemplo: _EXT_PART_1ª_Plana_A). Formato. En el cajetín desplegable, elegir una entre las siguientes opciones: Con imagen. Los comunicados de esta zona permiten la inserción de una imagen, cuyo tamaño máximo se especifica en otra casilla. Sin imagen. No se permite la inserción de imagen en los comunicados de esta zona. Solo titular. No se permite cuerpo de texto. Solo frases titulares. Enlace. Los comunicados de esta zona no tienen cuerpo explicativo ni titulares. La frase que aparece en cada uno de ellos es un enlace (hipervínculo) a una dirección URL en donde se encuentra la información del comunicado. Descripción. Por ejemplo: PARTNERS Noticias (Equivale a Comunicados de Empresa). Cabecera. El título o encabezamiento de la zona. Aparece arriba de la lista de comunicados. Por ejemplo, Noticias Generales. (En el ejemplo de la imagen no aparece cabecera). Multidioma. Se puede configurar Multidioma para el texto de la Cabecera en una ventana como la inferior. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 84 de 230

85 Nota. Los detalles sobre la configuración del Multidioma para utilizar la Traducción Automática pueden consultarse en otra parte de este mismo documento. Imagen. Se define el tamaño máximo de la imagen. Seleccionar una entre las posibilidades mostradas por el cajetín desplegable. Nota. No existe relación constante entre el tamaño de la imagen y su peso en KB en las alternativas que se despliegan. La definición o resolución de las imágenes es variable, y, además, se trata de límites máximos, no de tamaños o pesos reales. Color Fondo. Se puede elegir un color para el fondo de todos los comunicados. MÁS INFORMACIÓN. Mediante estas preguntas se determina el marco en el que se va a abrir el link de Más Información de los comunicados en esta zona de publicación. Hay cuatro opciones: En ventana nueva. En este caso se seleccionará el tamaño con el que se quiere que se abra la ventana. El valor por defecto es 750x500 píxeles. En el mismo marco en donde se está mostrando el comunicado. En el marco de AuraPortal, conservando las botoneras del marco superior y del vertical. En un marco que se indique en este momento. Caracteres del Titular. Número máximo de caracteres que permite el titular de cada comunicado. Caracteres del Texto del Comunicado. Número máximo de caracteres en el texto de cualquier comunicado en esta zona. Número de comunicados por página. Cuando se exceda el número de comunicados expresado aquí se generarán nuevas páginas que habrá que invocar para poderlos ver. Ancho del comunicado fijo. Indicar el ancho máximo permitido en pixeles (Para hacerse una idea, el ancho total del monitor del PC del usuario suele ser de px, los más antiguos tienen una anchura de 800 px y los modernos tienden a e incluso px.). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 85 de 230

86 Ancho del comunicado automático. Al marcar, el ancho de la columna se ajusta a las diferentes resoluciones de los monitores de los usuarios. En este caso se desactiva la opción anterior del ancho fijo. Mostrar Fecha. Si se marca, el sistema publica automáticamente la fecha de emisión de los comunicados que aparezcan en esta zona. ACCESO. Marcar en qué tipo de Portal debe ser publicado el comunicado: en el de Empleados, en un Portal Externo o en un Sitio Web Público con acceso anónimo (sin usuario ni contraseña). Si selecciona Portal Externo, aparece una caja de texto y un icono buscador que abre una nueva ventana en la que se debe seleccionar un portal externo determinado, de entre los que se hayan configurado en la aplicación. También se dispone de la opción de seleccionar 'Todos los Portales Externos'. Si se selecciona un portal en concreto, solamente los usuarios externos que pertenezcan a alguna cuenta de dicho portal podrán ver comunicados de esa zona de publicación. Si se selecciona la opción '_Todos los portales externos' todos los usuarios externos, independientemente del portal al que pertenezcan, podrán acceder a los comunicados de esa zona de publicación. Si selecciona Acceso Anónimo, los comunicados publicados en esta zona, también serán accesibles desde el Portal Público (Sitio Web) de la empresa. Si el Portal Público está integrado en AuraPortal, el enlace a esta zona se efectúa fácilmente desde su programación. Si se trata de una programación externa, también se puede efectuar por el webmaster (programador) de dicha Web. Se muestra un ejemplo en la imagen siguiente. Después de introducir los datos, pulsar (1) Guardar y Salir. El sistema devuelve el foco a la ventana anterior que muestra la lista (grid) de zonas existentes, en donde puede verse la nueva zona creada. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 86 de 230

87 Definir el Circuito de Aprobación para una Zona Si se quiere que los comunicados destinados a esta zona sean aprobados antes de publicarse, pulsar (1) en esta lista sobre el nombre de la zona recién creada y aparecerá de nuevo la ventana anterior con los datos para ser modificados si procede. Sobre la barra de acciones, pulsar (1) el botón Aprobar. Aparece la ventana: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 87 de 230

88 Como puede verse, se puede elegir entre dos circuitos de aprobación posibles: En Serie y En Paralelo. Si se marca (1) En Serie, el usuario que aparece en primer lugar recibirá el comunicado para aprobación y una vez aprobado pasará al siguiente usuario aprobador. El comunicado se publicará al recibir la última aprobación. Por el contrario, si se marca (2) En Paralelo el comunicado irá simultáneamente a todos los aprobadores y será publicado cuando uno de ellos lo haya aprobado. Cuando los datos han sido introducidos, pulsar Guardar y Salir, sobre esta ventana y en la ventana a la que se revierte, que es la llamada Zona de Publicación, mostrada más arriba, pulsar también Guardar y Salir Comunicados: Permisos Creación Los usuarios a los que un Administrador Delegado les ha otorgado permiso para crear comunicados desde esta opción pueden crearlos para todas las zonas de publicación disponibles. Estos comunicados creados por los usuarios, por ejemplo, desde un botón de la Pantalla de Inicio del Portal de Empleados, como el que se marca en la imagen siguiente, ADMINISTRADOR DELEGADO Página 88 de 230

89 serán publicados directamente en la zona correspondiente solo en el caso de que no se haya establecido el requisito de aprobación en la zona. Si se ha establecido el procedimiento de aprobación para la zona, como acaba de mostrarse en el apartado anterior, los comunicados quedan en el Panel Interno de Comunicados en estado pendiente de aprobación y no serán publicados hasta que resulten aprobados. Para otorgar a usuarios el permiso general para crear comunicados, pulsar sobre la opción Comunicados: Permisos Creación del panel GENERAL en la Estructura de AuraPortal. Aparece la ventana siguiente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 89 de 230

90 Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Se pueden utilizar si se quiere los cajetines de Nombre Usuario y Cargo como filtro. Pulsar Proceder (1) y aparece el listado de usuarios. Marcar en los marcadores de la columna de la derecha (2) (Comunicados) los usuarios a los que se quiera dar permiso de crear comunicados. Al pulsar Guardar (3) los permisos quedan otorgados. Nota. La creación de comunicados en las correspondientes zonas de publicación se realiza a través de la ventana llamada Panel Interno de Comunicados que se ha mostrado al comienzo de este apartado de Comunicados: Zonas. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 90 de 230

91 3. ESTRUCTURA. FAMILIAS La configuración de la estructura del Portal de Empleados es la de las familias que forman el cuerpo de AuraPortal. Su acceso se realiza a través del panel llamado FAMILIAS que se muestra: En secciones posteriores de este manual se explican los procedimientos de gestión para cada opción mostrada Ventana de Árbol y Clases (VAC) La Configuración del árbol, la Creación de las clases y la Ubicación de éstas en el árbol se efectúa de manera homogénea en todas las familias mediante la Ventana de Árbol y Clases (VAC). Para ilustrar las explicaciones de la VAC se muestra un ejemplo en la familia Cuentas. Este es su aspecto: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 91 de 230

92 Nota. Esta ventana (VAC) se utiliza frecuentemente para configurar la Estructura, por lo que se remite al lector a consultar aquí su funcionamiento. El Árbol no se carga en el Panel ÁRBOL DE CLASES (1) hasta que no se pulsa el botón Árbol (2). En la parte superior de la ventana se ubican los Botones de Acción (3), que ejecutan acciones propias de cada familia, a excepción del botón Conexión ERP que es común a las familias de Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas, por lo que se explica ahora. Nota. También es común el Botón Permisos, que permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. El panel izquierdo (1) de esta ventana se titula Árbol de clases y aparece para mostrar el árbol de clases de esa familia (en este ejemplo, Cuentas). Presenta una barra de acciones que muestra las opciones: Árbol. Si se pulsa sobre ella aparece el árbol de clases de esa familia. Ver cambios. Se pulsa cuando se ha efectuado alguna modificación en el árbol y quiere observarse inmediatamente el efecto. Expandir. Si se pulsa, se despliegan todas las ramas (niveles) del árbol mostrando las clases que haya ubicadas en cada nivel. Contraer. Si se pulsa, el árbol aparece recogido en sus ramas principales. Desde ahí se pueden desplegar solo las ramas que interesa ver pulsando sobre el recuadro con el signo +. El panel derecho (4) se compone de un conjunto de ventanas superpuestas cada una con una pestaña de activación. Cuando se pulsa sobre una pestaña se superpone la ventana coronada por dicha pestaña. Las ventanas de pestaña de la VAC son cuatro: 1. Pestaña Editar Árbol 2. Pestaña Editar Clases 3. Pestaña Ubicar Clases 4. Pestaña Clases Preferentes A continuación, se explica del botón Conexión ERP y las cuatro pestañas Conexión ERP Es posible configurar un acceso a un Formulario Externo (por ejemplo, el ERP) desde la ficha de un elemento de familia (Empleado, Cuenta, Ítem, Proyecto o Área). Una vez configurado el acceso, en la ficha del elemento de familia, en la sección ENLACES, aparece un icono buscador. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 92 de 230

93 Al pulsarlo se accederá a la URL que haya sido configurada pulsando el botón Conexión ERP en la Barra de Acciones de cada familia (en este caso de Cuentas). Al pulsar sobre el botón Conexión ERP, aparecerá la ventana de Configuración. Además del Nombre y la Descripción, se introducen los datos de configuración cuya explicación se puede ver seguidamente: URL. Corresponde a la URL del programa que se desea mostrar desde el elemento de familia. Indicar Tamaño Ventana. Seleccionar Sí si se desea configurar el tamaño de la ventana (en píxeles) en la que se visualizará el ERP. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 93 de 230

94 Disponible en Ficha. Seleccionar Sí para que el icono buscador aparezca en la ficha del elemento, por ejemplo, una Cuenta. Excepto en el caso de la familia Empleados, se pueden filtrar las Clases en las que se desea que aparezca el icono buscador: Sólo en Clientes, por ejemplo. Enviar Credenciales. Marcar esta opción si se desea transmitir las credenciales al programa externo. Encriptar Credenciales. Marcar esta opción si se desea transmitir las credenciales al programa externo de forma encriptada. De forma automática se pasan 2 parámetros al formulario externo: ID. Se pasa el ID del elemento de familia desde donde se pulsa el icono buscador. Con este ID, y accediendo a los Servicios Web de AuraPortal, se puede obtener cualquier dato de AuraPortal que se desee y actuar según se desee. CodigoERP. El código ERP de la ficha de los elementos de familia normalmente se utiliza para relacionar el elemento con su equivalente en programas externos, en este caso el ERP. Aunque el código ERP se puede obtener a través de los Servicios Web, para facilitar la integración se pasa este parámetro ya resuelto Pestaña Editar Árbol Su función es configurar las ramas o niveles del árbol de clases. Solamente permite añadir, modificar o eliminar niveles del árbol, pero no ubicar las clases en sus ramas. También permite trasladar un nivel del árbol, con todas las clases que contiene, a otra posición, dentro del árbol. Para operar con esta ventana es conveniente tener visible el árbol de clases. Para ello, pulsar sobre la opción Árbol en el panel de la izquierda y aparecerá en el mismo. Para manejar el árbol hay que conocer lo siguiente: 1. Cuando el árbol aparece por primera vez solo muestra las ramas correspondientes al primer nivel (1), es decir, el de una cifra. Para desplegar cada nivel y ver sus subniveles y también para ver las clases que están ubicadas en cada nivel, hay que pulsar sobre el signo (+) (2) (no sobre el nombre del nivel). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 94 de 230

95 2. Igualmente, si un nivel está desplegado en subniveles o está mostrando las clases ubicadas en él, aparece el signo (-) (3) para que se pulse si se desea contraer dicho nivel. Como ejemplo, si en la ventana anterior se pulsa sobre el signo + del nivel 1.1 General, el árbol se despliega así: Los niveles (2) y las clases (1) se distinguen entre sí porque los niveles del árbol llevan a la izquierda una numeración de cifras separadas por puntos, que es el código de ese nivel, mientras que las clases ubicadas en las ramas no tienen numeración y, además, se presentan con otro color. Al pulsar sobre el nombre de un nivel o una clase se ejecuta la acción correspondiente, que es distinta según se pulse sobre el nombre de una clase ubicada o sobre el nombre de un nivel del árbol. Si se pulsa sobre el nombre de una clase (por ejemplo, sobre Posible Proveedor), aparece una ventana para editar la clase. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 95 de 230

96 Volviendo a la ventana principal, si se pulsa sobre el nombre de un nivel (por ejemplo 1.2. Commercial), tanto el número como el nombre de ese nivel se reproducen en el panel de la derecha para ser editados por el procedimiento que más abajo se describe. Puede verse el ejemplo en la siguiente ventana. Nota. La operativa descrita para manejar el árbol es la misma para todos los árboles que aparecen en AuraPortal. Conocida la operativa, se describen las diferentes posibilidades que ofrece la pestaña de Editar Árbol: Cambiar el nombre de un nivel existente. Pulsar en el árbol sobre el nombre del nivel y cuando aparece en el panel derecho, efectuar los cambios (editar). Luego pulsar Guardar en la barra de acciones. Eliminar un nivel. Pulsar en el árbol sobre el nombre del nivel a eliminar. Cuando aparece en el panel derecho, pulsar Eliminar. La opción Cancelar de la barra de acciones es para volverse atrás de un proceso iniciado sin terminar. Pulsando esta opción el casillero y el cajetín inferior quedan de nuevo en blanco. Crear un nuevo nivel. Supongamos en el ejemplo de la imagen inferior que se quiere crear un nuevo nivel llamado Servicios Financieros y se quiere situar dicho nivel en la posición 7.2, que actualmente está ocupada por el nivel Servicios de Inmobiliaria. Proceder como se muestra en la siguiente ventana. Introducir en el casillero Numeración Rama (1) el número del nivel que se quiere crear. El manejo del casillero de numeración se describe a continuación. MANEJO DEL CASILLERO NUMERACIÓN RAMA. Cuando el cursor esté situado sobre la primera casilla del casillero, introducir la primera cifra del nivel y pulsar tecla de tabulación (Tab). El cursor se sitúa en la siguiente casilla. Introducir la segunda cifra y pulsar Tab. Repetir el proceso hasta introducir la ADMINISTRADOR DELEGADO Página 96 de 230

97 numeración completa. El cursor quedará sobre una casilla vacía. Pulsar Tab de nuevo y el cursor pasa al cajetín inferior (Nombre Rama). Para retroceder dentro del casillero, pulsar Shift+Tab. También se puede utilizar el ratón para recorrer las casillas y para pasar al cajetín inferior. Introducir el nombre del nivel creado (2). A continuación, pulsar Guardar (3). Como el nivel elegido para la nueva rama ya existe, el sistema produce una ventana de aviso: Si se pulsa Aceptar, se creará una nueva rama 7.3 a la que se desplazará Servicios de Inmobiliaria y en la 7.2 aparecerá la nueva rama creada, Servicios Financieros. Para verlo, pulsar la opción Ver Cambios sobre la barra de acciones del panel del árbol. El árbol aparecerá actualizado. Crear muchos Niveles. Además de los botones Guardar, Eliminar y Cancelar, hay un botón más, llamado Crear Nuevo que está pensado para la creación rápida de muchos niveles. Este botón funciona así: Cuando se crea (o se modifica) un nivel (por ejemplo, en la imagen anterior, el nivel 7.2. Servicios Financieros) y se pulsa Guardar, la trayectoria no se vacía, sino que se mantiene mostrando la numeración de dicho nivel. Si ahora se añade en la tercera casilla el número 1 y se cambia el nombre (por ejemplo, Bancos Internacionales), al pulsar el botón Crear Nuevo se creará un nuevo nivel Bancos Nacionales y se quedará seleccionado. Y de la misma manera, cambiando la ADMINISTRADOR DELEGADO Página 97 de 230

98 tercera casilla con el siguiente número cada vez y modificando el nombre, se crean muchos niveles rápidamente (p.e Bancos Internacionales, etc.). Otra posibilidad es no cambiar el dígito de la tercera casilla e ir pulsando el botón Crear Nuevo sucesivamente. De esta manera los nuevos niveles se irán intercalando a los anteriores. Así, en el ejemplo anterior, el nivel Bancos Internacionales se quedaría al y el nivel Bancos Nacionales se traspasaría al Otra manera de trasladar todo el contenido de un nivel a otro nivel del árbol es la siguiente: Pulsar en el panel del árbol (parte izquierda) sobre el nivel que quiere trasladarse y en el casillero del panel derecho aparecerá el número del nivel señalado. A continuación, cambiar la numeración que aparece en el casillero por la correspondiente al nuevo nivel. Para efectuar cambios en la numeración del casillero situar el cursor en las correspondientes casillas y cambiar los números. El casillero se recorre como se ha explicado más arriba. Pulsar Guardar (2). El sistema produce una ventana para avisar de las consecuencias del traslado. Si se pulsa Aceptar el traslado del nivel con todos sus subniveles y las clases ubicadas, se realiza. Para ver los cambios en el árbol, pulsar Ver Cambios y desplegar la rama correspondiente Pestaña Editar Clases Esta ventana se utiliza, tanto para editar (modificar) la información de las clases existentes como para crear nuevas clases en la familia. En la ventana de pestañas de la VAC pulsar sobre la pestaña de Crear / Editar Clases, aparece una ventana como la siguiente. Veremos los siguientes dos procedimientos: Editar Clases y Crear Clases Editar Clases Hay dos maneras de editar una clase: Desde el Árbol de Clases. Abrir el árbol hasta que aparezca la clase a editar: Pulsar (1) sobre el nombre de la clase buscada (Clientes Viajes General). Aparece una ventana modal como la que sigue: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 98 de 230

99 La ventana modal muestra la información relativa a la clase seleccionada. En esta ventana se pueden modificar los datos que se quiera (Nombre y/o Descripción) y luego pulsar Guardar y Salir (2). Si se quiere eliminar la clase, pulsar Eliminar (3). Desde la pestaña Crear/Editar Clases. Para filtrar el o los nombres buscados. Véase en la siguiente imagen. Si en el cajetín del nombre se introduce la porción gene (1) y se pulsa Proceder (2), aparece debajo un grid con las clases que contienen dicha porción en su nombre (en el ejemplo, Clientes Viajes General y Proveedores de Servicios Generales). Si se pulsa (3) sobre Clientes Viajes General aparece la ventana modal para editar como en el caso anterior: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 99 de 230

100 Sobre esta ventana modal, efectuar los cambios en el nombre y/o la descripción y pulsar Guardar y Salir (1). Los cambios quedarán registrados Crear Clases Para crear una clase, desde la pestaña de Editar Clases que se muestra a continuación: Pulsar (1) el botón Crear y aparece la ventana modal para crear la clase: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 100 de 230

101 Cuando se han introducido los datos de la nueva clase pulsar Guardar y Salir (1). Al desaparecer la ventana modal reaparece la ventana madre de Editar Clases con grid de las clases existentes en donde se puede ver la clase recién creada. Ahora hay una nueva clase (ING Grupo Financiero) (1) en la familia, pero no está aún situada dentro del árbol de clases. La ubicación de las clases se realiza desde la pestaña Ubicar Clases Pestaña Ubicar Clases La ubicación de las clases en el árbol de clases se lleva a cabo de manera muy simple por la ventana que aparece al pulsar la pestaña Ubicar Clases en la VAC: En el panel del árbol, pulsar sobre el nombre 2.2. Zona Norte (1) que es la rama en donde se quiere ubicar la clase recién creada. Este nivel aparece en el cajetín Numeración Rama del panel derecho. Debajo aparecen dos sub-paneles. En uno se muestran las clases no ubicadas en dicha rama y en el otro las ubicadas en la misma. Como se sabe, para efectuar cambios hay que seleccionar de los listados de ambos sub-paneles las clases que se pretenden mover y utilizar los botones de agregar y desagregar. En este ejemplo, se selecciona la clase Cliente RESTO (2) y se pulsa Agregar (3). Después pulsar Guardar (4). Las modificaciones pueden verse en el panel del árbol pulsando la opción Ver Cambios (5). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 101 de 230

102 Pestaña Clases Preferentes Pulsando esta pestaña se pueden seleccionar, de entre las clases que existen, aquellas que se van a usar con más frecuencia a la hora de crear elementos de esa familia. Por ejemplo, si en la familia de Cuentas, la creación de nuevas cuentas se realiza fundamentalmente dentro de las clases Partner AME, Partner EMEA y Partner ESP, estas se pueden declarar como Clases Preferentes en la siguiente ventana. Seleccionar en el panel de Todas las Clases las clases que se quieran convertir en preferentes (1) y pulsar el botón Agregar (2). Después pulsar Guardar (3). Las clases seleccionadas son ahora Clases Preferentes. Cuando se vaya a crear un nuevo elemento dentro de una familia (1), aparecerá automáticamente un listado con las Clases Preferentes (2) para que el usuario señale una de ellas y se despliegue la ventana de crear elementos dentro de esa clase. De esta manera se evita tener que efectuar una búsqueda, sea filtrada o por árbol, como ocurre si la clase buscada no está en el listado de clases preferentes. Pulsando sobre el nombre de la clase elegida aparece la ventana de creación del elemento dentro de la clase. Nota. A partir de ahora, en las páginas siguientes de este manual, cuando se haga referencia a una Ventana de Árboles y Clases (VAC) para una familia dada, si el lector tiene dudas sobre su manejo, debe consultar las explicaciones que se han dado aquí. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 102 de 230

103 3.2. Empleados: Portal Desde esta ventana se accede a las Opciones de Configuración del Portal de Empleados que se muestran en la siguiente imagen: Portal Empleados. General En esta opción se personaliza la apariencia (Estilo) del Portal de Empleados (marco, colores, tipo de letra, etc.), así como el Menú General (botones de acceso), el Idioma de los literales y otras características. La ventana de configuración es como la de la siguiente imagen: Como se ve en la imagen, muchos de los paneles incluyen la opción Configurable por el Empleado. Si se marca el Sí, el empleado podrá modificar cualquiera de estos aspectos. Para ello, la página Datos Privados de su ficha de Empleado, ADMINISTRADOR DELEGADO Página 103 de 230

104 incluye una sección titulada HERENCIA que agrupa los aspectos configurables por el empleado. Si el empleado marca No en alguno de estos aspectos, dejará de heredar lo configurado a nivel general y podrá hacer su elección de Estilo, Idioma, etc. Nota. No obstante, todo empleado que tenga el permiso de Edición correspondiente podrá cambiar estas opciones de cualquier empleado desde su ficha principal, independientemente de lo configurado en esta opción. A continuación, se explican los diferentes paneles. TÍTULO El panel Título incluye dos campos. Title HTML. Este campo permite configurar lo que se desea que aparezca en la etiqueta <title> de las páginas de AuraPortal, que aparece en los siguientes puntos: Cabecera del navegador Pestaña del navegador Barra del escritorio de Windows. El valor por defecto es AuraPortal & reg, que en ejecución se muestra como AuraPortal. Esto se aplica a todas las páginas que son susceptibles de abrirse a través de links, como: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 104 de 230

105 Entrada al portal de Empleados y Externos Página (incluida en la Pantalla de Inicio) configurable de Empleados (Mi Página) Mensajes de Inicio e Intermedios Tareas Personales Fichas de Familias Propias Bibliotecas En Diccionario y sus Consultas Diseño de Clase de Proceso Aviso de Tareas Añadir Nombre Usuario. Si se marca Sí, el nombre del usuario que ha iniciado la sesión se añade delante del Title. ESTILO Desde el panel Estilo se determina el Estilo por defecto, seleccionando uno entre los que vienen incluidos. Si se marca la casilla Sí del campo Configurable por el Empleado, cada usuario, desde la ventana de Datos Privados de su ficha de Empleado podrá personalizárselo según sus gustos, seleccionando un estilo. También se puede elegir la imagen que aparece como Fondo General y el Color de fondo para las ventanas. PRECARGA En esta sección se selecciona la Precarga predeterminada, que aparece al pulsar Proceder en muchas de las opciones de AuraPortal para indicar que el sistema está en uso. También se incluye la opción para permitir o no a los empleados elegir una Precarga diferente. ENTRADA PORTAL ADMINISTRADOR DELEGADO Página 105 de 230

106 En esta sección se selecciona la Pantalla de Inicio predeterminada, incluyendo la opción para permitir o no a los empleados elegir una Pantalla diferente. También se selecciona la Página predeterminada. En los siguientes apartados se explica en detalle el funcionamiento de las Pantallas de Inicio y las Páginas. Nota. Las Pantallas de Inicio, nuevas en el modelo Helium, sustituyen a las antiguas Botoneras añadiendo mucha más flexibilidad y potencia. El Panel 1 es el predeterminado de Helium y el Panel _v4.2-compatible se corresponde con la botonera tradicional de AuraPortal, anterior a Helium. Autenticación Multi-Factor predeterminada. Por defecto No. Si se marca Sí, cuando el empleado introduzca las credenciales para entrar en AuraPortal (usuario y contraseña), adicionalmente tendrá que introducir un código que recibirá en ese momento en su dispositivo móvil a través de la App Instant Workflow y/o , según se haya configurado en la opción siguiente. La imagen siguiente muestra la página de introducción del código. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 106 de 230

107 Envío de Código. Para indicar cómo se desea que se reciba el código. Solo será válido durante 120 segundos. Nota. Para evitar intentos de desbloqueo de Multi-Factor con programas externos, no se puede realizar más de un intento cada dos segundos. De esta manera, en los 120 segundos que dura un código, solo se pueden hacer 60 intentos. Importante!. Téngase en cuenta que, si en la configuración general del portal de empleados se indica que todos los empleados deben autenticarse con Multi-Factor, pueden tener problemas de inicio de sesión si no disponen de un correcto en la configuración de su ficha o de la App Instant Workflow instalada en su dispositivo móvil. Por eso, a menos que se desee forzar la autenticación Multi-Factor, la opción recomendada sería que no sea obligatoria para todos los empleados (Autenticación Multi-Factor predeterminada = No) y que cada empleado se la pueda configurar (Configurable por el empleado = Sí). En la ficha de datos Privados de cada empleado, habrá una lista con los dispositivos desde donde se ha registrado la App Instant Workflow, con las siguientes consideraciones: - La primera registrada estará marcada para recibir el código de autenticación. - Para que otro dispositivo pueda recibir dicho código, hay que marcarlo. IMÁGENES ADMINISTRADOR DELEGADO Página 107 de 230

108 En esta sección se selecciona la Imagen que aparecerá como icono en aquellas opciones que necesiten mostrar una ventana de búsqueda o de configuración, como en Prefijos y campos de Selección Múltiple. Mostrar en Formularios tiene 2 opciones: Sí. Si se marca esta opción, en ejecución aparecerá el icono y se podrá entrar tanto pulsando sobre él como sobre el nombre del campo. Este es el caso de campos del formulario en los que aparece un Icono para efectuar una acción, por ejemplo, icono buscador de Prefijo y Selección Múltiple, o la de editar Texto Rico y Multimedia. No. Si se marca esta opción, en ejecución no aparecerá el icono y para entrar en la opción se tendrá que pulsar directamente sobre el nombre del campo. Visor Diagrama permite elegir una imagen personalizada para la ventana del Visor del Diagrama, cuando se accede a la configuración de una Clase de Proceso o al rastreo de un Proceso. Pulsando el icono elimina la imagen seleccionada y pulsando el icono se recupera la imagen predeterminada. se IDIOMA Desde el panel Idioma se determina el Idioma por defecto en el que se ven los literales de la aplicación, seleccionando uno entre los que vienen predeterminados. Además, si se marca la casilla Sí del campo Configurable por el Empleado, cada usuario, desde los Datos Privados de su ficha de Empleado podrá personalizárselo, seleccionando un idioma. CONFIGURACIÓN REGIONAL Desde el panel Configuración Regional se determina si la instalación en general usará la Coma o el Punto como Separador Decimal por defecto. Así mismo, si se marca Sí en Configurable por el Empleado, los empleados podrán configurar el Separador desde los Datos Privados de su ficha de usuario. El resultado se aplicará a todos los formularios de Procesos, Familias Propias y Roles Personales. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 108 de 230

109 Formato de Fechas permite configurar el modo en el que se mostrarán las fechas en los campos correspondientes. Las opciones son: ISO 8601, aaaa-mm-dd Según Idioma Empleado. En este caso se muestra el formato establecido internacionalmente para cada idioma. El formato de Fechas elegido se aplica a todos los formularios, tanto los dinámicos como los de Familia de Sistema (Grids y Filtros) y no es configurable por el empleado. OPACIDAD DEL VELO Este panel incluye los siguientes campos: Opacidad. Permite configurar el grado de opacidad que se desea para el velo que aparece en algunas opciones de AuraPortal para evitar pulsaciones del usuario mientras se realiza una consulta. Velo configurable por el empleado. Si se marca Sí, el empleado puede configurar esta opción desde los Datos Privados de su Ficha de Empleado. PIN En este panel se determina la longitud mínima del PIN que se exigirá al empleado cuando vaya a firmar con la Firma Digital de AuraPortal. El PIN se introduce desde los Datos Privados de la Ficha del Empleado, junto con el resto de los datos de la Firma Digital. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 109 de 230

110 Los datos parametrizables son los siguientes: Ficha Datos Privados requiere PIN. Si se marca Sí, los usuarios empleados en AuraPortal tendrán que introducir su PIN para acceder a su Ficha de Datos Privados. En caso de no tener el PIN configurado o no recordarlo, el empleado podrá pulsar la opción He olvidado mi PIN, en cuyo caso se le abrirá la ventana de autenticación Multi-Factor para que introduzca el código que recibirá en ese momento en la App Instant Workflow o en su . Longitud mínima del PIN. Número entre 0 y 16 cifras. Si se indica 0, no se obligará a disponer de PIN. Nº Intentos máximo. Es el número de errores máximo permito en la introducción del PIN, antes de que se bloquee. Se aplica tanto para la entrada a la ficha de datos Privados como para la firma garantizada. Tiempo de bloqueo. Es el tiempo que el sistema de PIN permanecerá bloqueado hasta que se pueda utilizar de nuevo. PIN requiere login. Si se marca Sí, además del PIN, el usuario tendrá que introducir su login Portal Empleados. Pantallas de Inicio Esta opción permite diseñar las Pantallas de Inicio que utilizarán los empleados para acceder a las distintas opciones de AuraPortal. La Pantalla de Inicio de AuraPortal Helium puede tener, por ejemplo, el aspecto siguiente. Más adelante se detalla la configuración de las Pantallas de Inicio. Por ejemplo, la de la imagen anterior incluye en la parte izquierda un Marco Vertical (3) (encuadrado en verde), en el que puede verse el Logo de AuraPortal, el nombre del usuario que inició la sesión (AP1) y un conjunto de botones. Encuadrado en rojo se ve un Marco Central (2), que aloja la Página (en este ejemplo la predeterminada para Helium). Finalmente, el cuadro azul encuadra la Pantalla de Inicio (1) en conjunto. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 110 de 230

111 Nota. La Barra de Herramientas, señalada con una mano-puntero, es configurable, y puede aparecer o no en las distintas páginas. La página de configuración o creación de Pantallas de Inicio tiene el siguiente aspecto: El grid PANTALLAS DE INICIO (1) muestra las Pantallas disponibles. En el momento de publicar este documento, AuraPortal incorpora las pantallas: _v4.2-compatible. Se trata del sistema existente en versiones anteriores de AuraPortal que se mantiene por motivos de compatibilidad. Helium-1 Marine. Incorporado en AuraPortal desde el Extension Pack de Es el que se usa en el ejemplo de esta documentación. Panel 1. Diseño realizado con este nuevo sistema y que se incluye como predeterminado en el Modelo Helium, con una distribución más moderna y totalmente adaptable a cualquier necesidad. Marcando la casilla de la columna P (Principal) de una Pantalla de Inicio (en la imagen superior el Panel 1) se la considera la Principal, y será la que se aplique a aquellos empleados que no estén asignados a ninguna otra Pantalla. Nota. Esta Pantalla de Inicio Principal es la Pantalla de Inicio predeterminada de la ENTRADA PORTAL, definida anteriormente. Pulsando el botón Crear (2) de la barra de acciones se accede a la ventana de configuración de la nueva Pantalla. Después de poner el Nombre y pulsar Guardar, aparece el conjunto de pestañas que permiten su configuración, tal como aparece en la imagen inferior. Pulsando el botón Alta Similar (3) se puede crear una nueva Pantalla partiendo de otra ya existente. El filtro Empleado Asignado (4) permite saber la Pantalla de Inicio que tiene asignada un empleado. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 111 de 230

112 PESTAÑA GENERAL Nota. La pestaña que esté marcada en la casilla de verificación, en la imagen anterior la General, es la que se abrirá la próxima vez que se acceda al Panel. Muestra los siguientes campos: Empleados Asignados (1). Esta opción abre la siguiente ventana: para asignar empleados a la Pantalla de Inicio que se está configurando. Un empleado solo puede estar asignado a una Pantalla de Inicio. URL de acceso (2). Para acceder directamente desde cualquier página Web. Acceso (3). Para definir el modo de acceso a la Pantalla de Inicio. Todos los Empleados (a través de la URL). Si esta opción está marcada, todos los empleados podrán acceder a la Pantalla a través de su URL, independientemente de que ésta sea la Pantalla a la que están asignados para que se les muestre automáticamente al entrar en AuraPortal. Solo a los Empleados Asignados. Si esta opción está marcada, solo los empleados asignados podrán acceder a esta Pantalla. PESTAÑA MARCO VERTICAL PESTAÑA MARCO HORIZONTAL Se utiliza el mismo sistema de diseño que las Páginas, cuyos detalles pueden verse en el siguiente capítulo, con Secciones, Espacios de Publicación y Contenidos. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 112 de 230

113 En el ejemplo siguiente se puede ver el Marco Vertical de AuraPortal Helium Marine: El ejemplo tiene 4 Secciones, que incluyen, de arriba abajo, un botón Logo AuraPortal con un link a la propia Pantalla de Inicio, el Nombre del Empleado, con acceso a su Ficha, y una botonera con acceso a las opciones predeterminadas de AuraPortal. La última sección está vacía y se rellena con el fondo utilizado en la opción Estilo. El resultado se ve en la siguiente imagen. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 113 de 230

114 Se puede marcar No en el Radio-button Visible (1) si se desea ocultar el marco, por ejemplo, mientras se termina el diseño. Al pulsar el icono buscador Estilo (2), en cualquiera de los dos marcos, aparece una ventana similar a la de la siguiente imagen: Donde se puede configurar el estilo del Marco: Fondo o Imagen, y Posición del Marco (Izquierda, Centro o Derecha). En el ejemplo que tratamos, se ha marcado un Color de Fondo. PESTAÑA MARCO CENTRAL Al entrar en esta pestaña se muestra el siguiente mensaje: donde se explica que el marco Central muestra, en ejecución, la Página que corresponda a cada empleado, según el orden de aplicación indicado. En la esquina superior izquierda se ve el campo Visible, con las opciones Sí / No. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 114 de 230

115 Se puede marcar No mientras se configura la página, para que no aparezca incompleta a los usuarios. Esta opción es especialmente útil para la configuración de las Páginas de Entrada de dispositivos móviles, en donde es práctico configurar únicamente el marco vertical, con los botones necesarios, sin Página de Entrada. La configuración de las Páginas se detalla más adelante. PESTAÑA VISTA EDICIÓN Permite previsualizar los contenidos de la Pantalla de Inicio antes de publicarla. Por ejemplo, puede tener este aspecto. En este ejemplo solo hay marco Vertical. En el marco Central se mostrará la Página que corresponda Portal Empleados: Páginas Las Páginas se muestran en el Marco Central de la Pantalla de Inicio, que es la pantalla a la que se accede al entrar en el Portal de Empleados. Al comenzar a trabajar, la aplicación ya lleva por defecto una Pantalla de Inicio, con su Página predeterminada, que puede ser modificada por el usuario para adaptarla a sus necesidades si lo autoriza el Administrador. La Pantalla predeterminada de AuraPortal Helium está marcada con el número (2) en la siguiente imagen. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 115 de 230

116 La Página (2) es la página de trabajo de los empleados de AuraPortal. Se puede hacer que todos los empleados usen la misma Página, marcando Configurable por el Empleado = No en la sección ENTRADA PORTAL de Estructura FAMILIAS Empleados Portal General. Ver la siguiente imagen. También se puede configurar una Página para cada grupo de empleados o, si se marca Sí en el campo Configurable por el Empleado, un empleado puede elegir una de las Páginas ya definidas o puede crear su propia Página, lo que podrá hacer desde la opción Mi Página de la Barra de Acciones situada en la Pantalla de Inicio de AuraPortal, debajo del Marco Horizontal o desde sus Datos Privados. Dependiendo de cómo se haya configurado, la Página que se muestra en el Marco Central de la Pantalla de Inicio es una u otra, según el criterio de orden que sigue: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 116 de 230

117 - Si la Página no es configurable por el empleado, se muestra la Página predeterminada seleccionada en Empleados Portal General ENTRADA PORTAL. - Si la Página es configurable por el empleado, y el empleado se la ha personalizado, se muestra la Página que el empleado haya seleccionado en sus Datos Privados. Puede ser una Página ya creada de las que hay disponibles o puede ser la opción Mi Página, mediante la cual el empleado puede crearse su propia Página. - Si el empleado no se ha personalizado la Página, muestra la Página a la que el empleado ha sido asignado expresamente. - Si el empleado tampoco ha sido asignado expresamente a una Página, muestra la Página predeterminada en Empleados Portal General ENTRADA PORTAL. Nota. El botón Mi Página solo aparece si el empleado elige y configura Mi página en Datos Privados, como se ve en la imagen siguiente. El icono buscador que aparece al lado del desplegable da paso a la configuración de Mi Página. Para crear o editar Páginas, acceder a Estructura FAMILIAS Empleados Portal - Páginas ADMINISTRADOR DELEGADO Página 117 de 230

118 Al pulsar sobre Páginas aparece una ventana como la de la imagen inferior. El filtro Empleado Asignado (3) permite seleccionar un empleado. Al pulsar Proceder, el grid mostrará la Página asociada al empleado seleccionado. Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Además de Salir y Permisos, la barra de acciones tiene otras opciones, explicadas ahora. CREAR (1) Para crear una Página nueva pulse el botón Crear (1), y se abrirá una ventana como la siguiente: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 118 de 230

119 Después de escribir Nombre y Descripción, y pulsar Guardar, aparece la ventana de configuración, con cinco pestañas: General (1), Vista Árbol (2), Vista Esquema (3), Vista Edición (4) y Edición Conjunta (5). Ver la imagen inferior. (1) General. Contiene los parámetros generales de configuración. (2) Vista Árbol. Muestra todos los detalles de la configuración de la Página en formato árbol con acceso a su configuración. (3) Vista Esquema. Presenta un esquema de la distribución de los Espacios de Publicación con acceso directo a la edición de los mismos. (4) Vista Edición. Muestra la página tal como se ve en ejecución, pero al pulsar sobre cualquier zona se abre la edición del Espacio de Publicación correspondiente, facilitando el mantenimiento. (5) Edición Conjunta. Muestra la configuración de todos los Espacios de Publicación para poder verlos y modificarlos conjuntamente. Cada pestaña tiene un marcador. La pestaña que esté marcada, en la imagen superior Vista Esquema, será la que se abra la siguiente vez que se acceda a la configuración de esta página. Además de los botones generales, la botonera incluye varias opciones que se explican a continuación. El botón Vista abre un submenú con 3 opciones: - Clásica - Dispositivos Móviles - Dispositivos Tablets AuraPortal permite configuraciones de Página diferentes para adaptarse a los distintos dispositivos. En la imagen superior se está configurando la Vista Clásica, la que se muestra si se accede desde un ordenador. Si se configuran las otras vistas, estas se mostrarán cuando se acceda desde una Tablet o un Smartphone. El botón Actualizar Árbol actualiza el árbol que se muestra en la pestaña correspondiente, que se explica en breve, para mostrar los cambios y las configuraciones realizadas. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 119 de 230

120 El botón Ir a la Página muestra una vista previa de la página que permite ver el resultado de lo que se está configurando. PESTAÑA GENERAL Muestra los siguientes datos: Empleados Asignados (1). Permite añadir los empleados que podrán ver esta Página, la cual se verá desde el marco central de su Pantalla de Inicio. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 120 de 230

121 Nota. Si un empleado personalizó su Página y es la que ha seleccionado en sus Datos Privados, se verá esa, aunque haya sido asignado a otra. URL de acceso (2). Pulsando el icono se puede ver la URL de la página, por ejemplo: Mostrar Barra de Acciones (3). Marcando No, no aparece la Barra de Acciones en la Página del Empleado. La opción predeterminada es Sí. Acceso (4). Para definir el modo de acceder a la Página. Todos los Empleados (a través de la URL). Si esta opción está marcada, todos los empleados podrán acceder a la Página a través de su URL, independientemente de que ésta sea la Página a la que están asignados para que se les muestre automáticamente al entrar en AuraPortal. Solo a los Empleados Asignados. Si esta opción está marcada, solo los empleados asignados podrán acceder a esta Página. Panel ESTILO GENERAL DE LA PÁGINA (5). Como se ve en una imagen anterior, esta sección acoge los campos que permiten configurar el estilo general de la página, así como la posición de la ventana. PESTAÑA VISTA ÁRBOL Muestra todos los detalles de la configuración de la Página en formato árbol, siguiendo la estructura: Sección - Espacio de Publicación - Contenido. Según el tipo de contenido, aparecen los detalles correspondientes. Ver la siguiente imagen. Al situar el ratón sobre una rama, por ejemplo 1.1 Espacio 1, un Tooltip indica que se trata de un Espacio de Publicación. Si se pulsa sobre esa línea se accede a la ventana de configuración correspondiente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 121 de 230

122 En el ejemplo de la imagen anterior se trata del Espacio de Publicación Espacio 1. De igual forma se accede a la ventana de configuración del Contenido, que será diferente según se trate de una Página del Portal de Empleados o de una Página de la Gestión de Contenidos - Comercio Online. En la imagen siguiente aparece un ejemplo del árbol de una Página donde aparecen los distintos contenidos de esta. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 122 de 230

123 PESTAÑA VISTA ESQUEMA Recién creada la página, la pestaña tiene el siguiente aspecto. Se ha creado una primera Sección (Sección 1). Pulsando el icono ventana, de edición se accede a la siguiente ADMINISTRADOR DELEGADO Página 123 de 230

124 en la que se puede Modificar la Sección o Crear una Nueva (Encima o Debajo de ella) y configurar el borde exterior de la misma. También se puede Importar Configuración de otra Sección. Si se marca Crear Nueva Sección, aparece un rectángulo azul oscuro con el título Nueva Sección enmarcando las opciones de configuración para evitar modificaciones accidentales no deseadas. Sea nueva o no, las posibilidades de configuración de la sección son las mismas y se explican seguidamente. Ancho Sección, con dos posibilidades: Automático según resolución. En este caso, el ancho de la Sección se ajustará automáticamente a la resolución de pantalla del visitante. Nota. Si se selecciona esta opción, el Color/Imagen configurado en Fondo Navegador del ESTILO GENERAL DE LA PÁGINA (Pestaña General) queda oculto por lo configurado en la opción Fondo Sección, descrita más abajo. Según Espacios de Publicación. El ancho de la Sección variará en función del ancho total de los Espacios de Publicación incluidos en ella. Borde Exterior de la Sección. Para definir los bordes externos, indicando Ancho, Color y Posición de los mismos. Fondo Sección. Permite asociar un Color o una Imagen como Fondo de la Sección. Este fondo se ajustará automáticamente a la resolución de pantalla del visitante si se marcó la opción Ancho Sección Automático según resolución. Si se selecciona una imagen tipo patrón, se puede hacer que se repita (Horizontal/Vertical) para optimizar la visualización de la página. También se puede configurar en píxeles la Posición (Horizontal/Vertical) en la que se desea que aparezca la imagen elegida en caso de que sea única, es decir, que no se repita. No hay límite en cuanto al número de Secciones que puede albergar una Página. Ver la imagen inferior puede verse la página de configuración del Espacio de Publicación (1), a la que se accede pulsando sobre cualquier punto del rectángulo de la Sección, enmarcado en azul. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 124 de 230

125 El botón Importar Configuración (2) de la barra de acciones copia la configuración de un espacio ya creado, aplicándosela al espacio que se está configurando. La opción Modificar Este Espacio aparece marcada por defecto. Los datos que pueden configurarse se explican a continuación: ALTO - ANCHO (3). El Alto se puede configurar Según Contenido, el espacio crecerá según lo haga el contenido o a Indicar, tendrá un alto fijo. Nombre y Descripción (4). Indicar el Nombre del espacio y una Descripción (opcional). Fondo (5). Definir el Color o Imagen del fondo. Bordes (6). Elegir el Ancho y la Posición (en píxeles) de los bordes y su Color. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 125 de 230

126 Posición del Contenido (7). Indicar la posición del contenido en la página (en píxeles). Barras Desplazamiento (8). Para definir si el espacio va a tener barras de desplazamiento o no. Contenido (9). Aquí se elige el tipo de contenido que se va a publicar en este espacio y su configuración. Los posibles Contenidos de un Espació de Publicación son: Botonera Comunicados- Conjunto- Consulta Pública Datos Empleado Editor HTML Enlaces Formulario Página Portal Empleados- Página Web Externa Plugin Tareas Nota. Un Plugin incluye una serie de componentes de software (normalmente de terceros) que añaden un servicio o característica específica, particularizando la funcionalidad de una aplicación. Ejemplos comunes son los Plugins de Adobe Flash Player y Microsoft Silverlight. La mayoría de los posibles tipos de contenido se explican en el apartado Portal Empleados - Contenidos de este documento. Los que no se explican en dicho apartado son los siguientes: Comunicados. En esta opción se selecciona una de las Zonas de Publicación creadas en AuraPortal, por ejemplo, la _EM_FrontPage_A, que es una de las que se proporciona por defecto. El empleado verá, en este Espacio de Publicación los Comunicados publicados en dicha zona. Conjunto. Se puede seleccionar uno de los Conjuntos definidos con diversos Contenidos agrupados en Pestañas. Página Portal Empleados. Aquí se puede elegir una de las Páginas del Portal de empleados ya configurada. Al marcar la opción Crear Nuevo Espacio aparece un marco azul, Nuevo Espacio de Publicación, alrededor de las opciones de configuración, para resaltar que se está configurando el nuevo espacio. Ver un ejemplo en la imagen siguiente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 126 de 230

127 Las opciones ya han sido explicadas, a excepción del panel POSICIÓN, que marca el lugar que ocupará el nuevo espacio en relación con el actual. PESTAÑA VISTA EDICIÓN Muestra la página tal como se ve en ejecución. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 127 de 230

128 pero al pulsar sobre cualquier zona del Espacio de Publicación (1) se muestra información sobre el mismo y se permite su edición (2). Nota. Las ventanas para configurar el Espacio de Publicación o crear uno nuevo son idénticas a las explicadas en la Pestaña Vista Esquema, anteriormente en este documento. PESTAÑA EDICIÓN CONJUNTA Muestra la configuración de todos los Espacios de Publicación al mismo tiempo, lo que permite, al ver el conjunto, realizar algún ajuste en caso necesario. En la imagen inferior aparece un ejemplo con 3 Espacios de Publicación (Sección 1, 2 y 3). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 128 de 230

129 ALTA SIMILAR (2) Permite copiar una Página ya diseñada para crear una similar, sin tener que empezar de nuevo Portal Empleados. Contenidos En esta opción se pueden crear Contenidos o Conjuntos de Contenidos que luego pueden ser reutilizados desde la configuración de distintas Páginas. Los posibles contenidos son los siguientes: Botoneras. Se puede diseñar todo tipo de botoneras con la funcionalidad de Multidioma. Se pueden consultar los detalles sobre creación de Botoneras en la documentación sobre Gestión de Contenidos, no obstante, los detalles que caracterizan las botoneras del Portal de Empleados se comentan seguidamente. La opción URL en un botón tiene aquí dos opciones: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 129 de 230

130 Indicar. En este caso, además de la URL a la que se desea acceder al pulsar el botón, se puede configurar si Enviar Credenciales y Encriptar Credenciales. De esta manera, desde los botones del portal de empleados se pueden integrar aplicaciones externas transmitiendo las credenciales del usuario. Opción de AuraPortal. Un desplegable permite elegir la opción de AuraPortal a la que se desea acceder al pulsar el botón: Áreas, Cuentas, Estructura, Pantalla de Inicio, etc Las opciones Vista Clásica, Vista Dispositivos Móviles y Vista Dispositivos Tablets fuerzan a que se vea AuraPortal con la alternativa elegida. Por ejemplo, pulsar un botón configurado ADMINISTRADOR DELEGADO Página 130 de 230

131 con Vista Dispositivos Móviles, muestra AuraPortal como se vería desde un dispositivo móvil, aunque se haya pulsado desde un ordenador. Tanto los Formularios como las Pantallas de Inicio o el grid de Tareas se pueden configurar para que se vean desde Dispositivos Móviles, como se explica en el apartado correspondiente. Consultas Públicas. Aunque está especialmente pensada para las Consultas Personalizadas, se puede elegir cualquier tipo de Consulta Pública, excepto las de Excel. Datos Empleado. Este contenido muestra el Nombre, la Imagen o Ambos del empleado que inicia la sesión. Se puede configurar el Estilo y también si incluirá un Enlace a la Ficha del Empleado o a sus Datos Privados. Permite Alta Similar de Nombres de Empleado ya creados. Editor HTML. Permite añadir contenido HTML utilizando el Editor de Texto Rico disponible. Incluye Alta Similar de contenidos HTML ya creados. Enlaces. Permite agrupar enlaces. También pueden incluir Enlaces Predefinidos. Formularios. Para crear formularios. Se pueden consultar más detalles en la documentación sobre Formularios Dinámicos. Páginas Web Externas. Para añadir URLs externas como contenido. Plugins. Para añadir Plugins. Tareas. Incluye las tareas Libres, de Proceso o ambas del usuario. En los Conjuntos se pueden crear combinaciones de Contenidos, agrupados en Pestañas Portal Empleados: Enlaces Predefinidos En esta opción se pueden crear Enlaces, organizados en Carpetas, que luego podrán utilizarse para crear Contenidos Predefinidos de tipo Enlace. Estos contenidos se podrán utilizar posteriormente en distintas Páginas. Las carpetas que se crean desde esta opción son siempre de color rojo, y su contenido no se puede modificar desde ningún otro sitio. La carpeta _General se incluye de forma predeterminada. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 131 de 230

132 En la imagen anterior se puede ver la ventana de configuración, con la carpeta General (1), el botón Agregar Enlace, para incluir links en las distintas carpetas (2) y el botón Carpetas (3) para añadir nuevas. Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Barra de Acciones de la Pantalla de Inicio Contiene los siguientes botones: Favoritos. Para que el usuario pueda guardar los enlaces a los destinos (de AuraPortal o externos) que más utiliza. Es posible abrir la URL de Enlaces Favoritos de empleados sin parámetros. De esta forma, la URL puede ser ubicada en una página común del portal para que cada empleado vea y administre sus propios enlaces. La URL es:...domain/home/links_tree.aspx Mi Ficha. Desde aquí el usuario puede acceder directamente a su ficha de Empleado. Mi Página. Este botón aparece solo cuando el usuario está autorizado y ha elegido definir su propia página. Desde aquí podrá acceder directamente a editar su Página. También tiene acceso a la edición de la Página desde sus Datos Privados. No aparece en este ejemplo. Mi Planning. Desde aquí el usuario puede ver gráficamente todas sus tareas (libres, procesos, integradas o líneas dentro de Grupos de Campos) que tienen fechas previstas (original y/o presente). Para una explicación más detallada ver la documentación sobre Planning. Usuarios en Sesión. Para poder ver en cada momento cuántos usuarios están conectados a AuraPortal y su naturaleza. Salida Registrada. Para cerrar AuraPortal registrando la fecha, la hora y los posibles comentarios del usuario. Nota. Esta opción cierra la sesión de AuraPortal de todos los navegadores abiertos. Utilidades. Este botón conduce a la página de descarga para AP-Utilities para Office en la versión de 32 bits. Nota. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 132 de 230

133 Si la opción 'Mostrar Barra de Acciones' está marcada como No en la pestaña General de la configuración de la Página, este botón no aparece. En ese caso, se puede acceder directamente a la descarga con el enlace: donde 'MiAuraPortal' ha de sustituirse por la URL de cada instalación. Versión. Pulsando este botón, aparece un cajetín que informa de la versión de AuraPortal y su código, la fecha de publicación y la fecha de publicación de su Extension Pack Empleados: Árbol y Empleados Crear un empleado significa darlo de alta en la empresa. Al hacerlo se genera una ficha del nuevo empleado con sus datos en los siguientes niveles: DATOS PERSONALES Y DE SU CARGO. Son los datos básicos del nuevo empleado y se explican a continuación. Estos datos los puede introducir cualquier empleado que tenga permiso de edición de las Fichas de Empleado y son visibles para todos los usuarios de AuraPortal. DATOS PRIVADOS. Estos datos tienen naturaleza privada y lo habitual es que los introduzca y mantenga el propio usuario en su ficha de empleado. Hay otros usuarios que tienen permisos expresos, como Adminportal, que puede editar cualquier dato y los Administradores Delegados, los empleados con Permisos por Clases y el Supervisor del empleado, que pueden editar todos los datos excepto la Imagen y el PIN. Datos Confidenciales. Estos datos, que pueden referirse a sueldo, evaluaciones, promociones previstas y otra información de carácter confidencial conviene que sea inaccesible para todos, incluido el propio empleado, excepto para el responsable de Recursos Humanos. Para este fin, AuraPortal cuenta con la posibilidad de usar Bibliotecas, de SharePoint o de Diccionario, de acceso restringido y situarlas y configurarlas para que estén accesibles dónde y para quién se estime oportuno. La mecánica sobre Bibliotecas se explica con todo detalle en la documentación sobre Gestión Documental, principalmente en el Tomo 1 Bibliotecas. Para crear un empleado, desde el panel de FAMILIAS pulsar la opción Empleados: Árbol y Empleados. Aparecerá la ventana VAC de la familia Empleados con los paneles vacíos. Véase la siguiente imagen: Botón Permisos. En esta opción, el botón Permisos tiene una funcionalidad algo distinta, por lo que se explica más detalladamente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 133 de 230

134 Adminportal, igual que en otras opciones de Permisos, puede gestionar los accesos a las distintas Ramas del Árbol. Pulsando el botón, se abrirá una ventana similar a la siguiente: Numeración Rama. Muestra el número de las ramas como niveles de una cifra (0, 1, 2...). Cargo. Muestra el Cargo asociado a cada nivel. Grupo de Empleados. Muestra los Grupos de Empleados con permiso en cada nivel. Icono Candado. Al pulsarlo, aparece el buscador de Grupos de Empleados, permitiendo asociar uno o más grupos a cada nivel. Cuando un Administrador Delegado vea el Árbol, solo aparecerán las ramas en las que él (el grupo al que él pertenece) tiene permiso y con su numeración original. Por ejemplo, si un Administrador Delegado no tiene permisos en los niveles 1 y 2, el árbol que visualice empezará por el nivel 3. Hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones: El permiso aplicado al nivel 0 incluye permiso en todos los demás niveles de una cifra. Si no se tiene permiso en el nivel 0, no se pueden crear niveles de una cifra. Si un Nivel no tiene ningún grupo asociado, la gestión de dicho nivel no está restringida, es decir, todos los Administradores Delegados tienen permiso. El permiso se aplica al nivel de una cifra y se extiende a sus niveles inferiores. Solo se pueden crear niveles a partir del nivel en el que se tiene permiso. No se pueden mover cargos a un nivel en el que no se tiene permiso. Volviendo a la VAC de Empleados, esta ventana incluye 3 acciones posibles: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 134 de 230

135 Crear / Editar Empleados (1) Editar Árbol (2) Crear / Editar Grupos de Empleados (3) La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases y la Ubicación de éstas en el árbol se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas en otra parte de este documento. Este árbol es un poco diferente al resto de árboles de clases. No existe la pestaña de Ubicar Empleado. Esto se debe a que el árbol de empleados ha de tener en cada nivel un solo empleado. A diferencia de los árboles de las demás familias que permiten que puedan alojarse varias clases en cada rama, en el caso del árbol de empleados el equivalente de la clase es el empleado y cada empleado debe tener una numeración única y distintiva que identifica su cargo, por tanto, ha de ocupar un nivel para él solo. Una excepción importante a esta restricción es el caso de un empleado que tiene un asistente. Se llama asistente a otro empleado que puede realizar funciones de sustitución del empleado principal. Estas sustituciones las facilita el propio sistema si se ha previsto así al definir los procesos, y de ahí la importancia de que el asistente figure en el árbol de empleados, pero en el mismo nivel que aquel a quien debe sustituir. Por ejemplo, si en un departamento hay un Supervisor con el nivel Departamento I+D de nombre Juan Alonso y tiene como asistente a Josefa Sancho y como subordinados a Nadia Verbena, Fabián Tolo y Pepa Gómez, cada subordinado ocupa un nivel en el árbol, mientras que el asistente comparte nivel con su jefe. El árbol podría ser: Departmento I+D (Juan Alonso, Josefa Sancho) Subordinado (Nadia Verbena) Subordinado (Fabián Tolo) Subordinado (Pepa Gómez) Esta obligada estructuración no es molesta y sin embargo reporta enormes beneficios pues todos los empleados tienen una identificación inequívoca en el árbol, lo que resulta muy útil para establecer procedimientos automáticos, por ejemplo, en las OPAS que automatizan la Gestión por Procesos de Negocio (BPM) que permite AuraPortal. Además, el sistema se ocupa de recomponer automáticamente la estructuración del árbol cuando se efectúan nuevas contrataciones, despidos o cambios de cargo. Botón Regenerar Permisos. Al pulsar este botón se revisan y actualizan los permisos de todos los empleados, según los Grupos de Empleados a los que pertenezcan y la posición que ocupan en el Árbol de Empleados. Esta acción se realiza de forma automática cada vez que se producen cambios en alguna de las dos opciones descritas Pestaña Crear / Editar Empleados Para editar (modificar) la ficha de un empleado ya dado de alta se actúa de la siguiente forma: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 135 de 230

136 Se introduce todo o parte de su Nombre (opcional) y se pulsa el botón Proceder (1). En el grid inferior aparece la lista de los empleados y, al pulsar sobre un nombre (2), se entra en la ficha del empleado con sus datos expuestos para su posible edición. Si en lugar de editar la ficha de un empleado se quiere crear (dar de alta) una nueva, pulsar sobre la opción Crear (3) en la barra de acciones. Aparece la ficha con los cajetines vacíos para rellenar los datos del nuevo empleado. En esta ventana el Administrador Delegado introduce los datos generales (no privados) del nuevo empleado. Como se ha dicho, los datos privados los puede introducir después el propio empleado entrando a su ficha desde la opción Empleados. No obstante, esta ficha privada también está accesible para los empleados con Permisos por Clases, Adminportal y el Supervisor directo del empleado. La ventana tiene el siguiente aspecto: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 136 de 230

137 (1) En los cajetines del panel DATOS EMPLEADO se introducen los datos que están relacionados con su persona. Nombre. Es importante observar que en el momento en que se entra en esta ventana desde la opción Crear, el sistema crea automáticamente una ficha de empleado con el nombre _ (ID xxxx), en donde xxxx será el número de identificación que el sistema ha otorgado al nuevo empleado. Este nombre aparece en el cajetín y debe ser sustituido por el nombre real del empleado. Apellidos, Teléfono, etc. Su significado es evidente y no se detalla aquí. Estos datos se mantienen, aunque el empleado cambie de cargo en la empresa. (2) En los cajetines del panel titulado DATOS CARGO, se introducen los datos relativos al cargo que el empleado va a ostentar en la empresa. Estos datos no están relacionados con su persona física. El significado de los datos de estos cajetines es evidente y no necesita explicación. (3) En la parte derecha aparecen los cajetines cuya explicación se ofrece a continuación. Usuario AuraPortal. No todos los empleados de la empresa disponen de licencia para entrar en AuraPortal. Los que disponen de licencia exhiben un Sí en este marcador. Sin embargo, no es en la ficha del empleado en donde se puede validar o invalidar al mismo como usuario. La condición de Usuario la otorga Adminportal mediante el procedimiento explicado anteriormente en este manual. Por esa razón este marcador solo se muestra para indicar su condición de usuario o no. Licencia. Como se ha explicado anteriormente en la creación de Logins, los usuarios de AuraPortal pueden estar licenciados con licencia Nominativa o Concurrente. Aquí se muestra esta información referente al empleado. Login Windows. El login lo tiene que suministrar Adminportal, tal como se ha dicho en el punto anterior. Por tanto, aquí tampoco se puede rellenar este cajetín. Se hará posteriormente de manera automática cuando Adminportal asigne el login a este empleado por el procedimiento mencionado. Nota. Un empleado puede tener login asignado en su ficha, aunque no sea usuario de AuraPortal. Ello implica que tiene el login reservado, pero en estado inactivo y por tanto no es válido para iniciar sesión en AuraPortal. Para que el login de un empleado esté activo y permita iniciar sesión es necesario que éste sea usuario, es decir, que en su ficha esté marcado como Sí el marcador de Usuario AuraPortal. Identificación. Este campo guarda el DNI del empleado y se utiliza cuando está configurada la opción de Inicio de Sesión Certificado para DNI electrónico. (4) En el panel HERENCIA aparecen varios parámetros que, si se configuraron en Estructura para permitir que los empleados pudieran modificarlos, pueden heredarse (valor = Sí) de los valores por defecto o particularizarse (valor = No). Estos son: Estilo, Idioma, Formato de Número, Opacidad del velo, Pantalla de Inicio y Página. Nota. En la opción Estructura Empleados Portal General se explican con más detalle estas opciones. (5) En el panel PERMANENCIA aparecen los siguientes datos: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 137 de 230

138 Ausente. Si se marca Sí significa que momentáneamente el empleado no está disponible y se pone en marcha el siguiente mecanismo de Ausente / Suplente: Cuando un usuario empleado esté Ausente, sus tareas de proceso pendientes de terminar estarán visibles desde la lista de tareas de su Suplente. Asimismo, será el Suplente el que reciba los avisos por de llegada de nuevas tareas. Para que el Suplente pueda gestionarlas, tendrá que pulsar el botón Reclamar dentro de cada tarea, pasando a ser el Titular de la misma a todos los efectos. Mientras el Suplente no las reclame, ambos usuarios (Titular y Suplente) verán esas tareas en sus respectivas listas. Solo desaparecerán de la lista de tareas del Titular cuando el Suplente las Reclame. Aunque un empleado esté en estado Ausente, si inicia sesión en AuraPortal puede gestionar sus tareas normalmente, excepto aquellas que hayan sido Reclamadas por su Suplente. Activo. Si se marca No, el empleado no está disponible para ninguna acción. Fecha Alta. La fecha en la que el empleado cursa alta en la empresa. Fecha Baja. Es el caso, por ejemplo, de un empleado que ya no está en la empresa, pero cuya historia en el workflow y otras partes de AuraPortal quiere mantenerse. (6) Y, además: Código ERP. Por si se desea referenciar al empleado con el ERP corporativo. Confidencial. Significa que nadie más que el propio empleado, a excepción de Adminportal y los usuarios Autorizados (ver más abajo), podrá ver las tareas de su workflow. (7) COMENTARIOS. Este panel sirve para introducir un texto con comentarios relativos al empleado que se considere interesante constatar. Adjuntar Imagen. La imagen que aparece de entrada al crear un nuevo empleado es una silueta indeterminada. Esta imagen es la que hay que sustituir (8) por la fotografía del empleado. El procedimiento para realizarlo se explica en un apartado específico más abajo. En la barra de acciones pueden verse también las siguientes opciones. Salir. Sale directamente de la ventana sin guardar las últimas modificaciones. Guardar. Se guardan las modificaciones y se permanece en la ventana. Crear Otro. Esta opción es para facilitar la creación en serie de empleados. Una vez se ha guardado la ficha de un empleado recién creado mediante la opción Guardar, se puede crear otro empleado pulsando esta opción. Al pulsar, el sistema crea un nuevo empleado con el nombre _ (ID xxxx) para que sea cambiado por el nombre real. Los demás cajetines quedan vacíos para recibir los datos del nuevo empleado. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 138 de 230

139 Eliminar. Sirve para eliminar el empleado que figura en la ventana. Autorizar. Genera una ventana bipanel para seleccionar los usuarios que serán autorizados, no solo a ver sino también a actuar sobre el Workflow Libre del empleado como si de él mismo se tratase. Nota. La facultad muy especial de poder intervenir en las tareas libres de otros solo se da en este caso de autorizar a otros usuarios desde la ficha del empleado. Las otras autorizaciones que se dan, bien en la Estructura de las Tareas o por los Enlaces de las mismas, solo permiten a los autorizados ver las tareas, pero no actuar sobre ellas. En el caso aquí explicado el acceso es total. No obstante, hay que hacer notar que las intervenciones en las tareas que se realicen por las personas autorizadas quedan registradas como realizadas por ellas y no por el titular de la tarea. Este tipo de autorización tan amplio es de gran utilidad cuando un empleado no tiene tiempo de atender todas las tareas de su Workflow Libre y delega en otro empleado de su total confianza para que realice las funciones, generalmente rutinarias, que él no puede hacer. La ventana tiene el aspecto siguiente. El grid (1) muestra los nombres de los empleados autorizados en la ficha. Pulsar Agregar Cargo (2) para incluir otros autorizados. El icono Desenlazar (3) desautoriza al empleado concreto y el botón Desautorizar Todos (4) elimina todos los usuarios del grid. Como se ha dicho más arriba la entrada de Adjuntar Imagen requiere explicaciones detalladas y se exponen a continuación Adjuntar Imagen La fotografía del empleado a ser adjuntada en su ficha debe tener el tamaño máximo de 150 píxeles (ancho) y 200 píxeles (alto), y no puede tener un peso superior a 10 Kb. Puede estar inicialmente almacenada en cualquier parte de la red o en el disco local del Administrador Delegado. Para localizar la fotografía y adjuntarla a la ficha del empleado, en la ventana de dicha ficha, (se ha mostrado más arriba), pulsar sobre el icono buscador de la opción Adjuntar Imagen y aparece la siguiente ventana. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 139 de 230

140 Ahora pulsar el botón Seleccionar archivo (1) que permite explorar en las diversas carpetas disponibles, tanto de los servidores como del disco local. Cuando se ha localizado el fichero con la fotografía, pulsar sobre él. La dirección de búsqueda aparece en el cajetín como se muestra a continuación. Pulsar Aceptar y Guardar (2). La foto del empleado aparece en el recuadro. Si se quiere cambiar, pulsar de nuevo en Seleccionar archivo y repetir el proceso. Si la foto es correcta pulsar Salir (3) y se vuelve a la ficha del empleado, que ahora está completa: Sobre esta ventana pulsar Guardar y Salir (1). Nota. AuraPortal se encarga de agregar la nueva foto a la biblioteca de imágenes que contiene las fotos de todos los empleados. Esta biblioteca, cuyo nombre es ADMINISTRADOR DELEGADO Página 140 de 230

141 AP_EmpleadosImagenes es de uso interno del sistema y por tanto no queda ubicada en el árbol de bibliotecas Pestaña Editar Árbol Esta opción sirve para reorganizar la estructura del árbol de empleados, llamado generalmente organigrama, cuando hay cambios organizativos en la empresa. Se pueden cambiar en las ramas (niveles) tanto las definiciones como su numeración para acomodar en el árbol las nuevas situaciones (cargos) de los empleados en la empresa. Al pulsar esta pestaña de la ventana VAC se abre una ventana como la mostrada a continuación. Cada empleado se ubica dentro del árbol de empleados en una rama o nivel, único para él, con su correspondiente numeración. Excepcionalmente, puede haber dos empleados separados por un ; en la misma rama del árbol. Si es así, el segundo es el que fue denominado Asistente al crear el empleado principal. Las posibilidades de actualizar el árbol de empleados son las siguientes: 1. Editar Ramas ADMINISTRADOR DELEGADO Página 141 de 230

142 2. Eliminar Ramas 3. Crear Ramas 4. Cambiar la posición de Ramas Editar Ramas Para hacer cambios en el árbol de empleados, hay que pulsar en el panel izquierdo sobre la Rama (1) del árbol que se quiere modificar y esta aparece en el casillero de numeración del panel derecho, mostrando, además, en los cajetines inferiores, los datos referentes a esa rama. Se puede cambiar: El Cargo. Introducir el nuevo nombre (2) en el cajetín correspondiente. El Empleado. Para ello hay que seleccionarlo entre los que aparecen en el cajetín desplegable (3), que son los empleados que tiene la empresa dados de alta. Nota. Cajetines desplegables. La mayoría de los cajetines desplegables dentro de AuraPortal, facilitan la labor de localizar un elemento si se introduce en el mismo la primera letra del nombre buscado. En el cajetín aparece el primer elemento que comienza con dicha letra y al pulsar sobre el triangulito del desplegable, la lista comienza desde esa posición. El Asistente. Si lo tiene, seleccionarlo desde su cajetín desplegable. Cuando se va a mover de rama un cargo que tiene ramas subordinadas, aparece el siguiente mensaje: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 142 de 230

143 En caso de elegir Solo este cargo, se moverá a la posición elegida y en su lugar se creará un nuevo cargo vacante que soportará todas las ramas subordinadas que contenía. Si se elige También sus ramas, moverá cargo y ramas a la nueva ubicación. A continuación, pulsar Guardar (4). Los cambios en ese nivel son registrados y pueden verse pulsando la opción Ver Cambios (5) en la barra de acciones del panel del árbol. Nota. Al guardar los cambios en el Árbol se actualizan los permisos de los Empleados Eliminar Ramas Si en lugar de pulsar Guardar se pulsa Eliminar (6), la rama queda eliminada del árbol de empleados Crear Ramas Si en lugar de modificar el contenido de una rama o eliminarla se quiere añadir una nueva rama, hay que introducir su numeración en el cajetín de numeración y luego rellenar los cajetines de Nombre, Cargo, Empleado y Asistente. Después pulsar Guardar. Una vez creada la nueva Rama, la trayectoria no se vacía, sino que se mantiene en el casillero de numeración. En la ventana de creación del árbol hay un botón Crear Nuevo (7), junto con el botón Guardar, lo cual permite crear nuevas ramas de manera rápida. Hay dos posibilidades de añadir nuevas ramas: 1. En una Rama, después de crear el primer nivel y a partir de la última casilla usada, añadir el número 1 y crear un nuevo nivel. Por ejemplo, si se crea el nivel 3. Quality, en la primera casilla estará el número 3. Añadiendo el número 1 (1) en la segunda casilla, cambiando el Cargo (2), seleccionando el Empleado (3) y pulsando el botón Crear Nuevo (4), se creará el nivel 3.1. y quedará seleccionado. Si se cambia el número de la segunda casilla con el siguiente (aquí el 2) y se modifica el nombre de nuevo, pulsando el botón Crear Nuevo se creará el nivel 3.2., y así sucesivamente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 143 de 230

144 2. Otra posibilidad es no cambiar el dígito de la segunda casilla e ir pulsando el botón Crear Nuevo sucesivamente. De esta manera los nuevos niveles se irán intercalando a los anteriores. El árbol se rehace automáticamente, insertando el nuevo nivel y deslizando y renumerando las otras ramas para que su numeración sea consecutiva. Para ver los cambios efectuados pulsar en la opción Ver Cambios en la barra de acciones del panel izquierdo, que muestra el árbol Cambiar la posición de Ramas Si se quiere trasladar una rama de una a otra posición dentro del árbol, hay que seleccionarla del panel de ÁRBOL DE EMPLEADOS y cuando aparezca en el cajetín de numeración cambiarla por la nueva numeración y pulsar Guardar. El árbol de empleados se rehace totalmente y los cambios pueden verse pulsando la opción Ver Cambios en la barra de acciones del panel del árbol. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 144 de 230

145 De esta manera es muy inmediato reflejar en el organigrama los cambios en la organización derivados de movimientos de empleados, cargos o reestructuraciones de funciones. Nota. Los cambios en el árbol de empleados efectuados aquí los pasa automáticamente el sistema a las fichas de los empleados afectados, dejando las mismas actualizadas Empleados: Grupos AuraPortal permite la creación de grupos de empleados para realizar algunas acciones en las que intervienen siempre los mismos. Estos grupos se utilizarán por ejemplo para: 1. Adjudicar permisos para Crear, Editar (modificar) y/o Ver los elementos de las familias de Empleados, Tareas Libres, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. 2. Asignar Roles a varios usuarios de manera conjunta. En las Tareas de Proceso, los Grupos de Empleados se utilizan para indicar que el Asignado a un Rol puede estar compuesto de varios usuarios que son los integrantes de dicho Grupo. 3. Asignar Tareas Libres a varios usuarios de manera simultánea. Nota. Cuando se realizan cambios en los Grupos de Empleados o se crea uno nuevo, se actualizan los permisos de los Empleados. Los detalles sobre la creación y aplicación de los Grupos de Empleados pueden consultarse en la documentación sobre Roles, Perfiles y Grupos de Empleados Reglas: Árbol y Clases En esta opción se crea y modifica el Árbol de Clases para las Reglas de Negocio, así como las propias clases. Las Reglas de Negocio, en lugar de estar embebidas en los propios procedimientos operativos, se mantienen como una tribu independiente, aunque en íntimo contacto con los Procesos. Esto permite que los Procesos puedan mantenerse prácticamente sin cambios (excepto los derivados de las mejoras introducidas en su diseño) ya que la mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del entorno empresarial (mercado, políticas, estrategia, etc.), que es justamente lo que queda definido en las Reglas de Negocio. Con este enfoque, los cambios se introducen en las Reglas de Negocio y los Procesos, sin ser modificados en su estructura, quedan automáticamente adaptados a las nuevas situaciones. La información referente a este apartado se suministra en la documentación sobre Reglas de Negocio Procesos: Árbol y Clases Los Aspectos Básicos del BPMS (Business Process Management Suite) de AuraPortal están explicados de forma conjunta en la documentación sobre Modelización con mención de las etapas fundamentales de su Ciclo de Vida: Modelización, Simulación, Ejecución, Monitorización y Optimización. Aquí solo se explica la operativa con Árboles y Clases de Procesos: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 145 de 230

146 La zona de Filtros (1) incluye Nombre, Descripción, Referencia y Modo. El filtro Modo (2) permite agilizar la búsqueda de una Clase de Proceso en concreto, incluyendo los 5 marcadores siguientes: Des. Para Entorno Desarrollo. Pru. Para Entorno Pruebas. Pro. Para Entorno Producción. PrR. Para Entorno Producción Restringido. Blo. Para Bloqueado. Dsu. Para Desuso. Desde el botón Permisos (3) se puede controlar el acceso de los Administradores a las distintas Clases de Proceso. El uso de este botón está restringido a Adminportal y al pulsarlo, se abre una ventana que permite añadir Grupos de Empleados. Pulsando el icono de Edición (1), se pueden asignar permisos de Lectura o Edición (2) para todas las Clases de Proceso. Nota. Si no se tiene permiso en este nivel, ya no se puede acceder a ninguna clase de procesos. Para particularizar los permisos de acceso por Clase de Proceso se puede dejar esta opción de permisos vacía o bien asignarle un grupo que incluya todos los administradores que luego han de tener acceso a una u otra clase. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 146 de 230

147 Las Clases de Procesos se organizan y ubican en las ramas del correspondiente Árbol de Clases. Para crear las Clases de Procesos y ubicarlas en el árbol se deben seguir los siguientes pasos: En primer lugar, desde Editar Árbol (1), se podrán definir las ramas en las que se ubicarán las clases, y que permitirán acceder a ellas fácilmente. Para ello, bastará con introducir la Numeración de la Rama, darle un Nombre Rama y pulsar Guardar. Pulsar Ver Cambios para que se actualice el árbol. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 147 de 230

148 A continuación, se crearán las Clases de Procesos. Para ello, desde la pestaña Editar Clases, al pulsar el botón Crear, se abre la ventana desde la que se realiza la Modelización de la Clase. Por último, desde Ubicar Clases se Ubican las clases en el Árbol. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 148 de 230

149 Además, desde el Árbol de Clases se podrán consultar y, pulsando sobre una de las Clases, acceder a su ventana de Edición. Nota. Ver más detalles sobre la operativa de la VAC en un apartado anterior en este manual. En la Barra de Acciones de la pestaña Editar Clases, hay dos acciones alternativas a la creación de una Clase de Procesos nueva: (1) Crear Similar. Al pulsar este botón aparece un buscador de Clases de Procesos. Incluye varios filtros para localizar la Clase que se desea copiar, según el Nombre, el Estado, etc. Si la clase origen está correctamente configurada, se hará el alta similar y aparecerá el siguiente mensaje: El nombre de la nueva Clase incluirá el nuevo ID y la palabra Copy para diferenciarlo de la Clase origen. Ver la imagen inferior. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 149 de 230

150 Una vez hecha el alta similar, se pueden hacer las modificaciones que se desee. Nota. Si la Clase de Procesos origen no está completamente configurada, por ejemplo: una salida de una compuerta sin condiciones definidas, o una TP sin configurar, aparecerán mensajes indicando lo que debe completarse antes de hacer el Alta Similar. (2) Importar. Esta opción permite importar solo un diagrama a una Clase de Procesos ya creada, o bien una Clase de Proceso completa, creadas en la misma o en otra instalación de AuraPortal, desde la cual fue Exportada. Esta posibilidad está especialmente diseñada para el despliegue de Clases de Procesos en entornos distintos e independientes del original, por ejemplo, para la distribución comercial de un diseño determinado. Por este motivo, una vez realizada la importación hay que ajustarla a las necesidades y características de la instalación destino. Hay dos posibilidades, según se ve en la siguiente imagen, Importar solo el Diagrama. Para importar un diagrama se necesita la estructura de una clase de procesos ya creada, por lo tanto, a menos que lo deseado sea sustituir un diagrama de una clase de procesos por otro, el que se importa, será necesario crear una nueva Clase de Proceso sobre la cual importar el diagrama deseado. El buscador de clases de procesos está prefiltrado con las clases que se encuentran en modo Entorno Desarrollo. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 150 de 230

151 Para evitar una posible pérdida de datos, el procedimiento de importación informa con sendos mensajes, como el de la siguiente imagen, sobre esta operativa. Cuando se aceptan los mensajes de aviso, aparece un buscador de archivos, que permitirá incorporar archivos con extensión.vdx, si el diagrama de la clase destino que se va a sobrescribir se hizo con el Modeler de Visio, o.bpmn, si se hizo con Helium Modeler. Nota. Si se ha creado una clase de procesos nueva para la importación, no hace falta crear ningún diagrama. En ese caso, se aceptan archivos tanto.vdx como.bpmn. Solo se habrá importado el diagrama, que puede posteriormente modificarse o no. La Clase de Procesos se puede configurar de una forma total o parcialmente diferente a la clase original. Importar Clase de proceso completa. 1. Para importar una clase de procesos completa hay que tener en cuenta las versiones de las instalaciones origen y destino, las cuales han de coincidir. En caso contrario, se mostrará un mensaje similar al siguiente, ADMINISTRADOR DELEGADO Página 151 de 230

152 y no se permitirá la importación. 2. El fichero de importación debe tener extensión.imp.ap. Nota. Renombrarlo como tal si su extensión fuera.imp.zip. Esto puede pasar al guardar localmente el archivo.ipm.ap resultante de una exportación previa (desde la opción Exportar Clase de Proceso completa, en la ventana de configuración principal de la Clase de Procesos, explicada en la documentación sobre Procesos-Introducción). Si las versiones son compatibles y el fichero tiene la extensión correcta, al seleccionarlo, aparecerá una ventana similar a la siguiente. Pueden aparecer más o menos campos dependiendo de la configuración de la clase origen. Todos los campos son obligatorios, excepto el Nombre Clase de Proceso, que puede completarse al finalizar la importación. Merece especial atención el campo Términos de Diccionario. Al pulsar el icono buscador, aparecerá una ventana semejante a la de la siguiente imagen. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 152 de 230

153 En esta ventana se ha de decidir si, en caso de coincidencia, se utilizarán los campos ya existentes en la instalación destino o si se desea crear campos nuevos. Marcar la casilla deseada en cada caso y pulsar el botón Aceptar Selección. Es obligatorio entrar en este campo y Aceptar la Selección, pulsando el botón de la barra de acciones, se cambie algo o no se cambie nada. Cuando termina la importación, se muestra el siguiente mensaje: Pulsar el botón Comprobar para revisar posibles incidencias durante la importación. Nota. No hay que perder de vista que AuraPortal permite una gran flexibilidad y potencia en la configuración de sus objetos. Por este motivo, no es raro que, tras una importación completa, puedan quedar detalles por ajustar. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 153 de 230

154 La funcionalidad Exportación-Importación de Clases de Proceso tiene las siguientes limitaciones: Las instalaciones origen y destino son tratadas como totalmente independientes a todos los niveles (Diccionario de Términos, Usuarios, ). La importación solo se puede realizar una vez. No se puede volver a importar la misma Clase de Procesos una segunda vez después de realizar nuevos cambios en el diseño, porque cada importación creará una nueva Clase de Procesos. Después de la importación se requiere ajustar la Clase de Procesos a la nueva instalación, lo que puede suponer realizar de nuevo un 20-30% del diseño. Por lo tanto, no es una opción enfocada al pase periódico de nuevos diseños desde Desarrollo a Producción. El Complemento Tres Entornos Sincronizados proporciona un paso más en el control y la seguridad porque permite que los tres Entornos estén físicamente separados en tres instalaciones independientes, es decir, que los cambios de diseño y pruebas de Clases de Proceso se realicen en instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales Procesos: Entorno Desde esta opción de la Estructura se configuran utilidades complementarias de la operativa de los procesos. La ventana tiene un aspecto semejante al de esta imagen y las distintas pestañas se detallan seguidamente. Nota. En todas las pestañas hay un botón Permisos, que solo es accesible para Adminportal y permite agregar los Grupos de Empleados cuyos integrantes tendrán acceso a la opción en cuestión. Como ya se ha explicado en otra parte de este documento, cuando aparece el icono Candado, como en el caso de Ventana de Ejecución Tarea (VET), se usa para personalizar el permiso para acceder al elemento concreto, en este caso una VET. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 154 de 230

155 Ventana de Ejecución Tarea El formato de las Ventanas de Ejecución de las Tareas Personales puede ser diseñado a gusto del usuario, combinando las distribuciones, los tamaños, las posiciones relativas y los colores da cada cajetín que contiene las Instrucciones, los Formularios y los Históricos. Como se ve en la anterior imagen, al pulsar sobre esta pestaña la ventana muestra la lista de los modelos ya dados de alta. Pulsado sobre uno de ellos se accede a su ventana de Diseño para su Consulta o Modificación. Para crear un nuevo modelo al pulsar sobre el botón Crear Modelo, y, en la ventana, realizar las siguientes acciones: Marcar Formato. La Ventana de Ejecución puede contener básicamente tres espacios (a, b y c) donde se ubican las Instrucciones, los Formularios y los Históricos. Aquí se decide su posición relativa en la ventana. Para ello basta con marcar un Formato de los propuestos (1). Nota. De estos 3 elementos: Instrucciones, Formularios e Históricos, solamente los Formularios son indispensables componentes de la VET para utilizarla en Mensajes y Tareas de Proceso. Las Instrucciones se pueden incorporar utilizando la mecánica de Divisiones Disparadas y Condicionales y no siempre es necesario un Histórico. Así, muchas VET destinan todo el espacio al Formulario o al Formulario + Histórico, omitiendo el apartado de Instrucciones. Nombre. A continuación, se introduce un nombre (2) para su identificación. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 155 de 230

156 Ventana. La ventana lleva por defecto unas dimensiones (Base x Altura) y su posición en el monitor (desde el vértice Superior Izquierda), que puede ser modificado introduciendo nuevos valores (3). Contenido. Aquí (4) se selecciona el contenido (Instrucciones, Formularios, Históricos o Ninguno) de los espacios a, b y c. Dimensión. A continuación, se determina la dimensión (5) relativa que debe ocupar cada uno de los espacios. Tanto el ancho como el alto deben completar el 100% por lo que, si se marca el Formato (1) tercero como en la figura: - Entre a y b deben sumar 100. En la figura, al introducir 50% y 50%, las Instrucciones y el Formulario se reparten por igual los 800px indicados en la Base del campo Ventana (3). - Al introducir 40% en c, se está indicando que la altura del Histórico ocupará el 40% de los 600px indicados en el Alto del campo Ventana (3). De esta forma las Instrucciones aparecerán en la esquina superior izquierda de la ventana ocupando 400px de ancho por 360px de alto; el Formulario aparecerá en la esquina superior derecha de la ventana ocupando también 400px de ancho por 360px de alto y el Histórico ocupará la parte inferior de la ventana con 800px de ancho por 240px de alto. Colores. El formato de la ventana puede completarse indicando unos colores para el fondo de los tres espacios. Ampliación Ventana. Además, si se desea que la vista de cualquiera de los tres espacios pueda verse ampliada en el momento de la ejecución de Proceso, mediante los campos se determinarán las medidas y posición de las ventanas de ampliación (7). Al pulsar Guardar aparece una vista del resultado del Modelo, para su consulta y/o modificación. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 156 de 230

157 Patrones AuraPortal permite configurar Patrones de objetos BPMN para que puedan ser utilizados en diferentes Clases de Procesos. En esta Versión solo está disponible la configuración de Patrones de Eventos de Mensaje Intermedios mediante Servicios Web. Ejemplo. Un Patrón de Evento de Mensaje Intermedio mediante Servicio Web serviría en casos como el siguiente: Una entidad dispone de un comité que se reúne periódicamente para aprobar diversos tipos de temas, que pueden ser tratados en el entorno de Clases de Procesos diferentes. Además, la entidad dispondrá también de la Clase de Proceso propia del control de la Reunión (recepción de temas, confección y envío del orden del día a sus Miembros, convocatoria, confección del acta, etc.). La solución con AuraPortal a esta funcionalidad puede ser muy simple y eficaz. 1. En la ejecución del día a día de cada uno de los procesos que tratan estos temas (llamados Procesos Causales), al llegar a la fase de aprobación por parte del comité, una Tarea de Sistema de tipo Desviador desvía de forma automática los datos necesarios para la toma de decisión a una Tarea Personal del proceso de Aprobaciones del Comité (llamado Proceso Subordinado). 2. Esta tarea recibe todos los Temas organizados como un Grupo de Campos (cada línea corresponderá a un Tema) en el que el coordinador del comité marca aquellos que van a ser tratados por el Comité, los rechazados por adolecer de algún defecto y los que se dejan para la próxima reunión. A continuación, este proceso seguirá su curso, actuando según haya sido diseñado. 3. En el momento en que la información deba regresar a cada Proceso Causal (por haber sido rechazado de antemano o con la Aprobación o no del comité), otra Tarea de Sistema de tipo Desviador hará llegar a cada proceso esta información, para que siga su propio curso según haya sido diseñado. Pues bien, el objeto encargado de recibir esta información en cada Proceso Causal será un Evento de Mensaje Intermedio mediante Servicio Web de tipo Patrón ya que, de esta forma, será común a todos los procesos causales. Para configurar un Patrón de Evento de Mensaje Intermedio basta con darle un Nombre, determinar los campos del Mensaje (el campo de sistema _Lista de Referencia de Procesos es obligatorio y está incluido por defecto), ADMINISTRADOR DELEGADO Página 157 de 230

158 y publicarlo como Servicio Web Grid Mis Tareas de Proceso Esta opción permite configurar el grid Mis Tareas de Proceso de forma general, para todos los empleados. Aparecen tres pestañas: En la pestaña Vista Clásica se configura el grid que se mostrará cuando se accede normalmente a AuraPortal. En la pestaña Dispositivos Móviles se configura el grid que se mostrará cuando se accede desde un Dispositivo Móvil a AuraPortal. En la pestaña Dispositivos Tablet se configura el grid que se mostrará cuando se accede desde un Dispositivo Tablet a AuraPortal. La ventana del grid para Vista Clásica tiene el siguiente aspecto. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 158 de 230

159 Si Mostrar elementos al entrar está marcado con No, será necesario pulsar Proceder para ver las Tareas en el grid. También se puede decidir si Mostrar ventana de Avisos al iniciar sesión. Desde el botón Permisos se puede controlar el acceso de los Administradores a las distintas Clases de Proceso. El uso de este botón está restringido a Adminportal y al pulsarlo, se abre una ventana que permite añadir Grupos de Empleados. La columna Nombre Visible (1) muestra el nombre de los campos que pueden formar parte del grid. Las columnas que aparecerán en el grid serán las que tengan la casilla de la columna Visible (2) marcada. Las columnas Orden y Ancho (3) permiten dimensionar el grid y ordenar las columnas. El botón Restablecer Configuración Original (4) deshace los cambios efectuados y recupera la configuración predeterminada que proporciona AuraPortal. El botón Aplicar a todos los usuarios (5) aplica la configuración del grid a todos los empleados del Portal. Nota. El empleado puede modificar este grid de forma particular desde el botón grid de la barra de acciones de Mis Tareas de Proceso. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 159 de 230

160 Nota. El icono hace que el grid muestre solo una línea. Si el contenido excede la línea, se mostrarán y estará visible al completo en un tooltip al superponer el ratón. El icono hace que la altura sea según contenido. Las ventanas del grid para Dispositivos Móviles y Dispositivos Tablet son iguales y tienen el siguiente aspecto. Como se verá al acceder a esta pestaña, las opciones son muy similares. No todos los campos están disponibles debido al necesario ahorro de recursos y la opción Activar permite que esté o no disponible esta vista Tareas Libres: Árbol y Clases Como el resto de las familias, las Tareas Libres (Abiertas y Programadas) se crean dentro de sus Clases y estas se organizan y ubican en las ramas del correspondiente Árbol de Tareas. Para realizar estas operaciones, pulsar sobre la opción Tareas: Árbol y Clases en el panel de FAMILIAS. Al hacerlo aparece la ventana VAC correspondiente a la familia de tareas. La operativa general de la VAC ha sido explicada en el apartado correspondiente de este manual. A continuación, se explican las dos opciones particulares: Crear Clase Tareas Internas y Permisos Lectura. Nota. En este apartado se usa Tareas Libres y Tareas Internas de forma indistinta. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 160 de 230

161 Crear Clase Tareas Internas Al pasar el cursor sobre el botón de Crear Clase Tareas Internas aparece un submenú con dos botones para crear Tareas Internas de Naturaleza Abierta o de Naturaleza Programada. Para crear Tareas Internas pulsar sobre una u otra opción del submenú. La ventana de diseño es muy semejante en ambos casos. A continuación, se explica en referencia a las de Naturaleza Abierta aclarando los detalles relativos a las de Naturaleza Programada: Los datos que suministrar son: 1. Nombre. El nombre que se quiere dar a la clase de tarea. 2. Descripción. Un texto explicativo de las funciones o aplicaciones de esta clase de tarea. Para facilitar la introducción y edición del texto, si se pulsa el icono de Editar que figura al lado, aparece una ventana con más espacio para escribir. 3. Confidencial. Si se marca, al ejecutar tareas de esta clase, ya vendrán marcadas como Confidenciales, aunque, como ocurre si se marcan en ese momento, podrán desmarcarlas el Creador en Fase 1 con estado Latente, Reclamada o devuelta, así como Adminportal, en estado Reclamada. 4. Color. Elegir un color para identificar las tareas de esta clase en los gráficos del Planning, planificación por barras de Gantt. AuraPortal dispone de un Planning en forma de tabla-calendario con formato de barras de Gantt. Las tareas aparecen situadas en el calendario por líneas. Las tareas muestran distintos colores según la clase a la que pertenecen y estos colores se asignan aquí, al crear la clase de tarea. Para ello pulsar sobre el icono de color que se encuentra junto a la casilla. Aparecerá una ventana como la que sigue: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 161 de 230

162 Se puede, bien introducir el código del color o pulsar sobre una celda para elegir el color deseado. Como referencia, en la parte derecha se muestran los colores utilizados hasta el momento para las clases de tareas dadas de alta. Una vez seleccionado el color se vuelve a la ventana de crear la clase de tarea. 5. Asignación. Hay que determinar si esta clase es para tareas dependientes del cargo del usuario (Por Cargo) o de la persona (Por Persona). Las Tareas Programadas siempre son Por Cargo. 6. Fase. Aquí varía si se trata de Tareas Internas Abiertas o Programadas: Las tareas Internas Abiertas solo tienen una fase: la Fase de Creación. Al pulsar sobre ella, se abre una ventana para introducir las Instrucciones. El texto introducido aquí en el cajetín de instrucciones de la ventana de tareas aparecerá en todas las tareas que pertenezcan a esta clase. Las instrucciones indican lo que tiene que hacer el creador de la tarea o los asignados en las distintas fases (en Tareas Internas Programadas). En las Programadas, por cada una de las fases, deberá determinarse el Asignado de la tarea: - Empleado Usuario. Seleccionar el empleado asignado para esta fase. - Supervisor del Creador. - Creador. - Supervisor del Empleado enlazado de la tarea. También podrá determinarse un Suplente para que sustituya al Asignado si está Ausente o Inactivo. Nota. En el caso de que el Suplente también esté ausente, el sistema buscará como ADMINISTRADOR DELEGADO Página 162 de 230

163 Asignado al primer empleado de nivel superior o supervisor en relación al asignado titular de la fase, y si dicho empleado también estuviera ausente, buscará su supervisor, y así sucesivamente. Se podrá seleccionar un Grupo de asignados a la tarea de entre los dados de alta. De esta forma, cuando se cursa la tarea en la fase correspondiente, dicha tarea llega al workflow de todos los integrantes del grupo, como [Pendientes de Mí]. El primer asignado que Reclame la tarea se convierte en el asignado y la tarea desaparece del resto de los workflows. De hecho, el único botón disponible en la barra de acciones de la tarea es el de Reclamar. Además, cuando el asignado de una fase cuya siguiente fase está configurada con 'Asignado a Indicar', en la casilla 'Asignado' de la tarea aparecerá: 'TAREA PROGRAMADA (A INDICAR)', y el sistema obliga a indicarlo para cursar. Esto permitirá introducir manualmente un asignado de la fase siguiente decidiéndolo en ese mismo momento. También se determinará si la fase Permite Delegar. Si se marca Sí, quiere decir que en esta fase su responsable puede dirigirla (delegarla) a otro usuario para que éste se haga cargo en su lugar. 7. Enlaces. Además, desde la Barra de Acciones (barra superior), se podrán enlazar a esta clase de tarea Empleados, Documentos, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas, así como desenlazar y consultar los elementos enlazados. Nota. Los enlaces son de gran utilidad pues establecen relaciones que sirven para ampliar la información de la tarea, como es el caso de los documentos con los que se relaciona, o para establecer acumulaciones posteriores de cara a evaluar el esfuerzo, los recursos y los costes implicados en relación con el elemento enlazado, como es el caso de los proyectos, ámbitos, los ítems o las cuentas. 8. Alta Similar. También desde la Barra de Acciones (barra superior), se puede crear una clase de tarea idéntica a la que se está editando, con el mismo nombre, enlaces, etc. Lo único que no se copia son los Autorizados y las Acciones al Terminar (en los tipos de tarea en los que se utilizan estos campos). Una vez se ha creado la nueva clase de tarea mediante este procedimiento, deberá ser ubicada en el Árbol de Clases. 9. Acciones al Terminar. Su funcionalidad (solo en las Tareas Programadas) es realizar una serie de acciones automáticamente en el momento en que se termina una tarea, (con o sin Éxito). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 163 de 230

164 Al entrar en esta ventana aparece la lista de las acciones que pueden ejecutarse. Al pulsar sobre una de ellas (1), se abre su ventana de Edición para su consulta o modificación. Además, pulsando sobre Desenlazar (2) se eliminará esta Acción al Terminar. Para crear una nueva Acción al Terminar se siguen los siguientes pasos: 1. En primer lugar, pulsando sobre la pestaña correspondiente (3), se determina si la acción debe producirse si la tarea se Termina con Éxito o sin Éxito. 2. A continuación, pulsando sobre Enlazar Acciones (4), se abre la ventana de selección (5) de las acciones disponibles. Son éstas: Integrar documentos en Biblioteca Esta acción consiste en que, al terminar la tarea, el sistema podrá integrar de forma automática documentos en la Biblioteca que aquí se determine. Para ello: Aquí se selecciona la biblioteca y se determina si se debe crear automáticamente una nueva versión del documento. Al ejecutar una tarea que tiene esta Acción al terminar, se abrirá al empleado que la termine un formulario, con las columnas de las Bibliotecas para que se puedan cumplimentar en este momento. Nota. No todas las columnas se muestran en el formulario. En concreto, no se muestran los campos de tipo: Moneda, Búsqueda e Hipervínculo, así como los de Elección mediante 'Casillas de Verificación'. Además, existen otras limitaciones: - Los campos de tipo Elección no admiten 'Permitir Opciones de Rellenar', y los de 'Botones de Opción' los trata como 'Menú Desplegable'. - En los campos de tipo Número no se controlan valores Máximo y Mínimo. - En los campos de tipo Fecha, si el valor predeterminado es 'Ninguno', desde el formulario no muestra fecha alguna y, si no se rellena, se graba con la Fecha Actual. Ejecuta un Script (Procedimiento almacenado SQL) ADMINISTRADOR DELEGADO Página 164 de 230

165 Esta acción se ejecutará de forma automática al terminar la tarea el script que determine. Crear Tarea Enlazada Esta acción creará de forma automática al terminar la tarea una nueva tarea. Para ello se selecciona la Clase de Tarea y, si se quiere, el Nombre de la tarea. Las tareas pueden ser de Naturaleza Programada o Abierta. Las tareas creadas se quedan en estado Latente, asignadas al usuario terminador de la tarea que las crea y como tarea Enlazada a la tarea que se terminó. Una vez la clase ha sido creada, la ubicación de la misma en el árbol de clases se realiza en la ventana de pestaña Ubicar Clases de la VAC. El funcionamiento de esta ventana ya ha sido explicado en el en otro apartado de este manual Permisos de Lectura El acceso a las Tareas Libres debe ser controlado de manera especial pues dichas Tareas acarrean una gran parte de la actividad empresarial y contienen información que no siempre debe estar a disposición de los usuarios. Por ello, la concesión de permisos de acceso se efectúa de forma individual desde la estructura: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 165 de 230

166 Nota. Los permisos que se conceden desde aquí a un usuario solo le permitirán ver las tareas Libres que no son confidenciales. No tendrá acceso a intervenir en las mismas. Los permisos para intervenir en tareas ajenas solo se pueden conceder mediante autorización en la ficha del empleado. Desde Estructura Tareas Libres: Árbol y Clases, pulsando el botón Permisos Lectura se accede a una ventana como la siguiente: En el caso de la imagen, se ha filtrado por parte del Nombre del empleado. Al pulsar Proceder, aparece un registro con el nombre del empleado y se puede marcar el permiso que se desea otorgar. También se puede filtrar por parte del Cargo. Si no se filtra y se pulsa Proceder, aparecen todos los empleados. Cada usuario que aparece en el listado tiene 6 marcadores. Los primeros 5 son uno para cada familia (Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas) y el último para Todas las Tareas. Si para un determinado usuario se marca la familia Cuentas, significa que este usuario podrá ver (no actuar) las tareas que estén enlazadas a elementos de la familia Cuentas. Si para un determinado usuario se marcan los marcadores de las 5 familias, pero no se marca el que se titula Ver Todas las Tareas, significa que este usuario podrá ver (no actuar) las tareas que estén enlazadas a elementos de cualquiera de las 5 familias. Si para un determinado usuario se marca el marcador Ver Todas las Familias, significa que este usuario podrá entrar a ver todas las tareas libres de AuraPortal, incluso las que no estén enlazadas a ninguna familia. Después de marcar los usuarios en cada familia pulsar el botón Guardar en la barra de acciones. Los permisos quedan otorgados. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 166 de 230

167 3.8. Documentos: Árbol y Bibliotecas / Almacenamientos El tratamiento de los documentos, así como su almacenamiento se organiza en AuraPortal a través de su Gestión Documental. Debido a la importancia de este apartado, se documenta de forma independiente en el Tomo 1 de la documentación sobre Gestión Documental Cuentas: Árbol y Clases Desde esta opción se determinan: Clases de la Familia de Cuentas Sectores Económicos en los que pueden estar incluidos Fichas de Roles Personales Exportar Roles Personales a Excel Importar Roles Personales La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases, la Ubicación de estas en el árbol y la creación de Clases Preferentes se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas anteriormente en este documento Clases de la Familia de Cuentas Las clases en la familia Cuentas solo almacenan la siguiente información: Nombre. El nombre de la clase (Clientes, Posibles Clientes, Proveedores, etc.) Descripción. Texto informativo para describir las características de la clase. Para entrar en la configuración de las clases de esta familia pulsar sobre la opción Cuentas: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. La ventana VAC que aparece es como sigue. La operativa de Editar Árbol es la misma que ya ha sido explicada para los árboles de las demás familias. Para Crear o Editar una clase se pulsa sobre la pestaña Editar Clase. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 167 de 230

168 Para Crear se pulsa el botón Crear (1). Para Editar se expande el Árbol y se pulsa sobre el elemento (2) o bien, pulsando Proceder (3), se abre la lista de Clases y se pulsa sobre el elemento. La ventana de trabajo que se invoca es la misma, tanto para editar (modificar) los datos de una clase como para crear una nueva. Si se hace lo primero, aparece la ficha de la clase con sus datos expuestos para su posible edición (modificación). Si se hace lo segundo aparece la ficha con los cajetines vacíos para rellenar los datos de la clase a crear. Después de modificar los datos de la clase o de suministrar los datos de la nueva, pulsar Guardar y Salir. Para ubicar la nueva clase en el árbol de clases, pulsar sobre la pestaña Ubicar Clases y proceder como ya se ha explicado al hablar de la ventana VAC anteriormente en este manual Sectores Económicos: Árbol Cuando se crean Cuentas dentro de la familia correspondiente de AuraPortal, es posible asignar los clientes y proveedores a sectores económicos que permiten una clasificación de acuerdo con ciertas normativas legales. Para identificar el sector económico al que pertenece una cuenta se puede consultar el árbol de sectores económicos. Este árbol viene ya confeccionado al instalar AuraPortal, pero puede modificarse y ampliarse por un Administrador Delegado. Al pulsar el botón Sectores Económicos (Árbol) en la barra superior de la ventana de Cuentas: Árboles y Clases, se abre la siguiente ventana: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 168 de 230

169 Una vez creado un nuevo sector o modificado alguno existente, pulsar Guardar. En el panel izquierdo pulsar Ver Cambios y aparecerá el árbol actualizado Roles Personales Esta opción tiene un submenú con 3 opciones Ficha de Roles Personales Un Rol Personal es una persona que representa total o parcialmente una Cuenta, de manera que cuando se crea la Cuenta es necesario definir al menos un Rol Personal, que es quien recibirá las tareas dirigidas a la Cuenta. Cada Rol Personal dispone de una Ficha, que es diseñable por la empresa, por lo que permite que los campos se adapten a las características propias de la entidad. Las Fichas de Roles Personales de las Cuentas muestran los campos que contienen la información de cada Rol Personal. Desde esta opción se diseñan estas fichas. Nota. Pueden diseñarse tantos formatos de ficha (Formularios) como se desee para adaptarse a las características propias de las Clases de Cuenta. Al pulsar el botón Ficha de Roles Personales, se abre la siguiente ventana. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 169 de 230

170 Esta ventana ya lleva por defecto un formulario básico con el nombre Ficha General de Roles Personales y la descripción Estructura Inicial. Mediante los botones Crear Ficha Roles Personales y Alta Similar de la Barra de Acciones se podrán diseñar las diferentes Fichas de Roles Personales, que quedarán reflejadas en el grid de esta ventana, el cual, como se observa en la figura, incluye las columnas de Nombre, Descripción y P (Principal). Si se pulsa sobre una línea del grid, se abrirá la ventana de diseño de la ficha. La ficha que esté marcada como Principal (un check azul), se utilizará en aquellas Clases de Cuenta que no tengan un Formulario asociado. En la Barra de Acciones se dispone de dos botones: Pulsando el botón Crear Ficha Roles Personales aparece la ventana de Diseño de la ficha. Tras cumplimentar el Nombre en la parte superior derecha de la ventana y pulsar Guardar se activa la ventana de creación. En primer lugar, deben determinarse los datos de la ventana Más Información y los Portales desde los que se podrá ver la ficha. Pulsando sobre el icono buscador de Más Información aparece una ventana como la de la siguiente imagen. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 170 de 230

171 Se puede encontrar información completa sobre las opciones de esta ventana en la documentación sobre Formularios Dinámicos. Pulsando sobre el icono buscador de Portales aparece un grid con 3 columnas: Sel. Se marca para seleccionar el portal correspondiente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 171 de 230

172 Portal. Incluye los nombres de los Portales disponibles. Clases. Por defecto muestra 'Ninguna Clase'. Para asociar la ficha a un Portal y/o Clase, marcar el portal o los portales correspondientes en la columna Sel. Al pulsar sobre el nombre del portal se abre una ventana mostrando Todas las Clases y las Clases de Cuenta que, estando ubicadas en el portal, no han sido seleccionadas previamente para otra ficha. Se marcan las Clases en las que deba actuar esta ficha de Rol Personal. Nota 1. Cuando se crea una nueva Ficha sólo se pueden marcar las Clases de Cuenta que no hayan sido asociadas a otra Ficha, ya que una Ficha sólo puede estar en una Clase por Portal. Sólo las que se hayan desmarcado estarán disponibles para seleccionarse en otras fichas. Nota 2. Si se desmarca un Portal y se pulsa Guardar se elimina la asociación de la Ficha con el Portal desmarcado y con todas las Clases de Cuenta que contiene. Nota 3. No se puede seleccionar a la vez Todas las Clases y alguna otra Clase. Pulsando el botón Alta Similar, al seleccionar una de las fichas ya creadas el sistema crea una copia de esta, para ser modificada. Esta forma de crear fichas será el más común. En cualquiera de los dos casos se accede a la ventana de creación de la ficha. La operativa sobre el diseño de la ficha se explica con todo detalle en la documentación sobre Formularios Dinámicos, y, tal como se explica allí, estos formularios tienen una característica adicional: mediante el botón de Definir Columnas pueden determinarse los campos que debe contener las columnas del grid de Selección de los Roles Personales en las Fichas de Cuentas, tanto en el Portal de Empleados como en el Portal de Externos. También puede consultarse la documentación sobre Roles, Perfiles y Grupos de Empleados donde se explica la funcionalidad de los roles Personales Importar Roles Personales Esta opción permite importar de forma masiva Roles Personales para utilizarlos después, por ejemplo, desde el Módulo Campañas de Marketing. Antes de configurar la importación es necesario que exista una conexión ODBC con la base de datos Origen. Las conexiones ODBC se crean desde Inicio-Herramientas Administrativas, en Orígenes de datos ODBC, pestaña DSN de Sistema. Pulsar el botón Agregar y configurar la conexión como se necesite. Ver la imagen inferior. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 172 de 230

173 Configuración de la Importación Para configurar una Importación acceder a Estructura Cuentas-Árbol y Clases Roles Personales y, en el sub-menú que aparece, elegir Importar Roles Personales. La ventana incluye un grid con las Importaciones configuradas. Para crear una nueva Importación pulsar el botón correspondiente (1). La ventana de Creación o Edición de una Importación es como la siguiente: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 173 de 230

174 La barra de acciones incluye, además de los botones genéricos (Guardar, Guardar y Salir y Eliminar), los siguientes: Ejecutar Ahora. Para ejecutar puntualmente la Importación configurada. Ejecución Programada. Para programar la Importación y que se realice automáticamente. (Ver más adelante). Log. Permite consultar el Log de la Importación para ver información sobre la importación y comprobar si hay alguna incidencia durante su ejecución. En el primer Panel se registra un Nombre (1) para la Importación. En el panel DATOS IMPORTACIÓN se configuran los siguientes campos de la Conexión ODBC: Se elige la conexión deseada (2), se proporciona un Usuario y un Password y se pulsa el botón Conectar. Si todo es correcto, se conecta con la Base de Datos y se permite elegir una Tabla Origen (3). CAMPOS OBLIGATORIOS contiene los campos que se necesitan para la Importación porque son obligatorios para crear un nuevo elemento de Familia Propia: Campo Nombre (4). El icono buscador muestra los campos de la Tabla Origen para elegir el campo que dará nombre al Rol Personal. Cuenta Destino (5). Tiene varias opciones: A Indicar. Se selecciona una de entre las Clases definidas en AuraPortal. Según campo. Se selecciona un campo de entre los de la Tabla Origen, que debe ser numérico, ya que se toma como el ID de la Clase. Se puede elegir un campo Por defecto (6), de entre las Clases de Cuenta definidas, por si el campo origen no se corresponde con ningún ID de clase existente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 174 de 230

175 Clave Primaria (9). Si se marca Sí, no se crea un segundo rol cuyo _PeRoleName coincida con uno existente. Si se marca No, se ignora la coincidencia y se crea otro Rol con el mismo _PeRoleName. Esto permite importar diferentes Roles de Cuentas con el mismo nombre. Tipo Licencia Usuarios Externos (7). Para crear las licencias Nominativas o Concurrentes. Botón Agregar Campos (8). Para establecer la correspondencia entre los campos Origen y Destino de la Importación: En Campo Panel Origen se selecciona un campo de la Tabla origen y en Campo Ficha Destino un campo de entre los creados para la ficha del Rol destino. Se puede establecer un Valor por defecto, que se utiliza en caso de que el campo origen esté vacío, o sea incompatible o si no se ha elegido un Campo Ficha Destino. El campo Clave Primaria tiene dos opciones: Sí. El campo elegido como destino se trata como Clave Primaria para indicar al Importador si, considerando dicha clave, debe o no sobrescribir el registro. Si el valor de la Clave destino es el mismo que el del campo origen, simplemente sobrescribe el registro. Si el valor de la Clave destino no es el mismo, se crea un registro nuevo. No. El campo no se tiene en cuenta para esta mecánica, solo para la correspondencia. Nota. El campo obligatorio Nombre se trata internamente como Clave Primaria. Así, el programa Importador mira si el Nombre existe, y en ese caso sobrescribe los datos del registro sin crear uno nuevo. Se pueden establecer todas las Claves Primarias que se deseen. Nota. No incluir en la Importación los campos que no se desee actualizar. Importación de Prefijos de Sistema La Importación permite elegir un campo de la base de datos origen para dar valor a un Prefijo de Sistema de la ficha del Rol destino. Cuando se elige un Prefijo de Familia de Sistema como Campo Ficha Destino (1), aparece un campo nuevo, Valor de Origen (2), con 2 opciones: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 175 de 230

176 Directo. En este caso, el Campo Panel Origen tiene que tener un formato específico, ID###nombre. El Importador buscará entre los elementos del prefijo de sistema de la familia destino el ID, que debe existir, y le pondrá el nombre del campo origen. A través de. En este caso aparece un nuevo panel: OPCIONES ADICIONALES PARA EL CAMPO DESTINO Seleccionar Campo. El icono buscador muestra todos los campos de la ficha del prefijo destino compatibles con el campo origen. Este campo se utilizará en la búsqueda del elemento del prefijo seleccionado. Se buscará un elemento que contenga el valor de origen en este campo y si lo encuentra, se realizará la importación. Si hay duplicados - Obtener el primero. Si se marca esta opción, y hay más de un elemento destino que cumpla, se utilizará el primero que encuentra. Si hay duplicados - No obtener ninguno. Si se marca esta opción, y hay más de un elemento destino que cumpla, se deja vacío. Ejecución Programada ADMINISTRADOR DELEGADO Página 176 de 230

177 Además de ejecutarla manualmente siempre que se necesite, la Importación también se puede Planificar. Las Ejecuciones Programadas las lleva a cabo el Servicio AuraPortal Importador, que debe estar instalado e iniciado. Este servicio se instala ejecutando el siguiente bat: Instalar_AuraPortalServicioImportador.bat que se encuentra en el directorio Import de la carpeta Home de la instalación de AuraPortal. Una vez instalado, asegurarse, desde Inicio-Herramientas Administrativas-Servicios, de que se configura con Tipo de Inicio Automático. Ver la imagen siguiente: Al pulsar el botón Ejecución Programada de la barra de acciones de la Importación, aparece una ventana semejante a la siguiente: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 177 de 230

178 Nota. Si el usuario que está haciendo la planificación tiene permisos para Iniciar o Detener el Servicio Importador, la ventana muestra el campo Estado Servicio Importador. En la imagen superior el servicio AuraPortal Importador está Iniciado y se puede Detener pulsando el botón. Si el servicio no estuviera instalado, aparecería este mensaje. Además del Nombre y una Descripción, las opciones disponibles permiten: Activar o No la planificación, por si se quiere configurar, pero, por cualquier motivo, no se desea que se ejecute. Definir si la Importación se realizará Una vez o de forma Recurrente, en cuyo caso, además de la Fecha-Hora Inicio (desde cuándo estará vigente la Importación), hay que marcar la Fecha-Hora Fin (hasta cuándo estará vigente la Importación), así como la Frecuencia (cada cuánto tiempo se realiza la Importación, que puede ser Diaria, Semanal o Mensual), y Cada cuánto tiempo se producirá (el intervalo entre recurrencias). La Hora Inicio establece la hora concreta en la que se produce cada recurrencia de la Importación. Nota 1. Si una Ejecución Programada para Una vez está como Activa = No cuando se cumple el horario previsto, no se realiza, pero queda pendiente y se ejecutará en el momento en que se cambie a Activa = Sí. Nota 2. Los Códigos de Devolución de la siguiente lista indican posibles incidencias y aparecen en el Log de la Programación. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 178 de 230

179 Códigos Tipo de importación incorrecto Código = -1 Elemento a importar no encontrado Código = -2 Clase de Cuenta no encontrada Código = -3 Elemento Default no encontrado Código = -4 Origen de datos ODBC no encontrado Código = -5 Objetos de origen ODBC no encontrados Código = -6 Campos de importación no encontrados Código = -7 Nombres de Campos obligatorios no encontrados Código = -8 Problema en la configuración de la importación Código = -9 Problema indefinido Código = -10 Problema en los elementos de Importación Código = -11 Campos de importación duplicados Código = -12 No hay datos para importar Código = -13 Valor del campo Prefijo incorrecto Código = -14 Tipo de Usuario incorrecto Código = -15 Login incorrecto Código = -16 Usuario con tareas iniciadas Código = -17 Problema creando Usuario Externo Código = -18 Problema creando Usuario Invitado Código = -19 Problema guardando datos auxiliares Código = -20 Problema eliminando Grupo de SharePoint Código = -21 Problema de Permisos en SharePoint Código = -22 ADMINISTRADOR DELEGADO Página 179 de 230

180 Exportar Roles Personales a Excel Al pulsar el botón, aparece una ventana de configuración en la que se puede filtrar la exportación: por Clase de Cuenta, Nombre de Rol Personal, Login, etc. Nota. Para que se puedan exportar Roles Personales a Excel es necesario habilitar la opción Preguntar automáticamente si se debe descargar un archivo del Internet Explorer. Para ello, abrir una ventana de Internet Explorer, pulsar en Herramientas y luego en Opciones de Internet. Seleccionar la pestaña Seguridad (1). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 180 de 230

181 Marcar la zona a la que pertenece el sitio web de AuraPortal (2). Normalmente estará como Sitio de Confianza, verificarlo pulsando el botón Sitios (3) y (4). A continuación, pulsar el botón Nivel Personalizado (5), aparecerá una ventana como la siguiente. En la sección Descargas, habilitar la opción Preguntar automáticamente si se debe descargar un archivo Ítems: Árbol y Clases Para entrar en la configuración de las clases de esta familia pulsar sobre la opción Ítems: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. Aparece la ventana siguiente. La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases, la Ubicación de éstas en el árbol y la creación de Clases Preferentes se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas en el capítulo sobre Ventana de Árbol y Clases (VAC). También la operativa de Editar Árbol es la misma utilizada para los árboles del resto de familias. Ver el apartado anterior Cuentas: Árbol y Clases. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 181 de 230

182 3.11. Proyectos: Árbol y Clases Para entrar en la configuración de las clases de esta familia pulsar sobre la opción Proyectos: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. Aparece la ventana siguiente. La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases, la Ubicación de éstas en el árbol y la creación de Clases Preferentes se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas en el capítulo sobre Ventana de Árbol y Clases (VAC). También la operativa de Editar Árbol es la misma utilizada para los árboles del resto de familias. Ver el Apartado Cuentas: Árbol y Clases Áreas: Árbol y Clases Para entrar en la configuración de las clases de esta familia pulsar sobre la opción Áreas: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. Aparece la ventana siguiente. La Configuración del Árbol, la Creación de las Clases, la Ubicación de éstas en el árbol y la creación de Clases Preferentes se efectúan de manera homogénea en todas las familias, así como el botón de Conexión ERP, y han sido explicadas en el capítulo sobre Ventana de Árbol y Clases (VAC). También la operativa de Editar Árbol es la misma utilizada para los árboles del resto de familias. Ver el Apartado correspondiente Cuentas: Árbol y Clases Anexos: Crear y Editar Un Anexo es una estructura o formulario que permite recibir información adicional a la que figura en la ficha de un elemento de cualquier familia de Sistema de AuraPortal, a excepción de la familia de Documentos. Por tanto, son susceptibles de tener anexos los Empleados, Tareas Libres, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. La estructura de un anexo la configura el Administrador Delegado, utilizando los procedimientos suministrados en AuraPortal, de manera que responda a las necesidades de la empresa. Esta posibilidad ADMINISTRADOR DELEGADO Página 182 de 230

183 confiere al sistema unas capacidades prácticamente ilimitadas para gestionar cualquier tipo de información y de procesos, aunque no estén inicialmente contemplados en AuraPortal. Un anexo puede estructurarse, bien con formato de Biblioteca de Documentos o, más frecuentemente, con formato de Lista. Si la estructura del anexo es del tipo Lista, las columnas (se definen al crear el anexo) son los nombres de los campos en donde se recibirá cada registro, representándose éste como una fila dentro del listado del anexo. Puede haber multitud de anexos con diferentes formatos y funciones, pero cada anexo ha de estar siempre enlazado, bien a todos los elementos de una determinada familia o bien a los elementos de una o varias clases dentro de la misma. Por ejemplo, se puede crear un anexo para ampliar la información (por ejemplo, registrar las Incidencias ), en todos los elementos de la familia Cuentas, en cuyo caso todas las cuentas tendrán enlazado el anexo que permite registrar dichas incidencias, o se puede crear ese anexo solo para la clase Clientes dentro de la familia Cuentas. En este caso, solo los clientes tendrán la posibilidad de contar, cada uno, con información respecto a las incidencias que se hayan producido en la relación con dicho cliente. Una misma clase o familia, y por tanto todos sus elementos, pueden tener varios anexos simultáneos. Para acceder a la creación o configuración de un Anexo, pulsar sobre la opción Anexos: Crear y Editar en el panel de FAMILIAS. Aparece la ventana de Anexos. Desde esta ventana se gestionarán los Anexos, que podrán afectar a Empleados, Tareas Libres, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas. Tiene 7 pestañas. Las primeras 6 son para las familias de elementos a los que se pueden aplicar los anexos y la última gestiona las direcciones de los Sitios SharePoint donde se encuentran dichos anexos. Véanse los siguientes apartados: 1. Gestionar Sitios SharePoint 2. Gestionar Anexos 3. Crear Anexos Gestionar Sitios SharePoint Si se pulsa sobre la última pestaña la ventana, que es de acceso exclusivo para Adminportal, presenta los Sitios SharePoint ya enlazados y, pulsando el botón Incluir Sitio de SharePoint se abre la siguiente ventana, en la que se pueden incluir Sitios de SharePoint a AuraPortal. Atención! Esta opción no crea Sitios de SharePoint, solo los incluye en AuraPortal para que puedan ser utilizados en Bibliotecas. Para crear Sitios de SharePoint hay que dirigirse a las opciones de SharePoint correspondientes según la versión. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 183 de 230

184 Además, para que AuraPortal pueda configurar los permisos adecuados al crear nuevos anexos, estos Sitios de SharePoint deberán tener los siguientes Grupos de Sitio de Administrador Delegado y de Empleados con sus permisos e integrantes correspondientes. En caso contrario los permisos deberán ser configurados manualmente. Nota. El sistema incluye el sitio Documents Site of Initial Structure por defecto, pero se pueden enlazar los sitios que se desee. En la imagen anterior hay otros dos Sitios enlazados: doc y Sitio Raiz. Para incluir Sitios basta con introducir un Nombre Descriptivo y la URL del Sitio, que previamente habrá sido creado desde SharePoint. Una vez introducidos estos datos, conviene pulsar sobre Comprobar Sitio de SharePoint para comprobar que la URL introducida corresponde al Sitio de SharePoint y para finalizar pulsar Guardar. Una vez realizada esta operación pulsando Entrar en Sitio de SharePoint se puede acceder al Sitio de SharePoint para su configuración: Creación y Gestión de Grupos de Sitios con sus permisos e integrantes correspondientes. Pulsando sobre Excluir Sitio de SharePoint se desenlaza el Sitio. Esta acción impide la creación de nuevos anexos en el sitio, pero los que ya están ubicados continuarán funcionando. Esta opción no elimina Sitios SharePoint, solo los excluye o desenlaza de AuraPortal Gestionar Anexos Si se pulsa sobre cualquiera de las 6 pestañas de las familias, se podrán Consultar, Modificar o Eliminar los anexos de la familia invocada. Para seguir un ejemplo ilustrativo, pulsar sobre la pestaña Cuentas y aparece la siguiente ventana. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 184 de 230

185 (El aspecto mostrado de esta ventana es el que aparece después de pulsar el botón Proceder (1) en la misma). Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. El grid o listado (2) en esta ventana muestra los anexos que existen en este momento (en el caso de la figura en Sitio Raíz (3) que es el Sitio de Documentos de la Estructura Inicial de AuraPortal). El Nombre del botón (4) indica el nombre que aparecerá como identificativo del anexo cuando aparezca en desplegables o ventanas para ser seleccionado. Este nombre no tiene por qué coincidir con el de la Lista o Biblioteca que le da soporte. Ver o Editar Si se quiere entrar a ver o editar (modificar) un anexo de los mostrados basta con pulsar sobre su nombre (4), y aparecerá la correspondiente ventana como se muestra a continuación. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 185 de 230

186 La Barra de Acciones de esta ventana muestra las siguientes opciones: 1. Salir. Para volver a la ventana origen. 2. Guardar. Para guardar los cambios efectuados. 3. Gestión de Bibliotecas y Listas (GBL). Esta opción da entrada a la ventana del mismo nombre en donde se pueden llevar a cabo las acciones relacionadas con la configuración y observación del anexo. Se explica más abajo. 4. Portales. Este botón será diferente en función de la familia de que se trate: Para Anexos de las familias de Tareas Libres, Proyectos y Áreas el botón será, y al pulsarlo se accede directamente a determinar las Clases a las que debe aplicarse el anexo. Para Anexos de las familias de Cuentas e Ítems el botón será, ya que estas familias actúan en los Portales Externos. Para Anexos de la familia de Empleados este botón está desactivado, ya que no hay clases de empleados, y los anexos serán comunes para todos ellos. Sin embargo, su espacio está ocupado por el botón. 5. Eliminar. Si se pulsa esta opción el anexo quedará definitivamente eliminado con todos sus registros. Se trata de una acción peligrosa y por ello el sistema genera una ventana de aviso previo para asegurar que la eliminación está bien pensada y decidida. Debajo de la barra de acciones aparecen los campos a modificar cuyo tratamiento se aborda en las explicaciones que siguen Crear Anexo Si se quiere crear un nuevo anexo, en la ventana de anexos, dentro de la pestaña correspondiente (en este ejemplo la de Empleados): Pulsar sobre la opción Crear (1) y aparece una ventana como la que se muestra a continuación. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 186 de 230

187 Para Crear un Anexo, en primer lugar, se cumplimentan los campos de esta ventana y a continuación se configura mediante los botones de la Barra de Acciones. Cumplimentar los campos de esta ventana Estos campos son: 1. Seleccionar Sitio SharePoint. Se selecciona un sitio de entre los Sitios SharePoint ya enlazados. 2. Nombre del botón (1). El nombre introducido aquí es el que aparecerá como identificativo en las ventanas de AuraPortal para pulsar sobre él cuando haya que invocar este anexo. 3. Nombre Lista o Biblioteca (1). Los elementos de los anexos son siempre registros en listas o documentos en bibliotecas. Aquí se suministra el nombre de la Lista o la Biblioteca que va a contener los elementos del Anexo. Nota. Es muy práctico dar como Nombre de Lista o Biblioteca el mismo que se ha dado como Nombre del botón precedido de la palabra Anexo_. De esta manera se relaciona visualmente con facilidad la lista y el anexo al que se vincula. En este ejemplo se sigue este consejo. 4. Tipo de Lista o Biblioteca (2). Marcar si se trata de un anexo compuesto de documentos en bibliotecas o registros en listas. Las opciones son: Biblioteca de Documentos (Doc). Bibliotecas para gestionar documentos de esa clase de elemento. Biblioteca de Formularios (XML). Bibliotecas de formularios que permitirá gestionar formularios XML, que se cumplimentarán desde las fichas de los distintos elementos. Biblioteca de Imágenes (Img). Bibliotecas para gestionar imágenes de esa clase de elemento. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 187 de 230

188 Lista (Biblioteca de Registros) (Lst). Ficheros para gestionar los anexos de los distintos elementos por medio de otras fichas personalizadas para esa clase de elemento. Biblioteca de Agendas (Eventos) (Eve). Bibliotecas para gestionar las Agendas compartidas de esa clase de elemento. Tiene la particularidad de poder sincronizarse con el Outlook local del usuario. 5. Multiregistro (3). Si se marca Multiregistro significa que un elemento de la familia puede tener un número ilimitado de registros en el anexo. 6. Monoregistro (3). Si se marca el botón Monoregistro significa que el anexo podrá tener solo un registro en cada elemento de la familia. Por ejemplo, si se trata de la familia Clientes y se ha creado un anexo denominado Ventas Acumuladas, este registro solo existirá una vez por cada cliente. Pero si en un anexo quieren registrarse las Oportunidades Inmobiliarias que llegan a través de los Agentes Inmobiliarios de la empresa, que están agrupados en una clase en la familia Cuentas, como un Agente puede controlar más de una Oportunidad, hay que marcar el anexo como Multiregistro. Al pulsar Guardar (4) el anexo estará creado, asociado a la familia correspondiente y la Biblioteca o Lista también. Configurar el Anexo Ahora faltan por realizar dos acciones: Configurar la estructura de la Lista (columnas, vistas y permisos) (5). Se crearán los campos del formulario y se gestionará el anexo. Determinar dónde debe actuar el anexo (6). Estas dos acciones se explican a continuación, aunque, por motivos pedagógicos, en orden inverso Determinar dónde debe actuar el Anexo Para determinar dónde debe actuar el anexo el botón será diferente en función de la familia de que se trate: 1. En la familia de Empleados el botón está desactivado (no hay clases de empleados), y los anexos serán comunes para todos ellos. Nota. En este caso, su espacio está ocupado por el botón que, al pulsarlo, desenlaza el anexo de las fichas de Empleados, aunque, a diferencia del botón, no se pierde la información enlazada. 2. En las familias de Tareas Libres, Proyectos y Áreas el botón será, y al pulsarlo se accede directamente a determinar las clases a las que debe aplicarse el anexo. 3. En las familias de Cuentas e Ítems el botón será (6), ya que estas familias actúan en los portales externos. Así pues, para determinar dónde debe actuar el anexo, en primer lugar, se determinan los Portales (solo en Cuentas e Ítems) en los que puede actuar el anexo y, dentro de cada portal, las Clases a las que debe aplicarse el anexo, entre las que se han creado para esta familia. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 188 de 230

189 Para determinar los Portales, se abrirá la siguiente ventana: La ventana muestra la lista de todos los Portales Externos dados de alta, en la que también se incluye el Portal de Empleados. Los portales se determinarán marcándolos. A continuación, se pulsa Guardar. Después, pulsando sobre uno de los portales en el que se desea que actúe el anexo, se abrirá una nueva ventana con todas las Clases definidas para esta familia, para que se marquen las clases a las que debe aplicarse el anexo. Después de pulsar Guardar y Salir se podría proceder a realizar la misma operación con el resto de los portales en el que se desee que actúe el anexo. Una vez han sido determinados todos los Portales en los debe actuar el anexo se pulsa Guardar en la primera ventana Configurar la estructura de la Lista (Columnas, Vistas y Permisos) Por su importancia, la explicación de las columnas y de las vistas y permisos de la lista se realiza a continuación en secciones separadas, así como un ejemplo de configuración de un anexo. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 189 de 230

190 Nota. En lo que sigue se explica la configuración de las Listas en relación con los anexos. No se entra a analizar la configuración de las bibliotecas, que también pueden ser anexos de familias, al igual que las listas, porque, como ya se ha comentado, existe una documentación completa sobre Bibliotecas dentro de la serie Modelización Gestión documental Columnas Una Columna es un conjunto de datos de estructura homogénea que obedecen a una misma definición o título. Por ejemplo, Creado (fecha de creación) o Creado por son columnas. Reciben ese nombre porque sus datos aparecen alineados en columna cuando se presenta el conjunto de registros de la lista de un anexo. Cada vez que se ingresa un registro en un anexo, el sistema toma la fecha del día y hora del ingreso y lo almacena en la columna llamada Creado. Igualmente toma el nombre del usuario que efectúa el ingreso y lo añade en la columna Creado por. Las columnas que componen un anexo son de radical importancia pues son las que definen la información que se quiere almacenar en ese anexo. Todos los registros del anexo tienen las mismas columnas. Lo que cambia son los valores que se van agregando a esa columna en cada ingreso de un nuevo registro. Las columnas tienen distinto tratamiento y comportamiento. Se relacionan aquí clasificadas por varios criterios. A. POR SU ORIGEN (Quién las ha creado): 1. DE SISTEMA. Generadas por el sistema. No se pueden eliminar. No modificables. No se puede cambiar su nombre. Son: - Creado. Fecha y hora en que se realiza el ingreso del registro. - Creado por. Nombre del usuario que ingresa el registro al anexo. - Modificado. Fecha y hora en que se realizó la última modificación el registro. - Modificado por. Nombre del usuario que realizó la última modificación al registro. - Datos Adjuntos. Indica si al registro se le ha enlazado otra información. Generalmente uno o varios documentos (textos, tablas, planos, imágenes, etc.). Modificables. Se puede cambiar su nombre. Son: - Título. Es el identificador de cada registro del anexo. El nombre Titulo puede cambiarse, en cada anexo, por otro más adecuado a su función. - Clase. Nombre de la clase del elemento de la familia a la que pertenece el anexo. - Empleado / Tarea Libre / Cuenta / Ítem / Proyecto / Área. Uno de estos nombres encabeza la columna donde aparecerá, para cada registro, el elemento de la familia a la que pertenece el anexo. 2. AGREGADAS. Creadas y agregadas por el creador del anexo. Éste las puede eliminar y cambiar su nombre. Son: - Todas las creadas por el creador del anexo. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 190 de 230

191 B. POR SU ENTRADA DE DATOS (Cómo reciben la información): 1. AUTÓNOMAS. El sistema toma la información del entorno sin intervención del usuario. - Creado - Creado por - Modificado - Modificado por - Clase - Empleado / Tarea Libre / Cuenta / Ítem / Proyecto / Área 2. DE FORMULARIO. Reciben la información manualmente del usuario a través del Formulario de Ingresos. - Título - Todas las creadas por el creador del anexo - Datos Adjuntos (Opción Adjuntar archivo en la barra de acciones del formulario de ingresos) Nota. Se llama Formulario de Ingresos a una ventana generada automáticamente por SharePoint que permite al usuario introducir los datos de cada registro a ingresar en el Anexo. Los campos por rellenar en dicho formulario son los correspondientes a todas las columnas agregadas, más dos columnas de Sistema: Título y Datos Adjuntos. C. COLUMNAS VISIBLES Son las que aparecen en los listados del anexo, según la vista elegida. Puesto que los listados se muestran en distintas vistas que configura el propio usuario, cualquier columna de las que el anexo contiene puede aparecer o no aparecer en dicha vista. El sistema lleva preparado el diseño por defecto de la vista llamada Todos los elementos. Esta vista muestra las siguientes columnas y en este orden: - Datos Adjuntos (Icono de clip ) - Título - Creado - Creado por - Modificado - Clase - Empleado / Tarea Libre/ Cuenta / Ítem / Proyecto / Área - Columnas Agregadas por el usuario En la siguiente tabla se muestran las columnas que existen en cualquier anexo y sus características. COLUMNA ORIGEN MODIFICABLE ELIMINABLE ALIMENTADA VISIBLE (*) Creado Sistema No No Autónoma Sí ADMINISTRADOR DELEGADO Página 191 de 230

192 Creado por Sistema No No Autónoma Sí Modificado Sistema No No Autónoma Sí Modificado por Sistema No No Autónoma No (**) Datos Adjuntos Sistema No No Formulario Sí Título Sistema Sí No Formulario Sí Clase Sistema Sí No Autónoma Sí Empleado / Tarea Libre / cuenta / Ítem / Proyecto / Área Sistema Sí No Autónoma Sí Columnas creadas y agregadas por el creador del anexo Agregada Sí Sí Formulario Sí (*) Estas columnas aparecen visibles en la vista denominada Todos los elementos que se suministra por defecto. El usuario puede modificar esta vista y añadir otras a su conveniencia. (**) Inicialmente está desactivada de la vista para ahorrar espacio Ejemplo: Configuración de Anexo Tomamos el anexo creado en los párrafos anteriores y desarrollamos a continuación un ejemplo de los pasos a seguir para llevar a cabo su configuración. El anexo se llama Oportunidades Inmobiliarias. Se ha creado con el fin de registrar de forma estructurada las oportunidades inmobiliarias de compra y venta que van surgiendo por mediación de los Agentes Inmobiliarios, cada uno de los cuales figura como un elemento de la clase del mismo nombre de la familia Cuentas. Siguiendo con el anexo del ejemplo, como su creación ya ha sido mostrada en los párrafos y ventanas anteriores, se trata ahora de configurar las columnas, otorgar los permisos y determinar las vistas Configurar Columnas Para configurar las columnas del anexo hay que estar inicialmente en la ventana de la pestaña de la familia del anexo (Cuentas en nuestro ejemplo) mostrada más arriba que se reproduce a continuación. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 192 de 230

193 Pulsar sobre el nombre del anexo recién creado (1) (en este caso, Oportunidades Inmobiliarias ). Aparece la ventana de editar anexos como sigue. Pulsar sobre la opción Gestión de Bibliotecas y Listas (GBL) (1). Aparece la ventana GBL para este anexo, cuyo nombre de lista es Anexo_ Oportunidades Inmobiliarias : ADMINISTRADOR DELEGADO Página 193 de 230

194 Como puede observarse, aunque no hay ningún registro (elemento) en el anexo, ya aparecen las columnas que se han señalado como visibles en la vista denominada Todos los elementos. Son éstas: Datos Adjuntos (1), Título (2), Clase (3), Cuenta (4) (Podría ser también Empleado o Ítem o Proyecto o Área, dependiendo de la familia a la que pertenece el anexo), Creado (5), Creado por (6) y Modificado (7). Nota 1. La elección de estas columnas en la vista inicial Todos los elementos sigue criterios de comodidad y generalidad. Naturalmente, cuando el creador del anexo agregue nuevas columnas (columnas Agregadas), modificará la vista mencionada para insertar, en el listado mostrado, algunas o todas las columnas agregadas y en las posiciones adecuadas. Nota 2. Las ventanas de SharePoint pueden variar dependiendo de la versión que esté instalada, lo que no impide que se pueda seguir la explicación sin inconvenientes. En este ejemplo se trata de SharePoint Crear y Agregar Columnas Para ampliar la información que ha de aparecer en la lista de un anexo se pueden crear nuevas columnas capaces de recibir todo tipo de información en multitud de formatos y además se pueden también enlazar documentos a cada registro. En la ventana de diseño de la lista pulsar sobre Configuración y luego sobre Configuración de la lista. Aparece la ventana: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 194 de 230

195 En la sección titulada Columnas (1) de esta ventana aparecen siempre, es decir, para todos los anexos, las siguientes columnas: Título y Clase, así como la familia sobre la que se esté creando el Anexo Empleado / Tarea Libre / Cuenta / Ítem / Proyecto / Área (en este ejemplo: Cuenta). Ninguna de estas columnas se puede eliminar, pues son de Sistema, pero todas son Modificables, por lo que el usuario autorizado puede cambiar sus nombres. Cuando el usuario agrega nuevas columnas por el procedimiento que más adelante se explica, éstas se van añadiendo a la lista de columnas. Lo primero que haremos es cambiarle el nombre a la columna Título por Compra/Venta Para ello, pulsamos sobre la palabra Título (2) y aparece una ventana para cambiar el nombre y la descripción de esta columna. Efectuamos los cambios como sigue: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 195 de 230

196 Puede verse que hemos cambiado el nombre a CompraVenta y hemos puesto como Descripción: Indicar si se trata de una compra o una venta. Pulsar Aceptar. Ahora se ve que en la ventana anterior ha sido sustituido Título por CompraVenta: Para agregar nuevas columnas al anexo. Pulsar sobre Crear columna. Aparece así: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 196 de 230

197 En esta ventana se introduce la siguiente información. SECCIÓN: Nombre y Tipo Nombre de columna: (1) Tipo de Inmueble (aparecerá en el formulario). El tipo de información de esta columna es: Marcar la opción Elección (2) (menú para elegir) SECCIÓN: Configuración de columna adicional. Descripción: (3) Indicar el tipo de Inmueble (aparecerá en el formulario debajo de la pregunta). Esta columna debe contener información: Marcar Sí (4). Escriba cada opción en una línea distinta: Escribir: (5) Hotel, Casa, Terreno, Apartamentos y Otro. Mostrar opciones con: Marcar Menú desplegable (6). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 197 de 230

198 Permitir opciones de Rellenar : Marcar No (7). Valor predeterminado: Marcar Elección (8). En el cajetín hay que indicar el valor predeterminado. Si coincide con el primero de la lista (Hotel), lo toma el sistema. Si no, introducir el texto, que debe coincidir con alguna de las opciones de la lista. Luego pulsar Aceptar. Aparece de nuevo la ventana para agregar columnas en donde se aprecia que la columna recién creada (Tipo de Inmueble) ha sido agregada. Por idéntico procedimiento se agrega otra columna con el nombre Descripción: Agregamos una columna más llamada Importe como se muestra en la ventana: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 198 de 230

199 Al pulsar Aceptar, aparece de nuevo la ventana de agregar columnas, ADMINISTRADOR DELEGADO Página 199 de 230

200 con las tres columnas creadas y agregadas: Ingreso de Registros al Anexo De las columnas que aparecen en la ventana mostrada arriba, la Clase y la Cuenta se alimentan desde el sistema y por tanto no aparecerán en el Formulario de Ingresos. Solo aparecen las que necesitan recibir datos en el ingreso. Son: CompraVenta, Tipo de Inmueble, Descripción e Importe. El Formulario de Ingresos en este ejemplo tiene por tanto el siguiente aspecto. Para llegar a este formulario hay que empezar situándose en la ficha del elemento con el que se vincula el registro. En este caso, al tratarse de un anexo vinculado con la clase Agentes Inmobiliarios de la familia Cuentas, nos situamos en la ficha del agente a través del cual ha llegado la Oportunidad Inmobiliaria. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 200 de 230

201 Invocamos el listado de Agentes Inmobiliarios dentro de la familia Cuentas. Esta es la ventana: Aquí pulsamos sobre el nombre del agente Real Estate (Global Real Estate Inc.) (1). Aparece la ventana con su ficha. En la barra de acciones de esa ventana pulsamos sobre Anexos. Aparece la siguiente ventana. Pulsamos sobre el anexo Oportunidades Inmobiliarias. Aparece la ventana del anexo: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 201 de 230

202 No hay todavía ningún registro ingresado en el anexo. Para ingresar el primero, pulsamos sobre la opción Agregar Nuevo Elemento. Al hacerlo aparece el Formulario de Ingresos que se ha visto más arriba. En él rellenamos los datos como se muestra a continuación. Además de los datos en CompraVenta, Tipo de Inmueble, Descripción e Importe, interesa adjuntar: 1. Documento con las explicaciones detalladas del hotel y la oportunidad. 2. Plano de situación y de planta. 3. Fotografías panorámicas móviles de 360º. Se supone que esta información ha sido preparada por el agente Global Real Estate Inc. y la ha ingresado, a través del Portal Externo de Agentes de AuraPortal, en las correspondientes bibliotecas. Para adjuntar esa información al registro del anexo, pulsamos sobre la opción Adjuntar archivo en la barra de acciones del formulario. Aparece la ventana: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 202 de 230

203 Pulsar sobre Browse (Examinar) (1). Aparece una ventana para explorar inicialmente en los accesos del terminal del usuario que está ingresando el registro. Hay que localizar la información buscada, bien en el disco del usuario o en servidores de la red o en cualquier dirección de Internet. En nuestro ejemplo se supone que el usuario tiene un acceso a las bibliotecas que residen en el servidor de AuraPortal y que los documentos buscados se encuentran allí. Los tres ficheros que se quieren adjuntar tienen los nombres: Hotel Alpino.doc, Hotel Alpino.jpg, Hotel Alpino.htm Para localizarlos, el usuario se sitúa en la ventana que contiene los accesos a los documentos del Hotel Alpino como sigue. Pulsando sobre el nombre Hotel Alpino.doc (1) aparece la ventana para adjuntar el documento: Pulsamos Aceptar (1). El documento queda adjuntado. Esta operación la repetimos para los ficheros Hotel Alpino.jpg que muestra los planos y Hotel Alpino.htm que contiene fotografías panorámicas móviles de 360º. Una vez adjuntados los tres ficheros, vemos que el formulario de Ingresos tiene este aspecto: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 203 de 230

204 En Datos adjuntos aparecen las direcciones en donde se encuentran los ficheros adjuntados Pulsamos Guardar y aparece la ventana con la lista del anexo: Se ve que aparece el registro recién ingresado, que es el único por ahora. De forma similar se introducen nuevos registros por distintos Agentes, cada uno desde su ficha. Para consultar los registros ingresados, si la consulta se efectúa desde la ficha de un agente, solo aparecen los registros ingresados por el agente. Si se quieren ver todos los registros hay que entrar a través de la opción general de Cuentas y cuando aparece la ventana: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 204 de 230

205 Pulsar en la opción Anexos en la barra de acciones. Aparece la ventana de Anexos - Cuenta. Se pueden efectuar filtrados, pero si se quieren ver todos los anexos de la familia Cuentas, pulsar directamente el botón Proceder. Se despliega el listado de anexos como sigue. Aquí pulsar sobre Oportunidades Inmobiliarias. Aparece la ventana de configuración para ese anexo, que tiene el siguiente aspecto. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 205 de 230

206 Como se ha invocado el anexo desde la ventana general de la familia Cuentas, aparecen los registros ingresados por todas las cuentas de la clase a la que se ha enlazado el anexo, es decir, la clase Agentes Inmobiliarios. En este ejemplo, ha habido dos agentes, (Real Estate y Homrusa), que han ingresado registros al anexo, por lo que aparecen los registros ingresados por ambos agentes. Sin embargo, la consulta también puede realizarse desde la ficha de una cuenta en particular. Por ejemplo, si entramos en la ficha de la cuenta Real Estate y pulsamos sobre la opción Anexos en su barra de acciones aparece la ventana modal: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 206 de 230

207 Pulsamos sobre el nombre del anexo Oportunidades Inmobiliarias y aparece la ventana: Como puede verse, en esta vista del anexo solo aparecen los registros que fueron ingresados por la cuenta desde la que se hace la consulta, es decir, el agente Real Estate. Los registros del agente Homrusa que aparecían en la vista general aquí no aparecen. Si se quieren ver todos los datos de un registro particular, es decir, la ficha completa de ese registro, hay que pulsar sobre el nombre del mismo en la columna que antes fue Título y que en este ejemplo se cambió por CompraVenta. Pulsar pues sobre esa columna en el primer registro, y aparece la ficha del mismo: Aquí aparece la información de las mismas columnas que se utilizaron para ingresar registros en el Formulario de Ingresos (columnas de Formulario) más las que se alimentan directamente del sistema (Autónomas), es decir: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 207 de 230

208 CompraVenta (Formulario) Clase (Automática) Cuenta (Autó Automática noma) Tipo de Inmueble (Formulario) Descripción (Formulario) Importe (Formulario) Datos adjuntos (Formulario) Creado, Creado por, Modificado, Modificado por (Automáticas) Nota. Las columnas automáticas: Creado, Creado por, Modificado, Modificado por, aparecen en la parte inferior de la ventana con sus nombres equivalentes: Creado el, por, Última modificación realizada el, por. Para abrir los ficheros de los Datos Adjuntos hay que pulsar sobre ellos. Si pulsamos sobre Hotel Alpino.doc, se abre el documento correspondiente a la memoria de la operación y calidades del hotel. Si pulsamos sobre Hotel Alpino.jpg aparece el plano, y si pulsamos sobre Hotel Alpino.htm aparece un marco panorámico mostrando una fotografía de 360º que se desplaza sin fin moviéndose dentro del marco. El orden en que aparecen estos campos en la ficha del registro puede cambiarse entrando en la opción de Configurar columnas que ya se ha visto antes: Pulsando sobre Orden de columnas, aparece la ventana: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 208 de 230

209 No aparecen en esta ventana las columnas: Datos adjuntos, Creado por, Creado, Modificado por y Modificado. Estas columnas siempre se mostrarán en la parte baja de la ventana de la ficha del registro, como ya se ha comentado. Para establecer el orden en que se quieren ver estos campos en las fichas de los registros hay que dar, a cada campo de los que aparecen, un número de posición en los marcadores bajo el título Posición desde arriba. En nuestro ejemplo, podemos establecer un orden más práctico haciendo que las columnas agregadas (Tipo de Inmueble, Descripción e Importe) se coloquen antes que las de Clase y Cuenta e invertir el orden de éstas últimas. Para ello introducimos los números de orden en la ventana como sigue. A partir de ahora, los campos se mostrarán, tanto en la ventana de Modificar configuración y columnas, como en la de Ficha del Registro, en el orden recién creado, como se muestra en las siguientes ventanas correspondientes. Ventana de Modificar configuración y columnas: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 209 de 230

210 Ventana de Ficha del Registro: Vistas y Permisos Las vistas de una lista de anexo, así como los permisos de creación y acceso se gestionan exactamente igual que los correspondientes a las bibliotecas. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 210 de 230

211 Estos procedimientos se explican con más detalle en la documentación sobre Bibliotecas de la Gestión Documental. Nota. Los anexos pueden ser gestionados desde la ficha del elemento con el que se vincula el registro y desde la ventana general de la Familia a la que pertenece. Por ejemplo, el anexo Incidencias creado para la clase de cuentas Clientes : - Desde la ventana de Cuentas, se gestionan todas las incidencias ingresadas en todos los clientes. - Desde la ficha de un determinado cliente se gestionan todas las incidencias ingresadas en ese cliente. Pues bien, no es aconsejable crear vistas de Anexos en formato Hoja de Datos, ya que, por sus características, desde la ficha de un elemento (en el ejemplo, un cliente determinado), podrían verse todos los registros ingresados (las incidencias de todos los clientes). El hecho de no crear vistas de anexos en formato de Hoja de Datos no supone ninguna limitación, ya que las vistas creadas en formato Estándar pueden convertirse en formato Hoja de Datos pulsando simplemente el botón Editar en Hoja de Datos en la ventana de gestión (GBL) cuando nos encontramos en la ventana de la Familia. Sin embargo, desde la ficha del elemento no puede accederse a esta opción, con lo que nadie accederá a datos que no le corresponden. Esta sugerencia hace referencia solo a los Anexos, no al resto de Bibliotecas y Listas Familias Propias Además de las familias tradicionales de sistema (Empleados, Reglas, Procesos, Tareas Libres, Documentos, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas), es posible crear y definir nuevas familias, personalizadas en función de las necesidades particulares de cada entidad. Este tipo de familias se llama Familias Propias y sus características más relevantes son las siguientes: Son totalmente definibles, tanto en el diseño de sus formularios y campos, como en el de los grids y buscadores. Sus datos se guardan directamente en SQL, no en SharePoint. Esto permite un almacenamiento prácticamente ilimitado y una mayor flexibilidad y rendimiento. Nota. Para evitar los inconvenientes de SharePoint, las Familias Propias no contienen Anexos. En su lugar, se utilizan Campos y Grupos de Campos que, bien combinados en Divisiones, proporcionan una flexibilidad y potencia superior. Para entrar en la configuración de las clases de esta familia, pulsar sobre la opción Familias Propias: Árbol y Clases del panel FAMILIAS en la Estructura. Aparece la siguiente ventana, con un grid con las Familias Propias ya creadas y un botón Crear para crear nuevas: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 211 de 230

212 Todos los detalles sobre la creación y configuración de Familias Propias pueden consultarse en la documentación sobre Familias Propias Relaciones Entre Familias Las Relaciones Entre Familias es una característica AuraPortal, disponible desde el Modelo Helium, que permite relacionar distintas Familias de AuraPortal entre sí de una manera flexible, ágil y potente, para solucionar las necesidades de la mayoría de los escenarios. Para una información más detallada consultar la documentación sobre Relaciones Entre Familias. 4. PORTALES Desde este panel de la Estructura se configuran las vías de comunicación y colaboración con AuraPortal de los Usuarios que no son Empleados (clientes, proveedores, visitantes, etc.). También se encuentra aquí la configuración de los Módulos Gestión de Contenidos, para la publicación de todo tipo de contenido digital y Comercio Online, para diseñar y desarrollar una plataforma de Comercio Online completa de Comercio, con gestión de Carrito de la Compra y Pago online. En cuanto a la gestión de los Usuarios, hay dos categorías: 1. Usuarios Externos. Son distribuidores, clientes, proveedores, subcontratistas, etc. que mantienen una relación regular con la empresa. Estos usuarios se comunican con la empresa a través de Portales Externos donde tienen acceso a todo tipo de información útil y pueden participar en el workflow de Procesos BPM. 2. Usuarios Invitados. Son usuarios con menos relación con la entidad, aunque también pueden participar en procesos. Las solicitudes las realizan, normalmente, a través del Portal de Invitados y reciben s y Tareas, con la información de su interés. De esta manera, los usuarios invitados participan de una forma similar a los empleados y externos en la ejecución de los procesos. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 212 de 230

213 La configuración de los Usuarios Externos y los Usuarios Invitados se explica a continuación Usuarios Externos. Portales Los Portales Privados Externos, también llamados Portales Externos (no confundirlos con los Portales Públicos, conocidos como Páginas Web y accedidos anónimamente por cualquier visitante), son una parte importante del sistema AuraPortal pues son los vehículos que permiten la comunicación y colaboración entre los Empleados de la empresa, que son los usuarios internos, y las Cuentas, es decir, clientes, proveedores, agentes, colaboradores, asociados, colegiados, etc. que reciben el nombre de usuarios externos. Los portales externos funcionan de manera similar al Portal de Empleados, pero poseen características propias y limitaciones que los diferencian notoriamente de aquellos. Se enumeran a continuación las más destacadas. 1. Creación. La creación de portales externos se realiza de manera muy sencilla por la propia empresa, sin necesidad de programación ni asistencia exterior, utilizando la herramienta de creación y diseño que ofrece AuraPortal. Se pueden crear tantos portales externos como se quiera. No hay limitación. Nota. La ventaja de la creación de portales externos predefinidos, como se explica más adelante, es que es muy sencilla y en unos pocos pasos se puede implementar un portal externo completo. No obstante, se puede crear cualquier tipo de infraestructura para acceso desde el exterior utilizando las herramientas de la Gestión de Contenidos, mucho más potente y versátil. 2. Portal Externo y Clases de Cuentas. Un portal externo está siempre vinculado a una o varias clases de la familia cuentas de la empresa y establece un canal de comunicación entre la empresa y las cuentas vinculadas a dicho portal. Al crear y diseñar el portal se determinan las clases de cuentas a las que se vincula el mismo. 3. Usuarios Externos y Logins. A un portal externo solo acceden los usuarios de dicho portal. Estos reciben el nombre de usuarios externos. Todo usuario externo siempre es un Rol Personal de la Cuenta a la que pertenece y siempre tiene su login y contraseña para iniciar sesión. 4. Familias en los Portales Externos. Cada portal externo tiene sus propias familias de Tareas, Documentos e Ítems. El acceso a las mismas se realiza por medio de los árboles de clases que se ADMINISTRADOR DELEGADO Página 213 de 230

214 encuentran en dicho portal externo y por tanto solo pueden acceder a estas familias los usuarios externos. No pueden acceder los empleados, excepto si gozan de autorización expresa para ello. Tareas. Desde los Portales Externos, los usuarios externos solo pueden Iniciar Procesos y Recibir Tareas de Proceso. Por tanto, la ventana es similar a la del Portal Interno de los empleados salvo que no dispone de la pestaña de Tareas Libres. Tampoco dispone del botón Planning. Bibliotecas externas. Las bibliotecas, ya sean de SharePoint o de Diccionario, que deban ser accesibles por los usuarios externos se ubicarán en su correspondiente árbol. Para que al mismo tiempo sean también accesibles desde el Portal de Empleados, basta con ubicarlas también en su árbol. Ítems externos. Los ítems y sus clases son los mismos para todos los portales, sea el Portal de Empleados o los portales externos. La diferencia de acceso a los ítems se establece únicamente según el árbol en que se han ubicado por el Administrador Delegado. Los ítems que se han ubicado en el árbol del Portal de Empleados y también en el árbol de un portal externo, serán accesibles desde ambos portales. Los que se han ubicado en un solo árbol, serán únicamente accesibles desde el portal que contenga dicho árbol. Los ítems que se muestran a través de portales externos se llaman ítems externos. En resumen: En los portales externos están los árboles de: - Tareas - Bibliotecas externas - Ítems externos Aspecto del Portal Externo predefinido Un portal externo predefinido posee, al igual que el Portal de Empleados, tres marcos con información: Marco Horizontal. Contiene el logotipo identificativo de la empresa, la botonera de acciones generales (Entrada, Tareas, Documentos, Ítems y Cuenta) y los iconos de Ayuda, Favoritos e Información. También muestra el nombre del usuario que está actuando en esa terminal. Este marco viene ya diseñado de origen. Su aspecto puede cambiarse mediante programación si la empresa lo desea. Marco Vertical. Muestra el nombre del portal y los botones de enlace para activar procedimientos o visitas a páginas web. Este marco es diseñable por la empresa sin necesidad de programación. Para ello se utiliza el diseñador (configurador) que proporciona AuraPortal expresamente con ese fin. Este configurador permite decidir los colores, imágenes, textos, etc. dentro de ciertas limitaciones de espacio. Además, permite crear y editar los botones del marco y sus enlaces con las páginas de acción. Esto da a la empresa la posibilidad de integrar en el portal sus propias gestiones, siempre que se puedan realizar mediante páginas ejecutables. Marco Central. Contiene los paneles que van apareciendo con los contenidos y las ventanas de trabajo. En este marco es donde se realizan las funciones del portal que han sido invocadas por los botones de los marcos horizontal y vertical. La página de entrada del portal externo tiene un aspecto como el que se muestra a continuación, que depende de la resolución del terminal (PC) del usuario externo. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 214 de 230

215 En esta imagen se ven los tres marcos mencionados más arriba: El MARCO HORIZONTAL muestra en todos los portales externos las mismas opciones: 1. Entrada. Es la página que se ve al entrar en el portal. 2. Tareas. Este botón da entrada al workflow. Permite Iniciar Procesos y Recibir Tareas. 3. Documentos. Para acceder a las bibliotecas y documentos que tienen relación con el portal. 4. Ítems. La familia de Ítems en el portal externo tiene un tratamiento muy similar a su homónima del Portal de Empleados. 5. Cuenta. Por aquí el usuario externo tiene la entrada a los datos de su cuenta. Nota. Se puede acceder directamente a Mi Cuenta y Mi Ficha de Usuarios Externos a través de la URL. Esto facilita el acceso para el diseño de Portales Externos desde páginas del módulo Content Management. Para ello, si se accede a las páginas /Home/PortalExternos/pe_vcuenta.aspx y/o /Home/Contactos_Crear.aspx, directamente sin ningún parámetro, se abrirá la propia ficha de la Cuenta o Rol del Usuario, respectivamente. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 215 de 230

216 El MARCO VERTICAL muestra el título del portal y los botones creados por la empresa. En este ejemplo se pueden ver: 1. Título del portal. Aparece el título Partners, que en este caso es una imagen colocada en el marco. También podría haber sido un título con texto sencillo. 2. Botones. En este ejemplo, la empresa ha diseñado el marco vertical con el color mostrado y ha creado varios botones, unos de Cabecera y otros ejecutivos o de enlace. Las páginas a las que se accede desde cada botón son las que se encuentran en la dirección (URL) que haya decidido la empresa. El MARCO CENTRAL muestra los comunicados de las tres columnas o zonas de la primera plana de los portales externos. Estas tres columnas contienen los comunicados que se han creado desde el Portal de Empleados en las zonas llamadas _EX_PrimeraPlana_A, _EX_PrimeraPlana_B y _EX_PrimeraPlana_C y aparecen iguales en todos los portales externos Crear un Portal Externo Para crear un portal externo, el Administrador Delegado, desde el Portal de Empleados, entra en la Estructura. Allí pulsa la opción Portales del panel de PLATAFORMA INTERACCIÓN AMPLIA. Aparece la siguiente ventana. Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Pulsar sobre la opción Crear Portal Externo en la barra de acciones. Aparece una ventana que contiene varias pestañas: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 216 de 230

217 1. Identificación. Muestra los marcos horizontal y vertical del portal y un panel para indicar el Nombre, Imagen, etc. 2. Diseño Botonera. Esta pestaña es la ventana donde se configura el aspecto general de la botonera, incluyendo el color del fondo, el color de los botones, etc. En esta ventana no se crean los botones. 3. Crear/Editar Botones. Esta es la ventana donde se crean y editan los botones, su finalidad, su conexión con la página de acción y el orden en que han de aparecer en el marco. Luego se explica. 4. Grid Mis Tareas. Aquí se pueden personalizar las columnas del grid Mis Tareas del portal. Además de las pestañas, se muestran en la Barra las Acciones de Salir, Desactivar Portal y Eliminar Portal. Se explican más abajo Identificación ADMINISTRADOR DELEGADO Página 217 de 230

218 En primer lugar, en el cajetín de Nombre (1), introducir el nombre con el que se va a identificar el portal. Este nombre se utilizará a efectos internos y puede ser distinto del título que aparecerá visible en el propio portal para ser visto por los usuarios de este. A continuación, pueden cumplimentarse los siguientes campos: 1. Imagen Logo Externo. Se trata de la imagen que ha de aparecer en el sitio del logotipo de la empresa que está en la parte superior izquierda del portal (3). En el cajetín Imagen Logo Externo (2) pulsar sobre el icono buscador y aparece superpuesta una ventana modal que permite explorar en el terminal del usuario para elegir la imagen que ha de aparecer en el sitio. Para ello, pulsar sobre el botón Seleccionar archivo y cuando se haya seleccionado la imagen pulsar Integrar y después Salir. Al cerrarse la ventana aparece la ventana anterior. Pulsar Guardar y ya aparece (3) la imagen en la parte superior izquierda. 2. Título Visible. Es el título del Portal, y puede ser una Imagen o un Texto. Observe que en la figura anterior es una imagen genérica (5). Se puede aplicar Multidioma tanto a la Imagen como al Texto, para que aparezca un Título Visible particularizado al idioma del usuario externo. Si en el cajetín Título Visible, se marca Imagen (4) hay que pulsar en el icono buscador. Aparece la ventana modal para seleccionar la imagen de forma similar a la mostrada para la Imagen Identificativa. Una vez se ha guardado la ventana con la imagen de Título Visible, aparece dicho título en el marco vertical (5). Si no se puede o no se quiere incorporar una imagen, en lugar de marcar la opción Imagen, marcar Texto. Esto activará los cajetines adyacentes para elegir la Fuente, el Estilo, el Tamaño y el Color de la letra. Nota. En este caso, las variantes de fuente ofrecidas son solo Verdana, Arial y Tahoma. Esto es debido a que los portales externos son accedidos por usuarios externos a la empresa cuyos terminales (PC) son desconocidos y pueden ser de muy distinta índole y además las conexiones por Internet tienen sus limitaciones, lo cual podría desembocar en una deficiencia de interpretación de la fuente por parte del receptor, lo que convertiría en ilegible el título. Por ello, las tres fuentes incluidas son las que con alta probabilidad no darán problemas y se leerán bien en todos los terminales. 3. Estilo del Portal. Desde aquí se selecciona el estilo, según los estilos predefinidos que ofrece AuraPortal. 4. Idioma. Para seleccionar el idioma genérico del portal, en concordancia con el idioma de los Externos que vayan a acceder a él. Esta funcionalidad solo está disponible si está Módulo de Idiomas instalado. Si no lo está, los usuarios externos verán las páginas en el idioma de la entidad (estructura/distintivos/idioma por defecto). Nota. Si el usuario externo tiene seleccionado un cierto idioma en su ficha de Rol Personal, este prevalece sobre lo aquí configurado. Solo se aplica el idioma del portal cuando no hay idioma en la ficha del rol. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 218 de 230

219 5. A Todas Fichas Roles Personales de Mi Cuenta. Si marca Sí, el Usuario Externo podrá acceder a todas las fichas de los Roles Personales de su cuenta, y si marca No sólo accederá a la suya. Nota. La ficha de Rol Personal que ve el usuario externo desde su portal no muestra la cabecera, por tanto, las acciones que se quieran poner a su disposición han de incorporarse en Botones de Acción. Pueden verse todos los detalles y posibilidades en la documentación sobre Formularios Dinámicos. Al acceder un Usuario Externo a la ficha de un Rol Personal que no sea el suyo, únicamente podrá ver los datos, pero no hacer ningún cambio. Sin embargo, si es su propia ficha, sí podrá hacer los cambios que estén previstos según el diseño del formulario (campos que estén marcados como Editables). 6. A Cuentas Indirectas. Si marca Sí, el Usuario Externo tendrá acceso a ver información de la ficha de sus Cuentas Indirectas desde el Formulario de Tareas y Mensajes, a través del Visor de los Prefijos de Cuenta, siempre que el Prefijo seleccionado sea de una Cuenta Indirecta suya. 7. A Ficha Roles Personales de Cuentas Indirectas. Si marca Sí el Usuario Externo tendrá acceso a las Fichas de los Roles Personales de todas las Cuentas Indirectas. Nota. Las Cuentas Indirectas son cuentas que dependen de otras cuentas. Por ejemplo, cuando una empresa lleva su relación comercial con sus clientes directos, que son Distribuidores de sus productos y también con los Clientes Finales de sus Distribuidores Diseño Botonera (Marco vertical) Pulsar sobre la pestaña Diseño Botonera. Aparece la ventana: Los cajetines por rellenar son los siguientes: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 219 de 230

220 1. Fuente. El estilo de letra para los botones. 2. Tamaño. El tamaño en píxeles de los nombres de los botones. 3. Color Separador. El color de la línea que separa los botones. 4. Posición Vertical. Aquí se indica la posición, desde arriba, en que debe comenzar la botonera. Se especifica en píxeles y la mejor manera de determinar el número es efectuar pruebas y ver el resultado en la muestra de marco vertical que figura a la izquierda del panel. 5. Color Fondo o Imagen Fondo. Elegir entre un color uniforme o una imagen artística como fondo de la botonera. El procedimiento de elección es evidente, pulsando el icono que aparece junto a los cajetines. 6. COLOR BOTONES EJECUTIVOS. Se distinguen dos tipos de botones: Ejecutivos y de Cabecera. Los llamados Botones Ejecutivos son los que, al pulsarlos, realizan alguna acción. 7. Se pueden determinar los colores de la Fuente, del Fondo y del Borde del botón en estado normal (antes de ser pulsados) mediante los cajetines situados bajo el título Normal. 8. También se determinan los respectivos colores alternativos que han de aparecer cuando se sitúa el cursor sobre uno de estos botones. Estos colores se definen en los cajetines situados bajo el título Realzado. 9. COLOR BOTONES CABECERA. Son los botones no ejecutivos, es decir, los que no realizan ninguna acción, sino que se utilizan como título o cabecera de la serie de botones ejecutivos que se encuentran debajo. Al igual que con los Botones Ejecutivos, los Botones Cabecera se diseñan definiendo la Fuente, el Fondo y el Borde. Al pulsar Guardar (1) se puede ver el aspecto que tomará el marco vertical. Una vez establecido el estilo de la botonera del marco vertical veamos a continuación como se crean los propios botones Crear/Editar Botones (Marco vertical) Pulsar sobre la pestaña Crear/Editar Botones. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 220 de 230

221 Para crear el primer botón pulsar sobre Crear Botón (1) en la barra de acciones. Sobre esta ventana pulsar primero sobre el recuadro (2) del botón que se acaba de crear y a continuación sobre Editar (3). Aparece la ventana de editar botón como sigue. Para editar el botón responder a las preguntas del panel. 1. Función del Botón. En primer lugar, hay que decidir si se trata de un botón Ejecutivo o de Cabecera. Se considera que un botón es Ejecutivo cuando dará entrada a una página de información. Los botones de Cabecera son títulos que, habitualmente de otro color, agrupan a varios botones ejecutivos de contenido homogéneo. 2. Nombre Botón. Aquí se escribe el Nombre que identifica la información que aparece al pulsar el botón. Este nombre se complementa con un campo Multidioma. Al pulsar sobre el icono buscador se muestra un grid, con dos columnas (Idioma y Nombre para mostrar) donde aparecen todos los idiomas disponibles en AuraPortal y se puede traducir el nombre del botón a los idiomas deseados. Así, cuando el Usuario Externo accede al Portal: - Si tiene en su ficha de Roles Personales un idioma seleccionado en el campo de sistema _Idioma, verá la botonera en ese idioma. - Si ese campo está en blanco, verá la botonera en el idioma que se haya configurado aquí para el Portal. - Si tampoco hay idioma por defecto, verá la botonera en el idioma seleccionado para la Entidad (Estructura-Portal-General). - Si no está trabajando con el módulo Multidioma, el idioma de los botones es el configurado en Estructura-Portal-General. 3. Dirección (URL). Aquí se introduce la URL de la página de información que debe aparecer al pulsar el botón. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 221 de 230

222 Por ejemplo, si se desea que los Usuarios Externos de este Portal accedan a unas ofertas que se han preparado para ellos, se copiaría la dirección en donde se encuentra la página publicitaria de las Ofertas. En este ejemplo, dicha página podría ser un documento de una biblioteca del Portal de Empleados. Para asegurarse de que la dirección URL es correcta se puede pulsar el botón Comprobar y observar que aparece la página de Ofertas que se pretende vincular al botón. 4. Dentro del Marco. Marcar esta opción para que, en el ejemplo, la página Ofertas se despliegue dentro del marco central de AuraPortal. Si se marca Ventana Independiente la página aparecerá en una ventana superpuesta que podrá ocultar los marcos de AuraPortal, que naturalmente reaparecerán cuando se cierre dicha ventana. 5. Insertar separador inferior. Para que el botón quede separado de los posteriores mediante una raya. Puede usarse, por ejemplo, antes de insertar un botón de Cabecera. 6. Enviar Credenciales. Para facilitar la integración con otras aplicaciones AuraPortal proporciona la funcionalidad de Transmitir Credenciales en la configuración de los botones de los portales Externos. Si está marcada esta opción, automáticamente se trasmitirá el Usuario y Password a la página indicada en la opción 'Dirección (URL)' que se abre al pulsar el botón. De esta manera, si la página que se abre está preparada para leer esos datos, podrá utilizarlos y evitarse una nueva validación en la nueva aplicación. Los datos que se transmiten están cifrados (Base64) y encriptados (3Des), y están en el formato siguiente: dominio:login:contraseña:dd/mm/aaaa hh:mm. Por ejemplo: auraportal:alfredo.carpio:al2345bo:13/01/ :00 La primera vez que se marca esta opción se crean dos registros en la lista AP Configuración de SharePoint donde está instalado AuraPortal, que contienen la Clave Pública y Privada para desencriptar, llamados así: ENC_CL_PUB (contiene la Clave Pública de Encriptación, key) ENC_CL_PRI (contiene la Clave Privada de Encriptación, IV) Para proporcionar la funcionalidad de desencriptación a la página destino, hay que programarla según las indicaciones siguientes: Para recuperar la cadena dentro de la página se necesita utilizar el comando: Request.QueryString("params") Para desencriptar la cadena que se recupera, se necesita realizar lo siguiente: Obtener las claves almacenadas en la lista AP Configuración: ENC_CL_PUB ENC_CL_PRI Con el algoritmo 3DES obtener la cadena desencriptada con el código de ejemplo: using System.Security.Cryptography; private TripleDESCryptoServiceProvider des = new TripleDESCryptoServiceProvider(); des.key=convert.frombase64string(enc_cl_pub); ADMINISTRADOR DELEGADO Página 222 de 230

223 des.iv=convert.frombase64string(enc_cl_pri); string decrypted; byte[] Code = Convert.FromBase64String(thisDecode); decrypted = ASCIIEncoding.ASCII.GetString(des.CreateDecryptor().TransformFinalBlock (Code, 0,Code.Length)); En este ejemplo, 'thisdecode' contiene la cadena encriptada y 'decrypted' la cadena desencriptada. Para finalizar se pulsa Guardar. La ventana muestra el marco vertical con el botón creado. Pulsando de nuevo Crear Botón y siguiendo de manera similar los pasos explicados se crean el resto de los botones. Los botones de Subir, Bajar y Eliminar se utilizan como se explica a continuación. 1. Marcar primero el botón que se quiere desplazar pulsando sobre su nombre. 2. Para subir el botón una posición, pulsar el botón de comando Subir. Si se desea subir varias posiciones, se pulsa el botón varias veces seguidas. 3. Para hacerlo bajar pulsar el botón de comando Bajar. El botón marcado bajará una posición. 4. Para eliminarlo, pulsar el botón de comando Eliminar. El botón será eliminado. Los botones Subir y Bajar permiten ordenar la botonera con mucha facilidad. Para que el portal pueda utilizarse, pulsar la opción Activar Portal en la Barra de Acciones Grid Mis Tareas Pulsar sobre la pestaña Grid Mis Tareas. Aquí se puede configurar el grid Mis Tareas, que muestra las tareas de proceso, para todos los usuarios externos que accedan al portal. Se pueden hacer Visibles (1) o no las columnas, marcando o desmarcando la casilla, establecer el Orden (2) de aparición de estas y el Ancho (3) que se desea que ocupen. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 223 de 230

224 Nota. Esta posibilidad está disponible para el propio usuario externo desde el botón grid de la barra de acciones del portal Modificar un Portal Externo En cualquier momento se pueden modificar las características de cualquier portal externo mediante los mismos procedimientos que se han mostrado para crearlo. Para ello, basta con pulsar sobre el nombre del portal y vuelve a aparecer la ventana de diseño con sus pestañas: Identificación, Diseño Botonera, Crear/Editar Botones y grid Mis Tareas Vincular Clases de Cuentas con Portales Externos Una vez se ha creado un portal externo hay que vincularlo con las cuentas que han de acceder a dicho portal. Hay que tener en cuenta que cada portal externo ha de estar vinculado como mínimo a una clase de la familia Cuentas. No puede estar restringido a un número de cuentas que sean solo parte de una clase. Sin embargo, sí es posible que un solo portal esté vinculado a varias clases de cuentas. Por ejemplo, si la familia Cuentas tiene diferenciadas las clases: Clientes Nacionales y Clientes Internacionales, se puede, o bien crear un solo portal Externo de Clientes y vincularlo a ambas clases (Nacionales e Internacionales) o bien crear un Portal para Clientes Nacionales y otro distinto (con características e idioma distintos) para los Clientes Internacionales. Para establecer la vinculación o enlace entre un portal externo y sus clases de cuentas, el procedimiento a seguir es el mismo que se usa para ubicar las clases en el árbol de una familia, solo que aquí las ramas del árbol están siempre en el nivel superior del mismo, habiendo una rama para cada portal creado. Las clases de cada portal se ubican bajo dicho nivel. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 224 de 230

225 Para llevarlo a cabo, pulsar sobre la pestaña de Ubicar Clases de Cuenta (1). Pulsar en el panel izquierdo sobre Árbol para que aparezca el nombre del portal creado. A continuación, pulsar sobre dicho nombre (por ejemplo, Partners Portal) (2). El nombre se colocará en el cajetín del campo Nivel (3) en el panel de la derecha. A continuación, marcar sobre el sub-panel llamado Clases de Cuentas no ubicadas (4) las clases que se quieran vincular con el portal (en este ejemplo, Asociado) y luego pulsar el botón de agregar (5). Las clases ubicadas aparecerán en el sub-panel Clases de Cuentas ubicadas (6). Pulsar Guardar (7) en la barra de acciones y luego pulsar Ver Cambios (8) en el panel del árbol. Aparece la rama del Partners Portal con el signo +. Pulsar sobre el signo + para que despliegue las clases ubicadas. Un empleado puede acceder al Portal de Partners recién creado desde el propio Portal de Empleados por ejemplo incluyendo el acceso correspondiente en algún botón o Submenú de la botonera de la Pantalla de Inicio. Todo portal externo es accesible por los usuarios externos (cuentas) del mismo, es decir, en este ejemplo, por los usuarios externos pertenecientes a las cuentas de las Clases que se han asignado al Portal. También es accesible desde el Portal de Empleados por el procedimiento recién mostrado. Nota. Los empleados de la empresa pueden acceder a los portales externos, pero una vez en ellos solo podrán entrar en las opciones a las que estén autorizados. Por ejemplo, no podrán entrar en la opción Cuenta (reservada a cada usuario externo,) ni tampoco en las Tareas, Documentos e Ítems a los que no estén autorizados. En la página inicial del portal externo aparecen los comunicados que se han creado y aprobado en el Portal de Empleados y que se han situado en las zonas de publicación _EX_PrimeraPlana_A, _EX_PrimeraPlana_B y _EX_PrimeraPlana_C. Estos comunicados aparecen en todos los portales externos de la misma manera pues las zonas de publicación mencionadas son comunes a todos ellos. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 225 de 230

226 Página Inicial La Página Inicial es la página a la que se accede al entrar en un Portal Externo. Cuando se crea un nuevo portal externo, se crea una página con el nombre entradaextid.htm, donde ID es un número que identifica el portal, en la biblioteca AP PortalExt del sitio de SharePoint. Esta entradaext.htm es la plantilla con la que se van a ir creando el resto de las entradaext [ID Portal Externo].htm. Por tanto, por defecto, la Página Inicial de los portales externos tendrán la misma configuración y mostrarán las zonas de publicación con ID 4, 5 y 6 por defecto. No obstante, se puede editar la entradaext correspondiente y sustituir los IDs de las zonas de publicación según interese Usuarios Externos. Documentos Para restringir el acceso a documentos cuya finalidad está relacionada con un portal, e impedir que puedan ser accedidos por usuarios de otro portal, los documentos se deben ingresar en bibliotecas que se ubican en el árbol del portal al que deban pertenecer. Así, aunque los documentos existen en todo AuraPortal, solo pueden ser accedidos desde el portal que posee el árbol de bibliotecas que contienen dichos documentos. Adicionalmente, las bibliotecas de un determinado portal pueden crearse y situarse en un Site interno distinto de las de otros portales para acrecentar el aislamiento de las mismas si se necesita esta compartimentación. Nota. La posibilidad de residir en un Site distinto, como ocurre con las bibliotecas, no está disponible para las otras familias de AuraPortal, pero sí para los anexos de todas las familias. La creación y administración de documentos, bibliotecas y árbol de los portales externos se realiza de manera similar a lo ya explicado para el Panel de FAMILIAS Usuarios Externos. Ítems Las clases de ítems se crean siempre desde el panel de FAMILIAS en la Estructura de AuraPortal. Una vez creadas, se pueden ubicar en uno o varios portales. A. Los ítems que deban ser accesibles por usuarios externos han de figurar en clases ubicados en su Portal Externo. Los ítems ubicados en un portal externo pueden ser vistos por todos los usuarios de ese portal, por tanto, no pueden ser confidenciales. Si se quiere proteger la información de los ítems éstos han de estar ubicados en el Portal de Empleados. B. Los ítems que se quieran enlazar con tareas externas han de figurar en clases de ítems ubicadas en el portal externo en el que operan dichas tareas externas. C. Los ítems cuyas clases solo están en el Portal de Empleados solamente se podrán enlazar con tareas internas, no con tareas externas (aunque éstas sean de origen interno). ADMINISTRADOR DELEGADO Página 226 de 230

227 Crear y Ubicar Clases Para crear las clases de ítems, hay que entrar en la opción Ítems: Árbol y Clases del panel de FAMILIAS. Allí, en la ventana VAC, realizar las operaciones deseadas. En el ejemplo aquí mostrado se han creado las ramas y clases que aparecen en la imagen anterior. Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción. Puede verse que se han creado cuatro clases de ítems (Apartamentos en Venta, Casas en Venta, Locales en Venta, Oficinas en Venta) que se ubican en una de las ramas del árbol también creada al efecto: Casas, Apartamentos, Oficinas, Locales. Todo ello dentro del Portal de Empleados. Sin embargo, para que los ítems de estas clases puedan ser accesibles por los clientes de la división inmobiliaria de la empresa, bien para consulta, bien para cumplimentar anexos, dichas clases han de ubicarse también en el Portal Clientes Inmobiliaria que es portal al que acceden dichos clientes como usuarios externos. Para realizar la ubicación, entrar en la opción Usuarios Externos - Ítems, del panel WIP (Plataforma de Interacción Amplia). Se abre la siguiente ventana cuyo grid contiene todos los portales externos ya creados. Elegir el Portal Clientes Inmobiliaria: ADMINISTRADOR DELEGADO Página 227 de 230

228 Cuando las clases se han ubicado por el procedimiento ya conocido en la ventana VAC, puede verse que dichas clases se encuentran ubicadas (también) en este Portal Clientes Inmobiliaria: Así pues, las clases de ítems creadas las hemos ubicado en dos portales a la vez: Portal de Empleados y Portal Clientes Inmobiliaria Usuarios Invitados. Idioma y Estilo Desde aquí se configura: El Estilo por defecto, seleccionando uno entre los que vienen predeterminados. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 228 de 230

229 El Idioma por defecto en el que se ven los literales de la aplicación, seleccionando uno entre los que vienen predeterminados. El idioma de cada usuario invitado está definido en su ficha de rol personal. Si el campo _idioma de la ficha del rol está vacío, se utilizará como lenguaje el que se muestra en esta opción. Botón Permisos. De acceso exclusivo para Adminportal, permite añadir los grupos de empleados que tendrán acceso a esta opción Usuarios Invitados. Formularios Esta opción muestra un grid que contiene todos los formularios que se han diseñado para Usuarios Invitados. Se puede encontrar información más detallada en la documentación sobre Formularios Dinámicos y sobre el Portal de Usuarios Invitados. Se pueden diseñar múltiples formularios de invitados que, además, permiten Divisiones Condicionales, basadas en campos de la ficha del Rol, para que distintos invitados puedan ver distinta información Gestión de Contenidos & Comercio Online El módulo de Gestión de Contenidos y Comercio Online se utiliza para diseñar: Un sistema de Gestión de Contenidos de una forma rápida y sencilla, ya que no requiere programación adicional. Se controlan las distintas etapas del ciclo de vida del contenido: creación, almacén, seguridad, flujo, acceso, publicación, control de versiones, recuperación, distribución, conservación y eliminación. Se puede manejar todo tipo de contenido: Anuncios, Noticias, Artículos, Documentos, Vídeos y cualquier otro tipo de contenido digital enfocado a la Web pública de la empresa. Una completa plataforma de Comercio Online, sin formación o desarrollo adicionales. Permite a las empresas crear fácilmente una página Web, diseñada por el propio usuario, desde la que ofrecer sus productos a través de Internet. El módulo incluye Gestión de Contenido, Carrito de la Compra y Pasarela de Pago, y se puede enlazar, para las ventas por Internet, con procesos de BPM internos. La actividad transaccional puede monitorizarse desde las herramientas de AuraPortal. Para una explicación completa del módulo consultar la documentación sobre Gestión de Contenidos y Comercio Online. ADMINISTRADOR DELEGADO Página 229 de 230

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