ACTUALIZACIÓN TAAF VERSIÓN desde 4.01.u hasta 4.02.a
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- Bernardo Carmona Parra
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1 Página: 1/43 ACTUALIZACIÓN TAAF VERSIÓN desde 4.01.u hasta 4.02.a
2 Página: 2/43 Producto: Aplicación Administración de Fincas TAAF, versión desde 4.01.u hasta 4.02.a La información contenida en este documento no puede ser modificada sin previo aviso y no representa compromiso alguno por parte de TAAF S.L. Copyright TAAF S.L. Tecnología Aplicada a la Administración de Fincas S.L. Reservados todos los derechos. Queda prohibido reproducir parte alguna de este documento cualquiera que sea el medio empleado electrónico, mecánico, fotocopia, grabación, etc. sin el permiso previo y por escrito por parte de TAAF. TAAF es una marca registrada por Tecnología Aplicada a la Administración de Fincas (TAAF) S.L. TAAF S.L. c/ Balmes, 195, 5º 7ª Barcelona Telf Fax Correo: soporte@taaf.es
3 Página: 3/43 INFORMACIÓN. Versión actual del documento desde 4.01.u 16 de Diciembre del 2013 hasta 4.02.a Versión anterior del documento 4.01.k_n 13 de Marzo del 2013 Referencia del documento Título del documento Idioma origen Autor Responsable TAAF Actualización TAAF desde 4.01.u hasta 4.02.a Actualización TAAF desde 4.01.u hasta 4.02.a Castellano Colaboradores de TAAF J.Ramón Fernández. Novedades respecto de la versión anterior. Documentación y Adecuación al cambio de versión de la según detalle que se explica a continuación.
4 Página: 4/43 ÍNDICE. 1. INTRODUCCIÓN MEJORAS VERSIÓN 4.01.u... 7 CAPÍTULO 1- PROPIEDAD HORIZONTAL PROCESO 1 COMUNIDADES Comunidades Departamentos PROCESO 2 DEPARTAMENTOS Departamentos PROCESO 3 RECIBOS Recibos Consulta de Recibos PROCESO 4 BALANCES Estados de Cuentas Cierre Comunidades CAPÍTULO 2- PROPIEDAD VERTICAL PROCESO 1 FACTURAS DE ADMINISTRACIÓN Facturas de Administración Facturas de Administración Generación PROCESO 2 LIQUIDACIONES Consulta de Liquidaciones Envío de mails CAPÍTULO 3 PROCESOS COMUNES PROCESO 1 REMESAS DE RECIBOS Remesas bancarias PROCESO 2 FACTURAS ADMINISTRACIÓN Facturas Comisiones Remesas de Honorarios PROCESO 3 PROVEEDORES Consulta de Proveedores PROCESO 4 FACTURAS PROVEEDORES Consulta de Facturas de Gastos Norma Q PROCESO 5 Envío de Mails y SMS Certificados Envio de Mail y SMS Certificados CAPÍTULO 4. GESTIÓN DE CAJA PROCESO 1 DIARIO DE CAJA Cobro de Recibos CAPÍTULO 5. TABLAS PROCESO 1 TABLAS GENERAL Tabla Usuarios
5 Página: 5/43 CAPÍTULO 6. FACTURASCAN PROCESO 1 FACTURASCAN Facturascan MEJORAS VERSIÓN 4.01.v-w CAPÍTULO 1 PROPIEDAD VERTICAL PROCESO 1 DEPARTAMENTOS Departamentos Consulta de Departamentos PROCESO 2 FIANZAS INCASOL Fianzas Incasol CAPÍTULO 2 GESTIÓN FISCAL PROCESO 1 GESTION FISCAL Diario IVA Comunidades CAPÍTULO 3. GESTOR DOCUMENTAL PROCESO 1 GESTOR DOCUMENTAL Gestor Documental Interno CAPÍTULO 4. FACTURASCAN PROCESO 1 FACTURASCAN Facturascan MEJORAS VERSIÓN 4.01.x-y CAPÍTULO 1- PROPIEDAD HORIZONTAL PROCESO 1 BALANCES Diario de Comunidades PROCESO 2 RECIBOS Entregas a Cuenta CAPÍTULO 2- PROPIEDAD VERTICAL PROCESO 1 FIANZAS INCASOL Fianzas Incasol PROCESO 2 HONORARIOS Facturas Honorarios CAPÍTULO 3- PROCESOS COMUNES PROCESO 1 CRITERIO DE CAJA Criterio de Caja PROCESO 2 REMESAS Remesas de Devoluciones PROCESO 3 ENVÍO Envío de CAPÍTULO 4- GETIÓN DE CAJA PROCESO 1 GESTIÓN DE CAJA Gestión de Caja CAPÍTULO 5. FACTURASCAN PROCESO 1 FACTURASCAN
6 Página: 6/ Facturascan MEJORAS VERSIÓN 4.02.a CAPÍTULO 1- PROPIEDAD HORIZONTAL PROCESO 1 COMUNIDADES Comunidades CAPÍTULO 2- PROCESOS COMUNES PROCESO 1 CLIENTES Clientes PROCESO 2 FACTURAS DE GASTOS Consulta de Facturas de Gastos CAPÍTULO 3- SEPA PROCESO 1 CLIENTES Clientes PROCESO 2 EMPRESA Empresa PROCESO 3 TABLAS General 2 - Cuentas de Cobros y Pagos General 3 - Bancos PROCESO 4 REMESAS Remesas Recibos / Remesas Liquidaciones / Remesas Pagos a Proveedores PROCESO 5 CONSULTA RECIBOS Envío de
7 Página: 7/43 1. INTRODUCCIÓN. La razón más importante para esta distribución de una nueva versión, es la entrada en vigor a partir del uno de febrero de dos mil catorce de las normas SEPA (Zona única de Pago en Euros), que modifica la estructura de los ficheros de las normas bancarias CSD19 (Adeudo) y CSD34 (Transferencias), pasando a ser SEPA19.14 y SEPA34.14 respectivamente. Esta adecuación obliga a modificar los datos de captura de la información bancaria de los clientes y requiere la introducción del mandato. Conjuntamente con esta novedad, se incorporan los requerimientos previos para la siguiente distribución de carácter fiscal, con la posibilidad de informar los clientes que realizaran sus declaraciones de IVA por el criterio de Caja y los cambios relativos a la generación del modelo 347 para las Comunidades de Propietarios. Como a cada una de las versiones, hemos incorporado algunas peticiones y mejoras que se han solicitado por parte de nuestros clientes. Por último, se contempla la integración en una única base de datos TAF, los datos correspondientes a la gestión comercial de la aplicación Taaf.Immo como primer paso para el desarrollo de la aplicación en nueva tecnología. Les recomendamos la lectura de este documento antes de realizar la actualización y les ofrecemos el apoyo de nuestro equipo del área de soporte para cualquier duda o consulta. Taaf S.L. J. Ramón Fernández. MEJORAS VERSIÓN 4.01.u
8 Página: 8/43 CAPÍTULO 1- PROPIEDAD HORIZONTAL. PROCESO 1 COMUNIDADES Comunidades. Al modificar el campo Administrador de los datos generales de una comunidad, en el caso de que exista una finca de Propiedad Vertical asociada a esta comunidad, se actualizará automáticamente el administrador de la comunidad en los datos de la finca, siempre y cuando ambos coincidieran en ambas fichas antes del cambio Departamentos. Se incorpora una mejora en la visualización de la pestaña Departamentos de la Comunidad, mostrándose en azul cuando un propietario de la Comunidad es propietario en una finca de vertical. Esto permite al administrador una gestión mejor con el cliente, y un trato determinado. Para ello recordamos la importancia del criterio cliente único que tiene nuestra aplicación, pudiendo proceder a la unificación de clientes en el caso que se detecte duplicidad desde Procesos Especiales.
9 Página: 9/43 PROCESO 2 DEPARTAMENTOS Departamentos. Se amplían los dígitos del campo Forma de Cobro en la información del pagador del Departamento, permitiendo informar el código obviando la búsqueda de este dato por el desplegable. Este punto afecta especialmente en el caso de traspasos de base de datos donde los códigos traspasados superaban los cuatro dígitos y el usuario debía consultarlos mediante el acceso a la consulta de la tabla. PROCESO 3 RECIBOS Recibos.
10 Página: 10/43 En algunos casos, como puede ser por ejemplo Juntas de Compensación, Entidades Urbanísticas, etc., podrá realizarse a partir de esta versión la gestión de recibos con IVA. Para ello el usuario deberá informar en los datos generales de la comunidad la aplicación de IVA, tal y como muestra la siguiente pantalla, y al generar los recibos se aplicará IVA correspondiente:
11 Página: 11/43 Se revisa la contabilización de recibos con partes no liquidable, habiéndose detectado en versiones anteriores algún desajuste de céntimos Consulta de Recibos. Se incorpora el check Presupuestos Abiertos con el objetivo de reducir la consulta de recibos de este procedimiento. En el caso de desmarcar esta opción o dejarla en gris, el sistema mostrará todos los recibos, destacando en rojo aquellos que proviene de un presupuesto cerrado. Hemos de recordar que el cobro o devolución de recibos de un presupuesto cerrado genera el movimiento en el presupuesto Activo.
12 Página: 12/43 PROCESO 4 BALANCES Estados de Cuentas. A partir de esta versión se incorpora la opción de diferentes tipos de seleccionar la documentación del Estado de Cuentas (1): - Impresión directa del informe por la impresora predeterminada de la máquina desde la que solicita la información; - PDF s en disco: el sistema guardará en PDF la documentación (estado de cuentas y/o facturas de proveedores/administración) en la carpeta PDF que se guarda en la ruta de la carpeta local de TAAF PDF. - Envío por mail: permite un envío por de la liquidación de la comunidad, adjuntando las facturas de proveedores guardadas en el Gestor Documental así como las de administración, según el informe solicitado en pantalla
13 Página: 13/43 Al solicitar un envío por mail el usuario podrá realizar un filtro previo, indicando a que mail se desea enviar el Estado de Cuentas(2): -Mail principal propietario: se enviará al primer contacto 1-Mail informado en la ficha del cliente; -Todos los mails del propietario: se enviará a todos los contactos 1-Mail informados en la ficha del cliente. Así como gestionar el envío solo a aquellos clientes a los que se les haya informado un tipo de envío 1-Correo Electrónico en la ficha del cliente (3). Ambos filtros facilitan la gestión del envío acotando los datos a los que debe enviarse la información Cierre Comunidades. Se incorpora el check Traspasar check de Activo en la pantalla de Cierre Automático de Comunidades, mejorando la apertura de los nuevos presupuestos permitiendo al usuario activar el nuevo presupuesto para la gestión de nuevo ejercicio, como sería el caso de la entrada de facturas. Por defecto aparecerá marcado, pero el usuario podrá desactivarlo si desmarcar previamente el check Cerrar Presupuesto Origen.
14 Página: 14/43 CAPÍTULO 2- PROPIEDAD VERTICAL. PROCESO 1 FACTURAS DE ADMINISTRACIÓN Facturas de Administración. Se activa el campo Origen de las facturas para su manipulación en modo usuario, permitiendo informar desde la entrada de la factura cuál es la empresa que ha generado esa factura Facturas de Administración Generación. Se incorpora la opción de generar facturas de administración sin cobro, tanto facturas de honorarios de fincas como facturación programada a clientes, con la posibilidad de realizar las remesas de facturas, desde el módulo General Facturas Remesas.
15 Página: 15/43 PROCESO 2 LIQUIDACIONES Consulta de Liquidaciones Envío de mails. Se revisa el proceso de envío de liquidaciones por , con opción de agrupar liquidaciones, ya que en versiones anteriores había detectado en algún caso que solo se adjuntaba el documento en el último mail. CAPÍTULO 3 PROCESOS COMUNES. PROCESO 1 REMESAS DE RECIBOS Remesas bancarias. Se mejora la combinación de correspondencia para el cobro por ventanilla, tras detectar algún caso en el que la empresa tenía un NIF con el formato [carácter + 7 números + carácter]. PROCESO 2 FACTURAS ADMINISTRACIÓN Facturas Comisiones. Se revisa la generación de facturas de comisiones, en el caso que la empresa de destino de la factura es distinta a la empresa de origen, el sistema generará las facturas en la empresa destino sin vincular a los documentos de pago.
16 Página: 16/ Remesas de Honorarios. El sistema permite, como ya existía para Remesas de Honorarios de Horizontal, la opción de contabilización. En este caso, la contabilización del cobro de la factura se realiza contra la finca en lugar de una cuenta de tesorería, generando el siguiente asiento contable que quedará compensado al pagar la liquidación: PROCESO 3 PROVEEDORES Consulta de Proveedores. Se incluye la opción de envío de SMS y mails a proveedores, desde la Consulta de Proveedores, siguiendo el procedimiento que permite esta opción en otros puntos de la aplicación.
17 Página: 17/43 Para ello recuerde que deberá informar el tipo de contacto 1-mail en la ficha del proveedor, pudiendo realizar el envío al mail principal (el primero) o bien a todos los mails del proveedor: Al acceder a la pantalla de envío de mails el usuario podrá optar por un envío ordinario o certificado (Recordamos que pueden activar los créditos para el envío certificado mediante solicitud a nuestro correo soporte@taaf.es. Los campos de combinación que podrán utilizarse en la creación de la plantilla en este punto de envío son los siguientes: Auxiliar 1 Nombre Completo Auxiliar 4 Primer Apellido (Persona Física) / Nombre Completo (Persona Jurídica) Auxiliar 2 /3 / 5 en este punto no se utilizan estos auxiliares PROCESO 4 FACTURAS PROVEEDORES Consulta de Facturas de Gastos.
18 Página: 18/43 Se incorporan nuevos campos de combinación en la plantilla de la carta de proveedores, pudiendo estructurar en columnas el detalle de las facturas para su comunicación, como podría ser solicitar la conformidad de facturas pendientes de pago:
19 Página: 19/43 Tras la combinación se mostrarían las facturas correspondientes a los datos solicitados en la consulta: Norma Q43. Se mejora la lectura del fichero de la Norma Q43, principalmente el sistema de localización de pólizas y facturas para su completa lectura de facturas del módulo Facturascan. PROCESO 5 Envío de Mails y SMS Certificados Envio de Mail y SMS Certificados. El usuario podrá optar por informar copia oculta en el envío de Mails Ordinarios, pudiendo informar varias cuentas separadas por el carácter ; Esta opción debe configurarse en el Panel de Configuración de Taaf. Les recordamos que el acceso a este punto se realiza desde el Menú Inicial de Taaf:
20 Página: 20/43 Por temas de seguridad, el sistema solicitará una contraseña que pueden consultar con el responsable del despacho, o bien con nuestro departamento de atención al cliente: o soporte@taaf.es. CAPÍTULO 4. GESTIÓN DE CAJA. PROCESO 1 DIARIO DE CAJA Cobro de Recibos. El usuario podrá visualizar antes de cobrar el recibo, a que pertenece ese importe, consultando a la derecha de la pantalla el campo Observaciones :
21 Página: 21/43 Al solicitar el cobro de recibos de un cliente de Propiedad Horizontal, si el presupuesto donde se ha generado este recibo está cerrado, se subrayará en rojo para que el usuario prevenga que la imputación del recibo se imputará al nuevo ejercicio y en el nuevo presupuesto Activo: CAPÍTULO 5. TABLAS. PROCESO 1 TABLAS GENERAL Tabla Usuarios. Para una notificación más precisa en los comunicados a clientes para el acceso a la Administración On Line del despacho, se incorpora la posibilidad de filtrar por comunidad:
22 Página: 22/43 CAPÍTULO 6. FACTURASCAN. PROCESO 1 FACTURASCAN Facturascan. Se incorporan las siguientes mejoras en el Módulo de Facturascan: Posibilidad de vincular documentos a facturas sin necesidad de póliza. Se incorpora un nuevo campo de filtro para la búsqueda: Administrador. A partir de esta versión, el número de factura del proveedor se transformará en el campo referencia de la factura. En el caso que de recibir varias veces la misma factura, el sistema la detectará y procederá según su estado: -si no está procesada actualizará la información; -y si está procesada dará un mensaje de aviso para que el usuario la procese manualmente. Posibilidad de indicar si la factura a generar es conformable, tanto desde la póliza como desde la propia pantalla de definición de datos en cada movimiento.
23 Página: 23/43 La pantalla de definición de datos ahora estará disponible en todas las pestaña para poder manipular la información antes de generar la factura, aunque está sea a través de una póliza. Integración del módulo Facturascan en el gestor documental con Alfresco. MEJORAS VERSIÓN 4.01.v-w CAPÍTULO 1 PROPIEDAD VERTICAL. PROCESO 1 DEPARTAMENTOS Departamentos. Se amplía la información del Departamento con la incorporación de la Calificación Energética, pudiendo informar la clasificación correspondiente, así como un control de su duración mediante estos nuevos campos.
24 Página: 24/43 Tanto la Calificación Global como el Consumo y Emisiones, tiene una tabla vinculada, permitiendo indicar que no hay calificación energética del departamento: El usuario podrá informar también que la Calificación Energética se encuentra en trámite. Al informar la Fecha Inicio, el sistema informará la Fecha Fin automáticamente, 10 años más: Consulta de Departamentos. La Consulta de Departamentos permite realizar el control de aquellos departamentos a los que falta informar la Calificación Energética, para su revisión posterior.
25 Página: 25/43 A la derecha de la pantalla mostrará la Calificación Energética informada, tal y como muestra el siguiente ejemplo: Se revisa el Listado de Altas y Bajas, en el que se incluye la información sobre la calificación energética de los departamentos: PROCESO 2 FIANZAS INCASOL Fianzas Incasol. Destacamos en esta versión la mejora realizada en éste módulo, permitiendo generar PDF con los contratos que se envían al Incasol (1):
26 Página: 26/43 1 Al hacer clic en este botón, el sistema mostrará la siguiente pantalla: (2) Contratos a imprimir: Sólo altas / Todos: Podemos solicitar la impresión de las altas únicamente o bien de todos los contratos (altas y bajas) de la liquidación de fianzas. (3) Categoría: El usuario solicitará la categoría con la cual se han guardado estos contratos para su impresión (categorías creadas en la Tabla Categoría Sharepoint ). (4) Tipo de salida: Impresión directa / PDF s en disco: Imprimirá los contratos directamente a la impresora predefinida o bien podemos optar por crearlos en PDF s y guardarlos en el sistema.
27 Página: 27/43 CAPÍTULO 2 GESTIÓN FISCAL. PROCESO 1 GESTION FISCAL Diario IVA Comunidades. Se revisa el Diario de IVA de las Comunidades, ajustando los céntimos que en algún caso no cuadraban entre el total columna y total desglosado por IVAS en el detalle de los propietarios. CAPÍTULO 3. GESTOR DOCUMENTAL. PROCESO 1 GESTOR DOCUMENTAL Gestor Documental Interno. Se ha creado un Gestor Documental Interno de Taaf como una alternativa más. Se activa desde el Panel de Control: CAPÍTULO 4. FACTURASCAN. PROCESO 1 FACTURASCAN.
28 Página: 28/ Facturascan. Se incorporan las siguientes mejoras en el Módulo de Facturascan: El sistema, desde esta versión, excluirá de las búsquedas aquellas facturas que ya tengan un documento vinculado mediante Paperless. Se incorpora la posibilidad de visualizar la metadata completa que ha llegado de Paperless en formato xml. En el caso que la finca o la comunidad a la que debe crearse una factura está de baja, no se generará el documento; en el caso que exista la factura permitirá vincular el documento a la factura. Se habilita la impresión del detalle de la entrada de datos. En el caso de procesar facturas de abono por el Facturascan, el sistema comprobará que el importe sea en negativo, ya que es el procedimiento de introducción en la aplicación y, en caso necesario, invertirá el signo). Al eliminar una factura generada desde este módulo, el sistema desvinculará el movimiento de Paperless y lo volverá a dejar pendiente de procesar. Se añade un control adicional al crear factura, donde se impedirá volver a generar facturas con misma póliza/proveedor e importe en el periodo del mes. Este control permite, entre otras cosas, el supuesto de que un proveedor envíe erróneamente varias veces la misma factura y el sistema de Facturascan las procese. Se revisa el proceso de generar un pago periodificado desde el módulo, aplicando desde esta versión la máscara correcta de fechas en las descripciones. MEJORAS VERSIÓN 4.01.x-y
29 Página: 29/43 CAPÍTULO 1- PROPIEDAD HORIZONTAL. PROCESO 1 BALANCES Diario de Comunidades. Se incorpora el siguiente control al cambiar de presupuesto movimientos 1- Cobro de Recibos y 11-Devolución de Recibos Horizontal desde el Diario de Comunidades: se controla si el presupuesto de destino está cerrado para no realizar la imputación a éste, mostrando el siguiente mensaje: PROCESO 2 RECIBOS Entregas a Cuenta. Al realizarse un abono de una entrega a cuenta, se abonará al mismo departamento al que se realizó entrega, independientemente que el recibo compensado sea de otro departamento. CAPÍTULO 2- PROPIEDAD VERTICAL.
30 Página: 30/43 PROCESO 1 FIANZAS INCASOL Fianzas Incasol. Se añade la opción de generar ficheros de fianzas agrupados para fianzas del mismos concierto y periodo. En el caso de que se trabaje con varias empresas, donde en cada una de ellas se ha informado los datos del Administrador con el mismo concierto, el Incasol solicita que se envíe un único fichero. El sistema detecta si hay otras liquidaciones con el mismo concierto dará un mensaje al usuario solicitando si quiere generar un único fichero. PROCESO 2 HONORARIOS Facturas Honorarios. Se revisa la creación de facturas de abono, al generarse éstas automáticamente el sistema informará la empresa de origen de la factura abonada. CAPÍTULO 3- PROCESOS COMUNES.
31 Página: 31/43 PROCESO 1 CRITERIO DE CAJA Criterio de Caja. Una de las mejoras importantes que incorpora la versión, es la adaptación inicial de la aplicación al Criterio de Caja. Se ha añadido en la ficha de cliente y proveedor el check RECC, mediante el cual el usuario podrá indicar en que clientes y/o proveedores y en que ejercicio se aplicará el criterio de caja para la obtención de la información fiscal: En la ficha de Proveedor, este check se encuentra en la nueva pestaña de Información Fiscal, tal y como muestra la siguiente pantalla:
32 Página: 32/43 PROCESO 2 REMESAS Remesas de Devoluciones. El sistema permite desde esta versión procesar ficheros de devolución de recibos con varios ordenantes y fechas. Para ello se ha habilitado la pantalla con la nueva información de Destino <Remesas> (1): 1 Tal y como indica el texto, si no se informa el campo fecha el sistema generará tantas remesas como fechas de devoluciones existan en el fichero de devolución que se procesa. PROCESO 3 ENVÍO Envío de . Para agilizar y mejorar el proceso de envío de , el sistema no adjuntará en el los s los archivos internos del Word que se utilizan para temas y colores, como se había detectado en versiones anteriores.
33 Página: 33/43 CAPÍTULO 4- GETIÓN DE CAJA. PROCESO 1 GESTIÓN DE CAJA Gestión de Caja. Se habilita la opción de correspondencia desde la Imputación Directa, permitiendo al usuario una vez validada la imputación, solicitar la combinación de correspondencia con los datos informados en pantalla: El sistema mostrará la ventana de Windows para la obtención de la plantilla:
34 Página: 34/43 El sistema incorpora una plantilla que el usuario podrá utilizar de base para crear sus propias plantillas: Al combinar la plantilla de nuestro ejemplo obtendremos el siguiente documento:
35 Página: 35/43 CAPÍTULO 5. FACTURASCAN. PROCESO 1 FACTURASCAN Facturascan. Se incorporan las siguientes mejoras en el Módulo de Facturascan: Se establece un nuevo control para detectar facturas duplicadas: en el caso que la factura contenga un número de referencia, el sistema comprobará, además de la póliza, si existe otra factura con el mismo número de referencia, considerándola en este caso como duplicada.
36 Página: 36/43 MEJORAS VERSIÓN 4.02.a CAPÍTULO 1- PROPIEDAD HORIZONTAL. PROCESO 1 COMUNIDADES Comunidades. Se incorpora la mejora de poder solicitar contrastar Taaf con saldos de contabilidad agrupados por subcuentas, como muestra el siguiente ejemplo: Permite al usuario localizar en contabilidad la subcuenta que tiene el descuadre para realizar las comprobaciones correspondientes. CAPÍTULO 2- PROCESOS COMUNES. PROCESO 1 CLIENTES Clientes.
37 Página: 37/43 Se mejora la combinación de plantillas de Clientes con la variable NIF de éste. PROCESO 2 FACTURAS DE GASTOS Consulta de Facturas de Gastos. Se incorpora el check de filtro Paperless en las consultas de facturas de proveedores, tanto para Propiedad Vertical como Propiedad Horizontal, para la búsqueda de facturas con o sin vínculo a Paperless:
38 Página: 38/43 CAPÍTULO 3- SEPA. Sigla de Single Euro Payments Area, Zona única de pagos en euros. Esto quiere decir que cualquier empresa podrá hacer pagos estatales e internacionales por medio de transferencias y domiciliaciones bancarias y tarjetas en las mismas condiciones, con independencia del país en el que se efectúen siempre que pertenezca a la zona SEPA. La zona SEPA está formada por los 27 países miembros de la Unión Europea más Islandia, Liechtenstein y Noruega. El Reglamento UE 260/2012 establece una serie de requisitos técnicos aplicables a todas las transferencias y adeudos domiciliados en euros que se inicien y reciban dentro de la zona SEPA, obligando tanto a proveedores de servicios de pago como a usuarios. El reglamento fija las fechas límites para la adopción de los nuevos estándares en sustitución de los actuales. El Reglamento UE 260/2012 establece como fecha límite el 1 de Febrero de 2014, a partir de esa fecha serán obligatorios los pagos SEPA. Es decir, que todas las transferencias y domiciliaciones que se efectúen en España y en el resto de la zona SEPA serán únicamente por este procedimiento. No se podrán continuar haciendo servir los instrumentos de pago estatales. Una cuenta adaptada a la normativa SEPA dispone de un identificador único de cuenta para la operaciones de pago SEPA es el código IBAN (International Bank Account Number). A su vez el código BIC (Business Identifier Code) identifica la entidad dónde se encuentra la cuenta. Los instrumentos SEPA requieren obligatoriamente el uso del IBAN incluso en la operaciones nacionales, sustituyendo al código CCC (Código Cuenta Cliente). Desde el 8 de Octubre de 2013 todas las operaciones que contengan un CCC erróneo o incompleto se han dejado de procesar.
39 Página: 39/43 El propio Reglamento permite a los Estados miembros fijar determinadas excepciones. En el caso español, se establece la fecha límite del 1 de Febrero de 2016 para determinadas situaciones: - Los proveedores de servicios de pago podrán ofrecer a sus clientes servicios de conversión gratuitos del CCC a IBAN, para operaciones nacionales. - Se podrá utilizar hasta esa fecha los formatos diferentes al XML ISO en las comunicaciones con los proveedores de servicios de pago. PROCESO 1 CLIENTES Clientes. EL MANDATO: El mandato u orden de domiciliación es el medio por el que el deudor autoriza y consiente al acreedor a: -Iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor. - Autoriza a la entidad del deudor a cargar en su cuenta los adeudos presentados al cobro por la entidad bancaria del acreedor. El mandato debe estar suscrito por el deudor antes de iniciar el cobro de los adeudos. El mandato firmado debe quedar almacenado en poder del acreedor mientras esté en vigor, así como durante los plazos que establezca la Ley.
40 Página: 40/43 El mandato debe tener una referencia que asigna el acreedor a cada mandato para identificar los adeudos asociados a un mandato concreto. Permite identificar cada orden de domiciliación o mandato firmado por el deudor y debe ser única para cada mandato. Es un código de 35 posiciones alfanuméricas y que calcula automáticamente la aplicación. En caso de no existir el mandato se entenderá que la operación no está autorizada. Según el adeudo corresponda a una operación de pago único o recurrente, la aplicación, al generar el fichero indicará, en cada caso, el código que corresponda. FRST Primer adeudo de una serie de adeudos recurrentes. RCUR Adeudo de una serie de adeudos recurrentes acogidos a un mismo mandato, cuando no se trate del primero ni del último. FNAL Último adeudo de una serie de adeudos recurrentes. OOFF Adeudo correspondiente a una autorización con un único pago. Recordamos que el incumplimiento de esta secuencia puede provocar el rechazo de las operaciones. Para obtener el mandato impreso, podemos pulsar la impresora que existe en esta pantalla y obtenerlo en los diferentes idiomas según se indica a continuación: PROCESO 2 EMPRESA Empresa. Se debe revisar las cuentas de Empresa y convertirlas al formato IBAN desde la opción e Tablas, tal y como se indica en el punto siguiente.
41 Página: 41/43 PROCESO 3 TABLAS General 2 - Cuentas de Cobros y Pagos. Pulsar el botón Convertir CCC a IBAN para convertir las cuentas CCC: General 3 - Bancos. A través de esta versión se incorpora el código BIC para cada una de las entidades bancarias según el listado proporcionado por el Banco de España: PROCESO 4 REMESAS.
42 Página: 42/ Remesas Recibos / Remesas Liquidaciones / Remesas Pagos a Proveedores. Todas las pantallas de remesas se adecúan a las dos opciones de generación del fichero, o formato CSB19 o SEPA19.14: Hasta el 31/01/2014 el sistema ofrecerá el tipo CSB correspondiente, y a partir del 01/02/2014 se mostrará por defecto el tipo SEPA, teniendo la opción del usuario de poder modificarlo. PROCESO 5 CONSULTA RECIBOS Envío de .
43 Página: 43/43 Al venir la longitud de la información que puede incorporarse en el recibo enviada a través de fichero bancario y pasar en el caso de los adeudos de 640 caracteres a 14 caracteres, se prevé una necesidad de envío de recibos en formato Factura. Para ello se han habilitado desde esta pantalla, además de los impresos en papel, la posibilidad de envío a través del correo electrónico, con el nuevo procedimiento de cualquier envío, y la opción de publicación en la Web a través de la Administración On Line.
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