INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA PÁGINA WEB

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1 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 1 DE: 9 1. OBJETIVO: Propender por el mejoramiento de la comunicación institucional en la comunidad educativa con el fin de orientar los procesos académicos, formativos y administrativos. 2. ALCANCE: Aplica desde la identificación de necesidades de información, comunicación, almacenamiento y actualización de la misma. 3. RESPONSABLES: 4. PARTICIPANTES: Comunidad Educativa Directivas Docentes Padres de Familia Estudiantes Usuarios que no pertenecen a la institución. 5. RECURSOS: Internet, Hardware, Software, Hosting, Dominio. 6. DEFINICIONES Buscador Sitios en la red que actúan como herramientas que recopilan y estructuran sistemáticamente la información contenida en ella. Ayudan a los usuarios a buscar datos específicos, para lo cual se organizan en buscadores por palabras o índices y buscadores temáticos o directorios.

2 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 2 DE: 9 Backups Una copia de seguridad es un archivo digital, un conjunto de archivos o la totalidad de los datos considerados lo suficientemente importantes para ser conservados Contenido Multimediales El término multimedia se utiliza para referirse a cualquier objeto o sistema que utiliza múltiples medios de expresión (físicos o digitales) para presentar o comunicar información. De allí la expresión "multi-medios". Los medios pueden ser variados, desde texto e imágenes, hasta animación, sonido, video, etc. Contenido Gráfico Un gráfico es cualquier imagen de computadora. El término se usa especialmente para designar aquellas imágenes que no son fotografías. Los gráficos pueden ser rasterizados o vectoriales dependiendo del formato gráfico que utilice. Los gráficos suelen contar con una paleta de colores específica y estar formados por píxeles (en el caso de los rasterizados). Correo electrónico . Aplicación que permite tener un servicio de comunicaciones para el intercambio y almacenamiento de mensajes digitales enviados desde cualquier parte del mundo. Cada mensaje también se denomina . Dominio

3 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 3 DE: 9 Es un nombre y una dirección en el Internet. Enlace Conexiones basadas en tecnología de hipertexto, que pueden ser textos o gráficas, contenidas en una página web, que al ser activadas con un click permiten acceder a otras secciones del mismo documento, a otros documentos dentro de un sitio o a otros sitios, según la conveniencia del usuario. Cada uno de estos saltos también se denomina link. FTP Sigla de File Transfer Protocol, el nombre del protocolo estándar de transferencia de archivos digitales por Internet. Hay muchos servidores FTP y para buscar en su contenido se puede utilizar el servicio Archie. Mediante su uso se copian archivos en servidores web. Hosting Hosting es una palabra del Ingles que quiere decir dar hospedar o alojar. Aplicado al Internet, significa poner una página web en un servidor de Internet para que ella pueda ser vista en cualquier lugar del mundo entero con acceso al Internet. Internet. Es la red de redes. Conjunto de redes de computadores que conecta y comunica a millones de personas en todo el mundo. Es una red no comercial que nació en Estados Unidos en 1969 y está integrada por millones de computadores, llamados servidores, que comparten un lenguaje común. Los computadores personales que se conectan y consultan datos de los servidores se denominan clientes.

4 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 4 DE: 9 Página Web Archivo o unidad básica de información en la red que se construye con lenguaje HTML. No tiene un límite en cuanto a su dimensión y se accede a ella a través de su dirección específica o de un enlace. Es visible en un browser o programa cliente WWW. Server o Servidor Computador que contiene una configuración necesaria para ser reconocido como parte de la red Internet. Adicionalmente, se llama así a los sistemas que proporcionan recursos, como servidores de archivos y de nombres, y resuelve las peticiones emanadas desde los programas llamados clientes. Un servidor también es aquel computador que contiene dichos programas. Sistema de Navegación Permite al usuario moverse con soltura y facilidad por las distintas páginas del sitio. Persona encargada de la administración y mantenimiento de un Sitio Web.

5 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 5 DE: 9 7. CONDICIONES GENERALES: 7.1 El sitio web debe referirse a la institución educativa, su vida institucional, historia, y características sociales, culturales, económicas, etc. y la localidad donde está ubicada. 7.2 Deben promover en sus contenidos la democracia, multiculturalidad, lo institucional y local, la inclusión, equidad, la paz y convivencia. 7.3 La página sirve de enlace a la intranet institucional para la difusión de contenidos internos. 7.4 Debe evitar contenidos sexistas, excluyentes, xenófobos o promotores de la intolerancia o violencia, en ningún caso o sentido discriminadores 7.5 El Gestor de contenidos y usuarios de la página sólo podrá usar este sitio web con fines lícitos. El usuario no podrá enviar o transmitir material alguno que viole o atente, de cualquier manera, contra los derechos de los demás; material que sea ilegal, que amenace o suponga un abuso con aspecto a Terceros; material que sea difamatorio, que invada la privacidad o los derechos de publicidad; material que sea vulgar, obsceno, deshonesto, u censurable de cualquier otro modo; material que promueva conductas que podrían constituir delitos penales, dar lugar a responsabilidad civil, o que de otra manera viole cualquier ley; material que contenga publicidad o cualquier oferta de productos o servicios y que no tenga aprobación previa.

6 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 6 DE: 9 8. CONTENIDO

7 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 7 DE: 9 1P 2P 3P 4H 5H ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Identificar los tipos de contenidos que deberá contener la página web, se puede anotar los siguientes, como las más importantes ACERCA DE LA INSTITUCIÓN: Identificación de la Institución, Horarios de Atención, Teléfonos, Correos institucionales, contenidos académicos. DEFINIR CONTENIDOS PRODUCTOS/SERVICIOS: Actividades COORDINADORES principales que faciliten las acciones de las WEBMASTER personas que acudirán a la institución y que considere servicios interactivos para hacerlos desde el sitio web. NOVEDADES DE LA INSTITUCIÓN: Últimas AGRUPAR Y ETIQUETAR EL CONTENIDO IDENTIFICAR REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEFINICIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA PÁGINA DEFINICION DE LOS SISTEMAS DE NAVEGACIÓN COORDINADORES COORDINADORES COORDINADORES actividades, noticias, etc. Ordenar los contenidos agrupándolos en conjuntos coherentes y dándoles nombres que los identifiquen Definir los tipos de interacción del usuario con la página web: Formulario de Contacto para envío de mensajes electrónicos. Formato de impresión de los contenidos. Mapa del sitio Encuestas online Buscador interno del sitio web Área de acceso privado para usuarios (docentes) registrados. Trabajar en áreas concretas, a través de las cuales se definirá la estructura del sitio, el árbol de contenidos y los sistemas de navegación que se ofrecerá a los usuarios para que avancen a través de sus contenidos. Entre los elementos más relevantes que conforman sistema de navegación se cuentan los siguientes: Menú General: Siempre presente en todo el sitio, permite el acceso a cada una de las áreas del sitio. Pie de Página: Usualmente ubicado en la parte inferior de cada página, indica el nombre de la institución, teléfonos, dirección física y de correo electrónico. Ruta de Acceso: Listado que aparece en la parte superior de la página y que muestra el trazado de páginas que hay entre la Portada del sitio hasta la página actual que se esté revisando; cada una de ellas debe tener un enlace, para acceder al área de la cual depende la página. Cada uno de los elementos que conforman este camino

8 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 8 DE: 9 debe tener un enlace que permita el acceso a esas áreas. Fecha de publicación: Para saber la vigencia de publicación del contenido desplegado. Botón Home o Inicio: para ir a la portada Botón Mapa del sitio: Para ver el mapa del Sitio Web Botón Contacto: Tener una comunicación eficiente con el personal Directivo, Docente y padres de familia de la institución. Buscador: Búsqueda de información dentro de la página Botón Imprimir: Para imprimir el contenido de la página; 5H DEFINICIÓN DEL DISEÑO VISUAL WEBMASTER Una vez que se ha terminado el trabajo en la estructura, ya se cuenta con los elementos suficientes como para avanzar hacia la creación del diseño visual de las pantallas del sitio. 6H 7V ACTUALIZACIÓN DE LOS CONTENIDOS MANTENCIÓN PREVENTIVA COORDINADORES WEBMASTER PROVEEDOR DEL HOSTING ADMINISTRADOR DE RECURSOS WEBMASTER La actualización se realiza semanal (si no es posible hacerlo con una frecuencia mayor), destacándolos en la portada con su correspondiente fecha, a fin de que los usuarios puedan distinguirlos de los contenidos más permanentes o anteriores. CONTENIDOS ESCRITOS CONTENIDOS MULTIMEDIALES CONTENIDOS GRÁFICOS A3-F12:SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS Y DAÑOS FUNCIONALES La empresa REDSEGURA provee el hosting de la página, siendo ellos los encargados de la seguridad y que la página funcione de manera adecuada y eficiente en la web. Realización de BACKUPS diarios para proteger la integridad de la información contenida en la página que se realiza directamente en la plataforma de la página. También se emplea el FileZilla es una aplicación para la transferencia de archivos por FTP. Es una aplicación gratuita y de código abierto. Permite transferir archivos desde una computadora local, hacia uno o más servidores FTP (y viceversa) de forma sencilla.

9 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 9 DE: 9 8V MANTENCIÓN CORRECTIVA ADMINISTRACION DE RECURSOS WEBMASTER Actividades tendientes a mejorar el sitio, a partir de la corrección de errores o de la decisión de incorporar nuevas funcionalidades, independiente de si se cuenta o no con externalización de servicios. A3-F12: SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS Y DAÑOS FUNCIONALES. COORDINADORES WEB MASTER Las actividades relacionadas con el monitoreo de actividad del sitio, por cuanto a través de ellas es posible saber lo que está ocurriendo con el usurario que concurre a visitar el sitio y utilizar sus funcionalidades. Entender a los usuarios, con el fin de entregarle lo que andan buscando de manera más simple. Basado en dicha información, se analiza los siguientes puntos: 9V MONITOREO DE ACTIVIDADES Llevar a la portada los contenidos más solicitados Mejorar los contenidos solicitados pero que el sitio no ofrece Generar contenidos en las áreas que se encuentren débiles Se analiza el tipo de navegador que utilizan. Palabras claves para encontrar la pagina Para ello se utiliza un código que se inserta dentro de la página principal de Google Analytics ABRIR ACCIONES DE MEJORA 10A

10 CÓDIGO: A3-IN02 VERSIÓN: 1 PÁGINA: 10 DE: 9 9. CONTROL DE REGISTROS Código IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN RECUPERACIÓN Nombre del registro Responsable Ubicación (física o magnética) (Física y/o magnética) Acceso a la información TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN En el área en el archivo inactivo y que se hace A3-F12 Solicitud de requerimientos y daños funcionales WEBMASTER Electrónico Libre de polvo, humedad, hurto Computador buscar disco duro Indefinido

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