DocuWare 5 ProductInfo 1

Transcripción

1 DocuWare 5 ProductInfo Gestión profesional del contenido empresarial DocuWare es un sistema de gestión documental con tecnología avanzada para realizar una gestión profesional del contenido empresarial y optimizar el almacenamiento electrónico. Consultar los documentos independientemente de su formato o origen en el momento y lugar en que se necesitan permite optimizar la eficiencia del negocio. Los documentos en papel o formato electrónico, la correspondencia, el correo electrónico, los archivos de impresión o spool, CAD, MS Office y un largo etcétera pueden almacenarse, compartirse y gestionarse desde un archivador central de documentos. DocuWare cumple todos los requisitos de integración y seguridad en estructuras de TI existentes, complementando las ventajas de las aplicaciones internas. Admite todos los estándares y procedimientos homologados en los entornos de oficina y de sistemas corporativos. Características principales de DocuWare Interfaz de usuario intuitiva Administración sencilla Integración rápida Movilidad y acceso remoto Transparencia y seguridad Otras funciones de gestión documental permiten el acceso seguro, controlado y protocolizado en todo momento a los documentos y su contenido. Mediante funciones de flujo de trabajo, gestión de contenido web e integración universal, DocuWare aporta todos los elementos necesarios para una gestión eficaz del contenido empresarial. Los usuarios más exigentes apreciarán las posibilidades de las funciones, la facilidad de uso y la sencilla administración. DocuWare 5 ProductInfo 1

2 1. Importación de documentos El rendimiento y la aceptabilidad de un sistema de gestión documental dependen en gran medida de la rapidez y facilidad con que los distintos tipos de documentos, procedentes de fuentes diversas, pueden importarse al sistema y utilizarse. DocuWare centra su funcionamiento principalmente en entornos de oficina estándar y en los procedimientos que los usuarios ya conocen: los documentos llegan a las bandejas electrónicas, que emulan las bandejas físicas de un escritorio. En ellas, los documentos pueden ordenarse y, si hace falta, graparse. Los documentos se transfieren de las bandejas a los archivadores. Los diversos archivadores conforman el repositorio central, que es el origen del flujo de trabajo en la red y el encargado de controlar todos los documentos. DocuWare ofrece funciones de importación avanzadas que se pueden automatizar con diversas opciones, a fin de garantizar la correcta ubicación para cada documento archivado. DocuWare presenta una amplia variedad de opciones para importar y procesar documentos, que van de la digitalización de documentos en papel al trabajo compartido y basado en web. Documentos en papel Diferentes documentos como la correspondencia entrante y saliente, recibos, notas y otros materiales impresos o escritos a mano pueden importarse con casi cualquier tipo de escáner. DocuWare integra tanto dispositivos sencillos, conectados a una estación de trabajo, como escáneres de alto rendimiento. También es posible integrar directamente escáneres de red y dispositivos multifunción (copiadoras digitales) sin necesidad de usar otro software. Una vez digitalizados, los documentos llegan a las bandejas de DocuWare, para procesarlos y guardarlos en los archivadores. Una opción puede ser usar un módulo adicional para extraer datos directamente de los documentos mediante OCR (reconocimiento de texto) o reconocimiento de códigos de barras durante el proceso de digitalización. Después los documentos se categorizan, indexan y almacenan automáticamente en un archivador.* Además, DocuWare soporta los principales programas de interpretación de documentos mediante interfaces universales. Trabajando directamente desde el navegador El cliente Web de DocuWare ofrece todas las herramientas necesarias para utilizar los documentos con eficiencia directamente desde cualquier navegador web. El método de trabajo del DocuWare Web Client se basa en procedimientos estándar que se aplican en muchas oficinas. El Windows Explorer Client ofrece un método sencillo para acceder a los archivadores con las opciones de gestión de archivos de Windows. DocuWare aparece como carpeta independiente en el sistema de archivos de Microsoft. Los archivos pueden trasladarse a los directorios del archivador desde aquí o bien almacenarse en una carpeta del archivador desde cualquier aplicación mediante el comando Guardar como. DocuWare 5 ProductInfo 2

3 Archivos de MS Office, CAD y otros formatos DocuWare dispone de varios métodos de importación. Puede utilizar el ratón para arrastrar los archivos a las bandejas o usar el menú de importación. Para importar de manera automática grandes volúmenes de archivos, DocuWare puede supervisar cualquier carpeta del sistema de archivos. El cliente DocuWare está disponible en un navegador o en Windows para almacenar y procesar documentos. Asimismo, DocuWare dispone de un método de trabajo alternativo y eficaz mediante la integración directa en Windows Explorer. Con el Windows Explorer Client, DocuWare aparece como una carpeta independiente en el sistema de archivos de Microsoft. Esta carpeta visualiza los archivadores. Los documentos o incluso directorios completos se pueden almacenar desde Windows con el método de arrastrar y soltar. De este modo cada archivo se indexa automáticamente. Además, la integración en el explorador de Windows permite almacenar los documentos desde cualquier aplicación de Windows. Esta acción se realiza de la manera habitual, es decir, con el comando Guardar como. El proceso de indexación se efectúa automáticamente al seleccionar el archivador deseado o mediante un diálogo de almacenamiento. Cualquier información de los archivos es útil para categorizar e indexar. De este modo, los archivos se almacenan automáticamente o con información adicional que se introduce manualmente. También es posible usar diálogos de almacenamiento personalizados con el SDK (Software Developer Kit) de DocuWare. Los archivos, importados en su formato original, pueden visualizarse con el visor universal de DocuWare o bien con el programa original con el que se crearon. Con el controlador de impresora de DocuWare también pueden archivarse documentos imprimiéndolos desde el programa original. A partir de la impresión del archivo, se genera una réplica exacta del documento que se almacena en el archivador de DocuWare en un proceso en segundo plano mientras se imprime el documento. En los documentos que usan un formato común, por ejemplo facturas salientes, presupuestos o albaránes de entrega, los índices se extraen directamente del documento. Así se almacenan los documentos de forma totalmente automática. Documentos comunes y datos existentes Orientado a DocuWare puede soluciones: la integrarse en cualquier sistema empresarial organización mediante interfaces y eficiente de un gran funciones universales. Los volumen de datos y documentos creados documentos permite internamente como aumentar la facturas, libros de productividad y el contabilidad o informes trabajo con el se archivan automáticamente con contenido. DocuWare. Para ello se importa la impresión del sistema operativo Windows mediante una función estándar de DocuWare, o se importan archivos de cola de impresión de otros entornos como AS/400 con el módulo opcional COLD/READ.* Los datos de impresión se almacenan como documentos individuales, se categorizan, indexan y almacenan en el archivador. DocuWare también puede superponer formularios y membretes. Esto permite, si hace falta, visualizar los documentos archivados como réplicas exactas del documento original. DocuWare importa automáticamente datos que es preciso conservar por razones legales para poder consultarlos. Si el sistema original o una herramienta de análisis necesitan los datos posteriormente, DocuWare los exportará conservando el nombre de archivo y el formato originales. Correo electrónico La documentación de los procesos empresariales también abarca la importación de los correos electrónicos. El correo electrónico puede gestionarse junto con otros documentos relacionados y organizarse conforme a los mismos criterios. DocuWare puede importar mensajes de correo electrónico desde Microsoft Outlook/Exchange, o desde Lotus Notes/Domino. Para realizar la indexación automática se utilizan datos como el emisor, el destinatario, la fecha y el asunto. Los nombres de personas y empresas se complementan con información tomada de libretas de direcciones o bases de datos de contactos. El proceso de almacenamiento puede realizarse de modo totalmente automático o con la intervención del usuario (para confirmar o corregir). DocuWare 5 ProductInfo 3

4 2. Almacenamiento organizado y seguro DocuWare agrupa los documentos, sea cual sea su origen, en un repositorio central (los archivadores) basándose en criterios definidos centralmente. Esto es aplicable a documentos empresariales (digitalizados o creados con un sistema informático), correspondencia, expedientes, dibujos técnicos, imágenes y todo tipo de documentación, así como los correos electrónicos y archivos de Office. Estándares abiertos para datos de índice y documentos Los documentos se guardan en su formato original o, según la fuente de datos, como PDF, TIFF, JPEG o PNG. Por cada documento se guarda un metarchivo en formato XML. Éste se usa para registrar la información sobre el documento y su contenido: incluye anotaciones, sellos digitales y firmas electrónicas. Por una mayor seguridad también se guardan por duplicado los datos de índice y la categorización del documento en este metarchivo XML. Sin embargo, la ubicación principal de los datos de indexación y categorización es una base de datos relacional con vínculos a los documentos. Esto facilita la recuperación rápida y la posibilidad de añadir un índice de texto completo. Ahorro de tiempo y recursos gracias a la clasificación automática DocuWare detecta automáticamente datos del correo electrónico como el emisor, el destinatario, la fecha y el asunto, que utiliza para la indexación. Clasificación automática Para optimizar el uso de la información, el DocuWare ofrece métodos para asumir automáticamente acceso a los documentos debe ser sencillo y los índices procedentes de fuentes externas, por ejemplo archivos de texto, bases de datos y libretas de documentos deben almacenarse en una direcciones, para asegurar una indexación y una plataforma estructurada que pueda adaptarse categorización correctas. Algunos de esos métodos son bien a los requisitos del futuro. funciones estándar, mientras que otros requieren módulos adicionales. El módulo DocuWare ACTIVE IMPORT, que funciona en segundo plano, supervisa los directorios para detectar nuevos archivos y mensajes de correo electrónico, que importará y almacenará en DocuWare de forma automática. Los documentos no solo se clasifican, sino que también pueden indexarse mediante índices de bases de datos externas* (por ejemplo, de sistemas ERP o CRM). DocuWare 5 ProductInfo 4

5 Almacenamiento según las necesidades Los archivadores de DocuWare gestionan los documentos en sus diversas fases: desde el momento en que se importan o crean, durante la etapa de edición y procesamiento, hasta el archivado a largo plazo. Se admiten todas las tecnologías de almacenamiento actuales: de sistemas de discos duros o RAID, CD, DVD y BD, de funcionamiento manual o de jukebox, a Content Addressed Storage (CAS) y soluciones de red de área de almacenamiento (SAN). La gestión mediante HSM (Integrated Hierarchical Storage Management) asegura la transferencia automática de documentos al medio de almacenamiento más apropiado según su estado (es decir, teniendo en cuenta factores como la frecuencia de acceso o requisitos legales). Procesamiento inmediato de los archivos entrantes Archivadores autónomos e independientes del sistema Todo un archivador o determinados documentos se pueden exportar a CD/DVD/BD, memoria USB o disco duro externo. También se proporciona un módulo de búsqueda independiente. De este modo, en el ordenador del usuario no hace falta un cliente DocuWare para buscar y visualizar los documentos exportados. El expediente de un proyecto que contiene por ejemplo catálogos, listas y dibujos técnicos, puede exportarse DocuWare ACTIVE IMPORT detecta, en carpetas o directorios de correo electrónico, archivos entrantes que pasa a archivar e indexar automáticamente. fácilmente al medio deseado, y la información se puede distribuir a los socios o clientes que no tengan instalado un sistema DocuWare. Además, los archivadores autónomos son ideales para el archivado a largo plazo, así como para soluciones de backup, puesto que el contenido es accesible desde cualquier sistema y el medio de almacenamiento seleccionado se puede guardar en un lugar seguro. La asignación de derechos, garantía de confidencialidad La sofisticada y personalizada asignación de derechos de DocuWare posibilita garantizar la confidencialidad de forma permanente y trasladar los diferentes niveles de permisos existentes en una empresa al propio sistema. DocuWare 5 ProductInfo 5

6 3. Gestión de documentos: acceso y almacenamiento controlados DocuWare dispone de mecanismos de seguridad para el control interno y para satisfacer requisitos de auditoria y de protección de datos. De este modo, los documentos se protegen durante su vida: desde la importación hasta el archivado a largo plazo en sistemas de almacenamiento protegidos y soportes de solo lectura. DocuWare cumple con diferentes normativas y leyes, tales como la Digitalización Certificada según la AEAT, AO, HIPAA, Basel II y Sarbanes-Oxley. Los periodos de retención y eliminación también se pueden controlar automáticamente. Gama completa de funciones de seguridad Acceso a datos y documentos conforme con la ley DocuWare asegura la posibilidad de acceso a todos los datos necesarios durante el correspondiente periodo de retención legal mediante funciones de exportación. Todos los documentos, así como los datos de la cola de impresión que se importaron automáticamente mediante COLD/READ* o mediante el controlador de impresora de DocuWare pueden reproducirse en formato original desde el sistema. Derechos de acceso personalizados El acceso a los documentos se controla de manera estricta según una detallada estructura de autorización compuesta por grupos, funciones y perfiles. De este modo se asegura que empleados, auditores, clientes o proveedores tengan acceso únicamente a los documentos permitidos según su nivel de autorización. El acceso directo a los documentos a través del explorador de archivos del sistema operativo no es posible. Mediante Cuando se abre un documento, DocuWare muestra inmediatamente si lleva una firma electrónica y si ésta es válida. De este modo, se determinará si el documento está intacto y su contenido es válido. las funciones de registro queda constancia durante años de quiénes y cuándo han accedido a un documento y lo han modificado. Firma electrónica DocuWare admite todo tipo de firma electrónica: simple, avanzada, cualificada, reconocida así como marcas de tiempo y firmas manuscritas. Están totalmente integradas en el sistema DocuWare y disponibles para los usuarios autorizados. Proporcionan un sistema adicional para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos, así como la identidad de los usuarios. La gama completa de funciones de seguridad de DocuWare garantiza el cumplimiento de distintas normas que puede haber dentro de una organización. DocuWare 5 ProductInfo 6

7 4. Encontrar documentos La utilidad de un sistema de gestión documental depende principalmente de la rapidez con que se encuentra la información requerida por los usuarios. DocuWare permite realizar búsquedas de manera simple y eficiente: los términos de búsqueda se pueden escribir por completo, parcialmente, en combinación o seleccionarse de listas. Es posible combinar búsquedas categorizadas y de texto completo. Cualquier método ofrece resultados en cuestión de segundos y los presenta en una lista que el usuario puede organizar como desee. También es posible representar gráficamente los archivadores de forma jerárquica, en una estructura de árbol. Especialmente práctico: para leer o editar los documentos que aparecen en la lista de resultados no hace falta que la aplicación original esté instalada en el ordenador. El visor universal de DocuWare permite utilizar casi todos los tipos de archivos sea cual sea su aplicación de origen. La seguridad genera confianza: la protección de los datos y el cumplimiento de la normativa legal son una base excelente. Búsqueda de texto completo La eficaz función de texto completo de DocuWare puede utilizarse con todos los sistemas de base de datos compatibles. Además, puede extraer texto de cualquier documento digitalizado. La búsqueda de texto completo también permite la busqueda parcial de palabras o una combinación de las mismas. Los resultados del texto requerido se resaltan en color en el visor de DocuWare. Perfiles de almacenamiento y busqueda predefinidos Los administradores pueden definir para el mismo archivador diferentes diálogos de búsqueda y almacenamiento, además de listas de resultados. En la definición de los diálogos se determinan los campos disponibles y si algunos de ellos están bloqueados y rellenados con un valor preestablecido. Los diferentes diálogos pueden asignarse a funciones o usuarios concretos. Los usuarios trabajan con el diálogo que más se ajuste a su trabajo en DocuWare seleccionándolo desde una lista mostrada en la ventana principal. Esta opción facilita y agiliza el acceso a documentos que se necesitan con frecuencia, por ejemplo contratos o informes de un cliente específico. Documentos relacionados además pueden vincularse en DocuWare. Así, cuando se recupera un determinado documento, la información correspondiente de otros documentos también queda disponible de manera inmediata. Aumento de la productividad con un botón de búsqueda integrado en la aplicación empresarial que se utiliza habitualmente. Trabajo desde otros programas Con el objetivo de facilitar al máximo los flujos de trabajo, se puede acceder y visualizar documentos directamente desde otras aplicaciones. En este caso, DocuWare ofrece el módulo Smart Connect* opcional. Con solo pulsar un botón, las palabras de búsqueda pueden leerse automáticamente desde casi cualquier programa y así recuperar el DocuWare 5 ProductInfo 7

8 contenido y los documentos archivados según el contexto. Con un solo clic en la aplicación que utilizan habitualmente, los usuarios recuperarán los documentos relacionados con un proceso determinado. La configuración es intuitiva para que la puedan realizar tanto administradores como usuarios, en función de sus propios requisitos. Adicionalmente, la integración directa en una aplicación es posible mediante diferentes SDK (Software Developer Kit) para C, COM, Java, Web Services e interfaces.net, además de la integración en navegadores y una interfaz de SAP homologada.* Nuestros partners también proporcionan interfaces específicas para soluciones locales de ERP. Smart Connect: recuperación con un solo clic Smart Connect permite recuperar los documentos que necesita el usuario mediante un botón integrado directamente en la aplicación. DocuWare 5 ProductInfo 8

9 5. Editar documentos DocuWare proporciona una amplia variedad de opciones de edición para poder utilizarlas en documentos que se actualizan con regularidad y por varias personas a la vez. Usar las herramientas de escritorio habituales Gestión de versiones Los documentos almacenados en DocuWare pueden editarse con el programa en que se han creado. Según la configuración de perfil de usuario, la edición puede realizarse directamente en el archivador o después de bloquear el documento. En este caso, la versión que se encuentra en el archivador se bloquea para impedir que la editen otros usuarios; al volver a almacenarlo en el archivador, se crea una versión nueva. Las versiones previas se conservan para fines de auditoría y seguimiento. Asimismo, los archivos pueden editarse directamente en el archivador desde el Web Client. Anotaciones, comentarios y sellos El visor universal de DocuWare brinda una serie de herramientas avanzadas para la edición de documentos. Las anotaciones de texto y comentarios, los textos resaltados y los sellos pueden aplicarse prácticamente a cualquier formato de documento. Sin embargo, los documentos propiamente dichos no se modifican. Todos los elementos se añaden como una capa superpuesta y se almacenan por separado. Es posible crear sellos para bloquear y desbloquear documentos, e integrar firmas electrónicas. También se pueden usar dispositivos tipo tablet para hacer anotaciones y firmas a mano en DocuWare. Trabajar con correos electrónicos Los mensajes de correo electrónico archivados con DocuWare se marcan automáticamente con el icono de correo electrónico. De este modo, se puede responder al correo o reenviarlo directamente desde el Web Client de DocuWare mediante la aplicación local de correo electrónico, por ejemplo Outlook o Notes. DocuWare es fácil de usar porque el método es conocido: las anotaciones, los comentarios, las firmas y los sellos se incorporan en los documentos de la manera habitual. El historial y el estado de edición se ven al momento. Sin embargo, el documento propiamente dicho no se modifica. Sencillo e inteligente: las herramientas de trabajo conocidas aportan una gestión eficaz y optimizada de los documentos. DocuWare 5 ProductInfo 9

10 6. Flujo de trabajo DocuWare ayuda a automatizar los procesos basados en documentos. Asegura la canalización de documentos a los destinatarios pertinentes y facilita al máximo la configuración de flujos documentales, por ejemplo mediante listas de tareas opcionales y sellos integrados en el sistema. Las listas de tareas pueden definirse y asignarse a usuarios de manera centralizada para su uso integrado en Internet mediante tecnologías web 2.0. De este modo, es posible incorporar personal interno y personas externas a los flujos de trabajo por Internet y, al mismo tiempo, mantener todos los mecanismos de seguridad del archivador electrónico. Los dispositivos móviles también pueden incluirse mediante clientes para Smartphones opcionales.* Control automático con sellos o con módulos adicionales Los flujos de trabajo se controlan con sencillos sellos de aprobación o denegación, o bien mediante sellos que contienen formularios. La colocación de un sello concreto y la asignación de un valor a un formulario determinan el próximo paso en un flujo de trabajo. Por ejemplo, se define a quién debe enviarse el documento en cuestión. El uso de sellos para controlar los procesos emula los métodos usados en la oficina física y facilita el uso de las aplicaciones. De forma opcional se pueden cambiar los estados de documentos automáticamente con el módulo DocuWare AUTOINDEX* o con el SDK de programación. Esto permite que programas externos influyan en ciertos pasos de un flujo. Task Manager*, un módulo opcional, permite notificar por correo electrónico a los usuarios de la existencia de documentos nuevos en su lista de tareas. Esto suele acelerar los flujos y, sobre todo, mantiene informados a los usuarios remotos o móviles acerca de nuevas tareas. La notificación por correo electrónico dinamiza los procesos La notificación por correo electrónico de la existencia de documentos para procesarse incrementa la eficiencia de los flujos, incluso si la persona responsable no se encuentra en la oficina. Transparencia máxima Además de su facilidad de uso, los flujos de trabajo de DocuWare se caracterizan por su transparencia. El uso de un sello y su formulario asociado registra automáticamente cada paso del proceso con la fecha y el nombre del usuario, añadiendo esta información al documento. De esta forma, todo el proceso puede seguirse en el documento (como si estuviera en papel) Los sellos son un método probado y fiable de controlar los procesos de trabajo, por ejemplo en flujos de aprobación. de forma comprensible incluso para personas no involucradas en el flujo de trabajo. Dependiendo de las directrices internas, puede optar por hacer visibles o invisibles sellos y otras anotaciones en la pantalla o al imprimirse el documento. DocuWare 5 ProductInfo 10

11 7. Ubicaciones remotas y usuarios móviles Una de las ventajas más importantes de la gestión documental electrónica es la posibilidad de disponer de los documentos y expedientes desde cualquier lugar. Con DocuWare, los usuarios pueden acceder por Internet a los archivadores del repositorio central, con la serie completa de funciones, en parte a través del Web Client y en parte a través de programas cliente. También se facilita la integración de usuarios móviles, por ejemplo con Smartphones,* y sin perjudicar los estándares de alta seguridad de DocuWare. Sincronización de archivadores Es posible sincronizar entre sí archivadores en distintas ubicaciones. Un minucioso conjunto de reglas determina qué documentos de un archivador situado dentro de la central deben sincronizarse con el archivador ubicado en una delegación subordinada (y viceversa). Así, se garantiza que tanto la sede central como la local trabajen con el mismo contenido, con tiempos de respuesta mínimos y sin sobrecargar líneas de datos. Es un método óptimo de integrar filiales y sucursales, tanto nacionales como internacionales, en el sistema de gestión documental. Hoy día, las organizaciones utilizan dispositivos móviles para facilitar el acceso, la visualización y, si es preciso, la edición de documentos durante los desplazamientos físicos. Información sincronizada en todas las ubicaciones Procesos de flujo de trabajo independientes de la ubicación La arquitectura de DocuWare integra los flujos documentales en escenarios con usuarios que se conecten desde otras delegaciones o desde casa. Incluso los usuarios móviles pueden participar en el proceso. La eficacia, especialmente en comparación con los flujos de trabajo basados en papel, se incrementa de forma significativa y la notificación opcional por correo electrónico* acelera aún más los flujos documentales en las ubicaciones remotas y los usuarios móviles. DocuWare 5 ProductInfo 11

12 8. Gestión de contenido web El Web Client de DocuWare garantiza el acceso a los documentos en cualquier momento y lugar mediante navegadores web convencionales. En los flujos de trabajo basados en web es posible facilitar los documentos completos al usuario para que los pueda procesar, o, como alternativa, mediante un hipervínculo al documento archivado. Eso significa que los flujos de trabajo pueden adaptarse fácilmente a los requisitos de cada organización y también al rendimiento de la transmisión de datos por Internet. Acceso flexible por Internet sin necesidad de un cliente específico Integración flexible y seguridad en Internet Las dos características principales de la arquitectura web de DocuWare son su extraordinaria facilidad de integración y el uso de tecnologías web 2.0. Las funciones de usuario para acceder a documentos se establecen como un cliente ligero, ejecutable en cualquier navegador y sistema operativo. En DocuWare Administration es fácil definir diferentes configuraciones del Web Client y asignarlas mediante una dirección URL exclusiva. Así, los documentos se transmiten al usuario por un canal seguro. De esta manera se posibilita la El DocuWare Web Client permite acceder y procesar documentos por Internet con la misma flexibilidad y el mismo grado de seguridad que en los sistemas internos de una compañía. Solo se necesita un navegador web normal y corriente. asignación individual de derechos y niveles de acceso, relacionados con determinadas responsabilidades. Los inicios de sesión se implementan de manera segura, por ejemplo mediante inicios de sesión automáticos (inicio de sesión único). Finalmente, el control de la suma de comprobación permite saber inmediatamente si se ha manipulado un documento archivado. Base de información para empleados, clientes y socios Gracias a la flexibilidad y capacidad de integración de la arquitectura web de DocuWare, es posible publicar información y documentación específica para un usuario en Internet. Por ejemplo, es posible que los clientes de una empresa recojan desde la web sus facturas y albaranes de entrega. Los empleados pueden acceder a sus propios documentos o nóminas desde su domicilio o mientras viajan. Otro ejemplo muy ilustrativo es que los clientes siempre pueden acceder a la documentación actualizada sobre los productos de una compañía. Esto mejora el servicio al cliente y la productividad. Los mecanismos de seguridad protegen la información contra accesos no autorizados, incluso en Internet. Las herramientas habituales de DocuWare para importar y editar documentos permiten realizar fácilmente el mantenimiento de la documentación. Los empleados no requieren ninguna formación específica para publicar los contenidos en Internet. Únicamente deben ser usuarios autorizados de DocuWare. DocuWare 5 ProductInfo 12

13 9. Configuración La instalación y administración del sistema DocuWare se han caracterizado siempre por su sencillez. Estas características se mantienen intactas en cada actualización, pese al aumento considerable de funciones respecto a las versiones anteriores. La simplicidad es el único modo de asegurar que los usuarios empleen las numerosas funciones de la gestión documental. Simplicidad significa usar las funciones de manera fácil y eficiente. Los administradores valoran la fácil configuración y administración del sistema DocuWare en su conjunto. Arquitectura con garantía de futuro DocuWare tiene una arquitectura de varios niveles que distingue los componentes de cliente, servidor e infraestructura. La comunicación entre los componentes y el entorno informático implantado se realiza mediante interfaces y protocolos estándar. El Web Client y determinados programas cliente acceden a los módulos de servidor de DocuWare a través de un canal de comunicaciones que utiliza http/https o TCP/IP. Los módulos de servidor se comunican con los sistemas de almacenamiento, las bases de datos y los directorios de usuario. Esta arquitectura crea las condiciones para facilitar la escalabilidad de un sistema que presenta la máxima seguridad. Arquitectura del sistema DocuWare La arquitectura del sistema DocuWare dispone de formas flexibles para integrarse en infraestructuras informáticas existentes. DocuWare 5 ProductInfo 13

14 Administración central DocuWare Administration Éxito garantizado o Web Administration se mediante diferentes encargan de toda la configuración: la formas de disponibilidad de integración y servidores, la personalización administración de conforme a usuarios y archivadores, requisitos especiales. la configuración de flujos de trabajo, etcétera. Incluso los usuarios y módulos de servidor situados en ubicaciones remotas se gestionan desde aquí. Las completas herramientas de registro y logging permiten crear documentación exacta del sistema e, incluso, hacer transparentes las instalaciones y configuraciones más complejas. Con la versión ENTERPRISE Server, también es posible definir y gestionar varias organizaciones dentro del mismo sistema, lo que resulta especialmente útil para administrar varios clientes en escenarios de hosting o Cloud Computing/ SAAS. Escalabilidad Si el número de usuarios es muy elevado, los módulos de servidor de DocuWare pueden distribuirse en varios ordenadores. Si la carga se distribuye, se mejorará el rendimiento en todas las estaciones de trabajo. DocuWare lo hace usando siempre los mismos componentes y funciones, tanto en estaciones de trabajo individuales como en soluciones para grandes corporaciones. De este modo, las tareas de administración son fáciles y claras, especialmente en sistemas que crecen y se amplian para incluir más ubicaciones y departamentos. Seguridad La arquitectura básica de DocuWare ofrece ya un alto grado de seguridad contra intentos de acceso no autorizado a los datos. DocuWare utiliza el procedimiento de autenticación Ticket-Granting- Ticket. La identificación de usuarios individuales, mediante el inicio de sesión de DocuWare o el inicio de sesión único, con autenticación de Windows automática, es totalmente segura. Y si se utiliza la versión ENTERPRISE Server, hay más funciones de seguridad disponibles que protegen el acceso a documentos de gran importancia, incluso si el intento de acceso es de un administrador de sistemas interno. La protección adicional contra manipulaciones se obtiene mediante el registro detallado de todos los cambios producidos en el sistema. DocuWare también ofrece óptima protección contra la pérdida de datos: todos los índices se guardan por duplicado, una versión en la base de datos y otra en los metarchivos XML de los documentos. Así, se facilita el restablecimiento de una base de datos. Para hacer copias de seguridad de los documentos en sí, se pueden utilizar las herramientas existentes o las proporcionadas por DocuWare. Módulos adicionales Un sistema de gestión documental como DocuWare debe poder integrarse en un entorno informático existente. Con DocuWare, el intercambio de datos y documentos con otros sistemas es óptimo, y las tareas de administración mínimas. Dicho grado de integración es posible gracias a los numerosos módulos adicionales opcionales, que amplían las ya de por sí numerosas funciones e interfaces estándar que DocuWare ofrece. Estos módulos permiten personalizar el sistema de acuerdo con cualquier requisito. En obtendrá información general sobre los módulos adicionales y podrá descargar los informes técnicos detallados en la versión más reciente. * Para obtener información detallada sobre las funciones que presenta cada módulo de DocuWare, consulte la sección Productos en DocuWare 5 ProductInfo 14

15 Licenciamiento DocuWare está disponible en tres versiones de servidor: 1. DocuWare BUSINESS Server consiste en una solución básica para organizaciones pequeñas con un solo servidor que opera en una única ubicación y no necesita módulos adicionales ni archivadores grandes. La licencia incluye el Web Client Server. Las licencias de clientes para los usuarios del sistema pueden adquirirse según la modalidad concurrente (cantidad de usuarios que inician sesión en el sistema de forma simultánea) o la modalidad nominal (cantidad de usuarios siempre conectados al sistema). Una licencia concurrente puede convertirse en dos licencias nominales. 2. DocuWare PROFESSIONAL Server es una solución flexible para medianas empresas. Admite una organización final por sistema DocuWare, tamaño ilimitado de archivado y sincronización de archivadores ubicados en diferentes ubicaciones (cada ubicación necesita una licencia de servidor). La licencia incluye el Web Client Server; los módulos adicionales están disponibles de forma opcional. 3. DocuWare ENTERPRISE Server consiste en una solución escalable para empresas de gran tamaño. Admite una cantidad ilimitada de organizaciones en el mismo sistema DocuWare. Asimismo, proporciona equilibrio de carga, clustering, cifrado de documentos y conexión con soluciones de almacenamiento externo. La licencia incluye el Web Client Server. Solicite a su Partner Autorizado de DocuWare más información sobre su solución a medida. Encontrará una lista de nuestros Partners Autorizados en en la sección Contacto. This document can also be found here: Para obtener más información,visite nuestra página web en DocuWare 5 ProductInfo 15