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1 UNIDAD 8 Presentaciones Reunión. (ITE. Banco de imágenes) as presentaciones son documentos formados por una sucesión de páginas, llamadas diapositivas, que transmiten información estructurada de manera secuencial y pueden contener texto, imágenes y sonidos. Resultan muy útiles como herramientas de apoyo para cualquier tipo de comunicación, tanto verbal como escrita, lo que las hace especialmente útiles en la docencia, en charlas, en reuniones, etc. En esta Unidad se van a mostrar algunos procedimientos para elaborar presentaciones con el programa Impress incluido en el paquete ofimático OpenOffice. L Con el estudio de esta Unidad pretendemos alcanzar los siguientes objetivos: 1. Confeccionar diapositivas mediante la inserción de texto y elementos multimedia. 2. Elaborar presentaciones de diapositivas con diferentes efectos de transición. 196

2 Impress Estudio del entorno Realización de las diapositivas Diseño de la presentación Presentaciones ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO DE IMPRESS El panel izquierdo El panel central El panel derecho CONFECCIÓN DE LAS DIAPOSITIVAS El fondo de la diapositiva Añadir texto a una diapositiva Añadir objetos a una diapositiva LA PRESENTACIÓN

3 UNIDAD PRESENTACIONES 8 1. Descripción del entorno de trabajo de Impress La apertura o ejecución del programa se puede realizar de diversas formas: Inicio Programas Openoffice.org Openoffice.org Impress, o bien, desde cualquier otra aplicación de OpenOffice, Archivo Nuevo Presentación. Para comenzar a trabajar, Impress presenta un asistente en el que se nos ofrece la posibilidad de abrir una presentación existente, crear la presentación nueva mediante plantillas, o bien abrir una nueva presentación vacía: El asistente consiste en una serie de pantallas que permiten elegir entre varias opciones en tres pasos sucesivos. En la parte derecha de la pantalla está la previsualización, esto es, una presentación del aspecto final de la diapositiva en función de las opciones elegidas al principio. Los pasos iniciales en los cuales podemos elegir la configuración de nuestra presentación son los siguientes: Paso 1: permite elegir entre presentación vacía, plantilla o abrir una presentación existente (mostrada en la imagen anterior). Paso 2: permite elegir dos tipos de fondo y dos tipos de presentación, además de seleccionar el medio a través del cual se mostrará la presentación (papel, transparencia, pantalla, etc.). Paso 3: permite escoger el tipo de efecto en los cambios de diapositiva, así como la velocidad de la presentación y el tipo de presentación. 198

4 Una vez elegidas las opciones oportunas, al hacer clic en Crear aparecerá el entorno de trabajo de Impress: Vemos que el entorno consta, además de las barras de menús y de herramientas, de tres partes o paneles diferenciados El panel izquierdo En la parte izquierda del entorno de trabajo se presenta una vista previa de las diapositivas de que consta la presentación (en la imagen de este ejemplo, sólo aparece una). Al seleccionar alguna de las diapositivas que se hayan creado, en el panel central aparecerá una vista de la misma, donde se podrá editar. El panel izquierdo no tiene más opciones de presentación El panel central En el panel central se pueden activar las siguientes pestañas: Normal Esquema Notas Documento Clasificador de diapositivas 199

5 UNIDAD PRESENTACIONES 8 Por defecto está activada la pestaña Normal, que es la que aparece en la figura anterior. La presentación, sin embargo, se puede ver también en formato de esquema (haciendo clic en la pestaña correspondiente), que es la que se muestra a continuación. Para ello hemos creado más diapositivas. Su aspecto sería el siguiente, una vez tenemos tres diapositivas: En el panel izquierdo aparecen las tres diapositivas creadas, y en el panel central simplemente el contenido (en este caso sólo texto) de las mismas. En el panel central también hay una pestaña llamada Notas, que da acceso a un modo de presentación en pantalla donde aparece la diapositiva seleccionada en el panel izquierdo así como un espacio para que el usuario escriba las notas que desee, normalmente relacionadas con la explicación del contenido de la diapositiva en una presentación o ponencia. Estas notas pueden utilizarse como material de apoyo para la persona que expone la presentación o como aclaraciones complementarias para sus espectadores. La figura siguiente muestra su aspecto. 200

6 La pestaña Documento muestra la configuración de la página al imprimir la presentación. En el panel derecho ( Diseños ) se puede seleccionar el número de diapositivas que aparecerán en cada página impresa. En la imagen se presenta un caso en el que se han seleccionado seis diapositivas por cada página impresa. Por último, en el panel central se puede ver la pestaña Clasificador de diapositivas. En esta vista se representa el conjunto de diapositivas y su secuencia, con todas sus características reales (contenido, fondo, objetos, etc.) salvo el tamaño, que se muestra reducido para poder apreciar la secuencia u orden de las diapositivas. 201

7 UNIDAD PRESENTACIONES 8 Una característica importante de este modo de presentación es que nos permite editar el tipo de diseño de cada diapositiva. Al entrar en esta pantalla, el panel de Diseños de la parte derecha del entorno de trabajo cambia y muestra todas las opciones de diseños predefinidos que ofrece el programa. Para modificar el diseño de una diapositiva hay que seleccionarla en el panel central y después hacer clic en el panel derecho sobre el diseño deseado. También podemos cambiar el orden o secuencia de las diapositivas, arrastrando la que queramos cambiar hasta el lugar elegido. Todas las posibilidades que ofrece el panel central también son accesibles mediante el menú Ver de la barra de menús El panel derecho En la parte derecha del entorno de trabajo hay un panel de tareas, que se puede desactivar en el menú Ver Panel de tareas. Para activarlo se utiliza la misma opción del menú. Este panel consta de varios apartados, a los que se accede haciendo clic en la pestaña correspondiente: Páginas maestras. En este apartado se puede elegir entre varios modelos de diapositivas, con distintos diseños de fondo. Diseños. Muestra diferentes plantillas que se diferencian en los contenidos que incluyen y en su distribución dentro de la diapositiva. 202

8 Diseño de tabla. Si se quiere insertar una tabla en una diapositiva, para una mejor presentación de datos, se puede elegir entre una variedad de formatos de tabla. Al elegir cualquiera de ellos aparece un cuadro de diálogo en el cual podemos configurar las características de la tabla. Además del formato, podemos configurar otras características de las tablas, como mostrar una línea de cabecera, el total de cada fila (útil para sumas, por ejemplo), etc. Animación personalizada. En este apartado se pueden configurar determinadas características relacionadas con la manera de presentar las diapositivas, como la diapositiva de inicio, el tipo de transición entre diapositivas (manual o automática), la velocidad de la transición, etc. Los efectos se pueden ver en el panel central haciendo clic en el botón Reproducir. Para observar los mismos efectos en modo de pantalla completa podemos hacer clic en el botón Presentación. Transición de diapositivas. En este apartado podemos elegir los diferentes efectos visuales y de sonido que se aplicarán durante la presentación al pasar de una diapositiva a otra. Al igual que en el apartado anterior, podemos ver los efectos tanto en el panel central como en modo de pantalla completa. Aparece también otro botón que permite aplicar el efecto elegido a las transiciones de todas las diapositivas de la presentación. Si no se elige esta opción, el efecto audiovisual sólo se aplicará a la diapositiva que esté activa en el panel central. 203

9 8 UNIDAD PRESENTACIONES Actividades 1. Describe el contenido de la pantalla Normal en el panel central del entorno de trabajo de Impress. 2. Describe el contenido del panel derecho de Impress. 3. Explica el procedimiento para ver en el panel central las diapositivas creadas y cambiar el orden en el que aparecerían en la presentación. 4. Explica qué es un diseño de diapositiva y cómo seleccionar uno concreto para que el programa lo utilice como diseño predeterminado. 5. Explica para qué sirve el panel izquierdo del entorno de trabajo de Impress. 2. Confección de las diapositivas En este apartado vamos a ver una descripción del uso de algunas de las herramientas y posibilidades que ofrece el programa para la confección de las diapositivas. La utilidad de las diapositivas va a depender del uso que se haga de estas herramientas y de cómo estén elaboradas. En principio, las diapositivas no deben contener demasiado texto, ya que para comunicar información por escrito con una cierta extensión existen aplicaciones y canales más adecuados. Su contenido de texto debe ser esquemático. En cuanto a las imágenes y sonidos, deben servir como acompañamiento del contenido de texto, pero sin distraer la atención del texto que transmite la información fundamental. No obstante, puede que en algunos casos lo importante sean las imágenes, en cuyo caso éstas serán el contenido principal al que se supeditará el resto de la información incluida. Toda diapositiva consta de tres elementos fundamentales, que analizaremos a continuación: el fondo, el texto y su organización, y los objetos El fondo de la diapositiva Para configurar el color y tipo de fondo hay que hacer clic con el botón derecho en la vista de la diapositiva que aparece en el área de trabajo, situada en la parte central del entorno, y elegir Diapositiva Preparar página Fondo, seleccionando a continuación la opción preferida, de entre las que están disponibles. 204

10 En la pestaña de página se ofrece una configuración por defecto, que va a ser importante tanto para la presentación en pantalla (del ordenador o de la proyección) como a la hora de imprimir las diapositivas en papel. 205

11 8 UNIDAD PRESENTACIONES También se puede poner una imagen como fondo de diapositiva, mediante el menú contextual Diapositiva Definir imagen de fondo para diapositivas Añadir texto a una diapositiva Para añadir texto, lo más sencillo es seleccionar cualquiera de los diseños que aparecen en la parte derecha del entorno. Al seleccionar uno, la diapositiva activa adquirirá los marcadores de posición de ese diseño, que determinarán los lugares donde podremos escribir. Podemos modificar la posición de cada uno de estos marcadores dentro de la diapositiva arrastrando dichos marcadores. Para cambiar su tamaño y forma, hay que hacer clic sobre ellos en cualquier lugar del marco. Si no queremos usar ninguno de los diseños disponibles, también podemos insertar texto directamente pulsando el botón de texto que aparece en la barra de herramientas de dibujo (ésta se sitúa, en principio, en la parte inferior del entorno de trabajo). Si esta barra de herramientas no se encuentra visible, para que aparezca basta con seleccionar Ver Barras de herramientas Texto. Si pulsamos sobre el botón T y después hacemos clic en cualquier punto de la diapositiva (siempre en el área de trabajo situada en la parte central), se creará un marcador de posición que se irá ampliando a medida que escribamos. También podemos redimensionarlo o modificar su posición o forma arrastrando el puntero del ratón Añadir objetos a una diapositiva A una diapositiva podemos añadirle diferentes tipos de objetos, como imágenes fijas, animadas o vídeo, sonido, fórmulas, diagramas, tablas, etc. Todas estas posibilidades están disponibles en el menú Insertar. En cuanto a las imágenes, también se pueden añadir desde la barra de herramientas de dibujo, que podemos hacer visible, si no lo está ya, mediante la opción del menú Ver Barra de herramientas Dibujo. Esta opción nos permite generar nuestros propios diseños. También podemos insertar rótulos de la galería de Fontwork, que está incluida en todas las aplicaciones de Openoffice. Para añadir una imagen desde un archivo, por ejemplo, sólo tenemos que hacer: Insertar Imagen A partir de archivo, y elegir la carpeta y el fichero correspondiente. Existe la posibilidad de insertar también imágenes animadas, vídeo y sonido en el mismo menú. Una vez insertado un objeto, podemos modificar su posición en la diapositiva, su tamaño y sus dimensiones mediante los procedimientos habituales. 206

12 Actividades 6. Enumera algunas pautas importantes a tener en cuenta para la confección de diapositivas. 7. Explica el procedimiento para modificar el color del fondo de la diapositiva. 8. Explica cómo se cambian los márgenes en una diapositiva. 9. Explica cómo insertar un objeto de texto en una diapositiva. 10. Explica cómo insertar rótulos como objetos de Fontwork en una diapositiva. Recuerda La configuración de página que elijas se va a repetir en todas las diapositivas de la presentación. Sin embargo, el fondo elegido se puede aplicar a todas las diapositivas o sólo a la que en ese momento está activa. 3. La presentación Una presentación es un conjunto de diapositivas con una secuencia u orden determinados. Para realizar una presentación, por tanto, primero hay que elaborar las diferentes diapositivas de que consta, después ordenarlas de modo que aparezcan en la secuencia deseada, y por último aplicar diferentes efectos en las transiciones entre diapositivas, la duración de cada una de ellas, etc. En la figura siguiente, puede observarse que en el panel izquierdo aparece una sola diapositiva. Para crear otra nueva basta con hacer clic con el botón derecho sobre la diapositiva existente, con lo cual aparecerá un menú contextual donde aparece la opción Nueva diapositiva : 207

13 8 UNIDAD PRESENTACIONES Al crearla, la nueva diapositiva se colocará por defecto a continuación de la primera. Otra manera de hacerlo es elegir la opción de menú Insertar Diapositiva. Para cambiar su orden de aparición basta con arrastrarla hasta la posición deseada. Estas operaciones también se pueden llevar a cabo, por ejemplo, eligiendo en la parte central del entorno la vista de Clasificador de diapositivas, que proporciona una visión más completa de toda la presentación. Para que aparezca el menú contextual correspondiente hay que p ulsar con el botón derecho del ratón en cualquier punto del panel central (incluso sobre la diapositiva activa). A continuación se muestra la apariencia del clasificador de diapositivas, en el que se ven tres diapositivas con diferentes fondos. Recuerda Una vez diseñadas las diapositivas, podemos cambiar el orden en que aparecerán en la presentación. En este entorno existen en la parte superior cuatro pestañas. En la pestaña Volver, aparecerá el entorno principal. La pestaña Esquema tiene el siguiente aspecto: 208

14 Una vez creadas y ordenadas todas las diapositivas, hay varias maneras de ver el resultado. Las más comunes son las opciones de menú Ver Presentación, o bien Presentación Presentación. Para configurar diferentes aspectos de la presentación existe un panel que se despliega al escoger la opción de menú Presentación Configuración de la presentación: Una opción muy útil es la que permite configurar la duración de cada diapositiva en una presentación, así como el momento en que se producirá la transición y si ésta será manual o automática. Para ello hay que escoger Presentación Transición de diapositivas, con lo que aparecerán en el panel derecho las diferentes opciones que se trataron con anterioridad en el apartado 1.3. Actividades 11. Explica si es verdadero o falso que, una vez confeccionada una serie de diapositivas, es posible cambiar el orden o secuencia en que aparecerán en la presentación. 12. Explica razonadamente si es posible o no modificar el orden de presentación desde la pantalla Esquema en el panel central. 13. Explica qué son los efectos de transición en una presentación y cómo se pueden configurar. 14. Explica cómo insertar sonidos en una presentación. 15. Explica el procedimiento para configurar una diapositiva de modo que pase automáticamente a la siguiente. 209

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