GUÍA PRÁCTICA DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DEL PROGRAMA DE COBERTURAS PARTE III - COMPENSACIONES

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1 GUÍA PRÁCTICA DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DEL PROGRAMA DE COBERTURAS PARTE III - COMPENSACIONES Aspectos a tener en cuenta: En el Programa de Coberturas 2014 no se requerirá el registro de las facturas o de Certificados al Proveedor (CP), mediante la celebración de una Operación de Pregón Electrónico (OPE) en la Bolsa Mercantil de Colombia (BMC). Las ventas directas al exterior (Exportaciones), podrán demostrarse a través de facturas denominadas en moneda extranjera señalando el nombre y dirección del comprador así como el detalle de los productos vendidos en unidades y valor. FINAGRO podrá verificar la demostración de las ventas cubiertas con facturas contra la información suministrada por el DANE al MADR de los movimientos mensuales de las exportaciones de acuerdo con las Declaraciones de Exportación reportadas por la DIAN. Por lo anterior se debe tener en cuenta que en ningún momento las ventas demostradas en el programa deben ser mayores a las reportadas por la DIAN. En caso de encontrarse inconsistencias, las mismas serán reportadas por FINAGRO a las autoridades competentes. Las ventas indirectas, las cuales se realizan a través de las Comercializadoras Internacionales para su posterior exportación, deberán ser demostradas mediante los Certificados al Proveedor (CP), los cuales deben cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN. Lo anterior, dando cumplimiento a las normas tributarias vigentes en el país. Por último, los participantes deben radicar físicamente los documentos en FINAGRO, como se establece en el Instructivo Técnico REGISTRO DE SOPORTE DE LAS VENTAS EN EL SEPC: Paso 1: Ingresar al SEPC con el usuario y la clave. Paso 2: Ingresar al menú de Transacciones. Paso 3: Ingresar a Demostración Ventas Cubiertas Paso 4: El sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cual se relacionan las coberturas efectivamente tomadas, indicando su número de referencia, el tramo al que pertenece, la fecha de vencimiento y el valor cubierto (cuyas ventas deberán ser demostradas): 1

2 Paso 5: A continuación, los participantes deben ingresar los datos de todos los comprobantes que soportarán las coberturas tomadas, haciendo click en el botón Ingresar Facturas. Paso 6: Se abrirá un nuevo formulario que le permitirá diligenciar los datos del registro de facturas y/o de CP según sea el caso. La siguiente tabla brinda ayuda al usuario para diligenciar el módulo Documento Soporte : CAMPO EN EL FORMULARIO Número Operación BMC Fecha Factura Número de Factura Producto Valor de la factura AYUDA Es el número de la operación que aparece en la papeleta expedida por la BMC al momento de registro de las facturas y/o CP. Los Pequeños y Medianos Tipo 1 productores no están obligados a registrar la factura o CP en bolsa, por lo tanto deben registrar en este campo el número de la factura o CP. Es la fecha de expedición de la factura y/o CP que fue registrado en la BMC. Es el número del documento registrado en la BMC, bien sea factura y/o CP. El participante debe seleccionar el producto correspondiente a la Factura y/o CP. Para las facturas en dólares deben seleccionar la moneda USD e ingresar el valor de la factura. Para los CP deben seleccionar la moneda COP e ingresar el valor del CP en pesos. 2

3 Paso 7: Una vez se capturen todos los campos, se debe hacer click en Agregar Moneda. El SEPC agregará el documento soporte en la cuadrícula inferior como se muestra a continuación. Para cada documento registrado, está disponible la opción de modificar o eliminar. Paso 8: Una vez ingresados todos los documentos soporte, el participante debe hacer click en Regresar para volver a la Pantalla mostrada en el Paso 4. Nota 1: El participante debe incluir en el Sistema todos las facturas o Certificados al Proveedor que se destinarán a soportar las ventas cubiertas. Aplica para los Medianos Tipo 2 y Grandes Productores. Nota 2: Recuerde que la factura o CP, para que sea válida, debe tener una fecha mayor o igual a la fecha de solicitud de la cobertura y menor o igual al vencimiento de la cobertura. Nota 3: El SEPC tomará el valor en pesos registrado por el usuario y lo convertirá a dólares basándose en la fecha de expedición de los CP. Nota 4:El sistema SEPC cuenta con una funcionalidad e cargue masivo de facturas o Certificados al Proveedor el cual se describe en la parte final del presente documento SOPORTES REGISTRADOS Y COBERTURAS TOMADAS: Nuevamente en la pantalla Demostración ventas cubiertas y luego de haber registrado todos los documentos soporte, el usuario podrá seleccionar la(s) cobertura(s) que va a demostrar con los soportes ingresados. Paso 1: Hacer click en la palabra Ventas que se encuentra frente a la cobertura que se desea demostrar. 3

4 Nota: Este procedimiento sólo se debe realizar para las ventas cubiertas que se desea demostrar. Paso 2: El SEPC abrirá una ventana en la cual se puede ver el detalle de la cobertura seleccionada y el valor que debe demostrar. Adicionalmente, se mostrarán todos los documentos soporte que han sido previamente ingresados. La siguiente tabla brinda ayuda al usuario para comprender esta ventana: CAMPO EN EL FORMULARIO Monto Cubierto Saldo por Demostrar Seleccionar Número de Operación BMC Fecha factura Número de Factura Valor de la factura AYUDA Muestra el valor de la cobertura tomada (USD$) Muestra el monto de la cobertura cuyas ventas aun no han sido demostradas. El usuario debe utilizar el cuadro de selección que le permite indicar qué facturas y/o CP s va a relacionar con la cobertura. Muestra el número de la operación de la papeleta de la BMC que se registro. Muestra la fecha de expedición de la factura y/o CP que fue registrado en la BMC. Muestra el número del documento registrado en la BMC, bien sea factura y/o CP o Numero de la Factura y/o CP. Muestra el monto total en dólares correspondiente a la factura y/o CP de acuerdo con la Nota 3 del Paso 8 del numeral de esta Guía. 4

5 CAMPO EN EL FORMULARIO Saldo factura Valor Utilizado para Demostrar (USD) AYUDA Muestra cuántos dólares de la factura y/o CP están disponibles para demostrar ventas cubiertas. Inicialmente será igual al valor de la factura y/o CP pero a medida que se utilice en la demostración de ventas, irá disminuyendo automáticamente. El usuario indicará en este campo, cuántos dólares de la cobertura respectiva va a demostrar con la factura y/o CP seleccionada. Es decir, cuántos dólares de la factura y/o CP va a utilizar para demostrar ventas cubiertas con la cobertura seleccionada. Paso 3: El participante debe seleccionar uno o varios documentos soporte que utilizará para demostrar las ventas cubiertas con cada cobertura, indicando el valor que utilizará de cada documento soporte. Por ejemplo, si el participante tiene un documento soporte por 30 dólares y otro documento soporte por 70 dólares, podrá demostrar con ambos documentos soporte una cobertura por 100 dólares. Paso 4: El participante debe hacer click en el botón Actualizar. Paso 5: Automáticamente el SEPC relacionará la cobertura con el documento soporte seleccionado y actualizará los siguientes campos: - Saldo por Cubrir : cuántas ventas faltan por demostrar de la cobertura seleccionada. - Saldo Factura : cuántas ventas se pueden demostrar aún con ese documento. Paso 6: Para finalizar, el participante debe seleccionar Regresar, lo cual cerrará la ventana y retornará al participante a la relación de todas las coberturas tomadas RADICACIÓN DE SOPORTES FÍSICOS EN FINAGRO: Plazos para Radicar: A partir de la toma de cada cobertura (después de realizar el registro ante la BMC y en el SEPC) y hasta cinco (5) días hábiles después del vencimiento de la cobertura, Documentos para Radicar: - Los documentos indicados en el Numeral 9.2 del Instructivo Técnico. - Se deberá entregar una carta en la cual se especifiquen los documentos que se están radicando y el total de folios que se están entregando. - La referencia para la carta debe ser Programa Coberturas. 5

6 - Cada uno de los documentos entregados debe estar foliado y numerado en su totalidad. Dirección: Carrera 13 N 28 17, Bogotá, Colombia. Horario de Atención: Todos los días hábiles de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en jornada continua. Lugar de Radicación: Ventanilla de correspondencia, ubicada en la escalera en el segundo piso. Procedimiento: Paso 1: FINAGRO radicará en su sistema de correspondencia la documentación y entregará la copia de la carta remisoria con un adhesivo en el cual se especifica el número de radicado, la fecha, el número de teléfono de FINAGRO, el asunto (Coberturas). Paso 2: Verificada la concordancia de los documentos físicos radicados en FINAGRO con los datos registrados en el SEPC y establecido el monto de las ventas cubiertas efectivamente soportadas, FINAGRO procederá a consignar (en la cuenta inscrita por el beneficiario) las compensaciones de los instrumentos de cobertura, si hay lugar a ellas, de acuerdo con los rangos establecidos en el Instructivo Técnico, dentro de los diez (10) días hábiles posteriores al vencimiento de la cobertura. Nota 1: La copia radicada de la carta constituye el soporte que cada participante tendrá de la entrega física de los documentos. Nota 2: La recepción de los documentos no implica la aceptación de los mismos ni su validez en el marco del Programa. Nota 3: Los participantes deben entregar la documentación completa y en los plazos establecidos en el Instructivo Técnico. Nota 4: FINAGRO se reserva el derecho a devolver los documentos si éstos presentan alguna inconsistencia al momento de la entrega. Nota 5: FINAGRO no se hace responsable por la radicación incompleta o por fuera de los plazos de la documentación. Nota 6: FINAGRO sólo verificará la concordancia de los documentos con lo que registró el participante y con las condiciones establecidas en el Instructivo Técnico. Por ningún motivo se modificará la información ingresada por el participante. Nota 7: Se recomienda revisar la información de la cuenta que fue registrada en el SEPC (NIT, Número de Cuenta y Banco) para que en el momento en que FINAGRO realice el pago de compensaciones, si hay lugar a él, no se presenten inconvenientes. 6

7 MANUAL PARA EL REGISTRO MASIVO DE DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA DEMOSTRACIÓN DE VENTAS EN EL PROGRAMA DE COBERTURAS CAMBIARIAS 1. Introducción En este aparte se presenta una descripción detallada de la herramienta que se implementó por parte del Programa de Coberturas Cambiarias para todos los beneficiarios que realizan su demostración de ventas con un número significativo de facturas o CP s, que aumentan considerablemente los tiempos operativos en la fase de demostración de las coberturas. La herramienta consiste a una opción para el cargue masivo de facturas y/o CP s en el Sistema Electrónico de Coberturas, que tiene como finalidad facilitar el registro de documentos soportes por medio de una opción de cargue de un archivo con una estructura definida. Para el uso de la nueva funcionalidad se creó un nuevo segmento en la pantalla actual donde se ingresan y registran las facturas o CP s de forma individual. La ruta para esta pantalla es: Transacciones Demostración Ventas Cubiertas Ingresar Facturas NOTA. La implementación de esta nueva herramienta no afectara en absoluto el cargue individual de documentos soporte facturas o CP s que actuablemente se encuentra en funcionamiento, dado que existen beneficiarios que hacen su demostración con un número menor de soportes que no justifica la utilización de esta herramienta. Esta pantalla que debe ser siempre utilizada para el proceso de demostración estará ahora dividida en 4 módulos que mencionamos a continuación: 1. Menú principal SEPC. 2. Módulo de registro individual de documentos soporte. 3. Módulo para el registro masivo de documentos soporte (NUEVO). 4. Módulo de visualización, modificación o eliminación de documentos soporte registrados

8 2. Qué es módulo para el registro masivo de documentos soporte? El nuevo módulo es una herramienta implementada por el Programa de Coberturas Cambiarias con el fin de facilitar el proceso de demostración de ventas, específicamente en el registro de los documentos soporte para aquellos beneficiarios que manejan un gran volumen de estos documentos (Facturas o CP s) en el proceso de demostración. Este módulo tiene como objetivo minimizar los tiempos en el registro de documentos soportes para hacer más ágil y sencillo el proceso de demostración de ventas. Cualquier beneficiario puede hacer uso de esta herramienta, pues está en la capacidad de procesar desde uno (1) hasta cincuenta y tres mil (53.000) documentos, siempre y cuanto se cumplan todos los requisitos que necesita esta funcionalidad. NOTA. La implementación de esta nueva herramienta no afectara en absoluto el cargue individual de documentos soporte facturas o CP s que actuablemente se encuentra en funcionamiento, el beneficiario puede elegir cualquiera de los dos métodos para el cargue de los soportes. 3. Descripción de la funcionalidad El modulo posee dos opciones con las cuales se puede generar el cargue masivo, lo realmente esencial para que dicho proceso sea exitoso, es el formato de archivo y la estructura utilizada para el cargue de los soportes. Las dos opciones que contempla el modulo son: 1. Examinar: En esta opción el aplicativo SEPC habilitará una venta del explorador para que el usuario ubique el archivo que desea utilizar para el cargue masivo. 2. Cargar: Esta opción podrá generar el cargue masivo siempre y cuando el usuario haya seleccionado el archivo que corresponda al proceso en mención. Lo fundamental en la nueva funcionalidad, radica en el archivo que genera el beneficiario para el cargue masivo de soportes, el mínimo error en el archivo cancelará el proceso de cargue en el SEPC, es decir, el sistema no procesará cargues parciales, esto con el fin de mitigar errores operativos. 4. Estructura del archivo para cargue Para hacer uso de la funcionalidad el SEPC requiere que el usuario genere un archivo que contenga una estructura específica de todos los soportes (facturas y/o CP s) de ventas que desea cargar al sistema. Las características de este archivo se describen a continuación: 8

9 Concepto Tipo Delimitación Campos por registro Tipo de campos Cantidad de registros Primera línea del archivo Última línea del archivo Descripción CSV Punto y coma 5 Campos obligatorios Los campos requeridos para el funcionamiento del cargue son los mismos que se diligencian actualmente para ingresar una factura o CP al sistema. Por lo tanto existen campos alfabéticos, fechas, numéricos y alfanuméricos. La funcionalidad puede procesar de uno (1) a cincuenta y tres mil (53.000) registros. La primera línea del archivo debe tener los nombres de los campos, es decir, los registros de facturas a procesar deberá iniciar en segunda línea del archivo., pues es allí donde inicia el proceso de cargue. La última línea del archivo deberá ser el último registro que se desee cargar, no deberá existir espacios, o líneas en blanco adicionales, dado que el archivo generará error en el proceso. Con referencia a la estructura para cada registro, a continuación mencionamos la descripción de cada uno de los cinco (5) campos requeridos por registro, el cual debe tener la misma estructura: No. Campo Tipo Descripción 1 Tipo de documento Alfabético 2 Fecha Fecha 3 Número de Documento Alfa numérico Corresponde al tipo de documento que se desea ingresar para la demostración. El sistema solo acepta los siguientes tipos de documento: FACTURA o CP Fecha de generación de la factura en el siguiente formato: DD/MM/AAAA Número de la factura o CP que se está registrando. Tener presente que el sistema acepta caracteres especiales, por ejemplo - ; +; *; / etc. Nota. El uso de caracteres especiales no garantiza que el sistema cargue correctamente dichos símbolos y puede que genere errores en el procesamiento de las facturas, por lo tanto evite al máximo estos símbolos. El sistema únicamente aceptará el nombre de los productos que tiene registrados el SEPC, este nombre debe coincidir con el producto registrado por su empresa. 4 Producto Alfabético El listado de productos es: AZUCARES Y ARTICULOS CONFITERIA ACEITE DE PALMA CACAO CARNES Y DESPOJOS COMESTIBLES LECHE EN POLVO Y PRODUCTOS LACTEOS TILAPIA CAMARON PLATANO FRUTALES HORTALIZAS 9

10 No. Campo Tipo Descripción TABACO BANANO FLORES MAIZ AMARILLO MAIZ BLANCO SORGO SOYA ALGODON Otros PAPA HIERBAS AROMATICAS PESCADOS Y CRUSTACEOS, MOLUSCOS ANIMALES VIVOS DEMAS PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL CUEROS Y PIELES TÉ, YERBAMATE Y ESPECIAS CEREALES PRODUCTOS DE LA MOLINERIA, MALTA, ALMIDON Y FECULA SEMILLAS Y FRUTOS OLEAGINOSOS, FORRAJES GOMAS, RESINAS, Y DEMAS JUGOS Y EXTRACTOS VEGETALES MATERIAS TRENZABLES Y DEMAS PRODUCTOS VEGETALES GRASAS Y ACEITES ANIMALES O VEGETALES 5 Valor Numérico Corresponde al valor del soporte a registrar. Este valor no debe tener decimales, ni separador de miles o caracteres especiales como $ o, únicamente el valor numérico. Nota: Tenga en cuenta estas recomendaciones ya que el mínimo error en la estructura o contenido generará cancelación del proceso de cargue. 5. Errores en el proceso de cargue La funcionalidad contempla errores clasificados conforme al tipo de error que presenta la estructura del archivo, e informara al usuario el error o inconsistencia que presenta en cada uno de los registros. Cabe anotar que con la presencia de un solo error en el archivo, el sistema cancelará todo el proceso de cargue para evitar errores. Los errores que se pueden generar corresponden a: 1. El Número de Campos no corresponde con la estructura del Plano. Cuando el archivo contiene mayor o menor número de campos al establecido para el procedimiento. El número de campos se diferencian por el separador ; (punto y coma). 2. Tipo de Documento NO encontrado en el Sistema. Este error se presenta cuando se registra otro tipo de documento distinto a FACTURA o CP. 3. Formato Inválido en el Campo Fecha. Cuando se registra un formato de fecha distinto al establecido para la estructura, el cual es DD/MM/AAAA 10

11 4. Fecha de Factura o CP es mayor que la Fecha Actual. Cuando la fecha del documento soporte es mayor a la fecha actual, lo cual no puede ser posible. 5. No Existe TRM para la Fecha de Factura o CP. Error producto de no registrar la TRM diaria en el SEPC, este procedimiento lo realiza el Programa de Coberturas diariamente. 6. El número de Factura o CP ya se encuentra registrado en el sistema. Este error se presenta cuando se ingresa un número de Factura o CP que ya existe en el sistema SEPC asociado al NIT del beneficiario. 7. Producto NO encontrado en el Sistema. El error informa que el producto mencionado en el archivo no existe en la tabla de productos que el beneficiario posee, podría tratarse de un error en la escritura del producto. 8. El Campo Valor de la Factura o CP no puede contener comas o puntos. Como se estableció anteriormente el valor de la Factura o CO no debe tener separador de miles, decimales ni símbolos, únicamente el número. 6. Resultados del proceso de cargue Una vez el sistema logre procesar el total de los registros que contiene el archivo remitido para el proceso, generará una ventana en donde informará que el proceso de cargue ha sido exitoso y los documentos soportes se visualizaran en la parte inferior de la pantalla. 11

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