VISARED MANUAL DE USUARIO

Transcripción

1

2 VISARED MANUAL DE USUARIO Versión preliminar SEPTIEMBRE

3 2 VISARED. Manual de usuario.

4 NDICE 1. QUE ES VISARED? VISADO TELEMÁTICO FASES DE IMPLANTACIÓN INSTALACIÓN DE VISARED REQUISITOS PARA LA INSTALACIÓN LA INSTALACIÓN PASO A PASO INICIO DEL PROGRAMA CONFIGURACIÓN INICIAL CONFIGURACIÓN DE VISARED CONFIGURACIÓN DE INSTALACIÓN CONFIGURACIÓN DE SISTEMA CONFIGURACIÓN DE USUARIO FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA GESTION DE CONTRATOS (VISARED FORM) DATOS GENERALES DEL CONTRATO ARQUITECTOS TÉCNICOS DEL CONTRATO OTROS PROFESIONALES DEL CONTRATO CLIENTES CONTRATISTAS/CONSTRUCTORES FACTURAS DATOS ESTADÍSTICOS DOCUMENTOS GASTOS CLIENTES Y PROVEEDORES CLIENTES PROVEEDORES GESTION DE INGRESOS Y GASTOS FACTURACIÓN EMITIDA FACTURACIÓN RECIBIDA GESTIÓN DE INMOVILIZADO INFORMES ANEXOS FIRMADOR DE DOCUMENTOS (VISARED SIGN) FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES FIRMA DE DOCUMENTOS

5 ENVÍO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS MENU MANTENIMIENTO SERVICIOS PROFESIONALES Y GASTOS BANCOS SERIES DE FACTURAS EMITIDAS PROFESIONALES TITULACIONES TABLAS RELATIVAS A FORMULARIOS PLANTILLAS WORD ANEXOS GESTIÓN DE ACTUALIZACIONES ANEXOS. 1. LA FIRMA DIGITAL OBTENCIÓN DE LA FIRMA DIGITAL A TRAVÉS DE LA FNMT IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS EN PDF

6 1. QUE ES VISARED? VISARED es un programa de gestión pensado y desarrollado para los aparejadores y arquitectos técnicos del Coaat de la Región de Murcia. Esquemáticamente, esta aplicación tiene tres funciones: Gestión profesional, con la posibilidad de generar toda la documentación relacionada con el Colegio, necesaria en las intervenciones profesionales (hoja de encargo del colegio, contratos, documentos de la LOE, formularios estadísticos, certificados, etc.) Gestión contable y fiscal, con la posibilidad de llevar un control de la facturación, tanto en lo que se refiere a facturas emitidas como recibidas y la posibilidad de generación de diversos informes de gestión contable. Se complementa con una gestión del inmovilizado y cálculo de amortizaciones. Visado telemático, que permite la gestión informática de los documentos que deben visarse en el Colegio mediante ficheros y firma electrónica. VISARED organiza los documentos de una intervención profesional (formularios, documentos, planos, etc.) en un directorio. Desde él se firman dichos documentos digitalmente, se envían al colegio y donde se realiza todo el proceso de visado y sellado de manera electrónica eliminando en buena medida el papel en los trámites colegiales. Los documentos son importados en el colegio, donde se desencriptan y visan, se envían a la base de datos del SICA y quedan enlazados con el contrato al que pertenezcan. Realizado todo este proceso, el servidor WEB es el encargado de servir todos estos documentos al colectivo, de manera que un colegiado pueda acceder a sus documentos visados desde su despacho. Esquema de funcionamiento del proceso 5

7 1.1. VISADO TELEMÁTICO FASES DE IMPLANTACIÓN. En una primera fase, el visado telemático podrá utilizarse para la tramitación administrativa (visado y registro colegial) de encargos profesionales que tengan por objeto: Dirección de ejecución de obras Coordinación de seguridad en fase de ejecución de obra Informes Dictámenes Valoraciones En una segunda fase, este procedimiento telemático de visado se ampliará a: Proyecto y Dirección de obras cuya documentación haya sido redactada por el arquitecto técnico (proyectos de demolición, de decoración, adecuación, etc. Estudios de seguridad y salud laboral redactados por arquitectos técnicos, etc. etc) En una tercera fase, el visado alcanzará a: Certificados Final de Obra (conjunto arquitecto-arquitecto técnico) Certificaciones parciales (conjuntas arquitecto-arquitecto técnico) Documentos derivados de la LOE Importante!!: Con carácter general, están excluidos de la tramitación de visado telemático el visado y registro de encargos profesionales que tengan su origen, causa o precedente en la renuncia o anulación de otro encargo profesional anterior. Requisitos de los colegiados para acceder al visado telemático: Con independencia de los requisitos de software y hardware necesarios para la tramitación telemática de encargos profesionales, el visado telemático sólo podrá ser utilizado por quienes cumplan los siguientes requisitos: Estar colegiado como residente en el Colegio Oficial de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Murcia Haber solicitado y obtenido de los órganos de dirección del Colegio la oportuna autorización para poder gestionar telemáticamente sus encargos profesionales. Los gastos derivados de la tramitación telemática de encargos profesionales (tanto derechos de intervención profesional, derechos de visado y prima complementaria de seguro de responsabilidad civil) se cargarán en la cuenta corriente del colegiado que tiene asignada a estos efectos. La devolución del cargo colegial conllevará la inmediata suspensión para el colegiado del servicio de visado telemático. 6

8 2. INSTALACIÓN DE VISARED 2.1. REQUISITOS DE INSTALACIÓN. VISARED se debe instalar en un ordenador personal que disponga de al menos 64 Mb de RAM y gran cantidad de espacio disponible en disco. El ordenador debe disponer de hardware de conexión directa a internet (MODEM, RDSI, etc.) o estar conectado a una red local que conecte a internet a través de una pasarela o router. El programa VISARED precisa otros programas para funcionar correctamente: Microsoft WORD (Procesador de textos) Adobe Acrobat Reader (visualizador de documentos PDF Portable Document Format). Se instala con el programa. Microsoft Outlook express (correo electrónico) Por otra parte, para poder conectar con internet para hacer envíos de documentos al Colegio es necesario disponer de una conexión válida con su acceso telefónico a redes. Por defecto el programa se instalará en un directorio llamado Visared. Es importante que el directorio se encuentre en una unidad de disco con mucho espacio disponible pues en dicha unidad se irán almacenando los documentos PDF s de los trabajos que se gestionan con el programa LA INSTALACIÓN PASO A PASO Al ejecutar el programa de instalación aparece la siguiente pantalla: Este asistente le guiará en el proceso de instalación de Visared. Debe pulsar siguiente para continuar. 7

9 Ahora, puede seleccionar los componentes que desea instalar con Visared. Entre estos componentes están el programa Docuprinter que genera los archivos pdf necesarios para el visado electrónico y el Acrobat Reader 6.0. que lee estos archivos y que puede desmarcar si ya los tiene instalados. Una vez seleccionados los programas a instalar debe pulsar siguiente para continuar. En esta pantalla, se indica la ruta por defecto donde se va a instalar Visared, y se le informa del espacio requerido. Puede seleccionar otra ruta si lo desea pero nuestro consejo es no cambiarla. Debe pulsar instalar para continuar. 8

10 Una vez instalado el programa, debemos seleccionar el lugar de instalar el Almacén de Datos de Visared. Este almacén puede estar en el mismo directorio donde instalamos Visared, o también en un servidor, para que se puedan realizar varias instalaciones de Visared en diferentes ordenadores conectados en red, y que todos ellos utilicen el mismo almacén de datos. Realizada la instalación, si seleccionamos en su momento instalar la impresora virtual Docuprinter y/o el Acrobat Reader 6.0, el instalador procede con ellos. Aparecen las siguientes pantallas: 9

11 Pulse si. Pulse Next> Seleccione I accept the agreement y pulse Next> 10

12 Pulse Next> Pulse Install 11

13 Pulse Finish. Cuando el usuario solicita también la instalación del lector de pdf Adobe Reader y tiene una versión anterior el programa preguntará si desea instalar la nueva versión. Pulse aceptar y aparece la siguiente pantalla: Y después esta otra 12

14 Pulse Siguiente Pulse Siguiente 13

15 Si desea cambiar la ubicación pulse Cambiar carpeta de destino e indicarlo (Es mejor no hacerlo para el buen funcionamiento de VISARED) y pulse Siguiente Pulse Instalar 14

16 Espere a que termine de instalarse Pulse finalizar Terminada esta fase el programa procede a instalar otra parte de la aplicación. Aparece la siguiente pantalla: 15

17 Pulse Next Pulse Install 16

18 Espere a que termine de instalarse Una vez terminada la instalación pulse Finish. Aparece entonces la siguiente pantalla: 17

19 Pulsa cerrar Pulse Terminar 18

20 Al cerrarse esta pantalla, Visared le pedirá el login y password con los que se identificará en adelante cada vez que abra el programa. Elija claves que recuerde con facilidad. Debe introducirlos en la siguiente pantalla: 19

21 20 VISARED. Manual de usuario.

22 3. INICIO DEL PROGRAMA 3.1. CONFIGURACIÓN INICIAL Una vez instalado el programa podrá abrirlo desde el menú de inicio o desde el escritorio donde aparecerá en pantalla con el siguiente icono Al arrancar el programa VISARED, lo primero que aparecerá será la pantalla de identificación del usuario. Aquí, debe identificarse con el logjn y el password que ha introduciendo anteriormente. Tras introducir su nombre y contraseña, iniciará la sesión en VISARED. Desde esta misma pantalla, pulsando el botón, podrá cambiar los datos de usuario y contraseña de entrada al programa mediante la siguiente pantalla: Observe que como medida de seguridad se vuelve a solicitar las claves del usuario por lo que RECUERDE, si olvida las claves deberá proceder a una nueva instalación!!! Cuando se accede al programa por primera vez éste nos solicita cumplimentar los datos del usuario en la siguiente pantalla: 21

23 Hay que introducir información personal, económico-fiscal y datos relativos a la compañía aseguradora. El nº del Consejo y los datos de la Aseguradora puede solicitarlos al Gabinete al De momento puede introducir datos ficticios y cuando tenga los datos reales, cambiarlos. Recuerde que estos datos son necesarios para realizar posteriormente el cálculo de sus gastos de intervención profesional y para el visado telemático. En el apartado Texto de la cabecera de las facturas emitidas.. debe introducir los datos tal como desee que aparezcan en sus facturas. No debe poner en población el código postal. Si el colegiado es una sociedad, habrá que señalar la casilla de verificación de sociedad, en cuyo caso, la ventana se expande apareciendo la siguiente pantalla. En ella se introducen los datos de cada uno de los componentes de la sociedad. Además de los datos de cada asociado hay que añadir el porcentaje de participación en la sociedad. En el apartado Texto de la cabecera de las facturas emitidas.. se debe introducir los datos de facturación de la sociedad. Una vez introducidos los datos pulsar y después En caso de salir sin haber pulsado antes grabar el programa le preguntará si desea grabar los datos introducidos a lo que se contestará aceptar. 22

24 3.2. CONFIGURACIÓN DE VISARED La configuración del programa VISARED se realiza desde el menú de Archivo y allí en el menú Módulos mediante las tres entradas existentes en el mismo: Configuración de Instalación, Configuración de Sistema y Configuración de Usuario. Las dos primeras deben mantener su configuración inicial por defecto y no ser alteradas por los colegiados salvo indicación posterior del Colegio, ya que establecen los parámetros de conexión con el servidor del éste CONFIGURACIÓN DE INSTALACIÓN. Al entrar en esta opción nos aparece la siguiente ventana: En ella se especifica el directorio del programa, las rutas donde se encuentran los programas con los que interactúa Visared (Word, Correo), así como las rutas donde están los ficheros que va a manejar el programa. 23

25 El directorio más importante es el PDF Generados, pues a partir de él comienza el árbol de directorios donde se guardarán los documentos de cada contrato. Insistimos: Se recomienda no cambiar ninguna opción de esta pantalla si no se está absolutamente seguro de la acción, pues un error tendría graves consecuencias en el funcionamiento de VISARED. Con la opción de podemos activar/desactivar los textos en los iconos de la barra de herramientas de la pantalla principal CONFIGURACIÓN DE SISTEMA. Al entrar en esta opción aparece la siguiente pantalla: Desde esta ventana podemos configurar una serie de preferencias del sistema referidas, por una parte a cálculos de descuentos colegiales y seguro, y por otra a las comunicaciones con el Colegio. Atención: No se debe cambiar nada de esta ventana salvo indicación en contra por parte del Colegio. 24

26 CONFIGURACIÓN DE USUARIO Esta opción se ha explicado ya en el punto 3.1. CONFIGURACIÓN DE USUARIO. Presenta la siguiente pantalla: Se utiliza para hacer modificaciones sobre los datos del usuario. Si el colegiado se convierte en sociedad deberá modificarlo y aparecerá le siguiente pantalla: Debe recordar si hay más socios que los porcentajes de participación deben sumar

27 26 VISARED. Manual de usuario.

28 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA Una vez validada la contraseña, aparece la ventana principal de la aplicación con el siguiente aspecto: Se trata de una ventana convencional de Windows con una barra de herramientas con las opciones más comunes y un menú desplegable donde se encuentran todas las funciones del programa. En la pantalla aparece un asistente inicial, que proporciona un acceso más rápido a las opciones más comunes y más utilizadas de este programa. 27

29 Desde la pestaña Nuevo, podemos ir a las ventanas correspondientes para añadir una nueva fase, un nuevo cliente, un nuevo proveedor, o una nueva factura (tanto emitida como recibida). En la parte de arriba de la ventana, aparecen tres botones que sirven para cambiar la vista de las diferentes opciones del asistente. Desde la pestaña Buscar, podemos ir a las ventanas correspondientes para buscar una fase existente, un cliente, un proveedor, una factura (tanto emitida como recibida), un informe, o un documento anexo. Los documentos anexos son documentos en formato pdf que contienen información de consulta con utilidad para el usuario. Los instalados previamente son el manual del usuario y un documento que desarrolla y analiza los documentos de la LOE facilitado por el Consejo General de la Arquitectura Técnica. Esta información puede ampliarse incluyendo nuevos documentos mediante la opción de mantenimiento. 28

30 Desde la pestaña Mantenimientos, podemos ir a las ventanas de mantenimiento de informes, o mantenimiento de anexos. Pantalla de informes: Aparece el listado con el listado de las plantillas de los documentos Word que se incluyen en el programa. Pulsando en se accede al documento para poder introducir variaciones en la plantilla. Pantalla de Anexos: Aparece el listado de documentos en pdf que se incluyen en el programa. Pulsando en se accede a la ruta del documento para añadirlo. Pulsando el botón derecho del ratón se pueden añadir o quitar nuevos documentos. 29

31 Desde la pestaña Opciones, podemos ir a la ventana del firmador. VISARED tiene una estructura MDI (Multiple Document Interface) de forma que cada usuario pueda tener varios módulos abiertos simultáneamente sin tener que salir de uno para entrar en otro. Cada módulo abierto estará en una ventana "documento". El programa contiene los siguientes módulos: CONTRATOS: Es del módulo que gestiona los contratos en los cuales intervendrá el usuario. Debe tenerse en cuenta que una obra puede significar al menos dos contratos según el tipo de intervención de cara a la gestión con el Colegio. Por ejemplo Dirección de ejecución y Coordinación de seguridad. 30

32 CLIENTES: A través de él se elaborarán los documentos relacionados con la intervención que permitirán el visado digital. Gestiona los datos de los clientes que contratarán los servicios del usuario. PROVEEDORES: Gestiona los datos de los clientes que contratarán los servicios del usuario. FIRMADOR: Este módulo realiza las operaciones de firma digital y visado telemático. FACTURAS EMITIDAS: Gestiona los datos de la facturación emitida por el usuario y la vincula al respectivo contrato. FACTURAS RECIBIDAS: Gestiona los datos de la facturación recibida por el usuario y la vincula al respectivo contrato, en caso de estarlo. GESTIÓN DE INMOVILIZADO: Gestiona el cálculo y control de las amortizaciones del inmovilizado que el usuario halla adquirido. INFORMES: ANEXOS: Gestiona los datos introducidos y elabora diferentes informes de interés contable o fiscal. Compila archivos pdf con documentación que sirve de información y consulta para el usuario. A lo largo de este manual se desarrolla el funcionamiento de cada uno de estos módulos. Todos los módulos serán accesibles vía una entrada en un menú convencional de windows. También permite el acceso directo a los módulos de uso más frecuente mediante una barra de herramientas. La barra de herramientas principal de VISARED es la siguiente: Estos iconos sirven de acceso directo a los diferentes módulos. Además se incluye un icono para salir del programa. Las funciones básicas de ratón y teclado responden al estándar de Windows. Todos los módulos del programa tienen un funcionamiento parecido. Cada módulo se compone de 5 ventanas: 31

33 Ventana de lista donde aparece el listado de los registros introducidos. Cuando introducimos datos nuevos debemos cerrar el módulo para actualizar la lista. Ventana de nuevo, para crear un nuevo registro. Ventana de consulta donde se especifican los criterios que el usuario puede usar para acceder a registros ya grabados. Cuando en una ventana de consulta aparece junto a un campo, el icono, se abren otras pantallas de búsqueda en las que se pueden localizar y listar los registros introducidos en ese campo para seleccionar el deseado para la búsqueda que se está realizando. Si no se introduce ningún requisito, pulsando BUSCAR se listan todos los datos introducidos. Ventana de detalle donde se visualizan y gestionan todos los datos de cada registro. Ventana de listados que permite generar informes con listados específicos de los registros introducidos primero en presentación preliminar, y posteriormente impresos, relacionados con el módulo. Al entrar a cada módulo siempre aparece la ventana de lista. Así, tendremos la lista de todos los datos que existen en ese módulo. A partir de este momento nos moveremos en cada módulo del siguiente modo: Si lo que deseamos es hacer una consulta para obtener tan solo unos datos específicos, lo que tenemos que hacer es pulsar el botón de consulta e introducir los datos correspondientes. Si lo que desea es consultar un registro ya introducido debe seleccionarlo en la lista y pulsar el botón de detalle. Si lo que va a hacer es introducir nuevos datos sólo tiene que pulsar el botón nuevo. Cuando pulsamos el icono listados, en la pantalla aparece un menú de búsqueda que dependerá de cada módulo y en la parte inferior los siguientes iconos Para visualizar el listado seleccionado. Si no completamos ningún requisito de búsqueda aparecerá el listado completo. Permite seleccionar la impresora por la que imprimiremos el listado. Por defecto aparece seleccionada la impresora virtual o generador de pdf s: docuprinter onne01 Para salir de la pantalla. Cuando se pulsa Visualizar aparece una pantalla en cuya parte inferior se encuentran los siguientes iconos: 32

34 Permite variar el tamaño del documento en la pantalla. Funciona igual a lo explicado en la pantalla anterior. Abre el menú de impresión de la impresora seleccionada. En caso de tratarse de la docuprinter onne01 el menú es el siguiente En él se nos solicita con qué nombre y en qué carpeta se desea guardar el documento Esta opción permite exportar los datos del listado a diversos formatos como DBF, excel, etc. Aparece la siguiente pantalla en la que seleccionamos el tipo de formato y el nombre y ubicación con la que queremos guardar el listado. Para salir de la pantalla. El funcionamiento de cada una de estas ventanas es similar en cada módulo y se explica pormenorizadamente en su apartado correspondiente. 33

35 Cuando junto a un campo aparece este icono al pulsarlo nos permite realizar una búsqueda de los registros introducidos en ese campo. Por ejemplo en población se obtendrá la siguiente pantalla Se puede centrar la búsqueda escribiendo total o parcialmente, tanto la población como el código y la lista se va reduciendo según se fijen los criterios. Para clientes se obtiene la siguiente pantalla: Si no se fija la búsqueda, dándole a BUSCAR aparece la lista completa. En los demás buscadores el funcionamiento es similar. 34

36 4.1. GESTION DE CONTRATOS (VISARED FORM) La gestión de contratos de VISARED funciona del modo explicado en el punto 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA. Es decir, al entrar en ella, nos aparecerá la ventana de lista, con todos los contratos previamente introducidos en el sistema. El asistente inicial que hemos descrito anteriormente, sirve para acceder más rápidamente a este módulo, bien para dar de alta una nueva fase, o bien para buscar un o una serie de contratos con determinadas características. Como se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO PRINCIPAL DEL PROGRAMA, bajo la barra principal de herramientas se encuentra la siguiente barra, cuyo funcionamiento se explica en dicho apartado La Consulta por parámetros se realiza desde la siguiente ventana: Como se puede apreciar, podremos acceder a contratos de una obra, de un cliente, por emplazamiento o los iniciados en una determinada fecha. Para acceder al detalle de un contrato ya introducido se puede pulsar el icono de detalle o hacer doble-click sobre él. Cuando se pulsa listados aparece la siguiente pantalla. 35

37 En ella se pueden seleccionar los criterios de elaboración del listado. Si no completamos ningún requisito de búsqueda aparecerá el listado completo según el orden establecido en el recuadro derecho de la pantalla. Al visualizar aparece la siguiente pantalla El funcionamiento de los iconos inferiores se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO PRINCIPAL DEL PROGRAMA 36

38 DETALLE DEL CONTRATO: Se entra en esta pantalla cuando se accede a uno ya registrado o para dar de alta uno nuevo. Al entrar a la ventana de detalle del contrato veremos que esta se divide en unos datos que se aprecian a primera vista (datos generales de la obra) y el resto de datos se accede pinchando con el ratón en la pestaña correspondiente (profesionales, clientes, contratistas, etc.). Los datos del contrato están estructurados de manera que puedan ser transferidos de manera automática al programa de gestión del Colegio. Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades Lista: Nuevo: Grabar: Anterior: Siguiente: Gastos: Vuelve a la lista de contratos. Permite dar de alta otro contrato directamente. Al pulsar si no se han grabado los datos introducidos del actual contrato pregunta si se desean guardar los cambios. Para grabar los datos introducidos. Conviene hacerlo antes de generar documentos. Cambia al contrato anterior. Cambia al contrato siguiente. Aparece una pantalla para cálculo de los gastos colegiales del contrato 37

39 Imprt. Datos: Para importar los datos de otro contrato. Solo está activo cuando se abre el detalle de un contrato nuevo. Cuando se pulsa aparece la siguiente pantalla en la que se pueden introducir criterios de búsqueda y al dar a BUSCAR aparece el listado anterior en el que se selecciona el contrato a importar. Cerrar: Para cerrar el detalle DATOS GENERALES DEL CONTRATO. CAMPOS A CUMPLIMENTAR: Obra: Este es un campo libre, es decir, cada usuario podrá llevar una numeración de las obras con criterio propio. El único uso que se pretende de este dato es la posibilidad de obtener consultas o filtros de contratos realizados en una determinada obra. Estos datos se cumplimentan con la numeración que nos dé el colegio. Obra: Se refiere al nº de Expediente Nº Registro: Es el nº de visado. 38

40 Descripción: Es un texto libre que permita identificar el trabajo. Tipo de actuación: campo desplegable. Hay que elegir una de las opciones que muestra la lista. La codificación de este campo coincide con la existente en el colegio. Tipo de Obra: Idem dato anterior. Destino de la obra: Idem dato anterior. Emplazamiento: Indicar tipo de vía (Codificado: Calle, Plaza, etc.), nombre de la vía, número y código de población (codificado). Al introducir este último se cumplimenta automáticamente la población. Si no se sabe se pulsa y en la siguiente pantalla se selecciona la población. En esta pantalla se registran las fechas de inicio, visado y abono de la obra. Por defecto coloca colo fecha de entrada el día que se da de alta la obra en el programa. Permite además indicar si se trata de una obra para la administración y en este caso que tipo de intervención es. Por último se puede indicar si el contrato está cerrado o anulado. Incluir los honorarios totales. Marcar la casilla Gestión de cobro en caso de gestión de cobro por el Colegio. La casilla de observaciones (Obs) se abre haciendo doble-click sobre ella. Para avisar que existen observaciones previamente introducidas, la casilla se pone de color rojo. 39

41 ARQUITECTOS TÉCNICOS DEL CONTRATO. La pestaña de arquitectos técnicos aparece abierta por defecto cuando se abre la pantalla de detalle. En ella aparecen los datos del usuario del programa. En caso de tratarse de una sociedad aparecerán los datos de los socios y la sociedad. Con el botón derecho del ratón y con los botones Añadir y Borrar podremos añadir o borrar agentes de la intervención. CAMPOS A CUMPLIMENTAR: Los datos a poner por cada uno son el número de colegiado, nombre, NIF, porcentaje de participación en el trabajo y casillas indicando su intervención en la obra aunque no sea objeto de ese contrato. Por ejemplo puede ser director de ejecución, pero estar dando de alta el contrato de seguridad en el que se actúa como coordinador; en este caso se señalarán ambas casillas OTROS PROFESIONALES DEL CONTRATO. En esta pestaña se incluyen al resto de profesionales libres que intervienen en la obra. Con el botón derecho del ratón y con los botones Añadir y Borrar podremos añadir o borrar agentes de la intervención. CAMPOS A CUMPLIMENTAR: Los datos a poner por cada uno son el número de colegiado, nombre, NIF, porcentaje de participación en el trabajo y casillas indicando su intervención en la obra. Si existen otros 40

42 arquitectos técnicos que no aparezcan en el contrato deben colocarse en esta pestaña. Por ejemplo cuando en una intervención como coordinador de seguridad, el director de ejecución es diferente al usuario del programa. Para facilitar la inclusión de datos en las pestañas de Arquitectos Técnicos y en la de otros Profesionales, el sistema almacena automáticamente los datos de los colegiados utilizados. De esta manera, en posteriores obras, cuando el usuario escriba el número o el NIF de un colegiado que ya ha sido utilizado anteriormente, el sistema añadirá sus datos automáticamente. Para realizar dicha funcionalidad, se han incluido dos mantenimientos, que se describen posteriormente, que son Titulaciones y Profesionales. El funcionamiento es el siguiente: si el usuario añade un colegiado en la pestaña Arquitectos Técnicos que no ha sido incluido en ningún contrato anteriormente, el sistema lo almacenara como Arquitecto Técnico; en cambio, si lo hace en la pestaña de Otros profesionales, el sistema lo almacenará sin titulación, dejando la posibilidad al usuario de añadirla posteriormente, si así lo desea. En cambio, si escribimos el DNI o el número de algún colegiado utilizado anteriormente, el sistema añadirá automáticamente todos los datos de dicho colegiado que tenga disponibles CLIENTES. En la siguiente pestaña se nos permite introducir el cliente o clientes del contrato. Con el botón derecho del ratón y con los botones Añadir y Borrar podremos añadir o borrar agentes de la intervención. CAMPOS A CUMPLIMENTAR: El primer dato que se solicita es el NIF del cliente. Si se conoce, se introduce y el sistema colocará su nombre o razón social. Si no se conoce, pulsando el botón de la lupa se accederá a una ventana que permite localizar clientes por nombre. En el caso de una persona física, al introducir el DNI, si no se conoce la letra, poniendo un asterisco (*) al final del DNI, la letra se calculará sola al cambiar de campo. Si el cliente no ha sido dado de alta anteriormente desde la opción de Clientes se puede hacer pulsando la tecla del tabulador en el teclado, una vez escrito el NIF/CIF. Entonces aparece la siguiente pantalla 41

43 Al pulsar si aparece la pantalla de clientes para cumplimentar sus datos. Cuando los datos del cliente se han introducido ya, si se pulsa el botón + aparece de nuevo esta pantalla cumplimentada. Además hay que rellenar el resto de campos correspondientes al porcentaje de participación, (por defecto será el 100% pues en la mayoría de los casos el cliente es único) y una casilla indicando si es promotor o autor del encargo (para contratos con la administración) CONTRATISTAS/CONSTRUCTORES. Los contratistas o constructores se indican en la siguiente pestaña de gestión similar a las anteriores. No es obligatorio cumplimentarla pero resulta necesaria para generar correctamente algunos documentos. Los datos a introducir son el nombre y las casillas indicando si es contratista y/o constructor. También permite introducir pulsando en REPRESENTANTE los datos de la persona que representa a la empresa, que pueden ser de interés en la gestión posterior de la obra. 42

44 FACTURAS En esta pestaña aparecen las facturas emitidas relacionadas con el contrato que tenemos en ese momento en pantalla. Esta pestaña se cumplimenta automáticamente al trabajar en el módulo de facturas y no se puede manipular. Para añadir o eliminar facturas emitidas, debemos ir al módulo correspondiente. Ver el apartado GESTIÓN DE INGRESOS Y GASTOS Facturación Emitida DATOS ESTADÍSTICOS. En esta pestaña se indican los datos relativos al presupuesto, mediciones y datos estadísticos que deben aparecer en la hoja de encargo y en el contrato. Algunos de los datos se especifican en listas desplegables como el tipo de vivienda, el uso niveles de control de calidad, etc. 43

45 DOCUMENTOS. En esta pestaña se gestionarán los documentos y formularios necesarios. El primer paso es seleccionar los documentos correspondientes a través de la siguiente ventana: En esta ventana, aparecerán, todos los documentos disponibles, ordenados por grupos, y sin chequear, para que el usuario pueda elegirlos libremente. Después, en la pestaña aparecerán los documentos seleccionados, y podremos añadir más formularios, o bien con el botón derecho, o bien con el botón Añadir, que aparece en la parte de abajo. Los documentos están clasificados por lo que el modelo se elige de la lista desplegable. Una vez seleccionado el formato, hemos de generar el formulario y cumplimentarlo. Para ello pulsamos el botón que aparece a la derecha de cada documento. Nos aparecerá una ventana con el documento cumplimentado. Esta ventana tendrá dos posibles aspectos en función de la naturaleza del documento: Formularios prefijados (hoja de encargo, hojas de estadística y certificados). En el listado de documentos aparecen precedidos del siguiente icono 44

46 Documentos de texto (contratos, actas, etc.), cuya redacción se puede variar. En el listado de documentos aparecen precedidos del siguiente icono Documento con formato prefijado: Ejemplo: Nota de encargo Cuando se generan tomando aparece la siguiente pantalla: Observamos que el documento aparece cumplimentado con los datos especificados en el detalle del contrato. Podemos escribir sobre los campos para cambiar cualquier cosa antes de imprimirlo, pero cualquier cambio que se haga en esta presentación, no se reflejará en el contrato. Una vez comprobado podemos grabar, visualizar el documento o generar el PDF pulsando el botón correspondiente en la barra de herramientas. En este último caso, el documento PDF quedará grabado en el directorio del contrato. Si hemos grabado el documento pero no hemos generado el PDF, al cerrar aparecerá de nuevo la pantalla de contratos, pestaña de documentos y en el documento generado aparecerá un botón con el texto Generar PDF en la pestaña Documentos, para poder hacerlo cuando deseemos. 45

47 Documento con formato editable: Ejemplo Contrato de arrendamiento de servicios Para generarlo, VISARED utiliza Microsoft WORD. El programa abrirá dicho procesador de textos y comenzará a rellenar automáticamente los campos. Para evitar interacciones en la generación del documento es conveniente no usar Word con otros archivos durante el proceso. Observamos que se rellena el documento con los datos del contrato. Este formato de documentos es totalmente editable por lo que se puede cambiar cualquier dato o cualquiera de sus cláusulas. El usuario deberá esperar a que VISARED termine de rellenar los campos. Una vez comprobado que el documento es correcto se cierra el procesador de textos (no solo el archivo) y Word preguntará si se desean aceptar los cambios 46

48 Se pulsa si y al cerrase el documento volvemos a la pantalla de Visared y en la pestaña de documentos junto al documento generado aparece cumplimentado el nombre y la opción GENERAR PDF. Al generar el PDF de un documento sea cual sea, el sistema propondrá un nombre para el fichero generado que podremos cambiar si se desea. Se aconseja no cambiar. Durante el proceso aparecerán las siguientes pantallas Una vez generados los PDF s de los documentos, en la pestaña de documentos se marca este 47

49 hecho con una marca roja. Si hacemos doble-click sobre la marca abrirá el fichero con el programa Acrobat Reader (lector de PDF) GASTOS En esta pestaña se nos permite introducir los gastos de la fase. Al seleccionar la pestaña si no hay ningún gasto existente aparece la siguiente ventana: 48

50 Cuando existe algún gasto anterior la ventana anterior se puede abrir mediante la opción gastos de la barra de menú: En esta ventana podemos realizar los cálculos correspondientes al tipo de actuación seleccionado en la fase. Los gastos se calcularán automáticamente seleccionando el botón calcular gastos. La ventana también presenta la opción de imprimir los cálculos realizados. Además en el último recuadro hace un cálculo de honorarios orientativo. Para esto debe haberse cumplimentado los datos que influyen en su cálculo y que dependen del tipo de intervención. Al grabar los datos se cumplimentan en la pantalla. 49

51 4.2. CLIENTES Y PROVEEDORES. La gestión de de VISARED funciona del modo explicado en el punto 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA. Es decir, al entrar en una de ellas, nos aparecerá la ventana de lista, con todos los clientes o proveedores previamente introducidos en el sistema. El asistente inicial que hemos descrito anteriormente, sirve para acceder más rápidamente a este módulo, bien para dar de alta un nuevo cliente o proveedor, o bien para buscar un o una serie de los mismos con determinadas características. Antes de utilizar el resto de opciones de VISARED, conviene introducir datos de los clientes y proveedores del despacho, ya que será necesario para emitir una factura o dar de alta un nuevo contrato, si bien, como se explica en el apartado 4.1. GESTIÓN DE CONTRATOS, se puede dar de alta un nuevo cliente desde el módulo de contratos CLIENTES. Al entrar en el módulo de clientes nos aparece la lista completa de todos los clientes. Esta lista se puede ordenar por cualquiera de los campos pinchando con el ratón en la cabecera de campo correspondiente. Como se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA, bajo la barra principal de herramientas se encuentra la siguiente barra, cuyo funcionamiento se explica en dicho apartado La consulta por parámetros se realiza desde la siguiente ventana: Como se puede apreciar, podremos acceder a un cliente, por su número, nif, nombre o emplazamiento. 50

52 Para acceder al detalle de un cliente ya introducido se puede pulsar el icono de detalle o hacer doble-click sobre él. Cuando se pulsa listados aparece la siguiente pantalla. En ella se pueden seleccionar los criterios de elaboración del listado. Si no completamos ningún requisito de búsqueda aparecerá el listado completo según el orden establecido en el recuadro derecho de la pantalla. Al visualizar aparece la siguiente pantalla El funcionamiento de los iconos inferiores se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA 51

53 DETALLE DE CLIENTES: Se entra en esta pantalla cuando se accede a uno ya registrado o para dar de alta uno nuevo. Cuando se da de alta un nuevo cliente el sistema no permitirá grabar los datos hasta cumplimentar los campos mínimos necesarios: NIF, Apellidos, Calle, Tipo de Vía, Población y Código Postal. Cuando de trata de una empresa el nombre se cumplimenta en la casilla de Apellidos/Sociedad. En la parte inferior de la ventana se cumplimentan los datos de la persona física que representará a la empresa en la firma de los contratos y nota de encargo, así como en otros documentos. Además permite introducir otros datos que pueden resultar de utilidad al colegiado en su intervención profesional. Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades Lista: Nuevo: Grabar: Anterior: Vuelve a la lista de clientes. Permite dar de alta otro cliente directamente. Al pulsar si no se han grabado los datos introducidos del actual cliente pregunta si se desean guardar los cambios. Para grabar los datos introducidos. Cambia al cliente anterior. Siguiente: Cambia al cliente siguiente. Cerrar: Para cerrar el detalle. 52

54 PROVEEDORES. Al entrar en el módulo de proveedores aparece la correspondiente lista de proveedores. Esta lista se puede ordenar por cualquiera de los campos pinchando con el ratón en la cabecera de campo correspondiente. Como se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA, bajo la barra principal de herramientas se encuentra la siguiente barra, cuyo funcionamiento se explica en dicho apartado La consulta por parámetros se realiza desde la siguiente ventana: Como se puede apreciar, podremos acceder a un proveedor, por su número, nif, nombre o emplazamiento. Para acceder al detalle de un proveedor ya introducido se puede pulsar el icono de detalle o hacer doble-click sobre él. Cuando se pulsa listados aparece la siguiente pantalla. 53

55 En ella se pueden seleccionar los criterios de elaboración del listado. Si no completamos ningún requisito de búsqueda aparecerá el listado completo según el orden establecido en el recuadro derecho de la pantalla. Al visualizar aparece la siguiente pantalla El funcionamiento de los iconos inferiores se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA 54

56 DETALLE DE PROVEEDORES: Se entra en esta pantalla cuando se accede a uno ya registrado o para dar de alta uno nuevo. Cuando se da de alta un nuevo proveedor el sistema no permitirá grabar los datos hasta cumplimentar los campos mínimos necesarios: NIF, Nombre, Apellidos, Calle, Tipo de vía, Población y Código Postal. Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades Lista: Nuevo: Grabar: Anterior: Vuelve a la lista de proveedores. Permite dar de alta otro proveedor directamente. Al pulsar si no se han grabado los datos introducidos del actual proveedor pregunta si se desean guardar los cambios. Para grabar los datos introducidos. Cambia al proveedor anterior. Siguiente: Cambia al proveedor siguiente. Cerrar: Para cerrar el detalle. 55

57 4.3. GESTION DE INGRESOS Y GASTOS La gestión de facturación, tanto de las emitidas como de las recibidas, de VISARED funciona del modo explicado en el punto 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA. Es decir, al entrar en ella, nos aparecerá la ventana de lista, con todas las facturas previamente introducidas en el sistema. El asistente inicial que hemos descrito anteriormente, sirve para acceder más rápidamente a este módulo, bien para dar de alta una nueva factura, o bien para buscar una o una serie de facturas con determinadas características FACTURACIÓN EMITIDA. Al entrar en el módulo de facturas emitidas nos aparece la lista completa de todas las facturas emitidas. Esta lista se puede ordenar por cualquiera de los campos pinchando con el ratón en la cabecera de campo correspondiente. Como se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA, bajo la barra principal de herramientas se encuentra la siguiente barra, cuyo funcionamiento se explica en dicho apartado La consulta por parámetros se realiza desde la siguiente ventana: Como se puede apreciar, podremos acceder a una factura por nº de factura, clientes, nif del cliente, conceptos, contratos, si están cobradas o no y por periodos de fechas de emisión. Para acceder al detalle de una factura ya introducida, se puede pulsar el icono de detalle o hacer doble-click sobre él. 56

58 Cuando se pulsa listados aparece la siguiente pantalla que nos permite generar el listado exportable de las facturas emitidas. En ella se pueden seleccionar los criterios de elaboración del listado. Si no completamos ningún requisito de búsqueda aparecerá el listado completo según el orden establecido en el recuadro derecho de la pantalla. Al visualizar aparece la siguiente pantalla El funcionamiento de los iconos inferiores se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA 57

59 DETALLE DE LA FACTURA EMITIDA: Se entra en esta pantalla cuando se accede a una ya registrada o para dar de alta una nueva. Cuando se genera una nueva factura hay que cumplimentar los siguientes datos: El programa permite personalizar la numeración de la factura. Si no se introduce una numeración personal el programa pondrá la suya. La serie la pedirá cuando se graban los datos. El sistema propone la fecha de la factura, que se puede cambiar pulsando en la flecha. Datos del cliente: Se pueden escribir directamente, o mejor, seleccionarlos de la lista de clientes, pinchando en el botón junto al NIF. Se pueden incluir observaciones en la factura escribiendo el texto en la casilla Observaciones. Este texto aparecerá luego en el formato de impresión. Una vez se cumplimentan estos datos hay que cumplimentar la pestaña de Conceptos. 58

60 Pulsando en el botón bajo Descripción aparece el desplegable en el que seleccionaremos el concepto por el cual facturaremos. Estos conceptos se pueden ampliar desde los módulos de mantenimiento. Ver el apartado SERVICIOS PROFESIONALES Y GASTOS. Una vez seleccionado el concepto en la casilla de descripción puede ampliarse éste, modificando el texto. Después se introduce el importe, tipo de IVA y si el concepto está sujeto a IRPF. Si se desea añadir otros conceptos en la misma factura, se pueden añadir más líneas utilizando el menú del botón derecho del ratón. Con este mismo menú podremos eliminar filas previamente introducidas. En el recuadro de Importe de la Factura se irán calculando los totales automáticamente. Si el cliente ha de hacer retención de IRPF, debe introducirse en el campo %IRPF vigente, el porcentaje de retención de que corresponda según normativa de cada momento. La factura no quedará numerada hasta que no se graben los datos. Podemos grabar la factura y no imprimirla, pero quedará numerada de antemano. Si queremos imprimir la factura el sistema detectará si está grabada o no. En este último caso solicitará permiso para grabar los datos. En cualquier caso, al grabar los datos el sistema verificará que cumple los requisitos mínimos para poder grabar (se ha especificado un cliente, hay al menos un concepto que facturar, etc.). Se puede llevar un control del estado del cobro de la factura mediante la información existente en el recuadro Estado de la factura, donde podemos indicar la forma de pago, la fecha en la que se produce el pago y el banco. La casilla Pagada, será la que nos permita llevar un control de las facturas pendientes de pago. Si se prefiere, el sistema permite un control más exhaustivo de los cobros de una factura. Para ello habrá que utilizar la pestaña de Ingresos. 59

61 Podemos observar que se puede llevar un control de los cobros parciales que se vayan produciendo de la factura, indicando en cada uno de ellos la forma de pago, el banco por el que se cobra, importe, vencimiento y n de documento. Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades Lista: Nuevo: Grabar: Anterior: Siguiente: Vuelve a la lista de facturas. Permite dar de alta otra factura directamente. Al pulsar si no se han grabado los datos introducidos de la actual factura pregunta si se desean guardar los cambios. Para grabar los datos introducidos. Cambia a la factura anterior. Cambia a la factura siguiente. Imp. Factura: Permite la impresión de la factura. Cuando se pulsa aparece la siguiente pantalla de visualización. El funcionamiento de los iconos inferiores se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA. Cerrar: Para cerrar el detalle. 60

62 FACTURACIÓN RECIBIDA. Al entrar en el módulo de facturas recibidas nos aparece la lista completa de todas las facturas recibidas. Esta lista se puede ordenar por cualquiera de los campos pinchando con el ratón en la cabecera de campo correspondiente. Como se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA, bajo la barra principal de herramientas se encuentra la siguiente barra, cuyo funcionamiento se explica en dicho apartado La consulta por parámetros se realiza desde la siguiente ventana: Como se puede apreciar, podremos acceder a una factura nº de factura propio o del proveedor, por proveedores, nif del proveedor, conceptos, contratos, si están pagadas o no y por periodos de fechas derecepción. Para acceder al detalle de una factura ya introducida, se puede pulsar el icono de detalle o hacer doble-click sobre él. Cuando se pulsa listados aparece la siguiente pantalla que nos permite generar el listado exportable de las facturas recibidas. 61

63 En ella se pueden seleccionar los criterios de elaboración del listado. Si no completamos ningún requisito de búsqueda aparecerá el listado completo según el orden establecido en el recuadro derecho de la pantalla. Al visualizar aparece la siguiente pantalla El funcionamiento de los iconos inferiores se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA 62

64 DETALLE DE LA FACTURA RECIBIDA: Se entra en esta pantalla cuando se accede a una ya registrada o para dar de alta una nueva. Cuando se genera una nueva factura hay que cumplimentar los siguientes datos: El programa numera automáticamente la factura. Este número aparecerá al grabar los datos. También se puede asociar la factura recibida a un contrato. Además se puede indicar la fecha de emisión de la factura y la de recepción. El sistema propone la fecha de la factura, que se puede cambiar pulsando en la flecha. Datos del proveedor: Se pueden escribir directamente, o mejor, seleccionarlos de la lista de clientes, pinchando en el botón junto al NIF. El programa permite además guardar anotaciones relacionadas con cada factura escribiendo en la casilla Notas. 63

65 Datos de la factura: Hay que introducir a mano todos los cálculos pues el sistema no hace ningún cálculo automático ya que debe cumplimentarse exactamente lo que ponga en la factura recibida del proveedor. Si el cliente debe hacer retención de IRPF, debe introducirse en el campo %IRPF vigente, el porcentaje de retención de que corresponda según normativa de cada momento. Una vez se cumplimentan estos datos se puede realizar un desglosa de la factura cumplimentando la pestaña de Conceptos. Pulsando en el botón bajo Descripción aparece el desplegable en el que seleccionaremos el concepto por el cual facturaremos. Estos conceptos se pueden ampliar desde los módulos de mantenimiento. Ver el apartado SERVICIOS PROFESIONALES Y GASTOS. Una vez seleccionado el concepto en la casilla de descripción puede ampliarse éste, modificando el texto. Después se introduce el importe, si se hace algún descuento y el tipo de IVA. Si se desea añadir otros conceptos en la misma factura, se pueden añadir más líneas utilizando el menú del botón derecho del ratón. Con este mismo menú podremos eliminar filas previamente introducidas. 64

66 1 Estado de la factura: Permite llevar un control del estado del cobro de la factura. En ella se puede indicar la forma de pago, la fecha en la que se produce el pago y el banco. La casilla Pagada, será la que permita llevar un control de las facturas pendientes de pago. Si se prefiere, el sistema permite un control más exhaustivo de los pagos de una factura. Para ello habrá que utilizar la pestaña de Pagos Permite llevar un control de los pagos parciales que se vayan produciendo de la factura, indicando en cada uno de ellos la forma de pago, el banco por el quese paga, importe, vencimiento y n de documento. Al grabar los datos el sistema verificará que cumple los requisitos mínimos para poder grabar (se ha especificado un cliente, hay al menos un concepto que facturar, etc.). Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades Lista: Nuevo: Grabar: Anterior: Siguiente: Cerrar: Vuelve a la lista de facturas. Permite dar de alta otra factura directamente. Al pulsar si no se han grabado los datos introducidos de la actual factura pregunta si se desean guardar los cambios. Para grabar los datos introducidos. Cambia a la factura anterior. Cambia a la factura siguiente. Para cerrar el detalle. 65

67 4.4. GESTIÓN DE INMOVILIZADO. Este módulo permite llevar el control de las amortizaciones de aquellas adquisiciones de inmovilizado. No tiene un acceso directo en la barra de herramientas. Se accede a través del menú principal, en Módulos, en el apartado llamado Gestión de Inmovilizado. Presenta tres opciones: mantenimiento de elementos inmovilizados, cálculo de amortizaciones y listado de los resultados, tanto anual como mensualmente. En esta versión sólo se ha instalado la amortización mensual. La ventana de Elementos de inmovilizado tiene el siguiente aspecto: Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades 66

68 Nuevo: Grabar: Borrar: Cerrar: Permite dar de alta otro elemento directamente. Al pulsar si no se han grabado los datos introducidos del actual elemento pregunta si se desean guardar los cambios. Para grabar los datos introducidos. Para borrar un elemento introducido anteriormente. Para cerrar el detalle. La ventana de Cálculo de amortizaciones tiene el siguiente aspecto: En estas casillas se cumplimentan los datos del periodo del cual se quieren calcular las amortizaciones. Al pinchar en GENERAR APUNTES se cumplimentan automáticamente los elementos en los que se va a hacer el cálculo. Al GRABAR desaparecen los elementos calculados. Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades Listados: Vuelve a la lista de elementos de inmovilizado. Cerrar: Para cerrar la pantalla. El procedimiento para trabajar en este módulo es el siguiente: Abrir pantalla de elementos de inmovilizado. 67

69 Pinchando en el icono AÑADIR (en la parte inferior de la pantalla) o utilizando el botón derecho del ratón, aparece una nueva línea en la que se cumplimentan los datos del nuevo elemento. Grabar los datos introducidos. Abrir la pantalla de Cálculo de amortizaciones pinchar en GENERAR APUNTES. Automáticamente se cumplimentan las líneas de elementos a calcular. Pulsando ENTER, se generan los cálculos. Pulsando GRABAR se graban los datos en el pantalla de elementos de inmovilizado desaparecen de ésta. Una vez que se han grabado no se pueden corregir salvo que se borren de la pantalla de elementos y se vuelvan a introducir. La pantalla de listados es la siguiente: Permite seleccionar varios tipos de listados y periodos de amortización. Al visualizar obtenemos la siguiente pantalla. El funcionamiento de los iconos inferiores se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA 68

70 4.5. INFORMES. Este módulo permite realizar un listado de informes según determinadas opciones que se muestran en la siguiente pantalla: Según el tipo de listado los informes se pueden concretar según diferentes opciones. Al visualizar se obtiene una pantalla tal como la siguiente: El funcionamiento de los iconos inferiores se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA 69

71 4.6. ANEXOS. Este modulo compila documentos en pdf que sirven de información y consulta para el usuario. En principio se han incluido el manual de usuario elaborado por la empresa creadora del programa y otro denominado Documentos de la LOE que desarrolla y analiza los formulario que la LOE considera necesarios en la gestión documental de una intervención profesional como directores de ejecución, facilitado por el Consejo General de la Arquitectura Técnica. Este módulo podrá ser ampliado por el usuario tal como se explica en el apartado ANEXOS dentro de los mantenimientos que permite el programa. Se accede a él, bien desde el asistente inicial en la pestaña BUSCAR, pinchando en ANEXOS, bien desde la barra de herramientas principal pinchando en Información. En la parte derecha de la pantalla se visualiza el documento seleccionado. Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades Listados: Cerrar: Para imprimir el documento. Para cerrar la pantalla. 70

72 4.7. FIRMADOR DE DOCUMENTOS (VISARED SIGN). El firmador de documentos es el módulo que se encarga de gestionar los documentos y formularios PDF generados desde el contrato, así como cualquier otro fichero PDF que forme parte del contrato, como pueden ser planos, memorias, etc. Al pinchar sobre el icono firmador de la barra de herramientas aparece una pantalla similar al administrador de archivos de windows. En la parte izquierda aparece el directorio de contratos. Para acceder a los documentos de un contrato sólo tendremos que pinchar sobre la carpeta del directorio en la que se quiere firmar un archivo. Al pinchar sobre ella, en la parte derecha se muestran los documentos del contrato que se han convertido en documentos pdf. En la parte inferior de la pantalla aparece información sobre el contrato que permite identificar el contrato seleccionado. Pulsando el botón derecho del ratón sobre la carpeta del contrato, podremos importar otros documentos PDFs que no han sido generados por el programa VISARED. Esta opción será de utilidad para incorporar memorias, planos, etc. Podemos seleccionar o quitar selección de los archivos con las mismas opciones que el administrador de archivos de windows (teclas Mayúsculas y ctrl.). Cualquier operación se aplicará siempre al archivo o archivos seleccionados. Para abrir un documento con el Acrobat Reader, simplemente hay que hacer dobleclick sobre él. Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades 71

73 Añadir Fich.: Permite añadir otro archivo en el contrato seleccionado. Borrar Fich.: Refrescar: Abrir: Firmar: Permite borrar otro archivo en el contrato seleccionado. Para actualizar los datos introducidos en el contrato seleccionado. Para abrir el documento seleccionado. Para firmar los documentos seleccionados. Correo: Para enviar al Colegio los documentos firmados. Permite tres opciones: por e- mail, con protocolo FTP (Protocolo de transferencia de ficheros), sistema de transmisión de datos directamente al servidor del Colegio y para guardar los ficheros en otra carpeta del ordenador. Imprimir: Cerrar: Permite la impresión del documento seleccionado. Para cerrar la pantalla de firmador FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES. Desde la pantalla del firmador podemos acceder a la pantalla de gestión de certificados. En ella se encuentra la lista de certificados instalados. Cuando un colegiado disponga en su ordenador de diferentes certificados (Varios socios en el despacho) puede seleccionar el certificado pinchando en el botón MOSTRAR CERTIFICADOS. Se abre entonces la siguiente pantalla Desde ella se puede importar, borrar o fijar como predeterminado el certificado. 72

74 FIRMA DE DOCUMENTOS Para firmar digitalmente los ficheros PDF que aparecen en el contrato se pulsa en el icono de firmar o bien el botón derecho del ratón sobre él. Si seleccionamos la opción Firmar digitalmente, nos aparece la siguiente pantalla, donde nos aparece el certificado digital (firma electrónica) por defecto. Hay que cumplimentar los datos con los que se enviará el documento firmado Pulsando Aceptar, el documento quedará firmado. Podemos seleccionar otra firma que tengamos instalada en el ordenador seleccionado el icono en el campo Certificado. Si se desea cambiar la firma se pulsa También debemos indicar la extensión con la cual deberá aparecer el fichero firmado. En principio se debe dejar la existente. En la casilla Contraseña se introduce la clave creada por usted de la firma digital. Para guardar como prefijados por defecto los datos introducidos en los campos de la pantalla. Cuando se vuelva a abrir no habrá que cumplimentarla a menos que se quieran introducir otros datos. 73

75 Al darle a aceptar aparece en la pantalla del firmador el archivo firmado. Si se desean incluir dos o más firmas en un documento, se mantendrá sin chequear la opción sobrescribir. Después se seleccionará el documento firmado. Se volverá a firmar con la otra firma y aparecerá firmado por dos veces (La extensión aparecerá dos veces) ENVÍO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. Una vez firmados los documentos se puede realizar el envío al colegio para su visado. Para ello se seleccionan los documentos a enviar y se pulsa el botón derecho del ratón o el icono de la barra de herramientas. Según la opción seleccionada nos aparecerán las siguientes pantallas. Correo electrónico 74

76 Protocolo FTP: El programa realizará una conexión con el ordenador central del colegio y enviará los ficheros comprimidos y cifrados para su visado. Mi PC: Para el Visado telemático el Colegio utiliza la opción Protocolo FTP. 75

77 76 VISARED. Manual de usuario.

78 5. MENU MANTENIMIENTO Las tablas auxiliares sirven para tipificar información asociada a cualquier entidad, de modo que sea muy fácil realizar búsquedas sobre esta información. Normalmente en la aplicación suelen presentarse como campos desplegables, donde podemos elegir la opción que nos interese sin tener que escribir nada. Salvo indicación en contra, el usuario no debe modificar el contenido de estas tablas pues repercuten en el funcionamiento del programa. Se accede a ellas desde el menú de archivo, en mantenimiento, y desde aquí se accede a la tabla deseada Una vez dentro de cada una de ellas, se podrán añadir o borrar entradas utilizando el menú que aparece al pulsar el botón derecho del ratón: Para el usuario del programa sólo será de interés la modificación de las tablas que se desarrollan a continuación, ya que el resto se actualizarán y modificarán por la empresa que desarrolla la aplicación. 77

79 5.1 SERVICIOS PROFESIONALES Y GASTOS. En esta tabla se relacionan mediante codificación aquellos conceptos que suponen ingresos o gastos. Es decir aquellos conceptos que se incluirán en la descripción de las facturas, tanto recibidas como emitidas. Esta tabla es algo análogo a un listado de artículos de cualquier empresa. La incidencia de esta codificación es importante, pues algunos listados e informes se presentan totalizados por estos conceptos. De esta tabla nunca se deben eliminar filas. En todo caso, el usuario podrá añadir nuevos conceptos de gasto o ingreso en función del detalle que luego quiera en los informes. También deberá entrar a esta pantalla para modificar el precio de algún concepto. Los campos a introducir para cada concepto son: Código. Código del concepto. Descripción. Importe. Precio del artículo o servicio. Algunos conceptos tendrán precio prefijado, como la cuota colegial, y otros no, como los descuentos de visado o los honorarios. IVA. Tipo de IVA que lleva el concepto. Se elige de un desplegable. IRPF. Porcentaje de retención del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que lleva el concepto. En principio, sólo los honorarios serán susceptibles de llevar retención de IRPF. Ingresos. Indica si el concepto es de ingresos (facturable por el colegiado) o no. Gastos. Indica si el concepto es de gastos (el colegiado puede recibir facturas con este concepto) o no. Activo. Indica si el concepto está activo o no. Cuando por la razón que sea un concepto se deja de utilizar, no hay que borrarlo, sino simplemente desmarcar esta opción. Esto nos permitirá conservar información histórica. 78

80 Bajo la barra de herramientas principal del programa aparece otra que contiene las siguientes utilidades Nuevo: Grabar: Borrar: Cerrar: Permite dar de alta otro concepto directamente. Al pulsar si no se han grabado los datos introducidos del actual pregunta si se desean guardar los cambios. Para grabar los datos introducidos. Para borrar un concepto introducido anteriormente. Para cerrar la tabla BANCOS. Permite tener un listado de las Cuentas de banco con las que trabaja el colegiado. Se han incluido las Principales entidades bancarias que trabajan en la Región. 79

81 5.3. SERIES DE FACTURAS EMITIDAS. Series de facturación que puede utilizar el colegiado. Servirá para poder llevar varias numeraciones de factura PROFESIONALES. En esta tabla se almacenan los profesionales (tanto arquitectos técnicos como otros profesionales) que el usuario vaya incluyendo en los diferentes contratos que vaya almacenando. Desde este mantenimiento se pueden dar de alta también a dichos profesionales. 80

82 5.5. TITULACIONES. En esta tabla se tipifican las diferentes titulaciones que puedan tener los profesionales incluidos en el mantenimiento anterior. Por defecto, se han incluido únicamente las titulaciones de Arquitecto Técnico y Arquitecto, pero el usuario puede incluir las que crea necesarias. Si un arquitecto técnico interviene en la obra pero no en el contrato ya se ha explicado que deben introducirse sus datos en la pestaña de otros profesionales. Para esto habrá que dar de alta la titulación de arquitecto técnico con un código nuevo ya que la primera opción solo cumplimenta los datos de la carpeta de Arquitecto técnico como parte contratante TABLAS RELATIVAS A FORMULARIOS En esta tabla se codifican los distintos documentos de word que puede generar VISARED partiendo de los datos del contrato. Esta tabla no debe ser modificada por el usuario salvo indicación específica del Colegio por la aparición de un nuevo formulario. 81

83 PLANTILLAS WORD El programa permite cambiar el contenido de una plantilla WORD para modificar su contenido, o En este caso se puede editar su plantilla pulsando el botón sobre la plantilla seleccionada. Se abre entonces la pantalla de word con el documento a cambiar. Sobre él se hacen entonces las modificaciones deseadas. Hay que tener en cuenta que los espacios en gris corresponden a campos que el programa debe cumplimentar. Si se borran el programa dejará de rellenar el dato correspondiente. Como se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA pueden modificarse tembién accediendo desde la opción INFORMES de la pantalla de MANTENIMIENTOS del asistente inicial ANEXOS. En este mantenimiento, el usuario tiene la posibilidad de incluir nuevos documentos que poder ver en el módulo de gestión de documentación anexa. Si embargo no tiene la posibilidad de borrar documentos que hayan sido incluidos por el Colegio. Este es el aspecto que presenta: 82

84 Se pueden incluir archivos pdf sobre documentación de frecuente consulta. Pinchando sobre se accede a la ruta donde el programa localizará el archivo. Como se explica en el apartado 4. FUNCIONAMIENTO GENERAL DEL PROGRAMA pueden incluirse también accediendo desde la opción de la pantalla de MANTENIMIENTOS del asistente inicial. 83

85 84 VISARED. Manual de usuario.

86 6. GESTIÓN DE ACTUALIZACIONES. Este modulo servirá para mantener actualizada la aplicación Visared. Se llega a este modulo a través del menú, como se muestra a continuación: Desde aquí se accede a la siguiente ventana de actualizaciones Pulsando el botón se abre la ventana para seleccionar los archivos de actualización. Estos pueden ser de dos tipos: Archivos de texto (.txt) y sql (.sql): archivos que actualizan la base de datos Archivos Zip (.zip): archivos que actualizan la aplicación. En pantalla mostrará los archivos o tablas que se están actualizando. 85