Enero 2015 CRITERIOS ESPECÍFICOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA DE PARTICIPACIÓN AGRUPADA

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1 Ener 2015 CRITERIOS ESPECÍFICOS DE JUSTIFICACIÓN FERIA DE PARTICIPACIÓN AGRUPADA

2 Í N D I C E 1. OBJETO LEGISLACIÓN APLICABLE OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD PERCEPTORA CONCESIÓN DE AYUDAS CICLO OPERATIVO JUSTIFICACIÓN Prces de Justificación... 6 A. Plaz de Justificación... 7 B. Prces de justificación en el supuest de revisión a través de firmas auditras Dcumentación a presentar... 9 A. Dcumentación Jurídica/Física... 9 B. Dcumentación de cntenid ecnómic B.1. Relación de gasts (Ver Anex C - Relación de Gasts) B.2. Gasts y pags B.2.1. Dcuments justificativs de Gast B.2.2. Dcuments justificativs de Pag C. Justificación Técnica D. Relación de anexs a presentar Justificación de ls gasts apyables PAGO DE LA AYUDA INFORMACIÓN FONDOS FEDER... 18

3 1. OBJETO El presente dcument recge de frma sintética el prcedimient de justificación de las ayudas cncedidas pr ICEX, desde el mment de la finalización de la actividad bjet de apy hasta la liquidación de ésta, pr parte de ls perceptres de las mismas. En cncret, el dcument resume el prcedimient de justificación de las ayudas dirigidas a impulsar la participación agrupada de empresas en ferias internacinales, actuand la Entidad Clabradra cm respnsable de la agrupación y gestión del event. Estas accines se cntemplan siempre dentr del Plan Sectrial crrespndiente de la Entidad Clabradra y tienen cm bjetiv últim ptenciar la imagen país en ls sectres y subsectres participantes en la feria. Ls agentes intervinientes en estas ayudas serán: Las Entidades Clabradras entidades agrupadras que actuarán cm entidades perceptras de las ayudas (Asciacines sectriales etc.,..). La entidad beneficiaria que participa en la Feria cm destinatari de la ayuda. Ls gasts apyables en estas ayudas sn: Alquiler edificis: Alquiler del espaci. Cutas de inscripción. Segur bligatri. Alquiler de almacenes. Tasa AUMA. Cnexines de suministrs y cnsum, aire cmprimid. Limpieza Decración Transprte de ls materiales de decración. Decración de almacenes. Decración flral. Man de bra. Mntaje y desmntaje del stand. Cnexión a suministrs y cnsum Otrs elements decrativs. Transprte de mercancías Segur de transprte. Transprte de material de prmción / catálgs (únicamente para la asciación). Transprte intern en España y en el país dnde se celebre la feria. Gasts de manipulación en feria, aunque la mercancía n retrne. Gasts de almacenaje de embalajes. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 3 / 18

4 Otrs gasts: Servicis prfesinales Publicidad, material de difusión y prmción Blsas de viaje REQUISITOS PARA ACCEDER AL PROGRAMA Las entidades beneficiarias deberán ser empresas españlas que fabriquen y/ cmercialicen prducts/servicis cn marca españla. N se admiten traders ni filiales de empresas extranjeras. Deberá cntarse cn la participación de al mens 6 empresas (aunque cm resultad de aplicación del principi de tempralidad reciban ayuda mens de 6). Las empresas deberán estar agrupadas físicamente, a n ser que las características de la feria (sectrialización) impidan esta agrupación. Las empresas participantes deberán llevar una decración cmún, de acuerd cn las especificacines del prgrama. Ls prducts que se expngan en cada stand deberán ser ls de la empresa titular del mism. En el pabellón se pdrá incluir un stand infrmativ dnde se facilite infrmación sectrial especializada, debiend ser atendid pr persnal prpi de la Entidad Clabradra. Esta actividad es cmpatible cn prgramas similares de trs rganisms, siempre y cuand la ayuda ttal recibida n supere el 100% del cste ttal de la actividad para la empresa. 2. LEGISLACIÓN APLICABLE Las ayudas previstas en el marc de este Plan se cncederán cnfrme a l previst en el Reglament (UE) 1407/2013 de la Cmisión de 18 de diciembre de 2013 relativ a la aplicación de ls artículs 107 y 108 del Tratad de Funcinamient de la Unión Eurpea a las ayudas de mínimis. La ayuda ttal de mínimis cncedida a una empresa en el marc de este plan n pdrá superar ls eurs durante cualquier períd de tres ejercicis fiscales, habida cuenta de las tras ayudas también percibidas durante este mism períd, de cnfrmidad cn l previst en el artícul 3, apartad 2, del Reglament mencinad. Quedan excluidas del carácter de mínimis las ayudas previstas en el artícul 1, apartad 1, de dich Reglament, bservand asimism el artícul nº 9 del cnsiderand del Reglament. De igual frma, le es de aplicación la Ley 38/2003, de 17 de nviembre, General de Subvencines y el Real Decret 887/2006, de 21 de juli, pr el que se desarrlla, en td l relativ a las ayudas dinerarias sin cntraprestación ecnómica, al igual que la nrmativa interna de ayudas de ICEX aprbada pr el Cnsej de Administración de 12 de diciembre de 2012 desarrllada cn fecha 13 de diciembre de De acuerd cn la nrmativa interna la aprbación de esta cnvcatria de ayudas se realiza una vez infrmada favrablemente pr la Subcmisión de Ayudas. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 4 / 18

5 3. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD PERCEPTORA Las bligacines que, cn carácter general y al margen de tras bligacines específicas descritas en este manual, debe cumplir la entidad perceptra de la ayuda sn las siguientes: 1.- Realizar la actividad que ha mtivad la cncesión de la ayuda. 2.- Justificar ante ICEX, dentr del plaz establecid, la realización de la citada actividad. 3.- Permitir las actuacines de cmprbación que se estimen necesarias pr parte de ICEX, bien directamente indirectamente a través de firmas auditras u trs medis. 4.- Cmunicar la btención slicitud de tras ayudas para la misma actividad, indicand ls cncepts de gast bjet de éstas. 5.- Hallarse al crriente de sus bligacines tributarias y frente a la Seguridad Scial, tant en el mment de la aprbación cm en el de la justificación, así cm recpilar y presentar a ICEX acreditación de ests ds cumplimients pr las entidades beneficiarias de la ayuda. 6.- Tener debidamente cntabilizads tdas las peracines relacinadas cn ls gasts bjet de ayuda. 7.- Cnservar tda la dcumentación justificativa de la aplicación de ls fnds recibids. 8.- N tener crédits vencids y pendientes de pag cn ICEX. Una vez finalizada la actividad, de acuerd cn las fechas incluidas en el cmunicad de aprbación, la Entidad Clabradra dispndrá de un plaz de 10 días naturales para remitir a ICEX, a través de la Oficina Virtual, la relación final de entidades beneficiarias (Anex A.4.). Una vez transcurrid el plaz de 10 días naturales sin que se haya recibid en la Oficina Virtual la dcumentación requerida, se tmará cm definitiva la relación de entidades beneficiarias incluidas en el cmunicad de aprbación, n admitiéndse en ningún cas su mdificación psterir. El plaz de 10 días naturales para remitir el Anex A.4. es independiente del cumplimient de ls plazs de justificación establecids en el apartad 5, pudiéndse realizar n cnjuntamente. Será la entidad perceptra la respnsable de recabar la ttalidad de la dcumentación justificativa de las entidades beneficiarias. 4. CONCESIÓN DE AYUDAS La cncesión de las ayudas se realizará mediante Reslución de Cncesión de las Ayudas de la Cnsejer Delegad de ICEX que se publicará en la web de ICEX ( cn un detalle de ls beneficiaris y de ls imprtes máxims de la ayuda pr beneficiari. Asimism, tant ls cncepts de gast cm el imprte bjet de la ayuda, así cm el plaz, frma y cndicines de justificación, serán puests en cncimient de la entidad perceptra en el crrespndiente cmunicad de aprbación de la ayuda remitid pr ICEX, debiéndse ceñir la entidad perceptra a l establecid en el mism y en el presente manual. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 5 / 18

6 Cualquier desviación a la baja que afecte a ls cncepts de gast e imprtes autrizads, debe pnerse en cncimient de ls Departaments Sectriales de ICEX para su análisis y determinación prtuna de frma previa a iniciar el prces de justificación a través de la Oficina Virtual a la que se hace referencia seguidamente en el apartad 5. La psible variación en la cmpsición de entidades beneficiarias incluida en el cmunicad de aprbación, deberá ser cmunicada de acuerd cn las cndicines establecidas en el apartad anterir. 5. CICLO OPERATIVO Cn bjet facilitar, a través de la utilización de la administración electrónica, las transaccines de ls administrads, reduciend ls plazs de espera y favreciend el establecimient de una relación directa entre ésts y la administración, se establece la Oficina Virtual cm medi de justificación de las actividades bjet de ayuda de ICEX. La dcumentación pdrá ser revisada directamente en ICEX bien a través de alguna de las firmas de auditría designadas a tal efect, en función de l indicad en el cmunicad de aprbación. - En el cas de que la dcumentación sea revisada directamente pr ICEX, tds ls justificantes necesaris deberán ser remitids al Área de Presupuests de la Dirección Ecnómic Financiera para su revisión, una vez se haya cmpletad tda la infrmación que se le ha requerid en la Oficina Virtual para su expediente. En este primer cas, se deberán escanear y adjuntar en la Oficina Virtual de ICEX tds y cada un de ls dcuments de gast y de pag, independientemente de que se remitan pr crre rdinari ls riginales de ls misms para su revisión en ICEX. Del mism md, se prcederá cn el material de prmción, insercines publicitarias, etc. (Ver punt 6.C. Justificación Técnica ). Psterirmente, una vez revisada la citada dcumentación, se prcederá a su devlución a la entidad perceptra de la ayuda. - En el cas de que la dcumentación sea revisada pr una firma auditra, además de cumplimentar tda la infrmación slicitada en la Oficina Virtual, ls justificantes riginales deberán estar en pder de la entidad perceptra y serán puests a dispsición de la firma designada pr ICEX para llevar a cab la revisión, que elabrará un infrme en el que se harán cnstar ls gasts presentads y ls aceptads. A ests efects, la revisión se ceñirá exclusivamente a ls gasts bjet de apy, n revisándse en cnsecuencia aquells gasts que n figuraran expresamente en el cmunicad de aprbación. 6. JUSTIFICACIÓN 6.1. Prces de Justificación En el menú Ayuda de la Oficina Virtual de ICEX se puede acceder a ls siguientes manuales: - Manual de usuari, que detalla el crrect us de la aplicación infrmática mediante la cual se realiza el prces de justificación de ayudas cncedidas pr ICEX. - Prcedimients de justificación, que detallan, para cada tip de ayuda, el prcedimient que debe seguir la entidad perceptra para la crrecta justificación de ls gasts bjet de apy. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 6 / 18

7 Tant para el acces al sistema cm para la firma de ls envís de dcumentación, la Entidad Perceptra deberá cumplir ls siguientes requisits: Pseer un certificad digital válid. Se cnsidera válid cualquier certificad digital emitid para su empresa pr una Autridad de Certificación adherida a la platafrma del Ministeri de Administracines Públicas. La relación de estas entidades puede ser cnsultada en la siguiente dirección: Tener instalad el sftware de firma digital en su rdenadr. En el menú Ayuda de la Oficina Virtual de ICEX se puede acceder al manual de ayuda para la instalación del sftware de firma digital, seleccinand la pción Manual Applet Firma. IMPORTANTE: En el cas de que la entidad perceptra de la ayuda quisiese autrizar / trgar la representación a un tercer para que realizase la justificación de la ayuda en su nmbre, deberá remitir pr crre rdinari (ATT: Área Presupuestaria. Pase de la Castellana, CP Madrid) crrectamente cumplimentad y cn anteriridad al inici del prces de justificación el Anex Mdel de autrización para prcess telemátics de la Oficina Virtual del ICEX que pdrá descargarse en el siguiente enlace Es bligatri que el autrizad dispnga de un certificad digital para pder realizar ls trámites de justificación. A. Plaz de Justificación Para la justificación ecnómica de las ayudas, las Entidades Perceptras deberán presentar tda la dcumentación relativa a la ejecución de la ayuda en el plaz estipulad en el cmunicad de aprbación, que será cm máxim de tres meses cntads desde la fecha de finalización de la actividad bjet de apy. El incumplimient de la bligación de justificación de la ayuda en el plaz establecid la justificación insuficiente de la misma puede supner, en cas de n subsanarse en el plaz establecid para ell, la anulación de la citada ayuda. Excepción a este plaz es el establecid en el apartad de bligacines de la entidad perceptra para la remisión del Anex A.4., que se debe realizar dentr de ls 10 días naturales siguientes a la fecha de finalización de la actividad. El rest de la dcumentación se pdrá remitir junt cn este anex en un mment psterir. B. Prces de justificación en el supuest de revisión a través de firmas auditras En el plaz máxim de tres meses desde la finalización de la actividad, la entidad perceptra debe cmpletar la dcumentación slicitada para cada expediente en la Oficina Virtual, cmunicand así al ICEX su dispnibilidad para llevar a cab la justificación de la ayuda. La firma auditra encargada de la revisión de la dcumentación, previ avis de ICEX, cncertará (vía crre electrónic) la fecha para realizar dicha tarea (n superand un plaz de 20 días) cn la entidad perceptra, que se realizará en la sede de la entidad perceptra de la ayuda. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 7 / 18

8 La firma auditra, elabrará un Infrme Prvisinal (15 días desde la fecha de visita) cn base en la revisión de la dcumentación recpilada, que estará visible en la Oficina Virtual de ICEX. La firma auditra, durante la revisión de la dcumentación riginal de gast y pag, validará y estampillará ls justificantes de gast a efects del cntrl de la cncurrencia de ayudas. El Infrme Prvisinal cntendrá el imprte net de la ayuda crrectamente justificad y las incidencias detectadas. En aquells cass en ls que sea necesari, se incluirá la distribución del imprte de la ayuda para cada una de las entidades beneficiarias y de la entidad perceptra. Una vez emitid el Infrme Prvisinal, la entidad perceptra de la ayuda tiene un plaz de 10 días para intentar subsanar las incidencias que hayan pdid ser reflejadas en dich Infrme mediante la presentación de dcumentación adicinal la redacción de una carta de alegacines que se deberá adjuntar en la Oficina Virtual de ICEX para su revisión pr la firma auditra. N se admitirán nuevs cmentaris dcumentación siempre que haya vencid el plaz de alegacines. Aquellas incidencias que n hayan sid alegadas n serán cnsideradas a efects de su psible levantamient en la valración a realizar pr ICEX. - Si n se reciben alegacines, transcurrid el plaz de 10 días fijad para presentarlas, se prcederá a elevar el Infrme Prvisinal a Definitiv. Este infrme estará dispnible en la Oficina Virtual de ICEX. - Si se reciben alegacines, la firma auditra revisará la dcumentación y las alegacines adjuntadas pr parte de la entidad perceptra de la ayuda, y en un plaz máxim de 5 días cntestará a las alegacines y adjuntará el Infrme Definitiv en la Oficina Virtual de ICEX. Una vez emitid el Infrme Definitiv, n se pdrá admitir ninguna alegación adicinal ni la presentación de dcumentación adicinal. De acuerd a las cnclusines del Infrme Definitiv, se prcederá al pag del imprte net de la ayuda a la entidad perceptra, que deberá abnar a cada una de las entidades beneficiarias el imprte indicad en el infrme. La entidad perceptra deberá presentar la justificación del imprte abnad a las empresas beneficiaras. Se elabrará el Infrme de Pags crrespndiente (Apartad 7). ICEX realizará una valración final del infrme de la actividad y de las incidencias, determinand el imprte final de la ayuda. ICEX pdrá n liquidar la ayuda cncedida y prceder a su anulación si el imprte de liquidación de ésta es inferir al 75% de la ayuda aprbada, prceder a liquidarla, sin aplicar este prcentaje de ejecución mínim, en ls cass en ls que estime que han cncurrid circunstancias especiales, suficientemente acreditadas pr la empresa, que deriven en una valración psitiva de la ayuda. Asimism, ICEX pdrá n cnsiderar a efects del cálcul de la ayuda a liquidar, aquells gasts que, cumpliend ls requisits frmales establecids en el presente manual, n se ajusten a la nrmativa existente n sean cnsiderads adecuads a la acción para la que se cncedió la ayuda. En ests cass, se cmunicará expresamente a la entidad perceptra de la ayuda ls mtivs que riginen tales invalidacines. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 8 / 18

9 6.2. Dcumentación a presentar A cntinuación se detalla la dcumentación que debe presentar cn carácter general la entidad perceptra de la ayuda, si bien debe tenerse en cuenta que en cualquier mment del prces ICEX la firma auditra que éste designe, pdrán slicitar la infrmación adicinal que estimen necesaria para realizar la valración. A. Dcumentación Jurídica/Física Certificacines cn vigencia mínima de cuatr meses a partir de la fecha de justificación, referentes a declaracines y autliquidacines acreditativas de que la Entidad Clabradra, así cm cada una de las entidades beneficiarias de la ayuda, están al crriente en el cumplimient de sus bligacines tributarias, cumplimentar el apartad crrespndiente en el Anex B1: Declaracines respnsables y autrizacines. Certificacines de la Tesrería General de la Seguridad Scial, cn vigencia mínima de cuatr meses a partir de la fecha de justificación, acreditativas de que Entidad Clabradra, así cm cada una de las entidades beneficiarias de la ayuda, están al crriente en el cumplimient de sus bligacines de ctización a la Seguridad Scial, cumplimentar el apartad crrespndiente en el Anex B1: Declaracines respnsables y autrizacines. Estas certificacines sn cmplementarias a las que, de la misma naturaleza, se requieren a la Entidad Clabradra y a las entidades beneficiarias de la ayuda en el mment de la slicitud de la misma. ESTAS CERTIFICACIONES DEBERÁN SER PRESENTADAS POR LA ENTIDAD COLABORADORA Y LA ENTIDAD BENEFICIARIA EN EL MOMENTO DE SOLICITAR LA JUSTIFICACIÓN DE LA AYUDA A TRAVÉS DE OFICINA VIRTUAL; AQUELLAS ENTIDADES QUE CON ANTERIORIDAD HAYAN AUTORIZADO A ICEX LA CONSULTA TELEMÁTICA DE ALGUNO DE LOS DATOS ANTERIORES, NO DEBERÁN ADJUNTAR ESTA DOCUMENTACIÓN. En el cas de expedientes auditables, si en el mment de la slicitud de la justificación de la actividad la Entidad Clabradra alguna de las entidades beneficiarias n se encntrase al crriente de las bligacines tributarias de ctización a la Seguridad Scial, de frma previa a la emisión del infrme definitiv pr parte de la firma auditra, se deberá acreditar que esta circunstancia ha sid subsanada. El infrme de verificacines de gasts reflejará cm incidencia específica el hech de que alguna entidad n haya acreditad estar al crriente de las bligacines fiscales y de ctización a la Seguridad Scial, para la que la cuantía de la ayuda será nula. En el cas de expedientes n auditables (revisads directamente pr ICEX), si en el mment de la slicitud de la justificación de la actividad la Entidad Clabradra alguna de las entidades beneficiarias n se encntrase al crriente de las bligacines tributarias de ctización a la Seguridad Scial, esta circunstancia le será ntificada pr ICEX y dispndrá de 15 días naturales para acreditar que esta circunstancia ha sid subsanada. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 9 / 18

10 En cualquiera de ls ds cass (expedientes auditables y n auditables), la acreditación de la subsanación deberá realizarse inexcusablemente mediante entrega del certificad crrespndiente, inclus en el cas de aquellas entidades beneficiarias perceptras que hayan autrizad cn anteriridad a ICEX la cnsulta telemática. De n ser así, se prcederá a la anulación de la parte de la ayuda crrespndiente a entidad que n certifique estar al crriente de las citadas bligacines. Declaración jurada de las ayudas que se hayan slicitad u btenid de trs rganisms públics privads para esta misma actividad, de acuerd cn el Anex B1 Declaracines respnsables y autrizacines (deberán cmpletar el mdel establecid tdas las entidades participantes). Debe detallarse claramente ls cncepts de gast para ls que se ha slicitad u btenid ayuda y el imprte de cada un de ells. La ausencia de esta dcumentación la evidencia de existencia de deudas n aplazadas fraccinadas en ls 2 primers cass llevará aparejada la impsibilidad de liquidar la ayuda así cm su crrespndiente anulación. Exclusivamente para las Entidades Clabradras que sean, además, beneficiarias de ayudas: Certificad de exención de IVA acreditación de la prrrata aplicada (certificad sbre el impuest de actividades ecnómicas, certificad de situación censal u tr certificad acuerd de la Agencia Tributaria en el que se indique la fecha en la que se le cncedió la exención). Sól es bjet de apy para la Entidad Clabradra la parte del IVA sprtad en España en el prcentaje de gast que le crrespnda en la actividad cuand además de perceptra sea beneficiaria de la ayuda. En ningún cas será bjet de ayuda el imprte del IVA sprtad en las facturas pagadas en nmbre de las empresas beneficiarias de la misma. Esta certificación tendrá validez para tdas las ayudas que la entidad perceptra presente a l larg del tiemp, pr l que sól será necesari slicitarla una vez, si bien deberá ser presentada cpia de la misma cada vez que se slicite una ayuda. En cas de que el certificad n sea aprtad, se entenderá que la entidad perceptra n está exenta de este impuest. B. Dcumentación de cntenid ecnómic B.1 Relación de gasts (Ver Anex C - Relación de Gasts) Se presentará una relación de gasts según el mdel establecid para Ferias de Participación Agrupada, en la cual se indique el imprte ttal de la actividad pr epígrafes de gast aprbads (Ver Anex C - Relación de gasts). La relación de gasts deberá ser cmpletada y presentada en frmat Excel pr el respnsable de la Entidad Clabradra, y en ella figurarán ls dcuments pr rden crnlógic, pr cada tip de gast, según el rden aprbad en el Cmunicad de Aprbación de la Ayuda. Sól se revisarán aquells gasts incluids en el Anex C Relación de gasts aprbads en el Cmunicad de Aprbación de ICEX. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 10 / 18

11 B.2. Gasts y Pags La justificación de la ayuda se realizará aprtand siempre justificantes riginales, salv aquellas ayudas en las que se establezca la psibilidad de un prcedimient alternativ. Sól se apyarán pr ICEX gasts efectivamente pagads. En aquells cass en ls que se presentan gasts de tercers que incurren en ls gasts de la actividad, se deberá acreditar, ns sól el gast y el pag de ests, sin también que se repercute el gast a la entidad agrupadra a las entidades beneficiarias y su crrespndiente pag. B.2.1. Dcuments justificativs de gast Originales de ls justificantes que sprten la realización efectiva del gast, (facturas, cntrats, etc.), así cm dcumentación bancaria riginal de ls pags (excepción hecha de aquells dcuments de ls que la empresa n custdia riginales cheques entregads-). Esta dcumentación se presentará rdenada pr cncepts de gast, acmpañada de una relación de ls justificantes, agrupads según el mism criteri. Se admitirán duplicads riginales de ls dcuments de gasts facturas, siempre y cuand se haya cumplimentad la declaración crrespndiente en el Anex B1 en el mment de la justificación, relacinand las facturas presentadas. Se admitirán ls dcuments de gasts electrónics facturas electrónicas, siempre y cuand las mismas cumplan la nrmativa establecida en el Real Decret 1619/2012, de 30 de nviembre, pr el que se aprueba el Reglament pr el que se regulan las bligacines de facturación. Estas facturas deberán haberse relacinad en la crrespndiente declaración del Anex B1 en el mment de la justificación. Las facturas deben cntener suficiente infrmación de detalle que permita relacinarla cn el gast justificad. En aquells cass en ls que dicha infrmación n sea suficiente, el gast realizad habrá de detallarse pr trs medis. La justificación de gasts debe ser tal que haga psible, sencilla y transparente la demstración de ls misms, dejand para ell, una pista de auditria sbre su justificación, cntabilización y pag. Las facturas justificativas de gasts incurrids en España presentadas pr las Entidades Perceptras habrán de incluir la siguiente infrmación: Fecha de emisión de la factura Númer de la factura Razón scial y NIF del emisr y de la Entidad Beneficiaria Descripción de ls bienes gasts incurrids en la factura Imprte unitaris pr artícul/cncept de gast. Detalle del IVA del IRPF en su cas, etc. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 11 / 18

12 Si las facturas están en idima distint del españl, inglés, francés, italian prtugués, deberá adjuntarse traducción de la descripción del servici, suministr u tr tip de gast que crrespnda. Si las facturas crrespnden a gasts incurrids en tr país, deberán ajustarse a ls requisits que exija la legislación de cada un de ells. Sól serán apyables ls gasts devengads dentr del perid bjet de apy que cnste en el Cmunicad de Aprbación la Ayuda. En ningún cas serán apyables en ningún prgrama de ayuda ls siguientes tips de gast: Gasts financiers y fiscales. Multas, sancines financieras y gasts de prcedimient legales. Ls impuests, tasas y sancines, except el IVA sprtad en España, que pdrá ser bjet de apy en ls cass en ls que la Entidad Clabradra esté exenta de declaración de este impuest y presente la dcumentación que evidencie este hech, detallada en el apartad 6.2.A. de este dcument. En este cas, se apyará exclusivamente el IVA sprtad pr la parte del gast del que la Entidad Clabradra sea beneficiaria (en ningún cas se cnsiderará el IVA sprtad de facturas pagadas pr la Entidad Clabradra en nmbre de ls beneficiaris). Ls Gasts se referirán exclusivamente a ls epígrafes aprbads en el Cmunicad de Aprbación del Gast. Tds ls justificantes riginales presentads serán validads y estampillads a fin de dejar cnstancia de la ayuda a recibir, a efects del cntrl de la psible cncurrencia de las mismas. B.2.2. Dcuments justificativs de pag Se presentarán adjunts a cada dcument de gast su/s crrespndiente/s dcument/s de pag: Pag pr medi de cheque bancari. Ftcpia del cheque y del extract bancari dnde figure el carg del cheque. Pag pr medi de transferencia. Cpia de la transferencia y ftcpia del extract bancari dnde figure el carg pr la misma. Pag pr medi de efects (letras, pagarés, etc.). Cpia de ls efects pr medi de ls cuales se realiza el pag, así cm cpia de ls extracts bancaris dnde figure su carg. Otras frmas de pag. Dcumentación sprte (cntrat) justificativ de la frma de pag acrdada, así cm cpia de ls extracts bancaris dnde figure el carg pr el pag. En el cas de que exista un mism dcument de pag para varis dcuments de gast, éste se ftcpiará tantas veces cm dcuments de gast a ls que haga referencia, y se adjuntará a cada un de ls dcuments de gast una cpia de dich dcument de pag. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 12 / 18

13 N se admiten ls pags en efectiv, except para la cmpra de pequeñ material, siempre cn la acreditación de factura y/ recibí, y siempre que n se superen ls 600 eurs. Se recmienda que tds ls pags se efectúen mediante un medi bancari, cheque preferiblemente transferencia bancaria. En cas de realizarse pags en efectiv se deberá remitir un recibí sellad pr el prveedr especificand el númer de factura y la fecha en la cual el pag se ha hech efectiv. En ningún cas se admitirá el pag en metálic cm justificante de pag de gasts de viaje (blsas de viaje, pasajes y aljamient). Ls justificantes bancaris de pag deben cincidir exactamente cn el imprte de la factura, IVA incluid. En el cas de que el imprte reflejad en el dcument bancari n cincida cn el imprte del dcument de gast (pag agrupad), se deberá remitir un desglse de ls pags efectuads dnde pueda identificarse el dcument de gast en cuestión. Dich desglse deberá estar sellad pr el banc (la suma del desglse bancari deberá cincidir cn el imprte reflejad en el pag agrupad). Ls pags deben ser dineraris. En el cas de que el pag se realice pr cmpensación de deudas, deberá acreditarse el mism mediante escrit del prveedr aceptand dicha frma de pag. Añadid a l anterir, deberá presentarse cualquier tra dcumentación que les pueda ser slicitada pr la firma auditra durante el prces de revisión y que evidencie la realización, pag y cntabilización de ls diferentes gasts presentads. C. Justificación Técnica La justificación técnica se realizará mediante la presentación de l siguiente: Infrme sbre la ejecución de la actividad bjet de la ayuda, de acuerd cn el Anex D. Relación de sprtes del material de prmción, publicidad y accines de prmción presentads, de acuerd cn el Anex A.2. Listad de entidades beneficiarias, de acuerd cn el Anex A.4. Tal y cm ya se ha apuntad, independientemente del plaz de justificación, este dcument deberá remitirse, a través de la Oficina Virtual, en un plaz máxim de 10 días naturales tras la finalización de la actividad. Ejemplares, tant del material prmcinal y de las publicacines en las que aparezcan las insercines publicitarias, cm de ls vídes, cuñas de radi televisión de trs sprtes en ls que se haya realizad campaña publicitaria. Ejemplares de ls catálgs, cd s material prmcinal bjet de apy. Ft víde del frntis del stand dnde se pueda ver la marca españla, respetand l dispuest en ls punts 5 al 7 del Prgrama de Participacines Agrupadas 2015 respect de la Decración e Identificación del Pabellón Agrupad, Identificación en material prmcinal e Identificación Fnds FEDER. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 13 / 18

14 ICEX pdrá recabar infrmación adicinal efectuar verificacines directas, cuand así l requieran, a su juici, la valración de la actividad la justificación del gast. IMPORTANTE: La inexistencia de sprte físic justificativ del gast en ls cass que ls que éste deba aprtarse supndrá la n aceptación del gast justificad. Td el material de prmción, publicidad, insercines en catálgs, ftgrafías, etc. debe ser adjuntad en la Oficina Virtual del ICEX en frmat electrónic (.pdf,.jpg,.avi,.mpeg,.mp3, etc.) que permita que esté siempre visible (n enlace web). Además, deberán cnservar ejemplares riginales para que las firmas auditras realicen las crrespndientes cmprbacines y, en el cas de ser una ayuda revisada en ICEX, enviar dich material junt al rest de dcumentación slicitada. NOTA: en el siguiente enlace pdrá encntrar la Guía de justificación del material prmcinal : D. Relación de anexs a presentar La entidad perceptra presentará ls siguientes anexs debidamente cumplimentads: Anex B1: Declaracines respnsables y autrizacines. Anex C: Relación de gasts según el mdel establecid para Ferias de Participación Agrupada, en la cual se indique el imprte ttal de la actividad pr epígrafes de gast aprbads. Anex D: Infrme sbre la ejecución de la actividad bjet de la ayuda. Anex E: dats bancaris, de acuerd al mdel establecid. Anex A.2.: Relación de sprtes Anex A.4.: Listad de empresas Entidades Beneficiarias Ests anexs están incluids en la web de ICEX en la siguiente dirección: ICEX España Exprtación e Inversines >> Prcedimient Justificación de Ayudas 6.3. Justificación de ls gasts apyables Ls cncepts de gast susceptibles de recibir apy dentr del prgrama de Ferias de Participación Agrupada sn ls que se expnen en el apartad 1 anterir. N bstante, la entidad perceptra únicamente pdrá recibir apy pr aquells cncepts de gast que figuren en el cmunicad de aprbación que se les remita y pr las empresas que cnstan en el respectiv cmunicad de aprbación de apy. Se deberán respetar ls imprtes máxims de ayuda pr cada entidad beneficiaria establecids en las Reslucines de ICEX. En cas de existir alguna variación en las empresas participantes, la Entidad Clabradra deberá pnerl en cncimient de ICEX (de acuerd cn el prcedimient establecid en el apartad 3 de este dcument), admitiéndse cuand así l haya cmunicad el Área Presupuestaria. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 14 / 18

15 Para la justificación ecnómica de la ayuda deberá presentarse: 1. Alquiler del espaci: Además del gast crrespndiente al prpi alquiler del espaci, se englban dentr de este cncept tra serie de gasts que se cnsideran vinculads e inherentes al misms, tales cm: Cutas de inscripción. Segur bligatri. Alquiler de almacenes. Tasa AUMA. Cnexines de suministrs y cnsum, aire cmprimid. Limpieza Alquiler de equip audivisual y de traducción Se justificará mediante l siguiente: Factura detallada de ls servicis prestads. Si la factura n cntiene detalle de dichs servicis, deberá adjuntarse presupuest u tr dcument equivalente dnde figuren ésts debidamente desglsads. Justificantes bancaris del pag realizad. Cpia de la transferencia bancaria del cheque emitid. En ambs cass, cm se indica en el apartad B.2.II. Dcuments justificativs de Pag, será necesari aprtar también el extract bancari dnde figure el carg crrespndiente. 2. Decración: Al igual que en alquileres, se cnsiderarán incluids en este cncept ls siguientes gasts: Transprte de ls materiales de decración. Decración de almacenes. Decración flral. Man de bra. Mntaje y desmntaje del stand. Cnexión a suministrs y cnsum Otrs elements decrativs. Cuand esté autrizad, se apyará la decración diferenciada de una empresa, estableciend tpes de apy máxim. En cualquier cas, y cn bjet de distribuir equitativamente el presupuest dispnible para la actividad, pdrá ajustarse la cantidad apyada a cada empresa. Se justificará mediante l siguiente: Factura detallada de ls servicis prestads. Si la factura n cntiene detalle de dichs servicis, deberá adjuntarse presupuest u tr dcument equivalente dnde figuren ls misms debidamente desglsads. Justificantes bancaris del pag realizad. Cpia de la transferencia bancaria del cheque emitid. En ambs cass, cm se indica en el apartad B.2.II. Dcuments justificativs de Pag, será necesari aprtar también el extract bancari dnde figure el carg crrespndiente. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 15 / 18

16 3. Transprte de mercancías. Se cnsiderarán incluids dentr de este epígrafe ls siguientes gasts: Segur de transprte. Transprte de material de prmción / catálgs (únicamente para la asciación). Transprte intern en España y en el país dnde se celebre la feria. Gasts de manipulación en feria, aunque la mercancía n retrne. Gasts de almacenaje de embalajes. Se justificará mediante l siguiente: Factura detallada de ls servicis prestads. Si la factura n cntiene detalle de dichs servicis, deberá adjuntarse presupuest u tr dcument equivalente dnde figuren ls misms debidamente desglsads. Justificantes bancaris del pag realizad. Cpia de la transferencia bancaria del cheque emitid. En ambs cass, cm se indica en el apartad B.2.II. Dcuments justificativs de Pag, será necesari aprtar también el extract bancari dnde figure el carg crrespndiente Pr el cntrari, n se aceptarán ls siguientes gasts: Sbrecarga de fuel. Aranceles e impuests. Tasas de imprtación tempral / definitiva. Gasts de cntratación de empresas persnal para embalar. El transprte se apyará siempre que la mercancía retrne. Se exceptúan ls cass en ls que el valr de la mercancía a retrnar n justifique el transprte de vuelta de la misma. 4. Otrs gasts. Se pdrán aprbar, al margen de ls anterires, aquells gasts que se cnsideren necesaris para la realización de la actividad y que se detallarán explícitamente en el Cmunicad de Aprbación, en particular ls siguientes: Servicis prfesinales: Azafatas para el agrupadr, intérpretes traductres. Cualquier tr tip de gast deberá figurar expresamente en el cmunicad de aprbación. Se justificará mediante l siguiente: Factura y/ recib acreditativ del servici realizad. En el cas del recib (sl para persnas físicas), debe figurar claramente identificads ls dats persnales de quien ha prestad el servici. Justificantes bancaris del pag realizad. Para imprtes n superires a 600 eurs y sbre td para servicis prestads pr persnas físicas, se pdrá admitir el pag en efectiv siempre y cuand se adjunte el recibí del prveedr crrespndiente. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 16 / 18

17 Publicidad, material de difusión y prmción realizad para prmcinar la participación, que deberá seguir las nrmas de patrcini establecidas pr ICEX. El material prmcinal, publicitari y de difusión deberán seguir las nrmas de patrcini establecidas pr ICEX. Deberá aprtarse dcumentación de la publicidad realizada en el mment de la justificación del gast. Se justificará mediante l siguiente: Factura detallada del servici prestad. Justificantes bancaris del pag realizad. Originales del material prmcinal y/ publicidad realizada. Si de frma abslutamente excepcinal, se admitiera tr tip de gasts, ésts figurarán en el cmunicad de aprbación. De n figurar, n se admitirá justificante algun de ls misms. Blsa de viaje: Únicamente se cncede una blsa de viaje para el representante de la Entidad Clabradra. N se cncederán blsas de viaje dentr de la Unión Eurpea. El apy en cncept de blsa de viaje será del 100% del imprte indicad, pudiend, excepcinalmente, aplicarse una reducción del 50% si el inici/fin del viaje n se prduce desde/a España Justificación Blsas de viaje: Billetes de avión (electrónics y n electrónics) Se presentarán las tarjetas de embarque riginales de td el trayect realizad pr el pasajer. En el cas de n dispner de la dcumentación anterirmente mencinada, se pdrá presentar dcumentación alternativa para la justificación del viaje: a) Cpia de la factura de la cmpra del billete junt cn la reserva del plan de vuel realizad, además de una cpia de la factura nminativa emitida pr el Htel en el mment del check ut que evidencie la realización efectiva del viaje a la ciudad de destin en las fechas en las que se realice la actividad. b) En el cas de que la cmpra de ls billetes fuese realizada pr Internet y n se dispusiera de factura, se presentarán las reservas/cnfirmacines de ls billetes junt cn la cpia de la factura nminativa emitida pr el Htel en el mment del check ut que evidencie la realización efectiva del viaje a la ciudad de destin en las fechas en las que se realice la actividad. c) Presentación de visads que justifiquen la entrada y salida del país países dnde se realice la actividad en las fechas de celebración de ésta. Para la justificación de la Blsa de Viaje, será bligatri cumplimentar el apartad crrespndiente a la Declaración de Representación, de acuerd cn el Anex B1: Declaracines respnsables y autrizacines. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 17 / 18

18 7. Pag de la ayuda Al bjet de agilizar el pag efectiv de la ayuda Entidades Perceptras de ayudas deberán remitir a ICEX certificación emitida pr la Entidad Financiera cn la que peren, de sus dats bancaris, de acuerd al mdel establecid (Anex E). N se abnará ninguna cantidad a aquellas Entidades Perceptras que tengan crédits vencids cn ICEX. El imprte trasferid pr ICEX a la entidad perceptra de la ayuda será el imprte ttal apyable reflejad en el infrme definitiv de verificacines de gasts de la actividad. En dich infrme de verificación de gasts se incluirá un cuadr cn el detalle de ls imprtes nets que la entidad perceptra debe transferir a cada una de las entidades beneficiarias. Se deberá acreditar que la entidad perceptra ha transferid a las entidades beneficiarias la ttalidad del imprte apyable crrespndiente a cada una de ellas. Cm resultad de esta revisión se emitirá el crrespndiente Infrme de Pags. 8. Infrmación Fnds FEDER Este servici/actividad es susceptible de ser cfinanciad/a pr el Fnd Eurpe de Desarrll Reginal (FEDER). La aceptación de la ayuda pr parte de las empresas participantes en esta actividad implica la aceptación de su inclusión en la lista de peracines publicada de cnfrmidad cn la nrmativa vigente en materia del Fnd Eurpe de Desarrll Reginal (FEDER). En ningún cas la existencia de financiación pr parte del prgrama FEDER supndrá ayuda adicinal para las empresas entidades beneficiarias. DADA LA REVISIÓN PERMANENTE QUE SE REALIZA DE ESTOS CRITERIOS, LES RECOMENDAMOS LA IMPRESIÓN DE ESTE MANUAL EN LA FECHA DE VENCIMIENTO DEL PLAZO DE JUSTIFICACIÓN AL OBJETO DE QUE RECOJA TODAS LAS NOVEDADES INTRODUCIDAS. FERIA DE PARTIPACIÓN AGRUPADA 18 / 18