Manual de Procedimientos e Instructivos Procedimiento general de control de documentos

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1 Manual de Procedimientos e Instructivos Procedimiento general Control de cambios: la versión actual ha cambiado respecto a la v1 Tipo de cambio Punto Observaciones 6. Conservar registro en la distribución de la documentación. Incorporaciones Se agregó la columna fecha de emisión al 8. modelo del Anexo I de Listado de documentos vigentes. 8. Modelo para el registro de la distribución de la documentación (En Anexo II). Se modificó el formato para Documentos, 5.1. b Formularios y Plantillas. Debe consignarse la fecha y dejar constancia de la aprobación y revisión. Modificaciones Se modificaron los párrafos donde se describen las responsabilidades de 6. aprobación de los documentos. No se cambiaron las responsabilidades, solo se simplificó la redacción. Derogaciones Revisó: Liliana González Aprobó: Alberto Bonifacio PG 01 Página: 1 de 9

2 1. Objeto Definir los controles necesarios para la documentación requerida en el sistema de gestión de calidad de la Dirección del Sistema, a efectos de prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, identificar sus cambios y asegurar su disponibilidad para su uso o archivo. 2. Alcance Toda la documentación utilizada en el sistema de gestión de la calidad de la Dirección del Sistema. 3. Definiciones y abreviaturas Para el propósito de este documento, son aplicables para los términos de calidad las definiciones dadas en la Norma ISO 9000:2005, Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario. No obstante, se reseñan a continuación las principales definiciones y abreviaturas propias del Sistema y las más utilizadas referidas al sistema de gestión de la calidad, que pueden ser de utilidad en la interpretación de este documento. Documento: Información y su medio de soporte. DSNC: Dirección del Sistema. INAP: Instituto la Administración Pública. Información: Datos que poseen significado. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. SAI: Sistema de Acreditación INAP. SGC: Sistema de gestión de la calidad. Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. SNC: Sistema. Usuario: Destinatario del proceso. Equivale al Cliente utilizado en la ISO 9001:2008, definido en ISO 9000:2005 como: Organización o persona que recibe un producto. 4. Referencias normativas Los documentos de referencia siguientes son de utilidad para la aplicación de este documento. - ISO 9001: ISO 9000: Manual de la Calidad del Sistema 5. Descripción PG 01 Página: 2 de 9

3 El proceso de control de la documentación se representa con el siguiente diagrama de flujo: Para este sistema se adopta un esquema documental definiendo los siguientes niveles: Nivel 1 - Manuales Manual de la Calidad: En este se establecen los lineamientos básicos del sistema de gestión de la calidad. Se describe la política, la estructura institucional, la interacción de los procesos y los métodos y procedimientos utilizados para que la ejecución y el control de los procesos sean eficaces. PG 01 Página: 3 de 9

4 Manual de procedimientos e instructivos: En este se incluyen los procedimientos generales, procedimientos específicos e instructivos que son utilizados en el SGC. Tanto los que requiere la norma ISO 9001:2008, como aquellos que la organización estime procedente desarrollar. Procedimientos generales: son de aplicación a todos los procesos incluidos en el alcance del SGC. Procedimientos específicos: Describen la metodología para llevar adelante las actividades propias de un proceso en particular. Instructivos: Enumeran secuencia de tareas a realizar en un proceso. Nivel 2 Documentos generales En este nivel se incluyen: Documentos: Documento que contiene información de aplicación para todo el SGC o un proceso en particular. Formularios / Plantillas: Modelos y originales preestablecidos para ser utilizados según lo especificado en un procedimiento, instructivo o documento. 5.1 Formato: Define los elementos que deben tener los documentos elaborados. a) Generales. Para el Manual de la Calidad y Manual de procedimientos e instructivos: Tamaño de hoja: A4. Tipo de letra: verdana. Tamaño de fuente: 10. Márgenes: superior 2 cm; izquierdo 3 cm; derecho 2 cm; inferior 3 cm. b) Particulares Manual de la calidad Deberá contener el nombre del documento, página /cantidad de páginas totales, versión, estado y fecha. Contendrá la leyenda Dirección del Sistema. Consignará control de cambios, revisión y aprobación, únicamente en la primera página. Manual de procedimientos e instructivos Se integrará de la siguiente manera: una carátula con nombre del documento, a continuación la nómina de los documentos vigentes del SGC, luego se colocará una portada que indique primera parte y allí se ubicarán todos los procedimientos generales. A continuación una portada con la identificación segunda parte y los procedimientos específicos y seguidamente una carátula que indique tercera parte y los instructivos. Los documentos se ordenarán en forma correlativa según su código. Este formato permite la distribución parcial de los documentos cuando no resulte necesario que se disponga del mismo en forma integral para la realización de una tarea. Procedimientos e instructivos: PG 01 Página: 4 de 9

5 Deberán contener la leyenda Manual de Procedimientos e Instructivos seguido del nombre particular del documento, código, página /cantidad de páginas totales, versión, estado, fecha y Dirección del Sistema. Únicamente en la primera página se consignará el control de cambios, revisión y aprobación. Documentos: Deberán contener identificación con título, código, estado, versión, fecha de aprobación y página /cantidad de páginas totales. Únicamente en la primera página se consignará el control de cambios, revisión y aprobación. Formularios y plantillas: Deberán contener identificación con título, código, estado, versión, fecha de aprobación y página /cantidad de páginas totales. El control de cambios, la revisión y aprobación se referirá en el documento que describe su aplicación y se valida con su inclusión en el listado de documentos vigentes. 5.2 Identificación Manual de la calidad: No se codifica, se identifica con el nombre ya que es un documento único. Manual de procedimientos e instructivos: No se codifica, se identifica con el nombre ya que es un documento único. Procedimiento Generales: Se codifica PG + dos dígitos comenzando por 01. Procedimientos Específicos: Se codifica PE + dos dígitos comenzando por 01. Instructivos: Se codifica IN + dos dígitos comenzando por 01. Documentos: Se codifica D + dos dígitos comenzando por 01. Plantillas: Se codifica M + dos dígitos comenzando por 01. Formularios: Se codifica F + dos dígitos comenzando por Versión y Estado: La versión y el estado definen la identificación de los cambios y el uso del documento apropiado. Versión: Se expresa V + un dígito comenzando por 0 (Cero). Cada vez que se realice una modificación, se generará una nueva versión asignándose el número correlativo siguiente. Estado: Se expresa E + letra o la palabra que indique el estado que puede ser: (P) Preliminar: Documento que circula entre los que participan en su elaboración o para consulta previo a su aprobación. No se encuentra autorizado para su uso. (A) Aprobado: Documento autorizado para su uso. Documentos Obsoletos. No podrá utilizarse en el SGC ningún documento que no se encuentre aprobado y nominado en el listado de documentos vigentes. Si por alguna razón debiera conservarse un documento no vigente se le colocará una identificación con PG 01 Página: 5 de 9

6 la leyenda SIN VIGENCIA en cada una de sus hojas. El responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad y los responsables de programas controlarán que no haya documentos obsoletos en ningún punto donde puedan utilizarse Control de cambios El control de cambios permite identificar rápidamente las modificaciones de una nueva versión de un documento. Donde se exprese el control de cambios se explicará que La versión (X actual-) ha cambiado respecto a la versión (X anterior-) detallándose a continuación las incorporaciones, modificaciones y derogaciones. En la primera versión de un documento se indicará No aplica. 6. Responsabilidad, revisión y aprobación: Es responsabilidad de todo el personal involucrado en el SGC elaborar los documentos de acuerdo al presente procedimiento. El responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad elaborará una nómina de los documentos vigentes (Sobre el Modelo del Anexo I), que difundirá entre el personal de la organización. El Programa del Sistema de Gestión de Calidad se asegurará que los coordinadores y/o responsables de Programa cuenten con los documentos necesarios para las tareas que realizan en el proceso de gestión de la calidad y los coordinadores y/o responsables de programa asegurarán que el personal involucrado en los procesos en que son responsables, cuente con los documentos necesarios para las tareas que realizan. Se mantendrá registro de la distribución de la documentación (Sobre el Modelo del Anexo II). El responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad realizará el control de los documentos externos verificando su actualización en forma periódica. Tanto con los documentos internos como externos, cuando se produce una modificación, lo comunicará a los coordinadores y/o responsables de programa para que no se utilicen los documentos obsoletos reemplazándolos por las versiones actualizadas y destruyendo los no vigentes. Los coordinadores y/o responsable de programas comunicarán al personal involucrado en los procesos en que son responsables, los cambios producidos en la documentación vigente, produciendo a retirar y/o destruir cuando corresponda, la documentación obsoleta. Las distribuciones en soporte digital se realizarán en formato pdf. El responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad archivará en la Dirección un original impreso de toda la documentación y realizará su respaldo en soporte digital cada vez que ocurra una actualización. El responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad realizará la revisión de todos los documentos. Es responsabilidad del Director la aprobación de los Manuales, Procedimientos generales, Procedimientos específicos e Instructivos en forma exclusiva. Delega en los coordinadores y/o responsables de programa la aprobación de documentos, formularios y plantillas, pero valida su inclusión en el sistema de gestión de calidad con la aprobación del listado de documentos vigentes. PG 01 Página: 6 de 9

7 Los originales de los documentos vigentes se encontrarán firmados por el responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad y el Director. Los coordinadores y/o responsables de programa podrán elaborar documentos y aprobarlos luego de la revisión del responsable del Programa del Sistema de Gestión de Calidad, según el procedimiento de control de la documentación (PR01). 7. Documentos relacionados Nómina de documentos vigentes del SGC. Registro de la distribución de la documentación. 8. Anexos Anexo I Modelo para el listado de documentos vigentes. Anexo II Modelo para el registro de la distribución de documentación. PG 01 Página: 7 de 9

8 Anexo I Modelo para el listado de documentos vigentes Documentos vigentes del sistema de gestión de la calidad Nombre y código del documento Versión vigente Fecha de emisión Documentos externos PG 01 Página: 8 de 9

9 Anexo II Modelo para el registro de la distribución de la documentación Distribución de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Fecha: Responsable de la Distribución: Documentos Entregados: Recibido por: Apellido, Nombre Firma PG 01 Página: 9 de 9

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