PLAN ANUAL DE AUDITORIA

Transcripción

1 -, ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA JVi 1 OFICINA DE CONTROL INTERNO & 2 ; tí'dé PLAN ANUAL DE AUDITORIAS.1 VIGENCIA 2015 Enero de 2015 i Página 1 de 9 PLAN ANUAL DE AUDITORIA JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO f l DIANA MIRLEN HERRERA TRONCOSO :, ' ' 4- ; ; : c l - v MUNICIPIO DE FALAN LA MEJOR VÍA PARA EL DESARROLLO DE FALAN V FRÍAS L A M E J O R V IA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R IA S C a l l e 6 N s / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / M O V I L w w w.fa la n -to lim a.g o v.c o / c o n ta c te n o fa la n -to lim a.g o v. co

2 _ ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA JYi i OFICINA DE CONTROL INTERNO &Z., m PLAN ANUAL DE AUDITORIAS 'fyá.^ VIGENCIA 2015 INTRODUCCION Enero de 2015 Página 1 de 9 La Oficina de Control Interno elaboró el Plan de Auditorias 2015 de la Alcaldía de Falan - Tolima, instrumento de planificación para ejercer la vigilancia de la gestión de dicho ente conforme al mandato constitucional y legal y a las políticas y lineamientos del Comité Coordinador de Control Interno. El Plan Anual de Auditorias 2014, es una herramienta que permite definir los procesos que serán objeto de evaluación en la vigencia 2015, así como los medios a través los cuales serán realizadas las evaluaciones. El Plan de Auditorias proyecta articular, armonizar y estandarizar el desarrollo de la vigencia de la gestión fiscal 2015, a través de la aplicación de la modalidad de Auditoria Interna, se espera entonces que el alcance de los ejercicios a realizarse en cada periodo corresponda a la determinación de los objetivos, los responsables y los recursos; persiste con la realización del proceso auditor y finaliza con la emisión del informe de hallazgos y los respectivos planes de mejoramiento, para superar las falencias encontradas durante la vigencia. Por tanto, cada proceso auditado será planeado y una vez ejecutado se enviará informe al Alcalde Municipal con copia al Secretario responsable del proceso auditado para que este suscriba ante la Oficina de Control Interno el respectivo Plan de Mejoramiento; los papeles de trabajo reposaran en la Oficina de Control Interno. La ejecución del Plan de Auditorías se realizará a partir de la última semana del mes de Enero de 2015 y finalizará en el mes de Diciembre del mismo año, periodo en el cual se realizarán las respectivas auditorias programadas. L A M E JO R V IA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R IA S C a l l e 6 N / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / M O V I L w w w.fa la n -to lim a.a o v.c o / c o n ta c te n o fa la n -to lim a.g o v. co

3 - - j.. ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA 1 OFICINA DE CONTROL INTERNO _ f e P f l PLAN ANUAL DE AUDITORIAS VIGENCIA 2015 OBJETIVOS Enero de 2015 Página 1 de 9 Objetivo General Contar con un proceso estandarizado y documentado, para una revisión general con énfasis en los aspectos críticos detectados en los procesos y procedimientos realizados en las diferentes aéreas de la administración, con el fin de formular recomendaciones y oportunidades de mejoramiento sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, programas, proyectos y procesos, propendiendo con ello el fortalecimiento del control interno, a partir de evidencias, hallazgos y criterios válidos. De igual manera, apoyar a la dirección en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones, mediante la formulación de acciones de mejoramiento correspondientes. Objetivos Específicos s Evaluar el cumplimiento de las acciones establecidas en los planes de mejoramiento, producto de las auditorías realizadas por la Contraloría Departamental del Tolima. s Aplicar las auditorias de acuerdo con las normas de auditoria Generalmente aceptadas en Colombia (NAGA). y Realizar acompañamiento y seguimiento, a los procesos y procedimientos con el fin de garantizar la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional, evaluación y control a los procesos y al manejo de las dependencias de la Alcaldía Municipal. s Obtener información y evidencias para emitir pronunciamientos acerca del funcionamiento de la Alcaldía Municipal para fundamentar el concepto sobre la gestión y el logro de resultados. s Propender por la transparencia en la gestión realizada y de esta manera minimizar los posibles hallazgos en el momento en que los entes de control realicen una Auditoria Integral a la vigencia actual. LA MEJOR VÍA PARA EL DESARROLLO OE FALAN Y FRÍAS C a l l e 6 N / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / MOVIL / contactenos@falan-tolima.aov.co

4 ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA OFICINA DE CONTROL INTERNO PLAN ANUAL DE AUDITORIAS _ipfl VIGENCIA 2015 Enero de 2015 m Página 1 de 9 ALCANCE DE LA AUDITORÍA El alcance de la auditoria Inicia con la elaboración del plan anual de auditorías de la vigencia 2015 y termina con la presentación de los resultados al responsable de cada proceso o área auditada con el fin de que los hallazgos, observaciones y recomendaciones sean incluidos en el plan de mejoramiento del proceso o del área de acuerdo a los aspectos básicos de evaluación: Cumplimiento: Verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales y de autorregulación que le son aplicables. Estratégico: Hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales. Gestión y resultados: Verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas. Entre las técnicas de auditoría que se emplearán para ejecutar el Plan de Auditorias se encuentran, las verbales ya que se entablaran diálogos en los que se indagará a los diferentes funcionarios sobre el desarrollo de sus funciones, pues se trata de tener una imagen clara de la integralidad del proceso auditado. Del mismo modo se aplicarán encuestas y cuestionarios que almacenen en medio físico la información recolectada. Se recurrirá también a la observación de actividades a la revisión selectiva de documentos y a la comparación de lo expresado verbalmente con lo existente, para así determinar la veracidad, exactitud, existencia y legitimidad de los documentos. L A M E J O R V IA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R IA S " C a l l e 6 N a / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / M O V I L / contactenos@falan-tolima.qov.co

5 ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA jv i 1 OFICINA DE CONTROL INTERNO < 1 m I P f l PLAN ANUAL DE AUDITORIAS»ÍÉ VIGENCIA 2015 Enero de 2015 Página 1 de 9 RESPONSABLE Es responsabilidad de la aplicación de este procedimiento, la Jefe de la Oficina de Control Interno del municipio de Falan. METODOLOGIA Con el propósito de efectuar una auditoria objetiva y formarse un juicio profesional sobre la materia examinada, se emplearan las técnicas comúnmente utilizadas como son: verbales, oculares, documentales y físicas. VERBALES Se realizaran entrevistas directas al personal de la dependencia auditada o a terceros que tengan relación con las operaciones de aquella, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones y operaciones. OCULARES Se realizara una atención en las operaciones realizadas por la dependencia auditada y los lineamientos normativos, técnicos y prácticos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas, al igual que se hará seguimiento a los procesos de una operación a fin de conocer y evaluar su ejecución. DOCUMENTALES Se verificara la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en documentos tales como informes, contratos, comprobantes, etc., confirmando la veracidad, exactitud, legalidad y legitimidad de las operaciones, mediante el examen de los documentos que la justifican. FISICAS L A M E JO R V IA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R IA S C a l l e 6 N i / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / M O V I L w w w.fa la n -to lim a.a o v.c o / c o n ta c te n o fa la n -to lim a.a o v.c o

6 _ ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA Jv\ 1 OFICINA DE CONTROL INTERNO < 2 B s ll PLAN ANUAL DE AUDITORIAS P. VIGENCIA 2015 Enero de 2015 m Página 1 de 9 RESPONSABLE Es responsabilidad de la aplicación de este procedimiento, la Jefe de la Oficina de Control Interno del municipio de Falan. METODOLOGIA Con el propósito de efectuar una auditoria objetiva y formarse un juicio profesional sobre la materia examinada, se emplearan las técnicas comúnmente utilizadas como son: verbales, oculares, documentales y físicas. VERBALES Se realizaran entrevistas directas al personal de la dependencia auditada o a terceros que tengan relación con las operaciones de aquella, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones y operaciones. OCULARES Se realizara una atención en las operaciones realizadas por la dependencia auditada y los lineamientos normativos, técnicos y prácticos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas, al igual que se hará seguimiento a los procesos de una operación a fin de conocer y evaluar su ejecución. DOCUMENTALES Se verificara la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en documentos tales como informes, contratos, comprobantes, etc., confirmando la veracidad, exactitud, legalidad y legitimidad de las operaciones, mediante el examen de los documentos que la justifican. FISICAS 1_A M E J O R V I A P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R I A S C A L L E 6 N / P A L A C IO M U N IC IP A L - F a x / M O V I L w w w.fa la n -to lim a.a o v.c o / c o n ta c te n o fa la n -to lim a.g o v.c o

7 ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA OFICINA DE CONTROL INTERNO PLAN ANUAL DE AUDITORIAS msjm VIGENCIA 2015 Enero de F Página 1 de Reconocimiento mediante el examen físico y ocular de hechos, situaciones, operaciones, transacciones y actividades, aplicando la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis tabulación y comprobación. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Los pasos a seguir para desarrollar el plan de auditoria son los siguientes: s Formular y aprobar el Plan de Auditorías Internas para los procesos y áreas de la organización. s Preparar las actividades propias de la auditoria, elaborar el instrumento de verificación. S Comunicar al responsable del área/proceso la fecha programada para realizar la auditoria, en concordancia con el programa y plan aprobado. s Revisión preliminar en la Oficina de Control Interno de la documentación que servirá de referente para conocer el área/proceso donde se va realizar la auditoria. s Desarrollar las actividades descritas en el plan aprobado de auditorías internas, acorde la naturaleza del área o proceso a auditar. Tener en cuenta la reunión de apertura, desarrollo de entrevista y recolección de hallazgos o no conformidades. S Realizar reunión de cierre de auditoria y recoger firma del Auditado en el registro de los hallazgos o no conformidades. s Elaborar el informe que consolida los hallazgos o no conformidades identificados en la auditoria del proceso. s Presentar el informe de auditoría al responsable del proceso o el jefe del Área auditada. s La Oficina de Control Interno elaborará el informe final de auditoria e incluirá las recomendaciones ante el responsable del proceso o del área auditada. L A M E JO R V IA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R IA S C a l l e 6 N a / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / m ó v i l w w w.fa la n -to lim a.a o v.c o / c o n ta c te n o fa la n -to lim a.a o v.c o

8 _ ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA 1 OFICINA DE CONTROL INTERNO PLAN ANUAL DE AUDITORIAS VIGENCIA 2015 Enero de 2015 u in P j)á S M Página 1 de 9 s Consolidar el informe general de auditoria con las recomendaciones y presentarlo al Alcalde Municipal. S Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron la labor de la auditoria efectuada. s Solicitar los planes de mejoramiento con base en los hallazgos o no conformidades de la auditoria. s Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento presentados, a la implementación de recomendaciones y acciones correctivas resultado de la auditoria. s Cuando se verifique la corrección de una no conformidad reportar el cierre de la misma a la Oficina de Control Interno. s Archivar la documentación producto de la auditoria. s Preparar el siguiente plan de auditoria e incluir el seguimiento a la implementación de las recomendaciones emitidas según el resultado de la auditoria anterior y los cierres reportados por los auditores. DEFINICIONES AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. AUDITADO: Organización o proceso al que se le realiza una auditoria. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría, el cual debe ser diferente del personal que realiza el trabajo. CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. LA MEJOR VÍA PARA EL DESARROLLO DE FALAN Y FRÍAS C a l l e 6 N / P a l a c io M u n ic ip a l - Fa x / MOVIL Fa l a n T o l im a / contactenos@falan-tolima.aov.co

9 ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA OFICINA DE CONTROL INTERNO PLAN ANUAL DE AUDITORIAS VIGENCIA 2015 Enero de 2015 CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. INSPECCIÓN: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo, prueba o comparación con patrones. PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. L A M E JO R V ÍA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R ÍA S C a l l e 6 N / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / M O V I L / contactenos@falan-tolima.aov.co

10 - II, ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN - TOLIMA Jy] r T j i j í j OFICINA DE CONTROL INTERNO 2. m PLAN ANUAL DE AUDITORIAS VIGENCIA 2015 Enero de 2015 Página 1 de 9 ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. ANEOS - Anexo 1: Formato de apertura y Cierre de Auditoria - Anexo 2: Formato de Papeles de Trabajo del Auditor - Anexo 3: Formato de Listas de Chequeo - Anexo 4: Formato de Informe Preliminar - Anexo 5: Formato plan de auditorias - Anexo 6: Programa de Auditoria - Anexo 7: Formato Pan de Mejoramiento Individual ATRONCOSO ntrol Interno L A M E JO R V IA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R IA S C a l l e 6 N / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / M O V I L w w w.fa la n -to lim a.a o v.c o / c o n ta c te n o fa la n -to lim a.a o v.c o

11 ALCALDIA MUNICIPAL FALAN TOLIMA DESPACHO MUNICIPAL RESOLUCION NÚMERO 028 (27 DE ENERO DE 2015) POR MEDIO DE LA CUAL SE ESTABLECE EL PLAN GENERAL DE AUDITORIAS PARA LA ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN-TOLIMA PARA LA VIGENCIA 2015 El Suscrito Alcalde Municipal de Falan, en uso de sus facultades Constitucionales Legas, las leyes 136 de 1194, la ley 1551 de 2012, Decreto Nacional 2145 de 1999 y lay 1474 de 2011 y CONSIDERANDO: 1. Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 establece que...la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.... Adicionalmente en el mismo artículo dicta que...las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administración pública, en todos los órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley Que para efectos de reglamentar la Política de Control Interno el nacional expidió la Ley 87 de 1993 la cual establece en su artículo 1o que...se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos....

12 DESPACHO MUNICIPAL 3. Que para el correcto funcionamiento del Sistema de Control Interno al interior de las Instituciones del Estado, es necesario fortalecer las diferentes herramientas técnicas, logísticas, humanas y metodológicas que generalmente son las aceptadas por las técnicas de auditoría fundamentadas en las normas internacionales y que garantizan que la Oficina de Control Interno como uno de los componentes del sistema cumpla con su rol de evaluador independiente en virtud de lo establecido el inciso d de la Ley 87 de 1993 en función de...la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional Que mediante la aprobación del Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014, por medio del cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI- 1000:2005 el cual se convierte en un instrumento que contribuye a asegurar que la gestión administrativa de las entidades y organismos del estado aseguren el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos con eficiencia y eficacia dando así cumplimiento a la normatividad y políticas del Estado. 5. Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano está dividido en tres subsistemas: Subsistema de Control Estratégico, Subsistema de Control de Gestión y Subsistema de Control de Evaluación y asigna los diferentes elementos que la entidad deberá ejecutar por cada uno de ellos. En mérito de esto, para el Subsistema de Control de Evaluación se asigna el Componente de Evaluación Independiente el cual es responsabilidad de la Oficina de Control Interno en su ejecución a través de procesos de auditoría interna. 6. Que el Comité Coordinador de Control Interno fue creado en la institución a través del Decreto N 016 de 2008 el cual dentro de sus funciones tiene la de estudiar y aprobar el Plan General de Auditorias para la correspondiente vigencia, proceso que se llevó a cabo con el acompañamiento de sus miembros. 7. Que posterior al estudio y aprobación del Comité MECI corresponde al Alcalde del municipio de Falan, emitir los respectivos actos administrativos que garanticen el cumplimiento en la ejecución del Plan General de Auditorias de la institución para la vigencia En mérito de lo expuesto, RESUELVE: LA MEJOR VÍA PARA EL DESARROLLO DE FALAN Y FRÍAS C A L L E 6 N / P A L A C IO M u n i c i p a l - F a x / MOVIL F a l a n T o l im a / contactenos@falan-tolima.aov.co

13 ALCALDIA MUNICIPAL FALAN TOLIMA DESPACHO MUNICIPAL ARTICULO PRIMERO: Apruébese el Plan General de Auditorias vigencia 2015 para la Alcaldía Municipal de Falan Tolima, como herramienta técnica y metodológica desarrollada en virtud de la función de evaluación independiente asignada a Control Interno y cuyo contenido hace parte integral de la presente Resolución. ARTICULO SEGUNDO: El Plan General de Auditorias para la vigencia 2015 tendrá alcance a todos los procesos administrativos, jurídicos, contables y financieros que en mérito del cronograma de auditorías para la presente vigencia se encuentren establecidas en el. ARTICULO TERCERO: La responsabilidad en la ejecución del Plan General de Auditorias para la vigencia 2015 recae sobre Control Interno el cual tendrá la responsabilidad de desarrollar las actividades de evaluación y seguimiento propuestas en el presente Plan. ARTICULO CUARTO: Objetivo. Verificar los procedimientos y operaciones efectuadas durante la vigencia 2015, para optimizar los procesos y que estos sean oportunos, eficientes y eficaces, en la Alcaldía Municipal. ARTICULO QUINTO: Herramientas de Auditoria El PGA vigencia 2015 se podrá ejecutar, mediante la utilización de las siguientes herramientas generalmente aceptadas para el proceso auditor: s Revisión Documental. s Mapas de Riesgos y Matrices. L A M E JO R V IA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R IA S C a l l e 6 N s / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / M O V I L w w w.fa la n -to lim a.a o v.c o / c o n ta c te n o fa la n -to lim a.a o v.c o

14 DESPACHO MUNICIPAL s Listas de chequeo. s Manual de funciones y Competencias. y Información Publicada en las diferentes plataformas. ARTICULO SETO: El cronograma de Auditorías Internas para la Alcaldía Municipal, será concertado con el Comité Coordinador de Control Interno en el que se definen a partir de la priorización de aquellos procesos susceptibles de ser auditados, los productos que se tendrán en cuenta en cada auditoria, así como el responsable del proceso auditado. La ejecución de las auditorías internas programadas será responsabilidad de Control Interno siguiendo las etapas y términos propuestos en el cronograma de auditorías que para el caso específico de la entidad es el que se describe a continuación. ARTICULO SEPTIMO: El Plan de Mejoramiento es el conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación independiente y de las observaciones formales provenientes de los órganos de control. Posterior a la realización de las auditorías por parte de Control Interno, se requiere concertar con el responsable del proceso auditado las correspondientes acciones de mejoramiento a partir de los hallazgos detectados dentro del proceso auditor. En dichos planes de mejoramiento se deben contemplar los responsables de la acción, la meta y el término para su cumplimiento. ARTICULO OCTAVO: la ejecución de las auditorías internas programadas para la presente vigencia se realizaran con sujeción a lo dispuesto en las Leyes nacionales, Protocolos de la entidad, Normas y disposiciones de las entidades competentes en el sector público y se realizaran con base en las herramientas de auditoría detalladas en el artículo quinto de la presente Resolución, las listas de verificación y demás herramientas dispuestas por la entidad. L A M E J O R V IA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R IA S C a l l e 6 N / P a l a c i o M u n i c i p a l - F a x / M O V IL / contactenos@falan-tolima.aov.co

15 DESPACHO MUNICIPAL ARTICULO NOVENO: La presente Resolución rige a partir de su publicación hasta el 31 de Diciembre de PUBLIQUESE Y CUMPLASE Expedida en el municipio de Falan Tolima, a los veintisiete días mes de Enero de (27) días del L A M E JO R V ÍA P A R A E L D E S A R R O L L O D E F A L A N Y F R ÍA S C A L L E 6 N / P A L A C IO M U N IC IP A L - F a x / M O V I L w w w.fa la n -to lim a.a o v.c o / c o n ta c te n o fa la n -to lim a.a o v.c o

16 ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN TOLIMA PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS OFICINA DE CONTROL INTERNO PROGRAM A ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS VIGENCIA A Ñ O 2015 INFORMACION GENERAL FECHA DE ELABORACION: ENERO 16 DE 2015 FECHA DE APOBACION: VIGENCIA DEL PROGRAMA ENERO - DICIEMBRE AÑO 2015 OBJETIVO: ALCANCE: Evaluar de manera independiente y objetiva el sistema de Control Interno y la gestión institucional, verificando su existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad, en el cumplimiento de los objetivos de la administración municipal, con el fin de retroalimentar los diferentes procesos y realizando recomendaciones. Detectar las falencias y necesidades de cada uno de los procesos con el fin de realizar las respectivas recomendaciones y planes de mejoramiento internos, con el fin de cumplir con los objetivos de la administración municipal. ALINEACION ESTRATEGICA: Plan de Desarrollo "LA MEJOR VIA PARA EL DESARROLLO DE FALAN Y FRIAS " RECURSOS: Humanos Funcionarios - Contratistas - Jefe de Control Interno PROGRAMACION Logisticos Computador, Impresora, Escáner; Fotocopiadora, video bean, papel tamaño carta y oficio Dependencias OBJETIVO S ASPECTO S A EVALUAR Herramientas a Aplicar Lista de Chequeo Encuesta Entrevista Fecha de realización Hacienda (Contabilidad - Presupuesto- Tesorería) Evaluar la pertinencia del manejo financiero de la entidad Liquidación del presupuesto para la vigencia y ejecuciones presupuéstales de la vigencia. Disponibilidades Registros Presupuéstales Movimientos en el presupuesto Actos administrativos Reservas presupuéstales Cuentas por pagar Estados financieros Vigencia 2014 Almacén Plan Anual de Adquisición de bienes y servicios (Talento Humano) Manual de funciones y competencias laborales Plan institucional de formación y capacitación Programa de inducción y reinducción Programa de bienestar social Ultima semana de Enero Ultima sem ana de Enero Primera Semana de Febrero

17 ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN TOLIMA PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS (Talento Humano) Planeacion Planeacion Todas las Secretarias (Contratación) Evaluar la gestión del proceso generando una cultura del mejoramiento continuo, de autocontrol, autorregulación y autogestión Evaluar la gestión del proceso generando una cultura del mejoramiento continuo, de autocontrol, autorregulación y autogestión Evaluar los procesos de gestión documental Plan de incentivos Sistema de evaluación del desempeño Hojas de vida Programa de vacaciones Ausentismo laboral SIGEP Código de ética y socialización del mismo SERCA Manual de Procesos y Procedimientos Banco de Planes, Programas y Proyectos. Resolución o Acuerdo mediante el cual se crea el Banco de Planes, Programas y Proyectos. Proyectos Registrados en el Banco. Seguimiento a Proyectos Licencias Comité Técnico Evaluador Ciclo de Vida de los Proyectos Metodologías para elaborar proyectos Asignación de Códigos del Banco Planes de Acción Manual de Procedimientos de Archivo y Correspondencia Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Inventario Documental Rotulación de Cajas y carpetas Cumplimiento del Decreto Ley 019 de 2012 Comité de Archivo Reglamento General de Archivo Formatos Informe Cuenta Anual Contraloria Departamental del Tolima Validación Informe Cuenta Anual Informe de Contratación Visible formato 20.1 Informe Camara de Comercio Informe cuenta Anual Primera Semana de Febrero Primera Semana de Febrero Tercera Semana de Febrero Cuarta Semana de Febrero Cuarta Semana de Febrero Primera semana de Marzo

18 Todas las Secretarias Todas las Secretarias Planeacion Todas las Secretarias Todas las Secretarias ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN TOLIMA PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Cuarta semana de Inventario Documental Marzo Rotulación de Cajas y carpetas Seguimiento al cronograma de informes a Entes de Control, Segunda semana de Institucionales y Gubernamentales Abril Seguimiento al plan de Desarrollo Segunda semana de Abril Producir informes, balances de actividad financiera, económica y social para organismos de control. Cambios en el patrimonio de la entidad Programa anual mensualizado de caja Balance General - Libros auxiliares y de contabilidad Comprobantes de ingresos y egreso Pagos a favor de terceros, por concepto de deducciones correspondientes a libranzas, embargos, cuotas, aportes, rete fuente. Hacienda (Contabilidad - Presupuesto- Tesorería) Evaluar la pertinencia del manejo financiero y contable de la entidad Deducciones de sueldos y salarios de los servidores públicos Pago de impuestos, sobretasas, retenciones en la fuente, entre otro. Análisis de convenios con entidades bancarias. Austeridad en el gasto público Tercera y Cuarta Semana de Abril Ejecución presupuestal - Modificaciones presupuéstales Utilización de herramientas tecnológicas para el manejo financiero y presupuestal Procesos de recaudo, liquidación, y cobro de los Impuestos en el Municipio. Documentos expedidos por parte de la Hacienda - efectuando el cobro coactivo Registros llevados de los procedimientos realizados frente a los cobros coactivos Inventario Documental de Morosos en los últimos 3 años (Contratación) Informe de Contratación Visible formato 20.1 (Contratación) informe Camara de Comercio Informe cuenta Anual Primera semana de Mayo

19 ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN TOLIMA PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS (Dirección Local de Salud) Almacén Planeacion (Sector Educación) (Dirección Local de Salud) Almacén Actos Administrativos de compromiso Régimen Subsidiado Seguimiento a los Pagos efectuados a las ARS Seguimiento a Planes y Programas Bases de Datos Informes entes de control Indicadores de Cumplimiento, Seguimiento y Evaluación Contratos o Convenios Interadministrativos Inventarios Saldos en el sistema Entradas y Salidas Bienes Improductibos Sisben Base de datos de las I.E. con sus respectivas sedes en el Municipio Procedimientos manejo SIMAT Plan de Acción 2014 Transporte Escolar Dotación y Mantenimientos de Planteles Educativas. cobertura bruta en educación básica preescolar, básica primaria y básica secundaria durante el cuatrienio Alimentación Escolar Segunda Semana de Mayo Tercera Semana de Mayo Tercera Semana de Mayo Cuarta semana de Mayo Aplicabilidad Código de la Infancia y Adolescencia Comisaria de Familia Restablecimiento de Derechos Planes de Acción Primera Semana de Junio Comités (Mas Familias en Acción) Planeacion Manual operativo del programa Más Familias en Acción Verificación de Compromisos Coberturas Comités Seguimiento al plan de Desarrollo Segunda Semana de Junio Primera semana de Julio (Contratación) (Contratación) Informe de Contratación Visible formato 20.1 Informe Camara de Comercio Informe cuenta Anual Segunda semana de Julio

20 ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN TOLIMA PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS Inspección de Policía Todas las Secretarias Planeacion Según Manual de Funciones Seguimiento a Comités Institucionales Maquinaria COBRA GESPROY Comité de Gestión del Riesgo Licencias y Sanas Poseciones Almacén Plan Anual de Adquisición de bienes y servicios (Dirección Local de Salud) Dirección de Cultura, Deporte y Apoyo Comunitario Plan Decenal de Salud Publica Salud PublicaPromocion Social Riesgos Laborales Aseguramiento Oferta Emergencias y Desastres SIHO Escuelas de Formacion Deportiva Escuela de Formcion Artística Desarrollo Comunitario Comités Cuarta Semana de Julio Primera Semana de Agosto Segunda Semana de Agosto Segunda semana de Aqosto Tercera Semana de Agosto Cuarta Semana de Agosto (Contratación) Planeacion (Contratación) Informe de Contratación Visible formato 20.1 Informe Camara de Comercio Informe cuenta Anual Actualización y estado de la página WEB en Linea Desarrollo Agropecuario Primera semana de Septiembre Segunda Semana de Septiembre Tercera Semana de Septiembre Area Juridica Oportunidad de recursos de apelación Cuarta Semana de Apoyo jurídico Septiembre

21 Hacienda (Contabilidad - Presupuesto- Tesoreria) Evaluar la pertinencia del manejo financiero y contable de la entidad ALCALDIA MUNICIPAL DE FALAN TOLIMA PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS OFICINA DE CONTROL INTERNO Producir informes, balances de actividad financiera, económica y social para organismos de control. Cambios en el patrimonio de la entidad Programa anual mensualizado de caja Balance General - Libros auxiliares y de contabilidad Comprobantes de ingresos y egreso Pagos a favor de terceros, por concepto de deducciones correspondientes a libranzas, embargos, cuotas, aportes, rete fuente. Deducciones de sueldos y salarios de los servidores públicos Pago de impuestos, sobretasas, retenciones en la fuente, entre otro. Análisis de convenios con entidades bancarias. Austeridad en el gasto público Ejecución presupuestal - Modificaciones presupuéstales Utilización de herramientas tecnológicas para el manejo financiero y presupuestal Procesos de recaudo, liquidación, y cobro de los Impuestos en el Municipio. Documentos expedidos por parte de la Hacienda - efectuando el cobro coactivo Registros llevados de los procedimientos realizados frente a los cobros coactivos Inventario Documental de Morosos en los últimos 3 años Segunda y Tercera Semana de Octubre (Contratación) (Contratación) Informe de Contratación Visible formato 20.1 Informe Camara de Comercio Informe cuenta Anual Primera semana de Noviembre