AuraPortal Helium Modeler

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1 1 BPMS 2 Intranet 3 Document Management 4 Content Management 5 Online Commerce 6 Business Rules Manual AuraPortal Helium Modeler (24 Junio 2014) Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. info@auraportal.com Skype: AuraPortal Tel: Internacional:

2 ÍNDICE 0. INTRODUCCIÓN DOS FORMATOS DE AURAPORTAL HELIUM MODELER DOS HERRAMIENTAS PARA MODELAR LA NOTACIÓN BPMN TRABAJAR CON AURAPORTAL HELIUM MODELER PREPARAR EL LIENZO Configuración Básica de la Vista Configuración Básica de las Páginas Configuración Básica del Estilo del Texto Configuración del Idioma Las Páginas Uso de Bandas Añadir Bandas Titular las Bandas Colorear las Bandas Mover las Bandas Eliminar Bandas CREAR EL DIAGRAMA LOS OBJETOS Trabajar con Objetos Seleccionar Objetos Nombrar Objetos Colorear Objetos Mover Objetos Copiar Objetos Los Objetos Compuestos LAS CONEXIONES Conectar Objetos Mover una Línea de Conexión Dar Nombre a una Línea de Conexión Enlaces Enlace entre las Notaciones Comprimida y Desarrollada de un Subproceso Enlace entre dos Objetos Trabajar con Objetos Conectados Seleccionar Grupos de Objetos Mover Grupos de Objetos Copiar Grupos de Objetos Alinear Grupos de Objetos SINTAXIS SOBRE LAS TAREAS SOBRE LOS SUBPROCESOS (NOTACIÓN COMPRIMIDA) SOBRE LOS EVENTOS SOBRE LAS COMPUERTAS AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 2 de 34

3 4. EJEMPLO DE DIAGRAMACIÓN PLANTEAMIENTO DEL EJEMPLO RESOLUCIÓN DEL EJEMPLO CONVERTIBILIDAD ENTRE FORMATOS EXPORTAR UN DIAGRAMA DESDE AURAPORTAL MODIFICAR UN DIAGRAMA CON AURAPORTAL HELIUM MODELER STANDALONE CREAR UN DIAGRAMA CON AURAPORTAL HELIUM MODELER STANDALONE IMPORTAR UN DIAGRAMA EN AURAPORTAL ANEXO. GALERÍA DE OBJETOS BPMN A.1. TAREAS A.2. SUBPROCESOS A.3. EVENTOS A.4. COMPUERTAS A.5. COMPUERTAS (NOTACIÓN ESPECIAL) A.6. ARTEFACTOS AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 3 de 34

4 0. INTRODUCCIÓN AuraPortal Helium Modeler es el nuevo modelador de procesos que se incluye en AuraPortal Helium, para que el propio usuario diseñe los procesos de su empresa. Es sin duda el más completo del mercado, y está basado en la notación BPMN v2.0. Su manejo es muy sencillo, como se aprecia al leer esta Guía que consta de las siguientes secciones: 1. Trabajar con AuraPortal Helium Modeler. Explicación general de la configuración inicial y de la forma de diagramar. 2. Crear un Diagrama. Donde se explican las acciones y herramientas que pueden utilizarse para realizar el dibujo. 3. Sintaxis. Guía básica de la forma correcta en que deben quedar los objetos que componen el diagrama siguiendo la sintaxis BPMN v Ejemplo. Pequeño ejemplo para dar los primeros pasos en la diagramación. 5. Convertibilidad entre Formatos. Explica las posibilidades de conversión de AuraPortal Helium Modeler Standalone (que se utiliza independiente de AuraPortal) y AuraPortal Helium Modeler (Integrado en AuraPortal). 6. Anexo. Objetos BPMN. Muestra las formas gráficas de los objetos que se utilizan en la Modelización siguiendo el estándar BPMN en la versión mejorada de AuraPortal Dos formatos de AuraPortal Helium Modeler AuraPortal ofrece dos formatos de su modelador: 1. AuraPortal Helium Modeler que se suministra integrado en la aplicación AuraPortal. 2. AuraPortal Helium Modeler Standalone que se obtiene gratuitamente descargándolo desde la Plataforma de Contacto de la Web de AuraPortal, para utilizarlo de forma independiente de la suite AuraPortal. Básicamente, las diferencias entre ambos son: 1. Sobre su modo de acceso - El acceso a la versión integrada en AuraPortal se encuentra en ventana de creación de cada Clase de Proceso dentro de la aplicación. - El acceso a la versión Standalone se encuentra en el icono que aparece en el escritorio de su terminal y que habrá sido generado automáticamente al instalar AuraPortal Helium Modeler desde la Plataforma de Contacto en la Web de AuraPortal. 2. Sobre la selección del Idioma - El BPM Helium Modeler integrado en AuraPortal muestra siempre el idioma del usuario de AuraPortal que accede. - En el BPM Helium Modeler Standalone la primera vez que se abre lleva el idioma Inglés, ya que no es conocido el idioma del usuario. Para cambiar el idioma hay que pulsar sobre la pestaña Idioma, en la parte superior de la ventana. El cambio de idioma solo será efectivo cuando se vuelva a abrir AuraPortal Helium Modeler desde el icono del escritorio. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 4 de 34

5 3. Sobre la Descripción de los Objetos Además de la identificación de cada objeto del diagrama, puede darse además una Descripción general. Esta segunda descripción no aparecerá en el Diagrama sino que quedará solo como descripción interna del objeto. Pero trabajando con BPM Helium Modeler integrado en AuraPortal, cuando se guarda el diagrama, las Descripciones introducidas en cada objeto formarán parte de los atributos del objeto de la Clase de Proceso. Los diagramas construidos con ambos formatos son compatibles. Por tanto, los construidos con la versión Standalone pueden ser importados en cualquier momento a una instalación de AuraPortal para pasar a la ejecución del proceso sin necesidad de programación. Nota. En el Capítulo 6 de este Manual se explican sus posibilidades de conversión Dos Herramientas para Modelar Además de AuraPortal Helium Modeler diseñado con tecnología Java y objeto de esta Guía de Uso, AuraPortal también ofrece otra herramienta de modelar alternativa, llamada AuraPortal Visio Modeler basada en Visio de Microsoft. 1. Aspectos técnicos de AuraPortal Helium Modeler Está diseñado con tecnología Java, es 100% Web y compatible con navegadores Internet Explorer, FireFox, Chrome, Safari, etc. No requiere programas de terceros. Todo lo que se necesita está incluido en AuraPortal sin necesidad de instalar programas adicionales. Sobre el Control de Versiones, tantas veces como se modifique un Diagrama, al pulsar el botón Guardar, el sistema crea automáticamente una nueva Versión. Mediante la funcionalidad de Control de Versiones pueden ser consultadas o restauradas en caso necesario. 2. Aspectos técnicos de AuraPortal Visio Modeler Está basado MS Visio, tanto Standard como Professional, al que se ha añadido todo un complejo desarrollo para adaptarlo totalmente a la práctica de la diagramación de procesos de negocio mediante la notación BPMN, v2.0, y es de muy fácil manejo. AuraPortal Visio Modeler también se suministra en dos formatos: el integrado en la aplicación AuraPortal y el Standalone para utilizarlo de forma independiente de AuraPortal. Nota. Aunque la funcionalidad que ofrece el Modeler en Visio es similar a la de Helium, AuraPortal Visio Modeler tiene su propia Guía de Uso La Notación BPMN AuraPortal Helium Modeler ha adoptado para la modelización de sus Clases de Procesos el Standard internacional BPMN (Business Process Modeling Notation) v2.0, con algunas adiciones de desarrollo propio (por ejemplo, los Co- AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 5 de 34

6 lectores y los Puntos de Control) que cubren algunas carencias del Standard y aumentan significativamente su potencia. En esencia, el BPMN se compone de varios conjuntos de elementos que abarcan la representación, tanto de los Objetos del flujo y sus conexiones como los instrumentos de ayuda que son las Bandas (Swimlanes) y los Artefactos. Los Objetos se dividen en tres categorías: Actividades, Eventos y Compuertas. A su vez, las Actividades se dividen en Tareas y Subprocesos. 1. Tareas. Realizan las actividades del Proceso. Pueden ser Personales (las que deben ser realizadas por personas) y de Sistema (las que serán realizadas automática por el sistema sin intervención humana). 2. Subprocesos. Son conjuntos de Tareas y otros Objetos que pueden funcionar como una unidad operativa independiente, aunque integrada en el Proceso. Ejemplos de notación de Tareas y Subprocesos: 3. Eventos. Se encargan de controlar los arranques y paradas de las corrientes del Proceso en los hilos en los que están situados. Ejemplos de notación: 4. Compuertas. Redirigen las corrientes entre los hilos del Proceso según su configuración y condiciones. Ejemplos de notación: Nota. Como se aprecia en las imágenes, cada objeto se identifica con una abreviatura. TP para las Tareas Personales, TS para las Tareas de Sistema, SP para los Subprocesos, DA para las Compuertas Divergentes Paralelas (AND), etc. 5. Lienzo y Bandas. El lienzo, en donde se dibujan los objetos del Diagrama, puede dividirse en Bandas (Swimlanes) que son pasillos verticales u horizontales que sirven para ayudar a ubicar las Tareas y Subprocesos en relación con los departamentos o roles de los ejecutores de los mismos. 6. Artefactos. Elementos complementarios que ayudan a mejorar la comprensión del Diagrama. Su función es ilustrativa y no ejecutiva, por tanto el Motor no los tiene en cuenta al ejecutar los Procesos. Es importante que antes de comenzar a trabajar identifique cada objeto y comprenda su funcionalidad. El Anexo Objetos BPMN contiene la lista y explicación de todos los Objetos de Flujo y los Artefactos BPMN. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 6 de 34

7 1. TRABAJAR CON AURAPORTAL HELIUM MODELER Para trabajar con AuraPortal Helium Modeler se abrirá la siguiente ventana. Como se aprecia en la figura, la ventana presenta dos Zonas así como dos Barras de herramientas. 1. La zona derecha contiene el Lienzo sobre el que se realizará el dibujo. 2. La zona izquierda contiene la Galería de Objetos BPMN que se usa para modelizar. En el Anexo del final de esta Guía de Uso se explica cada una de las formas gráficas de los objetos de la galería. 3. La Barra Intermedia que se encuentra entre las dos zonas contiene las herramientas de alineación de objetos. 4. La Barra Superior de la ventana contiene las herramientas de dibujo. Para crear un Diagrama, básicamente se debe: 1. Preparar el Lienzo de dibujo (Estilo de Texto, Idioma, Páginas, Bandas, etc.). 2. Dibujar el Diagrama realizando básicamente tres acciones: Situar cada Objeto en el lienzo. Identificarlo con una descripción de la funcionalidad que realiza en el proceso. Y Conectarlo con el (o los) objetos que correspondan para crear así los flujos de corriente. 3. Al finalizar la sesión se puede salir del Modeler mediante una de las siguientes opciones: Guardar Diagrama. Guarda el diagrama comprobando que no hay errores según la sintaxis BPMN. Guardar Borrador. Guarda el diagrama sin comprobar si hay errores según la sintaxis BPMN. Salir sin Guardar. No se guardan las acciones realizadas en la sesión. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 7 de 34

8 Notas. 1. Mediante la Sintaxis el sistema comprueba la forma correcta en que deben quedar los objetos que componen el diagrama indicando exactamente dónde se encuentran los errores y explicando su naturaleza. De esta forma, cuando un diagrama ha superado la prueba de sintaxis, la ejecución del modelo será perfecta. Además, permite aprender en la práctica qué se hace mal y por qué se hace mal. 2. Si se está trabajando con AuraPortal, al Guardar, el sistema crea automáticamente una nueva Versión. Mediante la funcionalidad de Control de Versiones pueden ser consultadas o restauradas en caso necesario. Si se está trabajando con Standalone (independiente de AuraPortal), al Guardar puede sustituirse o, cambiándole el nombre, crear una nueva versión. 1.1 Preparar el lienzo El Lienzo es el espacio sobre el que se realizará el dibujo. El Lienzo puede estar dividido en Páginas y éstas pueden ser divididas en Bandas. Antes de comenzar conviene preparar el Lienzo determinando los valores generales con los que se desee trabajar, modificando los valores que AuraPortal Helium Modeler ya lleva por defecto. Desde las pestañas de la parte superior izquierda de la ventana, en cualquier momento podrá modificar estos valores para adaptarlos a cada situación. Todas estas funcionalidades se explican a continuación Configuración Básica de la Vista Desde la pestaña Ver se determina: Si se desea que las páginas muestren un Grid para guiar al usuario a ajustar la posición de los objetos. Desde la pestaña 'Configuración Básica de las páginas' podrán configurarse las características de este Grid. Si se desea disponer de unas Reglas Horizontal y Vertical, también como ayuda para ajustar la posición de los objetos. Mediante un Zoom, el tamaño predeterminado de las páginas. Directamente, que el tamaño predeterminado de las páginas sea Página Completa (que la Página se adapte al alto visible del Lienzo) o Ancho Página (que la Página se adapte al ancho visible del Lienzo) Configuración Básica de las Páginas Desde la pestaña Página podrá: Desde Fondo, determinar la estética (Color e Imagen) del fondo de las Páginas así como el Color del Lienzo. Desde Grid, configurar las características del Grid para optimizar su uso. Desde Objetos, determinar la estética de los objetos del diagrama (Planos, con Relieve o con Sombra). AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 8 de 34

9 Configuración Básica del Estilo del Texto AuraPortal Helium Modeler ya lleva por defecto unos valores del estilo texto a aplicar a los Objetos del diagrama, pero pueden ser personalizados a dos niveles: 1. En primer lugar, si se desea dar a los diagramas un estilo uniforme, al pulsar sobre la pestaña Estilo Texto en la parte superior de la ventana, se abre una ventana en la que se puede configurar la Fuente, Tamaño, Estilo, Alineación e Interlineado de las Tareas, Eventos, Compuertas y Líneas de Conexión. 2. Estos valores actuarán como predeterminados, pero a medida que se crean objetos, pueden personalizarse sobre la marcha en los casos que así se decida Configuración del Idioma Para configurar el idioma basta con seleccionarlo. Los cambios tendrán efecto la siguiente vez que se abra el Modeler Las Páginas Al comenzar a trabajar el Lienzo ya lleva una página por defecto, y podrán irse añadiendo las que sean necesarias para completar el diagrama. El tamaño de cada página, por defecto, está pensado para que el Diagrama pueda ser impreso en A4 aunque, mediante el icono puede configurarse la página según se desee. Nota. En procesos extensos o complejos, puede utilizarse la primera página para dibujar el diagrama básico del proceso dividido en Subprocesos y, en páginas posteriores, mostrar el la notación desarrollada (es decir, el contenido) de cada uno de estos subprocesos. Cada página quedará identificada por una pequeña pestaña con su número en la parte inferior izquierda del Lienzo. Para añadir páginas al Lienzo se pulsa sobre el icono ubicado en la parte superior de la Barra Intermedia. Cada pulsación añade una página. Debajo de este icono, está su correspondiente botón para Eliminar la página. Pulsando el botón derecho sobre cualquier parte de una página se abre la siguiente ventana, que contiene las acciones que pueden realizarse sobre la página: Uso de Bandas Las bandas pueden utilizarse para diferenciar funciones del proceso, como pueden ser las distintas áreas o departamentos en los que se ejecutan las tareas, pero también otros aspectos funcionales que mejoren la comprensión del diagrama. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 9 de 34

10 No es obligatorio trabajar con Bandas. Las Bandas pueden ser Horizontales o Verticales. Cada una de las páginas del Diagrama puede albergar diferentes Bandas. Nota. Si se van a utilizar Bandas se recomienda que antes de comenzar a dibujar el diagrama se preparen las Bandas que se vayan a utilizar (que en cada página pueden ser diferentes), aunque en cualquier momento podrán añadirse o eliminarse bandas Añadir Bandas Para Añadir una banda a una página basta con colocar el cursor sobre los objetos 'Banda Vertical' o 'Banda Horizontal', en la pestaña de Artefactos de la Galería de Objetos (zona de la izquierda), pulsar y arrastrar hasta la posición de la Página que se desea y soltar. Al añadir nuevas Bandas a una página, el sistema las irá colocando a la derecha de la anterior, agrupadas bajo el mismo Título, tal como se ve en la imagen posterior. Una vez esté una Banda sobre la página ya se puede trabajar con ella (dimensionarla, moverla, colorearla, etc.). Para trabajar con una Banda debe estar seleccionada (queda enmarcada en rojo). Al agregar una banda al lienzo queda en situación de Seleccionada y, por tanto, preparada para trabajar con ella. Si ya se está trabajando, para seleccionar una banda, basta con pulsar sobre ella. Pulsando el botón derecho del ratón sobre cualquier parte de una Banda se abre la 'Ventana de Acciones de Banda', que permite seleccionar las acciones a realizar con la Banda. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 10 de 34

11 Para seleccionar el Conjunto de Bandas basta con pulsar sobre la Cabecera del Conjunto (queda enmarcado en rojo). Al introducir el primer objeto en una banda aparece un cuadrito con el signo menos en la parte superior izquierda de la Cabecera. Pulsando sobre este icono se minimiza el ancho de la banda. Esta acción puede resultar muy práctica para despejar la página cuando se están dibujando diagramas complejos Titular las Bandas Para dar un titulo al Conjunto de Bandas o a la Cabecera de cada Banda, con doble pulsación del ratón, queda preparada para escribir el texto. El mismo resultado se obtiene invocando la 'Ventana de Acciones de Banda' y seleccionando Editar. La Barra Superior de la ventana contiene (de izquierda a derecha) las siguientes herramientas de texto: Tipo de Fuente y Tamaño, Negrita, Cursiva, Color de la Fuente, Alineación e Interlineado del texto Colorear las Bandas Se pueden dar diferentes colores al Cuerpo y a la Cabecera de cada Banda. Pulsando el botón derecho del ratón sobre cualquier parte de una Banda se abre la 'Ventana de Acciones de Banda', que permite seleccionar las acciones a realizar con la Banda. Al pulsar sobre la opción Fondo se abre la ventana de la imagen, en la que: Para colorear la Cabecera de la Banda hay que utilizar las funciones que hacen referencia al Título. Para colorear el Cuerpo, además de utilizar las funciones que hacen referencia al Cuerpo de la Banda, la Barra Superior de la ventana general contiene los iconos: Color del Trazo (para colorear el borde de la Banda) y Color del Fondo (para colorear su fondo) Mover las Bandas Para mover el conjunto de Bandas a la vez, en primer lugar deben seleccionarse pulsando sobre la Cabecera del conjunto. También puede colocarse el cursor fuera del conjunto de bandas a mover y se arrastra hasta envolverlas. Una vez seleccionado el conjunto, basta con arrastrarlo hasta la posición deseada. Para recorridos cortos o para ajustar mejor la posición utilice las flechas del teclado. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 11 de 34

12 Para cambiar el ancho de una banda, hay que seleccionar la banda y 'tirar' de los puntos de las cuatro esquinas de la banda. Para realizar ajustes con precisión, puede aumentar el tamaño del Lienzo mediante. Nota. Dominar la utilización de estos iconos de acciones facilita mucho el trabajo de diagramar, por lo que es recomendable familiarizarse con estas acciones colocando en la página varios objetos y pulsando los iconos para ver su comportamiento Eliminar Bandas Para Eliminar bandas, pulsando sobre la banda, se selecciona (queda enmarcada en rojo) y se pulsa la tecla Suprimir. 2. CREAR EL DIAGRAMA Aquí se explican las acciones y herramientas que pueden utilizarse para realizar el Diagrama Los Objetos Para situar un objeto en el lienzo basta con colocar el cursor sobre el objeto de la Galería de Objetos (zona izquierda), pulsar y arrastrar hasta la posición de la Página del Lienzo que se desea y soltar. Al incorporar un objeto al lienzo, el propio sistema lo identifica mediante un Código compuesto por la abreviatura del objeto y un número de orden, separados por un punto. Por ejemplo TP.1 (Tarea Personal 1) o DX.1 (Compuerta Divergente 1), tal como se aprecia en la figura de más abajo. Nota. Antes de comenzar a trabajar debe conocer la utilidad de cada objeto y comprender su funcionalidad. El Anexo 1 contiene la lista y explicación de todos los Objetos de Flujo y los Artefactos BPMN Trabajar con Objetos Seleccionar Objetos Una vez el objeto está en el Lienzo, para trabajar con él (moverlo, copiarlo, alinearlo, etc.) debe estar seleccionado. Al agregar un objeto al lienzo queda en situación de Seleccionado y, por tanto, preparado para trabajar con él. Si ya se está trabajando, para seleccionar un objeto, basta con pulsar sobre el objeto. Se reconoce que un objeto está seleccionado porque queda enmarcado en rojo, tal como se ve en la imagen. En general, pulsando el botón derecho del ratón con el objeto seleccionado, se acede a la Ventana de Acciones del Objeto que ofrece las siguientes funcionalidades. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 12 de 34

13 Estas funcionalidades se van explicando a continuación al explicar las Acciones en las que participan Nombrar Objetos Además del Código que identifica cada objeto, y que ha sido determinado por el propio sistema al ser incorporado al lienzo, puede escribirse un texto explicativo de su finalidad en el diagrama. En Tareas y Subprocesos el texto se introduce en su interior, mientras que en Eventos y Compuertas queda en el exterior del objeto tal como se ve en la imagen. Para abrir el Editor de texto basta con doble pulsación del Ratón sobre el objeto. El mismo resultado se obtiene invocando la Ventana de Acciones del Objeto y seleccionando Editar. Una vez escrito el texto, puede adaptarse 'tirando' de los puntos de las esquinas del cuadrado que lo envuelve. La Barra Superior de la ventana contiene las siguientes herramientas de texto: Tipo de Fuente y Tamaño, Negrita, Cursiva, Color de la Fuente y Alineación. Otras acciones posibles son: Modificar el texto. Para modificar el texto, con doble pulsación se abre un editor. El mismo resultado se obtiene invocando la Ventana de Acciones del Objeto y seleccionando Editar. Modificar la ubicación del texto. En las Compuertas y Eventos, una vez se ha escrito el texto, cada vez que se pulse sobre el objeto aparece el texto encuadrado entre guiones, tal como se aprecia en la parte central de la imagen posterior. Para modificar la ubicación del texto hay que arrastrar el cuadro que lo envuelve hasta donde se desea ubicar. El texto puede adaptarse 'tirando' de los puntos de las esquinas del cuadrado que lo envuelve. También puede rotarse el texto mediante el icono de rotación. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 13 de 34

14 También pueden utilizarse <Shift>+Flechas del teclado (Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha). Esta opción se utilizará normalmente en los casos de cercanía o ajuste fino. Descripción de los Objetos. A cada objeto del diagrama puede darse una Descripción más general. Esta descripción no aparecerá en el Diagrama sino que quedará como descripción del objeto. Para introducir esta Descripción, se pulsa el botón derecho del ratón con el objeto seleccionado, se acede a la Ventana de Acciones del Objeto y, pulsando sobre Descripción, se abre una ventana para introducir el texto que se desee. En el Diagrama quedará un icono con una D junto al objeto, para advertir que incluye Descripción. Nota. Cuando se guarda el diagrama en AuraPortal, las Descripciones introducidas aquí en cada objeto del diagrama formarán parte de los atributos del objeto en la ventana de modelización Colorear Objetos Pulsando el botón derecho del ratón se abre la 'Ventana de Acciones del objeto'. Al pulsar sobre la opción Fondo se abre la ventana de la imagen, con las opciones de coloración. Además, la Barra Superior de la ventana contiene los iconos Color del Trazo (para colorear el borde del objeto) y Color del Fondo (para colorear su fondo) Mover Objetos Para cambiar de ubicación un objeto en el lienzo basta con colocar el cursor sobre el objeto, pulsar y arrastrar hasta la posición deseada y soltar. También pueden utilizarse las flechas del teclado (Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha). Esta opción se utilizará normalmente en los casos de cercanía. Nota. En general, cuando se desee realizar ajustes finos, es aconsejable aumentar el tamaño de las páginas mediante las herramientas de la Barra Superior: Acercar vista, Tamaño Real (pone el zoom de la página al 100%), Alejar Vista, Ajustar Página (permite ver todo el tapiz), Ajustar Ancho (se ajusta para poder ver todo el ancho del tapiz) y Personalizar el zoom de página Copiar Objetos Para agregar un nuevo objeto al lienzo de características similares a alguno ya introducido, puede seleccionar el objeto y arrastrar manteniendo pulsada la tecla Ctrl. El sistema le otorgará al nuevo objeto un código diferente. Además, puede Cortar, Copiar y Pegar (iconos de la Barra Superior o CTRL+C, CTRL+V) o desde la Ventana de Acciones, por ejemplo para llevarlo a otra página del Diagrama. Para Cortar y Copiar debe estar el objeto seleccionado. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 14 de 34

15 Los Objetos Compuestos La notación BPMN contempla la posibilidad de que las Tareas Personales (TP) y los Subprocesos (SP) puedan llevar Eventos Incrustados. Concretamente Eventos Intermedios de Mensaje (EM), de Tiempo (ET) y Múltiple (EX). Para agregar un Objeto Compuesto a la página: 1. En primer lugar se agrega la Actividad (Tarea Personal o Subproceso) 2. Y a continuación se agrega el Evento (Evento Intermedio de Mensaje, Tiempo o Múltiple) sobre la Actividad. El Evento puede colocarse en la posición que más convenga de la periferia de la Actividad. - Para cambiar la posición del Evento en el objeto se utilizan las Flechas del Teclado. - Para desincrustar el Evento del objeto basta con seleccionarlo y eliminar. Nota. Ya que la sintaxis BPMN obliga a que las Tareas y Subprocesos con Eventos Incrustados deban representarse en el diagrama con dos salidas: por la Actividad y por el Evento, poder elegir la posición del evento en la tarea o subproceso puede ser importante para hacer más simple y comprensible la presentación del diagrama Las Conexiones Después de situar varios objetos en el lienzo y darles nombre, deben ser conectados entre sí, formando de esta manera los hilos de corriente que configuran los flujos. Los objetos pueden conectarse mediante Conexiones y Enlaces Conectar Objetos Para conectar dos objetos basta con: 1. Colocar el cursor sobre el punto de la periferia del objeto Origen del flujo (un cuadradito rojo indica que se está en un punto origen de conexión). 2. Pulsar y arrastrar hasta el objeto Destino (un cuadradito rojo indica que se está en un punto destino de conexión) y soltar. Una vez conectados, es común tener que realizar acciones con conjuntos de objetos a la vez (alinear objetos, mover varios a la vez, etc.). Se explica más adelante Mover una Línea de Conexión Como puede observarse en la figura anterior, estando seleccionada una línea de conexión, muestra en la línea un icono de forma fusiforme. Para mover una línea de conexión debe manipularse desde este icono desplazando el cursor por la página con el ratón pulsado. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 15 de 34

16 Nota. Con AuraPortal Helium Modeler, el recorrido de cada conexión entre objetos lo diseña el usuario como desee, de manera que nunca se interpondrá en el camino ni obstaculizará el buen entendimiento del diagrama Dar Nombre a una Línea de Conexión Las líneas de conexión también pueden llevar un texto que aclare la acción del flujo. Nota. Las líneas de conexión que son salidas de las compuertas de los tipos DX y DO, deben llevar obligatoriamente un nombre que indique el sentido del flujo. Para introducir un texto en una línea de conexión, con doble pulsación del Ratón sobre el icono de forma fusiforme de la línea, se abre un editor para escribir el texto. El mismo resultado se obtiene invocando la Ventana de Acciones del Objeto y seleccionando Editar. La Barra Superior de la ventana contiene las siguientes herramientas de texto: Tipo de Fuente y Tamaño, Negrita, Cursiva, Color de la Fuente y Alineación. Para Modificar el texto se utilizan los mismos procedimientos que para crearlo. Con doble pulsación se abre un editor. El mismo resultado se obtiene invocando la Ventana de Acciones del Objeto y seleccionando Editar. Modificar la ubicación del texto hay que arrastrar el cuadro que lo envuelve hasta donde se desea ubicar. El texto puede adaptarse 'tirando' de los puntos de las esquinas del cuadrado que lo envuelve. También puede rotarse el texto mediante el icono de rotación Enlaces Además de las conexiones dibujadas mediante los hilos de corriente explicados, los objetos pueden enlazarse en el diagrama mediante hipervínculos. Pueden darse dos casos: Enlace entre las Notaciones Comprimida y Desarrollada de un Subproceso. Los Subprocesos son conjuntos de Tareas y otros Objetos que pueden funcionar como una unidad operativa independiente, aunque integrada en el Proceso. Se llama notación comprimida de un Subproceso a un objeto que indica su código y nombre pero no muestra los objetos y conexiones de su contenido. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 16 de 34

17 Se llama notación desarrollada al conjunto de objetos y conexiones que, comenzando con un Evento de Inicio de Subproceso (IS) y terminando con uno o más Eventos de Fin (FN), forman el Diagrama que representa las acciones a ser ejecutadas en el Subproceso. La notación desarrollada se dibuja en otra parte del Diagrama, ya sea en la misma página del Proceso principal o, más frecuentemente, en otra página. Cada objeto que representa la Notación Comprimida de un Subproceso debe tener un link es decir, debe estar enlazado, al El Evento de Inicio de la Notación Desarrollada de dicho Subproceso. Para enlazar las dos notaciones, en el ejemplo de la imagen anterior se ha procedido de la siguiente forma: 1. Desde la Galería de Objetos se ha agregado a una página el objeto SP (Subproceso en Notación Comprimida), que ha quedado en el lienzo como SP Y también desde la Galería de Objetos, en otra página se ha agregado el objeto SP Desarrollado (Subproceso en Notación Desarrollada) sobre el que se han introducido las acciones que deben ser ejecutadas en el Subproceso, precedidas (como es obligado) por un Evento de Inicio de Subproceso (IS) y que finaliza con un Evento de Fin (FN) (también obligado). 3. Para que la corriente del Proceso fluya, se ha creado el enlace del objeto Subproceso SP.1 al Evento de Inicio IS.1. Para crear el enlace entre las dos notaciones, situándose en el Subproceso SP.1 y pulsando el botón derecho del ratón, se ha invocado la Ventana de Acciones del Objeto y se ha pulsado sobre Seleccionar IS. Aparecen todos los códigos IS que se hayan creado. Al seleccionar el códigos IS que le corresponde (en este ejemplo IS.1) queda enlazado mediante un Link. En la parte superior izquierda de la Notación Desarrollada se ubica un cuadrito con el signo menos. Pulsando sobre este icono se minimiza el objeto. Esta acción resulta muy práctica para despejar el lienzo cuando se están dibujando diagramas complejos. La Notación Comprimida lleva un cuadrito con el signo más. Al pulsarlo, se expande el objeto mostrando la Notación Desarrollada, resultando muy cómoda la revisión del Diagrama Enlace entre dos Objetos Los Eventos de Enlace permiten Enviar y Recibir respectivamente la corriente mediante un hipervínculo. Sustituyen en la práctica a una Línea de Conexión entre dos objetos, y se utilizan solo cuando los dos objetos a conectar se encuentran muy separados o cuando hay entre los dos objetos varias Líneas de Conexión que se cruzarían, pudiendo crear confusión en la comprensión del diagrama. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 17 de 34

18 En estos casos, para conectar mediante Link dos objetos, se colocan en el lienzo (siguiendo el procedimiento habitual) sendos Eventos de Enlace EL, uno conectado como salida del objeto origen y otro conectado como entrada al objeto destino, cada uno en el lugar o la página en la que se encuentre, tal como se ve en la siguiente imagen. Al colocarse en el Lienzo un EL quedará siempre como Evento de Enlace Origen con el icono mostrando la barrita vertical a la izquierda de la flecha, tal como se aprecia en la figura, EL.2. Para que un EL se comporte como Evento de Enlace Destino (en la figura, EL.3), pulsando el botón derecho del ratón con el objeto seleccionado, se acede a la 'Ventana de Acciones del Objeto' que ofrece dos funcionalidades: Enlace - Origen y Enlace - Destino. Por defecto está marcado Enlace - Origen. Al marcar Enlace - Destino el icono cambiará mostrando la barrita vertical a la derecha de la flecha, indicando que se trata del Destino del enlace. Por último, para realizar la conexión, desde el Evento de Enlace Origen, se pulsa el botón derecho del ratón que invoca la Ventana de Acciones del Objeto y se pulsa sobre Seleccionar Destino. Aparecerán todos los códigos de Eventos de Enlace Destino que se hayan creado para que se seleccione el que corresponde. En este ejemplo, EL.3. Nota. En general, para Deshacer y Rehacer cualquier movimiento puede utilizar los iconos Superior de la ventana. de la Barra También para Deshacer dispone de este icono en la Ventana de Acciones del Objeto y de las teclas o CTRL+Z Trabajar con Objetos Conectados Es común tener que realizar acciones con un conjunto de objetos a la vez (alinear objetos, mover varios a la vez, etc.). A continuación se explican las acciones que pueden ser realizadas Seleccionar Grupos de Objetos Para trabajar con un Grupo de Objetos éste debe estar seleccionado. Para seleccionar un grupo de objetos se dispone de dos métodos: 1. Colocando el cursor fuera del grupo y arrastrando hasta envolver los objetos a seleccionar. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 18 de 34

19 2. Seleccionando uno de los objetos y, a continuación, con la tecla Ctrl pulsada, se van pulsando todos los demás objetos que se desee seleccionar como grupo. En caso de querer deseleccionar un objeto seleccionado por estar dentro del recuadro envolvente, basta con pulsar sobre el objeto a ser excluido mientras se mantiene pulsada la tecla Ctrl. Se reconoce que un Grupo de Objetos está seleccionado porque cada uno de los objetos que lo compone queda enmarcado en rojo Mover Grupos de Objetos Para mover un grupo de objetos a la vez, se selecciona el grupo mediante alguno de los procedimientos descritos en el punto anterior y se arrastra como si se tratara de un solo objeto Copiar Grupos de Objetos Para copiar un grupo de objetos a la vez, se selecciona el grupo mediante el procedimiento descrito en el punto anterior y se actúa de la misma forma que si se tratara de un solo objeto Alinear Grupos de Objetos Para mejorar la estética y la comprensión del diagrama, es aconsejable que los objetos estén alineados. Para hacer la alineación debe utilizarse uno de los objetos como referencia. Se dispone de dos métodos: 1. Se selecciona el objeto que esté en la posición correcta y, a continuación, con la tecla Ctrl pulsada, se va pulsando sobre todos los objetos que se desee alinear. La alineación se produce tomando como referencia el primer objeto seleccionado. 2. Se coloca el cursor fuera del grupo y se arrastra hasta envolver los objetos a alinear. El sistema coge como referencia para la alineación el objeto que se ha insertado antes en el diagrama. La operativa es la siguiente: se seleccionan los objetos mediante alguno de estos dos métodos y se pulsa sobre uno de los iconos de la Barra Intermedia que se encuentra entre las dos zonas, y que permite: Alinear al Centro Horizontalmente, a la Izquierda, a la Derecha, a la parte Superior y a la parte Inferior, así como, Igualar la Altura de los objetos, el Ancho y el Tamaño. También se pueden distribuir Horizontalmente y Verticalmente. En caso de querer deseleccionar un objeto seleccionado por estar dentro del recuadro envolvente, basta con pulsar sobre el objeto a ser excluido mientras se mantiene pulsada la tecla Ctrl. Nota. Dominar la utilización de estos iconos facilita mucho el trabajo de diagramar, por lo que es recomendable familiarizarse con estas acciones colocando en la página varios objetos y pulsando los iconos para ver su comportamiento. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 19 de 34

20 3. SINTAXIS En este capítulo se expone la forma correcta en que deben quedar los objetos que componen el diagrama, aplicando las funciones explicadas en el capítulo anterior Sobre las Tareas 1. Las Tareas Personales (código TP) son las que son ejecutadas por personas usuarias del sistema. 2. Las Tareas de Sistema (código TS) son las que son ejecutadas directamente por el sistema, sin la intervención de personas. 3. Las Tareas TP y TS pueden tener varias Entradas (al menos una) pero una única Salida de corriente. 4. Las Tareas TC (Tareas de Compensación) solo tiene una entrada, siempre proveniente de una TPC (Tarea Dentro de una Transacción). No tienen Salidas. 5. Todas las Tareas con Evento Incrustado pueden tener varias Entradas (al menos una), y deben tener una (solo una) Salida por el Evento y, además, pueden tener (o no) una Salida (solo una) directa de la tarea Sobre los Subprocesos (Notación Comprimida) 1. Cada Subproceso (SP en su Notación Comprimida) debe tener un Hipervínculo que lo ligue al Evento de Inicio IS del Subproceso en Notación Desarrollada. 2. Los Subprocesos SP pueden tener varias Entradas (al menos una) pero una única Salida de corriente. 3. Los Subprocesos SC (Subprocesos de Compensación) solo tienen una entrada, y siempre proveniente de una TPC. No tienen Salidas. 4. Todos los Subprocesos con Evento Incrustado (en su Notación Comprimida) pueden tener varias Entradas (al menos una), y deben tener una (solo una) Salida por el Evento y, además, pueden tener (o no) una Salida (solo una) directa del Subproceso Sobre los Eventos 1. Todo Diagrama siempre comienza con un Evento de Inicio, ya sea por Mensaje, por Tiempo o Múltiple. 2. Este Evento de Inicio es único, no puede haber más de uno. 3. Cada Subproceso en su Notación Desarrollada también debe tener un único Evento de Inicio de Subproceso. 4. Tanto el Evento de Inicio del Proceso como los de los Subprocesos desarrollados, no pueden tener Entradas (ya que representan inicios) y deben tener una (solo una) Salida. 5. Tanto el Proceso como los Subprocesos desarrollados pueden tener más de un Evento de Fin de Proceso o Subproceso. Nota. El hecho que en el Diagrama indique que el Proceso (o Subproceso) tiene más de un Evento de Fin de Proceso o Subproceso debe interpretarse como que puede terminar en diferentes momentos, mediante corrientes alternativas en función de la evolución del proceso. Cuando se alcanza un Evento de Fin de Proceso, el Proceso es terminado y todos los Objetos en ejecución o pendientes son inmediatamente cancelados, incluyendo los otros Eventos de Fin de Proceso. Lo mismo es aplicable a los Subprocesos. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 20 de 34

21 6. Tanto el Evento de Fin del Proceso como los de los Subprocesos desarrollados, no pueden tener Salidas, pero pueden varias Entradas. 7. Los Eventos Intermedios (EM, ET, EL y EX) pueden tener una o más Entradas pero una única Salida. 8. El Evento de Fin de Corriente (FC) determina la detención definitiva de la corriente de ese hilo pero no detiene la corriente en los demás hilos del Proceso o Subproceso. Este Evento puede tener varias Entradas pero ninguna Salida. 9. Cada Evento Enlace (EL) ha de tener su pareja. Si se trata de un Evento Enlace Origen ha de tener una Entrada y ninguna Salida. También ha de tener un Link con el Evento Enlace Destino. Si se trata de un Evento Enlace Destino ha de tener una Salida y ninguna Entrada Sobre las Compuertas 1. Las Compuertas Divergentes (DX, DO y DA) deben tener una única Entrada y, al menos dos Salidas. Cuando se prevén varias Entradas a la misma compuerta, estas deben concentrarse previamente mediante un Colector (CL). 2. Las Compuertas Convergentes (CX, CO, CA y CL) deben tener una única Salida y, al menos, dos Entradas. 3. Las Salidas de las compuertas DX y DO, han de llevar Nombre. 4. EJEMPLO DE DIAGRAMACIÓN Aquí se muestra un Proceso Ejemplar llamado Aprobación de Inversión en Obra. Dado el carácter pedagógico de este ejemplo, se ha concebido un Modelo que resulte sencillo de entender y que al mismo tiempo contenga una variedad de ingredientes. Así pues, en el Modelo de este ejemplo se pueden ver Tareas Personales y de Sistema, Subprocesos, Eventos de Mensaje y de Tiempo, Compuertas, Puntos de Control, etc. El desarrollo de este ejemplo se realiza en dos partes: 1. Planteamiento del Proceso 2. Resolución del Ejemplo 4.1. Planteamiento del Ejemplo En una determinada empresa constructora, cada uno de los Jefes de Obra (es decir un empleado que tiene asignado este Rol), cuando quiere obtener la aprobación para una Inversión extraordinaria (no aprobada previamente) en su Obra, debe cumplimentar un Formulario apropiado para este propósito que contenga la información sobre la inversión solicitada. Al rellenar este Formulario, de nombre Petición de Aprobación de Inversión en Obra, se debe generar un Mensaje que debe iniciar el Proceso de Aprobación de Inversión en Obra. Una vez iniciado el Proceso, debe aparecer, en la cola de tareas pendientes del Jefe de Grupo de la Obra en cuestión, una Tarea Personal de nombre Revisión para 1ª Aprobación. Cuando éste la abra, examinará los datos que provienen del Mensaje de Inicio. Cuando haya tomado su decisión de aprobar o no la inversión, debe indicar en un Formulario en donde anota dicha decisión. Luego terminará la Tarea y la corriente del Proceso llegará a una Compuerta de 1ª Aprobación? AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 21 de 34

22 1. Si la inversión no ha sido Aprobada, la Compuerta debe dirigir la corriente a una Tarea de Sistema (tarea realizada automáticamente por el sistema sin intervención humana) llamada Informa de No Aprobación y el Proceso termina. Esta Tarea de Sistema envía al destinatario (Jefe de Obra) un mensaje interno notificándole que su solicitud de inversión no ha sido aprobada. 2. Si por el contrario la Inversión sí ha sido aprobada por el Jefe de Grupo, la corriente debe llegar a la Compuerta Requiere 2ª Aprobación?. Esta Compuerta Divergente decide si la inversión que ya ha sido aprobada por el Jefe de Grupo requiere una segunda aprobación por el Jefe de División. Para tomar la decisión, la Compuerta debe tener en cuenta dos criterios, tal como fueron definidos en la correspondiente Regla de Negocio: Por una parte el Importe de la Inversión y por otra la Calificación de Riesgo otorgada al país donde se invierte Si no es necesaria la segunda aprobación la corriente debe pasar por una Tarea de Sistema Creación de Documento de Aprobación cuya función es crear de forma automática el Documento de Aprobación de la Inversión (firmado electrónicamente por el aprobador). A continuación debe pasar por un Punto de Control P1.K (que se encarga de tomar nota del momento en que la corriente ha pasado por allí de cara a extraer datos para la Monitorización). A continuación la corriente debe hacer llegar al Jefe de Obra la Tarea Personal Notificación de Aprobación que, con el Documento de Aprobación de la Inversión debidamente firmado, procederá a realizar las acciones propias para la inversión, según otros procesos de la empresa. Por último la corriente debe dirigirse a un Subproceso llamado Cuenta de Inversión que se ejecuta en el departamento de contabilidad y consiste en abrir la cuenta en la que se manejan los fondos de la inversión aprobada Si se requiere la segunda aprobación la corriente debe llegar a un Evento de Tiempo Solo Lunes y Jueves de 10:00 a 12:00. Este Evento debe detener el Proceso hasta que el día actual sea Lunes o Jueves y la hora esté entre las 10:00 y las 12:00. Cuando esto se cumple, el Evento deja pasar la corriente. Nota. La razón por la que se inserta este Evento de Tiempo es que el Jefe de División solo dedica, para revisar peticiones de aprobaciones, los Lunes y los Jueves de 10:00 a 12:00. Por tanto no es deseable que las Tareas de revisión mencionadas aparezcan en su cola de workflow con anterioridad a estos períodos, ya que permanecerían en dicha cola sin ser abiertas por su ejecutor hasta la llegada del momento estipulado y esta permanencia de las Tareas en su cola sería anómala pues la Monitorización del Proceso podría dar a entender que el Jefe de División no está atendiendo diligentemente su workflow, lo cual no sería cierto. Además, desvirtuaría las estadísticas referentes a cargas de trabajo y asignación óptima de recursos. Cuando se cumple el tiempo especificado en el Evento de Tiempo la corriente debe pasar a una Tarea Personal Revisión para 2ª Aprobación. En esta Tarea el Jefe de División examinará el expediente de la solicitud de inversión ya aprobada por el Jefe de Grupo y decidirá aprobarlo o no. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 22 de 34

23 A partir de aquí, la corriente del proceso debe seguir el curso adecuado en función de dicha decisión, tal como se ha descrito más arriba Resolución del Ejemplo Hay muchas formas de resolver esta problemática. A continuación se muestra una de ellas: Diagrama del Proceso Ejemplo una vez ha sido confeccionado. Notación desarrollada del Subproceso Cuenta de Inversión En su conjunto, el Diagrama expresa lo que pretende el Modelo de esta Clase de Proceso, es decir: AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 23 de 34

24 Permitir la realización de una solicitud de aprobación para una inversión en cualquier Obra de la empresa. Llevar a 1ª Aprobación dicha solicitud. Comprobar si se requiere una 2ª Aprobación en función de lo establecido por las Reglas de Negocio. Ajustar los tiempos parciales de ejecución del Proceso mediante paradas que eviten la generación de colas engañosas de Tareas. Que el sistema envíe automáticamente a los destinatarios los Mensajes que indican si la solicitud ha sido aprobada o no. Crear de forma automática el Documento de Aprobación de la Inversión, firmado electrónicamente por el aprobador. Ejecutar Subprocesos con las Tareas de apertura de cuenta de inversión. Establecer, mediante Puntos de Control, los Lapsos que han de ser medidos para detectar cuellos de botella y optimizar el reparto de cargas de trabajo. 5. CONVERTIBILIDAD ENTRE FORMATOS Las versiones de AuraPortal Helium Modeler Integrado en AuraPortal y Standalone son convertibles entre sí. Se puede por ejemplo crear un diagrama desde dentro de AuraPortal, exportarlo al disco local, abrirlo con el Aura- Portal Helium Modeler Standalone, modificarlo o ampliarlo y luego importarlo de nuevo desde AuraPortal. Desde dentro de AuraPortal bastará con Guardar el diagrama para que el sistema cree automáticamente los objetos y los deje listos para recibir sus atributos y así convertir el modelo en un proceso ejecutable. También se puede crear un diagrama completo con AuraPortal Helium Modeler Standalone y luego importarlo a AuraPortal. En este caso, se crea una Clase de Proceso nueva en AuraPortal y se Importa el archivo creado con AuraPortal Helium Modeler Standalone. En general, existen las siguientes posibilidades. 1. Exportar un diagrama desde AuraPortal 2. Modificar un diagrama con AuraPortal Helium Modeler Standalone 3. Crear un diagrama con AuraPortal Helium Modeler Standalone 4. Importar un diagrama en AuraPortal Exportar un Diagrama desde AuraPortal Para exportar un diagrama desde AuraPortal, acceder a la ventana de configuración de la Clase de Proceso que se desea exportar y, en la Ventana de Modelización de Clases de Proceso, pulsar sobre el botón Exportar. Aparece una ventana para Abrir o Guardar el archivo del diagrama, de nombre BPM_XX_X.bpmn. Pulsar Guardar para guardarlo en el disco local. Ahora, ese archivo puede abrirse desde AuraPortal Helium Modeler Standalone Modificar un Diagrama con AuraPortal Helium Modeler Standalone Para modificar un diagrama AuraPortal Helium Modeler Standalone, hay que pulsar sobre Abrir diagrama de la barra de herramientas, buscar la carpeta donde se encuentra el fichero que se exportó y seleccionarlo. Al hacerlo se cargará el diagrama exportado previamente desde AuraPortal. Ahora se puede modificar y/o completar el diagrama. Una vez realizados los cambios, para guardarlos en el archivo local, pulsar la opción Guardar Diagrama de la barra de acciones. Este archivo podrá ser importado posteriormente en AuraPortal, tal como se explica más adelante en este documento. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 24 de 34

25 5.3. Crear un Diagrama con AuraPortal Helium Modeler Standalone Para crear y guardar un diagrama con AuraPortal Helium Modeler Standalone acceder al mismo siguiendo las instrucciones del apartado anterior. Una vez abierto el lienzo se puede crear el modelo sin necesidad de estar conectado a la instalación de AuraPortal. Posteriormente, el archivo creado, podrá ser importado en AuraPortal para configurar los objetos que constituyen el modelo Importar un Diagrama en AuraPortal Para importar un diagrama de una Clase de Proceso en AuraPortal, dirigirse a 'Estructura - Procesos - Árbol y Clases', y pulsar el botón Importar situado en la barra de acciones de la pestaña 'Crear/Editar Clases'. Ver imagen a continuación. Se abre la siguiente ventana. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 25 de 34

26 Pulsar sobre el Ojo de la opción Importar sólo el Diagrama y elegir la Clase de Proceso (esta Clase de Proceso ha de haber sido creada anteriormente) que debe recibir (importar) el diagrama. Aparecerá el siguiente aviso, informando de que se sustituirá el diagrama que tenga la Clase de Proceso seleccionada. Marcar la casilla de confirmación y luego pulsar sobre Importar Diagrama. El diagrama se importará y quedará asociado a esta Clase de Proceso. Para que los objetos del Diagrama recién importado se creen en la Clase de Proceso, proceder de la siguiente manera: 1. Disponer del BPM Helium Modeler de AuraPortal (versión Integrado) instalado en el ordenador. Esta instalación es necesaria para trabajar con el BPMS de AuraPortal. 2. Abrir el Diagrama de la Clase de Proceso a la que se acaba de importar. Aparecerá el Diagrama que se importó desde AuraPortal Helium Modeler Standalone. 3. Una vez abierto, sin cambiar nada en el Diagrama, pulsar sobre el botón Guardar Diagrama, y automáticamente se crearán todos los objetos en la estructura de la Clase de Proceso y quedarán listos para ser configurados sus atributos. 6. ANEXO. GALERÍA DE OBJETOS BPMN Muestra las formas gráficas de los objetos que se utilizan en la Modelización siguiendo el standard BPMN en la versión mejorada de AuraPortal. El Standard BPMN (Business Process Modeling Notation), desarrollado inicialmente por el consorcio BPMI e integrado posteriormente en el grupo OMG es un sistema gráfico de Modelización de Procesos que representa la culminación de los trabajos de consolidación de las mejores ideas aportadas por otros estándares anteriores, algunos de los cuales todavía son usados actualmente, si bien han sido superados por el BPMN. Ejemplos de estándares que han sido analizados y revisados como base de partida para el desarrollo del BPMN son: UML Activity Diagram, UML EDOC Business Processes, IDEF, ebxml BPSS, Activity-Decision Flor (ADF) Diagram, RosettaNet, LOVeM y Event-Process Chains (EPCs). El éxito del BPMN, ya en sus primeros años de existencia ha sido tal, que se ha convertido rápidamente en el Standard hegemónico en el mundo de la Modelización de Procesos de Negocio hasta el punto de que las principales casas que ofrecen herramientas de gestión por procesos están dirigiendo sus esfuerzos a la readaptación de la modelización de sus productos siguiendo dicho Standard. En este aspecto, AuraPortal cuenta con la ventaja de que ha sido diseñado desde el principio basándose en BPMN, con algunas adiciones de desarrollo propio (por ejemplo, los Colectores y los Puntos de Control) que cubren algunas carencias del Standard y aumentan significativamente su potencia. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 26 de 34

27 Por otro lado, dado que AuraPortal realiza la programación interna de los Procesos de manera automática mientras éstos se modelizan, sin que sea necesario añadir ni una sola línea de programación manual, algunas directrices sobre la correcta modelización han de seguirse para garantizar que la programación automática genere los procesos de forma que su ejecución sea perfecta. Para cubrir esta garantía, el sistema realiza comprobaciones de sintaxis sobre los dibujos que se realizan y por tanto cuando un diagrama ha superado la prueba de sintaxis (comprobación realizada automáticamente por el sistema) el modelo se convertirá en ejecutable sin problemas. En esencia, el BPMN se compone de varios conjuntos de elementos que abarcan la representación, tanto de los Objetos del flujo y sus conexiones como los instrumentos de ayuda que son las Bandas (Swimlanes) y los Artefactos. Los Objetos se dividen en tres categorías: Actividades, Eventos y Compuertas. A su vez, las Actividades se dividen en Tareas y Subprocesos. Por tanto, en definitiva se contemplan los siguientes objetos. Tareas. Realizan las actividades del Proceso. Pueden ser Personales y de Sistema. Subprocesos. Son conjuntos de Tareas y otros Objetos que pueden funcionar como una unidad operativa independiente, aunque integrada en el Proceso. Eventos. Se encargan de controlar los arranques y paradas de las corrientes del Proceso en los hilos en los que están situados. Compuertas. Redirigen las corrientes entre los hilos del Proceso según su configuración y condiciones. A.1. Tareas Las Tareas realizan las actividades del Proceso, bien mediante intervención humana (Tareas Personales) o por el sistema (Tareas de Sistema). Una Tarea puede tener varias conexiones de entrada pero solo una de salida, excepto las Tareas con Evento Incrustado que pueden tener dos salidas: Una, la normal de la Tarea (no siempre requerida) y la otra desde el Evento incrustado (esta última, obligatoria). SÍMBOLO FUNCIÓN Simples TP.33 Tarea Personal Tarea ejecutada por un Usuario del Sistema. Hay tres tipos de ejecutores: Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuarios Invitados. Código: TP TS Tarea de Sistema Tarea realizada por el sistema. Hay una Tarea de Sistema por cada función a realizar (Enviar una Notificación a uno o varios destinatarios, Iniciar un Proceso, Ejecutar un Procedimiento Almacenado, etc.). Código: TS TC.37 TPC.47 Tarea de Compensación Tarea personal que compensa o cancela los efectos de la Tarea con Evento de Compensación (TPC) a la que está asociada dentro de una Transacción. (Las Transacciones son siempre Subprocesos de código SPC). La Tarea de Compensación solo se activa cuando la Tarea con Evento de Compensación incrustado (TPC) ha sido terminada con éxito y sin embargo la Transacción a la que pertenece no se puede completar y ha de cancelarse, con lo que hay que volver atrás (compensar) las acciones ya realizadas en la Tarea TPC. Código: TC AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 27 de 34

28 Con Evento Incrustado TPM Tarea con Evento de Mensaje Incrustado Lleva incrustado un Evento de Mensaje. Si llega el Mensaje antes de que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda abortada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento de Mensaje incrustado. Código: TPM TPT TPX.61 TPC.47 TC.37 Tarea con Evento de Tiempo Incrustado Lleva incrustado un Evento de Tiempo. Si el Tiempo previsto llega antes de que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda abortada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento de Tiempo incrustado. Código: TPT Tarea con Evento Múltiple Incrustado Lleva incrustado un Evento Múltiple (combinación de Eventos de Mensaje y de Tiempo). Si se cumple uno de los Eventos antes de que el ejecutor de la Tarea la termine, ésta queda abortada y la corriente del Proceso sigue por la salida del Evento Múltiple incrustado. Código: TPX Tarea con Evento de Compensación Incrustado Esta Tarea, que necesariamente ha de figurar dentro de una Transacción, es decir, en la notación desarrollada de un Subproceso SPC, lleva incrustado un Evento de Compensación que está asociado a una Tarea de Compensación (TC). Si, una vez terminada con éxito la Tarea con Evento de Compensación incrustado (TPC), la Transacción no se puede completar, el sistema activa la Tarea de Compensación (TC) asociada para compensar (cancelar o retroceder) las acciones ya realizadas en la Tarea con Evento de Compensación (TPC) a la que está asociada. Código: TPC A.2. Subprocesos Todos los Subprocesos en Notación Comprimida han de contener un hipervínculo que enlace cada uno de ellos con el Evento de Inicio de su Notación Desarrollada correspondiente. La Notación Desarrollada, que se ha de dibujar en otra parte del Diagrama, muestra el detalle de los objetos y conexiones del Subproceso. SÍMBOLO FUNCIÓN Simples SP Subproceso Conjunto de Objetos (Tareas, Otros Subprocesos, Eventos y Compuertas), que constituyen una unidad operativa independiente dentro del Proceso. Código: SP AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 28 de 34

29 SC TPC.47 Subproceso de Compensación Subproceso que compensa los efectos de la Tarea con Evento de Compensación incrustado (TPC) a la que está asociado en una Transacción. Solo se activa cuando la Tarea con Evento Compensación incrustado (TPC) ha sido terminada con éxito y sin embargo la Transacción (es decir el Subproceso SC) a la que pertenece no se puede completar y ha de cancelarse, con lo que hay que volver atrás (compensar) mediante este Subproceso de Compensación las acciones realizadas mediante la Tarea TPC. Código: SC Con Evento Incrustado SPM Subproceso con Evento de Mensaje Incrustado Si llega el Mensaje definido en el Evento incrustado antes de que Subproceso finalice de forma natural, se fuerza la terminación inmediata del mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Mensaje incrustado. La notación Desarrollada del Subproceso ha de diseñarse de manera que contenga la lógica necesaria para que se cumpla la mecánica descrita aquí. Código: SPM SPT SPX SPC Subproceso con Evento de Tiempo Incrustado Si se cumple el tiempo definido en el Evento incrustado antes de que Subproceso finalice de forma natural, se fuerza la terminación inmediata del mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Tiempo incrustado. La notación Desarrollada del Subproceso ha de diseñarse de manera que contenga la lógica necesaria para que se cumpla la mecánica descrita aquí. Código: SPT Subproceso con Evento Múltiple Incrustado Lleva incrustado un Evento Múltiple que combina Eventos de Mensaje y de Tiempo. Su funcionamiento es el mismo descrito más arriba para los Eventos sueltos de Mensaje y de Tiempo incrustados. Código: SPX Transacción Este Subproceso, que siempre lleva incrustado un Evento de Compensación, comprende los Objetos y Conexiones que configuran una Transacción. Si ésta no puede completarse con éxito, hay que realizar las compensaciones oportunas y activar la salida por el Evento de Compensación incrustado. Código: SPC NOTA. La notación desarrollada de este Subproceso ha de construirse adecuadamente para que las compensaciones tengan lugar. A.3. Eventos Los Eventos controlan los arranques y detenciones de las corrientes en los Procesos. Los Eventos de Inicio inician los Procesos o Subprocesos. (No tienen conexión de entrada y solo una de salida). Los Eventos Intermedios detienen la corriente en su posición hasta que se cumplan las condiciones establecidas al definir los atributos de los mismos. (Pueden tener varias conexiones de entrada pero solo una de salida). Los Eventos de Fin, terminan Procesos, Subprocesos o detienen las Corrientes de hilos particulares dentro de los Procesos y Subprocesos. Pueden tener varias conexiones de entrada pero ninguna de salida. Un Proceso o Subproceso puede contener varios Eventos de Fin y varios Eventos Intermedios. Pero solo puede contener un Evento de Inicio. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 29 de 34

30 SÍMBOLO FUNCIÓN Inicio Evento de Inicio por Mensaje Inicia el Proceso al recibirse el Mensaje editado con el Formulario que se especifica en los atributos de este Evento o bien por una Tarea de Sistema de Inicio de Proceso. Código: IM (Invisible) Evento de Inicio por Tiempo Inicia el Proceso al cumplirse el tiempo (cualquier forma de definición: Día del mes, de la semana, fecha, hora, minuto, etc.) indicado en las condiciones especificadas para este Evento. Código: IT (Invisible). Evento de Inicio Múltiple Contiene cualquier combinación de Eventos de Mensaje y Tiempo. Inicia el Proceso cuando se cumplen las condiciones especificadas para uno de los Eventos que contiene. Código: IX (Invisible) IS.60 Evento de Inicio de Subproceso Evento de Inicio dentro de la Notación Desarrollada de un Subproceso. Se activa como hipervínculo de su correspondiente Notación Comprimida cuando la corriente del Proceso principal alcanza esta última. Código: IS Intermedios EM Evento Intermedio de Mensaje Detiene la corriente hasta que se reciba el Mensaje editado con el Formulario que se ha especificado para este Evento o mediante una Tarea de Sistema de activación de Mensaje, generalmente desde otro Proceso. Código: EM ET Evento Intermedio de Tiempo Detiene la corriente de su hilo hasta que se cumpla el tiempo que se ha especificado para este Evento. Código: ET EX Evento Intermedio Múltiple Contiene una combinación de Eventos de Mensaje y Tiempo. Detiene la corriente en su hilo hasta que se cumpla uno de los Eventos. Código: EX EL Evento de Enlace (Link) Envía o recibe la corriente hacia o desde otro Enlace con el que mantiene un hipervínculo. Código: EL AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 30 de 34

31 Fin FC.32 Evento de Fin de Corriente Indica el Fin de una Corriente de un Proceso o de un Subproceso. Cuando se alcanza este Evento, la corriente de este hilo queda detenida definitivamente pero las corrientes de los demás hilos siguen su curso. Código: FC FN.73 Evento de Fin de Proceso o Subproceso Si el evento está situado dentro del Proceso general fuerza la terminación completa del mismo y la cancelación definitiva de todos los objetos, incluidas las Tareas inconclusas y los Subprocesos que contiene. Si este evento se encuentra dentro de la notación desarrollada de un Subproceso, éste queda terminado y sus objetos cancelados. Sin embargo, el Proceso general que contiene el Subproceso sigue activo hasta alcanzar su propio Fin de Proceso. Código: FN Otros Punto de Control Toma muestras (de Tiempo y otras) en el momento en que pasa por él la corriente. Se utilizan en la Monitorización. Código: K A.4. Compuertas Las Compuertas redirigen las corrientes del Proceso desviándolas a unos u otros hilos. Las Compuertas Divergentes (solo admiten una Entrada), redirigen la corriente de su hilo de Entrada a uno varios de sus hilos de Salida. Las Compuertas Convergentes (solo admiten una Salida), agrupan todas o algunas de las corrientes de sus hilos de Entrada en su único hilo de Salida. SÍMBOLO FUNCIÓN Divergentes Compuerta Divergente Exclusiva (XOR) Tiene una Entrada y varias Salidas. Las Salidas han de estar numeradas para establecer el orden en el que han de ser examinadas, ya que la primera que cumpla las condiciones establecidas será la que conduzca la corriente del Proceso. Las demás Salidas serán inhabilitadas. Código: DX Compuerta Divergente Inclusiva (OR) Tiene una Entrada y varias Salidas de las cuales una o varias serán válidas. Las Salidas válidas generarán corrientes paralelas en sus respectivos hilos y los demás hilos serán deshabilitados (no contendrán corriente). Código: DO Compuerta Divergente Paralela (AND) Tiene una Entrada y varias Salidas siendo todas ellas válidas. Cada Salida generará corriente paralela en su respectivo hilo. Código: DA AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 31 de 34

32 Convergentes Compuerta Convergente Exclusiva (XOR) Tiene varias Entradas y una Salida. Cuando se produce la primera Entrada conduce la corriente a la Salida y las demás Entradas quedan invalidadas. Código: CX Compuerta Convergente Inclusiva (OR) Tiene varias Entradas y una Salida. La Compuerta, que conoce cuales de los hilos de Entrada llevan corriente y cuales no, (depende de lo ocurrido en el Proceso aguas arriba), espera a que lleguen todas las que llevan corriente para permitir la única Salida. Código: CO Compuerta Convergente Paralela (AND) Tiene varias Entradas y una Salida. Todas las Entradas han de ser de hilos con corriente pues la Compuerta esperará a que se hayan producido todas las Entradas para permitir la única Salida. Código: CA Colector (OR) Esta Compuerta está siempre abierta. Su misión es redirigir cualquier Entrada a su única Salida en el momento en que pasa por ella la corriente. Su uso es necesario para unificar hilos en los Objetos que solo acepta una Entrada (como sucede con las Compuertas Divergentes DX y DO). Código: CL A.5. Compuertas (Notación Especial) Esta notación es aplicable a todas las Compuertas cuando el número de Salidas en las Divergentes o de Entradas en las Convergentes es mayor que 3. Como se aprecia en la figura pueden utilizarse hasta 7 Entradas/Salidas y, desde cada una de ellas, pueden Entrar/Salir todos los hilos de corriente que se desee. Los círculos se han incluido para significar cualquier objeto, Tarea, Subproceso, Evento o Compuerta. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 32 de 34

33 A.6. Artefactos Los Artefactos son elementos complementarios que ayudan a mejorar la comprensión del Diagrama. Su función es ilustrativa y no ejecutiva, por tanto el Motor no los tiene en cuenta al ejecutar los Procesos. SÍMBOLO FUNCIÓN Reglas de Negocio Permite insertar los iconos representativos de las Reglas de cualquier naturaleza (Textual, Asignación, Cálculo e Inferencia). No tiene influencia en la ejecución del Proceso. Título Se utiliza para identificar el Proceso. Incluye automáticamente la fecha en la que se ha agregado al Lienzo como fecha de creación del proceso. Tanto el título como la fecha pueden ser eliminados, si no interesa que aparezcan. Adaptador Conecta con aplicaciones externas ERP, CRM, etc. para leer, importar o exportar información desde el Proceso. Las conexiones con este Objeto se muestran mediante líneas de trazos. Anotación Texto explicativo en semi-cuadro con puntero. Se puede conectar a otro Objeto por el extremo del puntero. Contorno Se usa para delimitar un Subproceso en su Notación Desarrollada o un fragmento del Proceso que se desea identificar. Puede conectarse a otros Objetos si se desea. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 33 de 34

34 Texto en Cuadro Texto que aparece dentro de un cuadro con fondo sólido del color deseado. La anchura del cuadro se elige y la altura se adapta automáticamente al tamaño del texto contenido. Puede conectarse a otros objetos si se desea. Texto en Post-it Texto que se muestra como si se tratase de una nota post-it. Las dimensiones del cuadro se regulan a voluntad. Puede conectarse a otros ojetos si se desea. Texto Libre Permite la inserción de texto libre en el Modelo. Como en los demás textos de los Artefactos, tanto el tipo de letra como su tamaño y atributos pueden cambiarse. No puede conectarse con otros Objetos. AURAPORTAL HELIUM MODELER Página 34 de 34