Modelando procesos ocesos e : j e em e pl m o pl s

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1 Modelando procesos: ejemplos Modelamiento de procesos con Modelamiento de procesos con BizAgi

2 Caso de aplicación Tema: proceso de requerimiento de suministros yútiles de oficina. Descripción del proceso: El proceso inicia cuando un empleado de la institución envía un requerimiento de suministros. Una vez que se registra la solicitud, el requerimiento es recibido por el jefe inmediato superior del empleado que efectúa la solicitud. El jefe puede aprobar la solicitud o solicitar cambios o aclaraciones o simplemente rechazar la solicitud. Si se rechaza la solicitud, el proceso termina. Si se solicita algún cambio, la solicitud retorna al empleado que realizó el pedido quien revisará las observaciones de su jefe.

3 Caso de aplicación Si la solicitud es aprobada, se enviará al departamento de compras o logística qeseencargará que encargará de los presupuestos y la selección de un vendedor. Si el vendedor d tiene alguna restricción ió en el sistema, el departamento t de compras deberá seleccionar un vendedor distinto. Luego de que se seleccione un vendedor y se confirme, el sistema generará y enviará una orden de compra y esperará a que el producto sea recibido con su correspondiente factura. En cualquier caso, el sistema enviará una notificación ió al empleado que solicitó itó la compra con los datos del resultado de la misma. En cualquiera de los casos (aprobación, rechazo o solicitud de cambio) el sistema enviará una notificación al usuario.

4 Objetivo y alcance del proceso El proceso se centra en el control de los requerimientos erimientos de suministros que efectúan los empleados. Alcance: Inicia: con el requerimiento. Termina: con el despacho o entrega. Los presupuestos y la selección del vendedor serán incluidos en un subproceso.

5 Ingreso a BizAgi

6

7 Creando

8 Nuevo proceso

9 Nombre del proceso

10 Pantalla inicial del modelador

11 Creando lanes y fases

12 Modelando el proceso Si se grabara el modelo tal Si se grabara el modelo tal como está, Qué mensajes aparecerían?

13 Modelando el proceso El evento de inicio DEBE tener al menos una transición de salida de tipo secuencia de flujo. Las compuertas (gateways) deben tener transiciones de salida.

14 Modelando el proceso

15 Modelando el proceso

16 Modelando el proceso El generar la orden de compra implica invocar a un servicio web que puede tomar un tiempo por lo que es una tarea asíncrona.

17 Tareas asíncronas Las actividades asíncronas son actividades automáticas que están diseñadas para llamar a it interfaces externas. Et Estas it interfaces se usan para la integración con otros sistemas existentes en la organización. Script tasks (tareas script): Son tareas automáticas en que un script (un código de programa) es ejecutado por un servidor. No tiene intervención humana.

18 Script tasks Modificamos las tareas de notificación a Script Tasks para que se entienda que tras de ella no hay una interface (una pantalla) sino una actividad id d automática que será ejecutada por el sistema.

19 Link events (eventos de enlace) Transformamos los eventos de Productos recibidos e eventos de enlace. Los eventos de enlace son un mecanismo para conectar dos secciones de un proceso. Se pueden usar también para tareas repetitivas (loops) y para evitar secuencias de flujo muy largas. Para enlazarlos ambos deben tener el mismo nombre.

20 Creación de un Sub-Proceso La actividad de Solicitar presupuestos y seleccionar la transformamos en un Sub-Proceso.

21 Tipos de Sub-Procesos

22 Colocamos un nombre al Sub- Proceso

23 Ingresamos a armar el Sub- Proceso

24 El Sub-Proceso La verificación del vendedor también será una tarea asíncrona que se debe configurar de la misma forma que la tarea de generación de la orden de compra.

25 Modificando las propiedades de las tareas Actividad Texto de ayuda Duración Registrar la solicitud de suministros Aprobar la solicitud Registrar la información de la solicitud Aprobar la solicitud de los suministros 2 días 3 días Recibir productos Marcar los productos como recibidos y registrar factura 2 días Procesar factura Realizar el proceso interno para que 5 días la factura sea pagada Solicitar proformas Solicitar proformas y analizarlas 3 días Seleccionar un vendedor Seleccionar un vendedor 3 días

26 Añadiendo descripciones y tiempos a las tareas Registramos el nombre de la actividad. id d Registramos el tiempo estimado en formato dd:hh:mm Luego grabamos el modelo.

27 Creando el modelo de datos

28 Creando el modelo de datos

29 Creando tablas maestras y transaccionales

30 Creando campos en cada tabla

31 Colocando campos en Solicitud de Productos

32 Construyendo relaciones Nombre De Para Relación Solicitud_Productos Solicitud_Suministros Solicitud_Productos 1 a n Una solicitud de suministros puede incluir varios productos Presupuestos Solicitud_Suministros Presupuestos 1 a n Solicitud_vendedores Solicitud_Suministros Solicitud_vendedores 1 a 1 Para crear la relación entre la Solicitud_Suministros y la Solicitud_Productos, ingresar a la edición de la lista de atributos de la Solicitud_Suministros y añadir el atributo.

33 Relacionando tablas

34 Creando relaciones entre tablas maestras y entidades Con este modelo creamos la relación entre entidades paramétricas y las tablas maestras

35 Creando relaciones entre tablas maestras y entidades Nombre Desde Hacia Relación Ciudad_entrega Solicitud_Suministros Ciudad 1 a 1 Tipo_producto Solicitud_Productos Tipo_Producto 1 a 1 Ciudad_vendedor Vendedor Ciudad 1 a 1 Vendedor Solicitudes_Vendedores Vendedor 1 a 1 Vendedor Presupuestos Vendedor 1 a 1 Relacionamos cada tabla maestra con sus entidades paramétricas editando su lista de atributos y añadiendo un nuevo atributo de la lista de entidades paramétricas.

36 Creando relaciones entre tablas maestras y entidades

37 Añadiendo campos a las entidades paramétricas Luego de añadir atributos el modela resultante se verá similar il a este.

38 Añadiendo valores a entidades Presionando click derecho en las entidades como Tipo _Producto, seleccionamos la opción Values.

39 Añadiendo valores a entidades

40 Creación de formularios

41 Creación de formularios sobre el modelo Nótese que sólo las actividades Nótese que sólo las actividades donde se pueden crear formularios están activas

42 Creación de formularios sobre el modelo Seleccionamos la actividad de Registrar solicitud de requerimientos

43 Añadiendo variables del sistema Añadimos un campo en que se grabará siempre el nombre del usuario que ingresó al sistema que es quien efectúa la solicitud de suministros.

44 Arrastramos un elemento de grupo: Armando el formulario

45 Arrastrando campos a cada formulario

46 Acceso a datos Algunos datos como la fecha del pedido y el usuario solicitante son automáticos y no son editables. Por lo tanto, hay que cambiar su estado.

47 Formularios

48 Arrastrando el tipo de producto

49 Armando detalle de productos

50 Añadiendo un formulario dependiente Para configurar un formulario de ingreso de datos para los productos, creamos un nuevo formulario dependiente de este.

51 Arrastramos los campos que se requieren Cerramos el formulario y grabamos los cambios.

52 Añadiendo el formulario

53 Aprobación de requerimientos En el diagrama de proceso marcamos la opción Aprobar requerimiento. La pantalla de aprobación mostrará la misma información que la de Requerimiento de suministros por lo que la copiamos con Copy Form y cambiamos los campos editables a no editables.

54 Mostrando el formulario Creamos un nuevo formulario con el nombre Aprobación de Requerimientos.

55 Formulario de aprobación Campos marcados como no editables Grabamos y cerramosel Grabamos y cerramos el formulario

56 Presupuestos En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el Sub-Proceso Presupuestos y marcamos la primera actividad Solicitar Presupuestos.

57 Eventos de recepción de proformas En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento Recepción de Proformas y copiamos el formulario de Solicitud de Presupuestos con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestos al Formulario.

58 Campos para presupuestos

59 Añadimos un formulario para nuevos presupuestos Grabamos y cerramosel Grabamos y cerramos el formulario

60 Selección de un vendedor o proveedor En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento Selección de un vendedor y copiamos el formulario de Recibir proformas con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestos al Formulario para añadir el campo de selección de vendedor.

61 Validando selección Es necesario verificar que al menos se haya efectuado una selección de vendedor en el Sub-Proceso. Ingresamos alas propiedades p avanzadas de la colección Presupuesto, opción Grid Validations.

62 Añadimos un contador de selecciones

63 Configurando validación El contador está asociado al campo Seleccionado si este es igual a YES. Luego, la validación indica p g g, que si este valor no es 1, entonces aparecerá un mensaje.

64 Fuente: Modelo

65 Qué es PMI? Siglas para Projectj Management Institute. i Organización mundial para la Gestión de Proyectos. Objetivo principal: i establecer tbl estándares profesionales para la Gestión de Proyectos. Fundadaen1969, d Pensilvania, i EUA certificados en el mundo. 250 capítulos en 70 países.

66 Qué es el PMBOK? Siglas para Project Management Body Of Knowledge. Fundamentos de la Gestión de Proyectos en forma de procesos y áreas de conocimiento. Aceptado como buenas prácticas en la Gestión de Proyectos. Desarrollado por el PMI. Disponible en 11 idiomas.

67 PMBOK. Estándar en Gestión de Proyectos El PMBOK ha sido reconocido cómo único estándar o norma de procesos para la gestión de proyectos por: ANSI (American National Standards Institute). ISO (International Organization for Standarization). IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers ).

68 El Proyecto y la organización Misión y visión Las organizaciones establecen la misión y la visión y definen sus objetivos estratégicos. Para lograr estos objetivos estratégicos la organización requiere construir productos y/o Producto único Servicio único ofrecer servicios. Los proyectos crean los productos y ofrecen los servicios ii que necesita laorganización ió para lograr sus objetivos estratégicos. Portafolio Proyectos Los proyectos son ejecutados por personas aplicando el ciclo de vida del proyecto, normas, estándares y buenas prácticas. Objetivos estratégicos Miembros de proyectos Ciclo de vida de proyectos Estándares y herramientas Buenas prácticas cas

69 Procesos para la gestión de Proyectos Son procesos comunes a la mayoría de los proyectos. Están asociados entre ellos por un propósito integrado. Se ordenan en una matriz de: 5Grupos de Procesos 9 Áreas de Conocimiento PMBOK.

70 Grupos de procesos Inicio Seguimiento y control Planificación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Inicio Cierre Cierre Ejecución

71 Inicio (Iniciación) Son procesos que definen el proyecto o una fase del proyecto y facilitan la autorización formal para empezar uno nuevo. Se asigna al Gerente del Proyecto.

72 Áreas de conocimiento Integración Alcance Tiempos 1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar 3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 6. Control lintegrado de Cambios 7. Cerrar el Proyecto 1. Planificación del alcance 2. Definición del alcance 3. Crear EDT 4. Verificación del alcance 5. Control del alcance 1. Definición de actividades 2. Establecimiento de la secuencia de las actividades 3. Estimación de recursos de las actividades 4. Estimación de la duración de las actividades 5. Desarrollo del cronograma 6. Control del cronograma Costos Calidad RR R.R. HH H.H. 1. Estimación de costos 2. Preparación del presupuesto de costos 3. Control de costos 1. Planificación de la calidad 2. Aseguramiento de la calidad 3. Control de calidad 1. Planificación de los RR. HH. 2. Adquirir el equipo del proyecto 3. Desarrollar el equipo del proyecto 4. Gestionar el equipo del proyecto Comunicaciones Riesgos Adquisiciones 1. Planificación de las comunicaciones 2. Distribución de la información 3. Informes de rendimiento 4. Gestionar a los interesados 1. Planificaciónde la gestiónde riesgos 2. Identificación de riesgos 3. Análisis cualitativo de riesgos 4. Análisis cuantitativo de riesgos 5. Planificación dela respuesta a los riesgos 6. Seguimiento y control de riesgos 1. Planificar las compras y adquisiciones 2. Planificar la contratación 3. Solicitar respuesta de vendedores 4. Selección de Vendedores 5. Administración del contrato 6. Cierre del contrato

73 Integración 5-6 Seguimiento y control Planificación Iii Inicio Ejecución 4 Cierre 7 1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. 2. Desarrollar el enunciado de Alcance del Proyecto Preliminar. 3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto. 4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. 5. Supervisar y Controlar el trabajo del Proyecto. 6. Control integrado de cambios. 7. Cerrar el Proyecto.

74 El Alcance Inicio Seguimiento y control Planificación Cierre 1. Planificación ió dl del alcance 2. Dfiiió Definición dl del alcance 3. Crear el EDT 4. Verificar el alcance 5. Controlar el alcance Ejecución

75 Tiempos Inicio 6 Seguimiento y control Planificación 1-5 Cierre 1. Definición de actividades. 2. Establecimiento de la secuencia de las actividades. 3. Estimación de los recursos de las actividades. 4. Estimación de la duración de las actividades. 5. Desarrollo del cronograma 6. Control del cronograma Ejecución

76 Costos 3 Seguimiento ycontrol 1. Eti Estimaciónió de Costos 2. Preparación del 1-2 Presupuesto de Costos 3. Control de Costos. Planificación Inicio Cierre Ejecución

77 Riesgos Inicio 6 1. Planificación de la gestión de Seguimiento y control riesgos. Planificación 1-5 Ejecución Cierre 2. Identificación de riesgos. 3. Análisis cualitativo de riesgos. 4. Análisis cuantitativo de riesgos. 5. Plan de respuesta de riesgos. 6. Control de riesgos.

78 Calidad 3 Seguimiento y control Inicio Planificación 1 Cierre 1. Planificación de la calidad. 2. Aseguramiento de la calidad. 3. Control de calidad. 2 Ejecución

79 Recursos humanos Inicio 4 Seguimiento y control 1. Planificación de los RRHH. 2. Adquirir/Contratar el equipo 1 del proyecto. 3. Desarrollar el equipo del proyecto. Cierre 4. Gestionar el equipo del 2-3 proyecto. Planificación Ejecución

80 Comunicaciones Inicio 3-4 Seguimiento y control 1. Planificación de las comunicaciones. 2. Distribución de la 1 información. 3. Informar el rendimiento. 4. Gestionar alos Cierre interesados. Planificación 2 Ejecución

81 Adquisiciones Inicio 5 Seguimiento y control Planificación Cierre 1. Planificar las compras y adquisiciones. 2. Planificar la contratación. 3. Solicitar respuesta de vendedores. 4. Selección de vendedores. 5. Administración i ió del contrato. t 6. Cierre del contrato. Ejecución

82 Grupo de Seguimiento y Control

5.1 Planificación del Alcance

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