LA OFICINA DE REPRESENTACIÓN

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1 LA OFICINA DE REPRESENTACIÓN Oficina Económica y Comercial de España en Shanghai Departamento de Inversiones Autor: Jorge Martos Pardo Fecha: 15 Marzo 2002

2 1. DEFINICIÓN 3 2. ÁMBITO DE ACTUACIÓN 3 3. PROCEDIMINENTO DE APERTURA DE UNA OFICINA DE REPRESENTACIÓN Alternativas de carácter administrativo para la apertura de una Oficina 5 de Representación 3.2 Aprobación Registro Otras formalidades Renovación, Modificación y Cancelación OPERATIVA DIARIA 4.1 Procedimientos de Control Sanciones Localización de la oficina Personal de la oficina Impuestos Estimación de Gastos DIRECCIONES DE INTERÉS Empresas patrocinadoras Corporaciones estatales de empleo Despachos de abogados Organismos oficiales 27 2

3 1. DEFINICIÓN La Oficina de Representación es una forma de inversión directa prevista en la legislación china a través de la cual se puede obtener un conocimiento más profundo del mercado y estar cerca de los clientes. Esta estrategia de entrada es la más utilizada por las empresas españolas que desean iniciar una actividad empresarial a medio y largo plazo en China por ser la más simple y barata posible. 2. ÁMBITO DE ACTUACIÓN La actividad de la Oficina de Representación se traduce en: Estudiar el mercado obteniendo una visión real de todas las variables que lo integran: competencia, clientes, proveedores, legislación. Apoyar la labor comercial contactando con clientes y suministrándoles la información que precisen (sobre productos, promociones, presupuestos). Prestar servicios a cambio de honorarios tanto a la matriz como a otras empresas. Permite verificar la calidad de los productos que se importan desde China, resultando verdaderamente útil para las empresas de trading. Además, conlleva ventajas como: Ejercer un control por parte de la matriz sobre la actividad. Mejorar el servicio que se le presta al cliente antes y después de la venta. Simplicidad y minimización de costes en relación con cualquier otra forma de inversión. Flexibilidad para cerrar la oficina y después iniciar la forma de inversión directa que creamos conveniente (ej. joint-venture o empresa de capital 100% extranjero). Poder acceder a licitaciones públicas en las que muchas veces se exige a la empresa extranjera tener presencia en China. Le está permitido representar a cualquier otra empresa que no sea su matriz. Sin embargo, las limitaciones a las que se enfrenta la Oficina de Representación son: No se le permite realizar actividades que generen beneficios atribuibles a su cuenta de resultados. En este sentido, no puede facturar a empresas o particulares por servicios o productos vendidos. Esto implica que los contratos deberán ser firmados 3

4 por la matriz de la empresa o por ejecutivos de la misma no residentes en la R.P China o por el representante de la oficina cuando éste tenga también un puesto en la matriz. Está sometida a la aplicación de aranceles y no le está autorizado importar equipamiento para la producción. Debe ubicar la oficina en cualquiera de los edificios establecidos por las autoridades chinas para tal fin. En cuanto al tipo de empresa que puede abrir una Oficina de Representación, la legislación china contempla tanto a fabricantes como a las empresas del sector servicios. Se incluyen en éste a la banca, compañías de seguros, compañías de leasing, consultoras, empresas de publicidad, empresas de recursos humanos, organizadores de ferias, compañías de comercio, empresas de transporte internacional y otras. Las 2 leyes básicas referentes a la Oficina de Representacción son las Interim Provisions of the State Council of the People s Republic of China for the Control of the Resident Representative Offices of the Foreign Enterprise emitida por el SAIC State Administration for Industry and Commerce el 30 de Octubre de 1980 y las Implementing Rules on the Examination, Approval and Administration of Resident Representative Offices of Foreign Enterprises emitida por el MOFTEC Ministry of Foreign Trade and Economic Coperation el 13 de febrero de El SAIC es el principal responsable en la promulgación de leyes que regulan la Oficina de Representación. Las pertinentes inspecciones serán llevadas a cabo por la Agencia Estatal de Empleo FESCO Foreign Enterprise Service Corp, por la oficina local del Buró de Seguridad Pública PSB Public Security Bureau y la Administración Local de Impuestos SAT State Administration Taxation. 3. PROCEDIMINENTO DE APERTURA DE UNA OFICINA DE REPRESENTACIÓN Dos son las fases por las que deberemos pasar: - Aprobación - Registro Normalmente, la operativa es estándar en toda China existiendo algunas diferencias dependiendo de la actividad que desarrolle la empresa. 4

5 Todo el proceso tiene una duración aproximada de dos meses desde que se entregan los documentos para la Aprobación hasta que se obtiene el Certificado de Registro. El coste total suele rondar los La documentación debe contener tres copias de todos los originales y otras tres de sus traducciones al chino. Las traducciones del Certificado de Incorporación, del Balance Anual y Cuenta de Pérdidas y Ganancias y de la Carta de Credibilidad no es necesario que vayan juradas ni firmadas pero deben ser realizadas por las instituciones designadas por el MOFTEC. El resto de la documentación puede ser traducida por quien se estime oportuno. 3.1 Alternativas de carácter administrativo para la apertura de una Oficina de Representación Para solicitar el establecimiento de una Oficina de Representación la empresa extranjera debe ir de la mano de una empresa patrocinadora que presentará todo el material necesario al MOFTEC, que es la autoridad que aprobará la solicitud. Esta empresa debe estar autorizada por el mismo y suele ser una compañía estatal. Para ello, la empresa extranjera autorizará a la empresa local a actuar en su nombre a través de una carta formal dirigida a la misma, solicitando que sea su patrocinadora y firmada por el Director del Consejo de Dirección, el Presidente o el Director General de la compañía. Así, la empresa china realizará todos los trámites burocráticos a cambio de una comisión que suele rondar los negociables. Esta cifra incluye los trámites de aprobación, registro y resto de formalidades. Una opción más económica, es utilizar un agente privado. El coste inicial de todos los procedimientos se sitúa en los 2.500, si bien será posible negociar un mejor precio. El agente normalmente trabaja o ha trabajado para alguna empresa patrocinadora, y nos prestará una atención más personalizada. Es preferible que nos sea recomendado por alguien que sepa de su eficiencia. Aún así, su poder de actuación puede que no sea igual al de la empresa estatal china. Por último, existen dos alternativas más, pero menos utilizadas. Una sería pagar los servicios de un bufete de abogados extranjero. Su coste es mucho mayor, aunque hemos encontrado algunos despachos pequeños que trabajan con personal local que por unos nos ofrecerán sus servicios. La otra opción es realizar los trámites de Aprobación a través de la empresa patrocinadora, y el Registro y resto de formalidades realizarlas uno mismo. De esta forma, el coste de los servicios prestados sería de unos En este caso, aunque el coste 5

6 inicial es más bajo, se necesitará más tiempo, que deberemos pagar en forma de salario al personal desplazado. 3.2 Aprobación Consiste en la obtención de un Certificado de Aprobación de Oficina de Representación, y viene a tardar alrededor de un mes. Su coste es de unos En función de la actividad de la empresa, la autoridad responsable de la aprobación será: - El MOFTEC (Ministry of Foreign Trade and Economic Coperation): fabricantes, empresas de comercio, empresas de logística, consultoras, empresas de publicidad, consultoras, empresas de inversión, empresas de leasing y otras sectores de actividad no contemplados por los siguientes organismos. - El People s Bank of China : bancos y otras instituciones financieras. - El China Insurance Supervisión Comitte : aseguradoras. - El China Stock Exchange Supervisión Comitte : empresas de bolsa, empresas que gestionen fondos de inversión. - El Ministerio de Transportes: empresas dedicadas al transporte marítimo y terrestre. - El Buró Estatal de Transporte Aéreo Civil: empresas dedicadas al transporte aéreo. - El Ministerio de Justicia: despachos de abogados. - El Ministerio de Finanzas: auditoras. - El Buró Estatal de Noticias y Publicaciones: agencias de prensa, editoriales. - El Buró Estatal de Turismo: agencias de viajes. En el caso de que nos encontremos en una provincia, región autónoma o ciudad que tenga competencias en materia aprobación, acudiremos al órgano establecido por ésta. Por ejemplo, en Shanghai la autoridad reguladora es el SMERT Shanghai Municipal Comisión of Foreign Economic Relations and Trade, que depende del MOFTEC. Los documentos que se deben presentar para solicitar la aprobación de establecimiento de una Oficina de Representación son: 6

7 I. Certificado de Incorporación: incluye Certificado del Registro Mercantil, copia de los Estatus de Fundación de la empresa. Ésta deberá tener al menos 1 año de antigüedad. Si no es así, como mínimo se la exigirá medio año desde su creación y una inversión en China de o participar en el capital de una compañía mixta por un valor de 1 millón cien mil. II. Balance Anual y Cuenta de Pérdidas y Ganancias: para conocer la situación económica de la empresa. Deberá indicarse también el Capital Registrado y el Capital Pagado en España. III. Carta de Credibilidad: emitida por el banco español o una sucursal de éste con el que la empresa opere habitualmente, haciendo mención sobre la solvencia financiera y la capacidad crediticia. Deberán incluirse el nombre de la empresa, la dirección, la fecha de apertura de la cuenta, el número de cuenta y el balance de dicha cuenta. Constará una firma autorizada y el sello del banco. La validez de esta carta es de 1 año desde su fecha de emisión. IV. Carta de solicitud: se hará una breve presentación de la compañía indicando porqué se solicita la apertura de la Oficina de Representación en China, manifestando las buenas intenciones de la compañía hacia el país y qué beneficio real aportará la oficina a la comunidad y al gobierno local. Esto facilitará todos los trámites. Llegados a este punto se deberá indicar el nombre de la oficina (país o región + nombre de la compañía + Oficina de Shanghai) y la dirección de la misma, por lo que ya se deberá disponer de local para la oficina. También se definirá el sector de actividad en el que se encuentra la empresa y el tipo de producto/s o servicio/s que realiza. Así mismo, se identificará al responsable de la oficina. Cada página llevará el membrete de la empresa. La carta deberá ser firmada por el Presidente de la compañía o el Director General. La validez de la misma es de medio año desde su firma. V. Carta de representación: por la cual se otorga a la persona designada por la empresa la responsabilidad de la Oficina de Representación. La autorización será válida hasta que la compañía decida reemplazar al responsable e informe a las autoridades mediante otra carta con el mismo formato. 7

8 La carta deberá ser firmada por el Presidente de la compañía o el Director General. Si el Presidente ostenta el cargo de Responsable de la Oficina de Representación la carta deberá ir firmada al menos por dos miembros del Consejo de Administración. En caso de que no haya Consejo, irá firmada por el Director General. Cada página llevará el membrete de la empresa. VI. Cartas de citación: para el director de la oficina y el personal expatriado firmadas por el Director General de la compañía. Especificarán la duración de los contratos de los empleados así como la lista de familiares que los acompañarán. VII. Currículo del Director de la Oficina: incluyendo nombre, sexo, nacionalidad, número de pasaporte, fecha de nacimiento, dirección, historial educativo y experiencia profesional, que irá de lo más antiguo a lo más reciente. Cada página llevará el membrete de la empresa. Se incluirá copia de su pasaporte y 3 fotografías. VIII. Emplazamiento de la Oficina: se hará de acuerdo con la lista de lugares posibles que nos proporcione el MOFTEC. El período de alquiler no debe ser menor a un año. El contrato debe ser firmado por el Director General de la empresa española. Declaración de Oficina Residente: donde el arrendador declara que la oficina está ubicada en esa dirección. Contrato de alquiler Certificado de propiedad del inmueble: indicando quién es el propietario. Certificado de alquiler de bienes inmuebles: emitido por el Real Estate Registration Department del distrito de la ciudad donde nos encontremos. IX. Presentación General de la Compañía: se informará sobre la actividad de la compañía, el número de empleados, la facturación anual y las sucursales de la empresa. En cuanto a sus actividades en China, se aportarán los contratos mercantiles que existan, Certificado de Aprobación y Licencia de Negocios si la empresa participa en algún proyecto. Si tiene abiertas más Oficinas de Representación deberá presentar los certificados de Aprobación y Registro. Deberá dar los nombres de las compañías 8

9 chinas con las que tenga relación así como aportar las tarjetas de presentación de las personas más relevantes de estas organizaciones. Además deberá: Presentar el Business Plan de la Oficina de Representación. Rellenar el modelo Introduction of Application Enterprise. En el campo que indica Number of Overseas Branch Offices se incluirán también las Oficinas de Representación que tenga la empresa en el mundo. En el campo Investment in China se adjuntará copia de la licencia de joint-venture en China si la empresa tiene una inversión de este tipo en el país. Formulario de Solicitud de Establecimiento de Oficina de Representación que será preparado por el patrocinador. El modelo se podrá pedir tanto al patrocinador como al SAIC State Administration of Industry and Commerce. Formulario sobre el Personal de la Oficina que será preparado por el patrocinador. En el caso de las instituciones financieras, también se presentará un listado con los miembros del Consejo de Dirección de la matriz. Una vez aprobada la solicitud, el MOFTEC emitirá un Certificado de Oficina Permanente de Empresa Extranjera y un Certificado Oficial de Aprobación. La validez de este último será de 3 años, después del cual deberá renovarse por otros 3 años. 3.3 Registro Durante los treinta días siguientes a la emisión del Certificado Oficial de Aprobación, deberemos dirigirnos a la oficina del SAIC de la localidad donde deseemos instalar la oficina para obtener el Certificado de Registro y el Certificado de Representación o Término de Residencia. La validez del primero es de un año, mientras que la del segundo es de 3 años, al término de los cuales deberán ser renovados por la misma autoridad. Esta operativa se repetirá durante toda la vida de la Oficina de Representación. Las tasas de registro son de unos incluyendo el coste de las formalidades posteriores. La documentación que deberemos aportar es la siguiente: 9

10 I. El Certificado Oficial de Aprobación (3 copias) así como copias de todos los documentos necesarios para su obtención. II. Solicitud de Registro debidamente cumplimentada (3 copias). III. Contrato de Alquiler de la oficina o una carta de intenciones de alquiler que incluya la dirección de la Oficina de Representación. Generalmente, los edificios de oficinas y hoteles permiten firmar un contrato de alquiler por seis meses hasta la obtención definitiva del Certificado de Registro. El Certificado de Registro suele tardar alrededor de un mes después de la entrega de documentos. 3.4 Otras formalidades Después del proceso de aprobación y registro dispondremos de treinta días para realizar los siguientes trámites: I. Ante el Buró de Seguridad Pública: La compañía deberá encargar dos sellos oficiales en el Departamento de Impresión de Sellos con un coste aproximado de entre 28 y 70 dependiendo del tipo de sello elegido. Permiso de Residencia. En el caso de no haber solicitado el Visado Tipo Z (permite múltiples entradas y trabajar en el país) ante la embajada de China en España deberemos tramitar dicho visado en este organismo. II. Ante el Administration Bureau for Quality and Technical Supervisor competente: Solicitar el Certificado de Código de Empresa. III. Ante el Bank of China BOC : La oficina deberá abrir una cuenta corriente en moneda extranjera y otra en renmimbis. Para ello deberá presentar fotocopias de los certificados de Aprobación y Registro. Las cuentas corrientes de la Oficina de Representación sólo pueden recibir fondos del exterior de China con el propósito de hacer frente a los costes que se deriven de su actividad. Solicitar Certificado para el Uso de Divisas Foreign Exchange Usage Certificate. 10

11 IV. Registrarse en el Buró de Impuestos local: Tanto la Oficina de Representación como los empleados extranjeros deberán registrarse. Se les pedirá copia del Certificado de Registro, del Certificado de Aprobación, mostrar los sellos oficiales de la oficina así como un pago de 63. V. Ante el Buró de Estadísticas: VI. VII. Pedir el Certificado de Estadísticas Statistics Certificate. Registrarse en la Aduana local: Se presentará copia del Certificado de Aprobación, Registro y del pasaporte de los empleados extranjeros y sus familias. La Oficina de Representación y los empleados deberán proporcionar listas separadas del material de oficina y de los objetos personales que deseen traer a China a los que se les aplicarán impuestos. En el caso de que se quieran importar muestras para exhibirlas en la oficina, deberá solicitarse permiso al MOFTEC. Una vez concedido, se presentará en la aduana local el documento de aprobación y la lista de artículos. Se pagará el Fondo de Garantía que será igual al arancel que se aplicaría en caso de importación. Recibida la mercancía, ésta permanecerá en la aduana durante un periodo de garantía. Estará prohibida la venta, regalo o transferencia de la misma, debiendo estar fuera de China en seis meses contando desde la fecha de entrada. Ante el organismo de sanidad competente Health and Quarantine Station : Presentar Certificados de Salud de los empleados extranjeros, bien emitidos por el Insalud en España o por un hospital para extranjeros en China. 3.5 Renovación, Modificación y Cancelación Todos los documentos aportados deberán adjuntar una copia traducida al chino. I. Renovación Incluye: Renovación del Certificado de Registro (anualmente) 11

12 Su coste es de 333. Treinta días antes de caducar deberemos solicitar su renovación al SAIC local a través del antiguo patrocinador y presentar la siguiente documentación: o Carta de solicitud firmada por el Presidente. o Cumplimentar el formulario Report on Extending Term of Residence of the Resident Representative Office of the Foreign Enterprise. Se hará un Resumen anual de la actividad de la Oficina de Representación, incluyendo los contratos firmados y las relaciones establecidas con empresas chinas. o Certificado sobre la solvencia financiera de la empresa emitida por el banco con el que opera habitualmente en China. o Certificado del Registro Mercantil español para demostrar la existencia de la empresa. o Copias por duplicado de los Certificados de Aprobación y Registro de la Oficina de Representación. Renovación del Término de Residencia (cada tres años) Su coste aproximado es de Se solicitará sesenta días antes de la fecha de expiración al MOFTEC local a través del antiguo patrocinador. Se proporcionará la siguiente documentación: o Carta de solicitud especificando el nombre y la dirección de la oficina, sus actividades y los nombres de los empleados. Deberá venir firmada por el Presidente de la compañía. o Un informe sobre las actividades realizadas en los últimos tres años. Una vez aprobada la extensión del período de residencia por el SAIC, se dispondrá de treinta días para cumplir con las formalidades que exigen el Buró de Seguridad Pública, Buró de Impuestos, Aduanas y Bank of China. II. Modificación Si se desea cambiar el nombre de la Oficina de Representación, a su director o empleados, el ámbito de actividad, la duración o la dirección de la oficina, deberemos recurrir al patrocinador original que solicitará los cambios al MOFTEC a través de una Carta de Solicitud llamada Report of Application for Changes of the Resident Representative Office of the Foreign Enterprise firmada por el Presidente (por el 12

13 Director de la Oficina en caso de cambio de dirección). Una vez aprobados los cambios, se notificarán al SAIC y se cumplirá en treinta días con las formalidades que exigen el Buró de Seguridad Pública, Buró de Impuestos, Aduanas y Bank of China. En el caso de reubicar la oficina en una ciudad distinta, se cancelará el registro inicial y se solicitará el registro a la autoridad competente de la ciudad. Cuando haya cambios de personal, se presentará a la autoridad que concedió la aprobación (MOFTEC) un formulario de solicitud de cambio de personal debidamente cumplimentado así como una referencia biográfica de los nuevos empleados. El coste de la modificación será de 110 por cambio solicitado. Se viene a tardar entre una y dos semanas. III. Cancelación Cuando el Término de Residencia de la Oficina de Representación expire o la empresa decida cerrar la oficina, deberá presentarse ante la autoridad aprobadora (MOFTEC) a través del patrocinador, una solicitud de cancelación firmada por el presidente, treinta días por adelantado. Así mismo, se deberá acudir al Bank of China, Buró de Impuestos, Aduanas, Buró de Seguridad Pública y SAIC con el objeto de dar por zanjadas todas sus obligaciones con estas entidades. 4. Operativa Diaria 4.1 Procedimientos de Control La Oficina de Representación se verá sometida a una auditoria anual por parte del Buró de Impuestos local normalmente antes del 30 de abril. El método de selección es aleatorio, siendo la inspección obligatoria cuando la empresa decida cerrar la oficina. 4.2 Sanciones En caso de incumplimiento de la normativa dispuesta sobre Oficinas de Representación, tanto el MOFTEC Ministry of Foreign Trade and Economic Affairs como el SAIC State Administration Commmerce Bureau podrán, dependiendo de la gravedad del caso, iniciar el proceso para el cierre de la oficina o la denegación del permiso de Aprobación. 13

14 4.3 Localización de la Oficina A la hora de establecer una Oficina de Representación en China, tres son las ciudades más interesantes: Pekín, capital del país y lugar de toma de decisiones políticas, Shanghai, capital económica del país, y Cantón, principal región exportadora de China y con mayor renta per cápita del país. Existen otras ciudades con menores costes, menor competencia entre empresas y que ofrecen mayores facilidades como: Tianjin, Xiamen, Dalian, Shenyang, Chongqing, Wuhan, Ningbo, Hangzhou, Nanjing y Chengdu. Aún así, el gobierno chino no dispone de ningún plan de ayudas o incentivos para el establecimiento de Oficinas de Representación. De todos modos, una ciudad podrá ser más o menos atractiva dependiendo de cuáles sean las necesidades de la empresa: estar cerca de los clientes, de las empresas productoras, de zonas con recursos naturales, o en zonas bien comunicadas. Tanto actualmente como a medio plazo, la ubicación de la Oficina de Representación se elegirá en función de la lista de edificios posibles que nos facilite el MOFTEC. Se podrán abrir tantas oficinas como se quiera, siempre que no haya más de una por ciudad, que no estén fuera de núcleos urbanos y teniendo en cuenta que deberán tener un nombre distinto. Cuando se trata de alquilar una oficina, resulta más sencillo utilizar los servicios de una agencia inmobiliaria, la cual cobra los gastos de gestión al propietario del inmueble. Recalcar, que una Oficina de Representación no puede alquilar una oficina en otra ciudad. Esto sólo puede hacerlo la matriz. No existe un espacio mínimo que se deba alquilar. Es importante tener en cuenta que el Buró de Industria no permite que dos empresas alquilen dos espacios en la misma oficina. Además, el propietario del inmueble no facilitará más de un Certificado de Propiedad del mismo local. Los precios de los alquileres oscilan entre los 0,5 y los 0,77 por m 2 al día dependiendo de la ciudad en la que nos encontremos. Esto supone que alquiler mensual de una oficina de 100 m 2 puede venir a costar entre y En cuanto a la compra de oficinas por parte de extranjeros, la ley lo permite. Sin embargo, una persona que compre una residencia no podrá cederla o alquilarla a su empresa para usarla como Oficina de Representación. Sí podrá comprar una oficina y alquilarla a su empresa mediante un contrato de alquiler. De este modo, podría bajarle el 14

15 precio del alquiler resultando en un menor pago de impuestos para la empresa al disminuirse el gasto de la oficina (mirar apartado impuestos). Recuérdese que es imprescindible tener el local alquilado o por lo menos disponer un precontrato de alquiler para poder iniciar el proceso de solicitud de apertura de la Oficina de Representación (mirar aprobación / carta de solicitud). 4.4 Personal de la oficina I. Personal Extranjero Los extranjeros que quieran trabajar en China deberán solicitar Permiso de Residencia y Visado Tipo Z. Este último permite múltiples entradas y será concedido tanto a los empleados de la Oficina de Representación, como a sus familiares. Lo normal es obtenerlo en España a través de la embajada de China a un precio que oscila entre los 21 y los 56. También puede adquirirse en China a través del Buró de Seguridad Pública. Para ello se deberá presentar: copia del Certificado de Aprobación, del Certificado de Registro, del Certificado de Representación, pasaporte original, dos fotografías, una copia del Certificado de Incorporación, Certificado de Salud emitido por el Insalud y los correspondientes impresos debidamente cumplimentados. El permiso de residencia lo concederá el PSB Public Security Bureau una vez llegados a China. Su coste se sitúa entre los 14 y 56. El personal extranjero que viaje a China por motivos de negocios durante cortos períodos de tiempo (menos de un mes) no requerirá disponer de permiso de trabajo o residencia. No existen restricciones en cuanto al número o tiempo de permanencia de los empleados extranjeros, sin embargo se deberán enviar al PSB local los currículos de éstos. En el caso de que dicha autoridad entienda que existan multitud de trabajadores chinos con un perfil presentado, éste puede denegar el permiso de trabajo. El coste del personal expatriado en China es extremadamente alto. Se le debe compensar por la lejanía respecto a su país de origen y proporcionarle un paquete adicional al salario que incluya los costes de la vivienda y sus accesorios, viajes, ocio y el colegio de los hijos, en su caso. 15

16 Recordar que las personas que se envíen desde España afrontarán un choque cultural importante y dificultades en la comunicación. Deben estar preparadas no sólo en el plano profesional sino también en el personal, ya que de ellos dependerá la eficacia de la oficina. Se puede contactar con los siguientes organismos los cuales disponen de bases de datos de personas con experiencia en el mercado chino: Cámara Española en China, Oficinas Comerciales de Pekín y Shanghai, ICEX y Cámaras de Comercio. II. Personal local A la hora de contratar personal local es imprescindible hacerlo a través de una de las agencias de empleo autorizadas. En Shanghai por ejemplo son cuatro: Shanghai Foreign Service Company, International Technology & Intelligence Cooperation Company of China, China International Enterprises Cooperative Corp. y China International Talent Development Center. Estas agencias pueden proporcionar profesionales de todos los niveles y la empresa española podrá entrevistar y seleccionar los candidatos que deseen. La Oficina de Representación pagará a sus empleados directamente. La agencia de empleo nos cobrará una cantidad inicial de 21 y 3 mensuales por los costes de administración de cada empleado contratado a través de ellos. También se la pagará por el seguro de desempleo, que es un 3% del sueldo del empleado. El salario mínimo mensual es de 62, siendo el coste mínimo de la hora trabajada de 0,37. Deberemos además pagar por los siguientes conceptos a la aseguradora local estatal : - Fondo de pensiones: 28,5% del sueldo. - Seguro médico: 14% del sueldo. - Seguro de accidentes en el trabajo. - Fondo para la vivienda: 14% del sueldo Tanto la cuantía de los pagos como el número de fondos depende del la localidad donde nos encontremos. Estas contribuciones son parte del paquete de compensación total que incluye el salario base y los incentivos. Otras prestaciones de bienestar social que los empresarios suelen otorgar voluntariamente a sus empleados a través de la correspondiente agencia laboral son: 16

17 - Seguro de accidentes: 5,5 / mes. - Seguro de enfermedad grave: 4,1 / mes. - Subsidio de hospitalización: 2,7 / mes. - Subsidio por hijo único: el coste irá en función del número de empleados para los que se contrate este servicio. Cubre a menores de 16 años y satisface el 50% de los gastos médicos y el 100% de los costes. de guardería. El límite anual por ambos conceptos es de Revisión anual: 4,14 / mes. - Subsidio por riesgos: 1,4 / mes. Hace referencia a partos, operaciones, e.t.c. Otros aspectos a tener en cuenta: Actualmente la ley permite un máximo de 40 horas mensuales trabajadas. Las horas extras normalmente no se pagan, ya que da pie a que los empleados chinos alarguen voluntariamente su jornada laboral para recibir un sobresueldo. El número de días de vacaciones pagadas es generalmente de dos semanas. Además hay siete días libres al año para los festividades nacionales. El período de pruebas no puede exceder los seis meses. La baja por enfermedad puede oscilar entre los tres meses y los dos años, dependiendo de la antigüedad del trabajador. En este caso la empresa deberá pagar hasta un máximo de treinta días al año. La baja por maternidad es de tres meses. Se podrá despedir al personal siempre que sea por motivos de reestructuración de plantilla o porque no cumpla con las exigencias requeridas. En este caso, basta con dar un preaviso de 30 días. Se compensará al trabajador despedido con el pago de un mes por cada año trabajado (con un máximo de doce meses). Son causa de despido sin preaviso ni compensación alguna los siguientes supuestos: una ofensa criminal, una falta grave en sus obligaciones y una violación seria de las reglas de la compañía. 17

18 No está permitido despedir empleados que estén bajo tratamiento médico debido a lesiones ocurridas en el trabajo o a mujeres que estén embarazadas. La renuncia por parte de un empleado debe ser comunicada por escrito a la empresa con una antelación de treinta días al abandono de la misma. 4.5 Impuestos La forma más utilizada para calcular los impuestos de la Oficina de Representación es en función los gastos en los que haya incurrido (coste operativo). Por este motivo éstos se deben minimizar en todo lo posible. Es aconsejable contratar una persona que conozca el funcionamiento de la Administración china para saber qué gastos es necesario justificar y en qué cuantía. De esta forma se optimizará el pago de impuestos. Existe otro método para el cálculo de impuestos, pero es poco utilizado porque sólo pueden utilizarlo las empresas de trading y porque exige un mayor control por parte de las autoridades chinas. Es en función de las comisiones recibidas por los servicios prestados. Deberán presentarse al Buró de Impuestos los contratos de venta en los que haya intermediado para la matriz y las comisiones que haya recibido por ello. Cinco son los impuestos que debemos tener en cuenta: Impuesto sobre la Cifra de Negocio: es un 5% de los ingresos generados o costes brutos, que son los costes totales del ejercicio divididos por 0,85. Impuesto de Sociedades: es un 33% de lo presuntos beneficios, que son el 10% de los ingresos generados o costes brutos. Impuesto sobre el Uso de Vehículos: en función del tipo de vehículo se pagarán las siguientes tasas anualmente: 45 para los coches, 8,5 por tonelada en el caso de los camiones y 8,5 para las motos. Impuesto sobre la Propiedad: es un 1,2% del valor original de inmueble al que previamente se le ha deducido una cantidad de un 20%. Impuesto sobre Actos Jurídicos Documentados: oscila entre el 0,005 y el 0,1% del valor de la operación de compra o venta de cualquier cosa. Para la obtención de licencias, certificados y libros de contabilidad se pagarán 0,7 por cada sello que nos pongan. 18

19 Veamos mediante un ejemplo, cómo se calcularían el Impuesto de Sociedades y el Impuesto sobre la Cifra de Negocio de una Oficina de Representación cuyos costes totales del correspondiente ejercicio económico han sido de : Costes Brutos: /0,85 = Impuesto sobre la Cifra de Negocio: 5% sobre = 590 Presuntos Beneficios: 10% sobre = Impuesto de Sociedades: 33% sobre = 390 Ambos impuestos suman un total de 980 que es un 9,8 % de los costes totales o presuntos ingresos del ejercicio. Todos las Oficinas de Representación que realicen actividades de trading, consultoría, turismo, transporte y otros servicios, están obligadas al pago de impuestos. Sin embargo, las oficinas de compañías manufactureras que presten servicios únicamente a su matriz (aprovisionamiento de información y estudios de mercado, actividades de intermediación con potenciales clientes y labores de soporte a la venta referidas a los productos fabricados y vendidos por la propia matriz) pueden solicitar ante el Buró de Impuestos la exención del pago de impuestos. Esto es complicado, exige tiempo y no es seguro que se nos conceda. El personal expatriado, al igual que los empleados locales deberán pagar el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Es una tasa progresiva que oscila entre el 5% y el 45% de la base imponible: 19

20 Base Imponible ( )* Tasa (%) Menos de 70 5 Entre 70 y Entre 282 y Entre 707 y Entre y Entre y Entre y Entre y Más de * la Base Imponible del personal expatriado se calcula deduciendo 566 del salario mensual *la Base Imponible del personal local se calcula deduciendo 113 del salario mensual 4.6 Estimación de Gastos A continuación mostramos un estudio sobre los diferentes costes que conlleva la apertura de una Oficina Comercial. Se ha tomado como referencia una oficina en la que trabajen un director español, un traductor y una secretaria en un local de unos 100 m 2. Para la realización de los trámites administrativos se han tomado como referencia las tarifas de una empresa patrocinadora. Los precios mostrados son meramente orientativos y variarán de unas empresas a otras: GASTOS DE ESTABLECIMIENTO ( )

21 TRÁMITES ADMINISTRATIVOS APROBACIÓN REGISTRO + OTRAS FORMALIDADES ACONDICIONAMIENTO OFICINA MOBILIARIO OFICINA OFIMÁTICA ORDENADOR PERSONAL (3 uds.) 1.330*3 = IMPRESORA 670 FAX 720 FOTOCOPIADORA INSTALACIÓN LÍNEA ADSL 120 TELÉFONO MÓVIL (3 uds.) 200*3 = 600 COSTES OPERATIVOS ( /MES) PERSONAL DIRECTOR OFICINA TRADUCTOR / AYUDANTE 780 ADMINISTRATIVO / SECRETARIA 610 ALQUILER VIVIENDA EXPAT OTROS COSTES ALQUILER LOCAL TELÉFONO, LUZ, AGUA CUOTA ADSL 140 GASTOS DE REPRESENTACIÓN 880 GASTOS DE DESPLAZAMIENTO 780 TAXIS 110 BILLETES AVIÓN 670 GASTOS MANTENIMIENTO 440 *coste llamada local = 1,61 pts. / min.; coste llamada fuera de área = 8,05 pts./ min. El coste del personal es el más variable de todos. Dependiendo, de la experiencia y del nivel académico un candidato para el mismo puesto puede cobrar: De 660 a si se trata de un traductor. De 440 a 940 si se trata de una secretaria. 21

22 Un gerente de oficina chino, cobraría unos mensuales, la mitad que un expatriado. Algo parecido ocurre con el precio de los alquileres. Hemos considerado un precio de 0,66 /m 2 al día. De todos modos, dependiendo de la localización el precio podrá fluctuar desde los 0,5 hasta los 0,77 / m 2 al día. Los gastos por desplazamiento irán en función de las necesidades de la oficina. Normalmente, un viaje de taxi suele costar entre 1,2 y 1,8. Hemos estimado un uso de 3 taxis diarios. En el caso de comprar un coche, el precio oscila entre los y los El sueldo de un chofer suele estar alrededor de los 440 mensuales. Dadas las enormes dimensiones del país, se recomienda viajar siempre en avión. Los precios son relativamente caros: un vuelo Pekín - Shanghai cuesta 102, Pekín - Cantón 162, y Pekín - Hong Kong 210, todos en clase turista. Los billetes de ida y vuelta cuestan aproximadamente el doble. Para viajar desde España, la compañía más barata es China Eastern, que ofrece vuelos de ida y vuelta por 751. A continuación, un cuadro con los precios de los vuelos (sólo ida) de Shanghai a las principales ciudades de China: PRECIO DE LOS VUELOS DESDE SHANGHAI A: CIUDAD BEIJING CANTÓN 84 HONG KONG 180 SHENZHEN 99 CHONGQING 117 KUNMING 120 CHENDU 96 TIANJIN 84 DALIAN 81 SHENYANG 123 FUZHOU 96 22

23 5. DIRECCIONES DE INTERÉS 5.1 Empresas patrocinadoras Los precios mostrados son sólo para la fase de aprobación. Pekín: Foreign Enterprise Service Corp. (FESCO) / Business Executive Centre Tel.: Fax: Esta agencia controla a todo el personal local de las oficinas de representación Precio base: China International Intellectech Corp. Tel.: , Fax: , 6561, Subsidiaria de la State Science and Technology Commission, puede ser especialmente útil para empresas con un enfoque tecnológico, por ejemplo a la hora de reclutar personal cualificado Precio base: Consultech. Tel.: Pertenece al Ministerio de Comercio Exterior y Cooperación Económica (MOFTEC) Precio base: State Administration for Industry and Commerce (SAIC) / China Consultant Service Centre for Industrial and Commercial Enterprises Tel.: , , ext , Precio base: Shanghai: Shanghai Foreign Investment Service Center (SFISC) Tel.: Contacto: Chen Yu (Ingeniero Consultor) Precio base:

24 China International Intellectech Corp. Tel.: (preguntar por el departamento de servicios) Precio base: FESCO / Business Contact Department Tel.: Precio base: Cantón: Guangdong Foreign Economic Relations and Trade Consultancy Corp. Tel.: , ext Fax: Pertenece a la rama del MOFTEC de Guangdong Precio base: Guangzhou Administration and Service Centre for Foreign Investors. Tel.: , ext Precio base: Guangzhou Intellectech Tel./fax: Precio base: Guangdong Foreign Investment Services Centre. Tel.: , ext 2558 Fax: Precio base: Guangzhou FESCO. Tel.: , ext 2475 Fax: , ext 2492 Precio base: Corporaciones de Servicio Laboral Pekín: FESCO Dirección: No. 14 Chaoyangmen Nandajie, Chaoyang District, Beijing 24

25 Tel.: Fax: Shanghai: Shanghai Foreign Investment Service Co. Ltd. SFISC Dirección: Jin Lin Road, 28. Jin Lin Maison Piso 3 Tel.: Fax: Página Web: Contacto: Chen Yu China Star International Economic and Technological Cooperation Dirección: Room 1502 South Tower hongkong Plaza, Nº 283 Huaihai zhong Road Shanghai Tel.: (107) Fax: Persona de contacto: Michael Chen (Section Two. Project Manager) China International Technology Inteligence Cooperation Co. Ltd. Dirección: 18/F Jian Hui Bldg. 922 Heng Shan Road Shanghai Tel.: Fax: : Persona de contacto: Victor Gu (Marketing Dept. Personnel Information Dept.) China International Enterprise Cooperation Co. Ltd. Dirección: 4F nº 663 Hongqiao Road Shanghai Tel: Fax: Persona de contacto: Tim Zhou China International Talent Development Center 25

26 Dirección: Finance Plaza Room Jiujiang Road Shanghai Tel: Fax: Persona de contacto: Pan Jian 5.3 Despachos de abogados Generalmente los honorarios se cobran son por obra realizada. Por ejemplo, el asesoramiento para el establecimiento de una oficina de representación suele costar unos y si los servicios prestados son para establecer una empresa de capital 100% extranjero. Pekín: Vovan & Associés Dirección: ShenKu Yard, Ritan Park, Chaoyang District ,Beijing Tel.: ; Fax: Correo electrónico: Persona de contacto: Paul Ranjard PAUL WEISS, RIFKIND, WHARTON & GARRISON BEIJING OFFICE Dirección:Suite 2201 Scite Tower, 22 Jianguomenwai Avenue Beijing Tel.: , , Fax: Contacto:Paul Weiss Jingtian Associates Dirección:15 Th Floor, the Union Plaza, 20 Chaoyangmenwai Dajie Beijing Tel.: , Fax: Contacto: Frank Xu Dirección: International Club, Rm. 116, 21 Jianguomenwai Dajie Beijing Tel.: Fax:

27 Observaciones: Asesores para el registro de marcas comerciales en China Freshfields Dirección:3201 Beijing Silver Tower, 2 Dong San Huan Bei Lu, Chaoyang Beijing Tel.: Fax: , , Contacto: Seung Chong Shanghai: Tong Da Law Offices Dirección: Union Building, Suite Yanan Road East. Shanghai Tel.: Fax: Página web: Contacto: David L. Zou (Managing Partner) Shanghai Yishi Law Firm Dirección: Room 1703, CIMIC Tower, 1090 Century Avenue Pudong, Shanghai. Tel.: Fax: Página web: Contacto: Joseph Lenehan (Senior Advisor) Shanghai Zhongyi Law Firm Dirección: Piso 11, World Plaza, 855 Pudong nan Road, Shanghai Tel.: Fax: Contacto: Morris Lyon (Attorney at law). Sinclair Roche&Temperly 27

28 Dirección: Piso 8 Torre del HSBC. 101 Yin Cheng East Road. Pudong.Shanghai Tel.: Fax: Página web: Contacto: Nick Francis Llinks Law Office Dirección: 21F, South Tower Tel.: Fax: : Página web: Contacto: David W.F. Yu Despacho de abogados Zhong Yi Dirección: Piso 10/D nº 205 Fujian Zhong Road Shanghai Tel.: Fax: : Contacto: Wang Xiao Mi. Rödl & Partner Dirección: 28/F POS Plaza. Pudian Road 480. Shanghai Tel.: Fax: : Página web: Contacto: Liao Yuhui Barlow Lyde & Gilbert Dirección: Suite 1606, 16/F, Jin Mao tower, 88 Century Blvd. Pudong Shanghai. 28

29 Tel.: Fax: Página web: Contacto: Derek Wicks King & Wood Dirección: Piso 11. HSBC Tower. 101 Yin Cheng East Road. Pudong. Shanghai Tel.: Fax: Página web: Contacto: Mark Edmund Schaub (Barrister and solicitor). Harry Du (Partner) DS Avocats Dirección: Hong Kong Plaza South Tower Room , Huai Hai Zhong Road Shanghai Tel.: Fax: : Contacto: Anne Severin (Consultant Manager) 5.4 Organismos Oficiales Pekín: MOFTEC (Ministerio de Comercio Exterior y Cooperación Económica) Dirección: 2, Dong Chang An Street Beijing, P.R. China Tel: / Fax: CCPIT (China Council for the Promotion of International Trade): Dirección: 1 Fuxingmenwai Dajie. Beijing, P.R. China Tel: Fax: Administración Estatal de Industria y Comercio 29

30 Dirección: N o 8, San Li He Dong Lu, West District, Beijing Página Web: Division of Entry and Exit Management of Foreigners of the Beijing Public Security Bureau Dirección: No. 85, Beichizi, Dongcheng District, Beijing Tel: Bank of China, Beijing Branch Dirección: 8 Yabao Lu, Chaoyangqu, Beijing Tel: Fax: Foreign Taxation Branch of Beijing Taxation Bureau Dirección: No. 133 A Lishi Hutong, Dongsi Nandajie, Dongcheng District, Beijing Tel: Comisión Estatal de Economía y Comercio Dirección: Beijing Xuan Wumen Xidajie Banshichu, No Tel.: , Página Web: Ministerio de Finanzas Dirección: Beijing Distrito Oeste, Sanlihe, Nansanxiang, No Tel.: , Página Web: Ministerio de Sanidad Dirección: N o 1, Xizhimenwai Nan Lu, West District, Beijing Tel.: Página Web: Administración Estatal de Estadísticas Dirección: N o 75, Yue Tan Nan Jie, West District, Beijing Fax:

31 Página Web: Administración Estatal de Correos Dirección : N o 1, Jian GuoMen Nei Zhang Qian Jie, Beijing Tel. : ( en Beijing) E.mail: Página Web: Administración Estatal de Aduanas Dirección: No 10 Jia,Chao wai Dajie, Beijing Tel.: Página Web: Shanghai: CCPIT Shanghai Sub-Council Dirección: Jinling Mansions 5F.28 Jinling Xi Road. Shanghai, P.R. China Tel.: , Fax: Shanghai Industry & Commerce Administration Bureau Dirección: 121, 301 Zhaojiabang Rd., Shanghai Tel.: , Fax: Shanghai Municipal Economic Relations & Tade Comisión Dirección: Xin Hong Qiao DaSha, No 55, C/ Lou Shan Guan Lu, Shanghai Tel.: Fax: Página Web: Shanghai Foreign Investment Comission Dirección: 17 Floor,New Town Mansion 55 Loushangua Road,Shanghai,China Tel.: Fax: Página Web: 31

32 Shanghai Foreign Investment Service Co. Ltd. SFISC Dirección: Jin Lin Road, 28. Jin Lin Maison Piso 3 Tel.: Fax: Página Web: Contacto: Chen Yu Buró de Trabajo y Seguros Sociales de Shanghai (oficina de información) Dirección: 865, Zhong Shan Nan Lu Tel.: Shanghai Foreign Investment Development Board Dirección: 15F New Town Center; 83 Loushanguan Road; Shanghai Tel.: Fax: Persona de contacto: Jeffrey Wang Cantón: CCPIT Guangdong Sub-Council Dirección: 305 Dongfeng Zhong Lu, Tel.: Fax:

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