Modelo Para el Desarrollo de los Procesos Administrativos de la Micro y Pequeña Industria de Software

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1 Modelo Para el Desarrollo de los Procesos Administrativos de la Micro y Pequeña Industria de Software García Ramírez Ma. Leticia, Luna Vilchis Patricia y Chaparro Sánchez Ricardo Facultad de Informática, Universidad Autónoma de Querétaro, Av. Universidad esquina Gabino Barreda, Centro Universitario, Querétaro, Qro., 76110, México. Resumen. En este artículo se propone un modelo para desarrollar los procesos administrativos en una PYMES (Pequeña y Mediana Empresa del Software). También se estudia la disciplina de Ingeniería de Software, se propone un ciclo de vida del software, sin dejar fuera el análisis del riesgo. Tiene como base algunas ideas que darán forma a un Modelo Administrativo para las empresas de software, aunque es necesario un cuestionamiento más profundo sobre las necesidades de los Microempresarios. Un sistema de software es dividido en inserción, elaboración, construcción y transición, dando finalmente como resultado un producto listo para la entrega. Para tener un estudio completo del proceso administrativo en una empresa de software se analizan las etapas de la administración que son: la planeación, la organización, la dirección y el control. 1 Introducción Un pequeño empresario debe comprender que como mínimo, para desarrollar un producto de software con calidad, que es necesario: diseñar un plan de negocios, que proporcione a la empresa una línea de trabajo con objetivos, estrategias y tácticas adecuadas; dominar el ejercicio de la organización empresarial y tener una estructura que muestre tareas, responsabilidades, autoridad y comunicación entre los equipos de trabajo; controlar cada actividad realizada y con ello verificar el avance en el desempeño, la calidad del trabajo, o la necesidad de cambios urgentes. Para llevar a cabo el trabajo el administrador debe dominar disciplinas administrativas. Las PYMES cuentan generalmente con el personal del ramo de la computación y sus conocimientos de la disciplina administrativa son deficientes. Para el desarrollo del trabajo, se hizo una división en dos aspectos: a) El proyecto.- Consiste en analizar la parte técnica y el ciclo de vida propuesto. b) Administración del proyecto.- Se analiza desde el punto de vista organizacional. El objetivo es contar con un modelo sencillo y con esto generar una propuesta que muestren los principales puntos a considerar por el gerente de una PYMES. 2 Estado del Arte En esta sección se mencionan algunos estudios hechos por varios autores sobre la base técnica fundamental de un proyecto de software como es su ciclo de vida

2 y sus flujos de trabajo. Hasta nuestros días muchos autores afirman que el éxito de un proyecto de software está en la administración, así Jacobson [1], menciona que un factor crítico para el éxito de un proyecto de software es una buena estructura de trabajo. Mientras Salas Parrilla [2], afirma que muchas empresas han constatado que el éxito en su organización, depende del personal informático, sus capacidades, su estructura y de su conexión con los restantes departamentos. Mejía Álvarez en [3], indica que las actividades de la administración del proyecto de software permiten asegurar que éste se lleve a cabo a tiempo y de acuerdo a la planificación y a los requerimientos. Hablando de la estructura, Pressman [4], menciona siete factores a considerar en la planificación de un organigrama: la dificultad del problema y el grado en que puede ser modularizado, el tamaño del programa, el tiempo de trabajo del equipo, la calidad, la rigidez de fecha de entrega y el grado de comunicación requerido. Con respecto al personal que trabaja y dirige un proyecto Kendall [5], menciona que las organizaciones son sistemas grandes integrados por subsistemas interrelacionados. Fairley [6], muestra que durante el tiempo de vida de un proyecto, se deben realizar actividades como planeación, desarrollo, servicios, publicaciones, control de calidad, apoyo y mantenimiento. Los estándares de calidad, son un paso a seguir para un adecuado trabajo de software, el ISO/IEC 12207: 1995 [7], agrupa las actividades que pueden desarrollarse durante el ciclo de vida del software en 5 procesos primarios, 8 procesos de soporte y 4 procesos organizacionales. Acerca de los deberes y responsabilidades dados en el ciclo de vida, la norma [7], indica que siempre el administrador es responsable de la administración del producto, del proyecto y de las tareas del proceso aplicable. El estándar IEEE [8], indica que el progreso del proyecto será revisado y medido contra los planes y estimados establecidos. Este también indica que la evaluación, y administración de la configuración del plan, transición del sistema, instalación, documentación, entrenamiento del plan, administración del proyecto e integración de todo el plan. Otra norma, la ISO 9000 [9], exige que los insumos y los resultados de la etapa del proceso se documenten, revisen, verifiquen, controlen, aprueben y modifiquen de acuerdo con los procedimientos. Norris [10], establece que la calidad de software se determina en base al daño que puede provocarse con un software defectuoso y en el costo de producir y mantener el software. 3 Desarrollo En esta sección se estudian brevemente las generalidades de cualquier proyecto de software, esto es: qué significa, cuáles son sus objetivos, su clasificación, distinciones entre este proyecto y otros. 3.1 Proyecto Generalidades de Administración de Proyectos de Software La administración de proyectos de software, se define como la dirección y administración en tiempo, personal y costos para completar un proyecto de manera económica y con objetivos establecidos. Un proyecto tiene tres estados: la planeación,

3 que especifica qué trabajo se va a llevar a cabo, incluyendo actividades individuales y recursos necesarios; el programa, que detalla el tiempo permitido para el proyecto en cada actividad y el control, que monitorea el progreso del proyecto, analizando desarrollo y resolviendo problemas Fases de Vida del Proyecto de Software Las PYMES deben tener el control de un proyecto de software, para dicho control necesitan estudiar una a una las fases de vida del mismo. Un sistema de software se lleva a cabo a través de un ciclo vida donde los desarrolladores dividen el trabajo en cuatro fases: inicio, elaboración, construcción y transición, cada fase está dividida en iteraciones y como resultado se tiene una liberación del sistema que muestra un producto listo para la entrega, a continuación se describen las fases del modelo propuesto: La fase de inicio establece el análisis de negocio, los criterios son identificar y reducir riesgos, hacer un estimado inicial de costos, esfuerzo, planes y calidad del producto e iniciar el estudio financiero del negocio finalmente se obtiene la factibilidad del sistema de desarrollar el sistema; En la fase de elaboración se realiza un estudio del proyecto planeando y estableciendo lo que se desarrollará en la fase de construcción con gran precisión; durante la fase de construcción se construye el producto y se trabaja sobre su arquitectura haciéndola crecer hasta hacer un sistema completo, necesita haber una serie de iteraciones dirigidas a la construcción e incrementos periódicos, que den viabilidad al sistema y evidencia de que sea ejecutable; finalmente la fase de transición comienza con la entrega de un producto de software capaz de dar un funcionamiento inicial a los usuarios. La figura 1 muestra el modelo propuesto. 3.2 Administración Fig. 1. Modelo de ciclo de vida y tareas administrativas Planeación En la planeación se llevan a cabo todas las actividades requeridas para la selección del equipo de trabajo, la asignación de proyectos apropiados a los miembros de este equipo, la estimación de tiempo de cada tarea requerido para su ejecución y la programación del proyecto para que las tareas concluyan oportunamente. Los pasos a seguir para planear un proyecto de software son: definición del problema, objetivos, desarrollo de estrategias, estudios de factibilidad y estimación de costos y

4 calendarización de actividades. En la planeación se considera el desarrollo de un proyecto de software, desde el punto de vista organizacional estudiando la planeación financiera, administrativa y de toma de decisiones. La planeación esta conformada de cuatro fases: fase de inicio, fase de elaboración; fase de construcción y fase de transición Organización La estructura de organización de una empresa muestra las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar el trabajo y sus funciones dentro de la misma empresa, logrando un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleje los objetivos. La forma que tomen los sistemas dependerá en gran medida, de la influencia de tres de sus principios organizacionales que son el nivel de administración, el diseño de la organización y el estilo de liderazgo. Existen varias estructuras en una empresa de software y son: Organización Lineal, Estructura funcional, Estructuras por proyecto y Organización Matricial. Dado que en un proyecto de software existe un ciclo de vida, es necesario el trabajo organizativo en diferentes estructuras adecuadas para elaborarlo. Se presentan a continuación algunas características de trabajo y del personal necesario para este: En la fase de inicio; los trabajadores se limitan a detallar y asignar prioridades a la pequeña proporción de casos de uso necesarios en esta fase. En la fase de elaboración; el jefe de proyecto deberá seleccionar algunas personas para mantenerlas como líderes en los equipos de diseño en la fase de construcción. Sus criterios de evaluación se basan en saber si se han identificado los requisitos, el personal especialista y casos de uso necesarios para diseñar la línea base de la arquitectura, si se han identificado los riesgos significativos o si se han detallado lo suficiente como para lograr los objetivos de esta fase. En la fase de construcción; los subsistemas de servicio identificados en la fase de elaboración no están completos solo implementados, por lo que el jefe de proyecto debe asignar personal adicional para esta tarea. Dada la dificultad que tiene una empresa de software en que cada proyecto además de complejo es diferente, hay que considerar ciertos rasgos que puede tener una organización de sistemas: Las responsabilidades de una definición y mantenimiento. Una infraestructura organizacional para una empresa de software, provee de soporte de recursos humanos, no nada más para el trabajo rutinario sino también para investigación, desarrollo y otros capitales de reingeniería de software. Se pueden plantear diferentes grupos de trabajo, dependiendo de su labor a desarrollar, de la complejidad del trabajo, y del ciclo de vida en el que colaboren: Equipo de Dirección.- Es responsable de planear el esfuerzo y los recursos de la empresa, conducir los planes estratégicos y adaptarlos a cambios que sean entendibles para los requerimientos del diseño. Equipo De Arquitectura De Software.- Es responsable de los artefactos reales y de la integración de componentes para trabajo directo en línea. Equipo De Desarrollo De Software.- Le corresponde la construcción y calidad de componentes individuales, incluyendo todo el desarrollo, prueba y mantenimiento. Equipo de Evaluación de Aseguramiento de Software.- Es responsable de la calidad con respecto a los requerimientos y expectativas del cliente.

5 3.2.3 Dirección En una buena dirección se influye de manera decisiva en las personas para que contribuyan con éxito al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Se tienen tres tipos de liderazgo: Líder autocrático, Líder democráticos y Líder liberal. En un proyecto de administración de software como en ningún otro tipo de proyecto, debido a la interdisciplinaridad del trabajo de los sistemas, es necesario el trabajo colectivo interdependiente entre todo el personal que labora en dicho proyecto, lo que se logra a base de equipos o grupo de trabajo. Por la misma naturaleza del trabajo, dos líderes aparecen: uno para el desempeño y otro para las relaciones sociales, debido a ello, las presiones surgen constantemente y deben atenderse de manera continua. Los integrantes de los grupos deben estar motivados para aceptar múltiples responsabilidades en su trabajo como analistas de sistemas Control La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. Estas son las prioridades a controlar para evitar confusiones en el desarrollo del plan: protección a la vida humana; prevenir o minimizar el daño personal; prevenir o minimizar el daño potencial a los activos físicos o a los proyectos; restaurar las operaciones normales lo mas rápidamente posible. Para la medición del desarrollo del proyecto, al igual que en el control de cualquier proyecto, se distinguen cuatro etapas: monitorear, verificar, resolver, comunicar a todos los involucrados en el proyecto; las actividades más críticas son las primeras que deben examinarse. En la fase de inicio se debe decidir el ámbito del sistema y mitigar los riesgos críticos. En la fase de elaboración el equipo de evaluación comprueba que la línea base representa una arquitectura capaz de llevar a cabo los objetivos iniciales y mitigar los riesgos. Posteriormente en la fase de construcción se prepara material adicional que también requiere criterios de evaluación. Para la fase de transición es necesario evaluar sólo problemas que surjan en esta fase Riesgo Los riesgos influyen en todo el proceso de un proyecto, pero es trascendental identificarlos desde la etapa de planeación pues el modo en que se planea el desarrollo de un nuevo software depende de los riesgos que se perciben. Los riesgos necesitan ser observados, estudiados y hacer algo para remediarlos. Los procedimientos comunes son: Descripción breve de los riesgos posibles y añadir detalles conforme se va aprendiendo y se vayan identificando; asignar una prioridad al riesgo; indicar qué partes del proyecto se impactarán con el riesgo; indicar quién es responsable de monitorear el riesgo persistente; indicar quién es responsable de eliminar el riesgo; lo que ha de hacerse en caso de que el riesgo se materialice. Una vez que los riesgos se han identificado y priorizado, el equipo decidirá como trabajar con ellos. Puede evitarlos, confinarlos, mitigarlos o monitorearlos. La administración de riesgos es una aproximación científica del comportamiento de los riesgos, anticipando posibles pérdidas accidentales con el diseño e implementación de procedimientos que minimicen la ocurrencia de pérdidas o el impacto financiero que puedan ocurrir.

6 4 Conclusiones Después de hacer un estudio detallado del proceso administrativo en la industria del software se puede observar la necesidad que tienen este tipo de empresas de una buena administración, llámese de personal, tiempo, etc. El objetivo de este trabajo es mostrar cuáles serían las ventajas de usar el proceso administrativo, para poder coordinar las actividades de cada área y con esto lograr que el trabajo que realice el personal sea eficiente. Cada empresa necesita tener las etapas del proceso administrativo que son planeación, organización, dirección y control, y que como mencionamos durante el desarrollo del trabajo son la base para que toda organización pueda estar en un alto nivel, con éstas se puede obtener, hablando específicamente, un software de calidad. Bibliografía. [1] Jacobson Ivar / Booch Grady / Rumbaugh James, The Unified Software Development Process, Addison Wesley, 3a. impresión, Madrid, septiembre pp. 1-15, , 195, , 363 a 381. [2] Salas Parrilla Jesús. Organización de los Servicios Informáticos con aplicación desarrollada. Ed. Mc Graw Hill, España, pp. 1 a 13 [3] Mejía Álvarez Pedro. Administración de Proyectos. Organizar, planear y calendarizar proyectos de software. 3.ppt., abril de [4] Pressman Roger S. Ingeniería de Software, un enfoque práctico. Ed. McGraw Hill, 5ª Edición, México, 2002, pp. 37 a 52 [5] Kenneth E. Kendall / Julie E. Kendall, Análisis y Diseño de Sistemas, Prentice Hall, México, 1a. Edición, pp , 59-65, 103. [6] Fairley Richard, Ingeniería de Software, Ed. Mc Graw Hill, México, pp. 1-5, [7] Joint Technical Committee ISO/IEC JTC 1, Information Technology, Subcommittee SC 7, Software Engineering.International Standard ISO/IEC Information Technology Software, Life Cycle Processes. Switzerland, 1995, pp. 6 a 9 [8] Software Engineering Standards Committee of the IEEE Computer Society. Estándar IEEE IEEE Standard for Developing Software Life Cycle Processes. United States of America, 1 December 1998, pp. 15 a 29. [9] W. Peach Robert. Manual de ISO Ed.McGraw-Hill, 3ª. Edición, México, 1999, pp. 706 a 713. [10] Norris/Rigby, Wiley, Ingeniería de Software Explicada, Noriega Editores, México 1ª edición, 1994, pp , , 214.

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