Check up para la contabilidad electrónica 2015

Transcripción

1 TEMAS DE ACTUALIDAD Check up para la contabilidad electrónica L.C. Gerardo García Campa, Integrante de la Comisión de Desarrollo Fiscal 1 del Colegio de Contadores Públicos de México, A.C. y Director General de asesorfiscal.mx En esta ocasión se muestra un check up o conjunto de cuestionamientos que sirven para autodiagnosticar el estado que guarda la contabilidad electrónica fiscal, para identificar si durante 2015 se cumple o no, con los requisitos generales que debe contener ésta, la cual deberá enviarse al Servicio de Administración Tributaria (SAT) a más tardar en marzo próximo. Los cuestionamientos están organizados por áreas básicas que abarcan los puntos finos de cada una de ellas, desde el ámbito contable-financiero, hasta el fiscal-informático

2 PREÁMBULO La novedad fiscal más importante de los últimos años estuvo contenida en la reforma hacendaria para 2014, dentro del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF). Se trata, sin duda, del nuevo esquema fiscal para llevar y enviar la contabilidad electrónica del contribuyente. Desde que se plasmó esa renovación en aquel Decreto del 9 de diciembre de 2013, se podía vislumbrar que semejante cambio implicaría un parteaguas entre el antes y el después, mediante una nueva forma de contabilizar las operaciones cotidianas de las personas físicas y morales. Lo anterior ha implicado, desde un principio su regulación inmediata con el Reglamento del CFF (RCFF), las distintas disposiciones transitorias y las reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal (RM) para 2015; además de las tres modificaciones al anexo 24 de la RM, ocurridas hasta el momento. Ese vasto número de disposiciones fiscales e informáticas complicó para los contribuyentes su puesta en marcha para el segundo semestre de 2014, a grado tal que ya habiendo una estructura del contenido de la contabilidad electrónica a enviar al SAT, así como fechas de entrega hacia finales de ese año, se volviera a cambiar el esquema que estará vigente durante Con la finalidad de identificar si al inicio de este año se está cumpliendo con todas las disposiciones fiscales antes comentadas, se propone un check up o conjunto de cuestionamientos que sirven para autodiagnosticar el estado que guarda la contabilidad electrónica fiscal que habrá de enviarse al SAT, por primera vez, a más tardar en marzo próximo. Para estos efectos, los cuestionamientos están organizados por áreas básicas que abarcan los puntos finos de cada una de ellas, desde el ámbito contablefinanciero, hasta el fiscal-informático, del contenido de la información contable que deberá prepararse para su envío a través del Buzón Tributario del SAT. Evidentemente, en la medida en que una o más respuestas obtenidas tiendan a ser negativas, se estará en posibilidad de identificar el área de oportunidad donde se requieren acciones inmediatas o de corto plazo, para corregir la situación que no se está adecuando al esquema propuesto por la autoridad fiscal. Documentos e informes que integran la contabilidad Respecto de la documentación con que se cuenta, se tiene disponible la siguiente?: Libros 23 Sistemas electrónicos contables (incluida la documentación relativa a su diseño) Registros contables Papeles de trabajo Estados de cuenta Cuentas especiales Libros y registros sociales Control documental de inventarios Fórmula de asignación del costo (antes, método de valuación) utilizado (PEPS, costo identificado, costo promedio)

3 Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros Documentación comprobatoria suficiente de los asientos respectivos que afecten la entidad Asientos o registros contables de auxiliares Catálogo de cuentas Pólizas de dichos registros y asientos Estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, como: inversiones tarjetas de crédito tarjetas de débito tarjetas de servicios monederos electrónicos (pago de combustible) monederos electrónicos (vales de despensa) Documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales que acredite los ingresos y las deducciones Avisos o solicitudes de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC), así como su documentación soporte 24 Declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos Documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales que obliguen otras leyes: acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente documentación relacionada con la contratación de trabajadores documentación de trabajadores relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones documentación relativa a importaciones en materia aduanera o comercio exterior documentación relativa a exportaciones en materia aduanera o comercio exterior demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables

4 Características y requisitos de los registros o asientos contables En cuanto a la preparación de la información financiera y contable, se aplica el marco normativo de acuerdo con las Normas de Información Financiera (NIF)? Se realizan de forma analítica, en cuanto a reconocimiento, valuación, presentación y revelación de las operaciones de la entidad? Se efectúan dentro del mes o a más tardar dentro de los cinco días siguientes a que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran? Para el registro de los asientos contables, se está utilizando el plazo adicional de la RM; esto es, a más tardar el último día natural del mes siguiente a la fecha en que se realizó la actividad u operación? (Regla , fracción II) Se plasman en idioma español y se consignan los valores en moneda nacional? En el caso del Libro Diario, se integran de manera descriptiva todas las operaciones, actos o actividades? En el supuesto de contar con sucursales, tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, se llevan los libros Diario y Mayor General en los que se concentren todas las operaciones? Cuando la información de los comprobantes fiscales o de los datos y documentación que integran la contabilidad estén en idioma distinto al español o bien, los valores se consignen en moneda extranjera, se acompaña de la traducción correspondiente y se señala el tipo de cambio utilizado por cada operación? Se relaciona cada operación, acto o actividad y sus características, con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria? En el caso de la forma de pago, se identifica de cada operación, acto o actividad y se señala expresamente en el registro de la póliza? De no contar con esta información, se utiliza la facilidad de la RM; esto es, incorporar en los registros la expresión NA? (Regla , fracción III) Tratándose de inversiones realizadas, se relacionan con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria? En este caso, se cuenta con los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de inversiones? (Regla , fracción I) 25 Se formula mensualmente la siguiente información financiera?: Estado de situación financiera Estado de resultado integral Estado de cambios en el capital contable Estado de flujos de efectivo Notas a los estados financieros Se relaciona cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas? Se identifican los bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción?

5 En cuanto al proceso de registro de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados; se lleva un adecuado control de los mismos? En este sentido, se identifica la fórmula de asignación del costo (antes método de valuación) utilizado (PEPS, costo identificado, costo promedio o detallista, según corresponda) y la fecha a partir de la cual se usa? Se establecen por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquellos que se localicen en el extranjero? En relación con los estados de cuenta bancarios, se permite la identificación de los depósitos y retiros y se concilia contra las operaciones realizadas y su documentación soporte que integran el flujo de efectivo? Se identifican las contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales aplicables? Se comprueba el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios? En el caso de que se celebren contratos de arrendamiento financiero, se identifica la parte correspondiente de las operaciones en cada ejercicio fiscal, inclusive mediante cuentas de orden? Se lleva un adecuado control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas en términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)? Cuando se deba efectuar el ajuste del acreditamiento previsto en el artículo 5-A de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA), se registra su efecto en la contabilidad? Requisitos generales para la deducibilidad y acreditamiento fiscal de las erogaciones 26 En cuanto a la deducción autorizada, corresponde a una erogación estrictamente indispensable para los fines de la actividad del contribuyente (persona moral), o para la obtención de los ingresos por los que se está obligado al pago de este impuesto (persona física)? Respecto del comprobante fiscal de las deducciones autorizadas: Se cuenta con el archivo digital en formato XML? De causarse el impuesto al valor agregado (IVA), ese impuesto se trasladó en forma expresa y por separado? Se obtenga a más tardar el día en que se deba presentar la declaración del ejercicio? En el caso de la fecha de expedición del comprobante de los gastos deducibles, corresponde al ejercicio por el que se efectúa la deducción? En el caso del IVA que viene señalado en el comprobante, corresponde a bienes, servicios o al uso o goce temporal de bienes, estrictamente indispensables para la realización de actividades gravadas por la LIVA? Al último día del ejercicio, se reúnen los requisitos particulares que para cada deducción establecen las leyes?

6 Acciones necesarias para fortalecer la deducibilidad de los CFDI Respecto del comprobante fiscal de las deducciones autorizadas que se recabe: Se verificó que cumpla requisitos fiscales de los artículos 29 y 29-A del CFF, su Reglamento y las reglas aplicables según sea el caso de la RM? Se constató su existencia en la base de datos del SAT (repositorio)? Se comprobó la autenticidad del folio fiscal y vigencia del certificado de sello digital, a través de los medios electrónicos disponibles en el portal web del SAT? Se utiliza la representación impresa del Combrobante Fiscal Digital por Internet o Factura Electrónica (CFDI), sólo para presumir su existencia? Con la ayuda de la representación impresa del CFDI, se efectúa una revisión física de los principales requisitos que no se validan con la certificación del Proveedor de Certificación de CFDI? Se consulta en el portal web del SAT, que el nombre, razón o denominación social del contribuyente que expidió el CFDI (proveedor), no se encuentre en la lista de contribuyentes con operaciones inexistentes (presuntos y definitivos), apartado Nulidad de comprobantes (artículo 69-B del CFF)? Se constata que detrás de cada CFDI se cuente con todo el soporte documental suficiente, para sustentar la existencia de la operación realizada? Medios electrónicos para conservar y llevar la contabilidad En relación con la documentación comprobatoria de los registros o asientos contables, se encuentra disponible en el domicilio fiscal del contribuyente? En caso de haber cambiado el domicilio fiscal manifestado al RFC para la conservación de la contabilidad, se presentó aviso correspondiente, aun cuando se encontrase en suspensión de actividades? De haber optado por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico, se consideraron los requisitos mínimos a que se refiere la RM para microfilmar o grabar parte de la contabilidad? (Regla ) Para ingresar de forma mensual la información contable a la página del SAT, se lleva en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML? 27 Generación de archivos en formato XML - Catálogo de cuentas Para la constitución del archivo solicitado por el SAT, se atendió a la estructura señalada en el anexo 24, apartado A de la RM? Respecto de cada cuenta que se manifiesta en el cátalogo, le fue agregado un campo con el código agrupador de cuentas del SAT, contenido en el anexo 24, apartado B de la RM? Para realizar el proceso de agrupación de cuentas, se asociaron los valores de la subcuenta de primer nivel del código agrupador del SAT, con el código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta del catálogo?

7 Luego de la total agrupación de las cuentas del catálogo con los códigos agrupadores correspondientes, se cercioró que el número de cuenta asignado corresponda tanto en el catálogo de cuentas como en la balanza de comprobación en un periodo determinado? En el caso de la agrupación de cuentas de nivel mayor y subcuentas de primer nivel, se comprobó que no se consideraran como tales los siguientes conceptos?: del estado de posición financiera como: activo, activo a corto plazo, activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo y capital del estado de resultados como: ingresos, costos, gastos, resultado integral de financiamiento y el rubro cuentas de orden Tratándose del envío del catálogo al SAT: Se verificó que el contenido del archivo se incluya al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel? Se cotejó que cada cuenta contable tenga asignado un código agrupador? Se revisó que la naturaleza de cada cuenta tuviera asignada la nueva clasificación del SAT: Deudora = D Acreedora = A Activo = D Pasivo = A Capital = A Ingreso = A Costo= D Gasto = D Resultado integral de financiamiento = D y/o A Cuentas de orden = D y/o A 28 Se asignó un nombre del archivo con la estructura [RFC+Ejercicio+Periodo+Clave (CT)+.Zip]? Generación de archivos en formato XML - Balanza de comprobación Para la constitución del archivo solicitado por el SAT, se atendió a la estructura señalada en el anexo 24, apartado C de la RM? Respecto de todas y cada una de las cuentas que se manifiestan en las balanzas de coprobación y/o cierre: Se incluyen los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento) y cuentas de orden? En caso de no existir dato, se coloca (0) cero en dichos campos? Se reflejan los saldos de las cuentas que permitan identificar los impuestos? por cobrar y por pagar

8 trasladados efectivamente cobrados acreditables efectivamente pagados En el caso de las cuentas de ingresos, se distinguen las distintas tasas, cuotas y las actividades por las que no se deba pagar contribuciones, de acuerdo con la operación, acto o actividad de que se trate? Tratándose de la balanza de cierre, verificar que se incluya la información de los ajustes que para efectos fiscales se registre? En el supuesto del envío de las balanzas de coprobación y/o cierre al SAT: Se verificó que el contenido del archivo se incluya al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel? Cuando se trate de un tipo de envío Complementario (C), se capturó la fecha de la última modificación contable de la balanza, el sello digital y el número de certificado con el que se certificó? En cuanto al nombre del archivo: En el caso de un envío Normal, lleva la estructura [RFC+Ejercicio+Periodo +Clave(BN)+.Zip]? En el caso de un envío Complementario, lleva la estructura [RFC+Ejercicio+ Periodo+Clave(BC)+.Zip]? Generación de archivos en formato XML - Información de las pólizas Para la constitución del archivo solicitado por el SAT, se atendió a la estructura señalada en el anexo 24, apartado D de la RM? Respecto de cada póliza solicitada: Se abarcan de nivel mayor o subcuenta de primer nivel que incluyan el nivel de detalle con el que se realicen los registros contables? 29 Se señala el tipo de solicitud de la póliza? Acto de Fiscalización = AF Fiscalización Compulsa =FC Devolución = DE Compensación = CO Se adiciona el número único de identificación de la póliza, sin repetirse en el mismo mes? En cuanto a la identificación de los folios fiscales: se distinguen de los comprobantes fiscales que soporten la operación conforme a la nueva clasificación? Comprobantes de origen nacional CFDI Comprobantes de origen nacional diferente del CFDI; es decir, Comprobante Fiscal Digital (CFD) o con Código de Barras Bidimensional (CBB) Comprobantes de origen extranjero

9 de no distinguirse la totalidad de los folios, se están relacionando a través del reporte auxiliar de folios fiscales con base en la estructura señalada en el anexo 24, apartado E de la RM? En relación con la forma de pago: En el caso de cheque o transferencia bancaria, se detallan todos los datos solicitados en la estructura señalada en el anexo 24; esto es, 9 para cheque y 10 para transferencia? se precisa cuál método de pago es, en el caso de ser distinto del cheque o transferencia bancaria? En el caso de otros métodos de pago, se indica uno de los 18 diferentes aludidos en el catálogo contenido en el Anexo 24 de la RM? Cuando se indica un metódo de pago distinto del cheque o transferencia bancaria, se captura el nombre de la persona o contribuyente a la cual se realiza dicho método de pago? Se permite identificar las distintas tasas, cuotas y las actividades, incluyendo aquellas por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo con la operación, acto o actividad de que se trate? Tratándose de operaciones con terceros, se incluye el RFC de éste, conforme a la estructura señalada en el anexo 24, apartado D de la RM? Se asignó un nombre del archivo con la estructura [RFC+Ejercicio+Periodo+Clave (PL)+.Zip]? Envío en línea de la contabilidad 30 Se cuenta con la Firma Electrónica o FIEL? Además de los sistemas básicos para el uso de este nuevo esquema, se tiene instalado un compresor de archivos para convertir los XML en.zip? Respecto del Buzón Tributario del contribuyente que enviará su contabilidad electrónica, se tienen registradas y habilitadas una o más cuentas de correo electrónico? Antes de efectuar el primer envío, se ha practicado el procedimiento utilizando el DEMO publicado en la página del SAT? Para la administración de los archivos XML rechazados, se tiene un plan alternativo para realizar su corrección a más tardar en los cinco días hábiles a que se reciba en el Buzón Tributario? COROLARIO El nuevo esquema para el envío de la contabilidad electrónica fiscal al SAT, en la contabilización de las operaciones de los contribuyentes, es monumental. Por ello, es imprescindible que los usuarios de la información financiera y fiscal de las personas morales y físicas, estén conscientes de que a partir de este año, la forma de darle a conocer a la autoridad fiscal su contenido, será de manera mensual e ininterrumpida a partir de marzo (a menos que se disponga algo diferente).

10 Recuérdese que a partir del 1 de enero de 2015, sólo las instituciones que componen el sistema financiero y los contribuyentes cuyos ingresos acumulables declarados o que se debieron declarar, correspondientes al ejercicio 2013, que hubieran sido iguales o superiores a $4 000,000, estarán obligados a llevar contabilidad tal como se solicita en cada una de los cuestionamientos expuestos en este check up. Para facilitar la calendarización de los plazos previstos por el SAT, en lo concerniente al envío del catálogo de cuentas y las balanzas de comprobación mensuales o trimestrales (según corresponda), en seguida se resume, mediante un cuadro de referencia rápida, tal como lo dispone la regla de la RM. Catálogo de cuentas 1 Balanza de Comprobación de: Personas Morales 2 Físicas 3 Enero 2015 Marzo Marzo Febrero Abril Abril Marzo Mayo 4 Mayo 4 Abril Junio Junio Mayo Julio Julio Junio Agosto 4 Agosto 4 Julio Septiembre Septiembre Agosto Octubre Octubre Septiembre Noviembre 4 Noviembre 4 Octubre Diciembre Diciembre Noviembre Enero 2016 Enero 2016 Diciembre Febrero 2016 Febrero 2016 Enero 2016 Marzo Marzo Finalmente, el contar con un diagnóstico rápido y preciso respecto al correcto cumplimiento de un sinnúmero de obligaciones fiscales, le ahorrarán mucho tiempo para identificar las áreas de oportunidad que tiene la información financiera y fiscal de la entidad. Por tanto, se podrán tomar medidas más acertadas y concretas justo antes de comenzar con el envío correspondiente Sólo en caso que se modifique el nivel de las cuentas que fueron reportadas, deberá enviarse a más tardar al vencimiento de la obligación del envío de la balanza de comprobación del mes en el que se realizó la modificación 2 A más tardar en los primeros tres días 3 A más tardar en los primeros cinco días 4 Aplica en archivos mensuales por cada trimestre, sólo para contribuyentes emisores de valores que coticen en las bolsas de valores concesionadas en los términos de la Ley del Mercado de Valores o en las bolsas de valores ubicadas en los mercados reconocidos, así como sus subsidiarias