Caracterización Administración del Sistema Integrado de Gestión INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

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1 Caracterización Página 1 de 6 OBJETIVO DEL PROCESO Obtener, mantener y mejorar el desempeño del de la Universidad de Pamplona, para identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de su comunidad. Inicia Planificación del ALCANCE Termina Evaluación, Análisis y Mejora RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Direccionamiento Estratégico (CSUP) Estado Misión Institucional Visión Institucional Resolución Rectoral que formaliza responsabilidades Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normatividad P Planificación para la Revisión, Control y Seguimiento del Sistema Integrado Elaboración del Plan de Acción Elaboración del plan de compras Identificación de necesidades FAC-23 diligenciado Planificación, Control y Seguimiento al de para su aprobación Plan Operativo Plan de compras Solicitud de Recursos Comité de Coordinación de del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios de la Infraestructura y Apoyo Logístico.

2 Caracterización Página 2 de 6 Ejecución del plan de acción Direccionamiento Estratégico Plan de acción aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto) Elaboración del informe consolidado como Entrada para la Revisión por la Alta Dirección Informes de avance del Plan acción Plan acción ejecutado Direccionamiento Estratégico Comité de Coordinación de control Interno FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al de Aprobado. Plan de Auditorías Internas H Ejecución del FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado Elaboración del Programa de Auditorias Socialización del Programa Asignación de Auditores Reunión de apertura y cierre Verificación y validación de la Documentación de los Procesos. FAC-28 y FAC-29 actualizado. FAC-08 Ata de Reunión Listas de Asistencia Programa de Auditorias Comité de Coordinación de control Interno Todos los Procesos Todos los Procesos Documentación aprobada para verificación y validación. Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Actas de Documentos verificados y validados. Todos los Procesos

3 Caracterización Página 3 de 6 Seguimiento a los procesos Reunión de Grupo de Mejoramiento para revisión de planes de mejoramiento e indicadores Actas de Control y Seguimiento por Proceso Actualización del FAC- 28 y FAC-29 del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios Infraestructura y Logística Solicitud de necesidades de capacitación Materiales, insumos y personal por contrato Recursos físicos y tecnológicos adecuados y asignados Identificación de necesidades de capacitación Análisis de necesidades de material, insumo y persona. Análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Procesos retroalimentados Necesidades de Capacitación Solicitud de requerimientos del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios Infraestructura y Logística SIG Plan de Auditorías Internas Solicitud de Planes de mejoramiento producto de auditorias V Ejecución de Auditorias Elaboración del plan de mejoramiento Informes de Auditorias Plan de mejoramiento aprobado SIG Solicitud de informes de avance Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) A Ejecución de acciones correctivas y preventivas Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Riesgos actualizados y controlados SIG

4 Caracterización Página 4 de 6 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL ITEM QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las entradas Misión y Visión actualizada ( que sea la vigente ) Política y Objetivos de Calidad vigentes Verificación y vigencia del último Acto Administrativo Anual Manual de Calidad e historia de modificaciones Verificación de la coherencia del FAC-19 Encuesta de Medición para la Revisión de la Política de Calidad y Objetivos del Sistema Integrado Normatividad de Matriz de requisitos legales Actas de reunión Controles en las actividades Cumplimiento de los requisitos de entrada para la Revisión por la Dirección Control y seguimiento a la ejecución del FAC- 23 Fechas establecidas del FAC-23 FAC-33 Control de Remisión y Recepción de Documentos del de Controles a las salidas Actualización del FAC- 28 y FAC-29 A través de la revisión mensual con el proceso Fechas establecidas del FAC-23 Actas de reunion

5 Caracterización Página 5 de 6 RECURSOS TALENTO HUMANO Administrador (a) del Asistente del de INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficina dotada Sala de Juntas Archivadores con su respectivo control y seguridad Papelería Tintas CD s Tablero acrílico con expógrafos TECNOLOGICOS Hardware y Software Video Beam Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet, same time, etc ) REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público MECI Acuerdo 162 del 6 de noviembre del 2007, por el cual se actualiza la Politica de Calidad Institucional de la Universidad de Pamplona. Acuerdo 082, Junio 20 de 2005, por el cual se crean los Organismos de Administración y Control del Sistema de la Calidad Resolución 758 del 20 de Junio del 2005, por la cual se hacen unas designaciones y se asignan funciones Ley 872 Diciembre 30 de 2003, Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Acuerdo 4110 Diciembre 09 de 2004, Por la cual se reglamentó la Ley

6 Caracterización Página 6 de 6 NTC ISO 9000:2005 Sistema de de la Calidad Vocabulario Modelo Estándar de Control Interno 872 de 2003 y se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Pública. NTC ISO GP Acuerdo 027 Del 25 de Abril de Acuerdo 042 del 17 de Junio de 1999, Estatuto General de la Universidad de Pamplona. Normatividad de la educación superior: Ley 30 de 1992 Ley 1084 del 4 de Agosto de 2006 Decreto 2566 del 10 de Septiembre de 2003 Decreto 1001 del 3 de Abril de 2006 Ley 962 de 2005 Antitrámites DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestrio de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos Obtener la acreditación institucional Mejora de la Cultura Institucional Incrementar las fuentes de financiación

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