H. AYUNTAMIENTO DE SOLEDAD DE GRACIANO SANCHEZ, S.L.P. DIRECCION DE RELACIONES PÚBLICAS

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO DE SOLEDAD DE GRACIANO SANCHEZ, S.L.P DIRECCION DE RELACIONES PÚBLICAS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

2 CONTENIDO PRESENTACION FUNCIONES Y ATRIBUCIONES MARCO LEGAL MISION- VISION- OBJETIVO CENTRAL CATALOGO DE ACTIVIDADES Y SERVICIOS DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3 - P R E S E N T A C I O N - En la organización administrativa del H. Ayuntamiento de Soledad de Graciano Sánchez, la dirección de relaciones publicas, se ubica en el staff del presidente municipal, siendo además una entidad que se relaciona con toda la organización; promoviendo, proponiendo y respaldando las acciones encaminadas al buen gobierno municipal y a un desarrollo socio-económico, que eleve las condiciones de vida de todos los soledenses. Las relaciones humanas, encuentran su mejor expresión en las relaciones publicas, como vehiculo para informar, comunicar y relacionarse; siendo su misión mas importante el de construir un puente de dos vías, que propicie la comunicación y relación entre el ayuntamiento y sus públicos: instituciones federales y estatales, organismos empresariales y de asistencia social, entidades financieras, funcionarios, emprendedores, organismos internacionales de nuestro interés y publico en general. La trascendencia de unas relaciones sólidas, se manifiestan en las oportunidades de inversión, financiamientos, programas de asistencia social y de participación ciudadana. Las relaciones son promotoras naturales, del acercamiento entre las personas y las instituciones, y son el mejor medio para lograr el entendimiento y buena disposición, para realizar un proyecto o plan de acción. Nuestra labor en el H. Ayuntamiento siempre será institucional, al servicio del C. Presidente municipal, de la administración y de la ciudadanía. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS Servir de enlace entre los sectores empresariales y sociales con Administración Municipal. Coordinar, supervisar e invitar al evento del Informe Municipal. Atender lo relacionado a las reuniones oficiales entre el Presidente y las Dependencias municipales. Servir de enlace para la asistencia o representación del Presidente Municipal a reuniones oficiales y empresariales. Sugerir reuniones sociales para beneficio de la imagen del Presidente Municipal. Fomentar las buenas relaciones entre el Gobierno Municipal y los otros niveles del gobierno y la sociedad. Participar en los eventos que realiza o en los que interviene la Presidencia Municipal. Conocer y opinar sobre los eventos que realicen las dependencias y entidades Municipales. Mantener actualizado el directorio de la Presidencia Municipal. Elaborar y enviar agradecimientos, felicitaciones y condolencias a nombre de la Administración y de Presidente Municipal. Apoyar en la realización de los eventos oficiales. Las demás funciones que le indiquen las disposiciones legales correspondientes, Y aquéllas que le confiera expresamente el C. Presidente Municipal.

4 ATRIBUCIONES DE LA DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS Coadyuvar en la Planeación de los eventos y giras de trabajo que se generen en el área de la Presidencia Municipal. Atender las Relaciones Públicas del Presidente Municipal. Lograr y mantener estrecha y constante relación con las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal, con las diferentes representaciones de las Dependencias y Entidades del Gobierno Federal, así como con los Sectores Social y Privado del Municipio y del Estado. Coadyuvar en la Atención de los visitantes e invitados especiales de la Presidencia Municipal. Coadyuvar en las actividades relativas al informe anual del Presidente Municipal, así como en las ceremonias de inicio y término del período Correspondientes. Representar al Presidente Municipal en eventos públicos y protocolarios, cuando así lo disponga; y Las demás que le encomienden el Presidente Municipal. - MARCO LEGAL - NORMATIVIDAD INTERNA. Manual de Procedimientos de la Dirección de Relaciones Públicas Reglamento Interno de la Dirección de Relaciones Públicas Reglamento Interior del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Soledad de Graciano Sánchez Reglamento Sobre Actividades Relacionadas con los Procesos de Entrega-Recepción de las Dependencias Administrativas y Organismos Descentralizados del Municipio de Soledad de Graciano Sánchez NORMATIVIDAD EXTERNA. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí Ley Federal del Trabajo Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potosí Ley de los Trabajadores al Servicio de las instituciones Públicas del Estado de San Luis Potosí Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de San Luis Potosí Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí

5 - MISION - Construir un puente de comunicación del H. Ayuntamiento con autoridades, empresarios y organismos nacionales e internacionales, estableciendo una relación sólida y permanente, en beneficio del desarrollo socio-económico de los soledenses. - VISION - Posicionar a Soledad de Graciano Sánchez, como el municipio de mayor atracción para los emprendedores, que con sus inversiones, ofrezcan empleos dentro de nuestro territorio, haciendo posible una integración social, con arraigo en soledad. OBJETIVO CENTRAL: Institucionalizar las relaciones públicas, en la administración del ayuntamiento de Soledad de Graciano Sánchez, como una actividad profesional y de visión al futuro y que coadyuve en el ejercicio de un buen gobierno. - CATALOGO DE ACTIVIDADES Y SERVICIOS - DIRECCION Representar a la Dirección de Relaciones Publicas, ante las distintas Dependencias Federales, Estatales y Municipales; Organismos Descentralizados, Cámaras Asociaciones, Empresarios y Organismos Internacionales y Público en general. Mantener las relaciones oficiales de la Presidencia, de las Direcciones Operativas y de los diversos departamentos del H. Ayuntamiento Establecer el Centro de Información, como base de los servicios al H. Ayuntamiento y a los públicos interesados. En base al plan de trabajo asignar responsables de programas y proyectos, destinar recursos materiales y financieros para cada acción; así como definir los tiempos en los que se deberá cumplir con cada programa o etapa de proyecto. Participar en eventos Oficiales, Empresariales y en General, en las reuniones en las que sea factible la atracción de inversiones. Coordinar que los objetivos de cada uno de los programas, encuadren con el objetivo central de esta Dirección. Revisión mensual y trimestral del avance de los programas, así como los objetivos alcanzados de acuerdo al proyecto de trabajo de cada una de las áreas responsables. Mantener informado al Presidente Municipal, de los resultados de las acciones establecidas en los programas y avance o proyectos realizados. Informa a la sociedad, sobre los resultados de las acciones emprendidas por la Dirección. Establecer comunicación permanente con las Direcciones Operativas

6 RELACIONES EXTERNAS Apoyar a la Dirección, en la elaboración del Plan Estratégico y del presupuesto de trabajo de Relaciones Publicas. Asistir en la elaboración de Proyectos y Expedientes Técnicos de la Dirección. Elaborar en coordinación con la Dirección el Manual de Organización y el Reglamento de la Dirección de Relaciones Publicas, así como apoyar al H. Cabildo, en la revisión de los cincuenta Reglamentos de la Administración que les hemos propuesto. Elaboración de los Informes solicitados por el Presidente Municipal, Secretario General, Contralor y H. Cabildo. Elaboración de los informes solicitados por la Dirección de Planeación y Desarrollo para la integración de los Informes de Gobierno. Elaboración de los expedientes técnicos de los distintos programas y proyectos de la Dirección. Integrar en colaboración con cada una de las coordinaciones a su cargo, el plan de trabajo de cada una de ellas, a fin de integrar los programas y proyectos al Plan Estratégico de Relaciones Publicas. Mantener una comunicación constante con los titulares de las coordinaciones a su cargo para conocer y actualizar los programas y proyectos de trabajo de cada uno, informando a la Dirección. Encauzar el esfuerzo y los planes de las coordinaciones a su cargo hacia el objetivo central de la Dirección de Relaciones Publicas. Establecer lazos y vínculos de cooperación con distintas dependencias públicas, privadas y organismos Nacionales e Internacionales, encaminados a fomentar el desarrollo socio-económico del Municipio. Hermanamiento con Ciudades Nacionales e Internacionales, coincidentes con nuestra idiosincrasia. RELACIONES INTERNAS Coordinar la realización de eventos de la Dirección de Relaciones Públicas. Apoyar todas aquellas acciones realizadas por la Dirección Coadyuvar esfuerzos con las diferentes Dependencias, teniendo como finalidad, promover e impulsar las Relaciones Publicas del H. Ayuntamiento. Proponer alternativas de acción, para el mejor desempeño de la Dirección, con el objetivo de establecer Relaciones Publicas permanentes, con los diferentes públicos. Integración de un Directorio Nacional e Internacional de Instituciones de Gobierno, Privadas, Cámaras, Asociaciones y Grupos Organizados. Coadyuvar en la localización y relación con empresarios e inversionistas, para su instalación en nuestro territorio. Colabora en la captación de la información económica y social del Municipio, para apoyar las acciones de planeación y desarrollo.

7 DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES

8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES DE LA DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS INTRODUCCIÓN El manual de procedimientos ha sido elaborado con el propósito de brindar una guía, en forma clara y sencilla, acerca de los procedimientos que se realizan y así otorgar a los usuarios una herramienta que permita una mejor manera de comunicación, registro y transmisión oportuna de información. Contiene el objetivo del manual, índice y desarrollo de los procedimientos: objetivo del procedimiento, normas de operación, diagrama de flujo, descripción de procedimientos y las formas que se utilizan para su desarrollo y sus guías de llenado. Este documento ha sido elaborado con la participación del personal adscrito a la Dirección de Relaciones Públicas. OBEJTIVO DEL MANUAL Felicitar la actuación de los servidores públicos en el cumplimiento de sus actividades, así como la introducción del personal de nuevo ingreso a su área de adscripción. Crear un documento que sirva como guía en la realización de cada actividad dentro de la Dirección de Relaciones Públicas. Dar a conocer la descripción de las actividades paso por paso, especificando las personas involucradas y responsables para su realización. Organizar las actividades con base en una secuencia y flujo para evitar omisión de procedimientos o saltos en las acciones. Determinar en tiempo y forma el desarrollo de cada actividad y lograr una eficiencia en nuestras funciones. Especificar la documentación necesaria para la elaboración de trámites correspondientes que sean necesarios parea el cumplimiento de normas establecidas para dichos oficios. Hacer del cocimiento de dependencias y direcciones involucradas en actividades donde sea necesario su apoyo y aprobación. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 1. ELABORACIÓN DE TARJETAS DE FELICITACIÓN E INFORMACIÓN Y MANEJO DEL DIRECTORIO MUNICIPAL. CONTENIDO FECHA DE AUTORIZACIÓN DÍA MES ÁREA: DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS UNIDADES RESPONSABLES: Subdirección de Relaciones Externas: Enlace con personalidades políticas y de la sociedad en general, así como titulares de las diferentes dependencias de los tres niveles de gobierno de los tres niveles.

9 Subdirección de Relaciones Internas: Enlace con la estructura de organización del Honorable Ayuntamiento y organización de eventos y reuniones de difusión. Descripción de actividades y coordinación con: Secretaría General Departamento de Eventos Especiales Dirección de Desarrollo Económico Dirección de Planeación Oficina de Enlace Municipal con la Secretaría de Relaciones Exteriores Procedimiento Elaboración de tarjetas de felicitación e información y manejo del directorio municipal. I.- Objetivo del procedimiento. Mediante la elaboración de tarjetas de felicitación, cuidar las relaciones públicas y sociales que el C. Presidente Municipal debe mantener con funcionarios de Gobierno Federal, Estatal, Municipal, Organismos, Asociaciones, Asociaciones y Sociedad Civil. II.-. Normas de operación: La información almacenada en la base de datos del directorio municipal es estrictamente confidencial y de uso interna Mantener actualizada la información de la base de datos del Directorio Municipal. Realizar las impresiones en papelería oficial y personal del C. Presidente Municipal. Verificar el tipo de relación que guarda el C. Presidente Municipal con las personas que felicita, para cuidar el trato (tú o usted) en la redacción de tarjetas. Tomar en cuenta el factor tiempo en el momento de la realización de las tarjetas. Procedimientos: Solicitar información a funcionarios y sociedad civil, haciendo anotaciones en la hoja de registro. Capturar información de la hoja de registro en la base de datos (PC) Hacer relación de festejados del mes en curso por orden de fechas y rubros: familiares, organizaciones, colegios, cámaras y asociaciones. Delegados municipales Servidores públicos del H. Ayuntamiento

10 Funcionarios de Gobierno Prensa Sociedad Civil Revisar lista de festejos y determinar el trato (tú o usted) que se dará a a los felicitados así como las atenciones o presentes que se les hará llegar. Elabora tarjetas de felicitación o información con sus respectivos acuses. Enviar tarjetas de felicitación o información a Presidencia para firma del C. Presidente Municipal Recibir tarjetas debidamente firmadas y elaborar sus respectivos sobres. Ensobra tarjetas y ordena con sus respectivos acuses de recibo. Entrega tarjetas de felicitaciones o de información con sus acuses al personal designado para su entrega para que los registre debidamente firmados de recibido. Recibe y archiva acuses de recibo. TERMINA PROCEDIMIENTO 2.- ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y REUNIONES DE DIFUSIÓN Y ENLACE I.- Objetivo del procedimiento. II.- Normas de operación. PROCEDIMIENTOS Organizar los eventos propios del ayuntamiento y los del apoyo que autorice el C. Presidente Municipal de acuerdo al presupuesto disponible para ello para preservar la imagen del mismo. Cuidar la imagen del Ayuntamiento que se proyecte en cada uno de los eventos organizados Verificar que los proveedores seleccionados proporcionen al H. Ayuntamiento la mejor calidad y servicio necesario para cubrir así todos los requisitos de la normatividad municipal. Consultar con el C. Presidente Municipal el tema del evento para que todo sea acorde al mismo. Recibe instrucciones del C. Presidente municipal para la organización de un evento Verifica el tema del evento, número de personas, lugar y fecha. Elabora relación de invitados Elabora Invitaciones Solicita mediante memorandum a la Dirección de Eventos especiales, tarima, sonido, leyenda o cualquier otro evento necesario. Verifica físicamente que se obtenga lo solicitado.

11 Las verificaciones se hacen continuamente para que todo quede listo un día antes del evento Organiza al personal de apoyo de esta DRP o de otras direcciones que apoyen y que cubran el evento. Supervisa el desarrollo y buen término del evento. TERMINA PROCEDIMIENTO 3.- DISEÑO Y PROPUESTA DE INVITACIONES Procedimiento: Diseño de invitaciones I.- Objetivo del procedimiento: Diseñar y elaborar invitaciones para los diferentes eventos organizados por el C. Presidente Municipal y contribuir a la imagen del H. Ayuntamiento II. Normas de operación Las invitaciones se realizarán de acuerdo al tema que se maneje en el evento El logotipo institucional no deberá ser alterado en color o forma y deberá encontrarse en las invitaciones realizadas Prever e estimado en cantidad de tintas y papelería para la realización de las invitaciones Recibe instrucciones de la Secretaría General para hacer la invitación Realiza varios bocetos de la invitación Revisa y corrige datos y o el boceto de la invitación Imprime invitación de acuerdo a la cantidad señalada Entrega invitaciones a la Secretaría General para su entrega. TERMINA PROCEDIMIENTO 4.- SOLICITUD DE MATERIAL DE OFICINA Y LIMPIEZA Procedimiento: Solicitud de material de oficina y limpieza I.- Objetivo del procedimiento: Se anexará a la solicitud una relación de los materiales de oficina y limpieza que se solicitan La relación debe ir separada (una para material de oficina y otra para limpieza) No se especificarán marcas de ninguno de los artículos señalados Esta solicitud debe realizarse mensualmente

12 Envía solicitud de los materiales y los envía a la Dirección de Servicios Generales y a la Dirección de Compras para el suministro de los mismos. Recibe el material solicitado y firma de recibido Recibe factura de la Dirección de Servicios Generales y la Dirección de Compras para firma de la Dirección de Relaciones Públicas. Firma de factura Envía factura debidamente firmada a la Dirección de Servicios Generales y a la Dirección de Compras según sea el caso. 5.- HOJA DE REGISTRO DE FUNCIONARIOS DEL H. AYUNTAMIENTO DE SOLEDAD DE GRACIANO SÁNCHEZ, DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS 2. NOMBRE 3. PROFESIÓN O ACTIVIDAD: 4. CENTRO DE TRABAJO 5. DOMICILIO DE OFICINA 6. TEL. OFICINA 7. DOMICILIO PARTICULAR 8. COLONIA/FRACCIONAMIENTO 9. TEL. PARTICULAR/ CELULAR 10. MES Y DÍA DE NACIMIENTO 11. ESPOSO (A) 12. NOMBRE: 13. MES Y DÍA DE NACIMIENTO 14. ANIVERSARIO DE BODAS LISTA DE FESTEJOS RUBRO: SERVIDORES PÚBLICOS DEL H. AYUNTAMIENTO DE SOLEDAD FESTEJO: ONOMÁSTICO, ANIVERSARIO, ETC. MES Y DÍA Y NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO PROPUESTA DE TARJETAS DE FELICITACIÓN P R E S E N T E En una fecha especial me es muy grato expresarle (te) mis mejores deseos, para que su (tu) cumpleaños sea un motivo más de felicidad y unión familiar. Deseando sinceramente que la salud y el éxito colmen su (tu) vida, le (te) manifiesto mi amistad y respeto. Firma Presidente Municipal MEMORANDUM A QUIEN CORRESPONDA PRESENTE

13 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ATENTAMENTE DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS C.c.p Archivo/Minutario OFICIO A QUIEN CORRESPONDA PRESENTE XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ATENTAMENTE DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS C.c.p Archivo/Minutario TERMINA PROCEDIMIENTO 6.- VNCULACIÓN CON EMPRESARIOS O EMPRENDEDORES Procedimiento: Vinculación con empresarios o emprendedores I.-Objetivo del procedimiento La realización de estudios y diagnósticos que nos lleven a incrementar la micro y pequeña empresa, así como también asistencia en la vinculación y coordinación con el sector empresarial para tomar medidas que beneficien la economía del municipio y así lograr cumplir con los objetivos y metas generales de esta Dirección de Relaciones Públicas. II. Normas de operación: Se reciben y atenderán todas aquellas personas que requieran información estadísticas sobre las condiciones económicas y sociales del Municipio, así como sobre la disponibilidad de terrenos o espacios susceptibles para la construcción empresarial o industrial.

14 En el caso de los terrenos se formaliza una visita a éstos y se efectúa una reunión con ejidatarios para conocer las condiciones de compraventa y su situación legal. De formalizarle la promesa de compra por parte de los interesados se coordinan acciones con la Dirección de Fomento Económico del Honorable Ayuntamiento para que se continúen los tramites correspondientes Para brindar información estadística general del Municipio la Dirección de Relaciones Públicas entregará al solicitante una monografía del Municipio, la cual fue elaborada por la DRP de forma magnética. En el caso de que la DRP requiera información de otras instancias de gobierno se elaborará una petición oficial firmada por el titular de la DRP a la instancia donde se solicita la información requerida. TERMINA PROCEDIMIENTO 7.- TALLERES DE CAPACITACION E INFORMACIÓN A EMPRESARIOS DEL MUNICIPIO Procedimiento: Vinculación con empresarios o emprendedores I.- Objetivo del procedimiento. La realización de cursos, talleres y conferencias nos lleven a incrementar y fortalecer los vínculos con la micro pequeña y mediana empresa, así como también difundir con el sector empresarial a nuestro Municipio que beneficien la economía, así lograr cumplir con los objetivos y metas generales de la DRP. II. Normas de operación Se realiza una búsqueda de las necesidades de capacitación derivado de un programa operativo anual, el análisis de la oferta y la demanda que haya entre comerciantes, empresarios emprendedores. Se elabora un oficio donde se solicita a una institución que curse con el taller o conferencia que se desea impartir dando una propuesta de fecha y hora para la impartición del curso Se reserva el lugar donde se llevará a cabo el curso Se elabora la invitación para asistencia al curso Se entrega invitación a posibles asistentes Se confirma la asistencia de participantes (mínimo,15 asistentes por curso) Se prepara el lugar donde se impartirá el curso Oficio para solicitud de curso Oficio con respuesta de aceptación Aproximadamente una semana desde la aceptación del curso Se lleva a cabo el curso por parte de la institución La institución que realizó el curso hace entrega de constancias al final de la capacitación

15 En caso de conferencias, el Municipio hará entrega de reconocimiento al expositor. TERMINA EL PROCEDIMIENTO