SNCTI GUIÓN MÓDULO 4: ELABORACIÓN Y VALORACIÓN DE PRESUPUESTOS

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1 SNCTI GUIÓN MÓDULO 4: ELABORACIÓN Y VALORACIÓN DE PRESUPUESTOS

2 INTRODUCCIÓN Una vez definidos los aspectos centrales sobre el proyecto que se desea adelantar, es necesario cuantificar los recursos necesarios para su desarrollo. Este módulo ofrece una serie de directrices para elaborar y valorar el presupuesto del proyecto, para lo cual deben tenerse en cuenta varios aspectos tales como: los lineamientos de cada convocatoria en cuanto a rubros financiables y el máximo permitido en cada uno de ellos, así como el valor máximo a financiar por proyecto. Finalmente, se presentan los principales rubros a considerar y una breve descripción de cada uno de ellos.

3 CONTENIDO Los temas a tratar en este módulo son los siguientes: 1. Aspectos importantes a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto: 1.1 Identificación de la necesidad de recursos que el proyecto requiere. 1.2 Valoración de recursos identificados. 1.3 Planeación de la ejecución. 1.4 Adaptación del presupuesto a las condiciones generales de los Términos de Referencia TDR y lineamientos institucionales. 2. Principales rubros a emplear en la formulación del proyecto

4 1. Aspectos Importantes a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto: 1.1 Identificación de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto: Un presupuesto no es más que la planeación de los costos del proyecto, detallada por rubros o tipo de gastos. Para poder elaborar el presupuesto es necesario detallar con precisión el plan de actividades a ejecutar en el proyecto, identificando en cada una, cuáles y cuántos recursos necesita para ello. 1.2 Valoración de recursos identificados: Posteriormente y habiendo identificado los recursos, se procede a asignar a cada uno de ellos, el respectivo valor. Para proyectos con duración de más de un año, se debe incorporar en el momento de la formulación, la inflación anual, lo que se puede hacer utilizando las proyecciones del IPC que hace el Banco de la República. Además, todos los pagos que deban hacerse al extranjero (persona natural o jurídica) deben tener en cuenta: retenciones, gastos de IVA, gastos de bodegaje, aranceles, fletes, impuestos, etc.

5 1.3. Planeación de la ejecución: Para esto, es importante saber tomar las decisiones acerca de cuántos recursos se van a utilizar y en cuáles etapas del proyecto, esto de acuerdo con el cronograma planteado, para así evitar inconvenientes durante la ejecución Adaptación del presupuesto a condiciones generales de los términos de referencia TDR y lineamientos institucionales: Se ajustan los recursos a los rubros a financiar de acuerdo a las condiciones estipuladas en los términos de referencia de la convocatoria a la que se planea presentar el proyecto y a los lineamientos institucionales. Es importante revisar si existen rubros con un valor máximo permitido, así como tener en cuenta los recursos totales disponibles que asigna la convocatoria, ya que aunque se permita solicitar hasta una cifra máxima, si esta corresponde a un porcentaje muy importante de los recursos totales disponibles, su asignación a un solo proyecto resulta poco factible. En los casos en que hay más de una fuente de financiación, es necesario indicar los rubros y los montos que se solicitan a cada una de ellas.

6 2. Principales rubros a emplear durante la ejecución del proyecto: A continuación se hace una breve descripción de los principales rubros financiables por Colciencias, para cuales, dependiendo del tipo de proyecto y de los términos de referencia establecidos para cada convocatoria, se establecen disposiciones particulares: 2.1 Personal 2.2 Adquisición de Equipos 2.3 Materiales e Insumos 2.4 Software 2.5 Servicios técnicos 2.6 Viajes 2.7 Material Bibliográfico 2.8 Salidas de Campo 2.9 Capacitación 2.10 Gastos de administración 2.11 Difusión de resultados 2.12 Gastos de propiedad intelectual 2.13 Publicaciones 2.14 Adecuación de Infraestructura 2.15 Certificaciones A continuación se explicará cada uno de éstos rubros.

7 2.1 Personal Este rubro trata de personal científico, que incluye investigador principal y coinvestigadores, asesores (nacionales o extranjeros) y personal de apoyo que incluye profesionales, técnicos, auxiliares y estudiantes. Estos últimos deben registrarse como N.N, especificando el perfil requerido, de forma que se tenga mayor flexibilidad para su vinculación, una vez se obtenga la financiación. Esto, en consideración del tiempo que puede transcurrir entre la preparación de un proyecto y su aprobación e inicio efectivos. Para la estimación de los recursos a solicitar en este rubro, lo primero que se debe hacer es definir cuál es el equipo de trabajo requerido en cada una de las etapas del proyecto y su tiempo de dedicación. Para el caso del personal de planta, se deben usar las tarifas institucionales de valoración del costo hora investigador, las cuales pueden ser consultadas en la Unidad de Apoyo y Gestión de Proyectos AGP de la VIE; además se debe tener en cuenta el tiempo máximo de dedicación posible, establecido en el estatuto de investigación de la UIS.

8 Tabla 2. Pagos de personal con recursos Colciencias Los profesores de planta pueden registrarse como investigadores o coinvestigadores y el valor correspondiente a su dedicación al proyecto sería aportado como contrapartida institucional. En el caso de los asesores, el personal de apoyo y los profesores cátedra, van con cargo al proyecto y el valor de dedicación se calcula de acuerdo a las tablas para pago de personal de Colciencias, las cuales dependen del tipo de convocatoria y se pueden consultar en los términos de referencia respectivos. Cabe mencionar que la modalidad de contratación o vinculación al proyecto, no conduce a generación de un contrato laboral. Categoría Investigadores Límite máximo en salarios mínimos legales vigentes Doctorado + Publicaciones Internacionales + Experiencia reconocida en investigación Hasta 18 Doctorado, poca experiencia Hasta 15 Maestría + Publicaciones Internacionales + Experiencia reconocida en investigación Hasta 12 Maestría, poca experiencia Hasta 10 Especialización Hasta 8.5 Título profesional únicamente Hasta 8.0 Técnicos y/o estudiantes de pregrado Hasta 2.0 Fuente: TDR Convocatoria 603 (Anexo 2).

9 En la tabla se muestra un ejemplo de la descripción del rubro gastos de personal, para un proyecto de investigación particular. Tabla 3. Ejemplo Descripción de los gastos de personal (en miles de $). Nombre Juan Camilo Pérez Función en el proyecto Aportes médicos Industriales de fabricación biológica en prótesis Tipo de vinculación EN PLANTA DEDICACIÓN Horas/semana 6 Entidad Universidad Industrial de Santander RECURSOS Contrapartida Financiado Especie Dinero TOTAL Facundo Jiménez Estudios relacionados con desarrollo y evaluación de prótesis POR CONTRAT O 40 Universidad Industrial de Santander TOTAL Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos de Colciencias.

10 2.2 Adquisición de Equipos Aquí se trata tan solo de equipos necesarios para la ejecución del proyecto. Los equipos pueden ser de laboratorio, de oficina y de cómputo. Es importante verificar si el equipo solicitado ya existe en la universidad para solicitarlo en préstamo, arrendamiento o prestación de servicios técnicos; en este caso se registraría como contrapartida y se puede presupuestar el equivalente al 10% del costo comercial de cada equipo, por cada 12 meses de duración del proyecto.

11 Tabla 4. Ejemplo Descripción de equipos que se planean adquirir (en miles de $) Descripción Justificación Cantidad Valor Unitario Entidad Financiado Contrapartida Especie Dinero Total Láser Diode Fuente de iluminación de dispositivo Profesionales S.A Video proyector Presentación de resultados en eventos y ruedas de negocios Universidad Industrial de Santander TOTALES Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.

12 2.3 Materiales e Insumos Son los utilizados en la ejecución del proyecto. En los proyectos de innovación se incluirá lo necesario para el primer lote de prueba, usualmente para efectos de lanzamiento al mercado, que deben ir acompañados de una justificación de su necesidad y uso dentro del proyecto. Es muy importante ser coherente con lo planteado en la metodología y tener en cuenta que Colciencias no reconoce elementos de papelería y/o fotocopias dentro de este rubro.

13 En la tabla se muestra un ejemplo de la descripción del rubro gastos de personal, para un proyecto de investigación particular. Tabla 5. Ejemplo Descripciones Materiales y Suministros (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Probetas, reactivos y materiales para experimentación Para realizar reacciones. Contrapartida Especie Dinero Total Profesionales S.A Reactivos químicos Fabricación de puntas para TERS y fabricación de películas delgadas Universidad Industrial de Santander Totales Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.

14 2.4 Software Se reconocerá la adquisición de licencias especializadas y destinadas al desarrollo del proyecto de carácter científico, tecnológico o de innovación. Por el contrario, no se acepta la compra de sistemas operativos y programas de ofimática como Office, Windows o sistemas de información para la operación normal de la organización, tales como Enterprise Resource Planning ERPs, Capacity Resource Planning CRPs, entre otros. Para el caso de la contrapartida de acceso a bases de datos, se sugiere multiplicar la cantidad de artículos científicos que se utilizarán en la propuesta por el valor comercial estimado de los mismos.

15 Tabla 6. Ejemplo Descripción del software que se planea adquirir (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Especie Contrapartida Dinero Total Uso de las bases de datos de la UIS Búsqueda y análisis de información Universidad Industrial de Santander Totales Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.

16 2.5 Servicios Técnicos Corresponde a la contratación de ensayos, pruebas, simulaciones, así como al desarrollo de software. Es importante verificar primero si existe alguna unidad de la universidad que pueda ofrecer el servicio, de lo contrario, se debe prever una contratación externa, para lo que se deben solicitar cotizaciones a los prestadores de los servicios.

17 Tabla 7. Ejemplo Descripción de servicios tecnológicos que se planean realizar (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Especie Contrapartida Dinero Total Microscopía de fuerza atómica (AFM) Caracterización superficial de películas Profesionales S.A Totales Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos

18 2.6 Viajes Son los gastos relacionados con tiquetes y viáticos del personal para realizar actividades relacionadas con el proyecto y que son necesarios para la ejecución exitosa del mismo o para dar visibilidad a los resultados alcanzados. Por ejemplo, es posible incluir las visitas a otros centros investigativos para capacitación o la invitación de asesores para el proyecto. Usualmente, en este rubro Colciencias financia como máximo, hasta el 60% del valor total del rubro. Para el valor de la contrapartida no cubierta por Colciencias, se debe agregar la leyenda que menciona que dicho valor está sujeto al Programa de Movilidad de la VIE.

19 Tabla 8. Ejemplo Descripción y justificación de los viajes (en miles de $) Lugar / Justificación Nº días / Nº Pasaje por Estadía por Contrapartida Entidad Financiado personas persona persona Especie Dinero Total México o España / Congreso 3/1 2,500 3,000 UIS Totales Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias.

20 2.7 Material Bibliográfico Se podrá financiar bibliografía debidamente justificada y directamente relacionada con la temática del proyecto en la forma de libros y/o suscripciones a revistas científicas del tema. Es importante tener en cuenta que algunos libros deben ser solicitados al exterior, razón por la que el costo en el país es mayor al precio de venta en el país de origen, además la compra se hace a través de intermediarios, razón por la que sería deseable solicitar las cotizaciones respectivas.

21 Tabla 9. Ejemplo Descripción de Material Bibliográfico (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida Especie Dinero Total Compra de libros y normas relacionadas Profesionales S.A Totales Fuente: Formato de presentación de Proyectos a Colciencias.

22 2.8 Salidas de Campo Gastos de medios de transporte para el traslado a zonas de muestreo, ejecución, labores de campo propias de la investigación y puesta a punto de productos. Estas salidas normalmente son a zonas cercanas al lugar de desarrollo del proyecto, razón por la que usualmente se realizan por vía terrestre.

23 Tabla 10. Ejemplo Descripción de Salidas de campo (en miles de $) Descripción Justificación Cantidad Valor unitario Entidad Financiado Contrapartida Especie Dinero Total Salida de campo región 1 Identificación de palmas Universidad Industrial de Santander Totales Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias.

24 2.9 Capacitación Formación y actualización del personal de la entidad que participa en el proyecto, en cursos específicos para la actividad principal del proyecto. NOTA: Cabe aclarar que no se incluye educación formal, por ejemplo: posgrados. Tabla 11. Ejemplo Descripción de Capacitación (en miles de $) Tema Curso sobre biomateriales y técnicas de caracterización Curso sobre biomateriales y técnicas de caracterización Proveedor / Lugar Nº días / Nº persona s Costo por persona Entidad Fuente: Formato de presentación de Proyectos a Colciencias. Financiado Contrapartida Especie Dinero /IMRC/MÉXICO 7/2 1,500 Profesionales S.A /IMRC/MÉXICO 7/2 1,500 Universidad Industrial de Santander Total Totales

25 2.10 Gastos de Administración Incluye auxiliares administrativos, papelería y envío de correspondencia. En la mayoría de los casos, el valor admisible oscila entre el 5% y el 10% del valor financiado por Colciencias. Se recomienda incluir el máximo valor permitido por la convocatoria, ya que en la mayoría de los casos éste valor resulta necesario para la buena ejecución del proyecto.

26 Tabla 12. Ejemplo Descripción de Gastos de administración (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida Especie Dinero Total Gastos de Auxiliaturas Universidad Industrial Administración administrativas de Santander Totales

27 2.11 Difusión de Resultados En este rubro se incluye el diseño, elaboración y distribución de cartillas técnicas, posters, así como inscripciones a congresos. Tabla 13. Ejemplo Descripción de difusión de resultados (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Diseño y elaboración cartillas Cartillas para difusión del evento Universidad Industrial de Santander Contrapartida Especie Dinero Total Totales Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias

28 2.12 Gastos de Propiedad Intelectual Corresponde a los gastos para registros de patentes, traducciones para la solicitud, pago de tasa de la solicitud de patentes, y asesoría legal. Este costo se debe basar en la sección de resultados esperados del proyecto. Este rubro aplica, cuando uno de los compromisos adquiridos en el proyecto es el registro de una solicitud de patente. El valor a presupuestar debe ser consultado con la Dirección de Transferencia de Conocimiento DTC. Tabla 14. Ejemplo Descripción de gastos de propiedad intelectual (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Registro de patente Preparación de solicitud de patente, asesoría legal y pago de tasa de solicitud Universidad Industrial de Santander Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias. Contrapartida Especie Dinero Total Totales

29 2.13 Publicaciones Indica los costos de edición y publicación de artículos científicos en revistas indexadas reconocidas, libros, manuales, videos, cartillas entre otros. Tabla 15. Ejemplo Descripción de gastos de publicaciones (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Pago costos de publicación Publicación de artículos derivados Universidad Industrial de Santander Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias. Contrapartida Especie Dinero Cabe mencionar que el valor mostrado en la tabla es sólo un ejemplo y que la determinación del valor exacto a presupuestar depende de cada proyecto. Total Totales

30 2.14 Adecuación de Infraestructura Incluye sólo las inversiones destinadas a adecuar laboratorios, parcelas o plantas piloto. Habitualmente, su valor no puede ser superior al 20% del valor total del proyecto. Por lo anterior, es importante verificar, en los términos de referencia, si este rubro es financiable o no y en caso afirmativo, el monto o porcentaje máximo permitido. Tabla 16. Ejemplo Descripción de gastos de adecuación de infraestructura (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Adecuación laboratorio de rayos x Cumplir normas técnicas para acreditación de ensayos. Universidad Industrial de Santander Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias. Contrapartida Especie Dinero Total Totales

31 2.15 Certificaciones Obtención de certificaciones de cumplimiento de normas de aseguramiento de la calidad o similares, sin incluir los gastos de implementación de dichas normas. En la mayoría de los casos, este rubro aplica para convocatorias de acreditación de laboratorios. Tabla 17. Ejemplo Descripción de gastos de certificaciones (en miles de $) Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida Especie Dinero Total Certificación Solicitud de Universidad Industrial Norma auditoría externa de Santander Totales Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.

32 Gracias por su atención. En el siguiente módulo se explicarán los pasos a seguir en la presentación de propuestas y proyectos.

33 BIBLIOGRAFÍA OJEDA, Yesid; SÁNCHEZ, Claudia. Tipologías de Proyectos de Carácter Científico, Tecnológico e Innovación. [En línea]. Colombia. Disponible en Web: <http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/acuerdo% pdf>, consultado en abril 25 de Términos de Referencia Convocatoria 603 Convocatoria para la selección de un proyecto de investigación para la optimización de la cadena logística de transporte de carga en Colombia. Año 2013.

34 LECTURAS RECOMENDADAS Recomendaciones generales para la presentación de propuestas de investigación.

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