7 º Cumbre Mundial de las Artes y la Cultura por realizarse en 2016 o 2017 Convocatoria de expresiones de interés (Febrero de 2012)

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1 7 º Cumbre Mundial de las Artes y la Cultura por realizarse en 2016 o 2017 Convocatoria de expresiones de interés (Febrero de 2012) La junta directiva de la Federación Internacional de Consejos de Artes y Agencias Culturales (FICAAC) está interesada en recibir expresiones preliminares de interés en ser el anfitrión de la 7ª Cumbre Mundial de las Artes y la Cultura que se realizará en el período comprendido entre mediados de 2016 y mediados de Anteriores Cumbres Mundiales de las Artes y la Cultura se han realizado en: Ottawa, Canadá 2000 Singapur 2003 NewcastleGateshead, Inglaterra 2006 Johannesburgo, Sudáfrica 2009 Melbourne, Australia 2011 La 6 ª Cumbre Mundial de la Cultura y las Artes se llevará a cabo en Santiago, Chile, del 13 al 16 de enero de La Cumbre Mundial de las Artes y la Cultura reúne a consejos nacionales de las artes, ministerios de cultura, encargados de políticas culturales, artistas y líderes comunitarios de todo el mundo. Es una plataforma única para el intercambio de experiencias e ideas sobre asuntos vitales que afectan el apoyo público de las artes y la creatividad a nivel nacional y mundial. Todas las cumbres han sido muy exitosas y han reunido en un solo lugar a figuras centrales del gobierno y de las artes de aproximadamente 80 países y han tenido cubrimiento de medios nacionales e internacionales. En o en puede encontrar más información. El proceso de selección del anfitrión para la 7ª Cumbre Mundial constará de dos etapas: a) La entrega de una Expresión de Interés preliminar, y b) La entrega de una Propuesta Final de los países que han sido preseleccionados por la junta directiva de la FICAAC. Las pautas para la presentación de expresiones de interés, que incluyen un cronograma del proceso de selección, se anexan a esta comunicación. Si usted está interesado en presentar una expresión de interés para ser anfitrión de la 7ª Cumbre Mundial de las Artes y la Cultura y quisiera ampliar la información y discutir su propuesta, por favor no dude en comunicarse con la Secretaría de la FICAAC. Sarah Gardner Directora Ejecutiva

2 7 º Cumbre Mundial de las Artes y la Cultura Pautas para la presentación de expresiones de interés Antecedentes La Cumbre Mundial de las Artes y la Cultura (la Cumbre) busca ofrecer a encargados de políticas y demás personas interesadas la oportunidad de discutir temas claves que afectan el apoyo público de las artes y de la creatividad. Todas las agencias nacionales que financian las artes (consejos de artes y ministerios de cultura) están invitadas a participar y a las Cumbres son bienvenidas las personas que estén interesadas en las políticas para las artes y la cultura y en el apoyo de la creatividad artística. Requisitos Si bien estamos abiertos a propuestas, hay ciertos requisitos que deben cumplirse: Requisitos Generales La Cumbre será organizada por, o en estrecha colaboración con, una entidad gubernamental de financiación de las artes del orden nacional o un ministerio de cultura que sea miembro de la FICAAC. Una propuesta que no sea presentada por un miembro nacional de la FICAAC debe incluir una carta de apoyo del miembro nacional (o futuro miembro) que defina claramente su compromiso con la FICAAC y con la Cumbre Mundial en términos de apoyo administrativo y financiero y de cualquier otro tipo de apoyo. (Si al momento de presentar la propuesta, la agencia nacional no es miembro de la FICAAC, debe comprometerse a serlo en el 2013). La Cumbre durará tres días aproximadamente y asistirán un estimado de 500 delegados. La realización de la Asamblea General de la FICAAC deberá coincidir con la Cumbre. Si bien el idioma principal de las Cumbres es el inglés, se espera que el presupuesto permita la traducción de materiales de mercadeo y de otros documentos (p. ej. programación general, documentos de discusión y traducción simultánea de las presentaciones de los conferencistas) por los menos a otros dos idiomas (generalmente francés y español). La Cumbre se realizará en el período comprendido entre mediados de 2016 y mediados de La FICAAC se encuentra abierta a sugerencias sobre qué época del año es más apropiada para realizar el evento. El público objetivo de la Cumbre está constituido por: Miembros nacionales y afiliados de la FICAAC Instituciones que financian las artes Ministerios de Cultura Artistas Patrocinadores corporativos Otros interesados en el apoyo y la financiación de las artes Sector de las industrias culturales Redes culturales Redes internacionales Organismos de representación de las artes y redes de artistas Gobiernos distritales (ciudad) y locales Encargados e investigadores de las políticas para las artes Académicos e instituciones terciarias Educadores y administradores de las artes Fundaciones privadas Prensa internacional

3 El papel de la FICAAC La FICAAC desempeña un papel activo como coanfitrión de la Cumbre y su Secretaría pondrá a disposición un conjunto de recursos y conocimiento experto para garantizar un evento exitoso, como por ejemplo: el logo y la marca de la Cumbre la estructura y el hosting del sitio Web formatos o plantillas, cronogramas y documentos estándar que aportan a todos los aspectos administrativos de la Cumbre asesoría para la escogencia del tema, el programa y los conferencistas investigación internacional sobre el tema de la Cumbre, preparación de un documento de discusión y un informe final que incorpore las discusiones de la Cumbre. asesoría para el manejo del programa de ayuda financiera asistencia con todos los aspectos internacionales de la preparación de la Cumbre como consecución de recursos, mercadeo y manejo de bases de datos. una evaluación de la Cumbre, y los costos de transporte y alojamiento de su propio equipo asociados a la Cumbre Requerimientos presupuestales El cubrimiento de los costos del evento será garantizado por el anfitrión. Además del apoyo que pueda dar el gobierno anfitrión, otras fuentes posibles de financiación son: o becas que ofrecen otras agencias gubernamentales (regionales o locales/gobierno de la ciudad) o fundaciones privadas o patrocinio o aportes en especie o pago de las inscripciones (incluyendo acompañantes). El presupuesto con el que el anfitrión cuenta para la Cumbre debe cubrir los costos asociados con: o gestión y administración de la Cumbre y de eventos asociados; o alquiler de la sede, alimentación, viajes locales, impuestos y costos administrativos; o mercadeo, diseño, impresiones, bolsas para el material de inscripción de los delegados, fotografías o grabaciones; o costos de desplazamiento, alojamiento y otros posibles de los conferencistas; o una contribución (de por lo menos $A35,000) para cubrir los costos de la investigación necesaria para producir un documento para discusión sobre el tema de la Cumbre y un informe de seguimiento (que será desarrollado, o encargado, por la Secretaría de la FICAAC en consulta con el anfitrión); o un programa artístico/cultural que complemente el programa de la Cumbre; o una cena oficial de la Cumbre para todos los delegados e invitados VIP; o la traducción del material de mercadeo y los servicios de traducción simultánea durante la Cumbre a por lo menos tres idiomas (inglés, francés y español); o el programa de ayuda financiera de la Cumbre que permitirá a por lo menos 20 delegados de países en desarrollo asistir a la Cumbre al cubrir el valor de su inscripción, desplazamiento y/o alojamiento; o costos de arrendamiento de la sede y de alimentación para los eventos propios de la FICAAC asociados a la Cumbre, es decir:

4 Asamblea General (reunión previa a la Cumbre de dos horas de duración para 100 personas) Reuniones de los cinco capítulos regionales (aproximadamente de dos horas de duración y para 30 personas cada una) que se celebran después de la Cumbre; y Dos juntas directivas (10 personas se reúnen durante dos horas aproximadamente, antes y después de la Cumbre) o costos de alojamiento y transporte local asociados a la visita de un representante de la FICAAC durante las fases de revisión de las expresiones de interés o de planeación; o la presencia de un representante de la organización proponente en la reunión de la junta directiva de la FICAAC durante el proceso de revisión de las expresiones de interés y el período de planeación; y o registro de la Cumbre a través de evaluaciones, fotografías, videos, contenidos en línea y materiales impresos. En el presupuesto general debe incluirse un aporte a la FICAAC que debe pagarse anualmente antes de la Cumbre. Si bien el monto del aporte puede negociarse con el proponente ganador dependiendo de los requerimientos específicos, anticipamos que ascienda aproximadamente a $A125,000. (Este aporte no incluye la contribución al costo del informe de investigación de la Cumbre mencionado anteriormente.) Propuestas Las expresiones de interés deben ser entregadas en inglés. No hay un formato específico que deba seguirse para preparar las propuestas. Sin embargo, éstas deben tener en cuenta cada uno de los criterios de selección que se detallan a continuación y deben demostrar claramente: una visión del evento que explique las razones por las cuales se desea ser anfitrión de la Cumbre Mundial la habilidad para llevar a cabo un programa práctico, orientado a resultados que refleje compromiso con el apoyo público de las artes. el compromiso de involucrar un amplio rango de individuos de todas partes del mundo. una estructura de gestión y de reporte en la que se establezca una persona de contacto inicial con la FICAAC para asuntos de planeación, desarrollo e implementación de la Cumbre conciencia de los costos de la Cumbre y de los medios por los cuales se cubrirán a través de la presentación de un presupuesto preliminar con punto de equilibrio (podemos poner a disposición de quien esté interesado un formato de presupuesto). estar de acuerdo con trabajar cooperativamente con la junta directiva y la secretaría de la FICAAC en la planeación del evento. Criterios de selección La junta directiva de la FICAAC recurrirá a los siguientes criterios para (a) establecer un listado preliminar de expresiones de interés y, luego, (b) hacer la escogencia final del anfitrión de la Cumbre:

5 la calidad del programa propuesto, incluyendo sugerencias de temas, conferencistas y programación auxiliar (presentaciones artísticas, recepciones, recorridos turísticos); el grado en el que el programa propuesto refleje la misión y los objetivos de la FICAAC; la idoneidad de la ciudad, de la fecha y del lugar donde se realizará la Cumbre (facilidad y costo del traslado aéreo, facilidad de acceso desde los aeropuertos principales, seguridad, facilidad para contar con traducción simultánea, costo y calidad del alojamiento, facilidades de comunicación, clima, facilidad para obtener visas, etc.); el sentido práctico del presupuesto propuesto, el grado de apoyo financiero del gobierno anfitrión y de otras fuentes y el alcance del apoyo ofrecido a delegados de países en desarrollo, y experiencia de la organización anfitriona en la organización de eventos de esta naturaleza y dimensión.

6 Cronograma del proceso de selección Febrero 2012 Convocatoria de expresiones de interés para ser anfitrión de la 7ª Cumbre Mundial de las Artes 6 julio 2012 Fecha límite de recepción de expresiones de interés Julio-agosto 2012 La FICAAC se pone en contacto con quienes hayan enviado expresiones de interés para asegurarse de que la información requerida haya sido entregada. Septiembre 2012 La junta directiva de la FICAAC preseleccionará algunas de las expresiones de interés. Las organizaciones que hayan enviado expresiones de interés serán invitadas a presentarla ante la junta directiva (esto no es de carácter obligatorio) Oct Ene 2013 Las expresiones de interés preseleccionadas se continúan desarrollando para convertirse en propuestas finales 15 febrero 2013 Fecha límite de entrega de propuestas finales que deben incluir un presupuesto detallado Marzo 2013 Reunión de la junta directiva de la FICAAC y selección del anfitrión de la 7ª Cumbre Mundial Mayo 2013 Ambas partes preparan y revisan un borrador de Memorando de Entendimiento (MDE) Septiembre 2013 El MDE se firma con el coanfitrión de la 7ª Cumbre durante la reunión de la junta directiva de la FICAAC Enero 2014 Durante la 6ª Cumbre Mundial, en Santiago, Chile, se anuncia el anfitrión de la 7ª Cumbre Mundial Mediados 2016 mediados 2017 Se lleva a cabo la 7ª Cumbre Mundial de las Artes Mayor información Información sobre la FICAAC puede encontrarse en e informes de las anteriores Cumbres Mundiales están disponibles en: Canadá 2000: Singapur 2003: Inglaterra 2006: Sudáfrica 2009: Australia 2011: (hasta a finales de 2012)

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