MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE APOYO TÉCNICO E INFORMÁTICO

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1 MAYO 2007 Secretaría de Desarrollo Urbano Dirección General de Planeación Urbana

2 Derechos Reservados Primera edición 2007 Gobierno del Estado de México Secretaría de Desarrollo Urbano Dirección General de Planeación Urbana Unidad de Apoyo Técnico e Informático Hidalgo Pte º piso, Toluca México Impreso y hecho en Toluca, México. Printed and Made in Toluca, Mexico. La reproducción total o parcial de este Manual de Procedimientos podrá efectuarse mediante la autorización ex profeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente. Número de autorización del Comité Editorial de la Administración Pública.

3 Código: Página: 1 de 1 ÍNDICE Pág. PRESENTACIÓN...I I. OBJETIVO GENERAL...2 II. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS...3 III. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS...4 IV. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS MODIFICACIÓN DEL APARTADO DE PLANEACIÓN URBANA DE LA PÁGINA WEB DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO URBANO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO CONFIGURACIÓN DE SOFTWARE Y HARDWARE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN RED IMPRESIÓN DE PLANES DE DESARROLLO URBANO ELABORACIÓN DE PRESENTACIONES GRÁFICAS Y CARTOGRÁFICAS PRESTACIÓN DE APOYO LOGÍSTICO V. SIMBOLOGÍA VI. REGISTRO DE EDICIONES VII. DISTRIBUCIÓN VIII. VALIDACIÓN...138

4 Código: Página: 1 de 1 PRESENTACIÓN La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el Licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad. En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y del mejoramiento continuo de los procesos de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. Por otra parte, el avance y desarrollo de la tecnología ha motivado a la administración pública a aprovechar la cultura informática con el fin de realizar de una manera más eficiente las tareas administrativas, enriquecer la toma de decisiones y mejorar la calidad y cobertura de los servicios públicos. El presente Manual Administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad. 1

5 Código: Página: 1 de 1 I. OBJETIVO GENERAL Mejorar la calidad de los servicios que ofrece la Unidad de Apoyo Técnico e Informático de la Dirección General de Planeación Urbana mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo. 2

6 Código: Página: 1 de 1 II. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS Comunicación con el usuario Demanda de servicios Sistema liberado Unidades Administrativas de la DGPU Actualización de componentes e interfaz Servicio Informático realizado Servicio gráfico realizado Procesos Sustantivos Diseño y Desarrollo de Sistemas Informáticos Actualización de Página WEB Prestación de Servicios Técnicos e Informáticos Prestación de Servicios de Representación Gráfica Procesos Adjetivos Administración de Personal Abastecimiento de Bienes y Servicios Presupuestos Equipo tecnológico 3

7 Código: Página: 1 de 1 III. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso 1: Diseño y Desarrollo de Sistemas Informáticos.- De la detección de la necesidad a la liberación del Sistema. Procedimientos: 1. Desarrollo de Sistemas Informáticos. 2. Actualización y Modificación de Sistemas Informáticos. Proceso 2: Actualización de la Página WEB.- De la presentación de la propuesta a la actualización de la información y/o los componentes e interfaz de la Página WEB. Procedimiento: 3. Modificación del apartado Planeación Urbana de la Página WEB de la Secretaría de Desarrollo Urbano. Proceso 3: Prestación de Servicios Técnicos e Informáticos.- De la recepción de la solicitud a la realización del servicio. Procedimientos: 4. Mantenimiento Preventivo de Equipos de Cómputo. 5. Mantenimiento Correctivo de Equipos de Cómputo. 6. Configuración de Software y Hardware. 7. Prestación de Servicios en Red. Proceso 4: Prestación de Servicios de Representación Gráfica.- De la recepción de la solicitud a la entrega del producto. Procedimientos: 8. Impresión de Planes de Desarrollo Urbano. 9. Elaboración de Presentaciones Gráficas y Cartográficas. 10. Prestación de Apoyo Logístico. 4

8 Código: /01 Página: 1 de 21 IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS OBJETIVO: Incrementar la automatización de los procesos de gestión internos mediante el acceso a programas de cómputo aplicables a las necesidades detectadas. ALCANCE: Aplica a las unidades administrativas y personal responsable de la gestión para elaborar y adecuar los planes de desarrollo urbano de competencia estatal, constancia de inscripción o no Inscripción en el Registro Estatal de Desarrollo Urbano, certificación de duplicados y el control de la correspondencia, así como al personal responsable de operar los sistemas informáticos de la Dirección General de Planeación REFERENCIAS: Manual General de Organización de la Secretaría de Desarrollo Urbano (Apartado VII: Unidad de Apoyo Técnico e Informático y Departamento de Urbana). Reglamento de Tecnologías de Información del Poder Ejecutivo del Estado de México (Capítulo III, Sección Cuarta, Artículo 31, Sección Sexta, Artículo 37, Capítulo IV Sección Cuarta, Artículo 43 Fracciones I, II, III, IV y V). Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal (Apartado VI. Sistema Estatal de Informática, Normas SEI 005 a SEI 011). Manual de Procedimientos de Informática y Telecomunicaciones (Procedimiento 041: Solicitud de autorización para el desarrollo de sistemas de información). Guía de Estándares y Metodologías (Parte II. Lineamientos para el establecimiento de metodologías de desarrollo y documentación de Sistemas). 5

9 Código: /01 Página: 2 de 21 RESPONSABILIDADES: La Unidad de Apoyo Técnico e Informático es responsable de diseñar sistemas informáticos que permitan agilizar el manejo y control de la información que generan las unidades administrativas de la Dirección General de Planeación El Titular de una Unidad Administrativa de la Dirección General de Planeación Urbana deberá: Solicitar el desarrollo de un sistema de información a la Unidad de Apoyo Técnico e Informático y recibirlo a satisfacción. El Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático deberá: Aprobar el desarrollo de sistemas informáticos, solicitando la autorización correspondiente a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. El Jefe del Departamento de Informática Geográfica y Urbana deberá: Estudiar, analizar y elaborar el plan de acción para desarrollar sistemas informáticos, para apoyar las labores de las diversas unidades administrativas y servidores públicos de la Dirección General de Planeación El personal técnico del Departamento de Informática Geográfica y Urbana deberá: Desarrollar la actualización o modificación del sistema conforme a las necesidades de las unidades administrativas que integran la Dirección General de Planeación Urbana e instalarlo, verificando su funcionamiento; así como de elaborar los manuales de operación y de usuario. La Secretaría Particular de la Dirección General de Planeación Urbana deberá: Entregar los oficios de solicitud de autorización del sistema y de notificación de su puesta en operación, a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. DEFINICIONES: Proyecto: Es el plan y disposición detallados que se forman para la ejecución de un sistema informático. Informática: Es la conjunción de técnicas de manejo de la información, de la computación y de las telecomunicaciones. Sistema Informático: Es la automatización de procesos orientada a acciones que contribuyan a agilizar y mejorar la prestación de un servicio.

10 Código: /01 Página: 3 de 21 Manual de Operación: Es el documento para consultar la forma de operación de un sistema informático. Manual del Usuario: Es el documento para consultar la forma en que se estructura un sistema informático, el cual esta compuesto por base de datos, programas, flujogramas, entre otros. Usuario: Es la persona que opera un equipo de cómputo. Formato de Solicitud de Software, Hadware y Asesoria: Es la forma impresa de solicitud y registro de servicios informáticos de la Dirección General de Planeación INSUMOS: Solicitud de desarrollo de un sistema informático en la que se justifique la necesidad de automatización de un proceso de gestión. RESULTADOS: Sistema informático desarrollado y liberado al usuario. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Actualización y Modificación de Sistemas Informáticos. Configuración de Software y Hardware. Prestación de Servicios en Red. POLÍTICAS: Previo al desarrollo de un sistema informático se deberá obtener la autorización de la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. Asimismo, al concluirse se deberá notificar a la misma Dirección General. El desarrollo de sistemas informáticos se realizará tomando en cuenta los lineamientos de la Guía de Estándares y Metodologías, emitida por la Dirección General del Sistema Estatal de Informática.

11 Código: /01 Página: 4 de 21 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS. NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 1 Titular de la Unidad Administrativa solicitante. Instruye a la secretaria elaborar oficio de solicitud para el desarrollo de sistemas de información. 2 Secretaria de la Unidad Administrativa solicitante. Atiende indicaciones, elabora oficio de solicitud en original y copia y turna al titular de la Unidad Administrativa. 3 Titular de la Unidad Administrativa solicitante. Recibe oficio de solicitud para el desarrollo de sistema de información en original y copia, revisa, firma y remite a la secretaria. 4 Secretaria de la Unidad Administrativa solicitante 5 Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático/ Recibe oficio de solicitud para el desarrollo de sistema de información en original y copia firmado, entrega oficio original a la secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático, archiva copia del oficio de solicitud previo acuse de recibo para su control. Recibe oficio, registra, fotocopia oficio, archiva original y entrega copia al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. 6 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático Recibe copia de oficio de solicitud, revisa y turna al Jefe del Departamento de Urbana para su análisis. 7 Jefe del Departamento Recibe oficio de solicitud para el desarrollo de sistemas de información elabora proyecto de planteamiento del sistema requerido en original y copia, lo entrega al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Archiva el oficio de solicitud para su control.

12 Código: /01 Página: 5 de 21 8 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe proyecto de planteamiento del sistema requerido en original y copia, revisa y aprueba, gira instrucciones a la secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático para elaborar oficio de solicitud de autorización dirigido a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática en original y copia. 9 Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe indicaciones, elabora oficio de solicitud de autorización en original y copia y lo entrega al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático para su firma. 10 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Firma oficio de solicitud de autorización en original y copia, anexa planteamiento del sistema requerido en original y copia y turna los documentos a la Secretaría Particular de la Dirección General de Planeación 11 Secretaría Particular de la Dirección General de Planeación Recibe oficio y proyecto de planteamiento del sistema requerido en original y copia, gira instrucciones al personal de correspondencia para su envío a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. 12 Personal de correspondencia de la Secretaría Particular. Recibe oficio y proyecto de planteamiento del sistema en original y copia, los entrega en la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. 13 Dirección General del Sistema Estatal de Informática. 14 Personal de Correspondencia de la Secretaría Particular. Recibe oficio y proyecto del planteamiento del sistema requerido en original y copia, acusa de recibo en la copia de oficio y proyecto de planteamiento del sistema y entrega acuse al personal de correspondencia de la Secretaría Particular de la Dirección General de Planeación Continúa en la actividad número 17. Recibe acuse de oficio y proyecto del planteamiento del sistema, los entrega a la secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático.

13 Código: /01 Página: 6 de Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe acuse de oficio y proyecto de planteamiento requerido, los archiva e informa verbalmente al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. 16 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Se entera que el oficio y el proyecto del planteamiento del sistema fue recibido en la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. 17 Dirección General del Sistema Estatal de Informática. Analiza el proyecto del planteamiento del sistema requerido autoriza la realización del sistema y envía oficio al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. 18 Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe oficio de autorización para desarrollar el sistema, lo fotocopia, archiva original y entrega la copia del oficio al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. 19 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe copia de oficio de autorización e instruye y entrega copia de oficio al Jefe del Departamento de Urbana para el desarrollo del sistema requerido. 20 Jefe del Departamento de Informática, Geográfica y Recibe instrucción y copia de oficio, lo archiva y formula plan de trabajo para el desarrollo del sistema. Gira instrucciones al personal técnico del Departamento de 21 Personal Técnico del Departamento de Desarrolla sistema con base en la Guía de Estándares y Metodologías establecida por la Dirección General del Sistema Estatal de Informática; prueba y verifica su funcionamiento; formula Manual del Usuario y Manual de Operación e informa verbalmente al Jefe del Departamento de Informática, Geográfica y Urbana de la finalización del sistema. 22 Jefe del Departamento de Se entera y realiza pruebas al sistema, prepara informe y lo entrega al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático.

14 Código: /01 Página: 7 de Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe informe, se entera y lo entrega a la secretaria indicándole elaborar oficio en original y copia para informar al Titular de la Unidad Administrativa solicitante sobre la terminación y liberación del sistema. 24 Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe informe, lo archiva y elabora oficio de liberación en original y copia, lo entrega al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. 25 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. 26 Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático Recibe oficio de liberación del sistema en original y copia, firma y remite a la secretaria para su entrega. Recibe oficio firmado de liberación del sistema en original y copia, entrega original a la secretaria de la Unidad Administrativa solicitante, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y la archiva para su control. 27 Secretaria de la Unidad Administrativa solicitante Recibe oficio de liberación del sistema y lo entrega al Titular de la Unidad Administrativa solicitante. 28 Titular de la Unidad Administrativa solicitante. Recibe oficio de la liberación del sistema, se entera y lo entrega a la secretaria para su resguardo. 29 Secretaria de la Unidad Administrativa solicitante 30 Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático 31 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe oficio y lo archiva para su control. Informa verbalmente al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático de la entrega de oficio de liberación del sistema. Se entera de la entrega del oficio y gira instrucciones verbalmente al Jefe del Departamento de Informática, Geográfica y Urbana para instalar el sistema.

15 Código: /01 Página: 8 de Jefe del Departamento de 33 Personal Técnico del Departamento de Atiende indicaciones y gira instrucciones al Personal Técnico para la instalación del sistema. Recibe instrucción, realiza instalación del sistema en el equipo de la Unidad Administrativa solicitante, capacita al o los usuarios para el manejo del sistema. 34 Usuario de la Unidad Administrativa solicitante. Recibe capacitación, opera sistema, realiza pruebas y verifica funcionalidad del sistema e informa al Personal Técnico. 35 Personal Técnico del Departamento de Se entera del funcionamiento del sistema y procede según el caso: 36 Personal Técnico del Departamento de Si el sistema requiere adecuaciones se conecta con el procedimiento Actualización y Modificación de Sistemas Informáticos en la actividad Personal Técnico del Departamento de Si el sistema funciona correctamente requisita el Formato de Solicitud de Software, Hardware y Asesoría en original y lo entrega al usuario de la Unidad Administrativa solicitante para su firma de conformidad. 38 Usuario de la Unidad Administrativa solicitante. Firma de conformidad el Formato de Solicitud de Software, Hardware y Asesoría, informa verbalmente al Titular de la Unidad Administrativa sobre la liberación del sistema y entrega formato al personal técnico del Departamento de Informática, Geográfica y

16 Código: /01 Página: 9 de Personal Técnico del Departamento de Recibe Formato de Solicitud de Software, Hardware y Asesoría firmado y lo entrega al Jefe del Departamento de Informática, Geográfica y Urbana reportándole de manera verbal la instalación y capacitación realizada. 40 Jefe del Departamento de Se entera y recibe Formato de Solicitud de Software, Hardware y Asesoría, lo concentra e informa verbalmente al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. 41 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Se entera sobre la operación del sistema, gira instrucciones a la secretaria para que elabore oficio de notificación en original y copia de la puesta en marcha del sistema dirigido a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. 42 Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Atiende indicaciones, elabora oficio de notificación en original y copia y lo entrega al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático para su firma. 43 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe oficio de notificación en original y copia, firma y turna a la Secretaría Particular de la Dirección General de Planeación Urbana para su envío a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. 44 Secretaría Particular de la Dirección General de Planeación Recibe oficio firmado de notificación en original y copia, gira instrucciones al personal de correspondencia para que lo entregue en la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. 45 Personal de Correspondencia de la Secretaría Particular. Recibe oficio de notificación del sistema en original y copia y lo entrega en la Dirección General del Sistema Estatal de Informática.

17 Código: /01 Página: 10 de Dirección General del Sistema Estatal de Informática. Recibe oficio de notificación de la puesta en operación del sistema, acusa de recibo en copia de oficio y entrega acuse al personal de correspondencia de la Secretaría Particular de la Dirección General de Planeación 47 Personal de Correspondencia de la Secretaría Particular. Recibe acuse de oficio y lo entrega a la secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. 48 Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe acuse de oficio, archiva e informa verbalmente al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático de que el oficio fue entregado. 49 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe reporte verbal de la notificación a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática.

18 Código: /01 Página: 11 de 21 DIAGRAMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

19 Código: /01 Página: 12 de 21 PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

20 Código: /01 Página: 13 de 21 PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

21 Código: /01 Página: 14 de 21 PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

22 Código: /01 Página: 15 de 21 PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

23 Código: /01 Página: 16 de 21 PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

24 Código: /01 Página: 17 de 21 PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

25 Código: /01 Página: 18 de 21 PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

26 Código: /01 Página: 19 de 21 PROCEDIMIENTO 4.1: DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

27 Código: /01 Página: 20 de 21 MEDICIÓN: Indicador: Número de sistemas informáticos desarrollados y liberados Número de sistemas informáticos solicitados Registro de Evidencias: X 100 = Porcentaje de sistemas informáticos desarrollados y liberados Formato de Solicitud de Software, Hardware y Asesoría. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO: Formato de Solicitud de Software, Hardware y Asesoría. FORMATO DE SOLICITUD DE SOFTWARE, HARDWARE Y ASESORIA Solictud No.: (1) Area: (2) DG DTAU DPUR UJ DA UREDU Nombre: (3) Fecha: (4) Hora: (5) S O F T W A R E H A R D W A R E A S E S A O P R O I Y A O CÓDIGO CONCEPTO (6) S01 Desarrollo de sistemas. S02 Instalación de software. S03 Configuración de software. S04 Configuración de entorno de red. S05 Diagnostico de software. S06 Configuración de Servicio de Internet. S07 Actualización de Vacuna Antivirus S08 Actulización Página W EB H01 Mantenimiento Preventivo H02 Mantenimiento Correctivo H03 Diagnóstico de Equipo H04 Equipo a Prueba H05 Prestamo de Equipo (PC, cañón) H06 Configuración de Equipo (PC,Impresora, etc.) AS01 Asesoría AS02 Apoyo(Envío y Recep. mail, config. docto., resp., form., etc.) AS03 Capacitación AS04 Impresión AS05 Presentación AS06 Apoyo logístico I/O Respuesta: Nombre: (7) Fecha: (8) Hora: (9) Obser.: (10) X Firma de conformidad del solicitante (11)

28 Código: /01 Página: 21 de 21 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE SOFTWARE, HARDWARE Y ASESORÍA 1. Solicitud No: Anotar el número de solicitud que corresponda. 2. Área: Marcar con una X el cuadro que corresponda a la Unidad Administrativa que elabora la solicitud. 3. Nombre: Anotar el nombre completo del usuario. 4. Fecha: Escribir día, mes y año en que se elabora la solicitud. 5. Hora: Anotar la hora en que se elabora la solicitud. 6. Concepto: Marcar con una x el cuadro que corresponda al tipo de servicio requerido. 7. Nombre: Anotar el nombre completo del responsable de atender la solicitud. 8. Fecha: Escribir día, mes y año en que se atiende la solicitud. 9. Hora Anotar la hora en que se atiende la solicitud. 10 Observaciones: Escribir cualquier aclaración o información que se considere pertinente. 11 Firma: Asentar firma de conformidad del solicitante.

29 Código: /02 Página: 1 de 13 PROCEDIMIENTO 4.2: ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS. OBJETIVO: Mejorar y facilitar el manejo de la información mediante la adecuación de sistemas informáticos en operación. ALCANCE: Aplica a las unidades administrativas y personal responsable de la gestión para elaborar y adecuar los planes de desarrollo urbano de competencia estatal, constancia de inscripción o no Inscripción en el Registro Estatal de Desarrollo Urbano, certificación de duplicados y el control de la correspondencia, así como al personal responsable de operar los sistemas informáticos de la Dirección General de Planeación REFERENCIAS: Manual General de Organización de la Secretaría de Desarrollo Urbano (Apartado VII: Unidad de Apoyo Técnico e Informático y Departamento de Urbana). Reglamento de Tecnologías de Información del Poder Ejecutivo del Estado de México (Capítulo III, Sección Cuarta, Artículo 31, Sección Sexta, Artículo 37, Capítulo IV Sección Cuarta, Artículo 43 Fracciones I, II, III, IV y V). Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal (Apartado VI. Sistema Estatal de Informática, Normas SEI 005 a SEI 011). Manual de Procedimientos de Informática y Telecomunicaciones (Procedimiento 041: Solicitud de autorización para el desarrollo de sistemas de información). Guía de Estándares y Metodologías (Parte II. Lineamientos para el establecimiento de metodologías de desarrollo y documentación de Sistemas). RESPONSABILIDADES: La Unidad de Apoyo Técnico e Informático es la responsable de proporcionar el apoyo técnico necesario para la correcta operación de los equipos de cómputo, programas y sistemas de computación que sustentan las actividades propias de la Dirección General de Planeación 26

30 Código: /02 Página: 2 de 13 El Titular de una Unidad Administrativa de la Dirección General de Planeación Urbana deberá: Solicitar a la Unidad de Apoyo Técnico e Informático la actualización o modificación de un sistema informático y recibirlo a satisfacción. El Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático deberá: Aprobar el plan de acción para la actualización o modificación de los sistemas informáticos que estén en operación en las áreas que conforman la Dirección General de Planeación El Jefe del Departamento de Urbana deberá: Estudiar, analizar y elaborar el plan de acción para actualizar o modificar sistemas informáticos, para apoyar las labores de las diversas unidades administrativas y servidores públicos de la Dirección General de Planeación El personal técnico del Departamento de Informática Geográfica y Urbana deberá: Desarrollar la actualización o modificación del sistema conforme a las necesidades de las unidades administrativas que integran la Dirección General de Planeación Urbana e instalarlo, verificando su funcionamiento; así como de elaborar los manuales de operación y de usuario. DEFINICIONES: Proyecto: Es el plan y disposición detallados que se forman para la ejecución de un sistema informático. Informática: Es la conjunción de técnicas de manejo de la información, de la computación y de las telecomunicaciones. Sistema Informático: Es la automatización de procesos orientada a acciones que contribuyan a agilizar y mejorar la prestación de un servicio. Actualización o modificación de un sistema informático: Es la adecuación de los programas y componentes de un sistema informático, para responder a nuevas necesidades de operación de un proceso de gestión. Manual de Operación: Es el documento para consultar la forma de operación de un sistema informático. Manual del Usuario: Es el documento para consultar la forma en que se estructura un sistema informático, el cual esta compuesto por base de datos, programas, flujogramas, entre otros. Usuario: Es la persona que opera un equipo de cómputo. Formato de Solicitud de Software, Hadware y Asesoria: Es la forma impresa de solicitud y registro de servicios informáticos de la Dirección General de Planeación

31 Código: /02 Página: 3 de 13 INSUMOS: Solicitud de actualización y modificación de sistemas informáticos en la que se señale la necesidad de mejorar la automatización de un proceso de gestión. RESULTADOS: Sistema informático actualizado, modificado y liberado al usuario. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Desarrollo de Sistemas Informáticos. Configuración de Software y Hardware. Prestación de Servicios en Red. POLÍTICAS: La actualización de sistemas informáticos deberá realizarse con base en la Guía de Estándares y Metodologías establecidas por la Dirección General del Sistema Estatal de Informática.

32 Código: /02 Página: 4 de 13 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4.2: ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS. NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD 1 Titular de la Unidad Administrativa solicitante. Instruye a la secretaria elaborar oficio de solicitud para actualización y/o modificación del sistema de información. 2 Secretaria de la Unidad Administrativa solicitante. Atiende indicaciones, elabora oficio de solicitud en original y copia y turna al titular de la Unidad Administrativa. 3 Titular de la Unidad Administrativa solicitante. Recibe oficio de solicitud para la actualización y/o modificación del sistema de información en original y copia, firma y remite a la secretaria. 4 Secretaria de la Unidad Administrativa solicitante. Recibe oficio firmado de solicitud para actualización o modificación del sistema de información en original y copia, entrega oficio original a la secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático, archiva copia del oficio de solicitud previo acuse de recibo para su control. 5 Secretaria de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe oficio de solicitud para la actualización y/o modificación del sistema de información, registra, fotocopia, archiva original y entrega copia al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. 6 Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático. Recibe oficio de solicitud para la actualización y/o modificación del sistema de información, revisa y turna al Jefe del Departamento de Informática Geográfica y Urbana para su análisis. 7 Jefe del Departamento Recibe oficio de solicitud para la actualización y/o modificación del sistema de información, analiza y elabora proyecto de modificación y/o actualización en original y copia, entrega original al Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico e Informático y archiva copia del oficio y del proyecto de modificación y/o actualización para su control.

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