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1 Metodología General de Formulación Proyecto Actualización del sistema de Información Administrativa, Contable y Financiera de la Alcaldía de Florencia, Caquetá, Amazonía Código BPIN: Impreso el 30 de enero de 2015 Datos del Formulador Tipo de documento: Cedula de Ciudadania No. Documento: Nombres: Yenny Marcela Apellidos: Cordoba Zamora Cargo: Asesora de Proyectos Telefonos: Entidad: Alcaldia Municipal de Florencia Página 1 de 16

2 Módulo de identificación del problema o necesidad 1. Contribución a la política pública Plan del PND ( ) Prosperidad para Todos Programa del PND Competencias laborales Indicador de seguimiento al PND Ciencia y Tecnología - Inversión en Ciencia, Tecnología e Innovación -CT+I (% del PIB) Unidad de medida Porcentaje Meta 0,7 Plan de Desarrollo Departamental o Sectorial Programa del Plan desarrollo Departamental o Sectorial Plan de Desarrollo Distrital o Municipal "Prosperidad para los Florencianos" Plan de Desarrollo Programa del Plan desarrollo Distrital o Municipal Alto grado de software de información y control. Página 2 de 16

3 Módulo de identificación del problema o necesidad 2. Identificación y descripción del problema Problema Central Baja capacidad tecnologica para los requerimientos de procesamiento de la información Contable, Financiera y Administrativa del Municipio de Florencia. Descripción de la situación existente En la actualidad, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 136 de 1994, señala que es facultad de la alcaldesa asegurar la acción administrativa del municipio, defender los intereses del mismo, promover su mejoramiento y desarrollo bajo parametros de una administración pública moderna, que actúa bajo los parametros de eficacia y en aras de mejorar el funcionamiento de sus dependencias brindando una mejor atención al ciudadano, por lo cual se requiere realizar mejoras en el funcionamiento del sistema contable, financiero y administrativo del municipio, por lo tanto se hace necesario contratar los servicios para la actualización de los módulos del software (Contabilidad, Tesorería, Control Presupuestal, Almacén e Inventarios, Nómina y Control de Contratos), con lo cual se tenga apoyo en la configuración de utilitarios que nos permita facilitar la presentación de informes financieros a los entes de control, fortalecer las diferentes oficinas que utiliza el software mediante el soporte continuo y así mejorar la capacidad del servidor de la red. Todas las acciones busca mejorar las finanzas de la Administración Municipal con la actualización y mantenimiento de la red de datos contables, financieros y administrativos. Magnitud actual Actualmente 134 procesos administrativos, presupuestales y de contratación que requieren del software actualizado. Módulo de identificación del problema o necesidad 2.1 Identificación y descripción del problema Causas que generan el problema Tipo: Directa Software desactualizado para el procesamiento de la información Contable, Financiera y Administrativa del Municipio de Florencia. Tipo: Indirecta Baja capacidad o volumen de almacenamiento de la base de datos del software. No se dispone de soporte técnico software Contable, Financiero, Administrativo. Efectos generados por el problema Página 3 de 16

4 Tipo: Directo Incumplimiento a la entrega de la información oportuna que genera el sistema Contable, Financiero y Administrativo. Tipo: Indirecto Demora en la toma de decisiones. Baja prestación de servicio al usuario. Módulo de identificación del problema o necesidad 4. Población afectada y objetivo del problema Personas Afectadas Número de personas Afectadas 297 Fuente de información La Secretaria de Hacienda Municipal Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Amazonía Caquetá Florencia Cabecera Municipal Secretarías de la Alcaldía Municipal de Florencia. Personas Objetivo Número de personas Objetivo 297 Fuente de información Secretaria de Hacienda Municipal Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Amazonía Caquetá Florencia Cabecera Municipal Secretarias de la Alcaldía de Municipal de Florencia. Página 4 de 16

5 Módulo de identificación del problema o necesidad 4.1 Población afectada y objetivo del problema Características demográficas de la población Clasificacion Detalle Numero de Personas Fuente de Informacion Género Hombre 0 Género Mujer 0 Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) 60 en adelante 0 Grupos Étnicos Indígenas 0 Grupos Étnicos Afrocolombianos 0 Grupos Étnicos ROM 0 Población Vulnerable Desplazados 0 Población Vulnerable Discapacitados 0 Población Vulnerable Pobres Extremos 0 Página 5 de 16

6 Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Objetivo - Propósito Objetivo General - Propósito Ampliar la capacidad tecnologica para los requerimientos de procesamiento de la información Contable, Financiera y Administrativa del Municipio de Florencia durante de la vigencia Indicadores que miden el objetivo general Nombre del Indicador Unidad de Medida Meta Actualización de los módulos del software contable, financiero y administrativo Número 7 Objetivo Específicos Disponer de un software Administrativo, Contable y Financiero actualizado que responda a los requerimientos de información del municipio de Florencia. Aumentar la capacidad o volumen de almacenamiento de la base de datos del software contable, administrativo y financiero. Contar con un soporte tecnico para la configuración y generación de los diferentes informes. Página 6 de 16

7 Alternativa Módulo de Preparación de la alternativa de solución 1. Descripción de la alternativa Suministro de software Administrativo, Contable, Financiero con soporte técnico. Año inicio: 2015 Año final: 2025 Descripción de la alternativa Se requiere de la contratación de servicios especializados de actualización y manteniemiento de los módulos contables necesarios para un buen funcionamiento del área contable, financiera y administrativa con soporte presencial, remoto y actualizaciones de los módulos de Contabilidad, Tesorería, Control Presupuestal, Almacén e Incentivos, Nómina, y Control de Contratos, que nos habilita las mejoras de actividades necesarias para lograr la integración del sistema Contable, Financiero y Administrativo facilitando la presentación de informes financieros a los Entes de Control, con soporte remoto telefónico tipo silvere para los módulos del sistema de información administrativa, contable y financiera y con soporte por acceso remoto tipo silver para los módulos del sistema de información administrativa contable y financiera. Módulo de Preparación de la alternativa de solución 3. Capacidad y beneficiarios Alternativa: Suministro de software Administrativo, Contable, Financiero con soporte técnico. 3.1 Capacidad Generada Actualización del software administrativo, contable, financiero con soporte técnico contratado del municipio de Florencia. Unidad de medida Número Total Capacidad generada 1 Número de beneficiarios 3.2 Beneficiarios 297 Página 7 de 16

8 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 4. Localización Alternativa Suministro de software Administrativo, Contable, Financiero con soporte técnico. Geográficamente Región Departamento Municipio Centro - Poblado Localización Resguardo Amazonía Caquetá Florencia Cabecera Municipal Secretarias de la Alcaldia Municipal de Florencia. Factores que determinan la localización Aspectos administrativos y políticos Cercanía a la población objetivo Otros Módulo de Preparación de la alternativa de solución 5 - Estudio Ambiental Alternativa Suministro de software Administrativo, Contable, Financiero con soporte técnico. Estudios requeridos Estudio Se requiere Licencia Ambiental Diagnóstico ambiental Plan de manejo ambiental Otros permisos ambientales NO NO NO NO Página 8 de 16

9 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 7 - Costos del proyecto Alternativa Suministro de software Administrativo, Contable, Financiero con soporte técnico. Relación Objetivos - Productos - Actividades Objetivos Productos Actividades Disponer de un software Administrativo, Contable y Financiero actualizado que responda a los requerimientos de información del municipio de Florencia. Software administrativo, contable y financiero con soporte técnico. Actualización de los módulos del sistema de información administrativa contable y financiera con soporte remoto telefónico tipo silver para los módulos (contabilidad, presupuesto, almacén e inventarios, nomina y tesorería), con soporte por acceso remoto silver. Soporte técnico y presencial en la entidad tipo silver para un total de 13 días de asistencia de acuerdo a la programación establecida por la Alcaldía de Florencia. Relación Productos Objetivo: Disponer de un software Administrativo, Contable y Financiero actualizado que responda a los requerimientos de información del municipio de Florencia. Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Software administrativo, contable y financiero con soporte técnico. Número 1 Página 9 de 16

10 Relación de Actividades Etapa Año Codigo - CIIU Nombre de la Actividad Ruta Critica Valor Inversión 2015 Actualización de los módulos del sistema de información administrativa contable y financiera con soporte remoto telefónico tipo silver para los módulos (contabilidad, presupuesto, almacén e inventarios, nomina y tesorería), con soporte por acceso remoto silver. Inversión 2015 Soporte técnico y presencial en la entidad tipo silver para un total de 13 días de asistencia de acuerdo a la programación establecida por la Alcaldía de Florencia. Si 16,200,000 Si 44,000,000 Valor Total 60,200,000 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 9 - Detalle beneficios e ingresos Tipo de beneficio o ingreso Actualización con soporte tecnico Software Administrativo, Contable, Financiero de la Alcaldia Municipal de Florencia. Tipo Bien Descripción Unidad Medida Beneficio Mano de obra administrativa Actualización con soporte tecnico Software Administrativo, Contable, Financiero de la Alcaldia Municipal de Florencia. Número Año Cantidad Valor unitario Valor total , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Página 10 de 16

11 9 - Totales beneficios e ingresos Año Total Ingresos , , , , , , , , , , ,00 Página 11 de 16

12 Página 12 de 16

13 Módulo de programación 1 - Selección de alternativa y rubro presupuestal Alternativa Seleccionada Suministro de software Administrativo, Contable, Financiero con soporte técnico. Tipo de Gasto (Programa presupuestal) 0520 administración, atención, control y organización institucional para la administración del estado. Sector (Subprograma presupuestal) 1003 planificación y estadística Módulo de programación 2 -Fuentes de financiación Tipo de entidad Municipios Nombre de entidad Florencia Tipo de recurso Propios Año Valor , , , , , , , , , , ,00 Página 13 de 16

14 Costos Vigencia Costos de Preinversión Costos de Inversión Costos de Operación ,200, Indicadores de producto Objetivo Producto Disponer de un software Administrativo, Contable y Financiero actualizado que responda a los requerimientos de información del municipio de Florencia. Software administrativo, contable y financiero con soporte técnico. Código Indicador Unidad Formula 1000P325 Adquisición De Software Porcentaje As A * 100 / Ap Página 14 de 16

15 Indicadores de producto Metas Objetivo Producto Indicador Disponer de un software Administrativo, Contable y Financiero actualizado que responda a los requerimientos de información del municipio de Florencia. Software administrativo, contable y financiero con soporte técnico. Adquisició n De Software Página 15 de 16

16 Indicadores de gestión Metas Indicador Unidad Fórmula Software/equip os/herramienta s informáticas instaladas Software/equipos/ herramientas informáticas instaladas=núme ro de 1,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Página 16 de 16

17 2025 Software/equip os/herramienta s informáticas instaladas Software/equipos/ herramientas informáticas instaladas=núme ro de 0,00

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