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1 CARACTERIZACION TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 0 2/06/20 Se realiza cambio de indicadores del proceso /02/202 Se modifica: Alcance del proceso Se agregan actividades en el Hacer. Se elimina el FT-TI-02 Programación Audiovisuales ya que dicha programación se hará en el SISTEMA DE RESERVAS AUDIOVISUALES. 03 0/06/204 Se realizan las siguientes modificaciones: FT-TI-0 Reservas audiovisuales es eliminado por manejarse dicha reserva mediante aplicativo. FT-TI-09 Hoja de vida equipo se elimina. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE: Gustavo Posada NOMBRE: Guillermo Bolívar NOMBRE: Gustavo Posada Coordinador de TIC Responsable de Mejora Continua Coordinador de TIC

2 CARACTERIZACION TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA Tecnología de la Información y la NOMBRE DEL PROCESO: RESPONSABLE: Coordinador de TIC Comunicación Prestar asistencia técnica para garantizar el correcto funcionamiento del hardware, software, bases de datos, préstamo de sala de sistemas y OBJETIVO: equipos audiovisuales. Aplica para las actividades de soporte técnico en TIC, adecuación de puestos de trabajo, mantenimiento de la red de datos y soporte de servicios ALCANCE: audiovisuales. PROVEEDORES Internos y Externos ENTRADAS CICLO PHVA SALIDAS CLIENTES Internos y Externos Adquisiciones y Suministros Requerimientos Aprobación compra de Equipos 9. Acciones correctivas y preventivas frente al servicio. Identificación de necesidades 2. Disponiblidad de Recursos Prestación del servicio s Comité Administrativo y Financiero Asignación de recursos A V P H Especificaciones de compra de Hardware y Software Proceso Adquisiciones y Suministros Proceso Comunicaciones y Mercadeo Mejora Continua Gestión Talento Humano Información Editada Necesidad de controlar los documentos y registros, Plan de auditoria, No Conformidades, Informe de auditoría, necesidad de tomar acciones correctivas y preventivas Necesidades de personal, capacitación y evaluaciones de personal 8. Evaluar efectividad de la solución y seguimiento 3. Recepción de la necesidad 4. Asignación de personal de apoyo 5. Programación de tiempo de respuesta 6. Préstamo de equipos audiovisuales y sala de juntas 7. Brindar soporte a sistemas de información 8. Realizar mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo. Acceso a Internet Personal con inducción, programa de capacitación, personal evaluado Documentos y registros controlados, Resultados de auditoria, toma de acciones y seguimientos a acciones correctivas Resultados de indicadores de Gestión s Gestión del Talento Humano Mejora Continua

3 CARACTERIZACION TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA Físicos. Software. Hardware. Personal competente. Financieros. RECURSOS REQUISITOS DOCUMENTOS Y REGISTROS NTC ISO 900:2008 Requisitos: 7.2, 7.2., 7.2.2, Manual de GLPI FT-TI-03 Entrega y Recibo de Equipos Audiovisuales FT-TI-04 Asignación de Equipo de Computo FT-IT-05 Reserva Audiovisuales para clases FT-IT-06 Lista de Chequeo Backup SISTEMA DE RESERVAS AUDIOVISUALES SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR FRECUENCIA META No. De fallas resueltas x Hardware/Total de fallas reportadas x Hardware Semestral 00% No. De fallas resueltas x Software/Total de fallas reportadas x Software Semestral 00% No. De fallas resueltas/total de fallas reportadas Semestral 00%

4 CARACTERIZACION TECNOLOGIA DE LA LA INFORMACION Y LA DIAGRAMA DE FLUJO SOPORTE TECNICO ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO. REGISTRAR SOLICITUD.Realizar solicitud en DE FALLAS REQUERIMIENTO Y FALLAS Ingresar con clave de acceso. Realiza descripción de la incidencia de acuerdo a la categoría así: - Caso de correo: hace referencia a las incidencias que estén relacionados con el correo institucional. - Caso de hardware: hace referencia a las fallas físicas de cada uno de los componentes que hacen parte de su computador, monitor, teclado, mouse, parlantes, torre, impresoras, etc. - Caso de red: hace referencia a las incidencias que se presenten con el internet. - Caso de Software: hace referencia a los inconvenientes que se presenten con el sistema operativo, y demás aplicativos que se manejen. 2. ENVIO DE CORREO ELECTRONICO AL USUARIO Ingeniero de Sistemas 2. Envía correo electrónico al usuario confirmando la recepción del requerimiento y tiempo establecido de respuesta. 3. ASIGNAR TECNICO RESPONSABLE DEL REQUERIMIENTO Ingeniero de Sistemas 3. Asignar técnico responsable del requerimiento 2 4. REALIZAR SOPORTE 4. Realiza actividades necesarias para brindar soporte SI NO 5. REQUERIMIENTO CON SOLUCION? 5. Requerimiento con solución? SI, Ir a la actividad No.6 NO, Ir a la actividad No. 7

5 CARACTERIZACION TECNOLOGIA DE LA LA INFORMACION Y LA DIAGRAMA DE FLUJO SOPORTE TECNICO ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 6. JUSTIFICAR EN GLPI 6. Se describen las razones por las cuales no se puede culminar aún el caso. 7. REASIGNA Y DEJA EL REQUERIMIENTO ACTIVO 2 7. Reasigna y deja el requerimiento activo por definición de solución 8. INFORMAR AL USUARIO LA SOLUCION 8. Informar al usuario de la solución. 9. ACTUALIZA EN GLPI 9. Actualiza el GLPI con respecto al respecto al requerimiento y cierra el caso FIN

6 CARACTERIZACION TECNOLOGIA DE LA LA INFORMACION Y LA DIAGRAMA DE FLUJO PRESTAMO EQUIPOS AUDIOVISUALES Y SALA DE SISTEMAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN INICIO. REALIZAR SOLICITUD DE PRESTAMO EQUIPO AUDIOVISUAL Y SALA DE SISTEMAS. Realiza solicitud de equipos audiovisual en el FT-TI- 0 Reservas Audiovisuales. 2. VERIFICA DISPONIBILIDAD DE EQUIPOS Y SALA DE SISTEMAS Auxiliar de Audiovisuales 2. Verifica disponibilidad de equipos en el SISTEMA DE RESERVAS AUDIOVISUALES SI 3. DISPONIBILIADA DEL EQUIPO? NO 3. Disponibilidad del equipo o sala de sistemas? NO, Ir a la actividad No. SI, Ir a la actividad No. 4. REALIZAR ENTREGA DEL EQUIPO AUDIOVISUAL O SALA DE SISTEMAS 5. ENTREGA EL EQUIPO Auxiliar de Audiovisuales 4. Realiza entrega del equipo audiovisual dejando evidencia en el FT-TI-03 Entrega y Recibo de Equipos Audiovisuales. NOTA: Realiza con la instalación de equipo y de ser necesario apoya durante la ejecución del evento. 5. Entrega el equipo FIN

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