Sesión No. 5. Contextualización: Nombre de la sesión: CONTPAQ PAQUETERÍA CONTABLE

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1 Paquetería contable

2 1 Sesión No. 5 Nombre de la sesión: CONTPAQ Contextualización: El uso de la información en un mundo tan globalizado de los negocios no permite que actuemos al margen de la misma, así como se nos presentan distintas posibilidades y opciones de productos y servicios, como por ejemplo los equipos telefónicos celulares, los sistemas de televisión de paga; cada uno de ellos ofrece diferentes opciones tanto de operación y de costo o precio, de la misma manera encontraremos en el mercado una amplia gama de paquetería contable que nos ofrecen opciones para empresas o negocios familiares, Pymes y empresas medianas o grandes, esa es la primer cualidad que se debe evaluar antes de comprar algún sistema contable y los requerimientos que el mismo sistema necesite para operar de manera óptima y de ser posible, evaluar el costo de inversión, ya que podemos conseguir algún producto de bajo precio pero que no cumpla con las necesidades de la empresa, o peor, que se haga una inversión muy importante de compra y la necesidad de información no requiere tanto. Para tal caso es recomendable ver opciones, consultar con usuarios que ya estén trabajando con esos sistemas y hacer presentaciones a los responsables de área o usuarios para que opinen sobre el tema y tomar la decisión más apegada a la empresa o negocio.

3 2 Introducción al Tema Existe en el mercado de proveedores para servicios contables una empresa llamada CONTPAQi, de origen en México, con más de 29 años de experiencia, la ciudad de Guadalajara es su oficina Matriz y en el Distrito Federal tiene su oficina corporativa; cuenta con 7 oficinas regionales localizadas en Veracruz, Guadalajara, Monterrey, Mérida, León, Chihuahua y Tijuana, se encuentra su producto en casi todo el país a través de casi 1,500 distribuidores, que forman parte de la cadena de vendedores de esta empresa. Este sistema desarrolla y comercializa sistemas para empresas de fácil manejo bajo un concepto sencillo y que ayuda a las personas a ser más productivas en su operación. Actualmente en México cuentan con una certificación por parte de la autoridad fiscal SAT para ser un proveedor de facturas electrónicas y conocido como PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). Tomado de contabilidad/bola.jpg%3bhttp%253a%252f%252furshop.mx%252fblog%252ftutorial-para-instalar-contpaqi- contabilidad%252f%3b3741%3b957

4 3 Explicación 4.1 Módulo de contabilidad Uno de los primeros módulos de esta paquetería contable es el de contabilidad llamado Contpaq i, de uso muy popular entre los profesionales de la materia, ya que es un sistema integrador que facilita y automatiza el proceso de la información contable, financiera y fiscal de la empresa, así como la recepción de los comprobantes fiscales digitales, brindando una visión global del estado de la empresa o negocio. Está diseñado de acuerdo a las necesidades que existen para los contadores, fiscalistas, auditores, administradores y directores de cualquier perfil de empresas. Este módulo permite recibir e integrar toda la información contable y fiscal que se genera, tanto en las áreas de nóminas, tesorería, compras, punto de venta, factura electrónica, etc., y que pueden ser controlados también por los demás módulos especializados que ofrece este proveedor. Para iniciar el uso de este módulo es importante crear la base de datos correspondiente, que va desde dar de alta el nombre de la empresa, asignar los parámetros de uso y consulta, la generación del catálogo contable conforme a la estructura que el área responsable considere.

5 4 Su uso ofrece los siguientes beneficios: Fácil adaptación para el manejo de la contabilidad. Captura de datos de manera ágil y amigable. Manejo de catálogos sencillos y completos. Agiliza la consulta de información contable y financiera. Es versátil en la generación de reportes. Rápida velocidad en la búsqueda. Es eficiente en el cálculo y control del IETU, IVA, DyP y DIOT. Se puede usar sólo o integrarlo a los demás módulos facilitando los procesos. Al crear la empresa ya estamos en posibilidad de trabajar con ella, sin embargo existen configuraciones que podemos hacer para tener una mejor funcionalidad. 4.2 Módulo de Nómina y Bancos Para el control de los movimientos realizados por la administración de recursos humanos, este proveedor nos ofrece su módulo llamado CONTPAQ i NÓMINAS, conocido como nomipaq, se adapta fácilmente a los procesos de cálculo y registro del personal, ayuda a cumplir con las obligaciones de ley de manera confiable en cuanto el cálculo y hacer el pago al personal en tiempo. Paquetería desarrollada y diseñada para personal encargado del área de pago de nóminas, contadores y para aquellos encargados de las áreas de recursos humanos de toda la empresa.

6 5 Se ofrece en el uso los siguientes beneficios: Incluye características para atender las disposiciones recientes de la reforma fiscal, asegurando la presentación correcta de declaraciones. Facilita la administración de la nómina al brindar mayor control en los procesos como créditos ante algunas dependencias gubernamentales. Cumplir al día con las obligaciones obrero-patronales. Crea y modifica las fórmulas utilizadas en el cálculo de nómina para adaptarlas al criterio de la empresa. Su herramienta de simulación de conceptos permite conocer y desglosar los cálculos de cada concepto. Crea nuevos periodos así como extraordinarios para poder realizar otros cálculos, como aguinaldo, bonos, PTU. Actualización de cálculo anual. Emite el recibo con datos como: el valor de los conceptos de sueldo, séptimo día y horas extras, etc., que dieron origen al importe final. Ágil consulta de la información de la nómina. Se integra fácilmente a otros procesos, la información se transfiere a contabilidad mediante un proceso de interfase.

7 6 Otro módulo importante en la administración de la empresa o del negocio es CONTPAQ I BANCOS, con esta sección de paquetería contable nos ayuda para saber y tener siempre el dinero a la vista, es decir, controlar los ingresos y egresos, y a integrar la información de todos los comprobantes fiscales (ahora digitales) facilitando la administración de la cuenta o cuentas bancarias que se tengan, así como tener de manera rápida el reporte de flujo de efectivo. Al contar con esta información el área de tesorería, contraloría o la dirección general, estarán en posibilidad de poder dar seguimiento puntual a la operación de la empresa y tomar de manera correcta decisiones asociadas con el dinero. Este módulo nos permite conocer con oportunidad cuanto tenemos en dinero y cuanto se va a gastar, ya que utilizando en Excel la herramienta de flujo de efectivo, nos permite proyectar los ingresos y los gastos, ya que podemos modificar las fechas probables de cobro o de pago, consultar los documentos de quien nos pagará o de a quien pagaremos. También a través del uso del Excel podemos agrupar los ingresos y los egresos por categorías y comparar proyección o presupuestados contra reales, para identificar variaciones. Como se mencionaba al inicio del tema, este módulo nos permite tener un número ilimitado de cuentas bancarias, ya sea en moneda nacional o dólares, de pago o de inversión, a nombre de la empresa o de distintas empresas del grupo, manteniendo el saldo en línea para cada una de ellas. Cabe mencionar que toda esta información se puede consultar de una manera fácil y ágil, pero recomendamos que el personal encargado de la actividad mantenga actualizada la información, es decir que los movimientos de la empresa estén registrados al día. Con la modalidad del uso de comprobantes fiscales digitales, éstos se pueden integrar al mismo proceso de flujo de efectivo, ya que se reciben para su verificación y programación de pago, se pueden agrupar varias facturas ya

8 7 autorizadas y hacer un sólo pago, el cual se traspasará como póliza al sistema contable con todos esos documentos electrónicos. Al agrupar las cuentas bancarias, al contar con un servicio bancario también que nos proporcione información para ser usada en Excel, nos facilita preparar la conciliación bancaria, siendo manual o de preferencia automática, identificando y ordenando los documentos por importe, fecha, referencia, número de cheque, etc. Esto nos permite contar con un saldo real para conciliar las partidas que no aparezcan o aclarar desde la captura del documento, actualiza automáticamente el saldo bancario de las cuentas desde el momento en que se realiza la conciliación. Es flexible y fácil de usar, si la empresa tiene sucursales, se puede capturar la información a través de Internet, entre otras facilidades de operación para el usuario. Otras bondades del módulo es que facilita la organización de la información, ya que utilizando su catálogo de tipo de documentos (cheque, depósito, entre otros) se pueden crear nuevos tipos, como transferencias bancarias, la consulta de información financiera es ágil, se puede asignar folio a los documentos. Se ahorra tiempo al integrarlo con otros procesos, como CONTPAQ i CONTABILIDAD al compartir una misma base de datos, evitando realizar interfaces manuales, se puede consultar a detalle las cuentas por cobrar y por pagar de ADMINPAQ, cobrarlas o pagarlas desde CONTPAQi BANCOS a uno o múltiples clientes o proveedores y también capturar anticipos. Con su herramienta ADMINPAQ se puede hacer la generación masiva de pagos, creando documentos de pago o de cobro reales a partir de las cuentas por cobrar y por pagar pendientes de saldar, así también genera los pagos de los empleados al recibir la información de CONTPAQ i NÓMINAS.

9 8 4.3 Módulo de procesos de ventas, compras, inventarios Hasta este momento hemos revisado los módulos referentes a contabilidad, nóminas y bancos, los cuales son muy importantes en el desarrollo operativo de la empresa, sin embargo aún falta considerar la parte que genera el negocio que es la comercialización de los productos o servicios que la empresa ofrece, para esta situación la paquetería ofrece el módulo de ADMINPAQ que es el sistema adaptable a la administración comercial, facilitando la integración de los procesos de ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y facturación electrónica, permitiendo ser más productivo y poder tomar decisiones oportunas. Diseñado para empresas comerciales e industriales que requieren control de clientes, inventarios, costos y proveedores, ya que de acuerdo a las necesidades de la empresa se utilizan filtros por tipo, ciudad, vendedor, zona, monto de ventas, etc. Permite contar con un control de cotizaciones de los proveedores para evaluar antes de realizar la compra, cuenta también con un reporte de análisis de precios que permita negociar. Consolida los pedidos por artículo o por cliente en un movimiento. En cuanto a las ventas ayuda a controlar el crédito de los documentos vencidos o por vencer, genera estados de cuenta por antigüedad y se puede pronosticar la cobranza.

10 9 Por lo que respecta a los inventarios, a través de sus reportes se puede conocer la existencia de los productos, asignar el margen de utilidad para cada uno, manejar unidades de medida y pesos, series, lotes, hasta tallas, color y estilo, esto al capturar desde el módulo de inventario físico se genera el ajuste de entradas y salidas de almacén y se costea conforme al método seleccionado por la empresa. Como los demás módulos, el uso de las tablas de Excel permite el poder generar reportes y obtener información precisa, cuenta con una bitácora de transacciones que también permite un acceso rápido a existencias de productos en almacén. En automático genera las pólizas para CONTPAQ i CONTABILIDAD y al integrarse contabiliza el costo de lo vendido.

11 10 Conclusión: Este nuevo paquete nos proporciona con estos módulos otra opción ágil, práctica y de bajo precio para empresas pequeñas y medianas principalmente, tiene la facilidad de poder comprarlo y tener acceso desde un usuario hasta más de 5 y tener actualizaciones de manera inmediata, su uso es generalmente conocido entre expertos de las áreas contables y administrativas. Podemos casi asegurar que es de uso común entre la mayoría de contadores y administradores que trabajan en estas áreas, en la cuestión de técnica el hacer respaldos y configuraciones es muy cómodo, no se requieren especificaciones complicadas para su operación. Existen empresas grandes que también lo usa, ya que ofrece un manejo sencillo.

12 11 Para aprender más Revisa los siguientes videos que te ayudarán a comprender esta sesión: CONTPAQi (2010) CONTPAQ i. Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Contabilidad Promocional. Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Nóminas Promocional. Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Bancos Promocional. Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Administración Contable Promocional.

13 12 Actividad de Aprendizaje En esta quinta sesión deberás trabajar en las siguientes actividades: -Realizar la tarea o actividad individual 5 respondiendo a lo siguiente, justifica bien tus respuestas. 1. En qué consiste la paquetería llamada Contpaq i? 2. Menciona el principal objetivo en el uso de esta paquetería. 3. En qué actividades se puede aplicar estos módulos? 4. Menciona cómo se realiza la contabilidad de los procesos de clientes y proveedores. Requisitos de entrega: Esta es una actividad individual, deberás entregar la tarea en un archivo de Word y subirla a la plataforma en el lugar indicado.

14 13 Bibliografía Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Adminpaq Promocional. Video de You Tube, obtenido en Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Bancos Promocional. Video de You Tube, obtenido en Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Contabilidad Promocional. Video de You Tube, obtenido en Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Nóminas Promocional. Video de You Tube, obtenido en CONTPAQi (2010) CONTPAQ i. Video de You Tube, obtenido en 830AD1F7066D6A39 CONTPAQi Software empresarial fácil y completo. Obtenido de

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