LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES DE LA EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS EN BOGOTA

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1 LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES DE LA EMBAJADA DE LOS ESTADOS UNIDOS EN BOGOTA La Embajada de los Estados Unidos en Bogota tiene un requerimiento para el diseño, desarrollo y mantenimiento de una página web para la Oficina de asuntos agrícolas (OAA) por sus siglas en Ingles, de acuerdo con los términos de referencia a continuación indicados. TERMINOS DE REFERENCIA DISEÑO, DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE UNA PAGINA WEB PARA LA OFICINA DE ASUNTOS AGRICOLAS (OAA) DE LA EMBAJADA DE ESTADOS UNIDOS BOGOTA De acuerdo con la cláusula (FEB 2000) FAR Regulaciones de Adquisición Federal, por sus siglas en Ingles. En el evento en que exista una inconsistencia entre los términos de esta solicitud y cualquier traducción a otro idioma, el significado en inglés prevalecerá. INTRODUCCION Y ANTECEDENTES OAA, a quien se referirá posteriormente como Gobierno de Estados Unidos (USG por sus siglas en inglés), ha aprobado la planeación, diseño, construcción, ejecución, implementación y mantenimiento de una página web y la estrategia de redes sociales, con miras a promover la compra de alimentos y bebidas de Estados Unidos, aprovechando la popularidad de la cultura gastronómica americana y de la importancia de sus productos en Colombia. Los mensajes en la página web deben incluir la imagen de la cultura de Estados Unidos como vida saludable, asociación de regiones representativas con contenido de la página, por ejemplo Nueva York y coctelería, California y vinos, Nueva Orleans y comida cajun, etc., y festividades especiales de Estados Unidos, por ejemplo Acción de Gracias, Halloween, 4 de julio, San Valentín, Navidad, Pascua, etc. ALCANCE DE LA PROPUESTA El proveedor creará y presentará un plan detallado del proyecto, incluyendo cronograma, estructura desglosada del trabajo, plan de pruebas, implementación y entrenamiento, para revisión y aprobación: El proveedor presentará un informe escrito del estatus en reuniones semanales. El proveedor entregará un plan de pruebas a USG. El proveedor resolverá cualquier tipo de problemas en la página web, identificados en las pruebas. El proveedor compilará un informe de pruebas para presentarlo a USG para revisión/aprobación. El proveedor proporcionará apoyo a la página web 24x7, hasta la terminación del período de ejecución. El proveedor completará la lista de verificación de requerimientos del proyecto, mostrando que todas las tareas han sido ejecutadas. El proveedor se encargará de creación y consecución de contenidos y diseños para la página web: textos, documentos, imágenes, etc. El proveedor proporcionará garantía y servicio de mantenimiento. El proveedor desarrollará una estrategia de promoción de la página web. El proveedor desarrollará una estrategia de free press. El proveedor desarrollará un sistema de backup y recuperación de la página. El proveedor diseñará y desarrollará material promocional, de acuerdo con la retroalimentación de USG. Entregables 1. Fase de diseño

2 La estructura y contenido de la página deben garantizar fácil accesibilidad desde cualquier equipo, alta calidad de contenidos, facilidad de uso, facilidad de mantenimiento / actualización y diseño atractivo. El proveedor creará un diseño basado en los requerimientos abajo mencionados: Desarrollo de imagen gráfica y concepto creativo. Diseño gráfico de logo, marca y slogan de acuerdo con los antecedentes proporcionados por el USG. Esta tarea incluye: Diseño de imagen y piezas digitales, entrega de archivos y manejo de imagen. Creación de una función de búsqueda con palabras claves. Desarrollo de una estrategia de optimización de motores de búsqueda (SEO) y de marketing de motores de búsqueda (SEM). Proporcionar herramientas analíticas para la página web. Página de inicio con banner dinámico. Páginas estáticas y dinámicas. Menú de navegación con por lo menos cinco (5) pestañas. Segmentos diseñados a la medida para audiencias específicas: niños, mundo fit, chefs, sommeliers, supermercados, entre otros. Base de datos de consumidores que visitan el sitio para que puedan ser contactados para eventos, seminarios, etc. Calendario de eventos. Cupones, recetas e imágenes que puedan ser bajados. Galería de videos, promociones. Cápsulas de información. Blog. Diseño de encuestas. Servicio para compartir el link de la página. Suscripción al newsletter. Sección de preguntas frecuentes. Transmisión en vivo de eventos y actividades promocionales (live streaming). 2. Fase de desarrollo e implementación Proporcionar dominio, hosting y servidor para la página web. Publicación operacional de la página web, de acuerdo con la aprobación del USG. 3. Fase de mantenimiento del website Proporcionar servicio de webmaster que incluya: actualización de contenidos, verificación de compatibilidad del código de la página web con diferentes navegadores, reparación de vínculos e imágenes que no funcionen, adición de animación de página, fotos nuevas, contenidos actualizados, eventos nuevos y registro a los mismos, actualizaciones de producto, entre otras. En caso de que USG quisiera realizar cambios a la página web, el webmaster inmediatamente trabajará para implementar los cambios requeridos. Proporcionar servicios de Community Manager, que incluye: desarrollo de estrategia de mercadeo y divulgación; creación de relaciones públicas; monitoreo de conversaciones en línea y de eventos; manejo, mantenimiento y garantía del éxito del blog; participación en los sitios de redes sociales, tales como la plataforma de las redes sociales de la Embajada y plataforma de redes sociales de los interesados, asociaciones de Estados Unidos. Administración de blog. Envío y tabulación de encuestas. PLAZO DE EJECUCION

3 El periodo de vinculación de este proyecto es de seis meses una vez recibida y aceptada la orden de compra, renovables anualmente sujeto a satisfacción con la ejecución y disponibilidad presupuestaria. Fase de diseño: Quince (15) días calendario después de la Notificación de ejecución Notice to proceed. Fase de desarrollo e implementación: Quince (15) días calendario después de la revisión y aprobación del diseño. Fase de mantenimiento del website: Durante seis (6) meses, a partir de la fase de desarrollo e implementación. LUGAR DE EJECUCION El proveedor seleccionado para el proyecto de la página web, ejecutará la mayoría del trabajo en sus instalaciones. Se requiere que el proveedor se reúna en las instalaciones de USG una vez por semana (lugar y hora a ser convenidos), para una reunión de seguimiento. CRITERIOS DE SELECCION El proveedor debe contar con conocimiento sólido de diseño y desarrollo de páginas web y servicios de hosting. Adicionalmente, debe tener experiencia en ofrecimiento de servicios similares para otras organizaciones. El proveedor debe tener capacidad de ofrecer entrenamiento a USG. El proveedor debe enviar una propuesta, incluyendo una breve descripción y cronograma del proyecto. El proveedor debe proporcionar un bosquejo (mockup) de la página. El proveedor debe sujetarse al plan de pagos de acuerdo con los términos y condiciones del USG: Fase de diseño: Sujeto a la ejecución satisfactoria y aceptación de USG. Fase de desarrollo e implementación: Sujeto a la ejecución satisfactoria y aceptación de USG. Fase de mantenimiento del website: Seis (6) pagos mensuales, de acuerdo con la ejecución de las actividades mensuales de USG y sujeto a la ejecución satisfactoria y aceptación de USG. Los pagos serán efectuados mediante transferencia electrónica, 30 días después de que los servicios han sido recibidos por el USG. Los derechos de propiedad intelectual y la propiedad de todos los materiales y productos desarrollados en la ejecución del contrato serán de propiedad de USG. Cualquier ganancia y los derechos pertenecen a USG. RESUMEN DE INSTRUCCIONES Cada oferta debe estar compuesta por lo siguiente: Formato de solicitud de cotización, completamente diligenciado en los espacios marcados en color amarillo. Información que demuestre que el oferente/proveedor cuenta con la habilidad para proveer los servicios, incluyendo: Evidencia que demuestre que el oferente/proveedor opera un negocio establecido con una dirección permanente y lista de teléfonos; Lista de clientes, mediante la cual se demuestre experiencia previa incluyendo información relevante de la ejecución y referencias; Evidencia que demuestre que el oferente/proveedor puede proveer el personal necesario, equipamiento y recursos financieros para efectuar el trabajo; Evidencia que demuestre que el oferente/proveedor cuenta con todas las licencias y permisos requeridos por la ley Colombiana. El proveedor creará y presentará un plan detallado del proyecto, incluyendo bosquejo (mockup), cronograma, estructura desglosada del trabajo, plan de pruebas, implementación y entrenamiento. EVALUACION DE OFERTAS General

4 Para ser elegible y aceptable para evaluación, los oferentes deben preparar propuestas de acuerdo con las instrucciones incluidas en este documento. Las propuestas deben cumplir con todos los requerimientos enunciados en las otras secciones de esta solicitud de cotización. El Gobierno puede determinar si un oferente no es aceptado y excluirlo si no cumple con los criterios de selección. Fundamentos para la elección El Gobierno de los Estados Unidos otorgará una orden de compra como resultado a esta solicitud de cotización, al proveedor que ofrezca el menor precio técnicamente aceptable. El proceso de evaluación seguirá el procedimiento abajo mencionado: Evaluación Inicial El Gobierno de los Estados Unidos evaluará todas las propuestas recibidas para asegurar que cada propuesta esté completa. El Gobierno podrá eliminar propuestas que no cuenten con la información rquerida. Aceptación Técnica El Gobierno de los Estados Unidos revisará completamente aquellas propuestas resultantes del proceso de evaluación inicial para determinar la aceptación técnica. El Gobierno revisará la Aceptación Técnica examinando la información presentada como parte de Criterio de Selección y Resumen de Instrucciones de este documento. El Gobierno puede también revisar referencias pasadas proporcionadas como parte de la experiencia anterior para verificar la calidad de la ejecución. Precio El Gobierno evaluará los precios para todas las ofertas técnicamente aceptables para determinar el menor precio total/global. El Gobierno se reserva el derecho a rechazar las propuestas cuyo precio es muy bajo o muy alto y para lo cual no exista una explicación razonable. PRECIOS EN PESOS COLOMBIANOS UNICAMENTE, POR FAVOR COMPLETAR LAS CELDAS RESALTADAS EN COLOR AMARILLO EN EL FORMATO ADJUNTO. LA ENTREGA DE LOS SERVICIOS ES EN BOGOTA De acuerdo con FAR las adquisiciones sobre US$25,000 y menores a US$150,000 deben ser publicadas por al menos 15 días. El número de adquisición está siendo incluido como Solicitud de Cotización. El resultado de esta solicitud de cotización se convertirá en orden de compra que incluirá todas las cláusulas FAR aplicables en efecto. Las cotizaciones deben ser presentadas a más tardar el 08 de Mayo, 2015 a las 16:00 vía correo electrónico a todos los posibles oferentes deben someter una cotización y oferta para ser considerados. Si usted tiene alguna inquietud relacionada con esta solicitud de cotización, por favor escriba al correo electrónico No dude en solicitar una copia del formato en Excel Solicitud de cotización.

5 SOLICITUD COTIZACION (Request for Quote) ESTE ES UN FORMATO DE COTIZACION, NO REPRESENTA UNA ORDEN DE COMPRA NI UN CONTRATO (This is a request for quote only, this is not a Puchase Order nor a Contract) Fecha de Cotizacion / Date of the Quote: Razon Social / Vendor Name: Direccion / Vendor Address: Nombre del Vendedor / Person Called: Numero Telefonico / Telephone Number: Correo Electronico / Oferta Valida hasta / Dead line of the offer POR FAVOR ENVIAR SU COTIZACION ANTES DEL (Please send your quote before) 8May15 DILIGENCIAR TODOS LOS CAMPOS RESALTADOS EN COLOR AMARILLO PARA QUE SU COTIZACION SEA ACEPTADA PRECIOS UNITARIOS EN PESOS COLOMBIANOS ANTES DE IVA Line # Description QTY Unit of Measure Price 1. Design Phase: Website structure and contents that guarantee ease of accessibility from any device, quality of contents, userfriendliness, ease of maintenance/update and attractive design. Vendor will create a site design based on the requirements below: Development of image and creative concept. Graphic logo design, brand and slogan according to the background provided by USG. This task includes: Image design and digital material, file delivery and image management. Creating a search function with clue words. Developing a Search Engine Optimization (SEO) and Search Engine Marketing (SEM) strategy. Providing website analytic tools. Home page including a dynamic banner. 1 Static and dynamic pages. 1 EA each Navigation menu with a minimum of five tabs. Tailored made segments to address specific audiences: children, fitness lovers, chefs, sommeliers, retailers, among others. Database of consumers who visited the site, so they can reach out to them for events, seminars, etc. Event calendar. Downloadable coupons, recipes and images. Video gallery and promotions. Information clips Blog Survey design Linksharing service. Newsletter subscription. FAQ section Event and promotional activity live streaming 2. Development and Implementation phase: Providing website hosting service, domain and 2 server. Operational release of the website according to USG s approval. 3. Maintenance of the website phase: Providing webmaster services: updating content, making sure that the website's code is compatible with various browsers, fixing broken links and images, adding page animations, new pictures, fresh content, new events and event registration, and product updates, among others. If USG desires to make changes to the website, webmaster immediately works to implement those required changes. 3 Providing community manager services: development of the marketing and outreach strategies, building relationships, monitor key online conversations and events, manage, maintain, and ensure the success of the blog, and participate in social networking sites, such as the U.S. Embassy s social media platform, stake holders social media platform, U.S. cooperators. Blog administration. Survey submission and result tabulation Lugar de Entrega (Delivery Place) IVA sobre Subtotal (señalar el porcentaje si aplica) CONDICIONES DE PAGO / Payment terms Subtotal Valor Total 1. Design Phase: Subject to satisfactory performance and acceptance of the USG 2. Development and Implementation Phase: Subject to satisfactory performance and acceptance of the USG 3. Maintenance of the website phase: Six (6) monthly installments according to execution of USG s upcoming monthly activities, subject to satisfactory performance and acceptance of the USG. Payment will be made by Electronic Funds Transfer (EFT), thirty (30) days after receipt and acceptance of a proper invoice confirming that the services have been received complete and satisfactorily by the Contracting Officer s Representative COR. 1 EA each 6 MO month Acepto/ I Accept 16% Seleccionar

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